Wykaz dokumentów do zatwierdzenia formy wypoczynku HALiZ
Transkrypt
Wykaz dokumentów do zatwierdzenia formy wypoczynku HALiZ
Wykaz dokumentów do zatwierdzenia formy wypoczynku HALiZ Chorągwi Białostockiej ZHP 1. Zgłoszenie wypoczynku do Kuratorium Oświaty (wydruk z systemu MEN) 2. Raport przedobozowy – 2 egzemplarze (załącznik nr 2 do Instrukcji Harcerskiej Akcji Letniej i Zimowej) 3. Książka komendanta obozu – do wglądu (załącznik nr 4 do Instrukcji Harcerskiej Akcji Letniej i Zimowej) 4. Program formy wypoczynku HALiZ – kserokopia (w przypadku form wędrownych zawierający planowany przebieg trasy) 5. Wzór „Warunków uczestnictwa” – kserokopia (załącznik nr 1 do Instrukcji Harcerskiej Akcji Letniej i Zimowej) 6. Regulaminy obowiązujące podczas trwania formy wypoczynku HALiZ – kserokopie 7. Polisa NNW obejmująca uczestników i kadrę – kserokopia (zawarta na cały czas trwania formy wypoczynku HALiZ łącznie z czasem działania grupy kwatermistrzowskiej, dojazdem i powrotem) 8. Dokumenty potwierdzające kwalifikacje kadry – skany w formacie *.pdf / *.jpg (zaświadczenia ukończenia kursów, dyplom ukończenia skoły, książeczka instruktorska) 9. Potwierdzenia aktualnych kwalifikacji kadry wymaganych przepisami prawa powszechnego i zapewniających bezpieczne przeprowadzenie formy wypoczynku HALiZ – skany w formacie *.pdf / *.jpg (w przypadku obozów/zimowisk specjalnościowych lub z zakresu turystyki kwalifikowanej) 10. Zaświadczenia z Krajowego Rejestru Karnego o niekaralności osób pełniących funkcje wychowawcze w czasie wypoczynku HALiZ – kserokopie (zaświadczenia z KRK wydawane wolontariuszom bezpłatnie na podstawie oświadczenia wydanego przez hufiec/chorągiew) 11. Dokument (umowa/porozumienie) określający zasady korzystania z bazy/stanicy lub terenu – kserokopia (załącznik nr 11 do Instrukcji Harcerskiej Akcji Letniej i Zimowej) 12. Potwierdzenia noclegu – kserokopie (dotyczy obozów wędrownych) 13. Umowa z ośrodkiem podstawowej opieki zdrowotnej / gabinetem lekarskim – kserokopia (w przypadku zapewnienia opieki medycznej przez jednostkę zewnętrzną) 14. Plan finansowy obozu – 2 egzemplarze (załącznik nr 3 do Instrukcji Harcerskiej Akcji Letniej i Zimowej) 15. Lista uczestników (wydruk z książki komendanta obozu) 16. Lista wpłat uczestników (załącznik nr 8 do Instrukcji Harcerskiej Akcji Letniej i Zimowej) 17. Protokół zwolnienia z odpłatności – kserokopia 18. Wykaz kadry ze wskazaniem rodzaju zatrudnienia (wydruk z raportu przedobozowego ze wskazaniem formy zatrudnienia) 19. Oryginały porozumień wolontariackich, umów cywilnoprawnych z kadrą HALiZ – do wglądu (podpisanych wcześniej przez zainteresowaną osobę oraz komendanta i skarbnika chorągwi) 20. Oświadczenia do umów cywilnoprawnych – do wglądu (wzór dostępny w chorągwi) Wykaz dokumentów do rozliczenia formy wypoczynku HALiZ Chorągwi Białostockiej ZHP 1. Potwierdzenie zgłoszenia wypoczynku do Kuratorium Oświaty 2. Raport poobozowy – 2 egzemplarze (załącznik nr 5 do Instrukcji Harcerskiej Akcji Letniej i Zimowej) 3. Książka komendanta obozu – do wglądu (załącznik nr 4 do Instrukcji Harcerskiej Akcji Letniej i Zimowej) 4. Protokoły kontroli 5. Protokoły wypadków i kradzieży podczas wypoczynku HALiZ (jeżeli wystąpiły) 6. Protokoły przekazania sprzętu (załącznik nr 6 do Instrukcji Harcerskiej Akcji Letniej i Zimowej) 7. Lista obecności uczestników i kadry obozu (podpisana) 8. Listy zapoznania się z regulaminami przez uczestników i kadrę obozu (podpisane) 9. Dzienniczki zajęć (oryginały) 10. Karty kwalifikacyjne uczestników wypoczynku HALiZ zgodne z wzorem MEN wraz z dodatkiem do karty kwalifikacyjnej uczestnika wypoczynku (załącznik nr 9 do Instrukcji Harcerskiej Akcji Letniej i Zimowej) 11. Dokument (umowa/porozumienie) określający zasady korzystania z bazy/stanicy lub terenu – oryginał (załącznik nr 11 do Instrukcji Harcerskiej Akcji Letniej i Zimowej) 12. Umowa z ośrodkiem podstawowej opieki zdrowotnej – oryginał / dokumentacja medyczna placówki wypoczynku HALiZ 13. Plan finansowy obozu (załącznik nr 3 do Instrukcji Harcerskiej Akcji Letniej i Zimowej) 14. Książka kasowa i operacji bankowych formy wypoczynku HALiZ, tzw. książka finansowa (załącznik nr 7 do Instrukcji Harcerskiej Akcji Letniej i Zimowej) 15. Dokumenty źródłowe wpływów i wydatków, tzw. dowody księgowe 16. Lista wpłat uczestników i kadry (załącznik nr 8 do Instrukcji Harcerskiej Akcji Letniej i Zimowej) 17. Protokoły przyjęcia na stan jednostki sprzętu zakupionego podczas formy wypoczynku HALiZ 18. Umowy cywilnoprawne wraz z potwierdzeniem zabezpieczenia środków na zapłacenie przez komendę chorągwi podatku i składek 19. Oświadczenie komendanta i kwatermistrza o uregulowaniu zobowiązań (wynikających z dowodów księgowych opłacanych gotówką oraz przelewem) 20. Dowód wpłaty salda do odpowiedniej komendy