Wystąpienie pokontrolne wydane po przeprowadzeniu kontroli

Warszawa, 30 grudnia 2016 r.
WOJEWODA MAZOWIECKI
WPS-C.431.2.13.2016.AB
Pani
Wioletta Zawadzka
Kierownik
Gminnego Ośrodka
Pomocy Społecznej
w Winnicy
WYSTĄPIENIE POKONTROLNE
Na podstawie art. 28 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie
i administracji rządowej w województwie (Dz. U. z 2009 r., Nr 31, poz. 206 z późn. zm.),
w związku z art. 6 ust. 4 pkt 3 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej
(Dz. U. Nr 185, poz. 1092), kontrolerzy: Jolanta Truszewska – kierownik Oddziału i Anna
Brzezińska – starszy inspektor wojewódzki, przeprowadzili w dniach 28-30 listopada 2016 roku
kontrolę problemową w trybie zwykłym w kierowanym przez Panią Gminnym Ośrodku Pomocy
Społecznej w Winnicy.
Przedmiot kontroli obejmował sprawdzenie sposobu organizacji oraz realizacji przez gminę
zadań zleconych z zakresu administracji rządowej wynikających z ustawy z dnia 28 listopada 2003
roku o świadczeniach rodzinnych (Dz. U. z 2015 r., poz. 114), zwanej dalej ustawą, w przedmiocie
ustalania uprawnień do specjalnego zasiłku opiekuńczego oraz zasiłku pielęgnacyjnego.
Kontrolą objęto okres od dnia 1 września 2014 r. do dnia rozpoczęcia kontroli.
Niniejszym, przekazuję Pani wystąpienie pokontrolne.
W trakcie kontroli ustalono, że zadania z zakresu ustawy Ośrodek realizuje na podstawie
§ 3 pkt 9 Statutu Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Winnicy, wprowadzonego Uchwałą
Nr XXXIX/247/2014 Rady Gminy Winnica z dnia 05 czerwca 2014 roku. Statut był nowelizowany
Uchwałą Nr XIII/98/2016 Rady Gminy Winnica z dnia 08 kwietnia 2016 roku. Prowadzenie
gospodarki finansowej w Ośrodku reguluje § 11 Statutu. Odpowiedzialność za gospodarkę
finansową Ośrodka ponosi kierownik jednostki kontrolowanej oraz w zakresie powierzonym
główny księgowy. Działalność Ośrodka określa również Regulamin organizacyjny, wprowadzony
Pani Zarządzeniem Nr 3/2016 z dnia 07 lipca 2016 roku. W § 18 ust. 1 do 15 Regulaminu
szczegółowo określono zadania pracownika na stanowisku ds. świadczeń rodzinnych i funduszu
alimentacyjnego. Natomiast zadania głównego księgowego uregulowano w § 15 ust. 1 do 19
Regulaminu.
W jednostce kontrolowanej opracowano instrukcję kancelaryjną, jednolity rzeczowy wykaz
akt oraz instrukcję w sprawie organizacji i działania składnicy akt Ośrodka. Akt ten wydano
w porozumieniu z dyrektorem Archiwum Państwowego w Warszawie i wszedł on w życie z dniem
01 stycznia 2014 roku.
Akta świadczeniobiorców, przechowywane są w oddzielnych teczkach aktowych. Do akt
prowadzone są spisy spraw i metryki spraw. Na stanowisku merytorycznym prowadzona jest
ewidencja wniosków o ustalenie prawa do świadczeń rodzinnych i wydanych decyzji
administracyjnych.
Za okres objęty kontrolą Wojewoda Mazowiecki pozytywnie ocenił działania Gminnego
Ośrodka Pomocy Społecznej w Winnicy w kontrolowanych zagadnieniach, tj. w zakresie sposobu
organizacji zadania oraz w przedmiocie ustalania uprawnień do specjalnego zasiłku opiekuńczego
i zasiłku pielęgnacyjnego.
1. Organizacja realizacji zadania.
W strukturze organizacyjnej Ośrodka wyodrębniono jednoosobowe stanowisko pracy do
spraw świadczeń rodzinnych i funduszu alimentacyjnego. Powyższe zgodne jest z przepisami
art. 20 ust. 4 ustawy.
Ustawowe zadania realizuje Pani na podstawie upoważnienia Wójta Gminy do prowadzenia
postępowań w sprawach świadczeń rodzinnych oraz do wydawania w tych sprawach decyzji
administracyjnych. Pracownik na stanowisku merytorycznym (Pani Hanna Lisowska) posiada
upoważnienie Wójta Gminy do prowadzenia postępowań w sprawach świadczeń rodzinnych.
Pani H. Lisowska zatrudniona została od dnia 01 lipca 1990 roku na czas nieokreślony
w pełnym wymiarze czasu pracy. Posiada aktualny zakres czynności z dnia 15 września 2014 roku,
w którym określono realizację kontrolowanych zadań.
2. Ustalanie uprawnień do specjalnego zasiłku opiekuńczego.
W trakcie kontroli szczegółowej analizie poddano losowo wybrane akta 15 spraw z okresu
podlegającego kontroli, zakończonych wydaniem decyzji administracyjnych.
Na podstawie zgromadzonej dokumentacji świadczeniobiorców stwierdzono, że osoby,
którym przyznano specjalne zasiłki opiekuńcze spełniały kryteria dochodowe do otrzymania
przedmiotowych świadczeń. W badanych sprawach specjalny zasiłek opiekuńczy przyznawano na
okres zasiłkowy. Przyznawano także na okresy krótsze, jeżeli wniosek wpłynął w trakcie trwania
okresu zasiłkowego lub gdy orzeczenie o stopniu niepełnosprawności zostało wydane na czas
określony. W tym drugim przypadku prawo do specjalnego zasiłku opiekuńczego ustalano do
ostatniego dnia miesiąca, w którym upływał termin ważności orzeczenia, nie dłużej jednak niż do
końca okresu zasiłkowego. We wszystkich badanych sprawach pracownicy socjalni przeprowadzili
rodzinne wywiady środowiskowe. W sprawach tego wymagających przeprowadzano aktualizację
rodzinnych wywiadów środowiskowych. Aktualizację tę przeprowadzano po upływie 6 miesięcy od
daty przeprowadzenia rodzinnego wywiadu środowiskowego, jeżeli do końca okresu, na który
ustalono prawo do specjalnego zasiłku opiekuńczego, pozostało więcej niż 3 miesiące.
Specjalny zasiłek opiekuńczy przysługiwał, jeżeli łączny dochód rodziny sprawującej
opiekę oraz rodziny wymagającej opieki w przeliczeniu na osobę nie przekraczał kwoty 623 zł netto
– do 31 października 2014 r., 664 zł netto – od 01 listopada 2014 r. do 31 października 2015 r. oraz
764 zł netto – od 01 listopada 2015 r. Prawidłowo wyliczano dochody rodzin.
W okresie od 01 stycznia 2013 roku do 31 grudnia 2014 roku warunkiem otrzymania
świadczenia oprócz spełnienia kryterium dochodowego była faktyczna rezygnacja z zatrudnienia
i innej pracy zarobkowej. Natomiast od 01 stycznia 2015 roku specjalny zasiłek opiekuńczy
przysługiwał osobie nie tylko kiedy rezygnowała z zatrudnienia lub innej pracy zarobkowej, ale
również kiedy jej nie podejmowała.
Specjalny
zasiłek
opiekuńczy
wypłacano
zgodnie
z
wydanymi
decyzjami
administracyjnymi, tj.: w wysokości 520 zł miesięcznie, od dnia oznaczonego w decyzji, przez
okres oznaczony w decyzji, przelewami bankowymi na konta zainteresowanych od 21 dnia każdego
miesiąca do końca miesiąca za dany miesiąc. Sprawy wnioskodawców załatwiano w sposób
terminowy, a wydane decyzje administracyjne wydawano w sposób zgodny z przepisami art. 107
Kpa. Decyzje świadczeniobiorcy odbierali osobiście w jednostce kontrolowanej, potwierdzając ten
fakt własnoręcznym podpisem i datą odbioru na kopii decyzji.
We wszystkich badanych sprawach jednostka kontrolowana wystąpiła do Zakładu
Ubezpieczeń Społecznych w przedmiocie ustalenia okresu niezbędnego do uzyskania 25-letniego
okresu ubezpieczenia emerytalnego i rentowego. W rezultacie Ośrodek opłaca składki na
ubezpieczenie emerytalne i rentowe za czternaście osób na podstawie art. 6 ust. 2a ustawy z dnia
13 października 1998 roku o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2015 r., poz. 121). Jedna
osoba posiada wymagany okres ubezpieczenia i w związku z tym składki nie opłacano.
Ponadto Ośrodek opłaca składkę na ubezpieczenie zdrowotne za osiem osób pobierających
specjalny zasiłek opiekuńczy, ponieważ osoby te nie podlegały obowiązkowi ubezpieczenia
z innego tytułu. Pozostałe osoby posiadały inny tytuł ubezpieczenia. Dokonywano stosownych
ustaleń w tym zakresie.
3. Ustalanie uprawnień do zasiłku pielęgnacyjnego.
Analizie poddano losowo wybrane akta 22 spraw z okresu podlegającego kontroli,
zakończonych wydaniem decyzji administracyjnych.
Wnioski złożone w sprawie ustalenia prawa do zasiłku pielęgnacyjnego były kompletne,
zawierając w swojej treści wszystkie niezbędne dane. Do wniosków, opatrzonych pieczęcią z datą
wpływu, wnioskodawcy dołączyli przede wszystkim orzeczenia o niepełnosprawności lub o stopniu
niepełnosprawności oraz inne dokumenty stanowiące podstawę do ustalenia uprawnień do zasiłku
pielęgnacyjnego.
Prawo do świadczenia ustalano na wniosek osób zainteresowanych w oparciu o wydane
ostateczne orzeczenia o niepełnosprawności lub o stopniu niepełnosprawności. Przy rozpatrywaniu
wniosków brano pod uwagę uregulowania art. 16 ustawy. Zasiłki pielęgnacyjne przyznawano
decyzjami administracyjnymi do końca miesiąca, w którym orzeczenia traciły swą ważność.
W sytuacjach kiedy wniosek został złożony przed upływem trzech miesięcy od dnia wydania
orzeczenia o niepełnosprawności prawo do zasiłku przyznawano począwszy od pierwszego dnia
miesiąca,
w
którym
złożono
wniosek
o
ustalenie
niepełnosprawności
lub
stopnia
niepełnosprawności.
Sprawy wnioskodawców załatwiano w sposób terminowy, a świadczenia wypłacano zgodnie
z wydanymi decyzjami administracyjnymi, tj. w wysokości 153 zł miesięcznie, od dnia
oznaczonego w decyzji, przez okres oznaczony w decyzji, przelewami bankowym na konta
zainteresowanych lub w kasie Banku Spółdzielczego w Winnicy. Decyzje te wydano zgodnie z art.
107 Kpa. Akty te świadczeniobiorcy odbierali osobiście w jednostce kontrolowanej, potwierdzając
ten fakt własnoręcznym podpisem i datą odbioru na kopii decyzji.
W świetle powyższych ustaleń nie ma konieczności wydawania zaleceń pokontrolnych.
z up. WOJEWODY MAZOWIECKIEGO
Marcin Wodziński
Zastępca Dyrektora
Wydziału Polityki Społecznej
Do wiadomości:
1. Pan Mariusz Kowalewski
Wójt Gminy Winnica
2. a/a