Jak rozliczyć projekt B+R - Biuletyn Finanse Publiczne BDO

Jak rozliczyć projekt B+R
Wpisany przez Michał Bury
Stopień trudności rozliczenia kosztów w dużej mierze jest uzależniony od sposobu opisu i
przedstawienia projektu we wniosku o dofinansowanie.
Bardzo ważna na etapie rozliczenia dotacji jest prawidłowa dokumentacja poniesionych
kosztów. Szeroki katalog kosztów kwalifikowanych ma działanie 1.4-4.1 PO IG ,,Wsparcie na prace badawcze i rozwojowe oraz wdrożenie wyników tych prac''. Stopień
trudności rozliczenia kosztów w dużej mierze jest uzależniony od sposobu opisu i
przedstawienia projektu we wniosku o dofinansowanie.
Nieodpowiednie uzasadnienie budżetu i rodzaju kosztów na etapie wnioskowania może być
przyczyną nieuznania wydatków przez instytucję wdrażającą i w rezultacie może prowadzić do
zmniejszenia kwoty dofinansowania. Na etapie rozliczenia konieczna jest odpowiednia i
prawidłowa dokumentacja poniesionych kosztów. Zasada ta dotyczy także kosztów, które we
wniosku o dofinansowanie zostały wskazane jako niekwalifikowane, ale stanowią istotny
element projektu decydujący o jego spójności.
Przykład: w ramach projektu została wybudowana hala, w której tylko część powierzchni jest
przeznaczona do celów realizacji projektu. W kosztach kwalifikowanych zostały ujęte wyłącznie
koszty dotyczące wydzielonej części przeznaczonej na cele projektu. W takim przypadku w
trakcie rozliczenia należy wykazać zarówno koszty kwalifikowane dotyczące części wydzielonej,
jak i niekwalifikowane dotyczące pozostałej powierzchni hali.
Etap badawczy - wynagrodzenia i amortyzacja
1/4
Jak rozliczyć projekt B+R
Wpisany przez Michał Bury
Podstawą rozliczenia wynagrodzeń jest lista płac zawierająca dane dotyczące pracowników
zaangażowanych bezpośrednio w realizację projektu. Oprócz wartości wynagrodzenia należy
opisać rodzaj i czas zaangażowania pracownika w wykonanie projektu. W tym celu wypełnia się
kartę pracy przedstawiającą procent etatu wynikający z wkładu pracy na realizację projektu
objętego umową o dofinansowanie.
Przykładowo, gdy pracownik na realizację zadania badawczego poświęcił 128 ze 160 godzin
przepracowanych w miesiącu oznacza to, że podstawą refundacji kosztów lub rozliczenia
zaliczki będzie tylko 80% jego wynagrodzenia. W ramach rozliczenia wynagrodzeń konieczne
jest także udokumentowanie pozapłacowych kosztów pracy. W przypadku składek na
ubezpieczenia społeczne i zdrowotne należy przedstawić kopie deklaracji rozliczeniowej ZUS
DRA oraz imienne raporty o należnych składkach i wypłaconych świadczeniach ZUS RCX.
Niezbędne jest załączenie do wniosku o płatność dowodów zapłaty wynagrodzeń w postaci
wyciągów bankowych lub potwierdzeń dokonania przelewów, a w przypadku pozapłacowych
kosztów pracy także składek ZUS i podatku dochodowego od osób fizycznych. Koszty
amortyzacji sprzętu i aparatury są rozliczane na podstawie tabel amortyzacyjnych. Amortyzacja
sprzętu i aparatury jest kwalifikowana wyłącznie w zakresie i przez okres ich używania na
potrzeby projektu badawczego. Jeżeli amortyzowany środek trwały został nabyty w trakcie
trwania projektu, dodatkowo do wniosku o płatność należy załączyć faktury zakupu, dowody
płatności oraz dokumenty OT - dokument przyjęcia środka trwałego.
Nabycie lub wytworzenie środka trwałego
2/4
Jak rozliczyć projekt B+R
Wpisany przez Michał Bury
W celu wykazania poniesionych kosztów nabycia środka trwałego, wraz z wnioskiem o płatność
należy złożyć poświadczone za zgodność z oryginałem kopie faktur, dowody płatności,
protokoły odbioru oraz dokumenty OT. Jeżeli dane urządzenie było wykorzystywane zarówno w
ramach etapu badawczego, jak i w ramach wdrożenia, to w części badawczej jako
kwalifikowane mogą zostać uwzględnione odpisy amortyzacyjne. Natomiast w ramach
rozliczenia II etapu jako kwalifikowalne może zostać uwzględniona cena nabycia urządzenia
pomniejszona o wartość odpisów amortyzacyjnych uwzględnionych jako wydatek kwalifikowany
w I etapie projektu.
Bardziej złożone jest rozliczenie wytworzenia środka trwałego. Należy wtedy udokumentować
wszystkie koszty ujęte na dokumencie OT, który jest podstawą rozliczenia kosztów wytworzenia
(np. amortyzacja urządzeń, wynagrodzenia pracowników, materiały wykorzystane do
wytworzenia). Każdy koszt należy wykazać oddzielnie, np. jeżeli koszt wytworzenia obejmuje
wynagrodzenia pracowników, to należy je udokumentować w taki sam sposób, jak opisany
powyżej dla etapu badawczego.
Decyzja o wytworzeniu środka trwałego powinna zostać podjęta w oparciu o najbardziej
korzystną ekonomicznie ofertę. Element ten bardzo często jest przedmiotem kontroli instytucji
wdrażającej, która zwraca się o przedstawienie co najmniej 3 ofert od potencjalnych
dostawców. Przy rozliczaniu kosztów wytworzenia środka trwałego należy w szczególności
przestrzegać zakazu podwójnego finansowania kosztów. Oznacza ono niedozwolone
zrefundowanie całkowite lub częściowe danego wydatku 2 razy ze środków publicznych wspólnotowych lub krajowych. Jeżeli firma otrzymała uprzednio dofinansowanie na nabycie
maszyny, to rozliczenie jej amortyzacji jako kosztu wytworzenia środka trwałego w ramach
innego projektu współfinansowanego ze środków unijnych musi być zgodne z przepisami o
pomocy publicznej.
W trakcie weryfikacji wniosku o płatność instytucja wdrażająca może poprosić o dodatkowe
3/4
Jak rozliczyć projekt B+R
Wpisany przez Michał Bury
dokumenty (oferty, umowy, zamówienia). Zasady i sposób dokumentacji poniesionych kosztów
przedstawiony jest głównie w umowie o dofinansowanie oraz w instrukcji do wniosku o płatność.
Dlatego przed przystąpieniem do rozliczenia projektu należy szczegółowo zapoznać się z tymi
dokumentami. W przedsiębiorstwie powinna zostać wyznaczona osoba, która będzie
koordynowała prawidłowe rozliczenie projektu. W przypadku współpracy w zakresie rozliczenia
projektu z firmą doradczą, przed rozpoczęciem realizacji projektu warto uzgodnić, które
czynności wykonuje przedsiębiorca, a które doradca.
W trakcie rozliczania projektu bardzo ważnym elementem (obok sprawozdawczości i promocji)
jest prawidłowa dokumentacja poniesionych kosztów. Należy pamiętać, że na przebieg
rozliczenia kosztów duży wpływ ma sposób uzasadnienia budżetu we wniosku o
dofinansowanie.
4/4