METODYKA DOBORU PROJEKTÓW DO KONTROLI W OKRESIE

Załącznik nr 2 do
„Wytycznych Instytucji Zarządzającej MRPO w zakresie kontroli i monitorowania projektów”
METODYKA DOBORU PROJEKTÓW DO KONTROLI W OKRESIE TRWAŁOŚCI
MRPO
Procedura kontroli trwałości projektów obejmuje Beneficjentów, którzy zobligowani są do poddania
się kontroli trwałości projektu w okresie 5 lat (3 lat w przypadku projektów, realizowanych przez
MŚP) od dnia zakończenia realizacji projektu pod kątem przestrzegania art. 57 pkt. 1 Rozporządzenia
Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r. ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące
Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz
Funduszu Spójności i uchylającego rozporządzenie Rady (WE) 1260/1999.
Dzień zakończenia realizacji projektu definiowany jest jako dzień przekazania beneficjentowi ostatniej
płatności końcowej na rzecz projektu.
Celem niniejszej metodyki jest określenie zasad dot. wyłaniania, w oparciu o analizę ryzyka,
projektów, które zostaną poddane kontroli trwałości na miejscu realizacji projektu.
ZASADY OGÓLNE
1. Instytucja Zarządzająca MRPO prowadzi monitoring trwałości projektów w oparciu
o Sprawozdanie w zakresie monitorowania projektu w okresie trwałości (Sprawozdanie),
składane corocznie przez Beneficjentów. Sprawozdania są weryfikowane i zatwierdzane pod
kątem formalnym i merytorycznym.
2. Wszystkie projekty, dla których istniał obowiązek złożenia Sprawozdania w danym roku
znajdą się w populacji, z której zostanie wyłoniona próba projektów do kontroli
w okresie trwałości z wyjątkiem następujących grup projektów:
a) projekty, dla których w wyniku weryfikacji ostatnio złożonego Sprawozdania stwierdzone
zostały przesłanki do dokonania kontroli trwałości danego projektu,
b) projekty, dla których wskazano w informacji pokontrolnej konieczność przeprowadzenia
kontroli w okresie trwałości w danym roku,
c) projekty, dla których do momentu wyboru próby uzyskano informacje z zewnętrznych
źródeł dotyczące ewentualnych nieprawidłowości związanych z realizacją projektu i po
ich wyjaśnieniu przez IZ MRPO stwierdzone zostaną przesłanki do dokonania kontroli
trwałości.
d) projekty, które były poddane kontroli trwałości w poprzednim roku kalendarzowym
i skończyła się ona pozytywnym wynikiem,
3. Projekty wskazane w pkt 2 ppkt a, b i c zostają poddane kontroli w okresie trwałości
projektów. Analizę kończącą się wyborem projektów do kontroli przeprowadza się corocznie
w I kwartale, a kontrole trwałości przeprowadzone są w kolejnych kwartałach danego roku.
4. Kontroli trwałości będzie podlegało co najmniej 5% wartości populacji i 5% liczby
projektów w danym roku, które uzyskają największą liczbę punktów w analizie ryzyka.
W przypadku, gdy kilka projektów uzyska tą samą liczbę punktów, kontroli zostaną poddane
wszystkie te projekty.
5. Po przeprowadzeniu doboru próby zgodnie z niniejszą metodyką zostaje sporządzona lista
projektów, które zostaną poddane kontroli trwałości w danym roku.
ANALIZA RYZYKA
Macierz ryzyka – metodyka doboru próby projektów do kontroli
Lp.
C1.
C2.
Ocena ryzyka (ORC)
Czynnik ryzyka
0
Obszar tematyczny
projektu
Typ beneficjenta
C3.
Dochodowość projektu
C4.
Wartość wydatków
kwalifikowalnych
C5.
Kwalifikowalność podatku
VAT
C6.
Ocena subiektywna
opiekuna/osoby
weryfikującej/kontrolujące
j na etapie realizacji
projektu (zastrzeżenia
zgłoszone indywidualnie
dla każdego projektu)
w okresie trwałości
Projekty:
objęte
pomocą
publiczną,
o wartości
całkowitej
poniżej 1
mln euro,
1
2
Pozostałe
działania/
schematy
1.1.b/ IPI 1.1.b / 1.2
/ IPI 1.2 / 3.2.a /
4.2.a / IPI 4.2.b / IPI
4.2.c / 5.3.a/ 6.1.a /
6.2.a / 6.3.a / IPI
6.3.a / 7.1 / 7.2 / IPI
7.2
Jednostka
Samorządu
Terytorialnego
Jednostka Sektora
Finansów
Publicznych
(nie JST)
Projekty:
nie
generujące
przychodów.
Projekty:
generujące
przychody, które
zgłosiły zmianę na
etapie sprawozdań
monitorujących
Od 4 mln zł
do 20 mln zł
Poniżej 4 mln zł
VAT
niekwalifikowa
lny
Przedział oceny
1 – 1,6
Przedział oceny
1,7 – 2,3
Suma
WZÓR dot. wyznaczania punktacji dla każdego projektu:
Rn = OR1*0,2 + OR2*0,2 + OR3*0,2 + OR4*0,15 + OR5*0,15 + OR6*0,10
n – liczba porządkowa projektu w populacji
OPIS CZYNNIKÓW RYZYKA
1. Obszar tematyczny projektu – waga 20%.
3
1.1.a / IPI
1.1.a / IPI
3.1.a / 3.1.b /
IPI 3.1.b / 3.1.c
/ 3.1.d / 3.3.a /
IPI 3.3.a / IPI
3.3.a / 4.3.a /
4.3.b / IPI 5.1 /
IPI 5.2 / IPI
5.3.b / 9.3
Waga
20%
Pozostali
beneficjenci
20%
Projekty:
generujące
przychody,
które nie
zgłosiły zmiany
na etapie
sprawozdań
monitorujących
20%
Powyżej 20
mln zł
15%
VAT
kwalifikowalny
(w tym
częściowe
kwalifikowanie)
15%
Przedział
oceny 2,4 - 3
10%
100%
IZ MRPO uznaje, iż rodzaj merytoryczny projektu ma bardzo duży wpływ na utrzymanie trwałości
projektu. Wynika to z następujących przyczyn:

rodzaj wytworzonej infrastruktury ma bezpośredni wpływ na możliwości jej wykorzystania
w przyszłości,

efektywność projektów realizujących cele silnie uzależnione od sytuacji zewnętrznej, np. cele
kulturalne, edukacyjne na wyższym poziomie, zatrudnienia, może być uzależniona od sytuacji
ekonomiczno-społecznej,

projekty posiadające ponadregionalny charakter mają silniejsze oddziaływanie od projektów
lokalnych.
Mając na uwadze wskazane powyżej kryteria za grupę najwyższego ryzyka (pkt 3) wskazano
projekty realizowane w ramach następujących Działań/ Schematów: 1.1.a / IPI 1.1.a / IPI 3.1.a / 3.1.b /
IPI 3.1.b / 3.1.c / 3.1.d / 3.3.a / IPI 3.3.a / IPI 3.3.a / 4.3.a / 4.3.b / IPI 5.1 / IPI 5.2 / IPI 5.3.b / 9.3. Jako
grupę projektów o średnim poziomie ryzyka (pkt 2) wskazano projekty realizowane w ramach
Działań/ Schematów: 1.1.b/ IPI 1.1.b / 1.2 / IPI 1.2 / 3.2.a / 4.2.a / IPI 4.2.b / IPI 4.2.c / 5.3.a/ 6.1.a /
6.2.a / 6.3.a / IPI 6.3.a / 7.1 / 7.2 / IPI 7.2. Są to projekty o mniejszym oddziaływaniu - z reguły
subregionalnym lub lokalnym- charakteryzujące się średnim poziomem trudności w kontekście
wykorzystania powstałej infrastruktury. Projekty o najniższym poziomie ryzyka (pkt 1) to pozostałe
Działania/Schematy MRPO, które charakteryzują się jednorodnością powstałej infrastruktury służącej
realizacji określonego rodzaju usług, co wpływa na niski poziom złożoności projektów.
2. Typ Beneficjenta – waga 20%.
Typ Beneficjenta ma istotny wpływ na realizacje i utrzymanie celów projektów:
 jednostki sektora finansów publicznych (w tym jst.) działają w oparciu o ustawę o finansach
publicznych,
 jednostki sektora finansów publicznych (w tym jst.) podlegają licznym kontrolom instytucji
zewnętrznych powołanych do kontroli i nadzoru nad ich działalnością, a ponadto mają
określony system kontroli i audytu wewnętrznego,
 jednostki samorządu terytorialnego działają w oparciu o ustawy kompetencyjne, a realizowane
projekty wynikają z zadań własnych jst, tym samym zachowanie celów projektów wynika
z ustawowych obowiązków jednostki,
 zakres funkcjonowania jednostek sektora finansów publicznych (nie jst) określają również
wewnętrzne dokumenty, tym samym wprowadzanie zmian w określonych ramach jest
uzależnione od poszczególnych jednostek,
 funkcjonowanie jednostek nienależących do sektora finansów publicznych uzależnione jest od
właścicieli/założycieli/zarządców tych jednostek, tym samym brak powszechnie
obowiązujących praw gwarantujących stałość funkcjonowania tych jednostek. Dodatkowo
jednostki te charakteryzuje duża zmienność na czynniki zewnętrzne.
W oparciu o powyższe kryteria zdefiniowano następujące obszary ryzyka:
- Beneficjenci, spoza sektora finansów publicznych (pkt 3),
- Jednostki Sektora Finansów Publicznych (nie JST) (pkt 2),
- Jednostki Samorządu Terytorialnego (pkt 1)
3. Dochodowość projektu – waga 20%.
Kryterium to ma na celu zapewnienie, iż uzyskany poziom dofinansowania jest zgodny
z obowiązującymi zasadami, w szczególności określonymi w art. 55 pkt.1 Rozporządzenia Rady (WE)
nr 1083/2006. Dlatego też wyłączeniu z analizy w tym kryterium podlegają projekty o wartości
równej lub poniżej 1 mln euro oraz projekty objęte pomocą publiczną. W ocenie IZ MRPO w tych
projektach nie występuje ryzyko generowania dochodu (pkt 0).
Pozostałe projekty podlegają analizie pod kątem:
 generowania przychodów,
 deklarowanych zmian w zakresie przychodów.
IZ MRPO uznaje, iż grupę najwyższego ryzyka stanowią projekty, które na etapie sprawozdań
monitorujących nie zgłosiły zmiany w zakresie przychodów w stosunku do ostatnio sporządzanej
analizy finansowej – (pkt 3).
Projekty, które nie są objęte zasadami pomocy publicznej i ich wartość całkowita przekracza
równowartość 1 mln euro i projekty generujące przychody, które zgłosiły zmianę na etapie
sprawozdań monitorujących to w ocenie IZ MRPO grupa o średnim ryzyku – (pkt 2). Są to
projekty, które na etapie składania sprawozdań w okresie trwałości wskazały na zmiany w zakresie
przychodów.
Projekty, które są objęte pomocą publiczną lub o wartości poniżej 1 mln euro (pkt 0) oraz nie
generujące przychodów, to projekty zaliczane do grupy niskiego ryzyka (pkt 1).
4. Wartość wydatków kwalifikowanych – waga 15 %.
Uznanie wartości wydatków kwalifikowanych jako kolejnego czynnika ryzyka wynika
z następujących czynników:
 niezachowanie trwałości w projektach o większej wartości powoduje większe straty finansowe
dla budżetu Unii Europejskiej oraz Beneficjenta,
 wartość projektu wynika z jego skali, złożoności, a tym samym trudności w jego zarządzaniu
i koordynacji.
Mając na względzie powyższe czynniki oraz liczbę realizowanych projektów w ramach osi I-VIII
z wyłączeniem osi II, dokonano następującego podziału na obszary ryzyka:
- projekty o wartości wydatków kwalifikowanych powyżej 20 mln zł (pkt 3),
- projekty, których wartość wydatków kwalifikowanych wynosi od 4 mln zł do 20 mln zł (pkt 2),
- projekty, których wartość wydatków kwalifikowanych jest poniżej 4 mln zł (pkt 1)
Wartość projektów, stan na 5/01/12
liczba
Wartość całkowita
Wartość
dofinansowania MRPO
Wartość dofinansowania
MRPO z EFRR
do 4 mln zł
446
834 967 714,99 zł
528 578 352,54 zł
458 967 790,11 zł
od 4 do 20 mln zł
314
2 729 695 164,46 zł
1 556 512 698,56 zł
1 480 126 596,84 zł
powyżej 20 mln zł
75
3 549 849 928,48 zł
2 164 668 039,06 zł
2 124 088 762,91 zł
RAZEM
835
7 114 512 807,93 zł
4 249 759 090,16 zł
4 063 183 149,86 zł
Źródło: Opracowanie własne IZ MRPO
5. Kwalifikowalność podatku VAT – waga 15%.
Mając na uwadze:
 wartość podatku VAT w projektach,
 zmienność przepisów podatkowych,
 ryzyko wprowadzania przez beneficjentów zmian w projektach, które nie wywierają żadnego
wpływu na cele projektu, ale mogą wpłynąć na kwalifikowalność podatku VAT,
IZ MRPO wyodrębnia ten obszar jako obszar ryzyka gdyż wystąpienie zmian w tym zakresie
w bezpośredni sposób oddziałuje na kwalifikowalność kosztów, a tym samym na ewentualną
konieczność dokonania zwrotu środków.
Grupę wysokiego ryzyka stanowią projekty, w których występuje VAT kwalifikowalny (w tym
częściowo kwalifikowany) – (pkt 3)
W przypadku Beneficjentów, którzy na etapie aplikowania oraz realizacji i rozliczania projektu
wskazali podatek VAT jako wydatek niekwalifikowalny praktycznie nie ma ryzyka wystąpienia
nieprawidłowości na etapie trwałości projektu, wobec czego tej grupie Beneficjentów przypisano
ocenę ryzyka na poziomie 0 pkt.
6. Ocena subiektywna opiekuna/osoby weryfikującej/kontrolującej na etapie realizacji
projektu (zastrzeżenia zgłoszone indywidualnie dla każdego projektu) – waga 10%.
IZ MRPO wprowadza przedmiotowe kryterium z następujących powodów:

Pracownicy IZ MRPO, którzy na etapie realizacji projektów pełnią rolę tzw. opiekunów
projektów ze strony merytorycznej i finansowej posiadają bardzo dobrą znajomość projektu
oraz Beneficjenta z zakresu zarzadzania projektem, tym samym są w stanie wydać
profesjonalny osąd w zakresie występowania ryzyka w zachowaniu trwałości projektu.

Podobnie ocena dokonywana jest, w imieniu Zespołu Kontrolnego, przez Kierownika Zespołu
Kontrolnego na podstawie przeprowadzonej kontroli w oparciu o wizję w miejscu realizacji
projektu oraz przygotowanie Beneficjenta do zarządzania projektem po jego zrealizowaniu.
Na zakończenie realizacji projektu, opiekunowie projektu (opiekun ze strony realizacji projektu,
opiekun ze strony finansowej projektu) oraz Kierownik Zespołu kontrolującego przeprowadzający
kontrolę na zakończenie realizacji projektu, oceniają projekt mając do dyspozycji punktację od 1 do 3,
przy czym pkt 1 – projekt o niskim ryzyku na etapie trwałości, 2 – projekt o średnim ryzyku na etapie
trwałości , 3 – projekt o wysokim ryzyku na etapie trwałości.
Ocena uwzględnia rekomendacje wydawane na etapie weryfikacji zaktualizowanych analiz
finansowych.
Z ocen dokonywanych przez poszczególnych pracowników wyliczana jest średnia arytmetyczna.