Romuald Sztyk Protokół notarialny Wprowadzenie Wśród czynności

Romuald Sztyk Protokół notarialny Wprowadzenie Wśród czynności

„Rejent" • rok 6 • nr 1 (57)
styczeń 1996 r.
Romuald
Sztyk
Protokół notarialny
Wprowadzenie
Wśród czynności notarialnych wymienionych w art. 79 prawa o
notariacie1 przewidziane jest również spisywanie protokołów przez
notariuszy. Jest to zatem samodzielna czynność notarialna, określona bliżej przez ustawodawcę w dyspozycji art. 104 prawa o notariacie. Przepis ten przewiduje, że notariusz spisuje protokoły walnych zgromadzeń organizacji społecznych, stowarzyszeń, spółdzielni,
spółek i innych osób prawnych w przypadkach prawem przewidzianych.
Notariusz spisuje także protokoły w celu stwierdzenia:
- przebiegu pewnych czynności i zdarzeń wywołujących skutki
prawne,
- a przede wszystkim dotyczących stawiennictwa stron i złożenia przez nie oświadczeń.
Protokoły są także sporządzane i spisywane w innych sytuacjach wymienionych w ustawie, jak np. przyjmowanie dokumentów na przechowanie (art. 107 pr. o not.), depozytu (art. 108 § 2 pr.
o not.), a także w przypadkach nie wynikających bezpośrednio z tej
regulacji ustawowej. Okoliczność owa powoduje, że istnieją istotne
różnice między poszczególnymi protokołami sporządzonymi przez
notariusza, jako czynnościami notarialnymi, względnie innymi, wyni-
1
Ustawa z dnia 14 lutego 1991 r. - Prawo o notariacie, Dz.U. Nr 22, poz. 91.
34
Protokół
notarialny
kającymi z odrębnych przepisów, jak np. odrzucenie i przyjęcie
spadku.
Występować więc będą protokoły jako czynności :
- wymienione w prawie o notariacie,
- poświadczeniowe i związane z doręczaniem oświadczeń,
- określone odrębnymi przepisami.
Podział ten powoduje, iż protokół będzie sporządzany lub spisywany W myśl wykształconej w teorii zasadzie, przy spisywaniu protokołu następuje odtworzenie obiektywnej prawdy związanej z przebiegiem czynności, niekoniecznie rozumianej jako czynności
prawnej, w świetle prawa cywilnego i zdarzeń mających znaczenie
prawne lub mogących wywrzeć określone skutki prawne.
Przy spisywaniu tego rodzaju protokołów aktywność twórcza
notariusza jest osłabiona. Jest on obowiązany wiernie i szczegółowo
zapisać czynność czy zdarzenie, jednakże z zachowaniem pewnej samodzielności. Nie może być on traktowany jak sekretarz czy protokolant. Działanie jego jest uznane jako testus prwilegiatus, czyli
osoby dającej rękojmię potwierdzenia czynności czy też zdarzenia
z prawdą materialną. Przyznanie tej pozytywnej cechy dokumentowi notarialnemu jest wynikiem pozycji zawodowej notariusza i
przypisania mu przymiotu osoby zaufania publicznego2.
Ustawodawca nadaje szczególne znaczenie protokołom, postanawiając, że są one spisywane w formie aktu notarialnego (art. 104
§ 4 pr. o not.).
W związku z tym odnosić się będą do niego podstawowe zasady
dotyczące układu systematycznego i sformułowań stosowanych przy
redakcjach aktów notarialnych.
Treść protokołu można podzielić na:
a) Ustalenia dokonywane przez notariusza, jak tożsamość stawających, ale tylko wtedy, gdy wynika to z konieczności zachowania odpowiedniego przepisu lub okoliczności sprawy, stwierdzenie
statusu osoby prawnej i powołanie w tym zakresie niezbędnych do-
2
Bliżej W. Natanson, Zarys prawa o notariacie, WP 1953, s. 90, uważa, że notariusz różni się od każdego protokolanta tym, że protokoły spisuje samodzielnie,
niezależnie od jakichkolwiek wskazań czy sugestii z zewnątrz.
35
Romuald
Sztyk
kumentów oraz stwierdzenie wymogów formalnoprawnych przebiegu i protokołowania walnych zgromadzeń.
b) Wierne odtworzenie przebiegu zdarzenia czy czynności wywołujących skutki prawne, z zachowaniem ewentualnych odrębnych uregulowań prawnych dotyczących tej czynności.
c) Umieszczenie ewentualnych uwag własnych i osób uczestniczących, o ile mogą mieć one znaczenie prawne.
Niezależnie od tego zadbać należy, by przepisy prawa o notariacie dotyczące metodyki sporządzenia protokołu, w większości zbieżne z wymogami aktu notarialnego, zostały zachowane.
Zaliczyć do nich należy:
1. Zamieszczanie danych wymienionych w art. 92 § 1 pr. o not.,
mających znaczenie formalnoprawne, jednakże z modyfikacją niezbędną przy redakcji protokołów.
2. Ewentualną odmowę jego spisania lub sporządzenia, o ile będzie ona sprzeczna z prawem (art. 81 pr. o not.). Dla dokonania takiej oceny niezbędna jest znajomość przepisów ogólnych i wewnętrzych dotyczących danej czynności czy zdarzenia.
3. Czuwanie nad zgodnością z prawem przebiegu czynności i zamieszczanie własnych uwag, o ile nastąpiło naruszenie obowiązujących przepisów (art. 80 § 2 pr. o not.).
4. Udzielanie niezbędnych wyjaśnień dotyczących podejmowanych czynności (art. 80 § 3 pr. o not.).
5. Zamieszczanie odpowiednich stwierdzeń dotyczących podatków i opłat (art. 7 pr. o not.).
6. Stwierdzanie tożsamości osób biorących udział w czynności
(art. 85 § 1 pr. o not.), o ile wynika to z przepisów, jako że obowiązuje zasada, iż protokół podpisują przewodniczący zgromadzenia i notariusz. Mogą występować odstępstwa, gdy w czynności
uczestniczyć będą biegli z określonych dziedzin nauki, względnie
wykazujący się znajomością języków obcych - przy udziale osób
nie znających danego języka. Zagadnienie to dotyczy w szczególności sporządzania protokołów zgromadzeń wspólników spółek z
ograniczoną odpowiedzialnością, z udziałem wspólników nie znających języka polskiego. W takich przypadkach protokół podpisuje
także biegły przybrany do tej czynności.
36
Protokół
notarialny
7. Protokół ten powinien być odczytany przewodniczącemu
przed podpisaniem, z zachowaniem zasad wymienionych w art. 94
§ 1 pr. o not. Wyklucza się dokonywania wszelkich wywabiań i wyskrobywań, a ponadto istnieje obowiązek dopełnienia wymogów
formalnoprawnych, przewidzianych w § 2 tegoż przepisu. Wśród
tych wymogów należy wspomnieć o zachowaniu warunków formalnoprawnych z art. 93 pr. o not., jeżeli protokół jest sporządzany na dwóch lub więcej arkuszach. Powinny one być ponumerowane,
parafowane i połączone.
8. Notariusz obowiązany jest również do zachowania w tajemnicy okoliczności sprawy, o ile zachodzą ku temu warunki (art. 18 pr.
o not.).
9. Powołanie niezbędnych załączników, w razie gdy są składnikiem protokołu.
10. Niezdolność do czynności prawnej ( art. 86 pr. o not.) dotyczyć może jedynie osoby przewodniczącego, który ma protokół podpisać, oraz osób przybranych jako biegłych.
Powyższe stwierdzenia są oczywiste i ugruntowane w teorii i
praktyce notarialnej. Zostały one poddane weryfikacji przy okazji rozpatrywania możliwości sprostowania omyłek w aktach notarialnych, stwierdzonych po ich podpisaniu. Stanowią bowiem
uchybienia i przeszkodę do rozpoznania wniosku zawartego w
akcie notarialnym. Z tego powodu sąd podejmuje decyzję na zasadzie art. 48 prawa o księgach wieczystych i hipotece, wzywając
strony do usunięcia przeszkody do wpisu wobec stwierdzonej omyłki. Pozytywne normy prawne nie przewidują możliwości prostowania omyłek stwierdzonych po sporządzeniu aktu notarialnego. Uważano, że regulacja prawna, określająca sposób sporządzenia aktu
notarialnego, wyklucza możliwość zaistnienia omyłek. Rzeczywistość jest inna i notariusz, zgodnie z paremią errare humanum est,
również popełnia błędy. W związku z tym, i na użytek praktyki, w
teorii wykształcił się pogląd3, że błędy nie dotyczące oświadczeń
woli ani istotnych treści czynności prawnej mogą być prostowane
3
St. Rudnicki, Komentarz do ustawy o księgach wieczystych
s. 166, reprezentuje przedstawiony pogląd, jednak z zastrzeżeniem, że prostowanie omyłek nie dotyczy oświadczeń woli ani istotnych treści czynności prawnej.
37
Romuald
Sztyk
protokołem notarialnym sporządzonym przez notariusza bez udziału
stron. W drodze analogii przyjmuje się, że nie sprzeciwia się temu
brzmienie art. 104 § 3 i 4 pr. o not. traktujące o protokołach. Jest to
wykładnia rozszerzająca i służyć ma potrzebie sprostowania oczywistych błędów popełnionych przez notariusza przy ustalaniu okoliczności sporządzanej czynności.
Problem ten był dostrzegany pod rządem obowiązywania prawa o notariacie z 1933 roku4. Już wówczas dokonano podziału na
omyłki zawarte w ustaleniach dokonanych przez notariusza i na te,
które są konsekwencją oświadczeń stron. Przyjęto, że omyłki będące
następstwem drobnych uchybień notariuszy, jak np. w określeniu
daty czynności, fonetycznego brzmienia nazwiska, nazwy ulicy jako
miejsca zamieszkania strony, czyli te wszystkie, które nie mają wpływu na treść czynności i wynikają z ustaleń dokonanych przez samego notariusza, mogą być sprostowane przez odpowiednią adnotację na oryginale aktu, zaopatrzoną w wyjaśnienia przyczyny
powstałej omyłki i podpisaną przez notariusza. W żadnym przypadku
nie wolno jednak dokonywać skreśleń i poprawek tekstu aktu notarialnego.
Nie rozważano możliwości sporządzenia na tę okoliczność protokołu w formie aktu notarialnego. Uważano, iż sprostowanie w dotychczas stosowanej formie jest wystarczające i zgodne z obowiązującymi
przepisami. Problem ten stał się aktualny z chwilą reprywatyzacji
notariatu i przekazania postępowania wieczystoksięgowego sądom.
Omyłki te są postrzegane w zdecydowanej mierze przy rozpatrywaniu wniosków zawartych w aktach notarialnych w postępowaniu
wieczystoksięgowym. Można zastanowić się nad tym, czy zaprezentowana teza nie powinna obowiązywać również w aktualnym rozwiązaniu prawnym, identycznym z prawem w okresie, kiedy ten problem się narodził. Zasada czynienia wzmianek była stosowana również
pod rządem późniejszych rozwiązań prawnych, np. przez zamieszczanie na testamentach notarialnych wzmianek przez notariusza o
4
Zagadnienie niniejsze przedstawi! między innymi M. Kurman, „Kwartalnik
Prawa Prywatnego" nr 3/1938, s. 270 i 271; koncepcja ta jest zgodna z duchem
poprawności sporządzania aktu notarialnego. Uwagi prostujące, zamieszczone
na oryginale aktu notarialnego o omyłkach dostrzeżonych po jego podpisaniu,
nie naruszają tej zasady.
38
Protokół
notarialny
jego odwołaniu. Posiadała ona znaczenie informacyjne, niezwykle
ważne przy ustaleniu ilości testamentów sporządzonych przez spadkodawcę. Jest ona bardziej poprawna, niż zaproponowana przez
sporządzanie jednostronnych protokołów prostujących przez notariusza. Trudno bowiem znaleźć odpowiednie kryterium, na ile protokół wkracza w oświadczenie woli, a w jakim zakresie jest jedynie
faktem prostującym ustalenia dokonane przez notariusza. Obiektywizm w tej mierze może nie być dochowany, jako że z natury rzeczy
przeważać będzie subiektywne odczucie notariusza.
O sporządzonym sprostowaniu aktu notarialnego w opisanych
przypadkach notariusz powiadamiałby sądy i inne instytucje oraz
zainteresowane osoby za pomocą pisemnej informacji. Możliwość taka jest przewidziana w art. 111 § 2 pr. o not. Przepis ten stwierdza,
że notariusz w „przypadkach prawem przepisanych" przesyła sądom
i innym organom informacje pisemne o sporządzonych dokumentach i wypisy tych dokumentów. Zamieszczenie wzmianki prostującej na akcie notarialnym mieści się w hipotezie tego przepisu i
propozycja ta jest bardziej adekwatna do pozytywnych norm prawnych, niż sporządzanie jednostronnych protokołów prostujących
stwierdzone omyłki. Nie jest ona sprzeczna z postanowieniami art.
40 prawa o księgach wieczystych i hipotece, jak również art. 23 prawa geodezyjnego i kartograficznego5. Proponowana informacja pisemna stanowiłaby „uzupełnienie" wypisu i odpisu aktu notarialnego.
Zdecydowanie wypowiadano się przeciwko możliwości sprostowania omyłek lub innych błędów związanych z oświadczeniem
stron. Słusznie wyrażono pogląd, że poprawka ta może być dokonana tylko i wyłącznie przez sporządzenie nowego aktu notarialnego. W praktyce notarialnej jest on określany jako aneks, akt spro5
W myśl art. 40 ustawy z dnia 6 lipca 1982 r. o księgach wieczystych i hipotece,
Dz.U. Nr 19, poz. 147 z późn. zm., notariusz w przeciągu siedmiu dni od dnia
sporządzenia aktu przesyła jego wypis sądowi rejonowemu właściwemu do
prowadzenia księgi wieczystej dla danej nieruchomości. Art. 23 ustawy z dnia
17 maja 1989 r. - Prawo geodezyjne i kartograficzne, Dz.U. Nr 30, poz. 163 z
późn. zm., postanawia, że notariusz przesyła odpisy aktów notarialnych, z
których wynikają zmiany danych objętych ewidencją gruntów i budynków, w
terminie 30 dni od daty sporządzenia aktu.
39
Romuald
Sztyk
stowawczy czy też uzupełnienie do sporządzonej czynności. Żądanie sprostowania aktu notarialnego nie jest roszczeniem majątkowym w rozumieniu art. 117 k.c. i w związku z tym nie ulega
przedawnieniu. Może być dokonane tylko przez osoby uczestniczące w prostowanym akcie notarialnym, ale niekoniecznie przez tego
samego notariusza.
Protokołowi notarialnemu przypisywana jest zatem różnorodna funkcja, przekraczająca niekiedy nawet uregulowanie ustawowe. Jest ona mimo wszystko stosowana w mniejszym zakresie, niż
możliwości stworzone przez obowiązujące przepisy.
Zmiana treści aktu notarialnego może być następstwem uzupełnienia, zmiany, jak również rozwiązania za zgodą stron oraz odstąpienia od sporządzonej czynności. Możliwości takie bowiem stwarza hipoteza art. 77 k.c. Istnieją w tej mierze dwa poglądy. Pierwszy
z nich rozważa możliwość zastowania tej zasady do każdej formy pisemnej, a więc zarówno do zwykłej, jak i szczególnej. Drugi uważa,
że forma pisemna, w jakiej została sporządzona czynność, i ta, w
jakiej następuje jej zmiana, jako następcza, powinny być identyczne. Teza ta ma zasadnicze znaczenie dla określenia formy czynności i skutków jej niezachowania. Przyjmuje się jednak, że uzupełnienia i zmiany zawartej umowy powinny być dokonane w tej
samej formie i zasady te należy odpowiednio odnieść do protokołów
(do których bowiem stosuje się w tym zakresie przepisy obowiązujące dla aktów notarialnych). Niezachowanie formy protokołu spowodować może, po myśli art. 73 k.c., bezwzględną nieważność tej
czynności.
Protokół posiada domniemanie wiarygodności, które może być
obalone dowodem przeciwnym, z ograniczeniami wynikającymi z
dyspozycji art. 247 k.p.c.
Protokół jako dokument urzędowy
Taką rangę nadaje mu art. 2 § 2 pr. o not., w myśl którego czynności notarialne, dokonane przez notariusza zgodnie z prawem,
mają charakter dokumentu urzędowego. Definicję dokumentu zawiera natomiast dyspozycja art. 244 § 1 k.p.c.
Zgodzić się należy, że strony mogą żądać spisania protokołu
dokumentującego przebieg określonej czynności lub zdarzenia, wy-
40
Protokół
notarialny
wołujących skutki prawne. Żądanie to jest możliwe nawet i wtedy, gdy przepisy prawa cywilnego nie przewidują tej formy.
W doktrynie uważa się, że strony mogą żądać sporządzenia
przez notariusza dokumentacji wszelkich zdarzeń wywołujących
skutki prawne6. Jako przykłady wymienia się sporządzenie protokołu z przebiegu przetargu, gry prowadzonej na podstawie zezwolenia właściwego organu państwowego, losowania loteryjnego,
konkursu. Zapotrzebowanie w tej mierze jest niewyobrażalne, jako
że propozycje stron są zaskakujące i nie zawsze znajdują się w katalogu wymienionych zdarzeń. Na ile powaga urzędu pozwala notariuszowi uczestniczyć we wszystkich zdarzeniach, trudno w tej
chwili ocenić. Sądzić można, że każda czynność czy też zdarzenie,
które mieszczą się w granicach norm prawnych i są zgodne z zasadami współżycia społecznego, mogą być udokumentowane w formie
protokołu. Jak dowodzą dalsze rozważania, szczególnie w postępowaniu upadłościowym, udział notariusza w tych czynnościach powinien być w większym rozmiarze, niż w tej chwili występuje.
Odmowa spisania protokołu podlega ogólnym zasadom korzystania z uprawnienia odstąpienia od niej, z konsekwencjami prawnymi dokładnie określonymi w prawie o notariacie. Wynika z tego,
że powinna być stosowana w wyjątkowych przypadkach, gdyż może
spowodować określone ujemne konsekwencje dla stron i notariusza.
Protokół korzysta z domniemania prawdziwości w tym samym
rozmiarze, co akt notarialny. Może być ono zniesione dowodem przeciwnym (art. 252 k.p.c.).
Protokół jako dokument notarialny jest znany również notariatom łacińskim. Wynika to między innymi z postanowień Aneksu I Regulaminu Międzynarodowej Unii Notariatu Łacińskiego7.
W myśl art. 1 Aneksu I, Podstawy i zasady działaniu notariatu
łacińskiego, dokumenty notarialne mogą dotyczyć wszelkich zaszło-
7
6
E. Drozd, Forma aktu notarialnego, [w:J Ks
riuszy RP, s. 13 in fine, przykładowo wymienia rodzaje protokołów notarialnych. Uważa, że notariusz nie może bezpodstawnie odmówić jego sporządzenia.
Zbiór dokumentów Międzynarodowej Unii Notariatu Łacińskiego. Statut i regulamin, s. 50 i n.
41
Romuald
Sztyk
ści i spraw prawnych, jak również mogą stwierdzać fakty znane
notariuszowi osobiście względnie na podstawie powszechnej znajomości rzeczy. Dokumenty notarialne korzystają przy tym z dwóch
domniemań, a mianowicie: legalności i słuszności. Z tej pierwszej
zasady wynika, że zarówno akt lub sprawa prawna jako formy dokumentu łączą w sobie warunki prawne do ich ważności. Stwierdzają
one także, że porozumienie między stronami zostało dokonane bez
przymusu i świadomie w obecności notariusza. Z kolei druga zasada
stwarza domniemanie słuszności polegające na tym, że fakty zawarte
w dokumentach sporządzonych w obecności notariusza są słuszne.
Oba domniemania mogą być unieważnione tylko w drodze sądowej.
Notariusz sporządza dokumenty notarialne zgodnie ze swoją
wiedzą i doświadczeniem. Wola stron w nich zawarta musi być redagowana jasno, przy zastosowaniu współczesnej techniki prawniczej, w celu osiągnięcia pełnej efektywności zamierzonej czynności.
Obiektywizm notariusza jest podkreślony w art. 13 Aneksu I. poprzez stwierdzenie, że nie jest on zobowiązany do sporządzania
dokumentu na podstawie sugestii innych, specjalistycznych doradców lub zainteresowanych. Może natomiast je przyjąć lub odrzucić, a za zgodą zainteresowanych stron wprowadzić do nich poprawki, które uzna za słuszne.
Praktycznie identyczne zasady obowiązują w prawie polskim.
Redakcja dokumentów notarialnych powinna odpowiadać zasadom,
które dotyczą także protokołów. Do podstawowych zasad zalicza się
konieczność przestrzegania reguł gramatycznych i stylistycznych
oraz układu systematycznego.
W pierwszej grupie mieszczą się zalecenia dotyczące przejrzystości sformułowań, właściwej treści stosunku prawnego oraz formułowania w sposób prosty, zwięzły, prawidłowy i dokładny poszczególnych postanowień dokumentu, który powinien być ogólnie
zrozumiały.
Również przy sporządzeniu protokołu może wystąpić biegły z
danej dziedziny nauki lub techniki. Jednakże i wówczas należy
ograniczyć stosowanie ścisłych pojęć technicznych i prawnych, nie
znanych stronom czynności. Należy odstępować od dwuznaczności
42
Protokół
notarialny
pojęć, zaś określenia poszczególnych sytuacji winny być poprawne i czytelne8.
Drugą przesłanką poprawności dokumentu jest jego układ. Powinien on być sporządzony z określoną myślą, zawierać chronologię
porządku czynności i spełniać wymagany formalizm9. Zasadę taką
przewiduje art. 104 § 2 pr. o not., stwierdzając, że w razie gdy status osoby prawnej, na rzecz której jest sporządzany protokół, lub
przepis szczególny nie stanowią inaczej, jest on podpisywany przez
przewodniczącego zgromadzenia i notariusza.
Własnoręczny podpis przewodniczącego zgromadzenia powinien być złożony w obecności notariusza (art. 88 pr. o not.). Jest
on istotnym składnikiem zachowania skuteczności prawnej dokumentu (art. 78 k.c.). Na notariuszu ciąży obowiązek dopilnowania, by wymóg ten został spełniony. W przypadku zaś gdy przewodniczący odmówi podpisania protokołu, notariusz powinien
uczynić o tym wzmiankę na oryginale protokołu i odmówić wydania
jego wypisu. Ustalenie przebiegu zgromadzenia powinno wówczas
nastąpić według ogólnych zasad przewidywanych w prawie (art.
189 k.p.c.).
Rodzaje protokołów
Prawo o notariacie wymienia czynności, które powinny być sporządzone lub spisane w formie protokołów, poza szczególnym stwierdzeniem przewidzianym w art. 104 § 1, mówiącym o spisywaniu
protokołów walnych zgromadzeń organizacji społecznych, stowarzyszeń, spółdzielni, spółek i innych osób prawnych w przypadkach
prawem przewidzianych.
8
Metodyce sporządzenia aktu notarialnego poświęcono wiele uwagi w formie
odpowiedzi na pytania z dziedziny praktyki notarialnej, jak np. S. Cichosz,
Uwagi ogólne o formie i redakcji aktów notarialnych, NP 7/53/47, Redakcja i
strona prawna dokumentów notarialnych, BMS 3/55; W. Chojnowski i A. Jarzęcki, Wzory aktów notarialnych oraz praktyka notarialna', J. Sikorski i inni,
Zarys prawa o notariacie; J. Hroboni, Przyczynek do kwestii formy w procesie cywilnym, „Czasopismo Sądowe" XI. 1, stwierdza, że zbytni formalizm, nie wymagany przez ustawę, prowadzi do spaczenia treści czynności.
9
W. Natanson, jak w przypisie 2, s. 68. Uwa
istoty musi przywiązywać szczególną uwagę do momentów natury formalnej.
43
Romuald
Sztyk
Katalog tych czynności jest szerszy, jako że w niektórych sytuacjach sporządza się protokoły z przyjęcia dokumentów, papierów wartościowych albo pieniędzy na przechowanie, przy doręczaniu oświadczeń. Wystąpić mogą trudności w określeniu nazwy
czynności. Nie wszystkie one zostały uznane za czynności mające
być sporządzone w formie protokołu notarialnego. W takich przypadkach notariusz dokonuje wyboru rodzaju czynności, czyli formy
protokołu względnie innej nazwanej czynności.
W praktyce notarialnej odwołanie pełnomocnictwa jest sporządzane w formie protokołu. W tym przypadku może być ona połączona z obowiązkiem jego doręczenia pełnomocnikowi. Wówczas występują dwie czynności. Fakt odwołania pełnomocnictwa wraz z
żądaniem doręczenia tego dokumentu - pełnomocnikowi. Można zatem stosować odpowiednie nazwy czynności charakteryzującej jej
rodzaj. W tym przypadku będą one dwuczłonowe, zawierające zarówno odwołanie pełnomocnictwa, jak również protokół o doręczeniu jego odpisu pełnomocnikowi.
O wiele łatwiejsze jest dokonanie podziału zdarzeń, które mają
być spisane w protokole. Są one w literaturze jednoznacznie zdefiniowane. Za zdarzenia sensu stricto uważa się działanie niezależne od woli, jak np. upływ czasu, katastrofy budowlane i różne zdarzenia losowe, jak powódź, pożar, uderzenie pioruna. Mogą również
występować zdarzenia nie będące działaniem, jak np. śmierć.
W literaturze dostrzegane są zdarzenia występujące bez jakiegokolwiek działania i nie będące jego następstwem. Nie da się ich
wówczas zestawić w układzie systematycznym10.
Uwzględniając powyższe kryteria przyjąć należy, iż w praktyce notarialnej występować będą następujące rodzaje protokołów:
1. Wynikające bezpośrednio z prawa o notariacie, jak przyjmowanie dokumentów, papierów wartościowych i pieniędzy na przechowanie, stwierdzanie pewnych czynności, zdarzeń oraz doręczanie oświadczeń.
10
S. Grzybowski, System prawa cywilnego, t. I, Część ogólna, s. 190, określa bliżej pojęcie zdarzenia. Uważa, że stan faktyczny jest zjawiskiem złożonym,
obejmującym pewne zdarzenia oraz nie będące zdarzeniami stany w węższym
znaczeniu.
44
Protokół
notarialny
2. Spisywanie protokołów walnych zgromadzeń podmiotów wymienionych w art. 104 § 1 pr. o not.
3. Sporządzanie protokołów według odrębnych przepisów, z
tytułu zlecenia tych czynności notariuszowi na zasadzie art. 79 pkt
9 pr. o not.
Katalog tych czynności nie jest wyczerpujący i mogą występować inne z inicjatywy stron względnie z odrębnych przepisów.
Protokoły z przyjmowania na przechowanie: a) wszelkiego rodzaju dokumentów z art. 106 i 107 pr. o not. oraz b) papierów wartościowych oraz pieniędzy w walucie polskiej lub obcej - wymagają odrębnego omówienia.
W myśl zasady określonej w art. 104 pr. o not., notariusz przyjmuje na przechowanie wszelkiego rodzaju dokumenty, nawet w
kopertach zamkniętych. W takim przypadku koperta powinna być
zaopatrzona w podpis składającego. W praktyce notarialnej czynność
ta występowała przy przyjmowaniu na przechowanie testamentów
holograficznych. W ostatnim czasie występuje ona sporadycznie.
Notariusz z przyjęcia dokumentu na przechowanie spisuje protokół, w którym określa datę przyjęcia, ustala tożsamość składającego dokument i wskazuje komu, i pod jakimi warunkami ma być
on, lub odpis, wydany (art. 107). Jednocześnie przepis zastrzega,
że dokument ten wydaje się osobie wymienionej w protokole lub jej
następcy prawnemu.
Instytucja ta występowała w identycznej formie w art. 107 i
108 rozporządzenia Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 27
października 1933 r. - Prawo o notariacie, z tym, że w sposób bardziej szczegółowy omawiała wymogi formalne przy złożeniu dokumentu w zamkniętej kopercie, nakazując, by wymieniono jej cechy
zewnętrzne. Przewidywano także, że dokument przyjęty na przechowanie wydaje się za pokwitowaniem w repertorium. Aktualnie zasady prowadzenia biurowości dokumentów, pieniędzy lub papierów
wartościowych oddanych na przechowanie zostały uregulowane
rozporządzeniem Ministra Sprawiedliwości z dnia 12 kwietnia
1991 r.11 Do tego służy księga depozytowa, w której, zgodnie z § 4
cytowanego rozporządzenia, wpisuje się bardzo szczegółowo wszy11
Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 12 kwietnia 1991 r. w spra-
45
Romuald
Sztyk
stkie dane dotyczące tej czynności, a w tym pokwitowanie odbioru depozytu.
Przyjmowanie na przechowanie papierów wartościowych, pieniędzy w walucie polskiej lub obcej jest przewidziane w art. 108 pr. o not. Przepis ten postanawia, że notariusz w
związku z dokonywaną w jego kancelarii czynnością ma prawo
przyjąć na przechowanie, w celu wydania ich osobie wskazanej
przy złożeniu lub jego następcy prawnemu, papiery wartościowe
albo pieniądze w walucie polskiej lub obcej. Dla celów dokumentacyjnych i zabezpieczających notariusz założy rachunek pomocniczy dla pieniędzy oraz zawrze umowę o przyjęciu na przechowanie
przedmiotów i papierów wartościowych oraz na udostępnienie
skrytki sejfowej według zasad określonych przez prawo bankowe12. Wykonanie tego polecenia ma służyć zabezpieczeniu złożonych przedmiotów i pieniędzy do depozytu bankowego. Zaniedbanie tych obowiązków spowodować może odpowiedzialność cywilną
notariusza na zasadzie art. 415 k.c. w razie ich utraty. Inaczej zasady te określono w § 4 pkt 7 cytowanego rozporządzenia Ministra
Sprawiedliwości z dnia 12 kwietnia 1991 r., w którym postanawia
się, że do księgi depozytowej wpisuje się, między innymi, datę złożenia pieniędzy lub papierów wartościowych do depozytu sądowego
albo do banku oraz oznacza dowody dokonania tych czynności.
Korzystanie w tym przypadku z depozytu sądowego nie odpowiada samej instytucji przechowania wykonywanego przez notariusza.
Przepis stwierdza także, że z przyjęcia depozytu notariusz spisuje protokół, w którym wymienia datę przyjęcia, ustala tożsamość osoby składającej, datę mającego nastąpić wydania oraz imię,
nazwisko i miejsce zamieszkania osoby odbierającej depozyt. Wydanie depozytu następuje za pokwitowaniem. Te czynności notarialne są uregulowane w przepisach materialnych prawa cywil-
12
wie prowadzenia ksiąg notarialnych oraz przekazywania na przechowanie dokumentów sądom rejonowym, Dz.U. Nr 33, poz. 147.
Opisane czynności bankowe są przewidziane w art. 11 ust. 1 pkt 12 i art. 13
ust. 2 pkt 2 ustawy z dnia 31 stycznia 1989 r. - Prawo bankowe, tekst jedn.:
Dz.U. z 1992 r. Nr 72, poz. 359. Jednocześnie prawo bankowe postanawia w art.
45, że do przyjmowania na przechowanie stosuje się przepisy kodeksu cywilnego.
46
Protokół
notarialny
nego (art. 835-845 k.c.) o przechowaniu. Określają one prawa i obowiązki notariusza jako przechowawcy; czynność powinna odpowiadać
tym zasadom. Notariusz może w ramach obowiązujących przepisów
prawa określać w protokole dokładnie zasady wykonania umowy.
Nie może ona jednak odbiegać od wyraźnych poleceń ustawowych i
określonych w przepisach wykonawczych do prawa o notariacie.
Poświadczenia jako forma czynności notarialnej są przewidziane w art. 96 pr. o not. Przedmiotem rozważań są czynności
polegające na okazaniu dokumentu, pozostawania osoby przy życiu
lub w określonym miejscu oraz doręczanie oświadczeń. Poświadczenie na okazanym notariuszowi dokumencie polega na uwidocznieniu na nim daty, a na żądanie stron również godziny i minuty jego
okazania (art. 99 § 1 pr. o not.). Notariusz w poświadczeniu wymienia nazwisko i miejsce zamieszkania osoby okazującej dokument.
Czynność notarialna nie wymaga więc sporządzenia protokołu. Obowiązek ten powstanie wtenczas, gdy strona zażąda, by dokument ten został opisany. Może to nastąpić jedynie
w formie protokołu. Dopóki żądanie takie nie zostanie złożone, czynność notarialna wykonana jest w formie poświadczenia na okazanym
dokumencie.
Przepisy prawa o notariacie nie zawierają definicji dokumentu.
W związku z tym należy posłużyć się tym pojęciem, określonym
w art. 244 § 1 k.p.c., definiującym dokument urzędowy, i w art.
245 k.p.c., mówiącym o dokumencie prywatnym. Notariusz dokonuje czynności na okazanym dokumencie, który powinien spełniać
warunki wynikające z powołanych przepisów. Ocena przedłożonego
„dokumentu" może być dokonana przez notariusza jedynie w tym zakresie. W razie sporu przeważy jednak żądanie strony, ponieważ
notariusz nie jest władny ocenić, na ile przedłożony mu „dokument"
spełnia te warunki.
Poświadczenie pozostawania przy życiu lub w określonym miejscu zostaje dokonane przez notariusza, po myśli art.
100 pr. o not., w razie stawienia się tej osoby w jego kancelarii lub
przekonania się o tym fakcie poza kancelarią. W poświadczeniu notariusz ustala tożsamość tej osoby, określa dzień, godzinę i minutę
pozostawania przy życiu lub w określonym miejscu. Przepis ten
nie nakazuje, by czynność ta była sporządzona protokołem.
47
Romuald
Sztyk
Również pod rządem obowiązywania prawa o notariacie z 1933 r.
nie przewidziano dla tej czynności formy protokołu. W praktyce notarialnej jest ona również sporządzana w tej formie. Przeważył w
tym względzie formalizm, jak potrzeba stwierdzenia tożsamości.
Uważam, że jest ona niesłuszna.
Czynności związane z doręczaniem oświadczeń stron
notariusz dokonuje w formie protokołu. Instytucja ta została
uregulowana w art. 102 i 103 pr. o not.
Zadaniem jej jest dokumentowanie oświadczeń stron dla wywołania określonych skutków prawnych. Czynność ta składa się z
następujących składników:
- Na żadanie strony notariusz doręcza na piśmie jej oświadczenie, które może mieć skutki prawne wskazane przez nią stronie
przeciwnej. Żądający doręczenia wnosi ustnie do protokołu, wręcza
lub przesyła notariuszowi podpisaną przez siebie treść oświadczenia. Samo doręczenie oświadczenia następuje przy zastosowaniu
przepisów kodeksu postępowania cywilnego dotyczących doręczenia pism procesowych.
- Notariusz z dokonanej czynności spisuje protokół, a jeżeli
strona przeciwna poda ustnie do protokołu odpowiedź lub wręczy
pisemną odpowiedź i oświadczy, że protokół podpisze, notariusz
odpowiedź zamieszcza w protokole. Wydaje on poświadczenie doręczenia oświadczenia, w któiym zamieszcza odpowiedź, o ile została
ona doręczona w sposób określony w § 4 art. 102 pr. o not. Niezależnie od tego, na wyraźne żądanie osoby żądającej doręczenia
oświadczenia, notariusz może również dokonać doręczenia listem
poleconym. Jest on wówczas obowiązany zamieścić treść doręczonego oświadczenia i wzmiankę o przesłaniu go listem poleconym. Doręczenia może notariusz dokonywać przez zatrudnionych
w kancelarii pracowników (art. 103 pr. o not.). Pracownik kancelarii, poza zastępcą notariusza, nie jest uprawniony do przyjęcia do
protokołu odpowiedzi na doręczone oświadczenie. Może być ono
złożone przez stronę przy doręczeniu oświadczenia i tego faktu nie
można przewidzieć, upoważniając pracownika do jego doręczenia. Brak tego upoważnienia spowoduje, że pracownik nie będzie
mógł skutecznie prawnie dokonać tej czynności. Dlatego prawo o
notariacie z 1933 roku przewidywało w art. 102, że posługiwanie
48
Protokół
notarialny
się swoimi pracownikami może być dokonane w razie ich upoważnienia przez prezesa sądu okręgowego na wniosek notariusza.
Oświadczenie o prostym przyjęciu spadku lub z dobrodziejstwem inwentarza albo odrzuceniu spadku może być
złożone przed notariuszem lub w sądzie rejonowym, w którego okręgu znajduje się miejsce zamieszkania lub pobytu składającego
oświadczenie (art. 640 § 1 k.p.c. w związku z art. 79 pkt 9 pr. o not.).
Protokoły wraz z załącznikami notariusz przesyła niezwłocznie do
sądu spadku.
Oświadczenie powinno zawierać składniki wymienione w § 1
art. 641 k.p.c., czyli imię i nazwisko spadkodawcy, datę i miejsce
jego śmierci oraz miejsce jego ostatniego zamieszkania, tytuł powołania do spadku i treść złożonego oświadczenia. Niezależnie
od tego powinno być zamieszczone oświadczenie o wiadomych składającemu osobach należących do kręgu spadkobierców ustawowych i wszelkich testamentach oraz miejscach ich przechowania.
Do protokołu należy złożyć wypis aktu zgonu albo prawomocne
orzeczenie sądowe o uznaniu za zmarłego lub o stwierdzeniu zgonu. Brak tych dokumentów nie upoważnia do odmowy przyjęcia
oświadczenia. Oświadczenie może być złożone ustnie lub na piśmie, z podpisem poświadczonym notarialnie ( art. 1018 § 3 k.c.).
W razie złożenia oświadczenia ustnego, notariusz sporządza protokół, do którego stosuje przepisy k.p.c. Protokół powinien być podpisany przez osobę składającą oświadczenie, co powoduje konieczność
ustalenia jej tożsamości. Protokół wpisuje się do repertorium Ns.,
którego prowadzenia nie przewiduje rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 12 kwietnia 1991 roku. W razie złożenia oświadczenia na piśmie z podpisem notarialnie poświadczonym, czynność
ta podlega rejestracji najpierw w repertorium A, a później jest uwidoczniona w repertorium Ns. W praktyce forma ta nie przyjęła się13.
Należy stwierdzić, że w wyniku oczywistego błędu nie przewidziano
zmiany brzmienia art. 1018 § 1 k.c. i zastąpienia państwowego biura
notarialnego - notariuszem. Zostanie on naprawiony przy kolejnej
13
A. Dzyr, Przepisy o postępowaniu spadkowym przed PBN, WP 1967, wkładka
do numeru 12 „Palestry" z 1967 r., s. 26, a także J. Pawłowicz, Pozycja notariusza w zachowawczych czynnościach spadkowych, PN 1948, t. II, s. 502.
49
Romuald
Sztyk
nowelizacji kodeksu cywilnego, w którym przewidziano zmianę
tego przepisu.
Notariusz spisuje protokoły walnych zgromadzeń organizacji społecznych, stowarzyszeń, spółdzielni, spółek i innych osób prawnych (art. 104 § 1 pr. o not.).
Przeważają protokoły spółek prawa handlowego i ograniczają
się w zasadzie do spółek z ograniczoną odpowiedzialnością i akcyjnych. Zestawienie przepisów dotyczących tych spółek pozwala
wysnuć następujące wnioski:
1. W spółce akcyjnej wszystkie uchwały walnego zgromadzenia powinny być protokołowane przez notariusza pod rygorem nieważności (art. 412 k.h.).
2. W spółce z ograniczoną odpowiedzialnością tylko niektóre
uchwały zgromadzenia wspólników muszą być zaprotokołowane
przez notariusza. Należą do nich:
- zmiany umowy (art. 254 § 2 k.h.),
- rozwiązanie spółki ( art. 262 pkt 2 k.h.),
- przeniesienie siedziby spółki za granicę (art. 262 pkt 2 k.h.).
Oświadczenie o przystąpieniu do spółki akcyjnej, przekształconej ze spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, może być zawarte w protokole notarialnym ze zgromadzenia wspólników, na
którym podjęto uchwałę o przekształceniu w spółkę akcyjną (art.
493 pkt 1 i 3 w związku z art. 314 i 315 k.h.).
Pozostałe uchwały nie wymagają protokołowania przez notariusza i powinny być wpisane do księgi protokołów oraz podpisane
przez obecnych lub przynajmniej przez przewodniczącego i osobę
prowadzącą protokół. W przypadku zaś gdy protokół sporządza notariusz, zarząd wniesie odpis protokołu do księgi protokołów. Protokoły podpisywane są przez przewodniczącego i notariusza uważanego za protokolanta.
3. Warunki formalnoprawne obu protokołów są identyczne. W
spółce z ograniczoną odpowiedzialnością zostały wymienione w
dyspozycji art. 239 § 2 k.h., a w spółce akcyjnej przez przepis art.
412 § 2 k.h. Wynika z nich, że w protokołach należy zamieścić następujące stwierdzenia dokonane przez notariusza na podstawie
uzyskanych informacji i przedłożonych dokumentów, przed przystąpieniem do jego sporządzenia, a mianowicie:
50
Protokół
notarialny
a) stwierdzenie prawidłości zwołania zgromadzeń,
b) stwierdzenia ich zdolności do podejmowania uchwał,
c) wymienienie treści uchwał,
d) podanie ilości głosów oddanych za każdą uchwałą,
e) zgłoszone sprzeciwy z art. 230 i 231 k.h. z urzędu oraz z art.
240 k.h. tylko na żądanie wspólnika, gdyż fakt ten umożliwia mu
zachowanie prawa do powództwa o unieważnienie uchwały. Natomiast przy spółkach akcyjnych należy wskazać osobę i motywy
sprzeciwu (art. 413 § 2 pkt 2 k.h.).
Stosownie do powołanych przepisów, do protokołów należy dołączyć:
- odpowiednie dokumenty,
- dowody zwołania zgromadzeń,
- listę obecności podpisaną przez uczestników.
Jak już podkreślono, protokoły w obu spółkach podpisują przewodniczący zgromadzenia i notariusz.
Prawo handlowe określa jednocześnie wymogi formalnoprawne,
które muszą być spełnione przy sporządzaniu protokołów.
W doktrynie panuje jednolity pogląd14, że notariusz nie ma prawa odmówić udziału w zgromadzeniu tylko z tego powodu, że nie zachodzą warunki jego odbycia. Jego zadaniem ustawowym jest stwierdzenie odbycia zgromadzenia, a w razie gdy ustali, że zaistniały
przeszkody prawne, fakt ten odnotuje w protokole. Zasadą jest sporządzenie protokołu na zgromadzeniu. Dopuszcza się jednak możliwość odstąpienia od tej zasady i sporządzenia go niezwłocznie na
podstawie własnych notatek i posiadanych dokumentów15.
Protokoły powinny odzwierciedlać przebieg zgromadzenia, a
udział notariusza ma na celu udokumentowanie podjętych uchwał.
Jest on samodzielny i nie skrępowany zaleceniami przewodniczącego
zgromadzenia, które dotyczą wykonania jego zadań przypisanych
mu przez prawo. Ponieważ notariusz w zasadzie zamieszcza w protokole treść uchwał i przebieg głosowania nad nimi, jednocześnie powinien być sporządzany odrębny protokół zawierający wszystkie informacje o przebiegu zgromadzenia. Notariusz może jednak, a w
14
Tak M. Allerhand, Kodeks handlowy. Komentarz, s. 640.
15
Tak M. Allerhand, jak pozycja 12, s. 641.
51
Romuald
Sztyk
niektórych przypadkach powinien, opisać zdarzenia i zajścia, które w
jego przekonaniu mogą oddziaływać na ocenę prawną zwołania i
przebiegu zgromadzenia.
Przed przystąpieniem do sporządzenia protokołu notariusz nie
ustala tożsamości uczestników, jednakże w uzasadnionych przypadkach wymienić może osoby obecne, nie umieszczone na liście obecności. Zagadnienie jest stosunkowo proste przy spółkach akcyjnych.
Występują pewne problemy przy spółkach z ograniczoną odpowiedzialnością o małej ilości wspólników uczestniczących w pełnym
składzie w zgromadzeniu. Wydaje się, że w tym przypadku, a przede wszystkim gdy uczestniczą w nim biegli, można poprzestać na
umieszczeniu w komparycji protokołu ich danych osobowych i wszyscy oni protokół podpisują, łącznie z przewodniczącym zgromadzenia i notariuszem. W tym zakresie uczyniono więcej niż wymagają
przepisy i nie można wywodzić z tego tytułu następstw negatywnych.
Lista obecności będzie wówczas zbędna, podobnie jak przy spółkach
jednoosobowych.
Przepisy prawa handlowego nie przewidują sposobu wyboru
przewodniczącego zgromadzenia. Okoliczność ta może być uwzględniona w umowie, statucie czy też w regulaminach. Notariusz
potwierdza jedynie w protokole ten fakt i nie wnika, czy wybór został dokonany w myśl zasad prawa handlowego.
Postanowienia kodeksu handlowego wymieniają jednak czynności, które ma dokonać notariusz i odpowiednio je odnotować w
protokole. Powinien on stwierdzić prawidłowość zwołania zgromadzenia, jak np. na podstawie ogłoszeń (art. 396 k.h.) czy też na
podstawie ustalonego faktu reprezentowania całego kapitału zakładowego (art. 398 § 1 k.h.), kiedy odpada potrzeba formalnego jego zwołania.
Po stwierdzeniu zdolności do podejmowania uchwał, notariusz
zamieszcza w protokole informację w tym zakresie. Może ona potwierdzać fakt reprezentowania wymaganej ilości głosów albo wysokości kapitału. W protokole nie wymienia się głosów z przebiegu
obrad ani też przemówień. Może być to jednak przez notariusza
uczynione na żądanie przewodniczącego, w razie gdy to zostanie
uzasadnione. W tej części protokołu zamieszcza się jedynie powzię-
52
Protokół
notarialny
te uchwały oraz ilość głosów oddanych za każdą uchwałą, a nie
głosowanie każdego uczestnika. Uważa się, że nie ma potrzeby
wpisywania głosów przeciw, wstrzymujących się, a nawet tzw.
białych kartek, czyli nie zajmujących żadnego stanowiska. Jest to
problem dyskusyjny, jako że istnieją poglądy przeciwne o konieczności zamieszczania i tych danych. Ma to znaczenie przy sytuacjach granicznych, gdy jeden głos decyduje o ważności podejmowanych uchwał. Nabiera to odpowiedniego znaczenia wobec kontrowersji występującej przy ocenianiu kworum i bezwzględnej większości głosów w układzie innych podmiotów.
Jeżeli notariusz stwierdzi, że oddano inną ilość głosów, na podstawie własnych informacji lub uzyskanych od innych osób, powinien ten fakt odnotować w protokole bez dalszych komentarzy.
W pewnym okresie w literaturze prawniczej podnoszono kwestię formy uchwały zgromadzenia wspólników o nabyciu lub zbyciu nieruchomości. Sądzono, że wymóg ów wynika z wykładni
art. 82 § 1 prawa o notariacie z 1933 r. Pogląd ten trudno obronić w
aktualnym stanie prawnym. Dominuje stanowisko, że uchwała ta
nie wymaga zaprotokołowania przez notariusza, jako że dotyczy
prawa wewnętrznego i nie sprzeciwia się zasadzie szczególnej formy dla przeniesienia własności nieruchomości z art. 158 k.c.
Strona dokumentacyjna może budzić pewne niejasności co do
rodzaju dokumentów, które mają być dołączone do protokołu. Ustawodawca wymienia je przykładowo, jak gazety, w których zawarte
były ogłoszenia o wyznaczeniu zgromadzenia, dowody zawiadomienia akcjonariusza, zażądał zawiadamiania go listem poleconym (art.
396 § 3 k.h.).
Dokumentami tymi będą również pełnomocnictwa dołączone
do listy obecności.
Protokoły w postępowaniu upadłościowym sporządza notariusz na zasadach przewidzianych w art. 103 § 1 w zakresie opieczętowania majątku upadłego, spisu inwentarza z art. 105 § 2 i
przy sprzedaży nieruchomości z art. 116 § 2 prawa upadłościowego z dnia 24 października 1934 r.16
16
Obwieszczenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 24 października 1991 r. w sprawie ogłoszenia jednolitego tekstu rozporządzenia Prezydenta Rzeczypospolitej z
53
Romuald
Sztyk
Notariuszowi przypisano ściśle określone czynności i każda z
nich wymaga osobnego omówienia. Pierwsza z nich polega na opieczętowaniu całego lub części majątku upadłego, z inicjatywy syndyka
albo na zarządzenie sędziego - komisarza (art. 103 § 1 pr. upadł.).
Ma on na celu zabezpieczenie masy upadłości i uniemożliwienie
rozporządzania składnikami majątkowymi przez upadłego. Czynność ta może ograniczyć się tylko do umieszczenia pieczęci. Księgi
mogą być zabezpieczone przez ich zamknięcie i wykazanie sald.
Istnieje pogląd, że zabezpieczenie to jest wystarczające i nie musi
ich dokonywać notariusz. Z każdej czynności opieczętowania notariusz spisuje protokół, w którym ją opisuje. W przypadku wykonywania tej czynności na zarządzenie sędziego - komisarza, syndyk nie jest obowiązany okazywać go notariuszowi, gdyż ustawa
upoważnia go do samodzielnego wydania takiego polecenia. Na
opieczętowanie rzeczy znajdującej się u osoby trzeciej wymagana
jest zgoda tej osoby (art. 107 w związku z art. 117 pr. upadł.).
Zdjęcia pieczęci dokonuje syndyk przy sporządzeniu spisu inwentarza lub na zarządzenie sędziego-komisarza.
Spis inwentarza majątku masy upadłości jest kolejną czynnością w postępowaniu upadłościowym; może być spisany przez syndyka lub na jego żądanie przez notariusza.
O terminie spisania inwentarza notariusz powinien zawiadomić upadłego, syndyka i członków rady wierzycieli. Mogą być oni
obecni przy tej czynności i czynić uwagi, do których powinien stosować się notariusz. Uwagi te powinny być osobno opisane.
W trakcie spisu inwentarza osoba, która ma w swoim władaniu rzeczy upadłego nawet z mocy prawa zastawu, prawa zatrzymania lub na podstawie innego tytułu, jest obowiązana zawiadomić
o tym syndyka, a na jego żądanie notariusza, i okazać je w celu oszacowania, i wciągnięcia do spisu inwentarza ( art. 107 pr. upadł.). Notariusz nie posiada prawa do odbioru rzeczy i może zwrócić się do komornika o wykonanie w drodze przymusu tego obowiązku.
Kolejną czynnością notariusza jest sprzedaż ruchomości w drodze licytacji publicznej na żądanie syndyka (art. 115 § 1 pr. upadł.).
dnia 24 października 1934 r. - Prawo upadłościowe, Dz.U. z 1991 r. Nr 118, poz. 512.
54
Protokół
notarialny
Do sprzedaży ruchomości w tym trybie nie stosuje się przepisów
kodeksu postępowania cywilnego. Został on określony w rozporządzeniu Ministra Sprawiedliwości z dnia 10 stycznia 1935 r. o tiybie
dokonywania licytacji publicznej ruchomości w postępowaniu upadłościowym. Licytację przeprowadza notariusz, w którego okręgu
znajduje się rzecz podlegająca sprzedaży. Jednakże syndyk ma prawo dokonać sprzedaży przez innego notariusza lub komornika (czynności te mogą być dokonane przemiennie przez notariusza lub komornika), jeżeli to może dać wynik korzystniejszy.
Licytację poprzedza ogłoszenie o niej przez obwieszczenie, w któiym wymienia się dane opisane w § 4 cytowanego rozporządzenia.
Notariusz z przeprowadzenia licytacji i jej przebiegu sporządza protokół (§ 14 cyt. rozp.), w którym zamieszcza wszystkie obowiązujące dane.
Sprzedaż nieruchomości odbywa się na zasadzie art. 118 § 1 pr.
upadł, według przepisów k.p.c. o egzekucji. Za zezwoleniem rady
wierzycieli mogą być sprzedane z wolnej ręki. Sprzedaż dokonana
w postępowaniu upadłościowym na te same skutki prawne, jak w postępowaniu egzekucyjnym. Wyłączenia notariusza z możliwości uczestniczenia w sprzedaży nieruchomości w tym postępowaniu ocenia
się krytycznie. Uważa się, że skoro wykonuje on inne czynności, z natury prostsze, powinien również być upoważniony ustawowo do tej
czynności. Wymaga to jednak zmiany przepisów i ten słuszny wniosek można oceniać jedynie jako propozycję de lege ferenda.
Prawo o notariacie przewiduje również spisywanie protokołów
zgromadzeń organizacji społecznych, stowarzyszeń i spółdzielni. W
praktyce czynności te występują niezmiernie rzadko. Przy sporządzaniu tych protokołów należy mieć na uwadze zasady odbywania
zgromadzeń przez poszczególne podmioty. W każdym przypadku
decydować będą przepisy ustawowe i wewnętrzne, jak statuty, regulaminy. I tak, według art. 41 § 3 ustawy z dnia 16 września 1982 r. Prawo spółdzielcze1' z obrad walnego zgromadzenia sporządza się
protokół, który powinien być podpisany przez przewodniczącego walnego zgromadzenia oraz przez inne osoby wskazane w statucie. Udział
17
jednolitego tekstu ustawy - Prawo spółdzielcze, Dz.U. Nr 54, poz. 288.
55
Obwieszczen
Romuald
Sztyk
notariusza jest szczególnie wskazany przy czynnościach łączenia się i
podziału spółdzielni, kiedy na walnych zgromadzeniach podejmowane
są uchwały dotyczące majątku spółdzielni, a w tym często związane
z przeniesieniem własności nieruchomości (art. 101 i 111 pr. spółdz.).
Można bronić poglądu, że przeniesienie własności nieruchomości na
podstawie tych uchwał powinno być dokonywane odrębną czynnością, w formie aktu notarialnego.
Zasada ta dotyczy również innych podmiotów, jak np. wywodzących swój status prawny z prawa o stowarzyszeniach18. W myśl
art. 11 tego przepisu, najwyższą władzą stowarzyszenia jest walne zebranie członków. Statuty określają jego przebieg i wymogi formalnoprawne.
Niniejsze rozważania pozwalają na wysnucie ogólnego wniosku,
iż protokół notarialny jest nadal czynnością nie w pełni wykorzystaną przy obsłudze prawnej klientów.
18
Ustawa z dnia 7 kwietnia 1989 r. - Prawo o stowarzyszeniach, Dz.U. Nr 20,
poz. 104 z późniejszymi zmianami.
56