Zarządzenie Nr 5/2013

Zarządzenie Nr 5/2013
Dyrektora Powiatowego Urzędu Pracy w Kościerzynie
z dnia 4 marca 2013 r.
w sprawie zasad delegowania oraz rozliczania kosztów
związanych z krajową podróżą służbową pracowników
Powiatowego Urzędu Pracy w Kościerzynie
Na podstawie Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r.
w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub
samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. z 2013 r. poz. 167)
oraz § 20 pkt 12 Regulaminu organizacyjnego Powiatowego Urzędu Pracy w Kościerzynie,
stanowiącego załącznik do Uchwały Nr 87/36/2011 Zarządu Powiatu Kościerskiego z dnia
31 sierpnia 2011 r. w sprawie zmiany w Regulaminie Organizacyjnym Powiatowego Urzędu Pracy
w Kościerzynie i obwieszczenie jego jednolitego tekstu
zarządzam, co następuje:
§1
Zarządzenie reguluje zasady odbywania krajowych podróży służbowych pracowników
Urzędu, wydawania i ewidencjonowania poleceń wyjazdu służbowego oraz rozliczania
kosztów podróży.
§2
1. Podróżą służbową jest wykonanie przez pracownika zadania określonego przez
Dyrektora PUP w Kościerzynie, poza miejscowością, w której znajduje się siedziba
Urzędu, w terminie i w miejscu określonym w poleceniu wyjazdu służbowego.
2. Mając na uwadze względy ekonomiczne i skrócenie czasu podróży, za miejscowość
rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej uznaje się miejscowość stałego lub
czasowego pobytu pracownika.
3. Nie uznaje się za podróż służbową delegowania pracownika do miejscowości jego
stałego lub czasowego pobytu.
§3
1. Pracownik ds. kadrowych wystawiający polecenie wyjazdu służbowego zobowiązany
jest umieścić na dokumencie następujące informacje:
1) pieczątkę Urzędu,
2) kolejny numer z rejestru wydanych poleceń służbowych,
3) nazwisko i imię oraz stanowisko służbowe pracownika odbywającego podróż
służbową,
4) czas podróży służbowej (datę rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej),
5) określenie celu podróży służbowej,
6) określenie środka lokomocji.
2. Pracownik wystawiający polecenie wyjazdu służbowego ewidencjonuje je w rejestrze
wydanych poleceń wyjazdów służbowych, składa je do podpisu Dyrektorowi,
a następnie po podpisaniu przekazuje osobie delegowanej.
W przypadku, gdy udającym się w podróż służbową jest Dyrektor Urzędu,
delegującym jest Starosta Kościerski.
§4
1. Zwrot kosztów przejazdu środkami transportu zbiorowego (PKP-II klasa, PKS, inny
przewoźnik) obejmuje cenę biletu określonego środka transportu, wraz ze związanymi
z nimi opłatami dodatkowymi.
2. Rozliczenie kosztów przejazdu odnosi się do wydatku rzeczywistego,
z uwzględnieniem przysługującej pracownikowi ulgi na dany środek transportu, bez
względu na to, z jakiego tytułu ulga ta przysługuje.
3. Na wniosek pracownika, w uzasadnionych przypadkach, pracodawca może wyrazić
zgodę na przejazd w podróży służbowej samochodem osobowym niebędącym
własnością pracodawcy.
4. W przypadkach, o których mowa w ust. 3, zasady rozliczania podróży służbowej
reguluje Zarządzenie nr 1/2011 Dyrektora PUP w Kościerzynie z dnia 5 stycznia
2011 r. w sprawie rozliczania podróży służbowej pracowników samochodem
niebędącym własnością pracodawcy oraz Zarządzenie Nr 4/2013 Dyrektora
Powiatowego Urzędu Pracy w Kościerzynie z dnia 4 marca 2013 r. w sprawie zmiany
Zarządzenia Nr 1/2011 z dnia 5 stycznia 2011 r.
§5
1. Pracownikowi z tytułu podróży służbowej przysługuje zwrot kosztów przejazdów,
dojazdów środkami komunikacji miejscowej, noclegów i innych niezbędnych
udokumentowanych wydatków oraz diety.
2. Do rozliczenia kosztów podróży pracownik załącza dokumenty, w szczególności
rachunki, faktury lub bilety potwierdzające poszczególne wydatki. Nie dotyczy to
zwrotu należności z tytułu diet oraz wydatków objętych ryczałtem, które wypłacane są
na podstawie oświadczenia pracownika.
3. Jeżeli przedstawienie dokumentu potwierdzającego poniesienie wydatku nie jest
możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku
i przyczynach braku jego udokumentowania. Decyzję o akceptacji wydatku podpisuje
Dyrektor Urzędu.
4. Pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji
miejscowej, który wypłacany jest na podstawie oświadczenia pracownika
zamieszczonego
w
rachunku
kosztów
podróży
(„Korzystałam/em
lub
nie korzystałam/em z komunikacji miejscowej”).
5. Jeżeli koszty przejazdu środkami komunikacji miejscowej są większe od
przysługującego ryczałtu, pracodawca może wyrazić zgodę na ich zwrot na podstawie
przedłożonych biletów.
6. Ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu środkami komunikacji miejscowej nie
przysługuje, jeżeli pracownik nie ponosi kosztów przejazdu w/w środkami komunikacji.
7. W przypadku braku bezpłatnego wyżywienia lub zapewnienia przez pracodawcę
częściowego wyżywienia w czasie podróży służbowej, delegowanemu pracownikowi
przysługuje dieta, zgodnie z § 7 w/w Rozporządzenia MPiPS.
8. Dodatkowe informacje i oświadczenie istotne dla prawidłowego rozliczenia kosztów
podróży dotyczące korzystania z posiłków, pracownik zamieszcza w poleceniu
wyjazdu służbowego w kolumnie „Stwierdzenie pobytu służbowego”.
§6
1. Pracownik po odbyciu podróży służbowej jest zobowiązany wypełnić druk „Rachunek
kosztów podróży” i przedłożyć wraz z załączonymi dokumentami potwierdzającymi
poszczególne wydatki pracownikowi ds. kadrowych, celem weryfikacji danych
zawartych w tych dokumentach.
2. Rachunek kosztów podróży zweryfikowany przez pracownika ds. kadrowych podlega
kontroli merytorycznej dokumentów przez Kierownika Działu OrganizacyjnoAdministracyjnego.
3. Sprawdzone pod względem merytorycznym dokumenty potwierdzające odbycie
podróży służbowej pracownik składa w Dziale Finansowo-Księgowym.
4. Dokumentacja podróży służbowej pracownika, która nie wykazuje kosztów pozostaje
w Dziale Organizacyjno-Administracyjnym, w celu rejestracji wykonania przejazdu
służbowego.
§7
Pracownik dokonuje rozliczenia kosztów podróży nie później niż w terminie 14 dni od dnia
zakończenia tej podróży.
§8
1. Na wniosek pracownika może być wypłacona zaliczka na koszty podróży służbowej,
w wysokości wynikającej ze sporządzonej przez niego wstępnej kalkulacji tych
kosztów.
2. Rozliczenie merytoryczne i finansowe następuje według zasad zawartych w Instrukcji
obiegu i kontroli finansowej dokumentów stosowanej w Urzędzie.
3. Pobraną zaliczkę należy rozliczyć w ciągu 14 dni od dnia powrotu z podróży służbowej
pod rygorem potrącenia nierozliczonej zaliczki z wynagrodzenia osoby delegowanej.
§9
W sprawach nieuregulowanych niniejszym zarządzeniem stosuje się każdorazowo
aktualne przepisy rozporządzenia regulującego zasady odbywania podróży służbowej.
§ 10
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
Dyrektor
Powiatowego Urzędu Pracy
w Kościerzynie
Mirosław Ginter