Regionalna Izba Obrachunkowa w Bydgoszczy

Regionalna Izba Obrachunkowa
w Bydgoszczy
Bydgoszcz, dnia 09.08.2004 r.
RIO/KF/4104/7/2004
Pan
Wacław Duniec
Kierownik
Inspektoratu Edukacji i Sportu
Urzędu Miasta Kowala
ul. Piwna 20
87 – 820 Kowal
Na podstawie art. 1 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych
izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 z późn. zm.) oraz § 7
rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 14 stycznia 2000 roku w sprawie siedzib i
zasięgu terytorialnego regionalnych izb obrachunkowych (Dz. U. Nr 3, poz. 34), Regionalna
Izba Obrachunkowa w Bydgoszczy przeprowadziła kontrolę doraźną w Inspektoracie
Edukacji i Sportu Urzędu Miasta Kowala.
W związku z kontrolą, której wyniki zawarte zostały w protokóle kontroli podpisanym w dniu
25 czerwca 2004 roku, Regionalna Izba Obrachunkowa w Bydgoszczy stosownie do art. 9
ust. 2 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych przekazuje niniejsze wystąpienie
pokontrolne.
Jednocześnie informuję, że kontrolę dotyczącą gospodarki finansowej jednostek oświaty
Miasta Kowala przeprowadzono w Inspektoracie Edukacji i Sportu Urzędu Miasta z uwagi na
prowadzoną przez Inspektorat ewidencję księgową tych jednostek a także ze względu na fakt,
iż w okresie objętym kontrolą (lata 1999 – 2002) funkcję Kierownika Zespołu Ekonomiczno –
Administracyjnego Oświaty (ZEAO) i Dyrektora Szkoły Podstawowej pełniła równocześnie
ta sama osoba.
W czasie przeprowadzonej kontroli doraźnej gospodarki finansowej stwierdzono
następujące nieprawidłowości:
1) W zakresie prowadzenia gospodarki finansowej:
•
•
pokrywanie wydatków w jednostkach oświaty w Kowalu bezpośrednio z uzyskiwanych
dochodów
nie utworzenie przez Dyrektora Szkoły Podstawowej jako kierownika jednostki
budżetowej rachunku bankowego środków specjalnych pomimo uzyskiwania przychodów
z darowizn przekazywanych na rzecz Szkoły.
2
Na podstawie udostępnionych inspektorom podczas kontroli dokumentów
stwierdzono, że Szkoła Podstawowa w Kowalu w latach 1999 – 2002 uzyskała środki
finansowe w wysokości 52.441,95 zł, które nie zostały ujęte w ewidencji księgowej Szkoły.
Ustalone podczas kontroli wielkości i źródła pochodzenia tych środków przedstawiają się
następująco:
- najem pomieszczeń
7.905,20 zł
- darowizny
1.589,45 zł
- prowizja i reklama PZU
8.335,00 zł
- sprzedaż materiałów
1.192,00 zł
- wpływy uzyskiwane ze zbiórki
podczas organizowanych tzw. Zabaw
charytatywnych
27.480,30 zł
- wpłaty rodziców na wypoczynek
dzieci pn. „Zielona Szkoła”
5.940,00 zł
Kontrolujący dokonali następujących ustaleń w stosunku do wpływów uzyskiwanych przez
Szkołę w latach 1999 – 2002 z poszczególnych źródeł:
a) Środki uzyskane z najmu pomieszczeń, z prowizji i reklamy PZU oraz ze
sprzedaży materiałów w łącznej kwocie 17.432,20 zł stanowiły na podstawie przepisów art. 3
pkt. 5 i 8 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o dochodach jednostek samorządu
terytorialnego w latach 1999 – 2003 (Dz. U. Nr 150, poz. 983 z późn. zm.) dochody budżetu
gminy.
b) Darowizny otrzymane na rzecz Szkoły w łącznej wysokości 1589,45 zł.
Zgodnie z przepisami art. 21 ust. 1 pkt. 2 ustawy o finansach publicznych darowizny
przekazywane w postaci pieniężnej na rzecz jednostki budżetowej stanowią środki specjalne,
które jednostki gromadzą na wyodrębnionych rachunkach bankowych.
W związku z tym Dyrektor Szkoły Podstawowej z chwilą wpływu darowizn na
rzecz Szkoły powinien utworzyć wyodrębniony rachunek bankowy „środków specjalnych” w
celu gromadzenia wpływów z darowizn.
Ustalono, że w kontrolowanym okresie tj. w latach 1999 – 2002 rachunek środków
specjalnych nie został utworzony w Szkole Podstawowej jak również w działającym wówczas
Zespole Ekonomiczno – Administracyjnym Oświaty w Kowalu. Wobec tego darowizny jako
dochody jednostki budżetowej zgodnie z przepisami art. 18 ust. 1 ustawy o finansach
publicznych podlegały odprowadzeniu do budżetu Miasta.
c) Wpływy ze zbiórek organizowanych podczas zabaw charytatywnych.
W latach 2000 – 2003 w Szkole Podstawowej w Kowalu organizowane były zabawy
charytatywne, podczas których dokonywano zbiórki środków pieniężnych na rzecz Szkoły.
Z tego tytułu Dyrektorowi Szkoły przekazano środki w kwocie 27.480,30 zł
W związku z tym przekazane Dyrektorowi środki noszą znamiona darowizny. Dyrektor jako
kierownik jednostki nie sporządził odpowiedniego dokumentu, w którym powinien dokonać
kwalifikacji tych wpływów. Brak takiego dokumentu uniemożliwił kontrolującym ustalenie
jednoznacznie charakteru tych wpływów. Niezależnie od tego w przypadku nie utworzenia
środka specjalnego w szkole – którego przychodem są darowizny – wpływy te powinny być
zgodnie z przepisami art. 18 ust. 1 ustawy o finansach publicznych jako dochody Szkoły
odprowadzone do budżetu gminy.
Inspektorzy ustalili, że dochody uzyskane przez Szkołę w latach 1999 – 2002 wymienione
powyżej w punktach a, b, c nie zostały odprowadzone do budżetu Miasta Kowala lecz zostały
przeznaczone na sfinansowanie wydatków.
3
d) Wpłaty rodziców dzieci na wypoczynek pn. „Zielona Szkoła” nie stanowiły
dochodu Szkoły Podstawowej jako jednostki budżetowej i nie podlegały odprowadzeniu do
budżetu Miasta.
Uzyskane przez Dyrektora Szkoły przedstawione w punktach od a do d wpływy
środków finansowych przeznaczone zostały w latach 1999 – 2002 na sfinansowanie niżej
wymienionych rodzajów wydatków w kwocie łącznej 52.593,50 zł w tym na:
- zakup wyposażenia dla Szkoły
(m. in. kamera, organy, zegar świetlny)
10.672,29 zł
- remont pomieszczeń szkolnych
8.850,00 zł
- zakup materiałów dla Szkoły
1.701,39 zł
- zakup art. sportowych, nagród, pucharów
2.145,14 zł
- zakup artykułów spożywczych
9.816,98 zł
- koszty obsługi zabaw charytatywnych
1.440,00 zł
- wypłata prowizji za czynności wykonywane
przy ubezpieczeniach uczniów
2.936,00 zł
- wynajem autokaru i koszty biletów wstępu
3.177,97 zł
- różne wydatki
11.853,73 zł
Dokonane wspomniane wyżej wydatki związane były z organizacją między innymi: zabaw
charytatywnych, wycieczek szkolnych, imprez sportowych, obchodów Dnia Dziecka.
Brak rozliczenia poszczególnych imprez oraz nie opisywanie dowodów źródłowych
pod względem merytorycznym tj. celów na jakie zostały wydatkowane jak również nie
wskazanie z jakich środków zostały sfinansowane, uniemożliwiło kontrolującym szczegółowe
odniesienie się do prawidłowości wydatkowania tych środków na określone cele.
W przypadku pozostałych jednostek oświaty (poza Szkołą Podstawową) ustalono, że
jednostki te uzyskane dochody z prowizji PZU w kwotach:
- Przedszkole Miejskie 687 zł
- Gimnazjum
3035,60 zł
nie odprowadziły również do budżetu Miasta lecz przeznaczyły bezpośrednio na
sfinansowanie wydatków.
Prowadzenie gospodarki finansowej przez jednostki oświaty w opisanym wyżej zakresie
polegające na finansowaniu wydatków bezpośrednio z dochodów naruszyło podstawową
zasadę gospodarki finansowej określoną w art. 18 ust. 1 ustawy o finansach publicznych
zgodnie, z którą jednostki budżetowe pokrywają swoje wydatki bezpośrednio z budżetu, a
pobrane dochody odprowadzają na rachunek jednostki samorządu terytorialnego (w tym
przypadku budżetu Miasta Kowal).
Jednocześnie czyn ten na podstawie przepisów art. 138 ust. 1 pkt. 10 ustawy o
finansach publicznych stanowi naruszenie dyscypliny finansów publicznych.
Odpowiedzialność za powyższe naruszenie dyscypliny finansów publicznych stosownie do
przepisów art. 137 ww. ustawy ponoszą kierownicy jednostek oświaty Miasta Kowal, którzy z
racji pełnionych funkcji byli dysponentami środków publicznych.
2) W zakresie obowiązku prowadzenia ewidencji księgowej:
•
•
nie ujęcie w ewidencji księgowej jednostek oświaty wszystkich wpływów środków
pieniężnych oraz wydatków
nieprawidłowe udokumentowanie operacji przyjęcia i wydatkowania środków
pieniężnych w Szkole Podstawowej
4
Zgodnie z tym co przedstawiono powyżej Szkoła Podstawowa w Kowalu uzyskała
w latach 1999 – 2002 środki finansowe w łącznej wysokości 52.441,95 zł
Zgromadzone środki nie były odprowadzane na rachunek bankowy lecz przechowywane w
gotówce przez Dyrektora Szkoły, z których następnie finansowane były wydatki.
Zarówno wpływy jak i wydatki nie były ujmowane w ewidencji księgowej Szkoły
prowadzonej przez Zespół Ekonomiczno – Administracyjny Oświaty w Kowalu.
Nie objęcie ewidencją księgową wszystkich wpływów środków finansowych i
dokonywanych wydatków narusza przepisy określone w art. 20 ust. 1 oraz art. 24 ust. 1 i 2
ustawy o rachunkowości.
Z treści art. 20 ust. 1 ustawy wynika, że do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego
należy wprowadzić w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie
sprawozdawczym.
Natomiast przepisy art. 24 ust. 1 i 2 ustawy nakładają obowiązek prowadzenia ksiąg
rachunkowych w sposób rzetelny tj. odzwierciedlający stan rzeczywisty.
Na potwierdzenie przyjmowanych wpłat oraz dokonywanych wydatków Dyrektor Szkoły
przedłożył dowody źródłowe, których kopie dołączono do zestawień stanowiących załączniki
nr 11 – 18 do protokółu kontroli.
Odnosząc się do sprawy prawidłowości dokumentowania operacji wpłat i wydatków
środków finansowych dokonano oceny dowodów źródłowych pod względem spełniania
wymagań dla dowodów księgowych określonych w art. 21 ustawy o rachunkowości.
Ustalono, że na ogólną kwotę poniesionych w latach 1999 – 2002 wydatków Szkoły nie
objętych ewidencją księgową w łącznej kwocie 52.593,50 zł, wydatki w wysokości 34.329,70
zł udokumentowane były dowodami źródłowymi spełniającymi wymogi przepisów ustawy o
rachunkowości, natomiast poniesione wydatki w kwocie 18.263,80 zł takich wymogów nie
spełniały. Stwierdzono, że wydatki w kwocie 18.263,80 zł udokumentowane zostały
nieprawidłowo tj. paragonami, pokwitowaniami odbioru gotówki oraz sporządzonymi
odręcznie notatkami. Wymienione dokumenty nie spełniają wymagań określonych w ustawie
o rachunkowości dla dowodów księgowych, ponieważ nie zawierały takich danych jak:
nazwa i adres odbiorcy, nazwa i adres wystawcy, opis i data operacji.
W zakresie udokumentowania wpływów gotówki ustalono, że pokwitowania
przyjęcia wpłat wydawane były na drukach KP – „Kasa przyjmie”, które nie stanowiły
druków ścisłego zarachowania stosowanych w jednostce.
Zgodnie z przyjętymi w jednostce zasadami w tym zakresie określonymi w
przepisach wewnętrznych – „Instrukcji obiegu dokumentów” - druki KP winny być objęte
ewidencją w księdze druków ścisłego zarachowania, która to ewidencja umożliwia rozliczenie
pobranych i wykorzystanych druków. Na podstawie wykorzystanych druków ścisłego
zarachowania KP następuje rozliczenie osób przyjmujących wpłaty z zainkasowanych kwot
środków pieniężnych.
Odpowiedzialność za wskazane powyżej nieprawidłowości w zakresie prowadzenia ewidencji
księgowej ponosi Pan Piotr Zbonikowski, który nie przekazał do księgowości ZEAO
odpowiednich dokumentów w celu ujęcia ich w ewidencji księgowej.
Stwierdzono ponadto, że dochody z prowizji PZU uzyskane przez Przedszkole
Miejskie i Gimnazjum oraz sfinansowane z tych dochodów wydatki również nie były ujęte w
ewidencji księgowej wymienionych jednostek. Odpowiedzialność za brak ewidencji w
powyższym zakresie ponoszą dyrektorzy tych jednostek.
5
Ponadto w Inspektoracie Edukacji i Sportu jako jednostce budżetowej stwierdzono
nieprawidłowości polegające na:
-
wypłacaniu wynagrodzenia dla kierownika Zespołu Ekonomiczno – Administracyjnego
Oświaty w formie dodatku funkcyjnego Dyrektora Szkoły Podstawowej i zaliczenie go
niewłaściwie do wydatków szkoły zamiast do wydatków ZEAO (str. 23 protokółu).
-
wypłacaniu dodatków: funkcyjnego i motywacyjnego dyrektorom jednostek oświatowych
bez decyzji pracodawcy tj. Burmistrza Miasta Kowala (str. 21, 22, 24, 25 protokółu).
Przedstawiając stwierdzone podczas kontroli nieprawidłowości po uwzględnieniu
wyjaśnień z dnia 28 czerwca 2004 r. złożonych do protokółu kontroli Nr RIO/KF/7/2004,
mając na uwadze fakt, że większość nieprawidłowości dotyczy jednostek oświaty, proszę
Pana Kierownika o podjęcie działań mających na celu wyeliminowanie nieprawidłowości
stwierdzonych w Inspektoracie nie usuniętych do dnia zakończenia kontroli oraz uniknięcie
powstania ich w przyszłości, poprzez wypłacanie dyrektorom jednostek oświaty dodatków
funkcyjnych i motywacyjnych na podstawie i w wysokości zgodnej z decyzją pracodawcy –
Burmistrza Miasta Kowala.
Zgodnie z art. 9 ust. 3 powołanej na wstępie ustawy uprzejmie proszę o
poinformowanie Regionalnej Izby Obrachunkowej w Bydgoszczy o sposobie wykonania
zaleceń pokontrolnych w terminie 30 dni od daty doręczenia niniejszego wystąpienia.
Przekazanie informacji o wykonaniu zaleceń pokontrolnych niezgodnych z prawdą
podlega karze określonej w art. 27 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych.
Stosownie do art. 9 ust. 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych od
niniejszego wystąpienia pokontrolnego przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium
Izby w terminie 14 dni.
Zastrzeżenia wnosi się za pośrednictwem Prezesa Izby na warunkach określonych w
art. 9 ust. 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych.
Ponadto informuję, że do Burmistrza Miasta Kowala wysłana została kopia
niniejszego wystąpienia pokontrolnego.
Zastępca Prezesa
Regionalnej Izby Obrachunkowej
w Bydgoszczy
mgr Włodzimierz Bartkowiak
Do wiadomości:
Regionalna Izba Obrachunkowa w Bydgoszczy,
Zespół we Włocławku