pobierz - ministerstwo rozwoju
Transkrypt
pobierz - ministerstwo rozwoju
Załącznik nr 3 SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Przedmiot zamówienia stanowi organizacja i obsługa odbywającego się w ramach prezydencji Polski w Grupie Wyszehradzkiej spotkania dot. współpracy w obszarze ewaluacji, organizowanego przez Ministerstwo Rozwoju dla grupy max. 30 osób. Konferencja odbędzie się w dniach 7-10 września 2016 r. W ramach zamówienia Wykonawca zapewni: usługi hotelowe w tym: a) nocleg dla grupy max. 30 osób1, w pokojach jednoosobowych lub do pojedynczego wykorzystania, b) 1 salę konferencyjną dla max. 30 osób w dniach 8 - 9 września 2016 r. usługi gastronomiczno-restauracyjne (ciągłe przerwy kawowe, 2 obiady) organizacja wycieczki po Zakopanem dla grupy max 30 osób, z przewodnikiem anglojęzycznym, w dniu 8 września (max. 3 godzinna) ZAKRES ZAMÓWIENIA USŁUGI HOTELOWE: Nocleg w hotelu/ośrodku o standardzie niemniejszym niż 4*, położonym w Zakopanym, dla max. 30 osób w dniach 7- 10 września 2016r. pokoje jednoosobowe lub dwuosobowe do pojedynczego wykorzystania, w cenę pokoju powinno być wliczone śniadanie w formie bufetu, wszystkie pokoje, sala, w której będą podawane posiłki, miejsce, w którym będzie organizowana przerwa kawowa oraz sale konferencyjne muszą znajdować się w jednym kompleksie hotelowym, pokoje zostaną opłacone przez Ministerstwo Rozwoju SALA KONFERENCYJNA: Zapewnienie w dniu 8. września 2016 r. sali konferencyjnej dla max. 30 osób wraz z pełnym wyposażeniem, w godzinach 09:00-15:00, zawierającym: stoły ustawione w kształt litery U, umożliwiający uczestnikom śledzenie prezentacji, krzesła dla wszystkich uczestników, ekran, projektor multimedialny zdolny do współpracy z laptopem, mobilny stolik pod projektor w przypadku, gdy nie jest on przytwierdzony do sufitu, 1 Ostateczna liczba osób zostanie potwierdzona na 3 tygodnie (21 dni kalendarzowych) przed planowaną datą organizacji spotkania. Załącznik nr 3 laptop z zainstalowanym pakietem MS Office (tj. m.in. Power Point), pilot do zmieniania slajdów, multifony dla prelegentów oraz słuchaczy (1 multifon dla maksymalnie 5 osób) lub mikrofony bezprzewodowe (2 dla prelegentów ), sprzęt nagłaśniający, bezprzewodowy dostęp do Internetu, zapewnienie obsługi technicznej sprzętu podczas spotkania. Zapewnienie w dniu 9. września 2016 r. 1 sali konferencyjnej dla max. 30 osób, wraz z pełnym wyposażeniem w godzinach 9:00-15:00, zawierającym: stoły ustawione w kształt litery U, umożliwiające uczestnikom śledzenie prezentacji, krzesła dla wszystkich uczestników, ekran, projektor multimedialny zdolny do współpracy z laptopem, mobilny stolik pod projektor w przypadku, gdy nie jest on przytwierdzony do sufitu, laptop z zainstalowanym pakietem MS Office (tj. m.in. Power Point), pilot do zmieniania slajdów, multifony dla prelegentów oraz słuchaczy (1 multifon dla maksymalnie 5 osób) lub mikrofony bezprzewodowe (2 dla prelegentów ), sprzęt nagłaśniający, bezprzewodowy dostęp do Internetu, zapewnienie obsługi technicznej sprzętu podczas spotkania. USŁUGI GASTRONOMICZNO-RESTAURACYJNE2: 8 – 9 września 2016 r.: organizacja 2 obiadów w formie bufetu dla max. 30 osób, składające się z: nie mniej niż 5 zimnych przystawek do wyboru, 2 zup, nie mniej niż 4 dań głównych do wyboru z uwzględnieniem potraw mięsnych i wegetariańskich, nie mniej niż 3 deserów do wyboru oraz napojów w tym: soków owocowych, wody gazowanej i niegazowanej, kawy, herbaty wraz z dodatkami do kawy i herbaty (cukier biały i trzcinowy, cytryna, mleko); organizacja dwóch całodziennych (tzn. pokrywających się swoim zakresem z czasem trwania spotkania) przerw kawowych dla max. 30 osób w formie bufetu składającego się z kawy z ekspresu ciśnieniowego, kilku odmian herbaty, dodatków do kawy i herbaty (cukier biały i 2 Oferta powinna zawierać propozycje menu, które będzie zawierać każdego dnia inne propozycje dań. Załącznik nr 3 trzcinowy, miód, cytryna, mleko), wody gazowanej i niegazowanej, soków owocowych, ciastek, serwisu gastronomicznego (zastawa porcelanowa i szklana), obsługa. ORGANIZACJA WYCIECZKI PO ZAKOPANEM Organizacja w dniu 8 września wycieczki po Zakopanem wg. poniższej specyfikacji: liczba uczestników – max. 30 osób, przewodnik prowadzący wycieczkę w języku angielskim, ewentualne materiały (przewodniki, publikacje informacyjne itp.) powinny być w języku angielskim, wycieczka powinna być zorganizowana pomiędzy godz. 16 a 20 i trwać max. 3h. DODATKOWE INFORMACJE DLA WYKONAWCY Wyznaczenie opiekuna grupy na miejscu będzie mile widziane. W każdej z ofert należy uwzględnić całościową kwotę netto i brutto realizacji zamówienia z podaniem szczegółowego kosztorysu poszczególnych elementów zadania w podziale na koszty netto i brutto. Menu będzie ustalane z Zamawiającym na podstawie propozycji przedstawionych przez Wykonawcę. Wszystkie posiłki (z wyjątkiem śniadania) oraz przerwy kawowe powinny być zorganizowane w pomieszczeniu zarezerwowanym wyłącznie dla uczestników spotkania. Ostateczna liczba osób zostanie potwierdzona wybranemu Wykonawcy najpóźniej na 3 tygodnie (21 dni kalendarzowych) przed terminem spotkania. Końcowe rozliczenie z Wykonawcą nastąpi na podstawie zgłoszonej liczby uczestników, uwzględniając podane przez Wykonawcę koszty stałe i koszty osobowe. WARUNKI WYBORU WYKONAWCY 1. Główne kryterium oceny ofert stanowić będzie cena usługi 70%. Pozostałym kryterium oceny ofert będzie jakość oferty3 – 30%. 2. W procesie wyboru Wykonawcy rozpatrywane będą jedynie oferty w których całkowity koszt usługi będzie niższy niż 50 tys. zł brutto. 3. W celu zapewnienia porównywalności wszystkich ofert, Zamawiający zastrzega sobie prawo do skontaktowania się z właściwymi Oferentami w celu uzupełnienia lub doprecyzowania ofert. 4. Zamawiający zastrzega sobie prawo do odpowiedzi tylko na wybraną ofertę. 3 Przez jakość oferty Zamawiający rozumie kwestie związane z oceną standardu zaproponowanych pokoi, sali konferencyjnej wraz z wyposażeniem, posiłków, wycieczki oraz lokalizacje hotelu (np. odległość od dworca PKP). Załącznik nr 3 5. Zamawiający zastrzega sobie prawo do ewentualnej rezygnacji z realizacji Zamówienia bez podania przyczyny. 6. Po wyborze Wykonawcy Zamawiający zastrzega sobie prawo negocjacji warunków Zamówienia. 7. Ministerstwo Rozwoju zawiera umowy na podstawie własnych wzorów umów stosowanych w Ministerstwie. 8. Niniejsza oferta nie stanowi oferty w myśl art. 66 Kodeksu Cywilnego, jak również nie jest ogłoszeniem w rozumieniu ustawy Prawo Zamówień Publicznych. 9. Zamawiający zastrzega, że całościowa oferowana cena stanowi informację publiczną w rozumieniu ustawy o dostępie do informacji publicznej i w przypadku zastrzeżenia jej przez Oferenta jako tajemnicy przedsiębiorstwa lub tajemnicy przedsiębiorcy Oferta zostanie odrzucona. 10. Zamawiający nie wpłaca zaliczek za realizację zadania. Płatność dokonywana jest po wykonaniu usługi. Oferty należy przesyłać do 19.07.2016 (włącznie) na adres: [email protected] OSOBA DO KONTAKTU Piotr Strzęboszewski Departament Strategii Rozwoju Ministerstwo Rozwoju tel.: 22 273 75 81 e-mail: [email protected]