Regulamin kwalifikacji pracowników 2013-2014

Załącznik nr 2
do Zarządzenia Rektora nr 5/IX/2013
z dnia 30.09.2013 r.
REGULAMIN KWALIFIKACJI, REALIZACJI I FINANSOWANIA WYJAZDÓW
PRACOWNICZYCH W CELU PROWADZENIA ZAJĘĆ DYDAKTYCZNYCH (STA – Staff
Mobility for Teaching Assignments) ORAZ SZKOLENIOWYCH (STT – Staff Mobility for
Training) W RAMACH PROGRAMU LLP/ERASMUS
W ROKU AKADEMICKIM 2013/2014
Część 1: Zasady kwalifikacji w roku akademickim 2013/2014:
1. O wyjazd w ramach programu Erasmus mogą ubiegać się wszyscy pracownicy Wyższej Szkoły
Ekonomii i Informatyki w Krakowie, niezależnie od posiadanego obywatelstwa, zatrudnieni w oparciu o
umowę o pracę/dzieło/zlecenia, których okres zatrudnienia wynosi co najmniej 3 miesiące.
2. Pierwszeństwo przy kwalifikacji na wyjazdy pracowników spełniających w równym stopniu kryteria
jakościowe mają osoby wyjeżdżające po raz pierwszy oraz zatrudnione w uczelni na podstawie umowy
o pracę.
3. Celem wyjazdu pracownika uczelni może być:
a) prowadzenie zajęć dydaktycznych dla studentów w uczelni partnerskiej (zob. pkt 22) – oferta dla
nauczycieli akademickich (STA). Do kategorii STA zalicza się także przyjazdy pracowników
zagranicznych przedsiębiorstw, którzy przyjeżdżają na zaproszenie uczelni w celu prowadzenia zajęć
dydaktycznych ze studentami uczelni zapraszającej.
b) udział w szkoleniu podnoszącym kwalifikacje w związku z charakterem pracy wykonywanym w
uczelni macierzystej (STT) – oferta dla wszystkich pracowników uczelni.
4. Aby zgłosić swoją kandydaturę do wyjazdu należy złożyć w Biurze Współpracy Zagranicznej (dalej
BWZ) w terminie określonym w ogłoszeniu o naborze (podanym każdorazowo społeczności
akademickiej) następujące dokumenty:
a) indywidualny program nauczania dla pracowników dydaktycznych (do pobrania w BWZ oraz
ze strony internetowej BWZ) – będący podstawą kwalifikacji na wyjazd typu STA;
b) indywidualny plan pracy dla pozostałych pracowników dydaktycznych/administracyjnych (do
pobrania w BWZ oraz ze strony internetowej BWZ) – będący podstawą kwalifikacji na wyjazd
typu STT;
c) życiorys (curriculum vitae) w języku angielskim lub języku kraju,
w którym znajduje się instytucja przyjmująca;
d) list motywacyjny sporządzony w języku angielskim lub języku kraju,
w którym znajduje się instytucja przyjmująca;
e) aktualne zaświadczenie o prowadzonych w szkole zajęciach, zajmowanych stanowiskach podpisane
przez przełożonego,
f) ewentualne certyfikaty potwierdzające znajomość języków obcych.
5. Proces kwalifikacji koordynuje i przeprowadza BWZ.
6. W skład Komisji Kwalifikacyjnej wchodzą: Rektor, dwaj przedstawiciele pracowników
dydaktycznych uczelni wskazani przez Rektora, przedstawiciel pracowników administracyjnych –
sekretarz Komisji (uczelniany koordynator programu Erasmus).
7. Podczas procesu kwalifikacji nie może dojść do sytuacji powodujących konflikt interesów.
8. Proces kwalifikacji składa się z następujących etapów:
a) zbieranie przez BWZ aplikacji w wyznaczonym terminie, podanym do publicznej wiadomości wraz z
zasadami kwalifikacji, realizacji i finansowania wyjazdów;
b) ocena złożonej dokumentacji i stwierdzenie przez Komisję Kwalifikacyjną spełnienia przed
kandydatów wymogów stawianych przez uczelnię (opisanych w pkt 1, 2 i 4 – kompletność
dokumentów aplikacyjnych);
1
c) spotkanie kandydatów z Komisją Kwalifikacyjną oraz ogłoszenie listy osób zakwalifikowanych do
wyjazdu (jeśli zaistnieje taka konieczność, zob. pkt 11 i 12).
9. Podstawą kwalifikacji do wyjazdu jest akceptacja i ocena indywidualnego programu nauczania /
indywidualnego programu szkolenia. Akceptacji i oceny dokonuje Komisja Kwalifikacyjna w oparciu o
następujące kryteria:
a) indywidualny program nauczania:
– kompletność wypełnienia: 0-5 pkt.;
– konkretność zdefiniowanego celu: 0-5 pkt.;
– szczegółowość programu nauczania: 0-5 pkt.
– korzyści dla uczelni z dodatkowych działań podejmowanych podczas pobytu: 0-5 pkt.
b) indywidualny program szkolenia:
– kompletność wypełnienia: 0-5 pkt.;
– konkretność zdefiniowanego celu: 0-5 pkt.;
– szczegółowość programu szkolenia: 0-5 pkt.;
– oczekiwane efekty szkolenia dla uczelni/jednostki: 0-5 pkt.
– korzyści dla uczelni z dodatkowych działań podejmowanych podczas pobytu: 0-5 pkt.
– profil i doświadczenie jednostki prowadzącej szkolenie: 0-5 pkt.
Pozostałe dokumenty oceniane są w oparciu o następujące kryteria:
– znajomość języka kraju docelowego lub języka angielskiego: 0-5 pkt.;
– długość zatrudnienia w uczelni: 1-3 pkt.; (1 pkt za minimum 3 miesiące, 2 pkt. – od 3 miesięcy do
2 lat, powyżej 2 lat – 3 pkt.).
10. Sekretarz Komisji Kwalifikacyjnej sporządza listę osób, które złożyły ww. dokumenty wraz z oceną
wyrażoną wg ww. skali, oraz (jeśli dotyczy) listę osób, które zostaną przesłuchane przez Komisję
Kwalifikacyjną.
11. Jeśli liczba kandydatów nie przewyższa szacunkowej łącznej liczby osób, które mogą wyjechać ze
stypendium (zapisanej w umowie z Narodową Agencją Programu „Uczenie się przez całe życie”, dalej
NA, i zależnej od przyznanych uczelni przez NA kwot na realizację wyjazdów pracowniczych – zob.
pkt 13), po pozytywnej ocenie dokumentacji aplikacyjnej kandydat może zostać automatycznie
zakwalifikowany do wyjazdu. W wypadku zastrzeżeń Kandydat zostanie przesłuchany przez
Komisję Kwalifikacyjną. Kandydat referuje plan wizyty, omawia korzyści z wyjazdu dla uczelni i
jednostki macierzystej. Komisja zwraca również uwagę na kompetencje językowe kandydata,
doświadczenie zawodowe oraz dotychczasowe kontakty ze środowiskiem międzynarodowym. Po
wydaniu pozytywnej opinii przez Komisję kandydat jest kwalifikowany do wyjazdu ze stypendium.
12. Jeśli liczba kandydatów przewyższa szacunkową łączną liczbę osób, które mogą wyjechać ze
stypendium (zapisaną w umowie z Narodową Agencją Programu „Uczenie się przez całe życie”, dalej
NA, i zależnej od przyznanych uczelni przez NA kwot na realizację wyjazdów pracowniczych – zob.
pkt 13), Komisja Kwalifikacyjna przeprowadza rozmowy z kandydatami celem wyłonienia osób
zakwalifikowanych do wyjazdu ze stypendium. Podczas rozmowy kwalifikacyjnej Kandydat referuje
plan wizyty, omawia korzyści z wyjazdu dla uczelni i jednostki macierzystej. Przy podejmowaniu
ostatecznej decyzji Komisja weźmie również uwagę kompetencje językowe kandydata, doświadczenie
zawodowe oraz dotychczasowe kontakty ze środowiskiem międzynarodowym.
13. Szacunkowa liczba wyjazdów w roku akademickim 2013/2014 ze stypendium to (wg umowy z NA):
a) 1 wyjazd w celu prowadzenia zajęć (STA);
b) 1 wyjazd w celu odbycia szkolenia (STT).
W wypadku braku chętnych do wyjazdu typu STA lub STT, istnieje możliwość przesunięcia kwot
przyznanych na realizację wyjazdów jednego typu (zob. pkt 31 i 32) i zorganizowanie dwóch
wyjazdów drugiego typu.
14. Sekretarz Komisji Kwalifikacyjnej sporządza protokół z postępowania kwalifikacyjnego oraz z
posiedzenia Komisji Kwalifikacyjnej (o ile zaistnieje taka konieczność), zawierający listę osób
zakwalifikowanych do wyjazdu oraz listę rezerwową
2
15. Sekretarz Komisji Kwalifikacyjnej informuje zainteresowane osoby o wynikach postępowania
kwalifikacyjnego.
16. W momencie rezygnacji kandydata z listy głównej, osoby z listy rezerwowej są automatycznie
umieszczane na liście osób zakwalifikowanych do wyjazdu ze stypendium (jeśli dotyczy).
17. Wszystkim kandydatom przysługuje odwołanie od decyzji Komisji Kwalifikacyjnej. Odwołanie
powinno być złożone w formie pisemnej do Rektora. Odwołanie jest rozstrzygane w ciągu 7 dni, a
stosowna decyzja przekazana w formie pisemnej kandydatowi.
18. Fakt nieobecności kandydata podczas rozmowy kwalifikacyjnej w wyznaczonym terminie lub brak
kompletu dokumentów będzie traktowany jako rezygnacja z udziału w procesie kwalifikacji.
Część 2: Zasady realizacji wyjazdów STA i STT w roku akademickim 2013/2014:
18. Pobyt w instytucji przyjmującej musi odbyć się między 1 czerwca 2013 r. się 30 września 2014 r.
19. Podczas jednego wyjazdu typu STA nauczyciel akademicki jest zobowiązany do przeprowadzenia co
najmniej 5 godzin zajęć dydaktycznych dla studentów w uczelni przyjmującej. Zaleca się, aby pobyt
trwał co najmniej 5 dni. Krótsze pobyty są dopuszczalne w uzasadnionych wypadkach. Maksymalny
czas trwania wyjazdu typu STA to 6 tygodni.
20. Pobyt pracownika na wyjeździe typu szkoleniowego (STT) powinien trwać od 1 do 6 tygodni. Krótsze
pobyty są dopuszczalne w wyjątkowych i uzasadnionych wypadkach. Decyzję o zaistnieniu
uzasadnionego przypadku podejmuje uczelnia.
21. BWZ pośredniczy (o ile zostanie zasygnalizowana taka potrzeba) w kontaktach pomiędzy pracownikiem
a instytucją przyjmującą oraz pomaga w przygotowaniu wyjazdu. Ponadto udziela informacji na temat
wymaganej dokumentacji (o której mowa w pkt. 24, 27, 28, 39-40) koniecznej do rozliczenia
stypendium, którą należy przedłożyć w BWZ w ustalonym przez strony terminie.
22. Nauczyciele akademiccy wybierają instytucję, do której chcą się udać w celu prowadzenia zajęć spośród
następujących uczelni partnerskich (dalej podano liczbę i kategorię pracowników WSEI, którą uczelnia
partnerska może przyjąć w danym roku akademickim):
a) Athlone Institute of Technology, Irlandia: STA, STT: 1;
b) Business Academy Southwest, Dania: STA, STT: 1;
c) Rezeknes Augstskola, Łotwa: STA: 4, STT: 2;
d) University of Primorska – Faculty of Management, Słowenia: STA: 2, STT: 1;
e) HAWK (Hochschule für Angewandte Wissenschaft und Kunst) Niemcy: STA: 1, STT: 1;
f) Vilnius Giedyminas Technical University, Litwa: STA: 1. STT: 1.
Jako miejsce odbywania wyjazdu szkoleniowego nauczyciele akademiccy oraz pracownicy
administracyjni mogą wybrać uczelnię partnerską albo inne instytucje za granicą (np.
przedsiębiorstwa, organizacje, placówki edukacyjne, szkoleniowe etc.).
23. Instytucja, w której pracownik odbędzie szkolenie, musi się znajdować w kraju uczestniczącym w
Programie LLP/Erasmus (tj. 28 krajów Unii Europejskiej, 3 kraje Europejskiego Obszaru
Gospodarczego: Islandia, Lichtenstein, Norwegia; Szwajcaria, 1 kraj kandydujący – Turcja).
24. Przed wyjazdem zostanie podpisana umowa pomiędzy każdym pracownikiem zakwalifikowanym do
wyjazdu a uczelnią (w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach dla każdej ze stron).
25. Pracownik powinien być ubezpieczony (koszty leczenia, następstwa nieszczęśliwych wypadków) na
czas podróży i pobytu w uczelni partnerskiej/instytucji przyjmującej. Konieczne jest uzyskanie przed
wyjazdem dokumentu uprawiającego do korzystania ze świadczeń zdrowotnych na terytorium Unii
Europejskiej (Europejska Karta Ubezpieczenia Zdrowotnego – EKUZ).
26. Pracownik ma obowiązek otrzymania z uczelni partnerskiej/instytucji przyjmującej pisemnego
zaświadczenia o okresie pobytu w uczelni/instytucji, które winno być sporządzone na papierze
firmowym uczelni/instytucji. Zaświadczenie powinno zawierać: w przypadku wyjazdu typu STA:
informację o liczbie przeprowadzonych zajęć dydaktycznych; w przypadku wyjazdu typu STT:
informację o charakterze odbytego szkolenia.
27. Po powrocie pracownik jest zobowiązany do wypełnienia Ankiety Stypendysty Erasmusa, dostępnej
online (http://ankiety.frse.org.pl/users/login): login: pracownik, hasło: erasmus. Wypełnienie ankiety
jest niezbędne do rozliczenia wyjazdu na stypendium. Do dokumentów należy dołączyć wyciągi z
rachunku bankowego / potwierdzenia odbioru kwot w gotówce.
3
28. Pracownik ma obowiązek sporządzania pisemnego sprawozdania z wyjazdu, które należy przekazać do
BWZ.
Część 3: Zasady finansowania wyjazdów STA i STT w roku akademickim 2013/2014:
29. Pracownik zakwalifikowany do wyjazdu otrzymuje stypendium z budżetu programu LLP/Erasmus
mające charakter dofinansowujący pobyt za granicą pod warunkiem zaakceptowania wszystkich
warunków umowy, o której mowa w pkt. 24.
30. Pracownik może także wyjechać w ramach programu LLP/Erasmus bez grantu (wyjazd bez stypendium
/ wyjazd ze stypendium zerowym). Przysługują mu takie same prawa jak pracownikowi
wyjeżdżającemu z grantem (prócz tych, które dotyczą przyznanego stypendium).
31. Środki finansowe przyznane w kategorii STA mogą być przeznaczone jedynie na wypłatę stypendiów
dla nauczycieli akademickich zakwalifikowanych na wyjazd do uczelni partnerskiej w celu prowadzenia
zajęć dydaktycznych lub na wypłatę stypendium dla pracownika zagranicznego przedsiębiorstwa
zaproszonego w celu prowadzenia zajęć dydaktycznych ze studentami.
32. Środki finansowe przyznane w kategorii STT mogą być przeznaczone jedynie dla pracowników uczelni
wyjeżdżających w celach szkoleniowych.
33.Uczelnia może dokonywać przesunięć kwot między kategoriami STA i STT.
34. Wysokości stawek stypendium wypłacane przy wyjazdach do tych samych krajów czy miejscowości
będą dla wszystkich pracowników takie same.
35. Przy określaniu wysokości stypendium będą respektowane górne limity stawek w formie stawki
ryczałtowej określone w tabeli poniżej:
AT
BE
BG
HR
CY
CZ
DK
EE
FI
FR
EL
ES
NL
IE
IS
LI
LT
LU
LV
MT
DE
NO
PL
PT
Z wyłączeniem kosztów podróży i wiz
Łączne kwoty – pierwszy tydzień (€)
Łączna kwota (€) Dodatkowa
kwota za
1 dzień 2 dni 3 dni 4 dni 5 dni 6 dni Tydzień Dwa
(dni)
tygodnie każdy
tydzień (312) (€)
180
360 540
720
900
1 080 1 260
1 764
202
Austria
170
340 510
680
850
1 020 1 190
1 666
190
Belgia
110
220 330
440
550
660
770
1 078
123
Bułgaria
160
320 480
640
800
960
1 120
1 568
179
Chorwacja
150
300 450
600
750
900
1 050
1 470
168
Cypr
150
300 450
600
750
900
1 050
1 470
168
Czechy
230
460 690
920
1 150 1 380 1 610
2 254
258
Dania
130
260 390
520
650
780
910
1 274
146
Estonia
210
420 630
840
1 050 1 260 1 470
2 058
235
Finlandia
200
400 600
800
1 000 1 200 1 400
1 960
224
Francja
160
320 480
640
800
960
1 120
1 568
179
Grecja
170
340 510
680
850
1 020 1 190
1 666
190
Hiszpania
180
360 540
720
900
1 080 1 260
1 764
202
Holandia
190
380 570
760
950
1 140 1 330
1 862
213
Irlandia
180
360 540
720
900
1 080 1 260
1 764
202
Islandia
520 780
1 040 1 300 1 560 1 820
2 548
291
Liechtenstein 260
130
260 390
520
650
780
910
1 274
146
Litwa
340 510
680
850
1 020 1 190
1 666
190
Luksemburg 170
130
260 390
520
650
780
910
1 274
146
Łotwa
140
280 420
560
700
840
980
1 372
157
Malta
160
320 480
640
800
960
1 120
1 568
179
Niemcy
260
520 780
1 040 1 300 1 560 1 820
2 548
291
Norwegia
130
260 390
520
650
780
910
1 274
146
Polska
150
300 450
600
750
900
1 050
1 470
168
Portugalia
4
RO
SK
SI
CH
SE
TR
HU
UK
IT
Rumunia
Słowacja
Słowenia
Szwajcaria
Szwecja
Turcja
Węgry
Wielka
Brytania
Włochy
120
140
160
260
210
140
140
230
240
280
320
520
420
280
280
460
360
420
480
780
630
420
420
690
480
560
640
1 040
840
560
560
920
600
700
800
1 300
1 050
700
700
1 150
720
840
960
1 560
1 260
840
840
1 380
840
980
1 120
1 820
1 470
980
980
1 610
1 176
1 372
1 568
2 548
2 058
1 372
1 372
2 254
134
157
179
291
235
157
157
258
190
380
570
760
950
1 140
1 330
1 862
213
Powyższe stawki uwzględniają koszty utrzymania (tj. zakwaterowanie, ubezpieczenie, wyżywienie,
inne koszty związane z pobytem). Nie uwzględniają kosztów podróży (rozliczanych jako koszty
rzeczywiste).
36. Przykład naliczania wysokości stawek stypendium:
a) pobyt 1-6 dni włącznie: stawka na pobyt „... dni”;
b) pobyt 7-dniowy: stawka na pobyt „Tydzień (7 dni)”;
c) pobyt 8-13 dni: stawka na pobyt „Tydzień (7 dni)” + [(stawka „Dwa tygodnie" minus stawka „Tydzień (7 dni)”
/ 7 x liczba dni drugiego tygodnia];
d) pobyt 14 dni: stawka „Dwa tygodnie”;
e) pobyt 16 dniowy: stawka „Dwa tygodnie” + (stawka na „Tydzień 3-6” / 7 x liczba dni.
37. Maksymalna kwota, jaką można wypłacić pracownikowi wynosi: liczba dni (tygodni) mnożona
przez stawkę na dzień (tydzień) odpowiadającą danemu krajowi plus rzeczywiste koszty podróży.
38. Koszty podróży można finansować jedynie w przypadku, kiedy podróż miała miejsce
bezpośrednio przed rozpoczęciem pobytu oraz bezpośrednio po jego zakończeniu.
39. Zwrot kosztów za podróż samochodem może nastąpić na podstawie (w zależności od tego, który
wariant jest tańszy):
a) zaświadczenia o cenie biletu kolejowego (w drugiej klasie), autokarowego lub lotniczego
ekonomicznego – na trasie przejazdu samochodu. Niezależnie od ilości osób podróżujących
samochodem zostanie zwrócona równowartość jednego biletu;
b) przy zastosowaniu stawki za kilometr zgodnie z wewnętrznymi zasadami danej organizacji, przy
czym zgodnie z § 2 Rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie
warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych
samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U.
Nr 27, poz. 271 ze zm.) stawka nie może być wyższa niż kwota ustalona w tym rozporządzeniu
(kwota ta zmieniana jest w drodze nowelizacji rozporządzenia, stosownie do zmian cen) i nie
wyższa niż 0,22 EUR - wg kursu wskazanego przez Narodową Agencję do przeliczania wydatków
w PLN na EUR.
40. W przypadku wypłaty stypendium na koszty podróży do dokumentacji wymienionej w pkt. 26–28
należy dołączyć:
a) bilet z widoczną ceną;
b) w przypadku podróży własnym samochodem: oświadczenie pracownika o odbyciu podróży
samochodem wraz z informacją o terminie przekroczenia granicy (oświadczenie woli podpisane przez
pracownika) oraz zaświadczenie od PKP / PKS / linii lotniczych o cenie biletu na danej trasie (o jego
wystawienie występuje sam beneficjent), ewentualnie wydruk ze strony internetowej.
41. Stypendium zostanie przekazane w sposób określony przez strony w umowie (zob. pkt 24) (przelew
bankowy lub wypłata do rąk własnych). Kwota stypendium jest wypłacana w walucie euro, dlatego
stypendysta, wybierając przelew bankowy jako formę przekazania grantu, jest zobowiązany do
posiadania konta walutowego. Kwota stypendium musi stanowić liczbę całkowitą.
42. Ostateczna kwota stypendium jest uzależniona od rzeczywistego okresu pobytu w uczelni partnerskiej /
instytucji przyjmującej, poświadczonego odpowiednim dokumentem (o którym mowa w pkt. 26).
Okres pobytu jest obliczany z dokładnością do jednego dnia. Jeśli podróż odbywała się poza
okresem potwierdzonym przez uczelnię / instytucję przyjmującą, uczelnia macierzysta do rozliczenia
dolicza maksymalnie jeden dzień na podróż „tam” i jeden dzień na podróż powrotną (pod warunkiem
udokumentowania tych dni dokumentem podróży z widocznymi datami oraz faktem odbycia podróży
bezpośrednio przed i bezpośrednio po pobycie w instytucji przyjmującej).
5
43. Maksymalny okres finansowania pobytu na stypendium to 6 tygodni, pod warunkiem, że uczelnia
będzie dysponowała na ten cel środkami, co jest uzależnione od wysokości otrzymanego
dofinansowania oraz od skali mobilności w danym roku akademickim.
44. Fundusze pozyskiwane w przypadkach rezygnacji z wyjazdów i/lub otrzymania dodatkowych środków
z NA będą przekazane:
a) na zorganizowanie dodatkowych mobilności w stosunku do liczby zapisanej w umowie z NA, lub
osobie z listy rezerwowej kandydatów zakwalifikowanych do wyjazdu;
b) na zwiększenie dni wyjazdowych w stosunku do liczby zapisanej w umowie z NA;
Po udowodnieniu, że wykorzystano możliwości wskazane w pkt. a ) i b):
c) będą rozdysponowywane pomiędzy pracowników przebywających na stypendium, z zastrzeżeniem, że
nie dojdzie do przekroczenia górnych stawek stypendium (określonych w tabeli w pkt. 35).
45. Rozliczenie finansowe stypendium następuje po przedłożeniu w BWZ dokumentów wymienionych w
pkt. 26–28 i 40 (jeśli dotyczy).
Część 4: a). Zasady udzielania i rozliczania dofinansowania dla stypendystów Erasmusa z
orzeczonym stopniem niepełnosprawności w roku akademickim 2013/2014:
46. Osoby niepełnosprawne z udokumentowanym stopniem niepełnosprawności, mogą ubiegać się o
dodatkowe fundusze pochodzące ze specjalnego funduszu przeznaczonego dla osób niepełnosprawnych.
Zasady wnioskowania o dodatkowe fundusze z tytułu niepełnosprawności wraz z formularzem wniosku
są dostępne na stronie internetowej: http://www.erasmus.org.pl/mobilnosc-szkoly-wyzsze-rokakademicki-201314
47. O dofinansowanie mogą ubiegać się pracownicy z orzeczonym stopniem niepełnosprawności, którzy
zostali zakwalifikowani na wyjazd stypendialny programu Erasmus. Dotyczy to w szczególności
stypendystów z dużymi ograniczeniami w samodzielnym poruszaniu się (np. osób poruszających się na
wózkach inwalidzkich, niesłyszących, niewidomych) i osób wymagających specjalnej opieki
medycznej.
48. Uczelnia na wniosek niepełnosprawnego stypendysty składa do Narodowej Agencji Programu LLPErasmus (zwanej dalej „NA”) wniosek obowiązujący w danym roku akademickim (formularz wniosku
dostępny na stronie: http://www.erasmus.org.pl/mobilnosc-szkoly-wyzsze-rok-akademicki-201314 )
z załącznikami: aktualne orzeczenie o stopniu niepełnosprawności; potwierdzenie przyjęcia na
stypendium z instytucji przyjmującej – kopie potwierdzone przez uczelnię „za zgodność z oryginałem”.
Wniosek powinien być wypełniony komputerowo.
49. Wniosek o dofinansowanie powinien być podpisany we wskazanych miejscach przez wszystkie
wymienione w nim osoby (wnioskodawca, koordynator uczelniany programu Erasmus, uczelniany
pełnomocnik ds. osób niepełnosprawnych).
50. Wniosek należy złożyć w pierwszym terminie, bezzwłocznie po zakwalifikowaniu na wyjazd
stypendialny: do 15 czerwca 2013 r., do 1 sierpnia 2013 r., do 1 grudnia 2013 r., do 1 kwietnia 2014 r.
Wskazane terminy to data wpłynięcia wniosku do NA. Złożenie wniosku w późniejszym terminie może
skutkować przyznaniem proporcjonalnie niższego dofinansowania lub odrzuceniem wniosku. Żadne
wnioski o dofinansowanie nie będą przyjmowane po 1 kwietnia 2014 r.
51. Dla stypendysty z orzeczonym lekkim lub umiarkowanym stopniem niepełnosprawności NA będzie
mogła przyznać dofinansowanie w formie wyrównania do maksymalnej wysokości limitu określonego
dla danego roku akademickiego przez Komisję Europejską (zwaną dalej „KE”) dla wyjazdu do danego
kraju na zatwierdzony przez uczelnię macierzystą czas pobytu.
52. Dla stypendysty z orzeczonym znacznym stopniem niepełnosprawności NA będzie mogła przyznać
dofinansowanie w formie wyrównania do maksymalnej wysokości limitu określonego dla danego roku
akademickiego przez KE dla wyjazdu do danego kraju na planowany czas pobytu oraz, jeżeli dotyczy,
dodatkowej kwoty na ściśle określony cel podlegającej rozliczeniu wg kosztów rzeczywistych.
Stypendysta może ubiegać się o dodatkową kwotę na następujące rodzaje kosztów: koszty podróży
osoby towarzyszącej; koszty utrzymania i zakwaterowania osoby towarzyszącej; koszty miejscowego
opiekuna; koszty specjalnych materiałów dydaktycznych; koszty opieki lekarskiej; koszty specjalnego
ubezpieczenia; inne koszty (z uzasadnieniem).
6
53. NA może nie przyznać dodatkowego dofinansowania, jeżeli z wniosku złożonego przez stypendystę za
pośrednictwem uczelni wynika, że uczelnia nie przyznała stypendyście stypendium ze środków
programu Erasmus (tzw. wyjazd z grantem zerowym).
54. Czas pobytu na stypendium jest określany z dokładnością do 1 dnia.
55. Każdy wniosek jest rozpatrywany indywidualnie. Wniosek będzie rozpatrzony w ciągu około jednego
miesiąca od złożenia do NA.
56. Wniosek niekompletny lub niepoprawnie wypełniony będzie rozpatrzony w najbliższym terminie licząc
od wpłynięcia do NA wymaganego uzupełnienia i/lub korekty.
57. NA poinformuje uczelnię macierzystą stypendysty o podjętej decyzji i warunkach rozliczenia
dofinansowania oraz wystawi aneks do umowy finansowej. Decyzja wchodzi w życie po podpisaniu
aneksu przez ostatnią ze stron. W przypadku odrzucenia wniosku, uczelnia zostanie poinformowana o
przyczynie decyzji.
58. Stypendysta w terminie określonym przez uczelnię macierzystą składa do uczelni „Rozliczenie
stypendysty Erasmusa, który otrzymał dofinansowanie z tytułu niepełnosprawności” (zwanego dalej
„Rozliczeniem”). Po weryfikacji i zatwierdzeniu danych zawartych w „Rozliczeniu” oraz załączników,
uczelnia przesyła komplet do NA.
59. Narodowa Agencja zaleca, aby uczelnia przesłała „Rozliczenie” w terminie do 60 dni od dnia
zakończenia mobilności stypendysty, jednak nie później niż na miesiąc przed złożeniem przez uczelnię
raportu końcowego z realizacji umowy do NA. Niezłożenie „Rozliczenia” w terminie, może skutkować
wezwaniem do zwrotu całości kwoty przyznanego dofinansowania na ten cel.
b). Rozliczenie przyznanego dofinansowania z tytułu niepełnosprawności w formie kwoty ryczałtowej:
60. Warunkiem rozliczenia dofinansowania przyznanego w formie kwoty ryczałtowej jako wyrównania do
maksymalnej wysokości limitu określonego dla danego roku akademickiego przez KE dla wyjazdu do
danego kraju jest złożenie do NA „Rozliczenia”. Do „Rozliczenia” powinna być dołączona kserokopia
potwierdzona za zgodność z oryginałem imiennego zaświadczenia wydanego przez instytucję
przyjmującą, w którym podany jest rzeczywisty czas trwania stypendium. Nie są wymagane dowody
finansowe dokumentujące poniesienie wydatków związanych z kosztami utrzymania w kraju
docelowym ani kosztami podróży.
61. Jeżeli rzeczywisty czas trwania stypendium wg zaświadczenia wydanego przez instytucję przyjmującą
jest krótszy niż planowany czas zapisany w umowie podpisanej pomiędzy uczelnią a stypendystą przed
wyjazdem, to skutkuje to koniecznością zwrotu proporcjonalnej części dofinansowania. Kwota
nierozliczona przez NA podlega zwrotowi do NA. Po zakończonej analizie „Rozliczenia” NA wysyła do
uczelni list końcowy z informacją o wysokości kwoty rozliczonej i (jeżeli dotyczy) podlegającej
zwrotowi.
62. Łączna kwota dofinansowania zatwierdzona przez NA wynikająca z analizy złożonego „Rozliczenia”
nie może być wyższa od kwoty podlegającej rozliczeniu (tzn. kwoty przyznanej uczelni z tytułu
wyjazdu niepełnosprawnego stypendysty).
c). Rozliczenie dofinansowania z tytułu niepełnosprawności przyznanego w formie kosztów
rzeczywistych (dotyczy wyłącznie stypendysty, który otrzymał dodatkową kwotę na ściśle określony
cel: podróż i/lub utrzymanie osoby towarzyszącej / koszt miejscowego opiekuna / specjalne materiały
dydaktyczne / opieka lekarska / specjalne ubezpieczenie / inne):
63. Rozliczenie wg kosztów rzeczywistych dotyczy tylko i wyłącznie sytuacji, gdy uczelnia na wniosek
stypendysty wnioskowała o koszty inne niż stanowiące dofinansowanie w formie wyrównania do
maksymalnej wysokości limitu określonego przez KE dla wyjazdu do danego kraju na planowany czas
pobytu, a NA w liście do uczelni zawiadamiającym o przyznanej kwocie i warunkach rozliczenia
określiła taką kwotą i rodzaj kosztów. Wydatki udokumentowane powyższymi dowodami muszą być
zatwierdzone i zaksięgowane przez uczelnię przed złożeniem do NA „Rozliczenia stypendysty
Erasmusa, który otrzymał dodatkowe dofinansowanie z tytułu niepełnosprawności. Rok akademicki
2013/1”.
7
64. Jeżeli rzeczywisty czas trwania stypendium wg zaświadczenia wydanego przez instytucję przyjmującą
jest krótszy niż planowany czas zapisany w umowie podpisanej pomiędzy uczelnią a stypendystą przed
wyjazdem, ale stypendysta dokumentuje rachunkami wyższe wydatki związane z niepełnosprawnością,
to wysokość rozliczonego przez NA dofinansowania będzie równa sumie kwoty dofinansowania w
formie wyrównania do maksymalnej wysokości limitu określonego dla danego kraju na rzeczywisty
czas pobytu oraz dodatkowej kwoty rozliczonej wg kosztów rzeczywistych, o ile suma ta nie będzie
przekraczała całkowitej kwoty podlegającej rozliczeniu.
65. Dokumenty potwierdzające poniesienie kosztu muszą posiadać stosowny opis informujący o źródle
finansowania, np. „Wydatek w wysokości … został sfinansowany z programu LLP Erasmus w ramach
realizacji umowy …(numer umowy finansowej); kategoria budżetowa: …; opis: …”.
66. Sposób dokumentowania kosztów rzeczywistych musi być zgodny z polityką rachunkowości uczelni
macierzystej, a uczelnia powinna wskazać stypendyście sposób udokumentowania wydatków w
poszczególnych kategoriach budżetowych. Przyjmuje się następujące formy udokumentowania
wydatków rozliczanych wg kosztów rzeczywistych:
– koszty podróży osoby towarzyszącej: NA przyjmuje jako dopuszczalną formę rozliczenia tej
kategorii budżetowej: w przypadku podróży pociągiem, autobusem lub samolotem - bilet z widoczną
ceną lub rachunek/faktura za bilet oraz karta pokładowa (dotyczy samolotu), natomiast w przypadku
podróży samochodem - oświadczenie woli o odbyciu podróży samochodem. Zwrot kosztów za
podróż samochodem odbywa się wg zasad określonych w „Przewodniku programu „Uczenie się
przez całe życie” w konkursie wniosków dla danego roku oraz „Wytycznych do raportów
końcowych w ramach Programu ‘Uczenie się przez całe życie’. Kontrakt 2013” – dostępne na
stronie www.erasmus.org.pl. (zob. pkt 39 i 40).
– koszty utrzymania i zakwaterowania osoby towarzyszącej: koszty utrzymania
i zakwaterowania obejmują wszelkie koszty związane z pobytem osoby w kraju docelowym (koszty
zakwaterowania, wyżywienia, ubezpieczenia, przejazdów lokalnych, itp.) do wysokości limitu,
którym mowa poniżej w pkt. a) i b). NA przyjmuje jako dopuszczalną formę rozliczenia tej kategorii
budżetowej potwierdzenie pobytu niepełnosprawnego stypendysty Erasmusa w instytucji
partnerskiej wraz z:
a) oświadczeniem woli stypendysty i osoby towarzyszącej;
b) dokumentem podróży osoby towarzyszącej z uwidocznioną datą wyjazdu i powrotu.
Maksymalna kwota, jaka będzie mogła być rozliczona na koszty zakwaterowania i utrzymania
łącznie, nie może przekroczyć:
a) przy pobycie <3 miesięcy - stawek określonych w „Przewodniku programu „Uczenie się przez
całe życie” w konkursie wniosków 2013 roku, Część I, Tabela 1a (www.erasmus.org.pl „Konkursy
wniosków”);
b) przy pobycie ≥3 miesięcy – stawek określonych w „Przewodniku programu „Uczenie się przez
całe życie” w konkursie wniosków 2013 roku, Część I, Tabela 1b (www.erasmus.org.pl „Konkursy
wniosków”).
Jeżeli obecność osoby towarzyszącej ogranicza się do krótkich pobytów (np. towarzyszenie
stypendyście w podróży do/ z instytucji przyjmującej), to każdy pobyt rozliczany jako odrębna
całość, tzn. czas pobytu nie kumuluje się.
– koszty opiekuna miejscowego: NA przyjmuje jako dopuszczalną formę rozliczenia tej kategorii
budżetowej: Oświadczenie woli miejscowego opiekuna (dotyczy osoby nie prowadzącej działalności
gospodarczej) potwierdzające przekazanie określonej kwoty wynagrodzenia z tytułu sprawowania
opieki oraz zwierającego informację o okresie, w jakim sprawowana była opieka (od-do) i
analogiczne oświadczenie woli stypendysty; Rachunek/ faktura wystawiona przez instytucję
prowadzącą usługi w zakresie opieki nad osobami niepełnosprawnymi.
– koszty specjalnych materiałów dydaktycznych: rachunek/ paragon.
– koszty opieki lekarskiej: rachunek/ paragon.
– koszty specjalnego ubezpieczenie: rachunek/ polisa z widoczną cena.
8
67. Finansowanie w kategorii „osoba towarzysząca” i „opiekun miejscowy” nie może dotyczyć osoby, która
pełniła rolę osoby towarzyszącej i/lub miejscowego opiekuna będąc w tym samym czasie stypendystą
Erasmusa.
68. W przypadku przedstawienia dowodów w walucie EUR do rozliczenia przyjmowane są wartości w
EUR. W przypadku przedstawienia rachunków w walucie innej niż EUR do przeliczenia kosztów na
EUR należy stosować miesięczny kurs obrachunkowy wymiany ustalony przez Komisję Europejską i
opublikowany na jej stronie internetowej (http://ec.europa.eu/budget/inforeuro/index.cfm), z miesiąca
podpisania aneksu do umowy finansowej.
9