Kontrola RIO w Kościerskim Domu Kultury

Regionalna Izba Obrachunkowa w Gdańsku
ul. Wały Jagiellońskie 36, 80-853 Gdańsk
( Prezes: (58)346-32-22, centrala: (58)301-86-45, fax: (58)346-25 -15
* [email protected]
Gdańsk, dnia 14 czerwca 2007r.
WK. 0804/K/47/ ......... /2007
Pani
Jolanta Bogusławska
Dyrektor
Kościerskiego Domu Kultury
im. Józefa Wybickiego
w Kościerzynie
Sprawa : Wystąpienie pokontrolne.
Wydział Kontroli Gospodarki Finansowej Regionalnej Izby
Obrachunkowej w Gdańsku przeprowadził w okresie od dnia 29 marca 2007
roku do dnia 25 kwietnia 2007 roku, na podstawie art. 1 ust. 2 pkt 6 ustawy z
dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst
jednolity: Dz. U. z 2001 roku Nr 55, poz. 577 z późn. zm.) oraz § 4 ust.2 pkt
2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 16 lipca 2004 roku w
sprawie siedzib i zasięgu terytorialnego regionalnych izb obrachunkowych
oraz szczegółowej organizacji izb, liczby członków kolegium i trybu
postępowania (Dz. U. Nr 167, poz. 1747) kontrolę problemową
Kościerskiego Domu Kultury im. Józefa Wybickiego w Kościerzynie.
Wyniki kontroli zostały ujęte w protokole podpisanym przez obie
strony w dniu 25 kwietnia 2007 roku, którego jeden egzemplarz
pozostawiono Pani Dyrektor.
Celem kontroli, obejmującej lata 2005 – 2006, było sprawdzenie
prawidłowości wykonywania przez kierownika jednostki zadań w zakresie
gospodarki finansowej oraz zamówień publicznych, zgodnie z
postanowieniami art. 5 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych.
2
Z dokonanych ustaleń kontroli wynika, że w kierowanej przez Panią
jednostce znaczna część zadań wykonywana była niewłaściwie, z
naruszeniem przepisów zawartych w aktach prawnych regulujących zasady
gospodarki finansowej jednostek sektora finansów publicznych.
Do najistotniejszych nieprawidłowości i uchybień stwierdzonych
podczas badania zagadnień będących przedmiotem kontroli należy
zaliczyć:
1)
prowadzenie ksiąg rachunkowych z rażącym naruszeniem postanowień
ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (tekst jednolity: Dz.
U. z 2002r. Nr 76, poz. 694 z późn. zm.), poprzez:
• zaniechanie prowadzenia ksiąg rachunkowych w latach 2005 –
2006 (księgi zostały sporządzone dopiero na wniosek inspektorów
kontroli w dniu 23 kwietnia 2007r.), czym naruszono art. 12 ust. 1
pkt 1, ust. 2 pkt 1 i ust. 4, art. 13 ust. 1 art. 14 ust. 1 i 2 i art. 15 ust.
1 i 2 ww. ustawy – (str. 8-9 protokołu).
Zgodnie z przywołanymi przepisami ustawy o
rachunkowości księgi rachunkowe otwiera się na dzień rozpoczęcia
działalności, którym jest dzień pierwszego zdarzenia wywołującego
skutki o charakterze majątkowym lub finansowym, zamyka się je
natomiast, m.in. na dzień kończący rok obrotowy. Ostateczne
zamknięcie i otwarcie ksiąg rachunkowych jednostki kontynuującej
działalność powinno nastąpić najpóźniej w ciągu 15 dni od dnia
zatwierdzenia sprawozdania finansowego za rok obrotowy.
Księgi rachunkowe obejmują zbiory zapisów księgowych,
obrotów (sum zapisów) i sald, które tworzą: dziennik, księgę
główną, księgi pomocnicze, zestawienia obrotów i sald ksiąg księgi
głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych oraz wykaz składników
aktywów i pasywów (inwentarz).
Dziennik zawiera chronologiczne ujęcie zdarzeń, jakie
nastąpiły w danym okresie sprawozdawczym. Zapisy w dzienniku
muszą być kolejno numerowane, a sumy zapisów (obroty) liczone
w sposób ciągły.
Stosownie natomiast do treści art. 15 ust. 1 i 2 ustawy
konta księgi głównej zawierają zapisy o zdarzeniach w ujęciu
systematycznym. Na kontach tych obowiązuje ujęcie
zarejestrowanych uprzednio lub równocześnie w dzienniku
3
zdarzeń, zgodnie z zasadą podwójnego zapisu. Zapisów na
określonym koncie księgi głównej dokonuje się w kolejności
chronologicznej,
• niesporządzanie zestawień ksiąg księgi głównej na żaden
wymagany ustawowo termin, czym naruszono art. 18 ust. 1 w
związku z art. 24 ust. 5 pkt 2 ustawy – (str. 9 protokołu).
Zgodnie z przywołanymi przepisami na podstawie
zapisów na kontach księgi głównej sporządza się na koniec
każdego okresu sprawozdawczego, nie rzadziej niż na koniec
miesiąca, zestawienie obrotów i sald. Księgi rachunkowe uznaje się
za prowadzone na bieżąco, jeżeli zestawienia obrotów i sald kont
księgi głównej są sporządzane przynajmniej za poszczególne
okresy sprawozdawcze nie rzadziej niż na koniec miesiąca, a za
rok obrotowy – nie później niż do 85 dnia po dniu bilansowym,
• brak dekretacji dowodów księgowych z 2005r. poprzez
stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodów
księgowych do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie
miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych,
czym naruszono przepis art. 21 ust. 1 pkt 6 ww. ustawy o
rachunkowości – (str. 9 protokołu).
Stosownie do przywołanego przepisu dowód księgowy
winien zawierać, między innymi, stwierdzenie sprawdzenia i
zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych
przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach
rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te
wskazania,
• dokonywanie wypłat gotówki z kasy na podstawie dowodów
źródłowych (faktur, umów – zleceń), bez dokumentowania daty
wypłaty
i potwierdzenia odbioru gotówki przez zleceniodawców, co jest
niezgodne z art. 23 ust. 2 pkt 1 i 4 ww. ustawy o rachunkowości
oraz art. 44 ust. 1 w zw. z art. 47 ustawy z 2005r. o finansach
publicznych (Dz. U. z 2005r. Nr 249, poz. 2104 z późn. zm.,
poprzednio: art.28a ust. 1 w zw. z art. 35a obowiązującej w 2005r.
ustawy z 1998r. o finansach publicznych) – (str. 12 protokołu).
Stosownie do przywołanego przepisu ustawy o
rachunkowości zapis księgowy powinien zawierać co najmniej:
datę dokonania operacji gospodarczej oraz kwotę i datę zapisu.
Zgodnie z ww. przepisami ustawy o finansach publicznych
4
kierownik jednostki sektora finansów publicznych jest
zobowiązany do odpowiedniego zorganizowania systemu kontroli
wewnętrznej w swojej jednostce i zapewnienia w jednostce
właściwych standardów kontroli finansowej. W myśl standardów
kontroli określonych w komunikatach Ministra Finansów w
sprawie standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora
finansów publicznych z dnia 30 stycznia 2003 roku i 30 czerwca
2006r. (Dz. Urz. Min. Fin. z 2003r., Nr 3, poz. 13 oraz Dz. Urz.
Min. Fin. z 2006r. Nr 7 poz. 58) „wszystkie operacje finansowe i
gospodarcze, a także inne znaczące zdarzenia są rzetelnie
dokumentowane. Dokumentacja jest pełna oraz umożliwia
prześledzenie każdej operacji finansowej, gospodarczej lub
zdarzenia od samego początku, w trakcie ich trwania i po
zakończeniu.”,
• poprawianie błędnych zapisów w księgach rachunkowych
niezgodnie z art. 25 ust. 1 ustawy o rachunkowości – (str. 9
protokołu).
Stosownie do przywołanego przepisu stwierdzone błędy w
zapisach poprawia się przez skreślenie dotychczasowej treści i
wpisanie nowej, z zachowaniem czytelności błędnego zapisu, oraz
podpisanie poprawki i umieszczenie daty; poprawki takie muszą
być dokonane jednocześnie we wszystkich księgach rachunkowych
i nie mogą nastąpić po zamknięciu miesiąca;
2)
przeprowadzenie w dniach od 3 lutego do 19 marca 2003r. ostatniej
inwentaryzacji majątku – w drodze spisu z natury – z naruszeniem
postanowień art. 26 ust. 3 pkt 1 i 3 i art. 27 ust. 1 i 2 przywołanej
wcześniej ustawy o rachunkowości, poprzez:
• naruszenie określonych w ustawie terminów, w których
inwentaryzacja winna być przeprowadzona – (str. 10 protokołu).
Zgodnie z przywołanym przepisem termin i częstotliwość
inwentaryzacji, określone w ust. 1 (tj. na ostatni dzień każdego roku
obrotowego), uważa się za dotrzymane, jeżeli inwentaryzację:
- składników aktywów rozpoczęto nie wcześniej niż 3 miesiące
przed końcem roku obrotowego, a zakończono do 15 dnia
następnego roku, ustalenie zaś stanu nastąpiło przez dopisanie lub
odpisanie od stanu stwierdzonego droga spisu z natury lub
potwierdzenia salda, jakie nastąpiły między datą spisu lub
potwierdzenia a dniem ustalenia stanu wynikającego z ksiąg
5
rachunkowych, przy czym stan wynikający z ksiąg rachunkowych
nie może być ustalony po dniu bilansowym,
- środków trwałych oraz maszyn i urządzeń wchodzących w skład
środków trwałych w budowie, znajdujących się na terenie
strzeżonym – przeprowadzono raz w ciągu 4 lat;
• nierozliczenie ujawnionych w trakcie inwentaryzacji różnic w
księgach roku obrotowego, na który przypadał termin
inwentaryzacji, czym naruszono art. 27 ust. 1 i 2 ustawy o
rachunkowości – (str. 11 protokołu).
Stosownie do przywołanego przepisu przeprowadzenie i
wyniki inwentaryzacji należy odpowiednio udokumentować i
powiązać z zapisami ksiąg rachunkowych. Ujawnione w toku
inwentaryzacji różnice między stanem rzeczywistym a stanem
wykazanym w księgach rachunkowych należy wyjaśnić i rozliczyć
w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który
przypadał termin inwentaryzacji;
3)
nieprowadzenie czynności windykacyjnych w stosunku do najemców
uchylających się od obowiązku terminowego uiszczania należności
oraz niedochodzenie należnych odsetek za zwłokę w przypadkach
regulowania tych należności z opóźnieniem – (str. 18 protokołu).
Jednostki sektora finansów publicznych nie mogą dowolnie
dysponować przydzielonymi im przychodami, a w szczególności
rezygnować z przydzielonych im w drodze ustawy źródeł przychodu,
ponieważ w ten sposób, bez uzasadnionej przyczyny, zmniejszają swoje
potencjalne możliwości realizacji postawionych przed nimi zadań.
Zgodnie z art.28 ust. 2 ustawy z 1991r. o organizowaniu i prowadzeniu
działalności kulturalnej (tekst jednolity: Dz. U. z 2001r. Nr 13, poz. 123
z późn. zm.) przychodami instytucji kultury są, między innymi, wpływy
z najmu i dzierżawy składników majątkowych. W myśl art. 353 § 1
kodeksu cywilnego zobowiązanie polega na tym, że wierzyciel (w
przypadku czynszu z umów najmu wynajmujący, zaś umów dzierżawy –
wydzierżawiający) może żądać od dłużnika (najemcy, dzierżawcy)
świadczenia, a dłużnik powinien świadczenie spełnić. Stosownie do
art. 481 § 1 kc jeżeli dłużnik opóźnia się ze spełnieniem świadczenia
pieniężnego, wierzyciel może żądać odsetek za czas opóźnienia,
chociażby nie poniósł żadnej szkody i chociażby opóźnienie było
następstwem okoliczności, za które dłużnik odpowiedzialności nie
ponosi;
6
4)
odprowadzanie w latach 2005 – 2006 składek na ubezpieczenia
społeczne, zdrowotne i na Fundusz Pracy z naruszeniem terminu
określonego w art. 47 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 13 października 1998r.
o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. Nr 137, poz. 887 z późn.
zm.), art. 87 ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych
ze środków publicznych (Dz. U. z 2004r. Nr 210, poz. 2135 z późn.
zm.) oraz art. 30 ust. 2 ustawy z 2006r. o ochronie roszczeń
pracowniczych w razie niewypłacalności pracodawcy (Dz. U. z 2006r.
Nr 158, poz. 1121) (poprzednio: ustawy z dnia 29 grudnia 1993 r. o
ochronie roszczeń pracowniczych w razie niewypłacalności pracodawcy
- Dz. U. z 2002 r. Nr 9, poz. 85 z e zm.) – opóźnienia wynosiły do 60
dni – (str. 23 protokołu).
Zgodnie z przywołanym przepisem składki te winny być
odprowadzane w terminie do 15 dnia następnego miesiąca, w którym
wypłacono wynagrodzenia.
Podając powyższe do wiadomości Pani Dyrektor, działając na
podstawie art. 9 ust. 2 ustawy z dnia 7 października 1992r. o regionalnych
izbach obrachunkowych (tekst jednolity: Dz. U. z 2001 roku Nr 55, poz. 577
z późn. zm.) proszę o spowodowanie usunięcia przedstawionych
nieprawidłowości i uchybień, poprzez podjęcie następujących działań:
1.
Prowadzić księgi rachunkowych zgodnie z wymogami ustawy z dnia 29
września 1994r. o rachunkowości, tj. w sposób rzetelny, bezbłędny
sprawdzalny i na bieżąco.
2.
Przeprowadzać inwentaryzację środków trwałych zgodnie z ustawą o
rachunkowości i własnymi unormowaniami wewnętrznymi.
3.
Kontrolować terminowość wnoszenia przez najemców opłat
czynszowych, a w przypadku nieterminowych wpłat naliczać odsetki za
zwłokę.
4.
Odprowadzać składki na ubezpieczenie społeczne, zdrowotne i Fundusz
Pracy w ustawowo określonych terminach.
Proszę również o wyeliminowanie wszystkich pozostałych uchybień i
nieprawidłowości wyszczególnionych w protokole kontroli.
7
Informację o realizacji wniosków pokontrolnych proszę przedłożyć
Regionalnej Izbie Obrachunkowej w Gdańsku w terminie 30 dni od dnia
otrzymania niniejszego wystąpienia.
Wykonanie powyższych zaleceń może być objęte kontrolą
sprawdzającą, zgodnie z art. 7a ust. 4 ustawy z dnia 7 października 1992r.
o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity: Dz. U. z 2001r.
Nr 55, poz. 577 z późn. zm.)
Do wniosków zawartych w powyższym wystąpieniu przysługuje
prawo zgłoszenia zastrzeżeń, w terminie 14 dni od otrzymania wystąpienia
pokontrolnego, do Kolegium Regionalnej Izby Obrachunkowej w Gdańsku
za pośrednictwem Prezesa tutejszej Izby zgodnie z art. 9 ust. 3 i 4
przywołanej wcześniej ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych.
Do wiadomości:
1. Burmistrz Miasta Kościerzyna