INSTRUKCJA sprawie zasad przeprowadzania inwentaryzacji

Załącznik nr 1
do zarządzenia nr 12
Rektora z dnia 27.04.1998 r.
INSTRUKCJA
sprawie zasad przeprowadzania inwentaryzacji składników majątkowych oraz pozostałych
aktywów i pasywów bilansu w Uniwersytecie Śląskim w Katowicach.
I. Cel i podstawa prawna Instrukcji .
1.1. Celem niniejszej instrukcji jest określenie zasad, trybu i metodyki postępowania przy
przeprowadzaniu inwentaryzacji mienia Uczelni.
1.2. Podstawę prawną niniejszej instrukcji stanowi Ustawa o rachunkowości z dnia 29.09.1994r /
Dz. U. 121 poz.591 wraz z późniejszymi zmianami /.
II. Podstawowe zasady inwentaryzacji .
2.1. Inwentaryzacja jest to ogół czynności obejmujących ustalenie rzeczywistego stanu wszystkich
składników majątku trwałego i obrotowego oraz pasywów Uczelni na oznaczony dzień.
2.2. Celem inwentaryzacji jest:
- ustalenie rzeczywistego stanu majątku, rozrachunków i funduszy Uczelni ,
- doprowadzenie danych wynikających z ksiąg rachunkowych do zgodności ze stanem
rzeczywistym,
- rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych za powierzone mienie ,
- dokonywanie oceny gospodarczej przydatności posiadanych składników majątkowych , przeciwdziałanie nieprawidłowościom w gospodarowaniu majątkiem Uczelni m.in. gromadzeniu
zapasów niechodliwych naruszeniu mienia itp.
2.3. Inwentaryzacji dokonuje się drogą:
- spisu z natury,
- uzgodnienia sald z bankami, dostawcami, odbiorcami oraz innymi kontrahentami,
- porównania stanów, wynikających z ksiąg rachunkowych z danymi wynikającymi
- z dokumentów oraz weryfikacji danych ewidencyjnych.
2.3.1. Drogą spisu z natury ustala się stan następujących składników aktywów
- środków pieniężnych znajdujących się w kasach,
- akcji, obligacji, czeków, weksli, bonów i innych papierów wartościowych,
- środków trwałych własnych i obcych, objętych ewidencją księgową i pozaksięgową,
- środków trwałych postawionych w stan likwidacji,
- maszyn i urządzeń, stanowiących element inwestycji rozpoczętych,
- rzeczowych składników majątku obrotowego tj materiałów, opakowań, części zamiennych,
produkcji w toku, wyrobów gotowych, materiałów w przerobie,
- wartości niematerialnych i prawnych.
Spis z natury dokonywany jest na podstawie bezpośredniego, naocznego stwierdzenia przez
zespół spisowy fizycznego istnienia ilości spisywanych składników majątkowych w drodze ich
przeliczenia, przeważenia, przemierzenia, obliczenia technicznego lub oszacowania.
2.3.2 Drogą uzgodnienia i potwierdzenia sald ustala się stany
- środków pieniężnych wyrażonych w złotych polskich i w walutach obcych, a także lokat
pieniężnych znajdujących się na rachunkach bankowych, jak również stanów kredytów i pożyczek
zaciąganych w bankach ,
- rozrachunków tj. należności i zobowiązań oraz pożyczek z wyłączeniem rozrachunków
publiczno-prawnych, rozrachunków z pracownikami oraz należności spornych i wątpliwych, udziałów w obcych jednostkach,
- powierzonych kontrahentom własnych składników majątkowych .
Uzgodnienie sald polega na uzyskaniu pisemnych potwierdzeń zgodności ich stanów z księgami
rachunkowymi kontrahentów oraz na wyjaśnieniu ewentualnych różnic w stosunku do stanów
wynikających z ksiąg rachunkowych Uczelni.
2.3.3. Drogą porównania z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji sald wynikających z
ewidencji księgowej, inwentaryzuje się następujące aktywa i pasywa
- grunty oraz trudno dostępne oglądowi środki trwałe,
- rozrachunki o charakterze publiczno-prawnym,
- rozliczenia międzyokresowe czynne i bierne,
- fundusze podstawowe,
- rezerwy i przychody przyszłych okresów,
- inwestycje rozpoczęte,
- stany remontów w toku,
- fundusze specjalne / w tym ZFŚS /,
- prace naukowo-badawcze nie zakończone,
- należności i zobowiązania objęte ewidencją pozaksięgową,
- składniki majątkowe objęte pozabilansową ewidencję ilościową.
2.4. Inwentaryzacja poprzez spis z natury może być przeprowadzona metodą
- pełnej inwentaryzacji okresowej,
- inwentaryzacji ciągłej,
- inwentaryzacji doraźnej.
2.4.1. Pełna inwentaryzacja okresowa polega na ustaleniu rzeczywistego stanu składników ,
majątku rzeczowego we wszystkich jednostkach organizacyjnych Uczelni na dany dzień.
2.4.2. Inwentaryzacja ciągła polega na sukcesywnym ustaleniu rzeczywistego stanu
poszczególnych rodzajów składników majątkowych tak, aby w wyznaczonym czasokresie ich stan
został zinwentaryzowany we wszystkich jednostkach organizacyjnych.
2.4.3. Inwentaryzację doraźną przeprowadza się metodą pełną w przypadkach zaistnienia
poniższych okoliczności:
- wypadki losowe / pożar, powódź, zalanie kradzież itp. /,
- potrzeba kontroli i rozliczenia osób materialnie odpowiedzialnych,
- zmiana osób materialnie odpowiedzialnych lub współodpowiedzialnych za powierzone im
składniki majątkowe,
- kontrola zewnętrzna.
III. Zadania i obowiązki poszczególnych stanowisk pracy oraz jednostek organizacyjnych
Uniwersytetu Śląskiego w zakresie inwerntaryzacji.
3.1. REKTOR
- powołuje Przewodniczącego Komisji Inwentaryzacyjnej i zatwierdza skład UKI,
- zatwierdza plany inwentaryzacji ciągłej,
- zatwierdza rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych.
3.2. DYREKTOR ADMINISTRACYJNY
- odpowiada przed Rektorem za prawidłową organizację inwentaryzacji w Uczelni,
- przedkłada Rektorowi do zatwierdzenia plany inwentaryzacji,
- opiniuje projekt składu osobowego Uczelnianej Komisji Inwentaryzacyjnej oraz
Przewodniczącego UKI,
- ustala wykaz pól spisowych z podziałem na jednostki wydziałowe, międzywydziałowe i
administracyjne,
- dokonuje ocen sprawozdań i wniosków UKI oraz przedstawia je Rektorowi wraz ze swoją opinią
i wnioskami,
- powołuje doraźne zespoły spisowe w uzasadnionych przypadkach,
- zarządza zamknięcie pomieszczeń i przeprowadzenie inwentaryzacji,
w przypadku dłuższej choroby osoby materialnie odpowiedzialnej, działając z urzędu lub na
wniosek kierownika jednostki organizacyjnej, w której osoba materialnie odpowiedzialna pracuje
lub pracowała,
- opiniuje wnioski UKI w sprawie kwalifikacji i rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych.
3.3.KWESTOR
- opiniuje projekt składu osobowego Uczelnianej Komisji Inwentaryzacyjnej i Przewodniczącego
UKI,
- organizuje rachunkowość w taki sposób, aby możliwe było ustalenie na dzień spisu z natury
ilości i wartości inwentaryzowanych składników majątku rzeczowego oraz rozliczenia osób
materialnie odpowiedzialnych,
- przeprowadza kontrolę strony formalnej spisów z natury,
- składa wnioski w sprawie powtórzenia inwentaryzacji w przypadku nieformalnego jej
przeprowadzenia,
- udziela konsultacji w sprawach związanych z przeprowadzeniem i rozliczeniem inwentaryzacji ,
- zarządza wycenę zinwentaryzowanych składników majątkowych, księgowe rozliczenie spisów
oraz ustalenie różnic inwentaryzacyjnych,
- zarządza przeprowadzenie inwentaryzacji w drodze uzgodnienia sald i weryfikacji oraz składa
sprawozdanie Rektorowi Uczelni z wyników tych inwentaryzacji,
- ujmuje w księgach rachunkowych wyniki przeprowadzonych inwentaryzacji.
3.4.DYREKTOR BLIOTEKI
- ustala plan skontrum księgozbioru z zastosowaniem obowiązującej częstotliwości jego
przeprowadzenia,
- organizuje przeprowadzenie skontrum oraz jego rozliczenie,
- organizuje i zatwierdza rozliczenie braków bezwzględnych ujawnionych w wyniku
przeprowadzonego skontrum.
3.5. UCZELNIANA KOMISJA INWENTARYZACYJNA.
Komisję powołuje Rektor na wniosek Przewodniczącego Uczelnianej Komisji Inwentaryzacyjnej,
po zasięgnięciu opinii Dyrektora Administracyjnego i Kwestora w składzie co najmniej 5 osobowym. Skład UKI powinien zapewnić sprawny i prawidłowy przebieg całości prac
inwentaryzacyjnych. Pracami Komisji kieruje jej Przewodniczący, a organem wykonawczym jest
Dział Inwentaryzacji, którego pracownicy wchodzą w skład zespołów spisowych,
przeprowadzających spisy z natury rzeczowych składników majątkowych Uniwersytetu.
Zadaniem Uczelnianej Komisji Inwentaryzacyjnej jest powiadamianie osób materialnie
odpowiedzialnych o stwierdzonych różnicach inwentaryzacyjnych,
- uzyskiwanie pisemnych wyjaśnień od osób materialnie odpowiedzialnych, w przedmiocie
niedoborów i nadwyżek powierzonego im mienia oraz powiadamianie przełożonych tych osób o
niezłożeniu przez nich wyjaśnień w określonym terminie, z wnioskiem o pociągnięcie do
odpowiedzialności pracowniczej,
- prawo do formułowania i przedkładania do decyzji wniosków w sprawie ostatecznego
rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych,
- ocena przydatności gospodarczej majątku objętego spisem oraz stawianie umotywowanych
wniosków, dotyczących zagospodarowania zbędnych względnie nadmiernych zapasów, usunięcia
nieprawidłowości w przechowywaniu itp.
3.6. PRZEWODNICZĄCY UCZELNIANEJ KOMISJI INWENTARYZACYJNEJ zobowiązany
jest w szczególności do
- przedstawienia Rektorowi do zatwierdzenia składu osobowego UKI /po uzyskaniu pozytywnej
opinii Dyrektora Administracyjnego/,
- opiniowania planów inwentaryzacji ciągłej,
- nadzoru nad pracą Działu Inwentaryzacji oraz ustalenie zadań dla tego działu,
- kontroli przebiegu inwentaryzacji oraz prawidłowości sporządzania spisów z natury,
- przeprowadzania postępowania wyjaśniającego/ weryfikacji / , mającego na celu ustalenie: a/
przyczyn powstania różnic inwentaryzacyjnych
b/ osób winnych powstania niedoborów i szkód
- terminowego przekazywania do Kwestury wyników przeprowadzonej weryfikacji różnic
inwentaryzacyjnych w celu ujęcia ich w ewidencji księgowej,
- rozpatrywania wniosków o wyrażenie zgody na wydawanie i przyjmowanie składników majątku
w czasie trwania spisów z natury,
- przedkładania do zatwierdzenia Dyrektorowi Administracyjnemu propozycji składu osobowego
doraźnych zespołów spisowych,
- szkolenia i instruktażu członków komisji,
- przedstawiania Kierownictwu Uczelni wniosków dotyczących usprawnienia gospodarki
majątkowej oraz zabezpieczenia mienia,
- sporządzania rocznych sprawozdań z działalności Uczelnianej Komisji Inwentaryzacyjnej.
3.7. KIEROWNIK DZIAŁU INWENTARYZACJI zobowiązany jest do
- opracowania projektów i planów inwentaryzacji ciągłej mienia Uczelni,
- przeprowadzania czynności przygotowawczych w zakresie inwentaryzacji rzeczowych i
pieniężnych składników majątkowych,
- dokonywania kontroli przygotowań do inwentaryzacji w jednostkach / sposobu składowania,
dostępu do składników majątkowych, oznakowania, podziałów na pola spisowe itd./,
- organizowania i przeprowadzania inwentaryzacji zgodnie z zatwierdzonym planem przez
pracowników działu oraz przy pomocy doraźnych zespołów spisowych,
- kontrolowania pracy zespołów spisowych w czasie inwentaryzacji,
- kontrolowania arkuszy spisowych i innych dokumentów z inwentaryzacji pod względem
formalnym i merytorycznym,
- zapewnienia ewidencji arkuszy spisowych, zgadnie z wymogami obowiązującymi w odniesieniu
do druków ścisłego zarachowania,
- wydawania i rozliczania zespołów spisowych z pobranych formularzy / druków /,
- wyrażania opinii i wniosków w zakresie usprawnienia gospodarki magazynowej, obiegu
dokumentów, ochrony oraz kontroli rzeczowych i pieniężnych składników majątkowych.
3.8. ZESPOŁY SPISOWE.
3.8.1. Zespół spisowy składa się minimum z 2 osób, a jeżeli z ważnego powodu nie może
uczestniczyć w inwentaryzacji osoba materialnie odpowiedzialna i nie upoważniła do tego
pisemnie innej osoby, spis może przeprowadzić zespół co najmniej 3 osobowy, wyznaczony przez
Dyrektora Administracyjnego. Przewodniczącym zespołu jest jeden z jego członków. Osoba
materialnie odpowiedzialna za powierzone mienie oraz osoby prowadzące ewidencję księgową
inwentaryzowanych składników majątkowych nie mogą być członkami zespołów spisowych.
3.8.2. Do zadań zespołów spisowych należy:
- zaopatrzenie się w komplet materiałów do przeprowadzenia spisów z natury / arkuszy
spisowych, druków oświadczeń i protokołów oraz innych niezbędnych dokumentów /,
-sprawdzenie przygotowania danej jednostki do inwentaryzacji, a w razie nieprzygotowania,
zgłoszenie tego faktu Kierownikowi Działu Inwentaryzacji,
- sprawdzenie zabezpieczenia i ochrony rzeczowych oraz pieniężnych składników majątkowych,
- zebranie pisemnych oświadczeń od osób materialnie odpowiedzialnych o przekazaniu do
Kwestury kompletnej dokumentacji oraz o nie wniesieniu uwag do składu zespołu spisowego,
- przeprowadzenie spisu z natury składników majątkowych w polu spisowym z zachowaniem
metod i technik określonych w niniejszej instrukcji,
- prawidłowe i kompletne wypełnienie arkuszy spisowych oraz grupowanie składników
majątkowych według kryteriów użyteczności, jakości i przydatności przez spisywanie na
osobnych arkuszach składników pełnowartościowych, niepełnowartościowych , zbędnych,
nadmiernych i nie stanowiących własności Uczelni,
- zebranie oświadczeń od osób materialnie odpowiedzialnych o spisaniu wszystkich składników
zgodnie ze stanem faktycznym i w ich obecności oraz dopilnowanie by podpisały pełną
dokumentację,
- sporządzenie inwentaryzacyjnych protokołów z zakończonej inwentaryzacji,
- przedłożenie kompletu materiałów z przeprowadzonych inwentaryzacji Kierownikowi Działu
Inwentaryzacji oraz rozliczenie się z pobranych druków arkuszy spisowych.
3.9.DZIAŁ KSIĘGOWOŚCI MAJĄTKOWEJ.
Do zadań działu należy
- bieżące prowadzenie ewidencji analitycznej rzeczowych składników majątkowych w sposób
umożliwiający porównanie stanu ewidencyjnego ze stanem ustalonym w drodze spisów z natury
na dzień przeprowadzenia spisu,
- uzgodnienie ilościowo-wartościowej ewidencji analitycznej z ewidencją ilościową materiałów
prowadzoną przez magazynierów,
- przekazywanie tabulogramów osobom materialnie odpowiedzialnym, celem uzgodnienia
ewidencji ilościowej i wartościowej środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych
na dzień spisu,
- wycena spisów z natury, sporządzenie arkuszy różnic inwentaryzacyjnych i przekazanie ich do
UKI celem zweryfikowania,
- ujęcie w księgach rachunkowych Uczelni wyników rozliczenia przez UKI różnic
inwentaryzacyjnych we właściwych okresach sprawozdawczych,
3.10. DZIAŁ KSIĘGOWOŚCI GŁÓWNEJ I KOSZTÓW.
Do zadań działu należy
- przeprowadzanie inwentaryzacji rozrachunków na koniec okresów sprawozdawczych poprzez
uzgodnienie i uzyskanie potwierdzeń sald obejmujących
- środki pieniężne oraz lokaty w złotych polskich i w walutach obcych, znajdujące się na
rachunkach bankowych,
- stany kredytów i zaciągniętych pożyczek,
- rozrachunki z kontrahentami / należności i zobowiązania / - udziały w obcych jednostkach.
- przeprowadzenie inwentaryzacji poprzez weryfikację sald następujących aktywów i pasywów:
- rozrachunków o charakterze publiczno-prawnym oraz z osobami fizycznymi, - rozliczeń
międzyokresowych czynnych i biernych,
- funduszy podstawowych,
- rezerw i przychodów przyszłych okresów, - inwestycji rozpoczętych,
- stanów remontów w toku,
- funduszy specjalnych / w tym ZFŚS /, - prac naukowo- badawczych w toku,
- sald objętych ewidencją na kontach pozabilansowych oraz należności spornych i wątpliwych.
IV. Jednostki organizacyjne oraz osoby materialnie odpowiedzialne.
Obowiązane są do
- właściwego przygotowania pola spisowego do przeprowadzenia spisu /uzupełnienie numerów
inwentarzowych, wywieszek, ściągnięcie składników majątkowych znajdujących się poza
jednostką itd./,
- wyznaczenie osób do doraźnych zespołów spisowych do przeprowadzenia inwentaryzacji w
danej jednostce,
- przekazania do Działu Księgowości Majątkowej wszystkich dowodów obrotu składnikami
majątkowymi - do dnia rozpoczęcia spisu,
- złożenia oświadczenia o zaewidencjonowaniu / w przypadku magazynów / i przekazaniu do
Działu Gospodarki Materiałowej dokumentów przychodowych i rozchodowych materiałów oraz
uzgodnienia ich stanów na dzień spisu,
- udostępnienia i wskazania zespołom spisowym wszystkich pomieszczeń, w których znajdują się
inwentaryzowane składniki majątkowe, osobistego uczestniczenia w inwentaryzacji lub
upoważnienia innej osoby do uczestnictwa w przeprowadzonym spisie w ich imieniu .
- podpisania arkuszy spisowych na dowód zgodności zinwentaryzowanych stanów, ze stanem
rzeczywistym i na dowód niezgłoszenia zastrzeżeń co do formy i sposobu przeprowadzenia spisu,
- wskazania zapasów zbędnych, niepełnowartościowych i nadmiernych w celu odrębnego ich
ujęcia w arkuszach spisowych,
- udzielania wszelkiej pomocy zespołom spisowym w celu zapewnienia kompletności,
dokładności i rzetelności przeprowadzonego spisu, podawania właściwego nazewnictwa
spisywanych składników majątkowych oraz terminowego i zgodnego z harmonogramem
przeprowadzenia prac.
V. Organizacja przeprowadzania inwentaryzacji z natury.
5.1. Inwentaryzację z natury przeprowadza się w odniesieniu do
- środków trwałych z wyjątkiem budowli trudno dostępnych, znajdujących się pod ziemią, woda
itp.,
- wartości niematerialnych i prawnych,
- materiałów znajdujących się w magazynach, - wyrobów gotowych - wydawnictw własnych,
- środków pieniężnych znajdujących się w kasach.
5.2. Inwentaryzację poprzez spis z natury przeprowadza się w Uniwersytecie metodą okresową i
metodą ciągłą /środki trwałe, wartości niematerialne i prawne, materiały w magazynie/.
5.3. Inwentaryzację zbiorów bibliotecznych przeprowadza się z zachowaniem zasad wynikających
z Zarządzenia Ministra Kultury i Sztuki z dnia 15.08.1970r w sprawie zasad ewidencji materiałów
bibliotecznych, ich wyceny i inwentaryzacji oraz odpisywania ubytków w tych materiałach / MP.
nr 29 poz.245/ oraz z Instrukcją Ministra Kultury i Sztuki z dnia 15.05.1984r w tej samej sprawie /
Dz. Urz. Ministra Kultury i Sztuki nr 7 poz.34 /.
5.4. Inwentaryzację w formie spisów z natury przeprowadza Dział Inwentaryzacji za
pośrednictwem zespołów spisowych, z zachowaniem częstotliwości ustalonej w niniejszej
instrukcji.
Zespoły spisowe zobowiązane są do właściwego i rzetelnego wypełniania poszczególnych rubryk
formularzy spisowych. Dla prawidłowego ustalenia ilości inwentaryzowanych składników
majątkowych zespoły spisowe zobowiązane są do ich przeliczenia, przemierzenia lub przeważenia
w obecności osoby materialnie odpowiedzialnej lub osoby przez nią pisemnie upoważnionej. W
przypadku, gdy ustalenie stanu ilościowego w podany powyżej sposób jest niemożliwe, należy
przeprowadzić tzw. obliczenie techniczne, które powinno zostać wykonane przez osoby o
odpowiednich kwalifikacjach, powołane przez Dyrektora Administracyjnego na wniosek
Przewodniczącego UKI spośród pracowników Uczelni lub przez rzeczoznawcę Obliczeń
technicznych dokonuje się na formularzu spisowym lub specjalnym załączniku, który powinien
być podpisany przez osobę przeprowadzającą obliczenia. Wydanie i przyjmowanie składników
majątkowych w czasie trwania spisu może mieć miejsce tylko w wyjątkowych przypadkach i za
zgodą Przewodniczącego UKI. Dowody przyjęcia lub wydania składników majątkowych w czasie
trwania spisu wymagają specjalnego oznaczenia np. " ....... przyjęto / wydano w czasie
spisu .............. , i podlegają księgowaniu po rozliczeniu inwentaryzacji ". Adnotację na tym
dowodzie dokonuje Przewodniczący zespołu spisowego.
5.5. Przy dokonaniu spisów z natury składników majątkowych, zespoły spisowe obowiązane są
stosować ich nazewnictwo, figurujące w ewidencji księgowej. Ilość spisywanych składników
majątku ma być wyrażona w tych samych jednostkach, w jakich są ewidencjonowane w
księgowości, magazynie i u bezpośredniego użytkownika.
5.6 W toku spisu zespoły spisowe przeprowadzają kontrolę jakości spisywanych składników
majątkowych, klasyfikując je jako
- prawidłowe / pełnowartościowe /,
- nieprawidłowe / zbędne, nadmierne, nietypowe, niepełnowartościowe-przeznaczone do kasacji /,
- dostawy nie przyjęte od dostawcy i objęte reklamacjami, - obce,
5.7. Arkusze spisowe wypełnia się w dwóch egzemplarzach, a w przypadku inwentaryzacji
zdawczo-odbiorczej w 3 egzemplarzach, w sposób trwały, dokonując zapisu długopisem.
Wszelkie poprawki i korekty przeprowadza się przez skreślenie zapisu błędnego / w taki sposób,
aby treść pierwotna była czytelna/ oraz przez wpisanie obok lub ponad przekreślonym zapisem,
zapisu prawidłowego. Dokonane poprawki lub unieważnienia błędnych zapisów winny być
zaparafowane / podpisane / przez Przewodniczącego zespołu spisowego i osobę materialnie
odpowiedzialną oraz oznaczone datą.
5.8. Wypełnione arkusze spisów z natury podpisują członkowie zespołu spisowego oraz osoba /
lub osoby / materialnie odpowiedzialne za stan powierzonych ich pieczy składników majątku. W
przypadku odmowy podpisania arkuszy spisowych przez osobę materialnie odpowiedzialną
Przewodniczący Zespołu spisowego obowiązany jest zapisać ten fakt na arkuszu spisowym i
powiadomić Przewodniczącego Uczelnianej Komisji Inwentaryzacyjnej. W przypadku uznania, że
zastrzeżenia osoby materialnie odpowiedzialnej do spisu są uzasadnione, Przewodniczący UKI
powinien zarządzić ponowne przeprowadzenie inwentaryzacji z udziałem przedstawiciela UKI
chyba, że nie jest to uzasadnione charakterem zastrzeżeń.
5.9. Zespół spisowy niezwłocznie po zakończeniu inwentaryzacji zobowiązany jest przekazać
arkusze spisowe Kierownikowi Działu Inwentaryzacji wraz z informacją o wszelkich
stwierdzonych w toku spisu nieprawidłowościach. Przewodniczący zespołu spisowego winien
dokonać rozliczenia z pobranych arkuszy spisowych.
5.10. Spis z natury powinien być poddany wyrywkowej kontroli przez kontrolerów,
wyznaczonych przez Przewodniczącego UKI. Kontrolujący z dokonanych czynności sporządza
protokół, a ponadto dokonuje odpowiedniej adnotacji na arkuszach spisowych.
VI: Wycena inwentaryzowanych składników majątku, ustalenie różnic ilościowych i
wartościowych oraz ich weryfikacja i wprowadzenie do ewidencji.
6.1. Wyceny zinwentaryzowanych składników majątkowych dokonują pracownicy Działu
Księgowości Majątkowej, którzy prowadzą ewidencję księgową mienia danej jednostki
organizacyjnej.
6.2. Do ich obowiązków należy sporządzenie zestawienia ilościowych i wartościowych różnic
inwentaryzacyjnych, które wynikły z porównania stanów rzeczywistych z danymi ewidencji
księgowej.
Zestawienie różnic inwentaryzacyjnych powinno obejmować
- wyszczególnienie braków i nadwyżek poszczególnych składników majątkowych u
poszczególnych osób materialnie odpowiedzialnych,
- powiązanie poszczególnych pozycji zestawienia różnic z pozycjami arkuszy spisowych.
6.2.1. Wykaz różnic inwentaryzacyjnych przekazywany jest do Uczelnianej Komisji
Inwentaryzacyjnej w terminie 14 dni od dnia zakończenia spisu, celem dokonania weryfikacji
wykazanych różnic, ustalenia przyczyn ich powstania oraz sposobu ich rozliczenia.
6.2.2. W toku weryfikacji różnic wykazane niedobory materiałów / dotyczy to tylko magazynów/
mogą być kompensowane z nadwyżkami w przypadku gdy:
- stwierdzone zostały w ramach jednego spisu z natury, - dotyczą tej samej osoby materialnie
odpowiedzialnej,
- zostały stwierdzone w podobnych składnikach majątku lub dotyczą składników w podobnych
opakowaniach.
Dla zweryfikowania różnic osoby materialnie odpowiedzialne zobowiązane są złożyć pisemne
wyjaśnienia w terminie wyznaczonym przez Przewodniczącego UKI. W przypadku
niezachowania terminu udzielenia wyjaśnień Przewodniczący UKI powiadamia o tym
przełożonego danego pracownika, zobowiązując go do wyegzekwowania pisemnego wyjaśnienia
oraz w uzasadnionych przypadkach do pociągnięcia go do odpowiedzialności w związku z
niewykonaniem obowiązku służbowego.
6.2.3. Jeżeli w toku weryfikacji stwierdzono, że zostały pominięte w spisie składniki majątkowe,
Uczelniana Komisja Inwentaryzacyjna na podstawie oświadczenia osoby materialnie
odpowiedzialnej, zleca przeprowadzenie spisu uzupełniającego. Decyzję w tym zakresie
podejmuje Przewodniczący UKI. Po przeprowadzeniu weryfikacji różnic Uczelniana Komisja
Inwentaryzacyjna sporządza protokół, w którym ustala ostateczne różnice oraz proponuje sposób
ich rozliczenia. Komisja obowiązana jest szczegółowo uzasadnić swoje stanowisko. W przypadku
różnic zawinionych ustala osoby winne za powstałe niedobory oraz wycenę szkody. Protokół
Uczelnianej Komisji Inwentaryzacyjnej podpisują Przewodniczący UKI oraz jej członkowie , a
opiniują Radca Prawny , Kwestor oraz Dyrektor Administracyjny. Wnioski komisji zawarte w
protokole zatwierdza Rektor / lub upoważniony Prorektor /.
6.2.4.Weryfikację różnic należy przeprowadzić w terminie miesiąca od dnia otrzymania z
Kwestury zestawienia różnic inwentaryzacyjnych. Jeżeli Uczelniana Komisja Inwentaryzacyjna
nie zachowa tego terminu winna przed jego upływem powiadomić Kwestora, podając na piśmie
uzasadnioną przyczynę zwłoki. Kwestor wyznacza dodatkowy termin weryfikacji i udziela
wskazówek, co do dalszego sposobu jej przeprowadzenia. Jeżeli weryfikacja nie będzie
zakończona w wyznaczonym terminie Kwestor o tym fakcie powiadamia Rektora, celem ustalenia
dalszego postępowania.
6.2.5. Różnice inwentaryzacyjne winny zostać zaksięgowane pod datą otrzymania zatwierdzonego
protokołu, a jeżeli spis był przeprowadzony w okresie, na koniec którego sporządza się
sprawozdanie, pod datą ostatniego dnia tego okresu / 31 grudnia /. Obciążenia osób
odpowiedzialnych za powstałe niedobory zawinione dokonuje Dział Księgowości Majątkowej w
formie not obciążających w kwocie ustalonej przez UKI. W przypadku, gdy osoba
odpowiedzialna materialnie odmówiła zapłaty noty obciążeniowej lub nie odmówiła ale nie
zapłaciła, Kwestor przekazuje sprawę roszczenia do Zespołu Radców Prawnych w terminie 3
miesięcy od daty ujawnienia niedoboru, stwierdzonego w protokole weryfikacyjnym.
VII. Postanowienia końcowe do zasad przeprowadzania spisów z natury.
7.1. Inwentaryzację uważa się za zakończoną, jeżeli dokonane zostały następujące czynności:
- zakończenie spisu z natury,
- wycena i księgowe rozliczenie spisu,
- weryfikacja i zatwierdzenie sposobu rozliczenia ujawnionych różnic, - wprowadzenie różnic
inwentaryzacyjnych
7.2. Przewodniczący Uczelnianej Komisji Inwentaryzacyjnej sporządza za okresy roczne
sprawozdania, które po uzyskaniu opinii Kwestora i Dyrektora Administracyjnego przedkłada
Rektorowi.
Sprawozdanie winno zawierać
- informację ogólną o wykonaniu rocznego planu inwentaryzacji,
- uwagi i wnioski, dotyczące usprawnienia prac związanych ze spisami, warunków
magazynowania, oznakowania składników majątkowych itp.,
- wnioski dotyczące likwidacji zapasów zbędnych i nadmiernych,
- uwagi na temat weryfikacji różnic inwentaryzacyjnych.
7.3. Dokumenty związane z inwentaryzacją w Uczelni są przechowywane w Dziale Księgowości
Majątkowej przez okres S lat, a po upływie tego terminu przekazuje się je do archiwum.
VIII. Terminu i częstotliwość inwentaryzacji.
Ustala się następującą częstotliwość przeprowadzania inwentaryzacji poszczególnych rodzajów
składników majątku
1.Środki trwale:
a/ budynki, budowle, zasadzenia wieloletnie co 4 lata spis z natury
b/ pozostałe środki trwałe, wartości niematerialne i prawne, maszyny i urządzenia wchodzące
w skład inwestycji rozpoczętej co 3 lata spis z natury
w tym:
wyroby i materiały z metali szlachetnych co 1 rok spis z natury
2. Druki ścisłego zarachowania co 1 rok spis z natury
3. Materiały w magazynach co 2 lata
4.Środki pieniężne co 1 /2 roku spis z natury 30 czerwiec 31 grudnia
5. Magazyn opałowy wg stanu na 31 grudnia
6. Produkcja w toku wg stanu na 31 grudnia spis z natury
7. Materiały w przerobie wg stanu na 31 grudnia spis z natury
8. wyroby własne (w tym wydawnictwa własne) co 2 lata spis z natury
9. Uzgadnianie sald z kontrahentami oraz weryfikacja stanu ewidencyjnego l wg stanu na 31
grudnia
Inwentaryzacje doraźne składników majątkowych przeprowadza się na dzień zmiany osób
materialnie za nie odpowiedzialnych, bądź na dzień, w którym wystąpił wypadek losowy
uzasadniający jej przeprowadzenie.
IX. Zakres działania Instrukcji.
Instrukcja obowiązuje we wszystkich jednostkach organizacyjnych Uniwersytetu, bez względu na
ich siedzibę. Prorektor ds Filii w Cieszynie, określi zadania i obowiązki zawarte w rozdziale III,
stosownie do struktury i warunków organizacyjnych Filii. Ustalone obowiązki należy wykonać
bez potrzeby wydawania osobnych poleceń.
Niniejsza Instrukcja obowiązuje od dnia wprowadzenia w życie Zarządzenia Nr 12/98 Rektora
Uniwersytetu Śląskiego w K a t o w i c a c h
Załączniki:
1. Wykaz wzorów formularzy inwentaryzacyjnych.
Załącznik nr 1 do Instrukcji inwentaryzacyjnej
Wykaz wzorów formularzy inwentaryzacyjnych
Nr wzoru Nazwa formularza
1. Upoważnienie do przeprowadzenia inwentaryzacji.
2. Polecenie w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji doraźnej.
3. Oświadczenie osoby materialnie odpowiedzialnej o zaewidencjonowaniu składników majątku
w magazynie.
3a Oświadczenie osoby materialnie odpowiedzialnej o zaewidencjonowaniu składników
majątkowych.
4. Deklaracja o odpowiedzialności materialnej.
5. Upoważnienie do występowania w imieniu osoby materialnie odpowiedzialnej.
6. Arkusz spisu z natury.
7. Protokół kontroli sporządzony przez kontrolerów spisowych.
8. Sprawozdanie zespołu spisowego.
9. Protokół zakończenia inwentaryzacji.
10. Zestawienie różnic inwentaryzacyjnych /rozliczenie zbiorcze spisów z natury /.
11. Wezwanie do złożenia wyjaśnień.
12. Upoważnienie do przeprowadzenia dodatkowego spisu z natury.
13. Protokół z posiedzenia Uczelnianej Komisji Inwentaryzacyjnej.
Ostatnia modyfikacja strony: 04/25/2002 10:35:08