SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

Załącznik nr 1 do SIWZ
SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
pn:
Przetworzenie dowodów zmian będących podstawą wpisów do EGiB do postaci
cyfrowej dla 321505_2 – Gmina Grzmiąca oraz 321506_2 - Gmina Szczecinek.
1. Opis przedmiotu zamówienia:
Przetworzenie dowodów zmian będących podstawą wpisów do EGiB do postaci cyfrowej dla
321505_2 – Gmina Grzmiąca oraz 321506_2 - Gmina Szczecinek.
2. Zakres przewidzianych prac do wykonania:
321505_2 – Gmina Grzmiąca:
Liczba dowodów zmian od 1993 do 2016 – 7680
Liczba segregatorów do 1993 roku – 26
Papierowe rejestry (księgi) – 50 sztuk
321506_2 – Gmina Szczecinek:
Liczba dowodów zmian od 1993 do 2016 – 18642
Liczba segregatorów do 1993 roku – 51
Papierowe rejestry (księgi) – 130 sztuk
Oszacowanie dokładnej ilości stron, które będą przedmiotem skanowania jest niemożliwe ze
względu na dużą różnorodność formy dowodów zmian (ilość stron), które zawierają formaty od A5
do A3. Dokładne zapoznanie się z zakresem prac w części związanej z skanowaniem jest możliwe
jedynie poprzez oględziny dokumentacji. Orientacyjnie należy przyjąć, że dla każdej zmiany dowód
zmian składa się średnio z pięciu stron A4, natomiast segregator ma grubość 7cm.
W skład dowodów zmian wchodzą orzeczenia sądowe, akty notarialne, decyzje
administracyjne, zawiadomienia z sądu oraz inne materiały określone w rozporządzeniu w sprawie
ewidencji gruntów i budynków.
Dokumenty zmian są ułożone chronologicznie, zgodnie z numerami uwidocznionymi na tych
dokumentach, złożone do segregatorów w ramach poszczególnych obrębów ewidencyjnych,
których nazwa oraz zakres numerów dokumentów jest uwidoczniony na każdej teczce.
Część dowodów zmian to dokumenty wielokartkowe spięte zszywką metalową. Dowody zmian
są poskładane do formatu A-4, jednostronne i dwustronne.
Dokumentacje podlegające archiwizacji posiadają różny stopień czytelności i uszkodzenia, np.
uszkodzone krawędzie, załamania, rozerwania. Dokumenty uszkodzone powinny być poddane
naprawie w niezbędnym zakresie np. podklejanie, wyprostowanie ich itp.
Po wydaniu dokumentów Wykonawcy, na każde żądanie Zamawiającego zeskanowania
pojedynczych dokumentów, Wykonawca prześle je drogą elektroniczną do Zamawiającego
niezwłocznie w przeciągu 24 godzin. Jednostkowe takie żądania wynikać będą z konieczności
przygotowania niezbędnych materiałów na pilne zgłoszenie prac geodezyjnych lub wniosku o
udostępnianie danych z zasobu geodezyjnego.
W zależności od charakterystyki (jakości) dokumentów musi zostać dobrana odpowiednia
rozdzielczość i format zapisu skanowania pojedynczych dokumentów. Wyboru rozdzielczości i
formatu zapisu pojedynczych dokumentów Wykonawca dokona kierując się przede wszystkim:
- uzyskaniem jak najlepszej czytelności wydruków z zeskanowanych dokumentów
- uzyskaniem jak najmniejszej wielkości sporządzonych plików wielostronicowych
Wykonawca prac podda obróbce zeskanowane dokumenty, pozbawi je zabrudzeń, zlewek i
innych zniekształceń spowodowanych słabą jakością skanowanego oryginału.
Efektem końcowych procesu skanowania sporządzonym dla każdej zmiany jest plik
wielostronicowy w formacie oprogramowania Acrobat Reader o rozszerzeniu „PDF”
Wykonawca uzgodni z Zamawiającym harmonogram udostępniania dokumentacji
potrzebnej do wykonania prac oraz dokona zwrotu wydanej dokumentacji w stanie nie
pogorszonym.
Skanowane dokumenty muszą zostać w odpowiedni sposób zidentyfikowane i opisane oraz
zapisane w odpowiednim miejscu na dysku.
I poziom katalogów:
321506_2 gdzie:
Nazwa 321506_2 zgodna z numer TERYT dla jednostki ewidencyjnej
II poziom katalogu:
W katalogach poszczególnych jednostek ewidencyjnych Wykonawca założy katalogi dla roku w
którym powstała zmiana np. 1982
III poziom katalogu:
Nazwy plików powinny odzwierciedlać odzwierciedlać numer zmiany nadany przez PODGiK
Wykonawca przekaże przekaże do Powiatowego Ośrodka Dokumentacji Geodezyjnej i
Kartograficznej w Szczecinku kopię cyfrowej dokumentacji według opisanej powyżej struktury
katalogów.
3. Uwagi końcowe.
1. Wszelkie koszty związane z realizacją tej umowy obciążają Wykonawcę, w tym pakowanie i
rozpakowywanie dokumentów oraz
realizacji umowy.
transport z siedziby Zamawiającego do miejsca