plik 64033 - ministerstwo rozwoju

SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
Przedmiotem zamówienia będzie organizacja i obsługa spotkania z IZ KPO i RPO nt mechanizmów
koordynacji w ramach nowej perspektywy finansowej 2014-2020 dla grupy maks. 70 osób w terminie
14-16 września 2015 r. lub 15-17 września 2015 r., obejmująca:

usługi hotelowe w tym: 2 noclegi dla grupy maks. 70 osób, zapewnienie sali konferencyjnej na
nie mniej niż 70 osób oraz sali dla ok. 35 osób, a także propozycja organizacji czasu wolnego
(po zajęciach merytorycznych),

usługi transportowe,

usługi gastronomiczno-restauracyjne.
ZAKRES ZAMÓWIENIA
USŁUGI HOTELOWE:
Nocleg w hotelu/ośrodku o standardzie nie mniejszym niż 3*, dla maks. 70 osób w dniach 14-16
września 2015 r. lub 15-17 września 2015 r. (2 doby hotelowe ):

pokoje jednoosobowe lub dwuosobowe do pojedynczego wykorzystania,

w cenę pokoju powinno być wliczone śniadanie w formie bufetu,

wszystkie pokoje, sala, w której będą podawane posiłki, miejsca, w których będą
organizowane przerwy kawowe oraz sala konferencyjna muszą znajdować się w jednym
kompleksie hotelowym,
Koszty noclegów pracowników MIiR (ok. 15 osób) powinny zostać wliczone do kosztów organizacji
spotkania. Dla pozostałych uczestników (ok 55 osób) należy dokonać tylko rezerwacji, w ramach
której będą oni dokonywać zakupu noclegów na własny koszt.
SALA KONFERENCYJNA:
Zapewnienie w dniach 14 i 15 września 2015 r. lub 15 i 16 września 2015 r. sali konferencyjnej na nie
mniej niż 70 osób oraz sali dla 35 osób wraz z pełnym wyposażeniem:

stół prezydialny dla maksymalnie 6 osób,

ustawienie w kształcie podkowy z dołączonym stołem prezydialnym lub ustawienie
w prostokącie

krzesła dla wszystkich uczestników,

ekran,

projektor multimedialny zdolny do współpracy z laptopem,

mobilny stolik pod projektor w przypadku, gdy nie jest on przytwierdzony do sufitu,

laptop z zainstalowanym pakietem MS Office (tj. m.in. Power Point),

pilot do zmieniania slajdów,

multifony dla prelegentów oraz słuchaczy (1 multifon dla maksymalnie 5 osób) lub mikrofony
bezprzewodowe (2 dla prelegentów i 4 dla uczestników spotkania),

sprzęt nagłaśniający,

bezprzewodowy dostęp do Internetu,

tablica typu „flipchart” i flamastry,

zapewnienie obsługi technicznej sprzętu.
CZAS WOLNY
Proszę o podanie możliwości spędzania wolnego czasu (po zajęciach merytorycznych) w grupie na
terenie kompleksu.
1
USŁUGI TRANSPORTOWE:
1. transport z siedziby MIiR (Warszawa, ul. Wspólna 2/4) do hotelu/ośrodka dla maks. 70 osób
w dniu 14 września 2015 r. lub 15 września 2015 r. ok godz. 11.00,
2. opcjonalnie transport z siedziby MIiR (Warszawa, ul. Wspólna 2/4) do hotelu/ośrodka dla
maks. 40 osób w dniu 15 września 2015 r. lub 16 września 2015 r. ok godz. 8.00,
3. transport z hotelu/ośrodka do siedziby MIiR (Warszawa, ul. Wspólna 2/4) dla maks. 70 osób
w dniu 16 września 2015 r. lub 17 września 2015 r. ok. godz. 10.30
4. środki transportu (autokary, busy) nie starsze niż 5 lat, z ważną polisą ubezpieczeniową.
Wykonawca, bądź podmiot świadczący usługę transportu na rzecz Wykonawcy, musi
posiadać licencję na wykonywanie krajowego transportu drogowego osób.
USŁUGI GASTRONOMICZNO-RESTAURACYJNE:

2 obiady (w formie bufetu) dla grupy maks. 70 osób w dniach 14 i 15 września 2015 r. lub
w dniach 15 i 16 września 2015 r. ok godz. 13.00, składające się z nie mniej niż 2 zup do
wyboru, nie mniej niż 2 dań głównych do wyboru, nie mniej niż 2 deserów do wyboru oraz
napojów (w tym soki owocowe, woda gazowana i niegazowana) – z uwzględnieniem potraw
mięsnych oraz wegetariańskich;

2 kolacje (w formie bufetu) w dniach 14 i 15 września 2015 r. lub w dniach 15 i 16 września
2015 r. dla maks. 70 osób ok. godz. 20.00, składające się z przystawek, zupy, dwóch dań
głównych do wyboru, dwóch dań zimnych do wyboru (np. deska serów i/lub pieczonych mięs),
deseru oraz napojów ( w tym soki owocowe, woda stołowa, kawa, herbata wraz z dodatkami)
– z uwzględnieniem potraw mięsnych oraz wegetariańskich;

3 przerwy kawowe ciągłe dla grupy maks. 70 osób w dniu 14 lub 15 września 2015 r. (w godz.
14.00-19.00) oraz w dniu 15 lub 16 września 2015 r. (w godz. 9:30-13:00 oraz 14.00-19.00)
w formie bufetu składającego się z kawy z ekspresu ciśnieniowego, kilku odmian herbaty,
dodatków, wody gazowanej i niegazowanej, soków owocowych, co najmniej trzech rodzajów
ciast lub ciastek typu rogaliki, babeczki lub mini drożdżówki, przekąsek słonych np. paluszki
mini krakersy, serwis gastronomiczny (zastawa porcelanowa i szklana), obsługa;

kolacje dla grupy powinny być podawane w wydzielonej sali;

przerwy kawowe powinny być serwowane w sali konferencyjnej, w której będzie odbywało się
spotkanie;

proszę o dołączenie do oferty propozycji menu.
2
DODATKOWE INFORMACJE DLA WYKONAWCY
Wyznaczenie opiekuna grupy na miejscu będzie mile widziane.
W każdej z ofert należy uwzględnić całościową kwotę netto i brutto realizacji zamówienia z podaniem
szczegółowego kosztorysu poszczególnych elementów zadania w podziale na koszty netto i brutto.
Dodatkowo do każdej z ofert, należy załączyć kalkulację powyższej kwoty w podziale na koszty stałe
i koszty osobowe przy założeniu pobytu maksymalnie 70 osób.
Proszę o podanie kosztów noclegów tylko dla pracowników MIR – ok. 15 osób oraz o nie włączanie
kosztów noclegu dla pozostałych 55 osób do kosztorysu wydarzenia, a jedynie podanie do
wiadomości organizatora.
Menu będzie ustalane z Zamawiającym na podstawie propozycji przedstawionych przez Wykonawcę.
Wszystkie posiłki oraz przerwy kawowe powinny być zorganizowane w pomieszczeniu
zarezerwowanym wyłącznie dla uczestników spotkania bądź w wydzielonej części sali ogólnej.
Ostateczna liczba osób zostanie potwierdzona wybranemu Wykonawcy najpóźniej na 4 dni
przed terminem spotkania. Końcowe rozliczenie z Wykonawcą nastąpi na podstawie zgłoszonej liczby
uczestników, uwzględniając podane przez Wykonawcę koszty stałe i koszty osobowe.
Oferty należy przesyłać w wersji elektronicznej do 6 sierpnia 2015 r. do końca dnia na adres
e-mail: [email protected] z tematem wiadomości „Zapytanie ofertowe – składanie ofert
na organizację spotkania we wrześniu 2015 r."
WARUNKI WYBORU WYKONAWCY
1. Główne kryterium oceny ofert stanowić będzie cena. Pozostałymi kryteriami oceny ofert będą:
lokalizacja obiektu, menu poszczególnych posiłków oraz atrakcyjność propozycji spędzenia
wolnego czasu (po zajęciach merytorycznych).
2. W celu zapewnienia porównywalności wszystkich ofert, Zamawiający zastrzega sobie prawo
do skontaktowania się z właściwymi Oferentami w celu uzupełnienia lub doprecyzowania ofert.
3. Po wyborze Wykonawcy Zamawiający zastrzega sobie prawo do negocjacji warunków
zamówienia.
4. Zamawiający informuje, że nie uiszcza żadnych zaliczek na poczet organizowanego spotkania.
Płatność jest dokonywana po odbytym spotkaniu na podstawie zawartej umowy z Wykonawcą.
5. Zamawiający zastrzega sobie prawo do odpowiedzi tylko na wybraną ofertę.
6. Zamawiający zastrzega sobie prawo do ewentualnej rezygnacji z realizacji Zamówienia
bez podania przyczyny.
7. Ministerstwo Infrastruktury i Rozwoju zawiera umowy na podstawie własnych wzorów umów
stosowanych w Ministerstwie.
8. Niniejsza oferta nie stanowi oferty w myśl art. 66 Kodeksu Cywilnego, jak również nie jest
ogłoszeniem w rozumieniu ustawy Prawo zamówień publicznych.
9. Zamawiający zastrzega, że całościowa oferowana cena stanowi informację publiczną
w rozumieniu ustawy o dostępie do informacji publicznej i w przypadku zastrzeżenia jej
przez Oferenta jako tajemnicy przedsiębiorstwa lub tajemnicy przedsiębiorcy Oferta zostanie
odrzucona.
OSOBY DO KONTAKTU
Dorota Uryń
Wydział Wspierania Zarządzania i Projektów Własnych
Departament Koordynacji Strategii i Polityk Rozwoju
Ministerstwo Infrastruktury i Rozwoju
tel.: 022/ 22 273 76 30
e-mail: [email protected]
3