Sprawozdanie z działalności Zarządu Powiatu Krotoszyńskiego od

Sprawozdanie
z działalności Zarządu Powiatu Krotoszyńskiego
od 13 do 22 marca 2012 r.
Zarząd Powiatu w okresie od 13 do 22 marca br. odbył 2 posiedzenia.
13 marca:
 upoważniono Dyrektora Specjalnego Ośrodka Szkolno – Wychowawczego w
Borzęciczkach do dysponowania nieruchomością na cele budowlane oraz real izację zadania.
W związku z realizacją przedsięwzięcia polegającego na rozbudowie sieci w odociągowej p.poż. na terenie Ośrodka oraz zamontowaniem instalacji p.poż.
wewnątrz obiektu złożono stosowne dokumenty w Starostwie Powiatowym. W
celu uzyskania decyzji konieczna jest zgoda Zarządu Powiatu na wykonanie
powyższych prac. Kosztorys wynosi 147.000 zł. Ostateczna kwota konieczna
na realizację, znana będzie po przeprowadzeniu przetargu.
 przyjęto materiał sesyjny obejmujący sprawozdanie ze współpracy Powiatu
Krotoszyńskiego z organizacjami pozarządowymi w 2011 r.;
 rozpatrzono wniosek Komitetu Budowy Pomnika Żołnierzy II Armii Wojska
Polskiego, który wystąpił z ideą budowy pomnika na poznańskiej Cytade li.
Pomnik ma na celu uwieńczyć zwycięski udział żołnierzy II Armii Wojska
Polskiego między innymi w walkach o wyzwolenie Wielkopolski, w tym P oznania i południowo – zachodniej Polski. To szczytne zadanie, aby mogło się
zmaterializować, wymaga realizacji wielu przedsięwzięć oraz znacznych kwot
finansowych. Dlatego zwrócono się o udzielenie dotacji lub przekazanie dar owizny, które pozwolą na pokrycie kosz tów realizacji projektu. Zarząd Powiatu
stwierdził jednak, że sytuacja finansowa powiatu nie pozwala na u dzielenie
pomocy w realizacji powyższego przedsięwzięcia .
 podjęto uchwałę w sprawie akceptacji ustalonej kwoty odszkodowania za prz ejętą pod budowę drogi nieruchomości.
Odszkodowanie dotyczy działki nr 635/1 o powierzchni 129m2 położonej przy
ul. Osadniczej. W odniesieniu do tej działki istnieją dwa prawa. Prawo wł asności i prawo użytkowania wieczystego. Dlatego też odszkodowanie otrzyma
właściciel (Skarb Państwa) i użytkownik wieczysty. Na działce przejętej przez
powiat pod budowę drogi było ogrodzenie z cegły, które ma największy wpływ
na wartość odszkodowania. Wartość odtworzeniową ogrodzenia rzeczoznawca
ustalił na kwotę 22.170 zł. Całkowita wartość wynosi 29.880 zł.
 przyjęto sprawozdanie z działalności Starostwa Powiatowego w 2011 r. - materiał sesyjny;
 wyrażono zgodę na nauczanie indywidualne uczennicy klasy IIc do końca r oku
szkolnego 2011/2012.
Jednocześnie w związku z przyznanym nauczaniem indywidualnym zatwie rdzono aneks nr 7 do arkusza organizacji I Liceum Ogólnokształcącego w Kr otoszynie uwzględniający przydział godzin dla nauczycieli.
2
 wyrażono zgodę na nauczanie indywidualne uczennicy klasy trzeciej II L iceum
Ogólnokształcącego do 27 kwietnia 2012 r. oraz zatwierdzono aneks nr 10 do
arkusza organizacji Zespołu Szkół Ponadgimnazjalnych nr 1, w którym zawarto przydział godzin dla nauczycieli, którzy realizować będą nauczanie indyw idualne;
 przyjęto materiał sesyjny obrazujący działalność Powiatowego Zarządu Dróg
w Krotoszynie z uwzględnieniem wykorzystania środków na zimowe utrzym anie dróg;
 przyjęto projekty uchwał Rady Powiatu w sprawie:
-
udzielenia pomocy finansowej Miastu i Gminie Krotoszyn,
-
zmiany uchwały Rady Powiatu Krotoszyńskiego Nr XVI/83/11 z dnia
30 grudnia 2011r. w sprawie budżetu na 2012 r.
22 marca:
 zapoznano się z wynikami audytu przeprowadzonego przez firmę Business
Watch Sp. z o.o. z Poznania w Powiatowym Centrum Pomocy Rodzinie w
Krotoszynie. Celem audytu było dokonanie oceny systemu kontroli zarządczej
w procesie realizacji opieki dzieci w rodzinach zastępczych i placó wkach
opiekuńczo – wychowawczych.
Na podstawie analizy dokumentów oraz przeprowadzonych wywiadów z pr acownikami PCPR w Krotoszynie oraz Starostwa Powiatowego stwierdzono p ojedyncze przypadki odstępstw od procedur i dobrych praktyk służących opisaniu słabości systemu kontroli zarządczej, których konsekwencją mogą być błędy, pomyłki, niższa jakość procesu.
W trakcie audytu stwierdzono nieprawidłowości i słabości, które dotyczą z arówno kwestii organizacyjnych, jak i podejmowanych działań na poziomie
operacyjnym.
Generalną słabością procesu był brak przeprowadzania systematycznych czy nności kontrolnych, takich jak weryfikacja danych lub dokumentów i zatwie rdzanie ich do dalszego przetwarzania w celu zapewnienia, że proces jest sk uteczny i efektywny, a mechanizmy kont roli zapobiegają powstawaniu błędów i
nieprawidłowości. W zakresie czynności Kierownika Działu Wsparcia Rodziny
zobowiązano do kontroli zadań realizowanych przez poszczególne sekcje Dzi ału zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz nadzorowania prawidłow ości
procesu wydawania decyzji administracyjnych w Dziale. Brak takiej kontroli
skutkował m.in. nieprawidłowym stosowaniem przepisów prawa w zakresie
całkowitego lub częściowego zwalniania rodziców naturalnych z ponoszenia
odpłatności za pobyt dziecka w rodzinie zastępczej.
Ponadto, stwierdzono brak standardów i procedur w zakresie przyznawania
jednorazowej pomocy pieniężnej, a także dokumentowania sytuacji dochod owej, majątkowej rodziców naturalnych podczas przeprowadzania postępowania
administracyjnego w celu ustalenia odpłatności za pobyt dziecka w rodzinie
zastępczej lub placówce opiekuńczo-wychowawczej.
 przedstawiciele firmy Business Watch Sp. z o.o. zapoznani również z wyn ikami audytu zarządzania zasobami ludzkimi, organizacją pracy, wynagrodz eniem oraz efektywnością zarządzania w 2011 r. w Powiatowym Zarządzie Dróg
w Krotoszynie.
3
W toku audytu zaobserwowano słabości i nieprawidłowości w obszarze zarz ądzania zasobami ludzkimi, w tym w procesie naliczania wynagrodzenia pr acownikom. Stwierdzono występowanie sytuacji przyznania wynagrodzenia w
ocenie audytorów nienależnego (dodatki specjalne) lub nie wypłacenia wyn agrodzenia (nadgodziny) za czas faktycznie przepracowany. Dotyczy to przede
wszystkim przyznania 13 pracownikom dodatku specjalnego na okres 6 mi esięcy za dodatkowe zadania, które w ocenie audytorów w 12 na 13 przypadków nie były wykonywane. Wartość wypłaconego w ten sposób wynagrodzenia
wyniosła ponad 39 tys. zł. Zastrzeżenia wzbudził sposób organizacji i prow adzenia dyżurów zimowego utrzymania dróg. Jak ustalono, dyżury prowadzone
były w ruchu ciągłym, bez względu na panujące warunki atm osferyczne i drogowe. Stwierdzono, że podczas pełnienia ponad połowy dyżurów nie wzywano
sprzętu, gdyż warunki pogodowe nie wymagały podejmowania tego rodzaju
działań. Praca podczas dyżurów wiązała się z dodatkowym wynagrodzeniem
dla pracowników z tytułu pracy w nadgodzinach, w weekendy oraz w porze
nocnej. Wartość wypłaconego wynagrodzenia za nadgodziny wyniosła ok. 11,5
tys. zł. W obszarze zarządzania pracownikami stwierdzono brakujące zakresy
czynności pracowników zatrudnionych przy pracach utrzymaniowych dróg (robotnicy). Sprawdzono, czy przeprowadzana była ocena okresowa pracowników
zgodnie z obowiązującym Regulaminem oceny okresowej i ustalono, że 4 pracowników nie zostało ocenionych w wymaganym terminie. Jednym z nich jest
kierownik robót, którego kierownik jednostki osta tnio ocenił 5 lat temu.
W kontekście ww. ustaleń przyjrzano się strukturze organizacyjnej wdrożonej
w jednostce. Poza faktem niespójności opisu struktury ze schematem, które zostały zamieszczone w zatwierdzonym przez Zarząd Powiatu Regulaminie Organizacyjnym stwierdzono także jej słabości. W opisie struktury w par. 5 p odzielono pracowników PZD na administrację Zarządu, służbę liniową i pr acowników strefy parkowania. Natomiast na schemacie wyróżniono 3 działy:
finansowo-administracyjny, remontów i inwestycji, bieżącej obsługi. Ponadto
majster drogowy, podlegający bezpośrednio kierownikowi jednostki, formalnie
nie kieruje żadnym pracownikiem, chociaż de facto nadzoruje prace utrzymaniowe na drogach wykonywane przez robotników. Zdaniem audytorów strukt ura jednostki wymaga w tym obszarze reorganizacji.
 zapoznano się z wynikami kontroli przeprowadzonej przez inspektora Audytu i
Kontroli w Powiatowym Zarządzie Dróg w zakresie realizacji zadania inwest ycyjnego pn. „Przebudowa ul. Osadniczej w Krotoszynie” oraz przyjęto wystąpienie pokontrolne, w którym zalecono:
1. Podjęcie działań w celu zapewnienia przestrzegania przepisów ustawy z
dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych, a w szczególności:
- zobowiązać członków Komisji przetargowej do wzmocnienia weryfikacji
dokumentów postępowania przetargowego i wzywania oferentów do uz upełniania dokumentacji zgodnie ze wskazaniami art. 26 ust. 3 ustawy,
- ogłoszenie o udzielonym zamówieniu do Biuletynu Zamówień Publicznych
przekazywać niezwłocznie zgodnie ze wskazaniami ustawy,
- w zawiadomieniu o wyborze najkorzystniejszej oferty zamieszczać info rmację o terminie określonym zgodnie z art. 94 ust. 1 lub 2, po upływie, którego umowa w sprawie zamówienia publicznego może być zawarta,
- zapewnić zgodność treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia w
poszczególnych jej punktach oraz zgodność specyfikacji z treścią ogłosz enia,
4
każdorazowo w przypadku zamówień udzielanych w częściach określać
wartość poszczególnych części zamówienia,
- zwrócić większą uwagę na zapisy umów, określanie przedmiotu zamówienia
za pomocą kodów CPV oraz na prawidłowość zapisów w protokołach p ostępowania.
2. W przypadku konstruowania zapytań ofertowych stosować obowiązujące
wytyczne Instytucji Zarządzającej.
3. Doprowadzić do uzupełnienia na stronach internetowych Powiatowego Z arządu Dróg oraz Powiatu Krotoszyńskiego informacji o stopniu zaawans owania projektu w ramach działań związanych z promocją projektu.
4. Doprowadzić do skorygowania omyłki związanej z numeracją działki oraz
aneksowania zawartego porozumienia.
-
 zapoznano się z informacją Dyrektora Zespołu Szkół Specjalnych w Krotosz ynie o realizacji zaleceń pokontrolnych. Wszystkie zalecenia zos tały wdrożone.
 przyjęto informację Dyrektora DPS w Baszkowie o realizacji zaleceń poko ntrolnych. Kontrola dotyczyła gospodarki lekami. W związku z zaleceniami
opracowano nowe zarządzenie w sprawie procedury gospodarki lekami.
 przyjęto projekt uchwały Rady Powiatu Krotoszyńskiego w sprawie określenia
zadań i ustalenia planu finansowego środków przekazanych przez Państwowy
Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych;
 zapoznano się z wystąpieniem pokontrolnym Najwyższej Izby Kontroli, Delegatura w Poznaniu dot. kontroli w zakresie prawidłowości finansowania p onadgimnazjalnych szkół niepublicznych w latach 2010,2011. W wyniku ko ntroli zalecono:
- zmianę sposobu udzielania dotacji dla szkół niepublicznych korzystając z
informacji o kosztach funkcjonowania kon kretnych typów i rodzaju szkół w
innych powiatach,
- zmianę uchwały Rady Powiatu Krotoszyńskiego w sprawie trybu udzielania
dotacji dla szkół niepublicznych polegającą na sprecyzowaniu pojęcia
„najbliższy powiat”.
 zatwierdzono aneks nr 13 do arkusza organi zacji Zespołu Szkół Specjalnych w
Krotoszynie na rok szkolny 2011/2012 związany z powrotu nauczyciela z url opu dla poratowania zdrowia z dniem 27 marca br. oraz przydziałem godzin.
Jednocześnie Dyrektor poinformowała, że nauczycielka przebywająca do 3
marca br. na urlopie macierzyńskim od 4 marca do 13 kwietnia br. przebywać
będzie na urlopie wypoczynkowym uzupełniającym.
-
zatwierdzono aneks nr 3 do arkusza organizacji MOW w Koźminie Wlkp. na
rok szkolny 2011/2012, który wiąże się z:
- urlopem dla poratowania zdrowia wychowawcy Ośrodka zatrudnionemu w
wymiarze 28/24,
- zatrudnieniem na stanowisku wychowawcy osoby na zastępstwo w wymi arze ½ etatu,
- przydziałem od 1 kwietnia br. pozostałych godzin wychowawcy przebyw ającego na urlopie dla poratowania zdrowia jako g odzin ponadwymiarowych
dla wskazanych wychowawców.
5
 przychylono się do propozycji Dyrektora DPS w Baszkowie, który zwrócił się
o wyrażenie zgody i złożenie wniosku do Wojewody Wielkopolskiego o zmi anę profilu z domu dla osób dorosłych przewlekle somatyczni e chorych i utworzenie dwóch profili, tj. w budynku - Wersal utworzyć profil dla osób dorosłych przewlekle somatycznie chorych, a w budynku Pałacu utworzyć profil
dla 55 osób dorosłych przewlekle psychicznie chorych. Zgodnie z art. 56 a ust.
2 ustawy o pomocy społecznej typy domów mogą być łączone w inny sposób
niż określony w art. 56a ust. 1, pod warunkiem usytuowania każdego z nich w
odrębnym budynku. W przypadku DPS w Baszkowie warunek ten będzie spe łniony.
Dyrektor uzasadnia wniosek tym, iż aktualnie je st 5 wolnych miejsc i nie ma
osób oczekujących na umieszczenie. Wolne miejsca powodują spadek doch odów, a tym samym mogą pojawić się trudności z realizacją planu fina nsowego
na 2012 rok. Brak listy osób oczekujących na umieszczenie w DPS w Baszk owie spowodowany jest wzrostem miesięcznego kosztu utrzymania, który w
2012 r. wynosi 3.060 zł. Wpływa na to również trudna sytuacja finansowa
ośrodków pomocy społecznej, które coraz mniej osób przewlekle somatycznie
chorych kierują do domów pomocy społecznej. W prz ypadku osób dorosłych
przewlekle psychicznie chorych jest duże zapotrzebowanie na wolne miejsca w
domach pomocy.
Powyższa propozycja stanowi powrót do wcześniejszej sytuacji, kiedy to w
DPS w Baszkowie funkcjonowały dwa profile. Jeden dla psychicznie chor ych
w budynku Pałacu i drugi dla somatycznie chorych w budynku - Wersal.
Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki społecznej w sprawie
domów pomocy społecznej minimalny wskaźnik zatrudnienia w zespole ter apeutyczno-opiekuńczym dla domów o profilu dla osób dorosłych przewlekle
psychicznie chorych wynosi 0,5, a dla domów o profilu dla osób dorosłych
przewlekle somatycznie chorych wynosi 0,6. W przypadku DPS w Baszkowie
utworzenie w budynku pałacowym profilu dla osób przewlekle psychicznie
chorych pozwoli na zmniejszenie kosztów zatrudnienia i w konsekwencji ni ższego miesięcznego kosztu utrzymania w roku następnym.
 podjęto uchwałę w sprawie akceptacji ustalonej kwoty odszkodowania za prz ejętą pod budowę drogi nieruchomość. Ustalona przez biegłego wy sokość odszkodowania wynosi 232.580 zł za 3 działki stanowiące własność gminy w rejonie ul. Stawnej, gdzie budowane było rondo. Powierzchnia 3 dzi ałek wynosi
1788 m. Stawkę za 1 m² przyjęto 91,24 zł. Biegły uwzględnił ró wnież nakłady,
które poniesiono na przejmowanych działkach w postaci kostki betonowej n awierzchni asfaltowej, krawężników oraz wartość nasadzeń. Ponadto uwzglę dniono 30% stopień zużycia.
 podjęto uchwałę w sprawie umorzenia należności (3.809,91 zł). Pismem z
dnia 07.05.2009 r. najemca został zobowiązany do zapłaty odszkodowania z
tytułu bezumownego korzystania z lokalu mieszkalnego w związku z zajm owaniem
przez
niego
lokalu
mieszkalnego
położonego
w Targoszycach 3/4 bez tytułu prawnego w okresie od 1 kwietnia 2008 roku do
31 maja 2009 roku. Ponadto zobowiązano najemcę do zapłaty odszkodowania
za każdy następny miesiąc w kwocie 145,66 zł, płatnej do ostatniego dnia tego
miesiąca. Ponieważ wezwania do zapłaty nie spowodowały uregulowania n ależności, sprawę skierowano na drogę postępowania sądo wego, a następnie do
egzekucji komorniczej.
6
Dnia 21.12.2010 roku Komornik Sądowy wydał postanowienie, w którym um orzył sprawę ze względu na bezskuteczność egzekucji. Prowadzone przez k omornika postępowanie wykazało, że dłużnik odbywa karę pozbawienia woln ości, nie jest zatrudniony odpłatnie, ani nie posiada depozytu wartościowego.
Ponadto dłużnik zwracał się z prośbą o umorzenie należności.
 rozpatrzono ponowiony wniosek Kierownika Terenowego Oddziału Krwioda wstwa i Krwiolecznictwa w Krotoszynie w sprawie dofinansowania kwotą 1.000
zł naprawy fotela do pobierania krwi. Zarząd Powiatu negatywnie rozpatrzył
poprzedni wniosek biorąc pod uwagę sytuację finansową budżetu. Ponadto
wskazano, że Terenowy Oddział jest zwolniony z płacenia czynszu za dzierż awione pomieszczenia od SPZOZ w Krotoszynie. Powiat wspiera Honorowe
Krwiodawstwo w ramach otwartego konkursu ofert, jak również dofina nsowuje
zakup nagród rzeczowych dla Honorowych Dawców Krwi, biorących udział w
akcjach pobierania krwi organizowanych przez Kluby Krwiodawców.
Biorąc pod uwagę powyższe podtrzymano wcześniejsze negatywne stanowisko.
Przewodniczący Zarządu Powiatu
/-/ Leszek Kulka
Krotoszyn 27 marca 2012 r.