Administracja kanclerska

2015-03-03
Administracja kanclerska
Kanclerz
1. Kanclerz kieruje administracją kanclerską i gospodarką Uczelni oraz podejmuje decyzje
dotyczące mienia Uczelni w zakresie zwykłego zarządu, z wyłączeniem spraw zastrzeżonych w
Ustawie lub Statucie dla innych organów Uczelni.
2. Kanclerz w zakresie swych zadań koordynuje działania administracji rektorskiej, wydziałowej i
administracji jednostek organizacyjnych.
3. Do zadań Kanclerza należy w szczególności:
1) podejmowanie działań i decyzji zapewniających zachowanie, właściwe wykorzystanie majątku
Uczelni oraz jego powiększanie i rozwój;
2) organizowanie i koordynowanie działalności administracyjnej, finansowej, technicznej,
gospodarczej, inwestycyjnej Uczelni oraz zamówień publicznych;
3) realizowanie polityki osobowej i płacowej Uczelni w stosunku do podległych mu pracowników;
4) pełnienie funkcji przełożonego służbowego w stosunku do pracowników niebędących
nauczycielami akademickimi, niepodlegających innym organom Uczelni;
5) nadzór nad jednostkami pozawydziałowymi, nieprowadzącymi badań naukowych, prac
rozwojowych lub działalności dydaktycznej, określonymi w regulaminie organizacyjnym;
6) zarządzanie majątkiem Uczelni;
7) kierowanie i nadzorowanie realizacji zadań i projektów powierzonych przez Rektora.
4. Kanclerz przy pomocy swoich zastępców kieruje realizacją zadań komórek organizacyjnych
administracji kanclerskiej, a bezpośrednio kieruje realizacją zadań Kancelarii, Działu Zamówień
Publicznych i Działu Zarządzania Kryzysowego.
Kwestor, Zastępca Kanclerza
1.
2.
3.
4.
Prowadzenie rachunkowości Uczelni, w tym polityka rachunkowości.
Obieg i kontrola dokumentów finansowo - księgowych.
Wykonywanie dyspozycji środkami pieniężnymi.
Wstępna kontrola zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym, w tym
umów zawieranych przez Uczelnię.
5. Wstępna kontrola kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i
finansowych.
6. Kontrola finansowa, w tym przestrzegania dyscypliny finansowej oraz prowadzenia
dokumentacji finansowo-księgowej przez jednostki organizacyjne Uczelni.
7. Sprawozdawczość.
Sekretariat Kwestora
Obsługa administracyjno-biurowa Kwestora.
Zastępca Kanclerza ds. Organizacyjnych
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Działalność socjalna i bytowa PŁ, nadzór nad Zakładowym Funduszem Świadczeń Socjalnych.
Administrowanie nieruchomościami.
Ubezpieczenia.
Inwentaryzacja, ochrona majątku PŁ.
Gospodarka odpadami.
Organizacja i funkcjonowanie kampusów Uczelni.
Nadzór nad obsługą techniczno – gospodarczą uroczystości uczelnianych.
Nadzór nad działalnością ośrodków wypoczynkowych, Klubu Żeglarskiego PŁ i Klubu Seniora.
Zastępca Kanclerza ds. Infrastruktury
1. Stan techniczny obiektów i infrastruktury.
2. Inwestycje i remonty.
3. Rozliczenia energii elektrycznej, mediów i opłat telekomunikacyjnych.
Zastępca Kwestora ds. Księgowości
1. Organizacja pracy w zakresie rachunkowości, nadzór nad pracą Działu Księgowości.
2. Organizowanie i doskonalenie obiegu dokumentów księgowych.
3. Nadzór i kontrola prawidłowości dowodów księgowych oraz ich dekretacji do systemu
finansowo-księgowego.
4. Wtórna kontrola przygotowanych do przelewu dokumentów, zatwierdzanie do zapłaty,
realizacja płatności (sprawdzanie przesyłki do banku, autoryzacja pliku do zapłaty).
5. Wtórna kontrola zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem
rzeczowo-finansowym.
6. Obsługa funkcjonowania Systemu Raportowania Danych Finansowych.
7. Nadzór nad terminowym uzgadnianiem i analizowaniem zapisów w ewidencji analitycznej.
8. Nadzór nad terminową windykacją należności.
9. Ustalanie wyników finansowych jednostek organizacyjnych oraz analiza prawidłowości
finansowania poszczególnych rodzajów działalności.
10. Nadzór nad sprawozdawczością podatkową.
11. Nadzór nad funkcjonowaniem i obsługą systemów informatycznych użytkowanych w
Kwesturze.
12. Sprawozdawczość finansowa (bilans, rachunek zysków i strat, zestawienie zmian w kapitale
własnym, przepływy pieniężne, informacja dodatkowa), budżetowa, GUS i dla ministerstwa.
Zastępca Kwestora ds. Finansowych
1. Wstępna kontrola kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i
finansowych.
2. Wstępna kontrola zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem
rzeczowo-finansowym jednostki organizacyjnej i Uczelni.
3. Kontrola wielkości wydatkowanych środków z dotacji podmiotowych, celowych, innych
wyodrębnionych, nadzór nad terminowym rozliczaniem środków z dotacji celowych.
4. Bieżąca analiza płynności finansowej Uczelni.
Sekretariat Kanclerza
1. Obsługa administracyjno-biurowa Kanclerza i jego zastępców.
2. Ewidencja i obsługa dokumentów finansowych w administracji kanclerskiej.
Kancelaria
1. Zasady obiegu korespondencji i prowadzenia działalności archiwalnej, w tym Rzeczowy Wykaz
Akt PŁ.
2. Obsługa obiegu korespondencji: przyjmowanie, rejestrowanie i dostarczanie korespondencji
wpływającej do PŁ, wysyłanie korespondencji zewnętrznej.
3. Prowadzenie Archiwum PŁ.
4. Prowadzenie dla administracji centralnej: prenumeraty prasy i zamieszczania ogłoszeń
prasowych oraz ewidencji poleceń wyjazdów służbowych.
Dział Zamówień Publicznych
1. Zasady prowadzenia zamówień publicznych w PŁ.
2. Planowanie zamówień publicznych.
3. Postępowania o udzielanie zamówień publicznych.
Sekcja Bezpieczeństwa Pracy
1. Obowiązki ustalone w Rozporządzeniu Rady Ministrów w sprawie służby bezpieczeństwa i
higieny pracy.
2. Kontrola warunków pracy i przestrzegania przepisów i zasad bhp.
3. Udział w przekazywaniu do użytkowania budynków i pomieszczeń.
4. Udział w ustalaniu okoliczności i przyczyn wypadków.
5. Udział w ocenach ryzyka zawodowego.
6. Organizacja i prowadzenie szkoleń wstępnych i okresowych pracowników.
7. Organizacja i prowadzenie obowiązkowych szkoleń w zakresie bhp dla studentów i doktorantów.
Dział Zarządzania Kryzysowego
Sekcja ds. Ochrony Przeciwpożarowej
1. Kontrola przestrzegania przepisów i zasad przeciwpożarowych.
2. Udział w przekazywaniu do użytkowania budynków i pomieszczeń.
3. Opiniowanie i doradztwo przy projektowaniu remontów.
4. Nadzór nad organizowaniem ewakuacji.
5. Szkolenia wstępne i okresowe z zakresu ochrony przeciwpożarowej.
6. Analiza zagrożeń pożarowych.
Stanowisko ds. Zagrożeń Chemicznych i Ochrony Środowiska
1. Organizacja działania oraz zasady postępowania z substancjami i preparatami chemicznymi,
szkodliwymi czynnikami biologicznymi, substancjami, preparatami oraz czynnikami o działaniu
rakotwórczym lub mutagennym oraz materiałami promieniotwórczymi, w tym z odpadami
niebezpiecznymi.
2. Analiza i ocena zagrożeń chemicznych, radiologicznych i biologicznych.
3. Zarządzanie ryzykiem zagrożeń chemicznych radiologicznych i biologicznych.
4. Kontrola przechowywania i stosowania substancji i preparatów chemicznych oraz
promieniotwórczych.
Stanowisko ds. Obronnych
Zadania w zakresie obronności państwa i zarządzania kryzysowego wynikające z ustawy o
powszechnym
obowiązku obrony Rzeczypospolitej Polskiej i ustawy o zarządzaniu kryzysowym.
Dział Księgowości
1. Ewidencja księgowa operacji gospodarczych dotyczących wszystkich rodzajów działalności,
funduszy celowych, kapitałów, majątku i rozrachunków.
2. Ewidencja analityczna i ilościowo-wartościowa majątku trwałego i obrotowego i uzgadnianie jej
z ewidencją jednostek organizacyjnych.
3. Ewidencja przychodów i kosztów Uczelni w przekroju rodzajowym i kalkulacyjnym,
poszczególnych działalności, jednostek organizacyjnych i zadań.
4. Okresowe rozliczanie kosztów, ustalanie kosztu własnego i wyniku finansowego jednostek
organizacyjnych Uczelni.
5. Dokumentacja i rozliczenia zakupów i sprzedaży dla potrzeb podatku VAT, sporządzanie
deklaracji VAT.
6. Ewidencja i rozliczenia z budżetem z tytułu podatków.
7. Rozliczenia z dostawcami i odbiorcami krajowymi i zagranicznymi, windykacja należności.
8. Kontrola stanu należności, zobowiązań i roszczeń Uczelni, rozliczeń z budżetem, dostawcami i
odbiorcami krajowymi i zagranicznymi, naliczanie odsetek od nieterminowych płatności.
9. Dokumentacja nieuregulowanych należności dla postępowania sądowego.
10. Uzgodnienia poprawności ujęcia operacji gospodarczych w księgach rachunkowych Uczelni z
ewidencją pomocniczą jednostek organizacyjnych, potwierdzanie zgodności raportów
finansowych, faktur i rozliczeń z ewidencją księgową.
11. Księgowość Pracowniczej Kasy Zapomogowo-Pożyczkowej.
12. Dane i zestawienia z zakresu prowadzonych ewidencji, do sprawozdań Uczelni.
13. Inwentaryzacja i wycena aktywów i pasywów drogą weryfikacji i uzgodnienia sald.
14. Archiwizowanie dokumentacji księgowej.
Dział Finansowy
1. Przyjmowanie od jednostek organizacyjnych dowodów księgowych dokumentujących operacje
gospodarcze i ich weryfikacja pod względem formalnym i rachunkowym oraz wstępna kontrola
zgodności operacji gospodarczych z planem rzeczowo-finansowym.
2. Obsługa operacji bankowych i kasowych, otwieranie i zamykanie kont bankowych, kontrola
stanów środków pieniężnych na kontach bankowych i w kasach, organizacja transportu i
ochrony pieniędzy.
3. Lokaty bankowe, w granicach prawnie dopuszczonych.
4. Ewidencja analityczna środków dotacji budżetowych i na projekty badawcze.
5. Regulowanie zobowiązań finansowych wobec kontrahentów, budżetu, pracowników, studentów,
doktorantów.
6. Obsługa finansowa Pracowniczej Kasy Zapomogowo-Pożyczkowej.
7. Sekretariat Kwestora z następującymi zadaniami:
1) obsługa administracyjno- biurowa Kwestora i jego zastępców;
2) obsługa korespondencji Kwestury;
3) sprawy pracownicze pracowników Kwestury (listy obecności, urlopy i zwolnienia, itp.);
4) wstępna ewidencja przyznanych dotacji podmiotowych i celowych oraz ich podziału wg
jednostek organizacyjnych;
5) rozliczanie dotacji dydaktycznej i rezerwy Rektora wg jednostek organizacyjnych,
wprowadzenie do systemu FK – uzgodnienia podziału dotacji z ewidencją FK.
Dział Analizy i Rachuby Płac
1. Listy wypłat wynagrodzeń, zasiłków i innych należności z tytułu umów o pracę, umów
cywilno-prawnych, i innych umów oraz dokonywanie potrąceń z wynagrodzeń.
2. Rozliczenia związane z podatkiem dochodowym od osób fizycznych.
3. Rozliczenia związane z ubezpieczeniami społecznymi i zdrowotnymi.
4. Zgłoszenia do ubezpieczenia społecznego i zdrowotnego z tytułu zawartych umów
cywilno-prawnych.
5. Składki na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne, fundusz pracy, podatek dochodowy od osób
fizycznych oraz inne potrącenia z wynagrodzeń.
6. Informacje o rocznych dochodach dla pracowników i urzędów skarbowych, informacje o
wynagrodzeniach i potrąconym podatku dochodowym.
7. Dane do elektronicznego przekazywania przelewów dotyczących wynagrodzeń, potrąceń z list
płac, podatków i składek na ubezpieczenia społeczne.
8. Dane do elektronicznego rozliczenia księgowego i kosztowego wynagrodzeń.
9. Wyliczanie wynagrodzeń dla celów emerytalno-rentowych.
10. Archiwizowanie dokumentacji płacowej.
11. Udział w sporządzaniu planu rzeczowo-finansowego Uczelni w zakresie wynagrodzeń ze
stosunku pracy.
12. Bieżąca analiza wykonania planu wynagrodzeń ze stosunku pracy oraz średnich wynagrodzeń
w grupach zawodowych.
13. Sprawozdawczość z zakresu wynagrodzeń dla GUS i ministerstwa.
14. Uzgadnianie, we współpracy z Działem Księgowości i Działem Finansowym, stanów rozliczeń i
sald rozrachunków z ZUS oraz rozrachunków z tytułu wynagrodzeń i potrąceń z Urzędami
Skarbowymi.
Dział Obsługi Funduszy Europejskich
1. Ewidencja finansowo-księgowa projektów strukturalnych oraz z innych europejskich.
2. Rejestr wniosków zgłaszanych do aplikacji oraz rejestr projektów realizowanych.
3. Załączniki finansowe do wniosków aplikacyjnych i inne, związane z zabezpieczeniem realizacji
umów, otwieranie rachunków bankowych dla projektów.
4. Weryfikacja kwalifikowalności do finansowania, dokumentów finansowych.
5. Monitoring finansowy projektów.
6. Weryfikacja oraz kontrola zgodności pod względem finansowym harmonogramów płatności
oraz wniosków o płatności.
7. Załączniki finansowe do wniosków o płatność.
8. Płatności związane z projektem i kontrola ich zgodności z budżetem projektu, umowami i
harmonogramami płatności.
9. Kontrola poprawności i zgodności z zapisami księgowymi, raportów okresowych i końcowych w
części finansowej projektu.
10. Informacje i sprawozdawczość.
Dział Gospodarki Nieruchomościami
1. Administrowanie i obsługa gospodarcza nieruchomości (nadzór nad stanem technicznym,
sanitarnym i estetycznym, wyposażenie i inwentarz, ochrona, portiernie i szatnie, wynajem, itp.)
oraz otoczenia kampusu.
2. Dokumentacja formalno-prawna nieruchomości PŁ.
3. Ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej PŁ oraz ubezpieczenia mienia od kradzieży,
rabunku i innych zdarzeń losowych.
4. Podatki i opłaty lokalne.
5. Administrowanie lokalami mieszkalnymi.
6. Stroje i insygnia akademickie; obsługa techniczno – gospodarcza świąt państwowych oraz
uroczystości PŁ.
7. Samochody służbowe PŁ i sprawy użytkowania samochodów prywatnych dla celów służbowych.
8. Gospodarka odpadami i surowcami wtórnymi, sprawozdawczość i opłaty za korzystanie ze
środowiska.
9. Sprawy wywozu nieczystości stałych i odpadów komunalnych z PŁ, z wyłączeniem Osiedla
Akademickiego i Ośrodków Wypoczynkowych.
Sekcja Zaopatrzenia
1. Zaopatrzenie materiałowe dla administracji centralnej, a dla PŁ w zakresie szczególnych
rodzajów materiałów (alkohole, trucizny i gazy techniczne, pieczęcie, druki toku studiów, itp.).
2. Prowadzenie magazynu.
3. Odprawy i deklaracje celne.
Dział Inwentaryzacji
1. Plany inwentaryzacji i sprawozdania z ich wykonania.
2. Nadzór nad oznakowaniem majątku PŁ.
3. Wykaz pól spisowych i rejestr osób materialnie odpowiedzialnych.
4. Organizacja zespołów spisowych, udział w zespołach spisowych.
5. Rozliczenia arkuszy spisowych.
6. Dokumentacja przebiegu inwentaryzacji oraz oświadczenia osób materialnie odpowiedzialnych
o ujęciu w ewidencji księgowej wszystkich dowodów przychodów i rozchodów
inwentaryzowanych składników.
7. Postępowanie wyjaśniające różnice inwentaryzacyjne.
8. Szkolenie zespołów spisowych.
Dział Socjalny
1. Zasady prowadzenia działalności socjalnej.
2. Administrowanie Zakładowym Funduszem Świadczeń Socjalnych, w tym plan
rzeczowo-finansowy Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, zwany preliminarzem.
3. Realizacja decyzji dotyczących wykorzystania Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, w
tym indywidualnych świadczeń przyznanych pracownikom, rencistom, emerytom i innym
osobom.
4. Nadzór nad funkcjonowaniem ośrodków wypoczynkowych PŁ i ich kosztami.
Dział Infrastruktury Technicznej
1. Utrzymanie obiektów budowlanych oraz urządzeń i instalacji w należytym stanie technicznym, i
inne zadania związane z eksploatacją techniczną, wymagane przez prawo budowlane, w tym
kontrole, przeglądy i pomiary.
2. Ustalanie warunków zasilania w eksploatowanych obiektach.
3. Obsługa węzłów i instalacji c.o. oraz systemów obsługujących wjazdy na teren PŁ.
4. Łączność przewodowa PŁ.
5. Umowy o dostawy energii elektrycznej, gazu, wody i usług telekomunikacyjnych oraz rozliczanie
kosztów tych dostaw.
Dział Obsługi Inwestycji i Remontów
1. Planowanie rozbudowy i urbanistyki Uczelni.
2. Plany inwestycji i remontów oraz wycena kosztów ich realizacji.
3. Przygotowywanie przedmiotu zamówienia dla opracowania dokumentacji technicznej inwestycji
i remontów oraz dla specyfikacji istotnych warunków zamówienia ich realizacji.
4. Nadzór techniczny nad remontami i inwestycjami.
5. Rozliczanie i odbiory robót.
6. Inwentaryzacja techniczna obiektów i aktualizacja dokumentacji technicznej.
7. Archiwum dokumentacji technicznej i formalno-prawnej obiektów, inwestycji i remontów.
8. Doradztwo w sprawach prowadzenia inwestycji i remontów.