INSTRUKCJA w sprawie zasad przeprowadzania inwentaryzacji

INSTRUKCJA w sprawie zasad przeprowadzania inwentaryzacji

Załącznik nr 1
do zarządzenia nr 57
Rektora UŚ z dnia 21 lipca 2011r.
INSTRUKCJA
w sprawie zasad przeprowadzania inwentaryzacji aktywów
i pasywów w Uniwersytecie Śląskim
SPIS TREŚCI
Rozdział I……………………………………………………………………....……………...4
Podstawa prawna instrukcji
Rozdział II………………………………………..….………………………..……………….4
Cel i podstawowe zasady inwentaryzacji
Rozdział III……………………………………………………….…………………….….…..6
Metody (sposoby) przeprowadzania inwentaryzacji
Rozdział IV…………………………………………………………………………………...10
Terminy i częstotliwość inwentaryzacji
Rozdział V……………………………………………………………………………….…...11
Tworzenie i likwidacja pól spisowych
Rozdział VI……………………………………………………………………..…………….11
Kompetencje w zakresie zarządzania, przeprowadzania
i nadzorowania inwentaryzacji
Rozdział VII………………………………………………………………………………..…18
Obowiązki i odpowiedzialność pracownika za powierzone składniki majątkowe
Rozdział VIII……………………………………………………………………………….....20
Zasady przeprowadzania inwentaryzacji metodą spisu z natury
Rozdział IX……………………………………………………………………………..…….25
Wycena inwentaryzowanych składników majątku, ustalenie i rozliczenie różnic
ilościowych i wartościowych
Rozdział X……………………………………………………………………..……………..28
Inwentaryzacja (skontrum) materiałów bibliotecznych
Rozdział XI………………………………………………………………..…………...……..28
Inwentaryzacja składników majątkowych związanych z realizowanymi projektami
finansowanymi lub współfinansowanymi ze środków pochodzących z funduszy
strukturalnych Unii Europejskiej i innych środków europejskich i międzynarodowych
Rozdział XII…………………………………………………………………………….…….29
Przechowywanie dokumentów inwentaryzacyjnych
2
ZAŁĄCZNIKI DO INSTRUKCJI:
1. Potwierdzenie należności sald.
2. Protokół weryfikacji stanów księgowych.
3. Sprawozdanie z wykonania inwentaryzacji metodą weryfikacji.
4. Tabela terminów i częstotliwości przeprowadzania inwentaryzacji składników majątkowych.
5. Protokół z przeprowadzonej kontroli przebiegu inwentaryzacji.
6. Oświadczenie osoby materialnie odpowiedzialnej o przygotowaniu pola spisowego do
inwentaryzacji oraz o uzgodnieniu stanu posiadanego mienia.
6a. Oświadczenie pracowników magazynu o przygotowaniu pola spisowego do inwentaryzacji
oraz o uzgodnieniu stanów kartoteki magazynowej.
6b. Oświadczenie kasjera o przygotowaniu pola spisowego do inwentaryzacji.
7.
Upoważnienie do reprezentowania osoby materialnie odpowiedzialnej podczas
przeprowadzania spisu z natury .
8.
Zgoda na używanie powierzonego mienia do celów służbowych poza terenem
Uczelni.
9. Powołanie zespołu spisowego.
10. Arkusz spisu z natury.
11. Arkusz spisu z natury tworzony w systemie informatycznym ERP SAP.
12. Rozliczenie arkuszy spisowych.
13. Protokół zakończenia inwentaryzacji.
14. Protokół z przeprowadzonej kontroli spisu z natury.
15. Wezwanie do złożenia wyjaśnień przyczyn powstania różnic inwentaryzacyjnych.
16. Zlecenie przeprowadzenia spisu dodatkowego/kontrolnego dla UKI.
17. Protokół rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych.
18. Zlecenie wyceny.
19. Procedury kontroli inwentaryzacji.
3
I.
Podstawa prawna instrukcji
Podstawę prawną niniejszej instrukcji stanowią:
1) ustawa o rachunkowości z dnia września 1994r. (tekst
jednolity - Dz. U. z 2009 r. Nr 152 poz. 1223, z późn. zm.),
2) rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego
z dnia 29 października 2008 r. w sprawie sposobu ewidencji
materiałów bibliotecznych (Dz. U. Nr 205, poz. 1283),
3) zarządzenie nr 119 z dnia 30 listopada 2009 r. Rektora
Uniwersytetu Śląskiego w sprawie zasad (polityki)
rachunkowości Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach,
4) ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy
(tekst jednolity - Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94,
z późn. zm.).
II.
Cel i podstawowe zasady inwentaryzacji
1. Inwentaryzacja jest to ogół różnorodnych czynności związanych
z ustaleniem rzeczywistego stanu zasobów majątkowych danej jednostki
(czyli aktywów) oraz źródeł ich pochodzenia (czyli pasywów) na
oznaczony dzień, porównanie rzeczywistego stanu ze stanem
księgowym w celu sprawdzenia czy występują między nimi różnice,
rozliczenie i doprowadzenie stanu księgowego do stanu występującego
w rzeczywistości.
2. Inwentaryzacja jest formą kontroli zarządczej, do której zobowiązany
jest Rektor na podstawie art. 69 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia
2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. nr 157, poz. 1240, z późn. zm.).
3. Ewidencja aktywów i pasywów Uczelni prowadzona jest w księgach
rachunkowych w formie elektronicznej w systemie informatycznym
ERP SAP.
4. Celem inwentaryzacji jest:
1) ustalenie wartości poszczególnych składników aktywów
i pasywów, w szczególności składników aktywów trwałych,
zapasów, należności i zobowiązań itd. za pomocą
odpowiednich metod inwentaryzacji,
2) udokumentowanie inwentaryzacji i jej wyników oraz wycena
składników majątkowych,
3) ustalenie różnic inwentaryzacyjnych,
4) doprowadzenie danych wynikających z ksiąg rachunkowych
do zgodności ze stanem rzeczywistym,
5) rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych za
powierzone mienie,
6) dokonanie oceny gospodarczej przydatności składników
majątkowych,
4
7) zapewnienie
bezpośredniej
i
skutecznej
kontroli
wewnętrznej,
przeciwdziałanie
nieprawidłowościom
w gospodarowaniu majątkiem Uczelni polegających
między innymi na gromadzeniu zapasów zbędnych lub
nadmiernych,
8) dostarczenie informacji o ochronie mienia podlegającemu
inwentaryzacji
poprzez
dokonanie
oceny
stanu
zabezpieczenia mienia przed niszczeniem, kradzieżą,
pożarem i innymi wypadkami losowymi.
5.
W celu przeprowadzenia prawidłowej, rzetelnej i wiarygodnej
inwentaryzacji należy przestrzegać niżej wymienionych zasad:
1) zasadę terminowości i częstotliwości – polegającą na
przeprowadzeniu inwentaryzacji w terminach zgodnych
z planem i z zachowaniem częstotliwości wymaganej
ustawą o rachunkowości, umożliwiających w sposób
harmonijny przygotowanie rocznego zamknięcia ksiąg
rachunkowych,
2) zasadę podwójnej kontroli – polegającą na pomiarze
składników majątkowych przez dwie osoby w celu
wyeliminowania ewentualnych niedokładności w liczeniu
i uzyskaniu pewności, że składniki majątkowe zostały
policzone zgodnie ze stanem faktycznym – dotyczy
inwentaryzacji zapasów magazynowych,
3) zasadę tzw. „zamkniętych drzwi” – polegającą na
dokonywaniu spisu, o ile to możliwe, przy zamkniętych
drzwiach, co oznacza, że w czasie inwentaryzacji nie
dokonuje się obrotu magazynowego,
4) zasadę „rzetelnego obrazu” – polegającą na ustaleniu stanu
rzeczywistego
inwentaryzowanych
aktywów
i pasywów poprzez dokładne pomiary, identyfikację nazw,
symboli, cen oraz wartości pieniężnej i użytkowej,
5) zasadę kompletności i kompleksowości – polegającą na
objęciu spisem wszystkich składników majątkowych,
objętych ewidencją bilansową, jak i nieobjętych tą
ewidencją, a będących na stanie. Ma ona zastosowanie
szczególnie w czasie inwentaryzacji zdawczo-odbiorczych,
6) zasadę kolejnych czynności – polegającą na określeniu
kolejnych prac w czasie inwentaryzacji, co przyczynia się
do usprawnienia spisu i skrócenia go w czasie,
7) zasadę zaskoczenia – polegającą na przeprowadzeniu
spisu
w
momencie
nieoczekiwanym,
szczególnie
stosowana do niezapowiedzianych kontroli gotówki w kasie,
8) zasadę uczestnictwa w spisie osoby materialnie
odpowiedzialnej – polegającą na tym, że w spisie z natury
powinna uczestniczyć osoba odpowiedzialna za powierzone
jej mienie, a jedynie w wyjątkowych sytuacjach
(np. choroba) może uczestniczyć osoba upoważniona przez
osobę materialnie odpowiedzialną, a jeśli nie jest to
5
możliwe, to skład zespołu spisowego należy poszerzyć do
co najmniej trzech osób, z których jedna powinna
reprezentować interesy osoby odpowiedzialnej materialnie,
9) zasadę komisyjności – polegającą na przeprowadzaniu
spisów z natury przez co najmniej dwie osoby, co zwiększa
wiarygodność i niepodważalność takich spisów,
10) zasadę fachowości zespołu spisowego – polegającą na
dobieraniu do zespołów spisowych osób fachowych,
znających gospodarkę magazynową, a także wykazujących
się znajomością asortymentową spisywanych składników.
III.
Metody (sposoby) przeprowadzania inwentaryzacji
1. W zależności od charakteru składników aktywów i pasywów
inwentaryzację przeprowadza się następującymi metodami (sposobami):
1) spisu z natury,
2) uzgodnienia sald z bankami, dostawcami, odbiorcami
oraz innymi kontrahentami,
3) weryfikacji danych polegającej na porównaniu stanu
wynikającego
z
ksiąg
rachunkowych
z
danymi
wynikającymi z dokumentów.
2. Metodą spisu z natury ustala się stan następujących składników
aktywów:
1) krajowych środków płatniczych – gotówki w kasie w złotych
polskich, walut obcych i dewiz,
2) papierów wartościowych w postaci materialnej tj. weksli,
bonów, czeków i innych papierów wartościowych,
3) rzeczowych składników aktywów obrotowych tj. materiałów
w magazynach, gotowych produktów (wydawnictwa
własne), druków ścisłego zarachowania znajdujących
się na składach, materiałów w przerobie itp.,
4) nieruchomości zaliczanych do środków trwałych oraz
inwestycji (budynki, budowle),
5) środków trwałych oraz maszyn i urządzeń wchodzących
w skład „środków trwałych w budowie” z wyjątkiem środków
trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony,
6) niskowartościowych środków trwałych prowadzonych
w ewidencji ilościowo-wartościowej lub ilościowej
pozabilansowej,
7) wyposażenia w użytkowaniu zaliczonego do rzeczowego
majątku trwałego (metale szlachetne).
2.1. Inwentaryzacją metodą spisu z natury obejmuje się również
znajdujące się w Uczelni składniki aktywów, będące własnością
innych jednostek powierzone, jej do przechowania lub używania,
powiadamiając te jednostki o wynikach spisu. Jednostkę powiadamia
6
pisemnie Uczelniana Komisja Inwentaryzacyjna przesyłając kopie
arkuszy spisowych.
2.2.Spis z natury dokonywany jest na podstawie bezpośredniego,
naocznego stwierdzenia przez zespół spisowy fizycznego istnienia
ilości spisywanych składników w drodze ich przeliczenia,
przeważenia,
przemierzenia,
obliczenia
technicznego
lub
oszacowania. Tak stwierdzona w dniu spisu ilość składników jest
wpisana przez członka zespołu spisowego do arkusza spisowego.
2.3.Inwentaryzacja środków trwałych jest w Uczelni przeprowadzana
metodą ciągłą, polegającą na ustalaniu rzeczywistego stanu,
sukcesywnie w ciągu trzyletniego planu inwentaryzacji, tak aby
wszystkie składniki majątku nią objęte zostały zinwentaryzowane
w formie spisu z natury w okresie 3 lat, z zastrzeżeniem pkt 2.5.
2.4.Środki trwałe znajdują się na terenie strzeżonym, w miejscach
odpowiednio zabezpieczonych (portiernie, alarmy, monitoring)
i dozorowanych (firmy ochroniarskie), a także podlegają
ubezpieczeniu.
2.5.Nieruchomości zaliczane do środków trwałych, o których mowa
w pkt 2 ppkt 4 (budynki i budowle) są inwentaryzowane w Uczelni
metodą ciągłą, w formie spisu z natury w okresie 4 lat.
2.6. Inwentaryzacja materiałów w magazynach oraz gotowych produktów
(wydawnictwa własne) jest w Uczelni przeprowadzana metodą
ciągłą, w formie spisu z natury w okresie 2 lat.
2.7.Środki trwałe oraz materiały w magazynach i gotowe produkty,
spisem
z
natury,
ponieważ
których
nie
objęto
na dany rok nie przypadał obowiązek jego przeprowadzenia,
inwentaryzuje się drogą weryfikacji.
2.8.Z uwagi na różnorodność celów i potrzeb oraz możliwości
wykonawczych rozróżniamy następujące rodzaje inwentaryzacji
przeprowadzanych metodą spisu z natury:
1) doraźna – przeprowadzana w przypadku wypadków
losowych (pożar, powódź, zalanie, kradzież, choroba, urlop,
dodatkowych spisów środków trwałych zakupionych
w ramach projektów finansowanych i współfinansowanych
z funduszy Unii Europejskiej i innych środków europejskich
i międzynarodowych itp.),
2) rozliczeniowa – przeprowadzana na potrzeby kontroli
i rozliczenia, osób materialnie odpowiedzialnych za
powierzony majątek lub danego składnika majątkowego,
3) zdawczo – odbiorcza (okolicznościowa) – przeprowadzana
w przypadku zmiany osoby odpowiedzialnej za powierzone
mienie,
7
4) likwidacyjna – przeprowadzana w związku z likwidacją
jednostki organizacyjnej,
5) kontrolna – przeprowadzana na żądanie organów kontroli
zewnętrznej.
3. Metodą uzgodnienia sald z bankami, dostawcami, odbiorcami oraz
innymi kontrahentami inwentaryzowane są poniższe aktywa:
1) aktywa finansowe zgromadzone na rachunkach bankowych
tzn. środki pieniężne w złotych polskich i w walutach
obcych, a także lokaty pieniężne na rachunkach
bankowych, jak również kredyty i pożyczki zaciągnięte
w bankach,
2) papiery wartościowe w formie zdematerializowanej,
3) salda należności w tym udzielone pożyczki,
4) powierzone kontrahentom własne składniki aktywów oraz
inne znajdujące się poza jednostką.
3.1. Inwentaryzacja metodą uzgodnienia sald z dostawcami, odbiorcami
oraz innymi kontrahentami dotyczy przede wszystkim rozrachunków
(należności) i polega na bezpośrednim potwierdzeniu sald przez
kontrahenta (lub zgłoszeniu przez niego zastrzeżeń) jak również
ustaleniu dłużników wątpliwych i upadłych. Potwierdzenie odbywa się
zazwyczaj pisemnie w formie przesłanego
zestawienia sald
wszystkich operacji z tym kontrahentem, który powinien potwierdzić
zgodność salda.
3.2. Inwentaryzacja środków pieniężnych na rachunkach bankowych
polega na potwierdzeniu przez bank stanu środków, ulokowanych
przez Uczelnię na otwartych rachunkach bankowych i zaciągniętych
kredytów. Jeżeli stany są zgodne z danymi księgowymi Uczelni –
inwentaryzacja została spełniona.
3.3. Uzgodnienie sald odbywa się w formie pisemnej i wykonywane jest
przez pracowników kwestury (Działu Księgowości Głównej).
3.4. Pismo o potwierdzeniu salda wystawia się w trzech egzemplarzach
i wysyła listem poleconym, dwa egzemplarze przesyła się do
kontrahenta celem potwierdzenia salda, trzeci egzemplarz zostaje
w aktach Działu Księgowości Głównej. Jeden z wysłanych
egzemplarzy potwierdzony przez kontrahenta powinien wrócić do
Działu Księgowości Głównej. Wzór potwierdzenia należności sald
stanowi załącznik nr 1 do niniejszej instrukcji.
3.5.Potwierdzenie salda może odbywać się również w drodze
potwierdzenia drogą internetową albo telefonicznie (jednak w tym
przypadku należy sporządzić notatkę z przeprowadzonej rozmowy
telefonicznej).
8
3.6.Jeżeli nie udało się uzyskanie potwierdzenia salda, wówczas saldo
podlega inwentaryzacji w drodze weryfikacji.
3.7.Nie zezwala się na tzw. „milczące potwierdzanie sald”.
4. Metoda weryfikacji danych
Polega ona na porównaniu stanu wynikającego z zapisów w księgach
rachunkowych lub inwentarzowych z danymi w dokumentach źródłowych
lub wtórnych, rejestrach, kartotekach oraz doprowadzenia ich do realnej
wartości.
4.1.Celem weryfikacji jest:
1) ustalenie faktu istnienia określonych składników majątku
i źródeł ich pochodzenia,
2) stwierdzenie realnej wartości tych składników,
3) stwierdzenie kompletności ich ujęcia.
4.2.Metodą weryfikacji inwentaryzuje się następujące aktywa i pasywa:
1) niedostępne w czasie inwentaryzacji rzeczowe składniki
aktywów (np. materiały w drodze) oraz dostawy
niefakturowane,
2) środki pieniężne w drodze,
3) udziały w spółkach kapitałowych,
4) grunty,
5) środki trwałe, do których dostęp jest utrudniony,
6) środki trwałe w budowie, z wyjątkiem maszyn i urządzeń
wchodzących w skład środków trwałych w budowie,
7) prawa wieczystego użytkowania gruntów,
8) należności sporne i wątpliwe,
9) należności i zobowiązania wobec pracowników,
10) należności i zobowiązania publicznoprawne,
11) roszczenia,
12) długoterminowe aktywa finansowe i udziały,
13) kapitał własny,
14) rezerwy i rozliczenia międzyokresowe przychodów,
15) fundusze specjalne,
16) wartości niematerialne i prawne,
17) prace naukowo-badawcze w toku,
18) inwestycje zaliczone do aktywów trwałych,
19) aktywa i pasywa ewidencjonowane pozabilansowo,
20) środki trwałe oraz materiały w magazynach i gotowe
produkty, których nie objęto spisem z natury, ponieważ
na
dany
rok
nie
przypadał
obowiązek
jego
przeprowadzenia.
4.3.Ujawnione w toku inwentaryzacji różnice między stanem
rzeczywistym, a stanem wykazanym w księgach rachunkowych
9
należy wyjaśnić i rozliczyć w księgach rachunkowych tego roku
obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji.
4.4.Wyniki inwentaryzacji potwierdzone muszą być na piśmie w formie
protokółów weryfikacji podpisanych przez osoby dokonujące tej
inwentaryzacji, zaakceptowanych przez Kwestora i Rektora.
Protokoły sporządzają odpowiedzialne za ewidencję rachunkową lub
inwentarzową działy kwestury tj. Dział Księgowości Majątkowej
i Dział Księgowości Głównej. Wzór protokółu stanowi załącznik nr 2
do niniejszej instrukcji.
4.5.Wzór sprawozdania z inwentaryzacji dokonanej drogą weryfikacji
stanów księgowych z dokumentacją księgową aktywów i pasywów
nieobjętych inwentaryzacją poprzez spis z natury lub potwierdzenie
sald stanowi załącznik nr 3 do niniejszej instrukcji.
4.6.Weryfikacja gruntów przeprowadzana jest przez Dział Księgowości
Majątkowej na podstawie dokumentów księgowych i polega na
uzgodnieniu konta „gruntów”.
Dział Organizacyjno-Prawny sporządza wykaz gruntów i przekazuje
go do Działu Księgowości Majątkowej nie później niż do
dnia 31 grudnia każdego roku.
IV.
Terminy i częstotliwość inwentaryzacji
1. Terminy inwentaryzacji poszczególnych składników majątkowych metodą
spisu z natury wynikają z planu inwentaryzacji, zatwierdzonego przez
Rektora.
2. Plan inwentaryzacji jest dokumentem dostępnym tylko dla osób
upoważnionych i obejmuje sprawy szczególnie istotne dla kontroli
wewnętrznej.
3. Częstotliwość przeprowadzania inwentaryzacji poszczególnych rodzajów
składników majątku w Uczelni określa tabela stanowiąca załącznik nr 4
do niniejszej instrukcji.
4. Przeprowadzenie
inwentaryzacji przy zmianie osoby
materialnie
odpowiedzialnej, zatrudnionej na stanowisku administratora obiektu
oraz na stanowisku magazyniera, powoduje zmianę w
planie
inwentaryzacji, tj. od dnia jej przeprowadzenia ustala się nowy termin
następnej inwentaryzacji.
10
V.
Tworzenie i likwidacja pól spisowych
1. Pola spisowe tworzone i likwidowane są na podstawie aktualnej
struktury organizacyjnej Uczelni oraz pojawiających się w niej zmianach
wynikających z zarządzeń Rektora.
2. Przez pojęcie pola spisowego rozumie się jednostkę organizacyjną
posiadającą numer (lokalizację) nadany w Dziale Księgowości
Majątkowej na podstawie danych z Działu Spraw Osobowych
i Socjalnych oraz Działu Logistyki.
3. Utworzenie przez Dział Księgowości Majątkowej księgi inwentarzowej dla
pola spisowego musi być poprzedzone przyjęciem składników
majątkowych przez osobę materialnie odpowiedzialną w danej jednostce
organizacyjnej.
4. Każdorazowe utworzenie nowej jednostki w strukturze Uczelni stanowi
podstawę powstania nowego pola spisowego i umieszczenia go przez
Dział Inwentaryzacji w wykazie pól spisowych i planie inwentaryzacji.
5. Likwidacja pola spisowego następuje odpowiednio w trybie określonym
w pkt 1 i 4, i musi być poprzedzona wykazaniem zerowego stanu majątku
w polu spisowym.
6. W celu aktualizacji wykazu pól spisowych Dział Księgowości Majątkowej
zobowiązany jest do powiadamiania na bieżąco na adres mailowy
Działu Inwentaryzacji o utworzeniu bądź likwidacji pola spisowego.
VI.
Kompetencje w zakresie zarządzania,
i nadzorowania inwentaryzacji
przeprowadzania
1. Rektor:
1) odpowiada za prawidłowe przeprowadzanie inwentaryzacji
w Uczelni,
2) powołuje
Przewodniczącego
Uczelnianej
Komisji
Inwentaryzacyjnej,
3) powołuje członków Uczelnianej Komisji Inwentaryzacyjnej
w przypadku konieczności uzupełnienia stałego składu
komisji,
4) zatwierdza plan inwentaryzacji i zmiany w planie.
2. Kanclerz:
1) sprawuje ogólny nadzór nad całokształtem prac
inwentaryzacyjnych i odpowiada przed Rektorem za
prawidłową organizację inwentaryzacji w Uczelni,
2) opiniuje plan inwentaryzacji oraz zmiany w planie,
11
3) wnioskuje do Rektora o powołanie Przewodniczącego
Uczelnianej Komisji Inwentaryzacyjnej i przedkłada jego
kandydaturę,
4) zarządza przeprowadzenie pozaplanowych inwentaryzacji:
doraźnych,
rozliczeniowych,
zdawczo-odbiorczych,
kontrolnych i likwidacyjnych,
5) tworzy na wniosek Kierownika Działu Inwentaryzacji
doraźne zespoły spisowe,
6) powołuje na wniosek Kierownika Działu Inwentaryzacji
rzeczoznawców do przeprowadzania obliczeń technicznych
ilości inwentaryzowanych składników majątkowych,
7) powołuje kontrolerów do wyrywkowego sprawdzenia spisu
z natury,
8) rozpatruje wnioski o wyrażenie zgody na wydawanie
i przyjmowanie składników majątkowych w magazynach
w czasie trwania spisów z natury,
9) dokonuje oceny
wniosków
Działu Inwentaryzacji
pojawiających się w trakcie spisów z natury i sprawozdań
dotyczących gospodarowania majątkiem,
10) zatwierdza roczne sprawozdanie Kierownika Działu
Inwentaryzacji z przeprowadzonych inwentaryzacji oraz
sprawozdanie
roczne
Uczelnianej
Komisji
Inwentaryzacyjnej,
11) zatwierdza zaopiniowane przez Kwestora,
protokóły
rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych Uczelnianej Komisji
Inwentaryzacyjnej,
12) unieważnia na wniosek Przewodniczącego Uczelnianej
Komisji Inwentaryzacyjnej i po zaopiniowaniu przez
Kwestora określone spisy z natury i zarządza ich ponowne
przeprowadzenie,
13) występuje do Rektora z propozycjami uzupełnienia
i uaktualnienia obowiązującej instrukcji inwentaryzacyjnej,
14) podejmuje decyzje w sprawie wykorzystania uwag
i spostrzeżeń wynikłych podczas inwentaryzacji.
3. Kwestor.
1) sprawuje ogólny nadzór nad rachunkowością, w taki sposób
aby stan ksiąg rachunkowych i inwentarza umożliwiał
przeprowadzenie spisu z natury na określony dzień oraz
rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych,
2) opiniuje częściowe lub całkowite
unieważnienie
określonych spisów z natury,
3) opiniuje zarządzenie spisów ponownych,
4) opiniuje plan inwentaryzacji ciągłych i zmiany w planie,
5) zapewnia uzgodnienie ewidencji księgowej z ewidencją
poszczególnych pól spisowych przed spisem,
6) zapewnia dokonanie inwentaryzacji aktywów i pasywów
nieobjętych spisami z natury czyli drogą uzgodnienia sald,
12
7) zapewnia dokonanie inwentaryzacji drogą weryfikacji
stanów księgowych,
8) zapewnia wyceny arkuszy spisowych,
9) zapewnia ustalenie różnic inwentaryzacyjnych, dokonanie
ewentualnych kompensat i ujęcie w księgach wyników
inwentaryzacji,
10) opiniuje wnioski zawarte w protokóle rozliczenia różnic
inwentaryzacyjnych.
4. Uczelniana Komisja Inwentaryzacyjna
Uczelniana Komisja Inwentaryzacyjna powoływana jest do rozliczenia
różnic inwentaryzacyjnych. Składa się z Przewodniczącego i dwóch
etatowych pracowników. Przewodniczący, powoływany jest przez
Rektora na okres kadencji władz Uczelni i kieruje pracami komisji.
W celu sprawnego i prawidłowego przebiegu prac rozliczeniowych
Przewodniczący Uczelnianej Komisji Inwentaryzacyjnej może
wnioskować do Rektora o uzupełnienie stałego składu komisji.
Zadaniem Uczelnianej Komisji Inwentaryzacyjnej jest:
1) powiadamianie
osób
materialnie
odpowiedzialnych
o stwierdzonych różnicach inwentaryzacyjnych,
2) pisemne powiadamianie obcych jednostek o znajdującym
się na terenie Uczelni ich majątku,
3) uzyskiwanie pisemnych wyjaśnień od osób materialnie
odpowiedzialnych, w przedmiocie niedoborów i nadwyżek
powierzonego im mienia oraz powiadamianie przełożonych
tych osób o niezłożeniu przez nich wyjaśnień w określonym
terminie,
4) wnioskowanie do właściwego działu administracji
o dokonanie wyceny stwierdzonych niedoborów lub
nadwyżek środków trwałych,
5) wnioskowanie do Zespołu Radców Prawnych o opinie
w sprawach dotyczących obciążenia osób materialnie
odpowiedzialnych,
6) formułowanie i przedkładanie
do decyzji Kanclerza
wniosków w sprawie ostatecznego rozliczenia różnic
inwentaryzacyjnych,
7) sporządzanie rocznego sprawozdania z działalności
Uczelnianej Komisji Inwentaryzacyjnej,
8) formułowanie
wniosków
dotyczących
usprawnienia
organizacji w zakresie przechowywania, zabezpieczenia
mienia itp. .
5. Przewodniczący Uczelnianej Komisji Inwentaryzacyjnej zobowiązany
jest do:
1) nadzorowania
przeprowadzania
postępowania
wyjaśniającego, mającego na celu ustalenie:
13
2)
3)
4)
5)
6)
7)
a) przyczyn powstania różnic inwentaryzacyjnych,
b) osób winnych powstania niedoborów i szkód,
przedkładania
Kanclerzowi,
zaopiniowanych
przez
Kwestora, wniosków w sprawie kwalifikacji i rozliczenia
różnic inwentaryzacyjnych,
terminowego przekazywania do Działu Księgowości
Majątkowej,
zaopiniowanego
przez
Kwestora
i zatwierdzonego przez Kanclerza, protokółu rozliczenia
różnic inwentaryzacyjnych w celu ujęcia go w ewidencji
księgowej,
składania do Kanclerza wniosków o unieważnienie spisów
z natury oraz ich ponowne przeprowadzenie, po
zasięgnięciu opinii Kwestora,
wydawania dyspozycji w zakresie przeprowadzania spisów
dodatkowych i kontrolnych przy rozliczaniu różnic
inwentaryzacyjnych,
szkolenia i instruktażu członków Uczelnianej Komisji
Inwentaryzacyjnej,
przedstawiania Kanclerzowi i Rektorowi wniosków
usprawnienia
gospodarki
majątkowej
dotyczących
oraz zabezpieczenia mienia.
6. Kierownik Działu Inwentaryzacji zobowiązany jest do:
1) opracowywania planów inwentaryzacji ciągłych aktywów
wymienionych w rozdziale III pkt 2 oraz wykazu pól
spisowych, a także zmian do nich,
2) powiadamiania jednostek organizacyjnych o planowanym
terminie spisów z natury,
3) dokonywania kontroli przygotowań do inwentaryzacji
do
składników
(sposobu
składowania,
dostępu
majątkowych, oznakowania, podziałów na pola spisowe),
4) powoływania zespołów spisowych spośród pracowników
Działu Inwentaryzacji,
5) wnioskowania do Kanclerza o powołanie doraźnych
zespołów spisowych,
6) wnioskowania do Kanclerza o powołanie rzeczoznawcy do
technicznych,
celem
przeprowadzania
obliczeń
prawidłowego
ustalenia
ilości
inwentaryzowanych
składników majątkowych,
7) szkolenia i instruktażu zespołów spisowych,
8) organizowania przeprowadzania inwentaryzacji zgodnie
z zatwierdzonym planem przez pracowników Działu
Inwentaryzacji,
9) kontrolowania pracy zespołów spisowych w czasie
inwentaryzacji; wzór protokółu stanowi załącznik nr 5 do
niniejszej instrukcji,
10) kontrolowania arkuszy spisowych i innych dokumentów
z przeprowadzonej inwentaryzacji pod względem
formalnym i merytorycznym,
14
11) prowadzenia ewidencji arkuszy spisowych, zgodnie
z wymogami obowiązującymi w odniesieniu do druków
ścisłego zarachowania,
12) wydawania i rozliczania zespołów spisowych z pobranych
druków ścisłego zarachowania,
13) wyrażania opinii i wniosków w zakresie usprawnienia
gospodarki magazynowej, obiegu dokumentów, ochrony
oraz kontroli rzeczowych i pieniężnych składników
majątkowych,
14) sporządzania rocznego sprawozdania z działalności Działu
Inwentaryzacji w zakresie inwentaryzacji,
15) stawiania
umotywowanych
wniosków,
dotyczących
zagospodarowania zbędnych względnie nadmiernych
zapasów, usunięcia nieprawidłowości w przechowywaniu.
7. Zespoły spisowe.
7.1. Zespół spisowy składa się minimum z dwóch pracowników Działu
Inwentaryzacji. Jeden z członków zespołu jest przewodniczącym.
7.2. Zespół spisowy przeprowadza inwentaryzację w obecności osoby
materialnie odpowiedzialnej, a jeżeli z ważnego powodu nie może
uczestniczyć w inwentaryzacji osoba materialnie odpowiedzialna
i nie upoważniła do tego pisemnie innej osoby, spis może
przeprowadzić zespół co najmniej 3-osobowy, przy czym jedna
osoba wyznaczona jest przez kierownika jednostki, w której
przeprowadzana jest inwentaryzacja.
7.3. W szczególnych wypadkach Kanclerz może, na wniosek Kierownika
Działu Inwentaryzacji utworzyć doraźny zespół spisowy składający
się z pracowników innych jednostek.
7.4. Osoba
materialnie odpowiedzialna oraz osoby prowadzące
ewidencję księgową inwentaryzowanych składników majątkowych
i dokonujące weryfikacji różnic inwentaryzacyjnych nie mogą być
członkami zespołów spisowych.
7.5. Do zadań zespołów spisowych należy:
1) przestrzeganie zasad przeprowadzania inwentaryzacji
zgodnie z obowiązującą
instrukcją inwentaryzacji
w Uczelni,
2) zaopatrzenie się w komplet materiałów do przeprowadzenia
spisu z natury (arkuszy spisowych, druków oświadczeń
i protokółów oraz innych niezbędnych dokumentów),
3) sprawdzenie
przygotowania
danej
jednostki
do
inwentaryzacji, a w razie nieprzygotowania zgłoszenie tego
faktu kierownikowi Działu Inwentaryzacji,
4) zablokowanie magazynów na czas trwania spisu z natury
w systemie informatycznym ERP SAP,
15
5) sprawdzenie zabezpieczenia i ochrony rzeczowych oraz
pieniężnych składników majątkowych,
6) zebranie
pisemnych
oświadczeń
od
osób
odpowiedzialnych za mienie o przekazaniu do Działu
Księgowości
Majątkowej
dokumentacji
przychodu
i rozchodu składników majątkowych przed przystąpieniem
do spisu z natury oraz o uzgodnieniu stanu posiadania
powierzonego mienia ze stanem wynikającym z ewidencji
księgowej,
7) przeprowadzenie spisu z natury składników majątkowych
w polu spisowym z zachowaniem metod i technik
określonych w niniejszej instrukcji,
8) prawidłowe i kompletne wypełnienie arkuszy spisowych
oraz grupowanie składników majątkowych według kryteriów
użyteczności, jakości i przydatności przez spisywanie na
osobnych arkuszach składników pełnowartościowych,
niepełnowartościowych, zbędnych, nadmiernych i nie
stanowiących własności Uczelni,
protokółu
zakończenia
inwentaryzacji
9) sporządzanie
zawierającego
oświadczenie
osób
materialnie
odpowiedzialnych o spisaniu wszystkich składników
zgodnie ze stanem faktycznym w ich obecności,
10) dopilnowanie zebrania wszystkich wymaganych podpisów
pod dokumentacją z przeprowadzonego spisu z natury,
11) wprowadzanie do systemu informatycznego ERP SAP
danych
z
arkuszy
spisowych
inwentaryzacji
przeprowadzonej w magazynach (dotyczy: materiałów,
druków ścisłego zarachowania i wydawnictw własnych),
12) przedłożenie kompletu materiałów z przeprowadzonych
inwentaryzacji Kierownikowi Działu Inwentaryzacji oraz
rozliczenie się z pobranych druków arkuszy spisowych,
13) bieżące powiadamianie kierownika Działu Inwentaryzacji
o stwierdzonych nieprawidłowościach, które uniemożliwiają
przeprowadzenie inwentaryzacji,
14) ocena przydatności gospodarczej majątku objętego spisem
i jego zabezpieczenia.
8. Do zadań Działu Księgowości Majątkowej należy:
1) bieżące prowadzenie ewidencji analitycznej rzeczowych
składników majątkowych w sposób umożliwiający
porównanie stanu ewidencyjnego ze stanem ustalonym
w drodze spisów z natury na dzień przeprowadzenia spisu,
2) uzgodnienie ilościowo-wartościowej ewidencji analitycznej
z ewidencją ilościową materiałów prowadzoną przez
magazynierów,
3) przekazywanie
tabulogramów
osobom
materialnie
odpowiedzialnym, celem uzgodnienia ewidencji ilościowej
i wartościowej powierzonego mienia przed rozpoczęciem
spisu,
16
4) wycena
spisów
z
natury,
ustalenie
różnic
inwentaryzacyjnych i przekazywanie ich do Uczelnianej
Komisji Inwentaryzacyjnej celem wyjaśnienia,
5) ujęcie w księgach rachunkowych Uczelni ustalonych przez
Uczelnianą
Komisję
Inwentaryzacyjną
różnic
inwentaryzacyjnych na dzień kończący rok obrotowy,
6) przeprowadzanie
inwentaryzacji
metodą
weryfikacji
aktywów i pasywów ujętych w rozdz. III pkt 4.2 ppkt 4, 5, 6,
7, 16 i 20 niniejszej instrukcji na koniec roku obrotowego.
9. Do zadań Działu Księgowości Głównej należy:
1) przeprowadzanie inwentaryzacji rozrachunków na koniec
roku obrotowego poprzez uzgodnienie i uzyskanie
potwierdzeń sald obejmujących:
1) aktywa finansowe zgromadzone na rachunkach
bankowych tzn. środki pieniężne w złotych polskich
i w walutach obcych, a także lokaty pieniężne na
rachunkach bankowych, jak również kredyty i pożyczki
zaciągnięte w bankach,
2) papiery wartościowe w formie zdematerializowanej,
3) salda należności, w tym udzielone pożyczki,
4) powierzonych kontrahentom własnych składników
aktywów oraz innych znajdujących się poza jednostką.
2) przeprowadzenie inwentaryzacji poprzez weryfikację sald
aktywów i pasywów ujętych w rozdz. III pkt 4.2 ppkt 1, 2, 3, 8,
9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19.
10. Kierownicy jednostek organizacyjnych (dziekani, dyrektorzy instytutów,
kierownicy katedr, zakładów, kierownicy jednostek niebędących
wydziałami, Kanclerz, zastępcy kanclerza) w ramach sprawowanego
nadzoru nad mieniem w podległych jednostkach zobowiązani są do:
1) zapewnienia warunków sprawnego przeprowadzenia
czynności związanych z ustaleniem stanu rzeczywistego
inwentaryzowanych składników majątkowych będących
na wyposażeniu podległej im jednostki,
2) dopilnowania
przygotowania pól spisowych jednostki
organizacyjnej
do
przeprowadzenia
inwentaryzacji
(sprawdzenia i uzupełnienia numerów inwentarzowych,
kasacji i likwidacji zużytych składników majątkowych przed
rozpoczęciem inwentaryzacji, przeprowadzenia prac
porządkowych w pomieszczeniach i magazynach w celu
umożliwienia spisu z natury),
3) dopilnowania rozliczania się pracowników z powierzonego
majątku przed odejściem z Uczelni, udaniem się na urlop
(z wyłączeniem urlopu wypoczynkowego), przejściem do
innej jednostki organizacyjnej. Inwentaryzacja mienia
17
powierzonego pracownikowi powinna być przeprowadzona
i zakończona w terminie zapewniającym wyjaśnienie
i rozliczenie jej wyników w danym roku obrotowym, przed
odejściem pracownika z Uczelni, udaniem się na urlop
(z wyłączeniem urlopu wypoczynkowego) lub przejściem do
innej jednostki organizacyjnej Uczelni,
4) nadzoru nad przestrzeganiem prawidłowości użytkowania
składników
majątkowych
przez
pracowników,
a w szczególności konieczności uzyskiwania pisemnej
zgody bezpośredniego przełożonego na użytkowanie
powierzonego mienia do celów służbowych poza terenem
Uczelni,
5) nadzoru nad przejęciem - przekazaniem mienia
w przypadkach: tworzenia, łączenia, przekształcenia lub
likwidacji jednostek,
6) nadzoru nad wykonaniem zaleceń zawartych w protokóle
zakończenia
inwentaryzacji
w
podporządkowanych
jednostkach,
7) dbałości o zabezpieczenie mienia jednostki w celu
minimalizacji ryzyka jego zniszczenia, kradzieży itp..
VII.
Obowiązki i odpowiedzialność pracownika za powierzone
składniki majątkowe
1. Obowiązki pracownika materialnie odpowiedzialnego za powierzone
składniki majątkowe w związku z przeprowadzaną inwentaryzacją:
przygotowanie
pola
spisowego
1) właściwe
do przeprowadzenia spisu (uzupełnienie numerów
inwentarzowych, wywieszek, ściągnięcie składników
majątkowych znajdujących się poza jednostką),
2) porównywanie stanu posiadania powierzonego mienia ze
stanem wynikającym z ewidencji księgowej, uwidocznionym
w systemie informatycznym ERP SAP, tak aby ewentualne
różnice wyjaśnić z Działem Księgowości Majątkowej przed
rozpoczęciem inwentaryzacji,
3) przeprowadzenie kasacji zniszczonych lub zużytych
środków trwałych, tak aby ich likwidacja nastąpiła przed
rozpoczęciem inwentaryzacji,
4) uporządkowanie rewersów i zgód o wypożyczeniu
składników majątku na zewnątrz,
5) okazania do spisu inwentaryzacyjnego powierzonego
mienia użytkowanego poza terenem Uczelni,
6) przekazania do Działu Księgowości Majątkowej wszystkich
dowodów obrotu składnikami majątkowymi – do dnia
rozpoczęcia spisu,
7) przekazania do Działu Księgowości Majątkowej protokółów
przerobu na materiały podlegające przerobowi oraz
protokółów zużycia w przypadku metali szlachetnych – do
dnia rozpoczęcia spisu,
18
8) przeprowadzenia prac porządkowych w pomieszczeniach
magazynowych i na składowiskach w taki sposób, aby
dostęp był do nich łatwy i aby spis mógł być wykonany
szybko i dokładnie,
9) złożenia zespołowi spisowemu przed rozpoczęciem
inwentaryzacji oświadczenia o przygotowaniu pola
spisowego do inwentaryzacji i o uzgodnieniu stanu
posiadania powierzonego mienia ze stanem wynikającym
z ewidencji księgowej; wzory oświadczeń stanowią
załączniki nr 6, 6a (oświadczenie dla pracowników
magazynu) i 6b (oświadczenie dla kasjerów) do niniejszej
instrukcji,
10) udostępnienia i wskazania zespołom spisowym wszystkich
pomieszczeń, w których znajdują się inwentaryzowane
składniki majątkowe,
11) osobistego uczestniczenia w inwentaryzacji lub pisemnego
upoważnienia
innej
osoby
do
uczestnictwa
w przeprowadzonym spisie w ich imieniu; wzór
upoważnienia stanowi załącznik nr 7 do niniejszej instrukcji,
12) podpisania arkuszy spisowych oraz protokółu zakończenia
inwentaryzacji na dowód zgodności zinwentaryzowanych
stanów, ze stanem rzeczywistym i na dowód niezgłoszenia
zastrzeżeń co do formy i sposobu przeprowadzenia spisu,
13) wskazania zapasów zbędnych, niepełnowartościowych,
nadmiernych, i obcych w celu odrębnego ich ujęcia
w arkuszach spisowych,
14) udzielania wszelkiej pomocy zespołom spisowym w celu
terminowego przeprowadzenia prac inwentaryzacyjnych,
zapewnienia kompletności, dokładności i rzetelności
przeprowadzonego
spisu,
podawania
właściwego
nazewnictwa spisywanych składników majątkowych,
15) złożenia pisemnych wyjaśnień w sprawie stwierdzonych
różnic inwentaryzacyjnych,
16) wykonania zaleceń pokontrolnych ujętych w protokóle
zakończenia inwentaryzacji.
2. Odpowiedzialność pracownika z tytułu dysponowania mieniem Uczelni
reguluje kodeks pracy oraz przepisy wewnętrzne.
3. Osoby materialnie odpowiedzialne za mienie zobowiązane są do
zorganizowania odpowiedniego dozoru składników majątkowych
będących w ich dyspozycji poprzez zabezpieczenie prawidłowego
ewidencjonowania, przechowywania, użytkowania i likwidacji.
4. Osoby materialnie odpowiedzialne za mienie zobowiązane są do
uzyskiwania pisemnej zgody bezpośredniego przełożonego i akceptacji
kierownika jednostki organizacyjnej (dziekana wydziału, kierownika
jednostki niebędącej
wydziałem,
kanclerza)
na
użytkowanie
powierzonego mienia do celów służbowych poza terenem Uczelni;
według wzoru stanowiącego załącznik nr 8 do niniejszej instrukcji,
19
VIII.
Zasady
przeprowadzania
spisu z natury
inwentaryzacji
metodą
1. Inwentaryzację w formie spisu z natury przeprowadza Dział
Inwentaryzacji za pośrednictwem zespołów spisowych powoływanych
przez Kierownika Działu Inwentaryzacji. Wzór powołania składu zespołu
stanowi załącznik nr 9 do niniejszej instrukcji.
2. Przed przystąpieniem do spisu z natury Przewodniczący zespołu
spisowego pobiera od Kierownika Działu Inwentaryzacji arkusze
spisowe. Arkusze spisowe są drukami ścisłego zarachowania i objęte są
ewidencją.
Zespoły spisowe zobowiązane są do właściwego i rzetelnego
wypełniania
poszczególnych
rubryk
arkuszy
spisowych.
Wzór arkusza spisu z natury stanowi załącznik nr 10 do niniejszej
instrukcji.
3. W przypadku przeprowadzania inwentaryzacji w magazynach (dotyczy:
materiałów, druków ścisłego zarachowania i wydawnictw własnych),
arkusze spisowe tworzone są w formie elektronicznej w systemie
informatycznym ERP SAP i drukowane. Podlegają ewidencji i są drukami
ścisłego zarachowania, zgodnie z postanowieniem pkt 2. Wzór arkusza
spisu z natury w systemie informatycznym ERP SAP stanowi załącznik
nr 11 do niniejszej instrukcji.
4. Spis z natury obejmujący obce składniki majątkowe sporządza się
na odrębnych arkuszach spisowych. Po zakończeniu inwentaryzacji
kopie tych arkuszy przesyłane są do jednostek, które są właścicielami
składników majątkowych objętych spisem.
5. Dla prawidłowego ustalenia ilości inwentaryzowanych składników
majątkowych zespoły spisowe zobowiązane są do ich przeliczenia,
przemierzenia lub przeważenia w obecności osoby
materialnie
odpowiedzialnej lub osoby przez nią pisemnie upoważnionej.
W przypadku, gdy ustalenie stanu ilościowego w podany powyżej sposób
jest niemożliwe, należy przeprowadzić tzw. obliczenie techniczne, które
powinno zostać wykonane przez osoby o odpowiednich kwalifikacjach,
powołane przez Kanclerza na wniosek Kierownika Działu Inwentaryzacji
spośród
pracowników
Uczelni
lub
przez
rzeczoznawcę.
Obliczeń technicznych dokonuje się na formularzu spisowym lub
specjalnym załączniku, który powinien być podpisany przez osobę
przeprowadzającą obliczenia.
6. W przypadku dokonywania spisu z natury materiałów, druków ścisłego
zarachowania,
wydawnictw
własnych,
środków
pieniężnych
znajdujących się w oryginalnie zapakowanych paczkach – zespół
spisowy dokonuje otwarcia każdej paczki w celu przeliczenia jej
zawartości.
20
7. Spis z natury środków pieniężnych polega na ustaleniu ich rzeczywistego
stanu poprzez przeliczenie przez zespół spisowy w obecności osoby
materialnie
odpowiedzialnej
wszystkich
środków
pieniężnych
znajdujących się w kasie/punkcie obsługi kasowej, a następnie
porównaniu stanu środków finansowych ze stanem ewidencyjnym.
Dokumentacja z przeprowadzonej inwentaryzacji kasy/punktu obsługi
kasowej przekazywana jest do Działu Finansowego.
8. Podczas przeprowadzania inwentaryzacji w kasie/punkcie obsługi
kasowej zespół spisowy powinien sprawdzić:
1) prawidłowość zabezpieczenia kasowego oraz przechowywania
gotówki (kraty, instalacje alarmowe, sprawność ich działania,
kasy pancerne, sejfy itp.),
2) prawidłowość prowadzenia raportów kasowych,
3) druki ścisłego zarachowania (kwitariusze, czeki),
4) depozyty kasowe,
5) przyjęcie na piśmie przez kasjera/pracownika punktu obsługi
kasowej odpowiedzialności materialnej za powierzone mienie.
9. Podczas przeprowadzania spisu z natury administratora obiektu zespół
spisowy z każdego dnia inwentaryzacji dokonuje zestawień zbiorczych
spisywanych składników majątkowych i zapisuje je na odrębnych
arkuszach spisowych z adnotacją „zestawienie zbiorcze arkuszy
o nr…….. z dnia…….”.
10.
Inwentaryzację
metali
szlachetnych
należy
przeprowadzić
przy zastosowaniu precyzyjnego pomiaru wagowego. Ciężar metali
szlachetnych oryginalnie zapakowanych spisywany jest do arkusza
spisowego z opakowania - z adnotacją na arkuszu spisowym
„opakowanie oryginalnie zapakowane”.
11.
W spisie z natury przeprowadzonym na skutek zmiany osoby
materialnie odpowiedzialnej, liczenia i pomiaru składników majątku
dokonuje się w obecności osoby przekazującej składniki majątkowe
i osoby przyjmującej.
12.
Przed rozpoczęciem inwentaryzacji, na czas trwania spisu
w magazynach materiałowych - kartoteki magazynowe deponowane są
u kierowników tych jednostek w zamkniętych miejscach. W czasie spisu
z natury w magazynach, po przeliczeniu danego składnika majątkowego
zespół spisowy dokonuje zapisu na wywieszce magazynowej
„Inwentaryzacja rok…… podpis”. Pracownik magazynu po zakończeniu
inwentaryzacji dokonuje zapisu o inwentaryzacji w kartotekach
magazynowych.
13.Przed rozpoczęciem inwentaryzacji, na czas trwania spisu w
magazynach materiałowych – zespół spisowy dokonuje zablokowania
magazynów w systemie informatycznym ERP SAP. Wydawanie
i przyjmowanie składników majątkowych w systemie informatycznym
21
ERP SAP możliwe jest dopiero po rozliczeniu i zaksięgowaniu wyników
inwentaryzacji.
14. Wydawanie i przyjmowanie składników majątkowych w magazynach
w czasie trwania spisu z natury może mieć miejsce tylko
w wyjątkowych przypadkach, za zgodą Kanclerza i pod warunkiem,
że zostanie o tym powiadomiony zespół spisowy. Dowody przyjęcia lub
wydania składników majątkowych w czasie trwania spisu wymagają
specjalnego oznaczenia zapewniającego odpowiednie ich ujęcie
w rozliczeniu osoby odpowiedzialnej za powierzone składniki majątku
np. „…przyjęto/wydano w czasie spisu…”.
Dowody podlegają księgowaniu po rozliczeniu inwentaryzacji.
Adnotacji na dowodach dokonuje Przewodniczący zespołu spisowego.
15. Na czas trwania spisu z natury magazynów osobami upoważnionymi
do pobierania kluczy od pomieszczeń magazynowych są wyłącznie
członkowie zespołu spisowego. Upoważnienia do pobierania kluczy
udziela kierownik jednostki organizacyjnej, w której prowadzony jest
spis z natury.
16. Przy dokonywaniu spisów z natury składników majątkowych, zespoły
spisowe zobowiązane są stosować ich nazewnictwo figurujące
w ewidencji księgowej.
Ilość spisywanych składników majątku ma być wyrażona w tych samych
jednostkach, w jakich są ewidencjonowane w księgowości, magazynie
i u bezpośredniego użytkownika.
17. W toku spisu zespoły spisowe przeprowadzają kontrolę jakości
spisywanych składników majątkowych, klasyfikując je jako:
1) prawidłowe (pełnowartościowe),
2) nieprawidłowe (zbędne, nadmierne, niepełnowartościowe,
przeznaczone do kasacji),
3) dostawy nie przyjęte od dostawcy i objęte reklamacjami,
4) obce.
18.
Arkusze spisowe wypełnia się w dwóch egzemplarzach,
a w przypadku inwentaryzacji zdawczo-odbiorczej w trzech
egzemplarzach, w sposób trwały, dokonując zapisu długopisem.
Wszelkie poprawki i korekty przeprowadza się przez skreślenie zapisu
błędnego (w taki sposób, aby treść pierwotna była czytelna) oraz
przez wpisanie obok lub ponad przekreślonym zapisem, zapisu
prawidłowego. Dokonane poprawki lub unieważnienie błędnych
zapisów winny być zaparafowane (podpisane) przez zespół spisowy
i osobę materialnie odpowiedzialną, a także inne osoby jeżeli biorą
udział w spisie oraz oznaczone datą.
19. Wypełnione arkusze spisów z natury podpisują członkowie zespołu
spisowego oraz osoba (lub osoby) odpowiedzialne materialnie.
22
20. W przypadku odmowy przystąpienia do spisu z natury przez osobę
materialnie odpowiedzialną Przewodniczący zespołu spisowego
obowiązany jest sporządzić notatkę służbową i powiadomić o tym fakcie
Kierownika Działu Inwentaryzacji oraz Kanclerza. Kanclerz
w uzgodnieniu z bezpośrednim przełożonym osoby
materialnie
odpowiedzialnej ustala nowy termin przeprowadzenia inwentaryzacji.
21. W przypadku odmowy podpisania arkuszy spisowych przez osobę
materialnie odpowiedzialną osoba ta powinna złożyć pisemne
uzasadnienie odmowy. Jeżeli przyczyną odmowy podpisania arkusza
spisu z natury jest niezgodność ilościowa, Przewodniczący zespołu
spisowego powinien bezzwłocznie zarządzić przeliczenie i spisanie
kwestionowanej pozycji. Po stwierdzeniu omyłki, na arkuszu spisu
z natury należy nanieść poprawkę w sposób określony w pkt 18.
W przypadku innych zastrzeżeń Przewodniczący zespołu spisowego
obowiązany jest powiadomić Kierownika Działu Inwentaryzacji oraz
Kanclerza w celu ich wyjaśnienia.
22. W przypadku stwierdzenia zerowego stanu majątku w danym polu
spisowym
zespół
spisowy
odstępuje
od
przeprowadzania
inwentaryzacji, mimo iż jest ona ujęta w planie inwentaryzacji.
23.
Niedopuszczalne jest
przepisywania danych:
sporządzanie
spisów
z
natury
drogą
1) z ksiąg inwentarzowych, kartotek materiałowych oraz
z wywieszek magazynowych,
2) ze spisów z poprzedniej inwentaryzacji.
24.
Zespół spisowy niezwłocznie po zakończeniu inwentaryzacji
zobowiązany jest przekazać arkusze spisowe Kierownikowi Działu
Inwentaryzacji wraz z informacją o wszelkich stwierdzonych w toku
spisu nieprawidłowościach.
Przewodniczący zespołu spisowego winien dokonać rozliczenia
z pobranych arkuszy spisowych. Wzór rozliczenia arkuszy spisowych
stanowi załącznik nr 12 do niniejszej instrukcji.
25. Zespół spisowy, po zakończeniu spisu z natury zobowiązany jest do
sporządzenia na piśmie protokółu z zakończenia inwentaryzacji.
Protokół otrzymują do wiadomości: Dział Księgowości Majątkowej oraz
kierownik jednostki podlegającej inwentaryzacji. Wzór protokółu stanowi
załącznik nr 13 do niniejszej instrukcji.
26. Osoby materialnie odpowiedzialne składają do protokółu, o którym
mowa w pkt 25 oświadczenie dotyczące oceny przebiegu
inwentaryzacji i odstąpienia od wniesienia lub wniesienia ewentualnych
zastrzeżeń do jego prawidłowości wraz z uzasadnieniem.
27.
W trakcie przeprowadzania inwentaryzacji w polu spisowym
administratora obiektu przerwa w spisie spowodowana okolicznościami
23
losowymi, bez konieczności rozpoczynania spisu od początku, nie
może trwać dłużej niż 3 dni.
28. W razie stwierdzenia w toku kontroli lub w późniejszym terminie, że spis
z natury w całości lub w części został przeprowadzony nieprawidłowo,
Kanclerz na wniosek
Przewodniczącego Uczelnianej Komisji
Inwentaryzacyjnej
obowiązany
jest
zarządzić
ponowne
przeprowadzenie w całości lub odpowiedniej części inwentaryzacji.
29. Spis z natury może być poddany wyrywkowej kontroli przez
kontrolerów, wyznaczonych przez Kanclerza.
W toku kontroli należy sprawdzić, czy zespoły spisowe działają zgodnie
z przepisami niniejszej instrukcji, a zwłaszcza w zakresie kompletności
spisu, prawidłowości ustalania z natury ilości spisywanych składników
majątkowych oraz prawidłowości sporządzenia arkuszy spisowych.
Kontrolujący z dokonanych czynności sporządza protokół, a ponadto
dokonuje odpowiedniej adnotacji na arkuszach spisowych. Wzór
protokółu kontroli wyrywkowej stanowi załącznik nr 14 do niniejszej
instrukcji.
30. Do czynności kontrolerów spisowych należy:
1) przeprowadzenie kontroli pod względem:
1.1.zgodności
działania
zespołów
spisowych
z postanowieniami instrukcji inwentaryzacyjnej,
1.2.poprawności dokonywania spisu,
1.3.poprawności
sporządzania
arkuszy
spisowych
i dokonywania w nich poprawek,
2) sprawdzenie czy:
2.1. osoby materialnie odpowiedzialne złożyły oświadczenia
wstępne i końcowe,
2.2. pola spisowe i znajdujące się w nich przedmioty
inwentaryzacyjne, a także dokumentacja i ewidencja
zostały poprawnie przygotowane do inwentaryzacji,
2.3. została uzgodniona ewidencja prowadzona w polu
spisowym z Działem Księgowości Majątkowej,
2.4. zaprzestano wydawania i przyjmowania niezgodnie
z przeznaczeniem składników w czasie trwania
inwentaryzacji (z wyjątkiem przypadku obrotu
magazynowego tymi składnikami na mocy decyzji
Kanclerza),
2.5. stan zaawansowania spisów umożliwia terminowe ich
zakończenie, a także czy rzeczywiście zakończono je
zgodnie z planem.
31. Kierownik Działu Inwentaryzacji sporządza coroczne sprawozdanie,
które przedkłada do zatwierdzenia Kanclerzowi. Sprawozdanie winno
zawierać:
24
1) rozliczenie się z realizacji rocznego planu inwentaryzacji oraz
za okres końcowy planu 3 letniego,
2) określenie rodzaju spisywanych składników majątkowych,
metody
przeprowadzonych
spisów,
terminy
przeprowadzonych spisów,
3) wnioski
dotyczące
składowania,
oznakowania
i zabezpieczenia inwentaryzowanych składników,
4) wnioski
dotyczące
likwidacji
zapasów
zbędnych
i nadmiernych.
IX. Wycena inwentaryzowanych składników majątku, ustalenie i
rozliczenie różnic ilościowych i wartościowych
1. Po zakończeniu spisu z natury Dział Inwentaryzacji przekazuje
dokumentację z zakończonego spisu do Działu Księgowości Majątkowej,
który zobowiązany jest dokonać wyceny wartościowej spisanych
składników majątkowych.
2. Do obowiązków Działu Księgowości Majątkowej należy również
sporządzenie
zestawień
ilościowych
i
wartościowych
różnic
inwentaryzacyjnych, które wynikły z porównania stanów rzeczywistych
z danymi z ewidencji księgowej.
Zestawienie różnic inwentaryzacyjnych powinno obejmować:
1) wyszczególnienie niedoborów i nadwyżek poszczególnych
składników majątkowych u osób materialnie odpowiedzialnych
za mienie,
2) powiązanie poszczególnych pozycji zestawienia różnic
z pozycjami z arkuszy spisowych.
3. Zestawienie różnic inwentaryzacyjnych Dział Księgowości Majątkowej
przekazuje w terminie 21 dni od daty otrzymania do Uczelnianej Komisji
Inwentaryzacyjnej celem wyjaśnienia wykazanych różnic, ustalenia
przyczyn ich powstania oraz sposobu ich rozliczenia.
4. W celu wyjaśnienia
różnic inwentaryzacyjnych Przewodniczący
Uczelnianej Komisji Inwentaryzacyjnej wzywa pisemnie osoby
materialnie odpowiedzialne za powierzone mienie do złożenia wyjaśnień
w wyznaczonym terminie. Wzór wezwania stanowi załącznik nr 15 do
niniejszej instrukcji.
5. Osoba materialnie odpowiedzialna za mienie zobowiązana jest do
złożenia dokładnych pisemnych wyjaśnień dotyczących stwierdzonych
różnic inwentaryzacyjnych posługując się dowodami zapisów
księgowych, z potwierdzeniem kierownika jednostki organizacyjnej
podlegającej spisowi i własnoręcznym podpisem.
6.
W przypadku niezachowania terminu udzielenia wyjaśnień
Przewodniczący Uczelnianej Komisji Inwentaryzacyjnej powiadamia
o tym przełożonego danego pracownika (kierownika jednostki
25
organizacyjnej podlegającej spisowi), na którym spoczywa obowiązek
wyegzekwowania wyjaśnienia od pracownika.
7.
Uczelniana Komisja Inwentaryzacyjna po zebraniu wyjaśnień,
sprawdzeniu kompletności dokumentacji inwentaryzacyjnej, dokonaniu
wyceny stwierdzonych niedoborów lub nadwyżek, a w uzasadnionych
przypadkach po zasięgnięciu opinii Radcy Prawnego - dokonuje
ostatecznego ustalenia różnic oraz wskazuje sposób ich rozliczenia,
tj. niedobory uznaje za zawinione i wskazuje osoby winne za powstały
niedobór lub niedobory uznaje za niezawinione, a w przypadku
stwierdzonych nadwyżek wskazuje sposób ich rozliczenia. Komisja
uzasadnia przedstawiony sposób rozliczenia.
8.
Niedobory zawinione powstają z winy osób odpowiedzialnych
materialnie, w wyniku działania lub zaniechania, czy też zaniedbania
obowiązków dotyczących gospodarowania składnikami majątku lub
braku troski o ich zabezpieczenie.
9. Niedobory niezawinione powstają w rezultacie utraty składników
z przyczyn niezależnych od osób materialnie odpowiedzialnych, które
nie mogły – mimo dołożonej staranności – im zapobiec.
10. Jeżeli w toku rozliczenia różnic stwierdzono, że zostały pominięte
w spisie składniki majątkowe, Uczelniana Komisja Inwentaryzacyjna na
wniosek osoby materialnie odpowiedzialnej za powierzone mienie,
zleca przeprowadzenie spisu dodatkowego lub kontrolnego. Wzór
zlecenia stanowi załącznik nr 16 do niniejszej instrukcji.
Decyzję w tym zakresie podejmuje Przewodniczący Uczelnianej Komisji
Inwentaryzacyjnej.
11. Przy rozliczaniu różnic inwentaryzacyjnych ujawnione niedobory mogą
być kompensowane z nadwyżkami, jeżeli spełniają jednocześnie
następujące warunki:
1) stwierdzone zostały w tym samym polu spisowym,
2) dotyczą tej samej osoby materialnie odpowiedzialnej,
3) zostały stwierdzone w podobnych asortymentach lub
składnikach majątku, albo dotyczą składników w podobnych
opakowaniach,
przepisy dotyczące kompensowania niedoborów lub nadwyżek nie mają
zastosowania do środków trwałych.
12.
Ilości oraz wartości niedoborów i nadwyżek podlegających
kompensowaniu ustala się przyjmując za podstawę mniejszą ilość
stwierdzonego niedoboru lub nadwyżki i niższą cenę składników
majątkowych wykazujących różnice inwentaryzacyjne.
26
13. Dopuszcza się ubytek naturalny:
1) w przypadku metali szlachetnych - różnicę nie większą niż
0,03g wagi metalu szlachetnego wynikającego z pomiaru
wagowego w stosunku do stanu księgowego,
2) w przypadku ustalonego w sposób techniczny lub szacunkowy
stanu składników majątku – różnicę nie większą od stanu
księgowego o 5% do 10% wg uznania Uczelnianej Komisji
Inwentaryzacyjnej.
14. Rozliczenie ubytków naturalnych przewyższających faktyczny niedobór
magazynowy może być stosowany tylko do wysokości faktycznego
niedoboru magazynowego. Nie należy obliczać ubytku naturalnego, gdy
z porównania stanu inwentaryzacyjnego ze stanem faktycznym wynika
superata.
15.
Z przeprowadzonych czynności dotyczących rozliczenia różnic
inwentaryzacyjnych Uczelniana Komisja Inwentaryzacyjna sporządza
protokół, który podpisują członkowie komisji i jej Przewodniczący.
Protokół przekazywany jest do zaopiniowania Kwestorowi i do
zatwierdzenia Kanclerzowi. Wzór protokółu stanowi załącznik nr 17 do
niniejszej instrukcji.
16. Zatwierdzony protokół przekazywany jest po jednym egzemplarzu do:
Działu Księgowości Majątkowej, kierownikowi jednostki organizacyjnej
podlegającej spisowi, osobom odpowiedzialnym za powierzone mienie.
17. Rozliczenie różnic należy przeprowadzić w terminie miesiąca od dnia
otrzymania z kwestury zestawienia różnic inwentaryzacyjnych.
Jeżeli Uczelniana Komisja Inwentaryzacyjna nie zachowa tego terminu
winna przed jego upływem powiadomić Kanclerza, podając na piśmie
uzasadnioną przyczynę zwłoki.
Kanclerz wyznacza dodatkowy termin rozliczenia i określa
dalszy sposób postępowania.
Jeżeli rozliczenie nie będzie zakończone w wyznaczonym terminie,
Kanclerz o tym fakcie powiadamia Kwestora, celem ustalenia dalszego
działania.
18. Wnioski Uczelnianej Komisji Inwentaryzacyjnej zawarte w protokóle
rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych, o którym mowa w pkt 15
zatwierdzone przez Kanclerza, stanowią podstawę do:
1) zaksięgowania rozliczenia różnic, urealnienia stanów
ewidencyjnych,
2) dokonania kompensat niedoborów i nadwyżek powodujących
również odpowiednie przeksięgowania,
3) obciążenia osób odpowiedzialnych za zawinione niedobory.
19. Obciążenia osób odpowiedzialnych za powstałe niedobory zawinione
dokonuje Dział Księgowości Majątkowej w formie not obciążeniowych,
27
w kwocie ustalonej przez Uczelnianą Komisję Inwentaryzacyjną, na
podstawie wyceny przygotowanej przez właściwy dział administracji,
uwzględniając odpowiednio amortyzację. Wzór wyceny stanowi
załącznik nr 18 do niniejszej instrukcji)
20. Skutki inwentaryzacji powinny być rozliczone i ujęte w księgach roku
obrotowego, na który przypadł termin inwentaryzacji.
21. Uczelniana Komisja Inwentaryzacyjna sporządza roczne sprawozdanie,
które przedkłada do zatwierdzenia Kanclerzowi. Sprawozdanie winno
zawierać:
1) ilość przeprowadzonych rozliczeń różnic inwentaryzacyjnych,
2) uwagi na temat rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych.
X. Inwentaryzacja (skontrum) materiałów bibliotecznych
1. Inwentaryzację
materiałów
bibliotecznych
przeprowadza
się
z zachowaniem zasad wynikających z rozporządzenia Ministra Kultury
i Dziedzictwa Narodowego z dnia 29 października 2008 r. w sprawie
sposobu ewidencji materiałów bibliotecznych (Dz. U. Nr 205, poz. 1283).
2. Dyrektor Biblioteki Uniwersytetu Śląskiego:
1) odpowiada za prawidłowe przeprowadzenie inwentaryzacji
(skontrum) materiałów bibliotecznych Biblioteki Uniwersytetu
Śląskiego oraz bibliotek specjalistycznych,
2) ustala plan skontrum
z zastosowaniem obowiązującej
częstotliwości jego przeprowadzenia i przedkłada do
zatwierdzenia Rektorowi,
3) powołuje komisję skontrową do przeprowadzenia skontrum
i nadaje jej regulamin,
4) organizuje przeprowadzenie skontrum oraz jego rozliczenie.
XI.
Inwentaryzacja
składników
majątkowych
związanych
z
realizowanymi
projektami
finansowanymi
lub
współfinansowanymi ze środków pochodzących z funduszy
strukturalnych Unii Europejskiej i innych środków
europejskich i międzynarodowych
1.
Obowiązki inwentaryzacyjne Uczelni związane z realizowanymi
projektami określone są w umowach projektowych lub dokumentach
programowych do tych umów.
2. Środki trwałe inwentaryzowane są w drodze spisu z natury w terminach
obowiązujących w Uczelni, chyba że umowa projektowa lub dokumenty
programowe do tej umowy stanowią inaczej.
28
3. W przypadku postanowień wynikających z umowy projektowej lub
dokumentów programowych o spisach dodatkowych środków trwałych,
przeprowadza się je metodą doraźnego spisu z natury w terminach
określonych w umowie lub dokumentach programowych.
4. Spisy dodatkowe, o których mowa w pkt 3 przeprowadza Dział
Inwentaryzacji na pisemny wniosek kierownika projektu, zatwierdzony
przez Kanclerza i zaparafowany przez Dyrektora ds. Projektów. Wniosek
winien określać zakres i termin inwentaryzacji oraz szczegółowe wymogi
jej przeprowadzenia wynikające z umowy projektowej lub dokumentów
programowych.
Do wniosku należy dołączyć wykaz środków trwałych zawierający:
1) numer inwentarzowy,
2) nazwę środka trwałego,
3) numer fabryczny,
4) osobę materialnie odpowiedzialną za dany środek.
Wniosek powinien być złożony do Działu Inwentaryzacji w terminie
umożliwiającym przeprowadzenie inwentaryzacji.
5. Dokumentację z przeprowadzonej inwentaryzacji, o której mowa w pkt 3
Dział Inwentaryzacji przekazuje kierownikowi projektu.
XII. Przechowywanie dokumentów inwentaryzacyjnych
1. Dokumenty inwentaryzacyjne winny być przechowywane przez okres
5 lat od przeprowadzenia i rozliczenia inwentaryzacji w oryginalnej
postaci, w ustalonym porządku dostosowanym do sposobu prowadzenia
ksiąg rachunkowych, z zastrzeżeniem pkt 2.
2. Przechowywanie i oznakowanie dokumentacji projektów, o których
mowa w rozdziale XI musi być zgodne ze szczegółowymi wytycznymi
zawartymi we właściwych dokumentach programowych oraz zgodne
z umowami.
29