Techniczne środki pracy biurowej

Techniczne środki pracy biurowej
Współczesna praca biurowa jest wysoce zmechanizowana, korzysta, bowiem ze środków
technicznych, które ją przyspieszają i ułatwiają wykonywanie wielu czynności biurowych.
Urządzenia do przekazywania informacji
Środki łączności – urządzenia techniczne, które ułatwiają wysyłanie i odbieranie
informacji słownych i pisemnych. Środki łączności to: telefaks, telefon, komputer z dostępem
do Internetu.
Telefaks
Telefaks jest środkiem łączności, który wykorzystuje sieć telefoniczną do przekazywania
wiadomości w formie nieruchomych obrazów. Za pomocą telefaksu moŜemy przesłać
rysunki, nuty, mapy, dokumenty. Zasada działania telefaksu jest bardzo prosta.
Przed wysłaniem materiału naleŜy połączyć się z telefaksem odbiorcy tzn. wybrać jego
numer. Następnie materiał, który ma być przesłany, naleŜy umieścić w telefaksie
wysyłającym; jest on automatycznie przesuwany pod czytnikiem, który odczytuje go
i zamienia na impulsy elektryczne. Impulsy te przesyłane są do telefaksu odbierającego
łączami telefonicznymi. Telefaks odbiorcy drukuje przekazany obraz na specjalnym papierze
termoczułym, wykorzystując do tego technikę druku termicznego. Przy przesyłaniu
dokumentów naleŜy pamiętać by dokumenty nie zawierały spinaczy, zszywek lub innych
obcych przedmiotów. Nie moŜna wysyłać dokumentów wilgotnych lub mokrych, świeŜo
napisanych czy zgniecionych.
Telefon
Telefon to bardzo popularne urządzenie do przekazywania informacji. Występuje jednak
duŜa ilość modeli, które mają rozbudowane funkcje. W biurze warto zainstalować taki aparat,
który odpowiada naszym potrzebom np.: ma automatyczną sekretarkę, ma programowalną
pamięć, posiada system głośno mówiący, ma kilka linii tzn. istnieje moŜliwość przełączenia
rozmówcy do innej osoby itp.
Istotną sprawą przy wykorzystywaniu telefonu w firmie jest umiejętne przyjmowanie
i łączenie rozmów telefonicznych. Osoba, która odbiera telefon w firmie powinna
przestrzegać następujących zasad:
− po podniesieniu słuchawki naleŜy powitać rozmówcę i przedstawić się, podając nazwę
jednostki i komórki organizacyjnej, a następnie poczekać na to, co powie telefonujący,
− przed wybraniem numeru naleŜy przygotować się do rozmowy poprzez opracowanie
planu rozmowy oraz przygotowanie ewentualnych materiałów, które mogą być potrzebne,
− nie naleŜy przerywać rozmówcy, a po kaŜdej własnej wypowiedzi naleŜy pozostawić czas
na jego ewentualną odpowiedź,
− szef powinien przekazać sekretarce listę osób, z którymi ma łączyć go zawsze wtedy, gdy
telefonują,
− jeŜeli sekretarka łączy rozmowę do szefa, powinna na początku poinformować go, kto
telefonuje i w jakiej sprawie,
− jeŜeli nie moŜna wyjaśnić jakieś sprawy, naleŜy poinformować rozmówcę, Ŝe za 10 – 15
minut zatelefonujemy do niego z gotową informacją,
− przez telefon naleŜy mówić spokojnie i trochę wolniej niŜ w rozmowie bezpośredniej,
poniewaŜ nerwowa i za szybka mowa utrudnia odbiór,
− rozmowę telefoniczną powinna kończyć ta osoba, która ją rozpoczęła.
Komputer z dostępem do Internetu
Internet jest najpopularniejszym środkiem komunikacji w dniu dzisiejszym. Dzięki niemu
moŜemy połączyć się z całym światem i uzyskać szybkie informacje na interesujące nas
tematy. Wysyłanie wiadomości pocztą elektroniczną jest bardzo szybkie i efektywne,
poniewaŜ moŜna wysłać dokumenty do wielu osób. W komunikacji między partnerami
handlowymi, w przypadku dłuŜszej znajomości odgrywa duŜe znaczenie wykorzystanie
komunikatorów ogólnodostępnych.
Inne środki techniczne
Kserokopiarka
Kserokopiarka to urządzenie słuŜące do powielania wszelkiego rodzaju dokumentów.
KaŜda kopia ma identyczną jakość, gdyŜ jest kopią oryginału. Obsługa kserokopiarki nie jest
trudna. Wystarczy włoŜyć do kopiarki oryginał, ustawić na panelu sterowania parametry
kopiowania i nacisnąć odpowiedni przycisk. Kserokopiarka automatycznie pobierze papier
z pojemnika i wykona zadaną liczbę kopii. Kserokopiarki dzieli się na kserokopiarki osobiste,
średnionakładowe i wysokonakładowe.
Tabela 1. Rodzaje kserokopiarek.
Rodzaj
kserokopiarki
Osobista
Średnionakładowe
Wysokonakładowa
Liczba
na minutę
4 – 12
17 – 35
40 – 90
kopii Pojemność
zasobnika na papier
do 50 arkuszy
do 500 arkuszy
do 7 500 arkuszy
Maksymalny
format kopii
A4
A3
A3 i większe
Źródło: [Opracowanie własne].
Aby zapewnić właściwe uŜytkowanie kserokopiarki naleŜy unikać:
− wysokiej temperatury i nasłonecznienia,
− raptownych zmian temperatury,
− duŜej wilgotności,
− zakurzonych, źle wentylowanych miejsc.
Dyktafon
Dyktafon to magnetofon przystosowany do wykorzystywania w pracy biurowej.
Popularny dyktafon to niewielki aparat, na którym jednocześnie moŜna nagrywać i odtwarzać
wiadomości. MoŜe być zastosowany do przekazywania informacji np. poleceń szefa dla
sekretarki. Szef nie musi pisać na papierze, co sekretarka ma zrobić, wystarczy, Ŝe nagra na
dyktafonie. Sekretarka moŜe bez problemu odsłuchać polecenia. Taka praktyka przyczynia się
do eliminacji czasochłonnych czynności związanych z pisaniem notatek, pism itp. Dyktafon
wyposaŜony jest w mikrokasetę, którą moŜna przekazać innej osobie. Coraz popularniejsze
stają się dyktafony cyfrowe. Cyfrowy zapis dźwięku eliminuje kasety z taśmą magnetyczną,
co pozwala na zmniejszenie rozmiarów urządzenia, jednocześnie umoŜliwia natychmiastowe
nagrywanie wiadomości bez konieczności ustawienia i przewijania taśmy.
Niszczarka dokumentowa
Niszczarki dokumentowe to urządzenia, które tną dokumenty na wąskie paski. Ich
stosowanie jest niezbędne przy wycofywaniu z obiegu dokumentów poufnych i tajnych.
Obsługa Niszczarki jest prosta, gdyŜ uruchomiana jest automatycznie po włoŜeniu do nich
dokumentów. RównieŜ automatycznie, po pocięciu całego dokumentu, wyłącza się. ZaleŜnie
od stopnia tajności dokumentów niszczarki przystosowane są do ich cięcia na szersze lub
węŜsze paski albo prostokąty.
− Klasa I – dokumenty są cięte na paski o szerokości ponad 6mm,
− Klasa II – dokumenty są cięte na paski o szerokości około 4 – 6 mm,
− Klasa III – dokumenty są cięte na prostokąty o wymiarach około 3 x 20 mm.
W pracy biurowej wykorzystuje się jeszcze wiele innych urządzeń biurowych:
− bindownce, które słuŜą do szybkiego oprawiania dokumentów,
− laminator – urządzenie słuŜące do laminowania dokumentów, tzn. pokrywania ich folią
w celu ochrony przed fałszerstwem lub zniszczeniem,
− frankownica – urządzenie słuŜące do jednoczesnego nanoszenia na kopertę stempli
z opłatą pocztową, datą wysyłki bądź reklamą firmy,
− gilotyna – urządzenie słuŜące do dokładnego, szybkiego wyrównywania przez obcinanie
dokumentów za pomocą noŜa introligatorskiego.
Szczególnie istotne w pracy biurowej są zasady przestrzegania przepisów bezpieczeństwa
i higieny pracy oraz ochrony przeciwpoŜarowej. KaŜdy pracownik przed podjęciem pracy
powinien być przeszkolony przez pracodawcę z zasad przepisów BHP i ochrony
przeciwpoŜarowej. Istotne znaczenie odgrywa prawidłowa obsługa urządzeń biurowych
(zgodnie z instrukcją obsługi). KaŜdy pracownik, dla dobra swojego, jak i kolegów z pracy,
powinien bezwzględnie przestrzegać zasad dotyczących bezpieczeństwa.