1 Grodzisk Wlkp, dnia 28.10.2008r. WK.0913

Grodzisk Wlkp, dnia 28.10.2008r.
WK.0913-10/08
Pan Sekretarz
Tomasz Dolata
Starostwo Powiatowe
ul. Żwirki i Wigury 1
62-065 Grodzisk Wielkopolski
Wystąpienie pokontrolne
W dniach od 6 do 24 października 2008 roku działając na podstawie mojego
upoważnienia nr ORG. 0114-62/08 z dnia 2 października 2008 roku, Inspektor do
spraw wewnętrznej kontroli finansowej dokonał w Starostwie kontroli rachunkowości
w zakresie obejmującym obszary objęte kontrolą , przestrzegania procedur pobierania,
gromadzenia i wydatkowania środków publicznych, procedur kontroli finansowej,
realizacji dochodów i wydatków, celowości i zgodności z prawem gospodarowania
środkami budżetowymi oraz środkami Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych,
gospodarowania mieniem, obrotu pieniężnego i przestrzegania przepisów Ustawy
Prawo zamówień publicznych. Ustalenia kontroli zawarto w protokole, który został
omówiony i podpisany przez obie strony w dniu 27 października 2008 roku.
I. W trakcie kontroli ustalono:
1.Rachunkowość prowadzona jest w oparciu o obowiązujące przepisy prawa.
a) przyjęte zasady rachunkowości dostosowane są do potrzeb kontrolowanej jednostki i
spełniają wymogi art. 10 Ustawy o rachunkowości,
b) dowody księgowe dekretowane są zgodnie z wymogami Ustawy o rachunkowości i
klasyfikowane zgodnie z przepisami Rozporządzenia M.F. wskazanego pod I.A.6
Protokołu. Dekrety opatrzone są datą i podpisem osoby upoważnionej,
c) dokumenty stanowiące podstawę zapisów księgowych opisane są wszystkimi
informacjami (pieczątkami) wymaganymi przepisami wewnętrznymi i aktami
prawnymi wyższego rzędu dotyczącymi kontroli wewnętrznej,
d) zapisy księgowe dokonywane są zgodnie z wskazaniami dekretu i klasyfikacji,
e) sprawozdania (skontrolowano Rb-27S i Rb- 28S) są zgodne podsumowaniami kont i
wymogami rozporządzenia wskazanego pod I.A.5 Protokołu,
f) dokumenty są oznaczone kolejnymi numerami i w kolejności chronologicznej
przechowywane w segregatorach w sposób zabezpieczający przed dostępem osób
nieupoważnionych,
g) elektroniczna baza danych zabezpieczana jest przed dostępem osób niepowołanych i
„wirusów elektronicznych” poprzez użytkowane programy zabezpieczające. Dane
wprowadzane do bazy są kopiowane na koniec każdego dnia.
W kontrolowanej dokumentacji księgowej nie stwierdzono nieprawidłowości bądź
niezgodności z obowiązującymi przepisami.
2. Kontrola wewnętrzna sprawowana jest na bieżąco:
1
a) na fakturach odbita, zaopatrzona w datę i podpisana jest pieczęć poświadczająca
dokonanie wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczej z planem finansowym
oraz kompletności i rzetelności dokumentów,
b) wszystkie faktury są opisane uzasadnieniem celowości poniesionego wydatku przez
osobę realizującą zakup,
c) faktury opatrzone są potwierdzeniami dokonania kontroli merytorycznej, formalnej i
rachunkowej przez osoby upoważnione, zawierają daty przeprowadzonej kontroli i
podpisy kontrolujących,
d) na dokumentach uwidocznione jest zatwierdzenie do wypłaty, opatrzone datą i
podpisem osoby upoważnionej,
e) dokumenty opisane są lub opatrzone pieczęcią zawierającą wskazanie klasyfikacji
budżetowej oraz dekretacji księgowej,
f) dokumenty zakupowe opatrzone są pieczęcią informującą o zastosowanym trybie
zamówień publicznych z datą i podpisem osoby sprawdzającej.
W zakresie kontroli merytorycznej, formalnej i rachunkowej, opisywania
dokumentów pod kątem zasadności i celowości określonego wydatku nie
stwierdzono nieprawidłowości. W objętych kontrolą dokumentach nie stwierdzono
wydatków zbędnych i nieuzasadnionych
Kontrolę sprawowano zgodnie z aktami prawa wewnętrznego.
3.Dochody realizowano stosownie do możliwości prawnych i faktycznych Starostwa.
4.Wydatki badanego okresu stanowią wartość 1.399.897,80 zł. Plan wydatków na
2007, po korektach na przestrzeni roku, ustalony został na poziomie 6.202.762,00 zł.,
zaś wykonanie wyniosło 5.656.639,27, co oznacza, że kontrolą objęto 22,57%
wydatków planowanych i 24,75% łącznych wykonanych wydatków Starostwa w roku
kontrolowanym. Zrealizowane wydatki w miesiącach objętych kontrolą szczegółową
nie budzą zastrzeżeń z punktu widzenia zgodności z prawem, zasadności, celowości
i zgodności z planem finansowym.
5.Naliczanie oraz wydatkowanie środków Zakładowego Funduszu Świadczeń
Socjalnych jest zgodne z obowiązującymi przepisami oraz obowiązującym
regulaminem, a przelewy środków na wyodrębnione konto ZFŚS dokonane zostały w
obowiązujących terminach i wysokościach.
6.Dochody funduszu celowego „Państwowego Funduszu Ochrony Środowiska i
Gospodarki Wodnej” realizowane są stosownie do możliwości prawnych, zaś wydatki
bardzo oszczędnie w związku gromadzeniem środków na udział Starostwa w
współfinansowaniu likwidacji mogilnika w Gminie Wielichowo (zadanie realizowane
przez Urząd Marszałkowski).
7.Właściwie prowadzona jest ewidencja środków trwałych i gospodarka mieniem
Powiatu i Starostwa.
8.Obrót gotówkowy ogranicza się do niezbędnego minimum i dotyczy drobnych
wypłat. Kasę prowadzi pracownica Wydziału Finansów, która ma stosowny zapis w
zakresie obowiązków i w której aktach personalnych znajduje się oświadczenie o
przyjęciu odpowiedzialności materialnej za powierzone mienie.
9.Stosowanie przepisów Ustawy-Prawo zamówień publicznych jest przestrzegane.
II. Jednocześnie stwierdzono niedociągnięcie:
W Wydziale Informatycznym stwierdzono dokonywanie poprawek zapisów w
ewidencji tuszów i tonerów w sposób niezgodny z obowiązującymi przepisami.
Odpowiedzialnego pracownika pouczono o obowiązujących w tej materii przepisach i
praktyce ich stosowania.
2
III. Zalecenia pokontrolne:
Nie wydaje się.
W.Ch.
3