Odbieranie emaili - Leadership Center

Odbieranie emaili
Model:
1.
2.
3.
4.
5.
Częstotliwość odbieranie e-maili
Struktura folderów
Gdy odbieram emaile to
Gdy czytam email to
Przegląd dzienny i tygodniowy
1. Częstotliwość odbierania emaili
☐ Tak, przetestuję wyłączenie automatycznego pobieranie emaili przez ……… dni.
☐ Tak, będę spoglądał na nowe emaile tylko jeśli poprzednie zadanie skończyłem.
☐ Tak, będę odbierał emaile rzadziej, będę starał się je odbierać nie częściej niż ……… minut.
☐ Tak, wyłączę powiadomienia o nowych emailach w telefonie / outlook’u i będę sam decydował kiedy się
nimi zajmuje.
☐ Tak, zastosuję rejestr częstotliwości, by śledzić jak często odbieram emaile.
Podpowiedź. Ważny email: gdy czekam na ważnego emaila to wtedy ustalam filtr by zostać o tym powiadomiony. Jeśli zaglądam do
INBOXA to staram się przeczytać tylko tego WAŻNEGO emaila. Reszta czeka na moment, gdy będę mógł się nimi wszystkimi zająć.
2. Moja struktura folderów
Podpowiedź. Jak tworzyć archiwum? Im mniej folderów tym lepiej. Twórz kolejny folder, gdy nie jest łatwe odnalezienie danego wątku
wiadomości. Niech celem będzie lista folderów, która zmieści się na jednym ekranie.
Skrzynka INBOX:
☐ dążę by było tam 0 emaili
☐ traktuję jako Archiwum
Podstawowa struktura:
☐ Inbox
☐ Do zrobienia
☐ Delegowane
☐ Kiedyś
☐ Archiwum ogólne
☐ Systemowe emaile
☐ Newslettery
Dodatkowe foldery stworzę wg klucza:
Inne zasady:
3. Gdy odbiorę email to:
☐ Sortuję po nadawcach i usuwam wszystkie meile spamy (krok opcjonalny)
☐ Sortuję po temacie, by uporać się z większymi wątkami i przeglądam emaile w jednym kierunku
( z góry na dół, czy odwrotnym). Ważne! Jeden kierunek, nie skaczemy od meila do meila.
☐ Tak, będę stosować, zasadę, że każdy email czytam TYLKO raz. Czyli jeśli czytam email, to od razu decyduje
co z nim robię w wyniku czego emeil znika z odebranych  dążymy do INBOX ZERO
4. Czytając emaila zastosuję:
☐ Tak, będę stosować regułę 2 minut, tzn. jeśli akcja z emaila wymaga max 2 minut to robię to od ręki
☐ Emaile niewymagające ode mnie akcji wrzucam do ………………………………………………………………….
☐ Emaile wymagające ode mnie akcji: zaznaczam / wrzucam do ………………………………………………….
☐ Tak, będę kasować emaile, między innymi takie: …………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………………...
☐ Tak, będę wypisywać się z nieistotnych newsletterów
☐ Tak, będę wypisywać się z nieistotnych dla mnie grup dyskusyjnych w firmie
☐ Tak, emaile, które chcę śledzić zaznaczam / wrzucam do ………………………………………………………………
Inne:
5. Przegląd dzienny
☐ Tak, będę robił przegląd codziennie o godzinie ……………… Rezerwuje sobie na niego ………. minut.
Emaile do zrobienia na dziś oznaczę: flagą, kategorią, etykietą, ………………………………………………………….
W czasie przeglądu dziennego wykonam następujące akcje:
☐ Porządkuję INBOX (przesuwam emaile do odpowiedniego katalogu)
☐ Porządkuję katalog Do zrobienia (usuwam zbędne emaile, zaznaczam do zrobienia dziś)
☐ Przeglądam pozostałe katalogi
☐ Wybieram zadania do realizacji
☐ Wybieram kolejność realizacji (od najważniejszego do najmniej ważnego)
Inne:
6. Zastosuję następujące filtry:
7. Będę pisać emaile wg zasad (temat/treść):
Powyższe zobowiązania potraktuję jako eksperyment, który potrwa ………………. tygodni, a następnie zdecyduje o kolejnych krokach.
podpis / data