Inwentaryzacja – obowiązki przedsiębiorstwa

Inwentaryzacja – obowiązki przedsiębiorstwa
Wpisany przez dr Janusz Wisłowski
O randze inwentaryzacji w rachunkowości świadczą częste odwołania do inwentaryzacji i
dokumentacji inwentaryzacyjnej w Ustawie o rachunkowości.
O randze inwentaryzacji w rachunkowości świadczą częste odwołania do inwentaryzacji i
dokumentacji inwentaryzacyjnej w Ustawie o rachunkowości.
Artykuł 4
3. Rachunkowość jednostki obejmuje:
3) okresowe ustalanie lub sprawdzanie drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i
pasywów.
5. Kierownik jednostki ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie
rachunkowości określonych ustawą, w tym z tytułu nadzoru, również w przypadku, gdy
określone obowiązki w zakresie rachunkowości - z wyłączeniem odpowiedzialności za
przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury - zostaną powierzone innej osobie
za jej zgodą.
Artykuł 18
1/8
Inwentaryzacja – obowiązki przedsiębiorstwa
Wpisany przez dr Janusz Wisłowski
2. Co najmniej na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych sporządza się zestawienia sald
wszystkich kont ksiąg pomocniczych, a na dzień inwentaryzacji - zestawienia sald
inwentaryzowanej grupy składników aktywów.
Artykuł 26
1. Jednostki przeprowadzają na ostatni dzień każdego roku obrotowego inwentaryzację:
1) aktywów pieniężnych (z wyjątkiem zgromadzonych na rachunkach bankowych), papierów
wartościowych w postaci materialnej, rzeczowych składników aktywów obrotowych, środków
trwałych oraz nieruchomości zaliczonych do inwestycji, z zastrzeżeniem pkt. 3, a także maszyn
i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie - drogą spisu ich ilości z natury,
wyceny tych ilości, porównania wartości z danymi ksiąg rachunkowych oraz wyjaśnienia i
rozliczenia ewentualnych różnic,
2) aktywów finansowych zgromadzonych na rachunkach bankowych lub przechowywanych
przez inne jednostki, w tym papierów wartościowych w formie zdematerializowanej, należności,
w tym udzielonych pożyczek, z zastrzeżeniem pkt. 3, oraz powierzonych kontrahentom
własnych składników aktywów - drogą otrzymania od banków i uzyskania od kontrahentów
potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu tych
aktywów oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic,
3) środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony, gruntów oraz praw
zakwalifikowanych do nieruchomości, należności spornych i wątpliwych, a w bankach również
należności zagrożonych, należności i zobowiązań wobec osób nieprowadzących ksiąg
rachunkowych, z tytułów publicznoprawnych, a także aktywów i pasywów niewymienionych w
pkt. 1 i 2 oraz wymienionych w pkt. 1 i 2, jeżeli przeprowadzenie ich spisu z natury lub
uzgodnienie z przyczyn uzasadnionych nie było możliwe - drogą porównania danych ksiąg
rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników.
2/8
Inwentaryzacja – obowiązki przedsiębiorstwa
Wpisany przez dr Janusz Wisłowski
2. Inwentaryzacją drogą spisu z natury obejmuje się również znajdujące się w jednostce
składniki aktywów, będące własnością innych jednostek, powierzone jej do sprzedaży,
przechowania, przetwarzania lub używania, powiadamiając te jednostki o wynikach spisu.
Obowiązek ten nie dotyczy jednostek świadczących usługi pocztowe, transportowe, spedycyjne
i składowania.
3. Termin i częstotliwość inwentaryzacji, określone w ust. 1, uważa się za dotrzymane, jeżeli
inwentaryzację:
1) składników aktywów - z wyłączeniem aktywów pieniężnych, papierów wartościowych,
produktów w toku produkcji oraz materiałów, towarów i produktów gotowych, określonych w art.
17 ust. 2 pkt 4 - rozpoczęto nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a
zakończono do 15 dnia następnego roku, ustalenie zaś stanu nastąpiło przez dopisanie lub
odpisanie od stanu stwierdzonego drogą spisu z natury lub potwierdzenia salda - przychodów i
rozchodów (zwiększeń i zmniejszeń), jakie nastąpiły między datą spisu lub potwierdzenia a
dniem ustalenia stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych, przy czym stan wynikający z ksiąg
rachunkowych nie może być ustalony po dniu bilansowym,
2) zapasów materiałów, towarów, produktów gotowych i półproduktów znajdujących się w
strzeżonych składowiskach i objętych ewidencją ilościowo-wartościową - przeprowadzono raz w
ciągu 2 lat,
3) nieruchomości zaliczonych do środków trwałych oraz inwestycji, jak też znajdujących się na
terenie strzeżonym innych środków trwałych oraz maszyn i urządzeń wchodzących w skład
środków trwałych w budowie - przeprowadzono raz w ciągu 4 lat,
4) zapasów towarów i materiałów (opakowań) objętych ewidencją wartościową w punktach
obrotu detalicznego jednostki - przeprowadzono raz w roku,
5) zapasów drewna w jednostkach prowadzących gospodarkę leśną - przeprowadzono raz w
roku.
3/8
Inwentaryzacja – obowiązki przedsiębiorstwa
Wpisany przez dr Janusz Wisłowski
4. Inwentaryzację, o której mowa w ust. 1, przeprowadza się również na dzień zakończenia
działalności przez jednostkę oraz na dzień poprzedzający postawienie jej w stan likwidacji lub
ogłoszenia upadłości.
5. Można odstąpić od przeprowadzenia inwentaryzacji:
1) w przypadku ogłoszenia upadłości z możliwością zawarcia układu, jeżeli zgodnie z art. 12
ust. 3 pkt 3 jednostka nie zamyka ksiąg rachunkowych,
2) w przypadku połączenia lub podziału jednostek, z wyjątkiem spółek kapitałowych, jeżeli
strony w drodze umowy pisemnej odstąpią od przeprowadzenia inwentaryzacji.
Artykuł 27
1. Przeprowadzenie i wyniki inwentaryzacji należy odpowiednio udokumentować i powiązać z
zapisami ksiąg rachunkowych.
2. Ujawnione w toku inwentaryzacji różnice między stanem rzeczywistym a stanem wykazanym
w księgach rachunkowych należy wyjaśnić i rozliczyć w księgach rachunkowych tego roku
obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji.
Artykuł 71
4/8
Inwentaryzacja – obowiązki przedsiębiorstwa
Wpisany przez dr Janusz Wisłowski
1. Dokumentację, o której mowa w art. 10 ust. 1, księgi rachunkowe, dowody księgowe,
dokumenty inwentaryzacyjne i sprawozdania finansowe, zwane dalej także „zbiorami",
należy przechowywać w należyty sposób i chronić przed niedozwolonymi zmianami,
nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem.
Artykuł 74
2. Pozostałe zbiory przechowuje się co najmniej przez okres:
7) dokumenty inwentaryzacyjne - 5 lat.
Pomimo że ustawodawca zdecydowanie definiuje obligatoryjność inwentaryzacji, wiele
jednostek nie docenia jej znaczenia. Należy podkreślić, że brak jest możliwości poprawnej
wyceny oraz prezentacji aktywów i pasywów jednostki bez prawidłowo przeprowadzonej
inwentaryzacji. Brak takiej inwentaryzacji uniemożliwia też biegłemu rewidentowi stwierdzenie w
opinii z badania, że
zbadane sprawozdanie finansowe, obejmujące dane liczbowe i objaśnienia słowne:
- przedstawia rzetelnie i jasno wszystkie informacje istotne dla oceny sytuacji
majątkowej i finansowej Jednostki na dzień ... roku, jak też jej wyniku finansowego za rok
obrotowy od ... roku do ... roku.
5/8
Inwentaryzacja – obowiązki przedsiębiorstwa
Wpisany przez dr Janusz Wisłowski
Jeżeli biegły ma wątpliwości i nie może zapisać powyższego akapitu w opinii, musi w opinii z
badania napisać co najmniej komentarz albo zastrzeżenie albo wydać opinię negatywną albo
odstąpić od wydania opinii, w zależności od istotności niepotwierdzonych aktywów i pasywów.
Co jest potrzebne, aby z pełnym zaufaniem potwierdzić wynik inwentaryzacji?
Przed laty w dużych jednostkach państwowych były nawet stukilkudziesięciostronicowe
dokumentacje. Oczywiście był to często tryumf formy nad treścią, ale nie było wątpliwości, co,
kto, kiedy i gdzie ma wykonywać, kto i za co jest odpowiedzialny, dla całej jednostki, z
uwzględnieniem podziału na piony, wydziały, a nawet brygady.
W każdej jednostce, aby wykonać poprawnie inwentaryzację jest niezbędne wprowadzenie
zarządzeniem Zarządu Instrukcji inwentaryzacyjnej, opisującej:
-
zasady ogólne, cele, rodzaje i metody inwentaryzacji;
terminy i częstotliwość inwentaryzacji;
organizację, przebieg, rozliczenie inwentaryzacji;
sposób powoływania i zadania Zakładowej Komisji Inwentaryzacyjnej;
zasady inwentaryzowania w drodze spisów z natury;
zasady inwentaryzacji pozostałych aktywów i pasywów;
dopuszczalne uproszczenia podczas inwentaryzacji;
wycenę wyników inwentaryzacji,
z załącznikami opisującymi wydawane następnie dokumenty, np.:
- Zarządzenie o wdrożeniu Instrukcji inwentaryzacyjnej,
- Zarządzenie o powołaniu Zakładowej Komisji Inwentaryzacyjnej,
- Zarządzenie Prezesa w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji,
6/8
Inwentaryzacja – obowiązki przedsiębiorstwa
Wpisany przez dr Janusz Wisłowski
- Oświadczenie osoby materialnie odpowiedzialnej przed inwentaryzacją,
- Protokół Komisji Inwentaryzacyjnej z przebiegu inwentaryzacji.
W Instrukcji inwentaryzacyjnej m.in. muszą się znaleźć informacje o oddzielnym
inwentaryzowaniu (wyszczególnieniu) wszystkich aktywów: wolnostojących, o obniżonej
przydatności gospodarczej (wadliwych, przestarzałych) bądź będących własnością stron
trzecich, informacja czy zostały one oddzielone od pozostałych, a także opis sposobu kontroli
formularzy inwentaryzacyjnych, sposobu zagwarantowania kontroli obrotu w czasie spisu z
natury, aby wynik inwentaryzacji nie był zniekształcony przez codzienne czynności (produkcję,
sprzedaż), sposobu ustalenia stopnia zaawansowania produkcji niezakończonej, czy
wyznaczenia ilości trudnych do pomiaru zapasów.
Zgodnie w Instrukcją inwentaryzacyjną zarząd wydaje zarządzenie/a o inwentaryzacji.
Ustawa o rachunkowości, cytowana powyżej, zawiera obligatoryjne terminy i częstotliwość
inwentaryzacji, choć nic nie ogranicza częstszego wykonywania inwentaryzacji. Należy jednak
pamiętać, że coroczna inwentaryzacja dotyczy nie tylko spisu z natury środków pieniężnych,
zapasów oraz potwierdzenia sald należności z kontrahentami, ale należy także inwentaryzować
wartości niematerialne i prawne, co ma dodatkową zaletę, gdyż zapewnia regularną kontrolę
legalności oprogramowania.
W czasie inwentaryzacji jest istotne, aby spisujący nie mieli dostępu do zapisów ewidencji
operacyjnej, a wszystkie dokumenty spisowe były drukami ścisłego zarachowania.
Inwentaryzacji nie mogą prowadzić osoby odpowiedzialne materialnie za dany odcinek.
7/8
Inwentaryzacja – obowiązki przedsiębiorstwa
Wpisany przez dr Janusz Wisłowski
Po zakończeniu inwentaryzacji arkusze spisowe są wprowadzane do systemów
magazynowych, gdyż większość programów automatycznie wyznacza różnice
inwentaryzacyjne i je wycenia. Pozostałe różnice są wprowadzane ręcznie do protokołów
komisji inwentaryzacyjnych, które proponują sposób rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych.
Inwentaryzację kończy zarządzenie zarządu (prezesa) zatwierdzające sposób rozliczenia różnic
inwentaryzacyjnych. Są one księgowane w pozostałe koszty operacyjne, w przychody
operacyjne, lub są nimi obciążane osoby odpowiedzialne materialnie za powstanie niedoborów.
8/8