Zasady przeprowadzenia inwentaryzacji

ZARZĄDZENIE NR 308/2014
WÓJTA GMINY PIERZCHNICA
z dnia 18 września 2014 r.
w sprawie wprowadzenia zakładowej instrukcji inwentaryzacyjnej
Na podstawie ar.10 ust.2, art. 26 i 27 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o
rachunkowości (t. j. Dz. U. z 2013 r., poz. 330 z późn. zm..) oraz art.69 ust.1 ustawy z dnia 27
sierpnia 2009 r. o finansach publicznych ( Dz. U. z 2013, poz. 885 z poźn. zm.) zarządza się,
co następuje:
§ 1.
Wprowadza się zakładową instrukcję inwentaryzacyjną do stosowania w Urzędzie Gminy w
Pierzchnicy, stanowiącą załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia.
§2
Wykonanie zarządzenia powierza się Sekretarzowi Gminy Pierzchnica oraz Skarbnikowi
Gminy Pierzchnica.
§3
Zarządzenie obowiązuje od dnia podpisania.
Załącznik Nr 1
do zarządzenia Nr 308/2014
Wójta Gminy Pierzchnica
z dnia 18 września 2014r.
Instrukcja Inwentaryzacyjna
Dział I
Postanowienia ogólne
§1
Instrukcja inwentaryzacyjna została opracowana na podstawie przepisów:
1) ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tj. Dz. U. z 2013 r., poz. 330
z późn. zm.),
2) rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczegółowych
zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek
samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów
budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek
budżetowych, mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U.
z 2013r. , poz. 289 z późn zm.),
§2
Podstawowym celem instrukcji inwentaryzacyjnej jest określenie zasad, trybu i metod
przeprowadzenia inwentaryzacji aktywów i pasywów Urzędu Gminy Pierzchnica
§3
Każdą inwentaryzację przeprowadza się na podstawie zarządzenia Wójta Gminy Pierzchnica.
Dział II
Pojęcie i cel inwentaryzacji
§4
Inwentaryzacja to ogół czynności mających na celu okresowe ustalenie lub sprawdzenie
rzeczywistego stanu aktywów i pasywów Urzędu Gminy.
§5
Celem inwentaryzacji jest ustalenie rzeczywistego stanu aktywów i pasywów i na tej
podstawie:
1) doprowadzenie danych wynikających z ksiąg rachunkowych do zgodności ze stanem
rzeczywistym,
2) rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych za powierzone im mienie,
3) dokonanie oceny gospodarczej przydatności składników majątku Urzędu,
4) przeciwdziałanie nieprawidłowościom w gospodarowaniu majątkiem Urzędu.
Dział III
Zakres inwentaryzacji
§6
Inwentaryzacją obejmuje się:
2
1) aktywa i pasywa znajdujące się w ewidencji bilansowej lub które powinny być w niej
ujęte,
2) obce składniki majątkowe.
Dział IV
Rodzaje inwentaryzacji
§7
Inwentaryzacja może być przeprowadzona w formie inwentaryzacji okresowej
lub
inwentaryzacji doraźnej.
§8
W przypadku inwentaryzacji okresowej – rocznej opracowuje się szczegółowe
harmonogramy spisu z natury.
§9
Inwentaryzację doraźną przeprowadza się w przypadku zaistnienia okoliczności
uzasadniające jej przeprowadzenie, tj. zmiany osoby materialnie odpowiedzialnej, zaistnienia
zdarzeń losowych np.: pożar, powódź, kradzieże, zmiany formy własności oraz w wyniku
zarządzania pracownikami kontroli skarbowej podatkowej.
§ 10
Polecenie przeprowadzenia inwentaryzacji doraźnej wydaje Wójt.
Dział V
Sposoby (metody) inwentaryzacji
§ 11
Inwentaryzację przeprowadza się w drodze:
1) spisu z natury,
2) uzyskania od banku pisemnego potwierdzenia prawidłowości wykazanych sald
(potwierdzenie sald)
3) porównanie danych ksiąg rachunkowych odpowiednimi dokumentami i weryfikacji
realnej wartości składników majątku (weryfikacja sald).
2. Poszczególnym składnikom majątku przyporządkowana jest ściśle określona metoda
inwentaryzacji.
3. Inwentaryzując nieruchomości należy zapewnić możliwość porównania danych
wynikających z ewidencji księgowej z ewidencją odpowiednio gminnego, powiatowego i
wojewódzkiego zasobu nieruchomości.
§ 12
1. W drodze spisu z natury przeprowadza się inwentaryzację:
1) środków pieniężnych ( z wyjątkiem zgromadzonych na rachunkach bankowych),
2) akcji, obligacji, bonów i innych papierów wartościowych w postaci materialnej,
3) rzeczowych składników majątku obrotowego: materiałów, towarów, produktów
gotowych, produkcji w toku,
4) środków trwałych własnych i obcych, z wyjątkiem tych do których dostęp jest
znacznie utrudniony oraz nieruchomości zaliczonych do inwestycji
5) maszyn i urządzeń objętych inwestycją rozpoczętą (wchodzące w skład środków
trwałych w budowie),
6) pozostałych środków trwałych w używaniu objętych ewidencją ilościowowartościową,
1.
3
7) druków ścisłego zarachowania.
2. Spisem z natury należy objąć znajdujące się w Urzędzie Gminy i pozostałych
obiektach podlegających Urzędowi Gminy składniki majątkowe będące własnością
innych jednostek.
§ 13
Inwentaryzacja w drodze spisu z natury polega na:
1) ustaleniu rzeczywistej ilości poszczególnych składników majątku poprzez ich
przeliczenie, zmierzenie oraz ujęcie ustalonej ilości w arkuszu spisu z natury,
2) wycenie spisanych ilości,
3) porównaniu wartości wycenionego spisu z danymi z ksiąg rachunkowych,
4) ustaleniu ewentualnych różnic inwentaryzacyjnych i wyjaśnieniu przyczyn ich
powstania oraz postawieniu wniosków co do sposobu ich rozliczania,
5) ujęciu różnic inwentaryzacyjnych ich rozliczeniu w księgach rachunkowych.
§ 14
Metodą potwierdzenia sald inwentaryzuje się:
1) środki pieniężne zgromadzone na rachunkach bankowych,
2) pożyczki i kredyty,
3) należności, z wyjątkiem należności spornych i wątpliwych, należności od
pracowników oraz należności tytułów publiczno – prawnych,
4) powierzone kontrahentom własne składniki majątkowe,
§ 15
Drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji
realnej wartości składników majątku przeprowadza się inwentaryzacje:
1) gruntów i środków trwałych trudno dostępnych oglądowi oraz prawa zakwalifikowane
do nieruchomości,
2) wartości niematerialnych i prawnych,
3) należności i zobowiązań wobec pracowników,
4) należności i zobowiązań publiczno prawnych,
5) należności spornych i wątpliwych,
6) rozliczeń międzyokresowych kosztów,
7) funduszy i kapitałów,
8) rezerw i przychodów przyszłych okresów,
9) zobowiązań wobec kontrahentów,
10) należności i zobowiązań wobec osób nie prowadzących ksiąg rachunkowych.
11) innych aktywów i pasywów nie podlegających spisowi z natury i uzgodnieniu sald,
Dział VI
Terminy i częstotliwość przeprowadzenia inwentaryzacji
§ 16
1. Na ostatni dzień każdego roku obrotowego należy przeprowadzić inwentaryzację:
1) środków pieniężnych krajowych i zagranicznych w kasie,
2) środków pieniężnych krajowych i zagranicznych, zgromadzonych na rachunkach
bankowych lub przechowywanych przez inne jednostki,
3) akcji, obligacji, bonów i innych papierów wartościowych,
4) rzeczowych składników aktywów obrotowych,
5) druków ścisłego zarachowania,
4
6) środków trwałych, z wyjątkiem trudno dostępnych oglądowi, nieruchomości zaliczane
do inwestycji, - drogą spisu z natury, wyceny tych ilości, porównania wartości z
danymi ksiąg rachunkowych i rozliczenia ewentualnych różnic
7) maszyny i urządzenia wchodzące w skład środków trwałych w budowie, znajdujących
się na terenie nie strzeżonym – drogą spisu z natury, wyceny tych ilości, porównania
wartości z danymi ksiąg rachunkowych i rozliczenia ewentualnych różnic,
8) należności, w tym udzielonych pożyczek, kredytów – drogą uzyskania od banków i
kontrahentów potwierdzeń pisemnych prawidłowości wykazanego w księgach
rachunkowych jednostki stanu tych aktywów lub pasywów oraz wyjaśnienia i
rozliczenia ewentualnych różnic,
9) wartości niematerialnych i prawnych, należności i zobowiązań wobec pracowników,
należności i zobowiązań wobec osób nie prowadzących ksiąg rachunkowych,
gruntów i środków trwałych trudno dostępnych oglądowi oraz praw
zakwalifikowanych do nieruchomości, należności spornych i wątpliwych, należności i
zobowiązań z tytułów publiczno-prawnych, środków trwałych w budowie, których
spis z natury jest niemożliwy - przez porównanie danych ksiąg rachunkowych z
odpowiednimi dokumentami i weryfikację realnej wartości,
10) inwentaryzacją należy objąć również znajdujące się w jednostce składniki majątkowe
będące własnością innych jednostek drogą spisu z natury
11) pozostałe aktywa i pasywa nie wymienione wyżej - przez porównanie danych ksiąg
rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikację realnej wartości,
§ 17
Raz w ciągu dwóch lat należy przeprowadzić inwentaryzację:
- zapasów materiałów i towarów znajdujących się w strzeżonych składowiskach
objętych ewidencją ilościowo-wartościową.
§ 18
Raz w ciągu czterech lat należy przeprowadzić inwentaryzację:
- środków trwałych, pozostałych środków trwałych w używaniu oraz maszyn i urządzeń
wchodzących w skład środków trwałych w budowie znajdujących się na terenie
strzeżonym.
§ 19
1. Terminy i częstotliwość inwentaryzacji określone w § 16, uważa się za dotrzymane, jeżeli
inwentaryzację składników aktywów z wyłączeniem środków pieniężnych, papierów
wartościowych, materiałów rozpoczęto nie wcześniej niż trzy miesiące przed końcem
roku obrotowego i zakończono do 15 dnia następnego roku (styczeń), ustalenie zaś stanu
nastąpiło przez dopisanie do lub odpisanie od stanu stwierdzonego drogą spisu z natury
lub potwierdzenia salda (zwiększenia lub zmniejszenia), jakie nastąpiły między datą
spisu lub potwierdzenia a dniem ustalenia stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych ,
przy czym stan wynikający z ksiąg rachunkowych nie może być ustalony po dniu
bilansowym.
2. Rodzaje czynności inwentaryzacyjnych i osoby odpowiedzialne za ich przeprowadzenie w
jednostce określa „Harmonogram inwentaryzacji” stanowiący załącznik nr 1 do niniejszej
Instrukcji.
Dział VII
Inwentaryzacja w drodze spisu z natury
Rozdział I
Komisja inwentaryzacyjna
5
§ 20
1. W celu sprawnego, terminowego i prawidłowego przeprowadzenia inwentaryzacji
powołuje się komisję inwentaryzacyjną w składzie co najmniej 3 osób.
§ 21
1. Wójt powołuje przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej.
2. Do obowiązków Przewodniczącego Komisji Inwentaryzacyjnej należy:
1) ustalenie obowiązków członków komisji Inwentaryzacyjnej
2) organizacja prac przygotowawczych do spisu z natury
3) wnioskowanie w sprawie terminu przeprowadzenia inwentaryzacji,
4) organizacja kontroli przebiegu spisu z natury,
5) kontrola formalna arkuszy zdawanych przez zespoły spisowe
6) nadzorowanie pracy członków Komisji Inwentaryzacyjnej w zakresie wyjaśniania
różnic inwentaryzacyjnych
7) wnioskowanie w zakresie ustalania pól spisowych.
§ 22
1. Do komisji inwentaryzacyjnej nie mogą być powołane osoby odpowiedzialne za
inwentaryzowane składniki, skarbnik, osoby prowadzące ewidencje księgową
inwentaryzowanych składników.
2. Do obowiązków komisji inwentaryzacyjnej należy w szczególności :
1) ustalenie harmonogramu i zakresu spisu z natury ,
2) sporządzenie wykazu pół spisowych,
3) spowodowanie uporządkowania magazynów, obiektów , składowisk itp. przed
spisem z natury,
4) przeszkolenie osób biorących udział w spisie z natury,
5) przygotowanie dokumentacji przebiegu i rozliczenie inwentaryzacji,
6) gospodarowanie arkuszami spisu z natury,
7) kontrola przebiegu spisu z natury,
8) po zakończeniu w danym polu spisowym spisu z natury, zgromadzeniu wszystkich
wypełnionych arkuszy spisu i sprawdzeniu ich kompletności, przekazanie ich do
Referatu Finansowego w celu dokonania wyceny i ustalenia ewentualnych różnic
inwentaryzacyjnych
9) ustalenie przyczyn powstania różnic inwentaryzacyjnych i przedkładanie wniosków
sprawie ich rozliczenia,
10) sporządzanie sprawozdań z przebiegu inwentaryzacji.
Rozdział II
Zespoły spisowe
§ 23
1. Zespoły spisowe powołuje Wójt.
2. Powołanie zespołów spisowych powinno nastąpić nie później niż 10 dni przed
wyznaczoną datą spisu z natury.
3. Do zespołów spisowych powinny być powołane osoby z odpowiednimi kwalifikacjami.
4. W skład zespołu spisowego nie może być powołana osoba
1) materialnie odpowiedzialna za stan objęty spisem z natury składników majątku,
2) prowadząca ewidencje księgową składników majątkowych podlegających spisowi z
natury ,
3) nie zapewniająca bezstronność spisu.
§ 24
Do obowiązków zespołu spisowego należą w szczególności:
6
1) zapoznanie się z obowiązującą w Urzędzie instrukcją inwentaryzacyjną oraz udział
w szkoleniu przedinwentaryzacyjnym,
2) pobranie przed rozpoczęciem spisu arkuszy spisu z natury,
3) pobranie od osób materialnie odpowiedzialnych oświadczeń wstępnych, wg wzoru
stanowiącego załącznik nr 2, 3 i końcowych - załącznik nr 4 do niniejszej instrukcji,
4) przeprowadzenie spisu z natury w określonym terminie i na wyznaczonym polu
spisowym,
5) ustalenie rzeczywistej ilości poszczególnych składników majątku poprzez ich
przeliczenie, zmierzenie oraz ujęcie ustalonej ilości w arkuszu spisu z natury,
6) terminowe przekazanie wypełnionych arkuszy spisu z natury przewodniczącemu
komisji inwentaryzacyjnej oraz wszelkich informacji o stwierdzonych w toku
czynności spisowych nieprawidłowościach, zwłaszcza w zakresie gospodarki
składnikami majątku i zabezpieczenia ich przed zniszczeniem lub zagarnięciem.
Rozdział III
Przebieg spisu z natury
§ 25
1. Spis z natury przeprowadza się w obecności osoby materialnie odpowiedzialnej za
składniki majątku objęte spisem lub innej osoby przez nią pisemnie upoważnionej.
§ 26
1. Zespół spisowy przed rozpoczęciem spisu z natury:
1) pobiera od osoby materialnie odpowiedzialnej za inwentaryzowane składniki majątku
pisemne oświadczenie o ujęciu w ewidencji majątkowej wszystkich dowodów
przychodu i rozchodu oraz uzgodnieniu stanu ewidencji majątkowej z ewidencją
księgową wg wzoru, stanowiącego załącznik nr 3 do niniejszej instrukcji,
2) sprawdza stan zabezpieczenia spisywanych składników majątkowych przed
niekontrolowanym ruchem osób nie związanych z czynnościami spisowymi.
2. Rzeczywistą ilość spisywanych z natury składników majątku ustala zespół spisowy przez
przeliczenie, zmierzenie.
3. Przeliczenie składników majątku polega na fizycznym ustaleniu ich ilości w sztukach lub
jej wielokrotności np.: 100 szt, egzemplarzach, arkuszach, kompletach itp.
4. Jeżeli nie ma możliwości zważenia ilości rzeczowych składników majątku trudnych do
dokładnego zmierzenia, znajdującego się w zbiornikach, pryzmach i zwałach ich ilość
ustala się na podstawie obliczeń technicznych lub szacunkowych.
5. Obliczenia techniczne lub szacunki powinny być uwidocznione w arkuszach (karcie)
spisowych lub specjalnym załączniku do arkusza spisu.
6. Znajdujące się w określonym polu spisowym składniki majątku objęte spisem z natury nie
powinny być wydawane lub przyjmowane do czasu zakończenia spisu.
7. W wyjątkowych sytuacjach zespół spisowy może wyrazić zgodę na wydanie lub przyjęcie
określonego składnika majątku, jeżeli jest to niezbędne dla zapewnienia normalnej
działalności Urzędu.
8. Bezpośrednio po ustaleniu rzeczywistej ilości składnika majątku zespół wpisowy
dokonuje wpisu do arkusza (karty) spisu w sposób umożliwiający osobie materialnie
odpowiedzialnej sprawdzenie prawidłowości wpisu.
9. Zespół spisowy powinien wypełnić arkusze (karty) spisu w sposób umożliwiający podział
ujętych w nich składników majątku według miejsc przechowywania i według osób
materialnie odpowiedzialnych, odpowiedzialnych także wyodrębnienie składników
własnych i obcych z dalszych ich podziałem na pełnowartościowe i niepełnowartościowe
10. Z kontroli kasy sporządza się protokół wg wzoru określonego w odrębnym zarządzeniu
w sprawie wprowadzenia instrukcji kasowej.
7
§ 27
Arkusz spisu z natury , na którym ujęto wynik spisu powinien zawierać co najmniej:
1) nazwę (nadruk lub odciśnięcie stempla zawierającą nazwę )
2) numer kolejny arkusza (karty) spisu z natury oraz oznaczenie umożliwiające ich
zmianę np.: podpis, przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej,
3) określenie metody inwentaryzacyjnej (np. pełna inwentaryzacja okresowa , pełna
inwentaryzacja ciągła, wyrywkowa inwentaryzacja okresowa lub ciągła),
4) nazwę lub numer pola spisowego,
5) datę rozpoczęcia i zakończenia spisu, a jeżeli jest to niezbędne dla rozliczenia osób
materialnie odpowiedzialnych za spisywany składnik, również godziny,
6) termin przeprowadzania spisu , jeżeli różni się od daty spisu z natury,
7) imię i nazwisko oraz podpisy:
- osoby materialnie odpowiedzialnej,
- członków zespołu spisowego
- osób uczestniczących w spisie np.: biegłego rewidenta
8) numer kolejnej pozycji arkusza spisu,
9) szczegółowe określenie składników majątku, w tym także symbol identyfikujący np.:
numer inwentarzowy,
10) jednostkę miary,
11) ilość stwierdzoną w czasie spisu z natury,
12) cenę za jednostkę miary i wartości wynikającą z pomnożenia ilości składnika majątku
stwierdzonej w czasie spisu z natury przez cenę jednostkową.
§ 28
1. Wynik spisu ujmuje się w arkuszu spisu w sposób trwały długopisem, cienkopisem,
pismem maszynowym.
2. W arkuszach spisu z natury niedopuszczalne jest:
1) pozostawienie nie wypełnionych wierszy,
2) korygowanie błędnych zapisów przez zamazywanie, wycieranie lub inne przerabianie
dokonanych zapisów.
3. Poprawienie błędnego zapisu polega na skreśleniu zapisu nieprawidłowego w taki sposób,
żeby pierwotna część była czytelna i wpisaniu poprawnego zapisu. Przy każdym
poprawnym zapisie powinien być zmieszczony podpis członka zespołu spisowego
§ 29
1. Dla zapewnienia rzetelności i prawidłowości spisu z natury przewodniczący komisji
inwentaryzacyjnej lub osoba przez niego wyznaczona dokonuje wyrywkowej kontroli
spisu.
2. W toku kontroli należy zbadać, czy zespoły spisowe działają zgodnie z obowiązującymi
przepisami i ustaleniami zwłaszcza czy została zapewniona kompletność spisu z natury
oraz czy prawidłowo wypełnione arkusze spisu z natury.
3. Kontrolujący zobowiązany jest do:
1) umieszczenia na arkuszach spisu adnotacji(podpisu) przy skontrolowanych pozycjach,
2) sporządzenia protokółu z przebiegu kontroli wg wzoru , stanowiące załącznik nr 5 do
niniejszej instrukcji.
§ 30
1. Po zakończeniu spisu z natury i dokonaniu ostatniego zapisu w arkuszach spisu z natury
zespół spisowy powinien zamieścić na tym arkuszu adnotację o następującej treści: „Spis
zakończono na pozycji…”
2. Prawidłowo wypełnione arkusze spisu z natury podpisują członkowie zespołu spisowego,
osoba materialnie odpowiedzialna oraz inne osoby uczestniczące w spisie.
3. Zespół spisowy po zakończeniu czynności spisowych:
8
1) pobiera od osoby materialnie odpowiedzialnej oświadczenie co do przebiegu
dokonanego spisu z natury i zawierające stwierdzenie , czy wnosi ona lub nie wnosi
zastrzeżenia do przeprowadzonego spisu z natury – wg wzoru stanowiącego załącznik
nr 4 do niniejszej instrukcji
2) sporządza pisemne sprawozdanie z przebiegu spisu z natury – wg wzoru stanowiącego
załącznik nr 6 do niniejszej instrukcji,
3) przekazuje wszystkie arkusze spisu z natury zarówno te wypełnione jak i te
niewykorzystane a także anulowane wraz z dokumentami wymienionymi w pkt 1 i 2
przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej.
4. Przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej po zgromadzeniu wszystkich wypełnionych
arkuszy spisu z natury i sprawdzeniu ich kompletności, przekazuje je do działu
księgowości, celem dokonania ich wyceny w celu ustalenia ewentualnych różnic
inwentaryzacyjnych.
Rozdział IV
Wycena spisu z natury i ustalenie różnic inwentaryzacyjnych
§ 31
1. Po otrzymaniu arkuszy spisu z natury przewodniczący komisji dokonuje porównania
ilości i wartości poszczególnych składników majątku ustalonych w toku spisu z natury z
ilością i wartością tych składników wynikającą z ewidencji księgowej.
2. Przy wycenie spisanych składników majątku stosuje się zasady określone w ustawie o
rachunkowości.
3. Jeżeli stan rzeczywisty ustalony w drodze spisu z natury jest niższy od stanu
ewidencyjnego wynikającego z prawidłowo prowadzonych ksiąg rachunkowych powstaje
niedobór, a w sytuacji odwrotnej gdy powstaje nadwyżka, sporządza się protokół wg
wzoru stanowiącego załącznik nr 7 do niniejszej instrukcji
4. Różnice inwentaryzacyjne ujmuje się w „Zestawieniu różnic inwentaryzacyjnych”.
5. Różnice inwentaryzacyjne należy ująć w zestawieniach różnic sporządzonych w sposób
umożliwiający:
1) ustalenie łącznej sumy różnic inwentaryzacyjnych z podziałem według
poszczególnych kont syntetycznych przewidzianych w planie kont oraz według osób
materialnie odpowiedzialnych,
2) powiązanie poszczególnych pozycji zestawienia różnic z pozycjami arkuszy spisu z
natury
Rozdział V
Weryfikacja różnic inwentaryzacyjnych
§ 32
1. Wyniki wyceny i rozliczenia spisu z natury w formie zestawień różnic
inwentaryzacyjnych przekazane są skarbnikowi gminy i przewodniczącemu komisji
inwentaryzacyjnej.
2. W celu ustalenia przyczyn powstania różnic inwentaryzacyjnych przewodniczący komisji
inwentaryzacyjnej przeprowadza postępowanie weryfikacyjne.
3. W trakcie prac weryfikacyjnych komisja inwentaryzacyjna ma prawo żądać od osoby
materialnie odpowiedzialnej złożenia pisemnych wyjaśnień dotyczących przyczyn
powstania różnic inwentaryzacyjnych.
4. Komisja inwentaryzacyjna przy weryfikacji różnic inwentaryzacyjnych może korzystać z
pomocy rzeczoznawców danej dziedziny, specjalistów oraz skarbnika.
9
5. Rezultatem zakończonego postępowania weryfikacyjnego powinien być protokół, w
którym komisja inwentaryzacja przedstawia umotywowane wnioski co do sposobu
rozliczenia niedoborów nadwyżek inwentaryzacyjnych.
6. Zaopiniowany przez skarbnika i radcę prawnego protokół weryfikacji różnic
inwentaryzacyjnych podlega zatwierdzeniu przez Wójta.
Rozdział VI
Rozliczenie spisu z natury w księgach rachunkowych
§ 33
1. Ujawnione w toku inwentaryzacji różnice między stanem rzeczywistym z stanem
wykazanym w księgach rachunkowych należy wyjaśnić i rozliczyć w księgach
rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadł termin inwentaryzacji.
2. Rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych w księgach rachunkowych na podstawie
zatwierdzonego przez Wójta protokółu weryfikacji różnic inwentaryzacyjnych.
Dział VIII
Inwentaryzacja w drodze uzgodnienia sald
1.
2.
3.
4.
§ 34
W drodze uzgodnień sald inwentaryzuje się aktywa i pasywa wymienione w § 14
instrukcji.
Nie wymagają pisemnego uzgodnienia sald:
1) należności sporne i wątpliwe,
2) należności i zobowiązania wobec kontrahentów, kontrahentów tym osób fizycznych,
którzy nie mają obowiązku prowadzenia ksiąg rachunkowych,
3) rozrachunki z pracownikami,
4) drobnych należności i zobowiązań w przypadku których koszty uzgodnienia
przekraczały by związane z tym korzyści tj. nie przekraczające 100,00
5) rozrachunków publiczno prawnych,
6) zobowiązań wobec kontrahentów.
Inwentaryzacja w drodze uzgodnienia sald dokonuje dział księgowości.
Formy uzgodnienia sald mogą być:
1) pisemne przy wykorzystaniu :
- formularzy dostępnych w punktach sprzedaży druków akcydensowych,
- formularzy opracowanych przez Urząd,
- wydruków komputerowych.
2) faksowe - przesyłając specyfikację sald z prośbą potwierdzenia drogą faksową,
telefonicznie- dokonując uzgodnienia sald,
3) z kontrahentami drogą telefoniczną sporządzając jednocześnie krótka notatkę z
przeprowadzonych uzgodnień.
Dział IX
Inwentaryzacja w drodze weryfikacji sald
§ 35
1. Aktywa i pasywa, które nie mogą być zinwentaryzowane w drodze spisu z natury lub
uzgodnienia salda podlegają inwentaryzacji w drodze weryfikacji sald.
2. Drogą weryfikacji sald inwentaryzuje się aktywa i pasywa wymienione w § 15 instrukcji .
3. Celem inwentaryzacji w drodze weryfikacji sald jest stwierdzenie czy rzeczywiście
posiadane dokumenty potwierdzają istnienie określonego salda oraz czy jest ono realne i
prawidłowo wycenione.
10
4. Inwentaryzacji w drodze weryfikacji sald dokonuje dział księgowości we współpracy z
właściwymi służbami technicznymi w zakresie weryfikacji sald inwestycji rozpoczętych,
radca prawny w zakresie należności spornych.
5. Dział księgowości z przeprowadzonej weryfikacji sald sporządza protokół.
6. Ujawnione w toku weryfikacji sald różnice (niepewności i rozbieżności ) między stanem
rzeczywistym a stanem wynikającym z ksiąg rachunkowych należy wyjaśnić i rozliczyć w
księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadł termin inwentaryzacji.
Dział X
Postanowienia końcowe
1. Sprawy nie uregulowane niniejszą instrukcją podlegają unormowaniu w drodze bieżących
zarządzeń wewnętrznych Wójta.
2. Członkowie komisji są odpowiedzialni za właściwe, dokładne i rzetelne przeprowadzenie
inwentaryzacji, zgodnie ze stanem faktycznym.
11
Załącznik nr 1
do instrukcji inwentaryzacyjnej
z dnia 18 września 2014 r.
Harmonogram inwentaryzacji
Rodzaj czynności inwentaryzacyjnych
I.
Inwentaryzacja na podstawie spisu z natury
L.p.
Rodzaj czynności
I. Czynności przedinwentaryzacyjne
1
Przedłożenie wójtowi Gminy wniosku o
przeprowadzenie inwentaryzacji
2
Wydanie zarządzenia w sprawie
przeprowadzenie inwentaryzacji
3
Opracowanie harmonogramu
inwentaryzacji
4
Zorganizowanie spotkania z osobami
materialnie odpowiedzialnymi za
powierzone mienie
5
Przeprowadzenie szkolenia zespołów
spisowych oraz rozdzielenie niezbędnych
druków
6
Przeprowadzenie oględzin środków
trwałych i pozostałych środków trwałych w
używaniu pod względem oznakowania i
przydatności oraz uzgodnienia ewidencji
pól spisowych z ewidencją księgową
7
Likwidacja środków zniszczonych,
zużytych, nieprzydatnych
8
Przekazanie do referatu finansowego
zatwierdzonych przez Wójta Gminy
protokołów likwidacyjnych
9
Przekazanie arkuszy spisowych i
pozostałych druków inwentaryzacyjnych
II. Inwentaryzacja
1
Przeprowadzenie inwentaryzacji gminnych
składników majątkowych
2
Kontrola przebiegu inwentaryzacji
3
Pobranie od osób odpowiedzialnych
materialnie oświadczeń końcowych
4
Przekazanie dokumentacji: - spisu środków
trwałych i środków trwałych w używaniu,
spisu pozostałego majątku
5
Złożenie sprawozdania z
przeprowadzonego spisu z natury środków
trwałych i pozostałych środków trwałych w
używaniu
Podmiot odpowiedzialny
Z-ca Skarbnika
Wójt
Przewodniczący Komisji
Inwentaryzacyjnej
Przewodniczący Komisji
Inwentaryzacyjnej
Przewodniczący Komisji
Inwentaryzacyjnej
Osoby materialnie
odpowiedzialne
Komisja likwidacyjna
Komisja likwidacyjna
Komisja Inwentaryzacyjna.
Zespoły Spisowe
Zespoły spisowe
Komisja Inwentaryzacyjna.
Zespoły spisowe
Zespoły spisowe
Zespoły spisowe
12
6
7
III
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
Rozliczenie się z pobranych arkuszy
spisowych u przewodniczącego komisji
inwentaryzacyjnej
Przekazanie materiałów do księgowości
Zespoły spisowe
Przewodniczący Komisji
Inwentaryzacyjnej
Wycena materiałów inwentaryzacyjnych, ustalenie, weryfikacja i
rozliczenie różnic
Wycena arkuszy (protokołów) spisowych
Księgowość
oraz sprawdzenie poprawności
dokumentacji inwentaryzacyjnej środków
trwałych i pozostałych środków trwałych w
używaniu.
Ustalenie różnic inwentaryzacyjnych
Księgowość
Przekazanie całości dokumentacji
Księgowość
inwentaryzacyjnej przewodniczącemu
Komisji Inwentaryzacyjnej
Wyjaśnienie okoliczności i przyczyn
Komisja Inwentaryzacyjna.
powstawania różnic inwentaryzacyjnych
Zespoły Spisowe
Weryfikacja różnic inwentaryzacyjnych
Komisja Inwentaryzacyjna.
Zespoły Spisowe
Opracowanie sprawozdania Komisji
Komisja Inwentaryzacyjna
Inwentaryzacyjnej z weryfikacji różnic z
wnioskami co do sposobu ich rozliczenia
Zaopiniowanie wniosków Komisji
Skarbnik Gminy, Radca
Inwentaryzacyjnej
Prawny
Decyzja o rozliczeniu różnic
Wójt Gminy
Księgowanie różnic inwentaryzacyjnych
Księgowość
Rozliczenie osób odpowiedzialnych
Księgowość, Radca
materialnie (windykacja należności)
Prawny.
II.
Inwentaryzacja na podstawie uzgodnienia sald z kontrahentami
Lp.
Rodzaj czynności
1.
Sporządzenie i wysłanie do kontrahentów Skarbnik Gminy
Podmiot odpowiedzialny
zawiadomień o wysokości sald
2.
Potwierdzenie wysokości sald wskazanych Skarbnik Gminy
w zawiadomieniach nadesłanych przez
kontrahentów lub wyjaśnienie rozbieżności
3
Ustalenie wysokości sald, ich wyjaśnienie i Skarbnik Gminy
rozliczenie w księgach rachunkowych
przy współpracy z
pracownikami
merytorycznymi
13
III.
Lp.
1.
Inwentaryzacja na podstawie weryfikacji stanów ewidencyjnych
Rodzaj czynności
Podmiot odpowiedzialny
Ustalenie stanu ewidencyjnego i porównanie z
Z-ca Skarbnika Gminy
odpowiednimi dowodami księgowymi
2
Ustalenie nieprawidłowości, ich wyjaśnienie i ujęcie Z-ca Skarbnika Gminy
w księgach rachunkowych
przy współpracy z pracownikami
merytorycznymi
14
Załącznik nr 2
do instrukcji inwentaryzacyjnej
z dnia 18 września 2014 r.
………………………………
Nazwisko i imię
osoby materialnie
odpowiedzialnej
Oświadczenie
Oświadczam, że wszystkie dowody przychodowe, a także rozchodowe zostały ujęte w
raporcie kasowym nr .......................z dnia................................. .
.................................
miejscowość data
……………………………………………….
Podpis osoby materialnie
odpowiedzialnej
15
Załącznik nr 3
do instrukcji inwentaryzacyjnej
z dnia 18 września 2014 r.
OŚWIADCZENIE
Oświadczam niniejszym, jako osoba materialnie odpowiedzialna za składniki majątkowe
znajdujące się w .............................................................................................. że wszystkie
dowody przychodu i rozchodu inwentaryzowanych składników do chwili rozpoczęcia
spisu zostały ujęte w ewidencji ilościowej, tj. w księgach inwentarzowych.
…………….............dnia..............
……………………………………………….
Podpis osoby materialnie odpowiedzialnej
16
Załącznik nr 4
do instrukcji inwentaryzacyjnej
z dnia 18 września 2014 r.
……..………………….
Nazwisko i imię
OŚWIADCZENIE
Oświadczam niniejszym, jako osoba materialnie odpowiedzialna za składniki majątkowe,
że nie wnoszę żadnych pretensji i uwag do członków komisji, sposobu przeprowadzenia
przez nich spisu z natury , a także końcowego rozliczenia (ilości) spisanych składników
majątkowych..
…………….............dnia..............
……………………………………………….
Podpis osoby materialnie odpowiedzialnej
17
Załącznik nr 5
do instrukcji inwentaryzacyjnej
z dnia 18 września 2014 r.
SPRAWOZDANIE
z kontroli spisu z natury przeprowadzonej z polecenia ………………………………………...
w dniu…………………………..w polu spisowym…………………………………………….
Przedmiotem kontroli były następujące zagadnienia:
1.Zabezpieczenie ewidencji majątkowej.
2.Ocena przygotowania dokumentacji, ewidencji do inwentaryzacji.
3.Poprawność czynności związanych z ustaleniem i wpisywaniem do arkuszy spisowych
ilości inwentaryzowanych składników.
4.Poprawność oceny wartości i przydatności inwentaryzowanych składników oraz ujmowania
ich na odrębnym arkuszu.
5.Prawidłowość zamykania pomieszczeń.
6.Poprawność zabezpieczania składników i pomieszczeń przed zniszczeniem, włamaniem
oraz klęskami żywiołowymi.
7.Poprawność wyceny, ustalenia różnic, weryfikacji oraz rozliczenia inwentaryzacji.
Stwierdzenia dokonane w wyniku kontroli:
1.Przed przystąpieniem do spisu, osoby materialnie odpowiedzialne złożyły stosowne
oświadczenia wstępne.
2.Ewidencja majątkowa została uzgodniona.
3.Dla sprawdzenia poprawności ustalenia ilości składników i wpisywania ich do arkusza,
kontrolujący sprawdził ponownie w obecności spisujących i materialnie odpowiedzialnych
następujące pozycje arkusza spisowego.
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
4.Pomieszczenia obiektu zamykane są na
………………………………………………………………………………………………....
5.Wyceny, ustalenia różnic weryfikacji i rozliczenia inwentaryzacji dokonano poprawnie.
Wnioski:
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
18
Załącznik nr 6
do instrukcji inwentaryzacyjnej
z dnia ..................... r.
Sprawozdanie opisowe z przebiegu spisu z natury
Komisja inwentaryzacyjna działająca na podstawie zarządzenia.................................................
nr.................z dnia.......................w składzie:
1.przewodniczący...................................................
2.członek.................................................................
3.członek.................................................................
wykonała w dniach ................................... opisane w niniejszym sprawozdaniu czynności przy
sporządzaniu spisu z natury w :
a). nazwa obiektu i oznaczenie inwentaryzowanych pomieszczeń:.............................................
.......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
b). rodzaj inwentaryzowanych składników majątkowych:...........................................................
.......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
c). osoba materialnie odpowiedzialna: .........................................................................................
Składniki majątkowe spisane zostały na arkuszach spisu z natury:
nr ..............................................liczba pozycji
nr ..............................................liczba pozycji
W wyniku szczegółowego sprawozdania pomieszczeń...........................................stwierdzono,
że wszystkie składniki majątkowe zostały ujęte w arkuszach spisu z natury, a stan
pomieszczeń jest następujący:
a). stan pomieszczenia i jego zabezpieczenie (kraty, zamki, sygnalizacja):
.......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
b). sposób przechowywania i zabezpieczania kluczy do pomieszczeń:
.......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
19
c). środki zabezpieczania przeciwpożarowego i ich stan:
.......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
d). ocena stanu składników majątkowych (zbędne, nadmierne):
.......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
W czasie dokonywania spisu z natury stwierdzono następujące usterki i
nieprawidłowości w zakresie zabezpieczania, przechowywania, magazynowania i konserwacji
majątku:.........................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
W celu pełnego zabezpieczania przechowywanego mienia potrzebne są następujące środki
zabezpieczające:
.......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
W trakcie dokonywania spisu z natury (komisja inwentaryzacyjna) napotkała następujące
trudności:
.......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
Inne uwagi:....................................................................
.......................................................................................
.......................................................................................
...................dnia,.........................
Podpisy komisji inwentaryzacyjnej
…………………………………..
………………………………….
………………………………….
………………………………….
Podpis osoby materialnie
odpowiedzialnej
20
Załącznik nr 7
do instrukcji inwentaryzacyjnej
z dnia ...................... r.
Protokół rozliczeń wyników inwentaryzacji wypełnia się według wzoru:
Komisja inwentaryzacyjna w składzie:
1). przewodniczący.............................................
2). członek...........................................................
3). członek...........................................................
na posiedzeniu w dniu........................dotyczącym inwentaryzacji przeprowadzonej w
dniach.....................na arkuszach spisowych nr: ...........................dokonała następującego
rozliczenia :
a). nazwa obiektu lub pomieszczenia...................................................................................
b). rodzaj inwentaryzowanego składnika majątku...............................................................
c). osoba materialnie odpowiedzialna .................................................................................
d). rozliczenie obejmuje okres od.......................................do.............................................
I. Rozliczenie wyników inwentaryzacji
1). według wzoru
II. Rozliczenie wyników inwentaryzacji innych niż w pkt I. w/g
zestawienia różnic
inwentaryzacyjnych
1). ogółem niedobory .......................zł
2). ogółem nadwyżki........................zł
III. Komisja inwentaryzacyjna po przeprowadzeniu po przeprowadzeniu postępowania
wyjaśniającego ustala co następuje:
1). .............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
2). .............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
Ocenia następująco powstanie przyczyn niedoborów /nadwyżek/:
21
.......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
Zdaniem komisji inwentaryzacyjnej stwierdzone niedobory należy zakwalifikować jako:
1. niezawinione i spisać w ciężar kosztów (strat nadzwyczajnych)
2. zawinione, obciążyć ich wartością osobę materialnie odpowiedzialną.
....................dnia,...............
Podpisy członków komisji
...........................................
...........................................
...........................................
IV. Opinia radcy prawnego
.......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
V. Opinia Skarbnika w zakresie przeprowadzenia kontroli wewnętrznej, obejmującej badanie
rzetelności i prawidłowości przeprowadzenia i rozliczenia inwentaryzacji: ...............................
.......................................................................................................................................................
..................dnia,.....................
Podpis
........................................
22
23