oferta Agencji Zamek WM ul. Tymienieckiego w Łodzi

OFERTA KOMLEKSOWEJ OBSŁUGI ADMINISTRACYJNEJ
ORAZ WYNAJMU PANELU ADMINISTRACYJNOKSIĘGOWEGO
PROPONOWANA DLA NIERUCHOMOŚCI WSPÓLNEJ
przy ul. Tymienieckiego 16 d, e, f, g w Łodzi.
Agencja Zamek
Zarządzanie i Administrowanie Nieruchomościami
Obsługa Prawno-Finansowa
Błonie, 5 listopada 2010 roku
Biuro:
Siedziba:
Agencja obsługi nieruchomości mieszkalnych „ Z A M E K ”
01-019 Warszawa,
ul. Nowolipki 24/2
tel. (022) 725-32-02
05-870 Błonie,
ul. Łąki 119
fax. (022) 725-25-79
www.agzamek.pl
NIP: 529-150-05-07
REGON: 013194422
1. O NASZEJ FIRMIE:
Agencja Zamek zajmuje się zarządzaniem i administrowaniem
nieruchomościami wspólnymi od 1998 roku. W trakcie swojej działalności
wyspecjalizowała się w świadczeniu kompleksowych usług na rzecz
Wspólnot Mieszkaniowych, na które składają się działania administracyjne,
księgowe, prawne i informatyczne.
W
naszej
pracy
wykorzystujemy
własne
specjalistyczne
oprogramowanie obejmujące pełną księgowość, szczegółowe rozliczenia
z właścicielami oraz wspomaganie zarządzania, które powstało na
podstawie naszych wieloletnich doświadczeń.
Dla lepszego przepływu informacji i większego zadowolenia z
współpracy z naszą firmą stworzyliśmy specjalistyczne narzędzie
informatyczne dla członków wspólnot mieszkaniowych. Za pomocą
Internetu mają oni dostęp do pełnej dokumentacji dotyczącej ich
wspólnoty oraz ułatwiony system zgłaszania wad i usterek.
Obsługujemy wspólnoty mieszkaniowe z Warszawy i okolic. Pełna
obsługa zakresie administrowania nieruchomości, członków zarządu i
mieszkańców prowadzona jest na terenie nieruchomości (nie ma potrzeby
przyjazdów do siedziby lub biura naszej firmy).
W duŜej mierze klientami naszej firmy są nowopowstające wspólnoty
właścicieli nowych mieszkań odebranych bezpośrednio od firm
deweloperskich.
Powodem
tego
jest
fakt,
Ŝe
posiadamy
udokumentowane doświadczenie w przejmowaniu budynków od
dewelopera. Mamy opracowaną procedurę polegającą na wykonaniu
szczegółowego przeglądu, podczas którego sporządzamy dokładną
dokumentację fotograficzną usterek. Dokumentację taką, popartą opisem
usterek wykonanym przez administratora lub inspektora nadzoru
budowlanego, przekazujemy deweloperowi. Ponad to dokumentacja taka
oraz nowe, na bieŜąco zgłaszane przez mieszkańców usterki i wady są w
usystematyzowany sposób archiwizowane w internetowym panelu
administracyjno księgowym, do którego mają dostęp on line mieszkańcy.
Formalną podstawą wykonywanych przez nas usług jest wpis do
ewidencji działalności gospodarczej nr 3518 w Urzędzie Miasta i Gminy w
Błoniu oraz licencje zawodowe Urzędu Mieszkalnictwa i Rozwoju Miast:
Licencja Zarządcy Nieruchomości nr 14058 (OC Zarządcy na 50 tyś EUR.)
Licencja Zarządcy Nieruchomości nr 17734
2. OPIS NASZYCH USŁUG I ORGANIZACJI PRACY:
2.1 Dział Administracyjny
Obsługą danej nieruchomości kieruje Koordynator zespołu, który ma do
dyspozycji administratorów, księgowego, konserwatorów poszczególnych
instalacji i wsparcie działu prawnego.
Biuro:
Siedziba:
Agencja obsługi nieruchomości mieszkalnych „ Z A M E K ”
01-019 Warszawa,
ul. Nowolipki 24/2
tel. (022) 725-32-02
05-870 Błonie,
ul. Łąki 119
fax. (022) 725-25-79
www.agzamek.pl
NIP: 529-150-05-07
REGON: 013194422
Administrator do spraw techniczno-eksploatacyjnych wykonuje część
pracy, która wymaga codziennej obecności w budynku. Spotyka się z
kontrahentami Wspólnoty, czuwa nad przebiegiem prac remontowych,
usuwaniem awarii, organizuje przeglądy techniczne nieruchomości,
wykonuje własną dokumentację opisowo-fotograficzną dla dalszych prac
(napraw) i utrzymania nieruchomości w stanie niepogarszającym się.
Współpracuje on z zapleczem w biurze, wprowadza wykonawców lub
usługodawców na budynek, w zakresie jego obowiązków jest równieŜ
bezpośrednia współpraca z administratorem do spraw bieŜącego nadzoru
nieruchomości i konserwatorami instalacji w budynku.
Administrator do spraw organizacyjnych i formalnych wykonuje wszelkie
prace wymagające dostępu do komputera, Internetu, moŜliwe do
wykonania z uŜyciem telefonu i za biurka, organizuje konkurs ofert na
wykonanie danej usługi w nieruchomości, prowadzi adnotacje i
korespondencje z Zarządem przez internetowy panel administracyjny.
Wykonuje to, na co nie posiada juŜ czasu administrator pracujący na
terenie nieruchomości. Uczestniczy we współpracy z działem prawnym w
przygotowaniu uchwał i korespondencji.
Opiekun nieruchomości - zadaniem tej osoby jest przede wszystkim
codzienna kontrola jakości usług wykonywanych przez firmy zatrudnione
przez Wspólnotę tj. obchód budynku ( w tym pomieszczenia techniczne) i
terenu nieruchomości i ocena czystości nieruchomości oraz pracy firmy
konserwującej - sprawdzenie wykonania zakontraktowanych w umowie
czynności.
Dodatkowe
zadania
to
przekazanie
korespondencji
właścicielom, szybka reakcja w przypadku awarii tj. zabezpieczenie
miejsca awarii do czasu przyjazdu konserwatora itp.
2.2 Dział Księgowy
Zespół księgowy poza standardowymi rozliczeniami księgowymi udziela
równieŜ informacji i wyjaśnień codziennie w dni robocze drogą telefoniczną
lub mailowo w godzinach 10:00 – 15:00. Ponadto za kaŜdym razem
Księgowy jest delegowany na spotkania roczne lub celowe, podczas
których mieszkańcy mogą wyjaśnić nurtujące ich kwestie natury
rozliczeniowej. Prezentacje rozliczeń mogą być wykonywane podczas
spotkań z mieszkańcami z uŜyciem projektora. Jesteśmy otwarci na
moŜliwość organizacji dyŜuru księgowego, który będzie podany do
wiadomości mieszkańców. Salda właścicieli widoczne są na wskazanej
stronie internetowej. KaŜdy właściciel otrzymuje raz na kwartał pisemne
zestawienie zaliczek i dokonanych wpłat wraz z saldem rozliczeń.
Rozliczenia mediów wykonywane są rocznie lub częściej w zaleŜności od
ustaleń z zarządem.
Firma posiada własne specjalistyczne oprogramowanie dla celów
finansowo – księgowych. Nie mamy problemu z dopasowaniem
oprogramowania do specyfiki rozliczeń wynikającej z posiadanych
instalacji technicznych, uchwał i opomiarowania. Po kaŜdym miesiącu
Biuro:
Siedziba:
Agencja obsługi nieruchomości mieszkalnych „ Z A M E K ”
01-019 Warszawa,
ul. Nowolipki 24/2
tel. (022) 725-32-02
05-870 Błonie,
ul. Łąki 119
fax. (022) 725-25-79
www.agzamek.pl
NIP: 529-150-05-07
REGON: 013194422
drukowany jest miesięczny skoroszyt z informacjami finansowymi,
podstawową analizą i porównaniami, zawierający zestawienia księgowe.
2.3 Usługi prawne i windykacja
Prowadzimy sprawy prawne i windykacyjne nieruchomości. W ramach
windykacji naleŜności przygotowujemy: upomnienia, wezwania do zapłaty
i ostateczne wezwania do zapłaty, pisma procesowe oraz występujemy w
imieniu Wspólnoty do sądu w postępowaniu upominawczym i sądowym.
Udzielamy porad prawnych w zakresie przepisów regulujących
problematykę nieruchomości.
2.4 Rozwiązania informatyczne
Za dodatkową niewielką opłatą do dyspozycji członków wspólnoty którą administrujemy - oddajemy Internetowy Panel Administracyjny w
którym po zalogowaniu się właściciele mają dostęp m.in. do
następujących informacji: tablicy ogłoszeń, uchwał, ofert, protokołów z
przeglądów, faktur, sprawozdań finansowych i historii zgłoszonych wad i
usterek. W panelu tym właściciele lokali mają równieŜ wgląd w swój stan
rozliczeń i płatności z tytułu poniesionych lub naleŜnych zaliczek. Za
pośrednictwem panelu mogą równieŜ zgłaszać usterki i wady
zamieszczając dokumentację fotograficzną oraz komunikować się z
pozostałymi
uŜytkownikami
panelu
np.
z
pracownikami
firmy
administrującej, członkami zarządu czy nawet pracownikami firmy
deweloperskiej (dotyczy nowych nieruchomości przejętych bezpośrednio
od dewelopera).
Poziom przyznanych uprawnień pozwala w przypadku mieszkańca
przeglądać wpisy dotyczące poszczególnych spraw i zadań. KaŜda
sprawa czy zadanie, którą zajmuje się firma zostaje zarejestrowana w
panelu a następnie pracownicy Agencji „Zamek” czy Zarząd dokonują
wpisów zleceń, wyjaśnień, uzgodnień, decyzji. KaŜda sprawa jest
dekretowana do konkretnej osoby w firmie. Dodatkowo do panelu mogą
zostać włączeni konserwatorzy, o ile wyraŜą zgodę się na taką formę
współpracy.
Panel ten dodatkowo umoŜliwia przeprowadzania głosowań uchwał,
przeglądanie głosów oddanych „za” we wszystkich zarejestrowanych
uchwałach
wspólnoty,
indywidualne
głosowanie,
zestawienie
indywidualnych głosowań zalogowanego właściciela. Przyjęcie jednak
takiej formy głosowania wymaga wcześniej podjęcia właściwej uchwały.
Członkowie Zarządu otrzymują wyŜszy poziom uprawnień i mogą
zakładać sprawy, śledząc postęp spraw na podstawie wpisów ze strony
pracowników firmy, Członkowie Zarządu mogą zadawać pytania i
podejmować decyzje. W ten sposób powstaje czytelna dokumentacja
pracy do kaŜdego oddzielnego tematu lub sprawy. Dokumenty wspólnoty
podlegają skanowaniu i są wprowadzane do panelu.
Zakres zastosowania panelu w obsłudze nieruchomości jest zawsze
przedmiotem ustaleń z Zarządem.
Biuro:
Siedziba:
Agencja obsługi nieruchomości mieszkalnych „ Z A M E K ”
01-019 Warszawa,
ul. Nowolipki 24/2
tel. (022) 725-32-02
05-870 Błonie,
ul. Łąki 119
fax. (022) 725-25-79
www.agzamek.pl
NIP: 529-150-05-07
REGON: 013194422
3. WYKAZ PROPONOWANYCH PRAC I DOKUMENTÓW
Czynności związane z prawidłowym, technicznym utrzymaniem budynków.
1. prowadzenie ksiąŜek obiektów budowlanych oraz dokumentacji
technicznej
nieruchomości
wymaganych
przez
przepisy
prawa
budowlanego;
2. zlecanie kontroli technicznych i okresowych przeglądów nieruchomości i
urządzeń stanowiących ich wyposaŜenie techniczne zgodnie z
wymaganiami prawa budowlanego;
3. kontrola nad zapewnieniem dostaw do nieruchomości energii elektrycznej,
wody, gazu, odprowadzenia ścieków i wywozy śmieci;
4. kontrola nad utrzymaniem w naleŜytym porządku i czystości pomieszczeń
oraz urządzeń budynków słuŜących do wspólnego uŜytku właścicieli lokali i
innych terenów wspólnych;
5. sprawowanie bezpośredniego nadzoru nad pracą firm odpowiedzialnych
za konserwację instalacji technicznych w budynku;
6. kontrola nad innymi usługami związanymi z funkcjonowaniem
nieruchomości (np. ochrona obiektu lub inne zewnętrzne usługi);
7. kontrola nad usuwaniem awarii i ich skutków.
8. Organizowanie usług remontowych, przeprowadzanie konkursów ofert
wykonawców, opracowywanie rocznych planów gospodarczych i
finansowych oraz sprawozdań z ich realizacji;
9. Zawieranie w imieniu wspólnoty umów dla nieruchomości wspólnej na
wszelkie usługi niezbędne do prawidłowego funkcjonowania budynków i
urządzeń oraz wymaganych przepisami prawa;
Czynności związane z właściwą obsługą wspólnoty i jej członków.
1. weryfikowanie prawnego i faktycznego stanu nieruchomości;
2. prowadzenie wykazów lokali, właścicieli lokali i najemców w lokalach;
3. zwoływanie, przygotowywanie i obsługa obowiązkowych zebrań
właścicieli nieruchomości;
4. Pełna obsługa mieszkańców odbywa się na terenie nieruchomości.
Czynności związane z obsługą rachunkowo – księgową wspólnoty.
1. przygotowywanie naliczeń na podstawie uchwał wspólnoty;
2. przygotowywanie projektów planów gospodarczych i ich korekt (plany
rzeczowo – finansowe);
3. przygotowywanie rozliczeń planów gospodarczych;
4. sporządzanie rocznych sprawozdań finansowych;
5. przygotowywanie informacji o przychodach i kosztach utrzymania
nieruchomości;
6. analizowanie przychodów z nieruchomości oraz windykacja naleŜności z
tytułu poŜytków;
7. rozliczanie funduszu remontowego oraz zuŜytych mediów” (odczyty
liczników i kwartalne rozliczanie kosztów z nimi związanych);
Biuro:
Siedziba:
Agencja obsługi nieruchomości mieszkalnych „ Z A M E K ”
01-019 Warszawa,
ul. Nowolipki 24/2
tel. (022) 725-32-02
05-870 Błonie,
ul. Łąki 119
fax. (022) 725-25-79
www.agzamek.pl
NIP: 529-150-05-07
REGON: 013194422
8. wydawanie niezbędnych dokumentów właścicielom lokali.
Egzekwowanie uprawnień właścicieli z tytułu gwarancji i rękojmi na budynek.
Dotyczy budynków maksymalnie 3-letnich i obejmuje:
1. zlecanie wykonania przeglądów i ekspertyz dotyczących stanu
nieruchomości
2. analizę i wybór sposobu egzekwowania uprawnień (negocjacje, droga
sądowa)
3. realizację lub nadzór nad realizacją wybranego sposobu egzekwowania
uprawnień
ZARZĄDZANIE
Obejmuje wszystkie czynności wymienione w usłudze administrowania
powiększone o czynności związane z pełnieniem obowiązków zarządcy
nieruchomości, wypunktowane poniŜej:
1. Zarząd nieruchomością powierzony osobie prawnej zgodnie za zapisami
ustawy o własności lokali z dnia 24 czerwca 1994 r.
2. ustalanie oraz wdraŜanie zasad, reguł i procedur operacyjno – kontrolnych;
3. opracowywanie i wdraŜanie programów konserwacji zapobiegawczych
dla nieruchomości;
4. opracowywanie i wdraŜanie programów zabezpieczeń i ochrony dla
nieruchomości;
5. określanie i optymalizowanie stawek ubezpieczeń od ryzyka związanego z
nieruchomością,
6. ubezpieczanie nieruchomości oraz kontrola nad terminowością wpłat;
7. regulowanie ewentualnych naleŜności podatkowych i innych opłat
publiczno – prawnych związanych z nieruchomością;
8. analiza ofert dotyczących wszelkich robót, dostaw i usług związanych z
technicznym utrzymaniem nieruchomości;
9. zawieranie umów na roboty, dostawy lub usługi związane z technicznym
utrzymaniem nieruchomości oraz ich rozwiązywanie w przypadkach
gospodarczo uzasadnionych;
10. w pełni kontrolowane dokonywanie rozliczeń właścicieli nieruchomości
poprzez rachunek bankowy (realizacja zobowiązań finansowych z
rachunku Wspólnoty).
11. reprezentowanie właścicieli nieruchomości przed sądami i poza nimi;
12. windykacja opłat naleŜnych od właścicieli lokali;
13. przygotowywanie i realizowanie planów zarządzanie nieruchomością;
14. analiza i minimalizacja kosztów dotyczących nieruchomości
Biuro:
Siedziba:
Agencja obsługi nieruchomości mieszkalnych „ Z A M E K ”
01-019 Warszawa,
ul. Nowolipki 24/2
tel. (022) 725-32-02
05-870 Błonie,
ul. Łąki 119
fax. (022) 725-25-79
www.agzamek.pl
NIP: 529-150-05-07
REGON: 013194422
4. CENNIK:
Za naszą kompleksową usługę w zakresie administrowania nieruchomością
zgodnie z wyŜej przedstawioną ofertą oczekujemy wynagrodzenia w wysokości
0,36 zł/mkw. powierzchni uŜytkowej zaś z usługą zarządzania – 0,45 zł/mkw.
powierzchni uŜytkowej. Stawki ta nie zawierają internetowego panelu do
śledzenia zleconych zadań i ich realizacji oraz wgląd do sald rozliczeń z
właścicielami. Usługa ta jest dodatkowo płatna za kaŜdy lokal w wysokości 1,48
zł brutto. Zapraszamy do zapoznania się ze szczegółową ofertą wynajmu panelu
administracyjno-księgowego GREMIO oraz innych usług realizowanych przez
zespołu GREMIO.
5. KONTAKT:
W przypadku jakichkolwiek pytań proszę o kontakt:
Monika Stachura
Koordynator zespołu
Tel. 660-738-984
e-mail: [email protected] www.agzamek.pl
6. ZAŁĄCZNIKI:
1) REFERENCJE (WM Al. Wyzwolenia 10 w Warszawie, WM „Centrum – 33”,
WM „Anielewicza 45” w Warszawie)
Ponadto zainteresowanym klientom moŜemy udostępnić kontakty
telefoniczne członków Zarządu w innych przykładowych Wspólnotach,
które obsługujemy.
2) Kopia licencji zarządcy
3) Aktualne zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej
Osobom bliŜej zainteresowanym z zapoznaniem się z organizacją naszej
firmy zalecamy spotkanie z nami, podczas którego m.in. udostępniamy
skoroszyty prezentacyjne (raporty, analizy, sprawozdania finansowe i
administracyjne), które w cyklach, miesięcznych, półrocznych i rocznych
dostarczmy członkom zarządu.
Biuro:
Siedziba:
Agencja obsługi nieruchomości mieszkalnych „ Z A M E K ”
01-019 Warszawa,
ul. Nowolipki 24/2
tel. (022) 725-32-02
05-870 Błonie,
ul. Łąki 119
fax. (022) 725-25-79
www.agzamek.pl
NIP: 529-150-05-07
REGON: 013194422