Obieg informacji

ZPKSoft Doradca
Obieg informacji
Co to jest.
Tradycyjnie jesteśmy przyzwyczajeni do określenia „obieg dokumentów”. Taki obieg
składa się ze ścieżki którą dokument ma podążyć (kolejka pracowników) i załącznika
do obiegu jakim jest przedmiotowy dokument.
Obieg informacji jest czymś więcej. Różni się od obiegu dokumentów możliwością
zastosowania dowolnych załączników obiegu. Mogą to być:
- dokument z procedury
- dowolny inny dokument (np. załącznik poczty)
- procedura
- sesja klienta
- pozycja rejestru IN
- pozycja rejestru OUT
- notatka
- termin
- wiadomość
- zapis w module wiedzy
- łącze zewnętrzne (np. do strony WWW).
Dopuszczalny jest również brak załącznika w obiegu.
Jak to działa.
Użytkownik definiując obieg informacji ustala do których użytkowników (systemu
ZPKSoft Doradca) ma trafić informacja i w jakiej kolejności.
Bezpośrednio po dokonaniu zapisu obiegu system informuje, poprzez nagłe
powiadomienie, użytkowników o otrzymaniu informacji w obiegu. Informuje
oczywiście tylko tych użytkowników którzy są w pierwszej kolejności wyznaczeni do
otrzymania tej informacji.
Użytkownicy zapoznają się z informacją, mogą ją skomentować i powinni
zadekretować swój krok w obiegu. Dekretacja może być trojaka:
akceptacja
brak akceptacji (sprzeciw)
brak opinii (wstrzymanie się lub usunięcie z obiegu)
Gdy wszystkie wymagane dekretacje zostaną dokonane, system
automatycznie powiadamia następnych użytkowników o konieczności
obsłużenia obiegu.
© ZPKSoft ® ’2005 Paweł Krzyżanowski
ZPKSoft Doradca
Konstruowanie obiegu.
Kolejkowanie powiadomień
Kolejny etap powiadamiania można utworzyć bądź poprzez skonstruowanie gałęzi
podrzędnej, bądź poprzez wstawienie składnika tekstowego:
Wstawienie załącznika
Aby wstawić załącznik do konstruowanego obiegu można bądź bezpośrednio
zainicjować obieg dla wskazanego zasobu (dokumentu, procedury itd.) bądź
zainicjować obieg z modułu Obiegi informacji, dostępnego z głównego menu
programu: Dokumenty -> Obiegi informacji, i skorzystać z jednej z opcji menu
Załącznik.
Komentarz
Jeżeli cel obiegu nie jest oczywisty, należy dodać komentarz z wyjaśnieniem. W tym
celu należy skorzystać z opcji Komentarz menu Dodaj.
Uruchomienie obiegu
Obieg zostaje uruchomiony w momencie zapisania obiegu do bazy (opcja Zapisz
menu Obieg)
Szablony obiegów. Tworzenie i stosowanie.
Szablony obiegów służą do szybkiego konstruowania obiegów na ich podstawie.
Szablony nie zawierają załączników i nie mają zdefiniowanych terminów.
Szablon można utworzyć na podstawie istniejącego obiegu lub całkowicie od nowa.
Aby utworzony obieg zapamiętać jako szablon należy skorzystać z opcji Zapisz jako
szablon menu Obieg->Szablony.
Aby skorzystać z szablonu podczas tworzenia nowego obiegu wystarczy wybrać opcję
Nowy na podstawie szablonu menu Obieg->Szablony.
© ZPKSoft ® ’2005 Paweł Krzyżanowski
ZPKSoft Doradca
Cykl życia obiegu.
Powstanie obiegu
Obsługa etapów przez użytkowników
Użytkownicy mogą dokonać jednej z trzech czynności:
- zadekretowanie etapu,
- dodanie etapu (ów)
- dodanie komentarza do obiegu
Zamknięcie obiegu
Obiegi informacji należy po zakończeniu usunąć. Usunięcie obiegu pozostawia ślad w
innych tabelach systemu.
System konstruuje automatyczną notatkę zawierającą komplet informacji dot. obiegu.
Notatka ta jest umieszczana w notatkach nieaktywnych inicjatora obiegu
© ZPKSoft ® ’2005 Paweł Krzyżanowski