MECHANIZM SKARG – AWK sp. z oo

MECHANIZM SKARG – AWK sp. z o.o.
Niniejszy mechanizm skarg został ustanowiony w celu umożliwienia lokalnym
mieszkańcom wyrażenia zażaleń/skarg w najbardziej dogodny dla nich sposób
bezpośrednio do Spółki [gdzie “Spółka” to AWK sp. z o.o. jako członek RP GLOBAL
Group]
Przewiduje się trzy rodzaje zażaleń/skarg:
-
Zażalenia/skargi związane z budową projektu - w szczególności zniszczenia
podczas prac budowlanych;
Zażalenia/skargi związane z utrzymaniem i eksploatacją istniejącej farmy
wiatrowej – nieprawidłowości w pracy turbin, hałas itp. ;
Pozostałe zażalenia/skargi.
Zażalenia/skargi związane z budową projektu
Tego typu zażalenia/skargi powinny być zgłaszane przez lokalnych mieszkańców,
bądź innych interesariuszy podczas trwania fazy budowy projektu bezpośrednio do
reprezentanta Spółki lub z udziałem właściwych władz gminnych.
Spółka zastosuje się do standardowej procedury w celu weryfikacji problemu,
przyjęcia stanowiska względem niego oraz podjęcia odpowiednich działań:
Interesariusz zawiadomi Pełnomocnika ds. Kontaktów z Lokalnymi
Społecznościami bezpośrednio telefonicznie lub poprzez e-mail, bądź
stosowne władze, na temat faktycznych lub potencjalnych zniszczeń
zaistniałych podczas prac budowlanych na terenie budowy,
Pełnomocnik ds. Kontaktów z Lokalnymi Społecznościami rozpatrzy
zażalenie/skargę w ciągu 7 dni i odpowie w czasie nie dłuższym niż 30 dni ; lub
też władze poinformują Pełnomocnika ds. Kontaktów z Lokalnymi
Społecznościami o zażaleniu;
Pełnomocnik ds. Kontaktów z Lokalnymi Społecznościami skontaktuje się z
interesariuszem, który złożył zażalenie i zorganizuje spotkanie na terenie
budowy w miejscu pojawienia się zniszczenia lub w innym wskazanym przez
obie strony miejscu, zależnie od tematu zażalenia;
Zażalenie zostanie zweryfikowane i jeśli uznane za zasadne, odpowiednie
negocjacje/porozumienie zostanie zawarte. W przypadku zniszczeń, ich zakres
oraz poziom odszkodowania będzie ustalony w toku negocjacji pomiędzy
wnoszącym skargę, a Pełnomocnikiem ds. Kontaktów z Lokalnymi
Społecznościami. Pełnomocnik ds. Kontaktów z Lokalnymi Społecznościami
jest
zobligowany
do
uprzedniego
uzyskania
akceptacji
każdej
wynegocjowanej kwoty.
Jeśli porozumienie zostanie osiągnięte, a poziom odszkodowania zatwierdzony
przez Spółkę, odszkodowanie zostanie wypłacone w ciągu 30 dni.
Jeśli porozumienie nie zostanie osiągnięte a skarga nie może zostać
rozwiązana przez Spółkę poprzez dyskusję i/lub negocjacje, bądź jeśli skarga
jest uznana przez Spółkę jako bezzasadna, interesariusz może skierować
sprawę na ścieżkę sądową.
Dane kontaktowe:
Pełnomocnik ds. Kontaktów z Lokalnymi Społecznościami: Tomasz Wójcik,
telefon : (+48) 515 053 423, e-mail: [email protected];
Zażalenia/skargi związane z utrzymaniem i eksploatacją istniejącej farmy wiatrowej
Tego typu zażalenia/skargi powinny być zgłaszane przez lokalnych mieszkańców,
bądź innych interesariuszy podczas trwania fazy eksploatacji istniejącej farmy
wiatrowej bezpośrednio do reprezentanta Spółki lub z udziałem właściwych władz
gminnych.
Spółka zastosuje się do standardowej procedury w celu weryfikacji problemu,
przyjęcia stanowiska względem niego oraz podjęcia odpowiednich działań:
Interesariusz zawiadomi Pełnomocnika ds. Technicznych bezpośrednio
telefonicznie lub poprzez e-mail, bądź stosowne władze, na temat
faktycznych lub potencjalnych nieprawidłowości/odchyleń w pracy turbin
wiatrowych zaobserwowanych podczas eksploatacji farmy;
Pełnomocnik ds. Technicznych podejmie działania niezwłocznie* lub też
władze poinformują Pełnomocnika ds. Technicznych o zażaleniu.
*Pełnomocnik ds. Technicznych niezwłocznie nawiąże kontakt z
interesariuszem, który wniósł zażalenie i zorganizuje spotkanie w miejscu
zaobserwowania nieprawidłowości/odchyleń w pracy turbin wiatrowych lub
innego sprzętu. W przypadku nieobecności lub braku możliwości pojawienia
się na spotkaniu, Pełnomocnik ds. Technicznych deleguje wykwalifikowanego
pracownika Działu Utrzymania i Eksploatacji Spółki. Jeśli skarga dotyczyć
będzie zniszczeń gruntu/własności, Pełnomocnik ds. Technicznych rozpatrzy ją
w ciągu 7 dni i odpowie w czasie nie dłuższym niż 30 dni.
Jeśli zażalenie uznane zostanie za zasadne, odpowiednie działania
naprawcze zostaną podjęte.
W przypadku zniszczeń powstałych podczas eksploatacji farmy wiatrowej [np.
na gruncie osoby składającej zażalenie], ich zakres oraz poziom
odszkodowania będzie ustalony w toku negocjacji pomiędzy wnoszącym
skargę, a Pełnomocnikiem ds. Technicznych. Pełnomocnik ds. Technicznych
jest
zobligowany
do
uprzedniego
uzyskania
akceptacji
każdej
wynegocjowanej kwoty.
Jeśli porozumienie zostanie osiągnięte a poziom odszkodowania zatwierdzony
przez Spółkę, odszkodowanie zostanie wypłacone w ciągu 30 dni.
Jeśli porozumienie nie zostanie osiągnięte a skarga nie może zostać
rozwiązana przez Spółkę poprzez dyskusję i/lub negocjacje, bądź jeśli skarga
jest uznana przez Spółkę jako bezzasadna, interesariusz może skierować
sprawę na ścieżkę sądową.
Dane kontaktowe:
Pełnomocnik ds. Technicznych, Tomasz Pawłowski, telefon: (+48) 515 044 914,
e-mail: [email protected]
Pozostałe zażalenia/skargi
Country Manager będzie odpowiedzialny za odpowiadanie na zażalenia/skargi inne
niż opisane powyżej. Tego typu zażalenia/skargi będą rozpatrywane w ciągu 7 dni, a
odpowiedź będzie udzielana najpóźniej w ciągu 30 dni. W przypadku gdyby któraś z
nich, w związku ze swoją złożonością wymagała dłuższego czasu na odpowiedź,
powód opóźnienia, oczekiwany czas odpowiedzi oraz podjęte działania zostaną
przedstawione osobie składającej zażalenie w ciągu 30 dni.
Dane kontaktowe dla zgłaszania wszelkich innych zażaleń/skarg, uwag czy zapytań
o informacje:
Country Manager: Tomasz Zelek, telefon: (+48) 91 43 22 580
e-mail: [email protected]
Wszelkie zażalenia/skargi, również na piśmie, mogą być zgłaszane do siedziby Spółki,
co biorąc pod uwagę transfer do Country Managera wydłuży nieco okres
odpowiedzi.
Biuro: AWK Sp. z o.o.
Al. Wojska Polskiego 70,
70-479 Szczecin
telefon: (+48) 91 43 22 580
e-mail: [email protected]
www.rp-global.pl
Formularz zgłoszeniowy
Dla zażaleń/skarg w formie pisemnej dostępny jest formularz zgłoszeniowy. Formularz
zostanie umieszczony na stronie internetowej Spółki zarówno w wersji Angielskiej, jak i
Polskiej [Angielska wersja poniżej] i doręczony właściwym władzom w razie gdyby
interesariusz zwrócił się z zażaleniem do nich. Do władz zostanie przesłany także
niniejszy Mechanizm Skarg.
Wzór formularza zgłoszeniowego:
Nr referencyjny
Imię
Nazwisko
Dane kontaktowe
telefon:
adres:
e-mail:
Rodzaj zażalenia/skargi
Zażalenia/skargi
projektu
związane
z
budową
Zażalenia/skargi związane z utrzymaniem i
eksploatacją istniejącej farmy wiatrowej
Pozostałe zażalenia/skargi
Nazwa lub lokalizacja
projektu/farmy wiatrowej
Data złożenia zażalenia/skargi
Opis zażalenia/skargi
Oczekiwane działania
Uwagi
Rejestr skarg
Rejestr skarg będzie prowadzony przez biuro Spółki, a Country Manager będzie
odpowiedzialny za zapewnienie aktualności i poprawności zapisów. Rejestr skarg jest
to baza, której przeznaczeniem jest wprowadzanie informacji na temat każdej skargi
związanej z projektem i działalnością Spółki, zarejestrowanej werbalnie lub na piśmie
(za pomocą poczty lub e-maila) i/lub w formularzu zgłoszeniowym, w celu kontroli
procesu odpowiadania na zażalenia. Zawiera on nazwisko składającego zażalenie i
dane kontaktowe, wraz z możliwie dokładnym opisem skargi i datą zajścia zdarzenia.
Interesariusze mogą zachować anonimowość, co nie odbiera im prawa do
dochodzenia swoich praw w sądzie.