Przechowywanie akt i klasyfikacja archiwalna

Przechowywanie akt i klasyfikacja archiwalna
1.
Definicje:
a)
archiwum – od łacińskeiego archivum, oznacza uporządkowany zbiór dawnych dokumentów,
b)
archiwum – obecnie to odpowiednio przystosowane i wyposażone pomieszczenie przeznaczone do
przechowywania akt spraw załatwionych.
2.
Akta spraw bieżących przechowywane są przez pracownika załatwiającego
sprawę, są to:
a)
akta spraw aktualnie załatawianych oraz oczekujących na załatwienie, przechowuje w kolejności
wpływu (starsze na wierzchu, nowe na spodzie) pracownik odpowiedzialny za te sprawy.
Wyjątkiem są akta pilne.
b)
akta spraw oczekujących na uzupełnienie lub wznowienie przekazuje się przeważnie do kancelarii
lub sekretariatu. Kancelaria prowadzi dla nich specjalne terminarze, w których odnotowuje: nazwę
akt, ich symbol oraz termin powrotu do sprawy i zwrotu akt do komórki organizacyjnej. Po upływie
odntowanych terminów, kancelaria zwraca akta do odpowiedniej komórki organizacyjnej.
3.
Akta spraw załatwionych przechowuje archiwum. Pracwonik po załatawieniu
sprawy przekazuje jej akta do kancelarii, która raz do roku zdaje akta spraw
załatawionych do archiwum.
4.
Kategorie archiwalne
a)
Kategoria A – otrzymują ją akta o wartości historycznej, które przechowywane są w archiwum
wieczyście, np. akta związane z założeniem firmy, jej zmianami organizacyjnymi, organami firmy,
niekiedy zalicza się do nich akta osobowe.
5.
b)
Kategoria B – akta o wartości użytkowej dla danej jednostki organizacyjnej, okres ich
przechowywania jest różny. Po literze B umieszcza się liczbę określającą ilość lat przechowywania
np. B20 – dokumentacja techniczna, B12 – akta płacowe.
c)
Kategoria BC – otrzymują akta, które utraciłyswą wartość po wykorzystaniu, przechowywane są
zwykle do końca roku, w którym powstały i nie są przekazywane do archiwum, wraz z końcem
roku niszczone, np. zaproszenia, zawiadomienia, foldery reklamowe etc.
d)
Kategoria BE – otrzymują akta, co do których występują wątpliwości do której kategorii je zaliczyć.
Po oznaczeniu BE występują cyfry określające lata, po których należ zdecydować, do której
kategorii dane akta zaliczyć np. BE1. Akta z takim symbolem nie należą do żadnych kategorii, są
przekazywane na rok do archiwum i po roku wrócą do pracownika w celu ostatecznego
zakwalifikownia ich do odpowiedniej kategorii.
Dokumentacja
a)
spis zdawczo-odbiorczy akt – dokument ten sporządza się przy przekazaniu akt do archiwum,
zawiera informacje o nazwie akt, ich symbolu, liczbie teczek, datach skrajnych, kategoriach
i symbolach archiwalnych oraz dacie przekazania do archiwum.. Daty skrajne to data najstarszego i
najnowszego dokumentu w danej teczce. Dokument ten zapewnia sprawne zdanie akt do archiwum
i stanowi pokwitowanie na akta zdane do archiwum.
b)
Karta zastępcza – stosuje się ją podczas wypożyczania z archiuwm.
Ćwiczenie
Przeglądnij instrukcję archiwalną umieszczoną pod adresem:
http://zeas_grebocice.biposwiata.pl/files/sites/46102/wiadomosci/125850/files/instrukcja_archiwalna.pdf
Korzystając z instrukcji archiwalnej (hiperłącze jak wyżej)
• wykonaj wzór spis zdawczo-odbiorczego,
• wykonaj wzór karty zastępczej.