docobsługa techniczna i organizacyjna urzędu
download 
Reklamacja Transkrypt
obsługa techniczna i organizacyjna urzędu
URZĄD MIASTA I GMINY ŁASIN DOKUMENT NADZOROW ANY W W ERSJI ELEKTRONICZNEJ 20.11.2011 PN-EN ISO 9001:2009 PN-EN ISO 14001:2005 KARTA PROCESU OBSŁUGA TECHNICZNA I ORGANIZACYJNA URZĘDU Nr VII.00.00/01 Lider procesu: Sekretarz Data Imię i nazwisko Opracował: 20.11.2011 Paweł Żuchowski Sprawdził: 20.11.2011 Franciszek Kawski Zatwierdził: 20.11.2011 Franciszek Kawski Podpis Strona: 2 z 4 KARTA PROCESU OBSŁUGA TECHNICZNA I ORGANIZACYJNA URZĘDU 1. Nr: IV.00.00/01 Cel. Celem procesu jest zapewnienie zasobów technicznych dla właściwego działania Urzędu. 2. Zakres stosowania oraz dane wejściowe i wyjściowe. Wejścia Zapotrzebowania Budżet Przeglądy okresowe Budżet Wymagania dotyczące bezpieczeństwa Zakres Zakupy Przeglądy i bieżące remonty pomieszczeń biurowych i pomocniczych Polityka bezpieczeństwa Wyjścia Dostępne materiały kancelaryjne i eksploatacyjne Faktury zakupowe Sprzęt IT Faktury zakupowe Protokoły z przeglądów pomieszczeń i budynków Odnowione pomieszczenia, odpowiednio dostosowane do pracy Dostępne backupy dla danych Monitoring bezpieczeństwa w urzędzie 3. Definicje. Brak 4. Odpowiedzialności Skarbnik Nadzór nad wydatkowaniem środków finansowych urzędu Informatyk , Podinspektor do spraw kancelaryjnych, Pracownik gospodarczy, stanowisko do spraw obsługi Rady Miejskiej, Sekretarz Realizacja procesu zakupów KARTA PROCESU OBSŁUGA TECHNICZNA I ORGANIZACYJNA URZĘDU Strona: 3 z 4 Nr: IV.00.00/01 5. Postępowanie 5.1. Zakup 5.1.1. Wybór dostawcy wyrobów i usług Zakupy są realizowane przez pracowników Urzędu w uzgodnieniu ze Skarbnikiem. W przypadku zamówienia, którego wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14.000 euro (w skali całej jednostki) odbywa się z pominięciem procedur ustawowych, zgodnie z art. 4 pkt 8 ustawy Prawo zamówień publicznych. Dla zamówień, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości 4.000 euro, można nie przeprowadzać procedury wyboru wykonawcy. Dla zamówień, których wartość przekracza wyrażoną w złotych równowartość 4.000 euro, opracowano Regulamin udzielania zamówień publicznych o wartości poniżej 14.000 euro O sposobie przeprowadzenia rozeznania i badania rynku potencjalnych wykonawców decyduje pracownik wnioskujący o zakup, biorąc pod uwagę charakter i przedmiot zamówienia oraz jego wartość; Jeżeli ze względu na szczególny charakter i rodzaj zamówienia uzasadnione jest udzielenie zamówienia konkretnemu wykonawcy, nie przeprowadza się procedury wyboru wykonawcy. Należy wówczas, jeżeli to możliwe, przeprowadzić negocjacje z wykonawcą w celu uzyskania jak najlepszych warunków zamówienia. Pracownik przedstawia ustna informację Burmistrzowi lub Sekretarzowi oraz informuje Skarbnika celem zatwierdzenia wydatku. 5.1.2. Nadzór nad realizacją dostaw, usług i robót budowlanych. Wnioskodawca nadzoruje realizację zamówienia publicznego i zobowiązany jest do rejestrowania wszelkich uchybień po stronie wykonawcy związanych z realizacją umowy o zamówienie publiczne w formie notatki służbowej, którą należy dołączyć do dokumentacji danego zamówienia publicznego. W przypadku stwierdzenia uchybień, które w myśl postanowień umowy stanowią podstawę do nałożenia kar umownych lub wyciągnięcia innego rodzaju konsekwencji wnioskodawca zobowiązany jest do podjęcia niezbędnych działań. 5.1.3. Ocena wykonawców zamówień Dla zamówień, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości 14.000 euro, a przekracza wyrażoną w złotych równowartość 1.000 euro, pracownik odpowiedzialny za realizację zamówienia przygotowuje notatkę służbową dotyczącą przebiegu realizacji zamówienia, uwzględniając w nim uwagi pozytywne i uwagi negatywne dotyczące realizacji zamówienia oraz rekomendację dalszej współpracy. Ocena wykonawców zamówień dokonywana jest raz w roku, w miesiącu listopadzie. Wyniki oceny wykonawców są brane pod uwagę w przypadku wyboru wykonawcy dla kolejnych zamówień. 5.2. Przeglądy i bieżące remonty pomieszczeń biurowych i pomocniczych 5.3.1. Przeglądy są wykonywane na podstawie obowiązujących wymagań prawnych. Za realizację przeglądów odpowiada Sekretarz. 5.3. Polityka bezpieczeństwa 5.4.1. Zasady dotyczące bezpieczeństwa informacji są ustalone w Polityce bezpieczeństwa powołanej zarządzeniem Burmistrza 6. Forma dokumentowania procesu - zapisy: ich obieg i archiwizacja. Dokumentacja wykonawcza remontów i napraw bieżących Faktura Obieg i archiwizacja dokumentów związanych ze Zintegrowanym Systemem Zarządzania przebiega zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa i Instrukcją kancelaryjną 7. Zmiany. KARTA PROCESU OBSŁUGA TECHNICZNA I ORGANIZACYJNA URZĘDU Strona: 4 z 4 Nr: IV.00.00/01 LP. OPIS ZMIANY 1. W pkt. 4 dodano po wyrazie Informatyk wyrazy” Informatyk , Podinspektor do spraw kancelaryjnych, Pracownik gospodarczy, stanowisko do spraw obsługi Rady Miejskiej, Sekretarz.” Pkt. 5.1.1. zapis” wnioskodawcy kierują zapytanie do co najmniej dwóch wykonawców, chyba że na lokalnym rynku brak jest dwóch wykonawców, w takim przypadku zapytanie należy kierować do jednego wykonawcy oraz sporządzić notatkę służbową” skreśla się Dodano zdanie „Dla zamówień, których wartość przekracza wyrażoną w złotych równowartość 4.000 euro, opracowano Regulamin udzielania zamówień publicznych o wartości poniżej 14.000 euro Dodano zdanie” Pracownik przedstawia ustna informację Burmistrzowi lub Sekretarzowi oraz informuje Skarbnika celem zatwierdzenia wydatku.” W pkt. 6 wyrazy „ Notatka służbowa” , „Protokół z okresowego przeglądu „skreśla się
