Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia

SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
W ramach procedury rozeznania rynku zapraszamy do składania ofert na organizację i obsługę
spotkania dla grupy do 120 osób obejmującą:
•
usługi hotelowe w tym: zapewnienie noclegów dla grupy do 100 osób, zapewnienie 1 sali
konferencyjnej na nie mniej niż 120 osób,
•
usługi transportowe,
•
usługi gastronomiczno-restauracyjne.
podczas posiedzenia Komitetu Koordynacyjnego Umowy Partnerstwa w terminie 29 – 30 września
2016 roku organizowanego przez Ministerstwo Rozwoju (MR).
ZAKRES ZAMÓWIENIA
USŁUGI HOTELOWE:
Nocleg w hotelu/ośrodku o standardzie nie mniejszym niż 4*, położonym maksymalnie 45 minut drogi
autokarem od Dworca Głównego w Gdańsku (ul. Podwale 2), jednakże znajdującym się w granicach
Trójmiasta, dla ok. 100 osób w dniach: 29 – 30 września 2016 roku (1 doba hotelowa):
•
pokoje jednoosobowe lub dwuosobowe do pojedynczego wykorzystania, pokoje mogą
znajdować się w różnych obiektach, ale położonych w bliskiej odległości (max. 15 minut
komunikacją miejską),
•
sala konferencyjna w układzie „klasa ze stołami”,
•
sala, w której podawane będą posiłki, miejsca, w których będą organizowane przerwy kawowe
oraz sala konferencyjna muszą znajdować się w jednym kompleksie hotelowym,
•
w cenę pokoju powinno być wliczone śniadanie w formie bufetu.
Wszyscy uczestnicy spotkania będą potwierdzać rezerwację i dokonywać zakupu noclegu na własny
koszt.
USŁUGI TRANSPORTOWE:
1. transport z miejsca spotkania do miejsca, w którym realizowany jest projekt współfinansowany
z Funduszy Europejskich położonego nie dalej niż godzinę drogi autokarem od Dworca
Głównego w Gdańsku (ul. Podwale 2) dla grupy do 120 osób w dniu 30 września 2016 r. ok
godz. 10.00 oraz powrót do miejsca spotkania w dniu 30 września 2016 r. z hotelu/ośrodka
ok. godz. 12.00. Zamawiający wskaże miejsce, do którego będzie odbywał się transport przed
podpisaniem umów,
2. środki transportu (autokary, busy) nie starsze niż 5 lat, z ważną polisą ubezpieczeniową.
Wykonawca, bądź podmiot świadczący usługę transportu na rzecz Wykonawcy, musi
posiadać licencję na wykonywanie krajowego transportu drogowego osób.
USŁUGI GASTRONOMICZNO-RESTAURACYJNE:
•
1 lunch (w formie bufetu) dla grupy do 120 osób w dniu 30 września 2016 roku ok. godz. 15.30
składający się z: nie mniej niż 3 zimnych przystawek do wyboru, zupy, nie mniej niż 2 dań
głównych do wyboru, nie mniej niż 2 deserów do wyboru oraz napojów w tym: soki owocowe,
wody gazowanej i niegazowanej, kawy, herbaty wraz z dodatkami do kawy i herbaty (cukier
biały i trzcinowy, miód, cytryna, mleko) – z uwzględnieniem potraw mięsnych
oraz wegetariańskich;
•
1 kolacja zasiadana (w formie bufetu) dla grupy do 100 osób w dniu 29 września 2016 roku
ok. godz. 19.00 składające się z przystawki, zupy, dwóch dań głównych do wyboru, dwóch
dań zimnych do wyboru (np. deska serów i/lub pieczonych mięs), deseru oraz napojów: soki
1
owocowe, woda stołowa, kawa, herbata wraz z dodatkami do kawy i herbaty –
z uwzględnieniem potraw mięsnych oraz wegetariańskich;
•
przerwa kawowa ciągła dla grupy do 120 osób w dnia 30 września 2016 roku (w godz. 12:3015:30) w formie bufetu składającego się z kawy z ekspresu ciśnieniowego, kilku odmian
herbaty, dodatków do kawy i herbaty (cukier biały i trzcinowy, miód, cytryna, mleko), wody
gazowanej i niegazowanej, soków owocowych, co najmniej trzech rodzajów ciastek typu
rogaliki, babeczki lub mini drożdżówki, serwis gastronomiczny (zastawa porcelanowa
i szklana), obsługa;
•
kolacja dla grupy powinna być podawana w wydzielonej sali;
•
proszę o dołączenie do oferty propozycji menu na wszystkie posiłki.
SALA KONFERENCYJNA:
Zapewnienie w dniu 30 września 2016 r. 1 sali konferencyjnej na nie mniej niż 120 osób
w ustawieniu „klasa ze stołami” wraz z pełnym wyposażeniem:
•
stół prezydialny dla maksymalnie 5 osób,
•
ustawienie kolumnowe, umożliwiające uczestnikom śledzenie prezentacji (prostopadle
do stołu prezydialnego),
•
krzesła dla wszystkich uczestników,
•
ekran,
•
projektor multimedialny zdolny do współpracy z laptopem,
•
mobilny stolik pod projektor w przypadku, gdy nie jest on przytwierdzony do sufitu,
•
laptop z zainstalowanym pakietem MS Office (tj. m.in. Power Point),
•
pilot do zmieniania slajdów,
•
multifony dla prelegentów oraz słuchaczy (1 multifon dla maksymalnie 5 osób) lub mikrofony
bezprzewodowe (2 dla prelegentów i 4 dla uczestników spotkania),
•
sprzęt nagłaśniający,
•
sprzęt rejestrujący dźwięk (opcjonalnie),
•
bezprzewodowy dostęp do Internetu,
•
tablica typu „flipchart” i flamastry,
•
zapewnienie obsługi technicznej sprzętu.
DODATKOWE INFORMACJE DLA WYKONAWCY
Wyznaczenie opiekuna grupy na miejscu będzie mile widziane.
W ofercie należy uwzględnić całościową kwotę netto i brutto realizacji zamówienia z podaniem
szczegółowego kosztorysu poszczególnych elementów zadania w podziale na koszty netto i brutto.
Dodatkowo do oferty, należy załączyć kalkulację powyższej kwoty w podziale na koszty stałe i koszty
osobowe przy założeniu pobytu maksymalnie 100 osób.
Menu będzie ustalane z Zamawiającym na podstawie propozycji przedstawionych przez Wykonawcę.
Ostateczna liczba osób zostanie potwierdzona wybranemu Wykonawcy najpóźniej na 3 dni przed
terminem spotkania. Końcowe rozliczenie z Wykonawcą nastąpi na podstawie zgłoszonej liczby
uczestników, uwzględniając podane przez Wykonawcę koszty stałe i koszty osobowe.
2
Oferty należy przesyłać w wersji elektronicznej do dnia 9 września 2016 r. na adres e-mail:
[email protected] z tematem wiadomości „Zapytanie ofertowe –
składanie ofert na organizację i obsługę spotkania".
WARUNKI WYBORU WYKONAWCY
1. Główne kryterium oceny ofert stanowić będzie cena – 50%, Pozostałymi kryteriami oceny ofert
będą: lokalizacja obiektu – 30 % oraz menu poszczególnych posiłków – 20%.
2. W celu zapewnienia porównywalności wszystkich ofert, Zamawiający zastrzega sobie prawo
do skontaktowania się z właściwymi Oferentami w celu uzupełnienia lub doprecyzowania ofert.
3. Zamawiający zastrzega sobie prawo do odpowiedzi tylko na wybraną ofertę.
4. Zamawiający zastrzega sobie prawo do ewentualnej rezygnacji z realizacji Zamówienia
bez podania przyczyny.
5. Po wyborze Wykonawcy Zamawiający zastrzega sobie prawo negocjacji warunków Zamówienia.
6. Ministerstwo Rozwoju zawiera umowy na podstawie własnych wzorów umów stosowanych
w Ministerstwie.
7. Niniejsza oferta nie stanowi oferty w myśl art. 66 Kodeksu Cywilnego, jak również nie jest
ogłoszeniem w rozumieniu ustawy Prawo zamówień publicznych.
8. Zamawiający zastrzega, że całościowa oferowana cena stanowi informację publiczną
w rozumieniu ustawy o dostępie do informacji publicznej i w przypadku zastrzeżenia jej
przez Oferenta jako tajemnicy przedsiębiorstwa lub tajemnicy przedsiębiorcy Oferta zostanie
odrzucona.
OSOBA DO KONTAKTU
Magdalena Dziubek-Grudzińska
Wydział Umowy Partnerstwa
Departament Strategii Rozwoju
Ministerstwo Rozwoju
tel.: 022/ 22 273 73 84 lub 606 294 920
e-mail: [email protected]
3