Załacznik nr 1 do SIWZ - Opis przedmiotu zamówienia

Załącznik nr 1 do SIWZ
OP-IV.272.68.2016.AMI
OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
Przedmiotem zamówienia jest zorganizowanie „Kongresu Organizacji Pozarządowych” dla
beneficjentów i potencjalnych beneficjentów Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata
2014 - 2020.

Termin realizacji zamówienia: 17 grudnia 2016 r.;

Przewidywana frekwencja: 350 osób;

Zapewnienie usługi w godzinach: 8:00 – 20:00;

Miejsce realizacji zamówienia: Zapewnienie obiektu do przeprowadzenia konferencji,
położonego w granicach miasta Lublin;

Wielkość sali dostosowana do przeprowadzenia przedsięwzięcia, posiadająca system
wentylacyjny, klimatyzację, oświetlenie i dostęp do bezprzewodowego internetu;

Zapewnienie wyposażenia sali konferencyjnej: nagłośnienie, podest, mównica,
mikrofony – min. 6 sztuk, rzutnik, 2 ekrany;

Zapewnienie miejsca na recepcję podczas kongresu w foyer obiektu, odpowiedniej
ilości sanitariatów oraz bezpłatnej szatni.
Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia:
Etap 1. Organizacja Konferencji w ramach Kongresu:
1. Wykonawca jest zobowiązany do zapewnienia materiałów konferencyjnych dla 350
uczestników Kongresu, w tym:

notatników z nadrukiem – m.in. 50 stron – 350 sztuk, notatnik 50-kartkowy, klejenie
po krótszym boku, plecy wzmocnione kartonikiem, kartki w kratkę z ramką na której
nadrukowane zostaną logotypy, gramatura papieru 100g/m²,Wymiary: format A4, 29
cm (+/-1 cm) x 21 (+/-1 cm); Nadruk: Na każdej kartce notatnika nadruk 4+0, nadruk
kolorowy. Ostateczny projekt do uzgodnienia.

wydruku programu Konferencji – 350 sztuk,

papierowych torebek – 350 sztuk, Wymiar: 340x450x140 mm (+/- 5 mm); Opis:
Drukowana na całej powierzchni w pełnym kolorze z folią błysk na kredzie min. 170 g.
wzmocnienie/usztywnienie dna oraz górnych krawędzi przy uchwytach, uchwyt ze
sznurka w kolorze dopasowanym do projektu. Nadruk w pełnym kolorze: Logo
PROW, UE, KSOW i województwa lubelskiego, nazwa strony internetowej, slogany;
Ostateczny projekt do uzgodnienia z Wykonawcą.

drewnianych przyborów kuchennych: łyżki o wym.: dł. 35 cm (+/- 5cm) - 150 sztuk,

drewnianych przyborów kuchennych: deski do krojenia o wym.: szer. 20 cm (+/- 5
cm), dł. 30 cm (+/- 5 cm) – 150 sztuk,

drewnianych przyborów kuchennych: wałki do ciasta wym.: dł. 40 cm (+/-5cm),
średnica 5 cm (+/- 5 cm) – 50 sztuk,

Pamięci USB – m.in. 8 GB, Obrotowy pendrive z metalową obudową. Przenośna
pamięć USB powinna spełniać następujące parametry: standard prędkości 3.0, zapis
min. 30MB/s, odczyt min. 70 MB/s. Obsługiwane systemy operacyjne: Windows 7,
2000, XP, Vista. Zastosowane technologie Plug & Play. Wymiary: 2,4 x 1,2 x 0,6 cm
(+/-0,4 cm). Wyposażony w łańcuszek z uchwytem kołowym lub karabińczykiem.
Materiał: metalowa obudowa, Kolor: niebieski, czarny, Znakowanie: dowolną trwałą
metodą, 1 kolor, 1 miejsce - 350 sztuk,
Wszystkie materiały konferencyjne muszą posiadać logotypy oraz slogany zgodnie
z Księgą Wizualizacji znaku PROW 2014-2020.
- Zapewnienie wykwalifikowanych prelegentów i stworzenie szczegółowego programu
konferencji leży po stronie Zamawiającego. Wykonawca nie będzie pokrywał kosztów
wynagrodzenia prelegentów.
- Czas trwania konferencji będzie wynosił 5 godzin. Program Konferencji będzie dotyczył
wsparcia jakie Organizacje Pozarządowe mogą uzyskać ze środków PROW na lata
2014 – 2020.
- Rozesłanie zaproszeń (14 dni przed kongresem) do uczestników kongresu po
wcześniejszym zaakceptowaniu ich przez Zamawiającego.
Etap 2. Zakup, zapewnienie oraz podanie i serwis produktów wpisanych na listę
produktów tradycyjnych i regionalnych.
1. Wykonawca zakupi:

Kaszanka pieczona z Dobrosławowa – 6 kg

Kiełbasa wieprzowa z Krzczonowa – 6 kg

Kiełbasa wędzona z Wisznic – 6 kg

Kapusta kiszona Kraśnicka – 6 kg

Ogórki kiszone Kraśnickie – 6 kg

Racuchy Turowskie – 6 kg

Piernik lubelski – 6 kg

Rudnicki pieróg jaglany – 6 kg

Pieróg gryczany – 6 kg
Opis przedmiotu zamówienia – załącznik nr 1 do SIWZ
OP-IV.272.68.2016.AMI
Strona 2 z 6

Marchwiak z makiem – 6 kg

Cebulak Żukowski – 6 kg

Chleb Wyganowski – 60 szt./700g

Chleb Starowiejski – 60 szt./600g

Oranżada kąkolewicka – 300 szt./330 ml

Gotowe wyroby ze świni rasy puławskiej – smalec, boczek wędzony, rolada boczkowa ze
słoniną, karkówka wędzona, szynka peklowana, baleron wędzony - 12 kg
2. Wykonawca przygotuje oraz zapewni serwis zakupionych produktów tradycyjnych.
Zakres prac Wykonawcy - Etap 2:
- zakup produktów tradycyjnych;
- serwis zakupionych produktów na stoły;
- zapewnienie przynajmniej 5 wykwalifikowanych osób do obsługi serwisu;
- przygotowanie stołów z obrusami na potrzeby serwisu i ustawienie w miejscu wskazanym
przez Zamawiającego;
Etap 3. Wykonawca zapewni ciepłe posiłki (obiad) w formie stołu szwedzkiego dla
max. 350 osób po uzgodnieniu z Zamawiającym oraz serwis kawowy podczas trwania
Kongresu.
1. Wykonawca zapewni ciągły serwis kawowy (kawa, herbata, cukier, mleko, cytryna,
woda mineralna, ciasteczka domowe) dla uczestników kongresu od godziny 10:00.
2. Wykonawca ma zapewnić zastawę stołową dla max. 350 osób lub naczynia
i sztućce jednorazowe w ilości: tacki jednorazowe max. 350 szt., widelce jednorazowe
max. 350 szt., noże jednorazowe 350 szt., kubeczki jednorazowe 350 szt., serwetki
jednorazowe max. 350 szt., flaczarki jednorazowe max. 350 szt., talerz duży
jednorazowy max. 350 szt., filiżanki max. 350 szt., łyżeczki max. 350 szt., talerzyki
deserowe max. 350 szt.
3. Obiad ma składać się z zupy, drugiego dania gastronomicznego (sztuka mięsa plus
dodatki), deseru.
Zakres prac Wykonawcy - Etap 4:
- przygotowanie stołów z obrusami na potrzeby serwisu kawowego w miejscu
wskazanym przez Zamawiającego;
- zapewnienie przynajmniej pięciu warników na ciepłą wodę;
- przygotowanie stołów z obrusami na potrzeby zorganizowania stołu szwedzkiego
i ustawienie ich w miejscu wskazanym przez Zamawiającego;
- rozstawienie i pomoc w serwowaniu obiadu;
- zapewnienie przynajmniej 5 wykwalifikowanych osób do pomocy w serwisie obiadu;
Opis przedmiotu zamówienia – załącznik nr 1 do SIWZ
OP-IV.272.68.2016.AMI
Strona 3 z 6
- posiłki oraz serwis kawowy w innej sali niż ta, w której będzie się odbywać konferencja.
Etap 4. Organizacja konkursów i zapewnienie nagród.
Wykonawca zapewni organizację 3 konkursów. Do jego zadań będzie należeć:

Przygotowanie i przeprowadzenie konkursów:
a) Konkurs na najładniejszy stroik świąteczny;
b) Konkurs kulinarny w dwóch kategoriach:
1. Potrawa wigilijna;
2. Ciasto tradycyjne;
c) Kalambury dla uczestników kongresu.

Powołanie komisji konkursowej składającej się z trzech osób w uzgodnieniu
z Zamawiającym, której zadaniem będzie wyłonienie laureatów – dotyczy w/w konkursów
bez kalamburów.

Zapewnienie miejsca oraz niezbędnych elementów do przeprowadzenia konkursów.

Przekazanie w dniu rozstrzygnięcia konkursów nagród pieniężnych w gotówce laureatom
zdobywcom I, II i III miejsca oraz dwóch wyróżnień potwierdzone czytelnym podpisem
przez laureata na potwierdzeniu odbioru nagrody oraz oświadczeniu przygotowanym
przez Zamawiającego - miejsce I - 200 zł, II- miejsce 150 zł, III miejsce 100 zł. Dwa
wyróżnienia po 50 zł. Dotyczy w/w konkursów za wyjątkiem kalamburów.

Przygotowanie regulaminów konkursów.
1. Zorganizowanie na terenie odbywania się kongresu oznakowanego punktu
konkursowego, gdzie będą przyjmowane zgłoszenia do konkursu i wydawane
nagrody pieniężne w miejscu wskazanym przez Zamawiającego.
2. Przygotowanie do każdego konkursu dla wszystkich laureatów czeków z wpisaną
kwotą pieniężną w formie papierowej o minimalnym formacie A3 w poziomie
i wręczenie ich na scenie (wręczenia symbolicznych czeków dokona Zamawiający,
a nagrody pieniężne będą do odebrania w punkcie obsługi konkursów);
3. Zapewnienie
min.
4
osób
do
przygotowania,
przeprowadzenia
i
obsługi
organizowanych konkursów. Konkursy nie mogą trwać jednocześnie. Po zakończeniu
jednego konkursu musi się rozpocząć następny;
4. Zapewnienie występów artystycznych – min. 3 zespoły ludowe;
5. Zapewnienie usługi polegającej na występie muzycznym – przyśpiewki ludowe.
Etap 5.
Wykonawca ponosi odpowiedzialność za szkody oraz następstwa nieszczęśliwych
wypadków pracowników stron umowy oraz innych osób, powstałe w związku z realizacją
przedmiotu umowy.
Opis przedmiotu zamówienia – załącznik nr 1 do SIWZ
OP-IV.272.68.2016.AMI
Strona 4 z 6
Etap 6. Zakup identyfikatorów wyposażonych w smycz z logo i sloganami zgodnymi
z Księgą Wizualizacji Znaku PROW 2014-2020.
1. Zapewnienie 350 sztuk identyfikatorów (laminat o wymiarach szer. 8 cm x 10 cm
wyposażony w smycz umożliwiającą zawieszenie) z napisem:
„ Kongres Organizacji Pozarządowych”
data
oraz umieszczonymi logotypami zgodnymi z Księgą Wizualizacji znaku PROW 2014-2020
dostępną na stronie www.minrol.gov.pl wraz z informacją o Instytucji Zarządzającej i źródle
finansowania.

Identyfikatory muszą zostać przypięte do smyczy.

Zapewnienie 10 identyfikatorów dla Organizatorów.
Etap 7. Zapewnienie konferansjera prowadzącego kongres.
1. Zapewnienie
konferansjera
z
udokumentowanym
stażem,
który
musi
mieć
doświadczenie z prowadzenia co najmniej 3 imprez plenerowych lub kongresów
(łącznie dla 300 osób). Ponadto Wykonawca zobligowany jest do przekazania CV
konferansjera Zamawiającemu na trzy dni przed organizacją imprezy.
Etap 8. Uporządkowanie miejsca po zakończeniu kongresu.
1. Wykonawca zobowiązany jest do uporządkowania miejsca organizacji kongresu
po zakończeniu kongresu i przywrócenie terenu do stanu pierwotnego, posprzątanie
miejsca organizacji, zapewnienie worków na śmieci, zebranie śmieci pozostawionych
przez uczestników w worki i zestawienie wszystkich worków pełnych śmieci w jednym
miejscu wskazanym przez Zamawiającego.
Etap 9. Przygotowanie wystroju sceny głównej.
1. Na podeście scenicznym Wykonawca zapewni aranżację (ozdoby) w stylu folkowym
po uzgodnieniu z Zamawiającym.
2. Nad sceną musi zostać podwieszony baner z nazwą imprezy. Wykonawca zapewni
baner o wielkości min. 4 metry szerokości x 3 metry długości. Kolorystyka banera
musi być spójna z aranżacją sceny.
3. Baner musi zostać oznaczony logotypami zgodnymi z Księgą Wizualizacji Znaku
PROW 2014-2020 dostępną na stronie www.minrol.gov.pl wraz z informacją
o Instytucji Zarządzającej i źródle finansowania.
Etap 10. Sprawozdanie z Kongresu Organizacji Pozarządowych.
1. Wykonawca wykona z całości przedmiotu zamówienia 50 zdjęć (część zdjęć
z widocznymi logotypami znaku PROW 2014-2020) oraz pełne sprawozdanie
w wersji papierowej i elektronicznej, w sprawozdaniu winny znaleźć się informacje
i ewentualne materiały z etapów przedmiotu zamówienia (miejsce, termin, podpisane
Opis przedmiotu zamówienia – załącznik nr 1 do SIWZ
OP-IV.272.68.2016.AMI
Strona 5 z 6
przez uczestników kongresu listy obecności zgodne ze wzorem przekazanym przez
Zamawiającego, wszelkie materiały informacyjne oraz dokumentacja fotograficzna
z każdego etapu). Wszystkie materiały użyte w czasie realizacji zadania winny
zawierać informację o źródle finansowania z widocznymi logotypami zgodnymi
z aktualną Księgą Wizualizacji PROW 2014-2020, z informacją o źródle finansowania
i Instytucji Zarządzającej. Sprawozdanie winno być przekazane Zamawiającemu
w wersji papierowej i elektronicznej na nośniku po jednym egzemplarzu.
2. Wykonawca do sprawozdania musi dołączyć po jednej sztuce każdego materiału
konferencyjnego z logotypami oraz sloganami zgodnymi z aktualną Księgą
Wizualizacji Znaku PROW 2014-2020.
3. Wykonawca musi przedstawić koszt każdego z wyszczególnionych elementów
przedmiotu zamówienia.
Miejsce, w którym ma się odbyć kongres jest przystosowane dla osób niepełnosprawnych.
Opis przedmiotu zamówienia – załącznik nr 1 do SIWZ
OP-IV.272.68.2016.AMI
Strona 6 z 6