Pani Anna Hackiewicz-Gębska Wójt Gminy Warnice

Szczecin, dnia 15 maja 2015 r.
PREZES
REGIONALNEJ IZBY OBRACHUNKOWEJ
W SZCZECINIE
WK.0913.1212.2.K.2015
Pani
Anna Hackiewicz-Gębska
Wójt Gminy Warnice
Informuję, że działając na podstawie art. 5 ustawy z dnia 7 października
1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2012 r., poz. 1113
z późn. zm.), w okresie od 7 stycznia do 17 marca 2015 r. Regionalna Izba Obrachunkowa w Szczecinie przeprowadziła kontrolę kompleksową gospodarki finansowej Gminy Warnice za lata 2011-2014, wybranych zagadnień za okres
sprzed roku 2011 oraz występujących w roku 2015.
Protokół kontroli został podpisany i pozostawiony w jednostce w dniu
17 marca 2015 r.
W toku przeprowadzonych czynności ustalono, że kontrolowana jednostka
nie wyeliminowała wszystkich nieprawidłowości stwierdzonych w trakcie poprzedniej kontroli kompleksowej Gminy, przeprowadzonej przez Regionalną Izbę
Obrachunkową w Szczecinie. Wyniki kontroli przedstawione zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 12 maja 2011 r. (WK-0913-996/3/K/2011),
a pismem z dnia 9 czerwca 2011 r. (BRG.1710.1.2011.UK) Zastępca Wójta –
działający z upoważnienia Wójta – zapewnił o podjęciu działań mających na celu
wyeliminowanie stwierdzonych nieprawidłowości. Ponownie jednak stwierdzono
wystąpienie następujących nieprawidłowości:
§ wykonywanie zadań przez Gminną Bibliotekę Publiczną i ich finansowanie
w ramach budżetu jednostki samorządu terytorialnego, zamiast na zasadach
przewidzianych dla samorządowej instytucji kultury prowadzącej samodzielną
gospodarkę finansową;
§ dokonywanie zapisów dotyczących zmian w stanie środków trwałych bez przestrzegania obowiązku ich odzwierciedlenia zgodnie ze stanem rzeczywistym;
§ zaciąganie zobowiązań pieniężnych na podstawie umów, które nie zostały opatrzone kontrasygnatą Skarbnika.
2
W przypadku powtórzenia się wskazanych nieprawidłowości będę zmuszony wdrożyć postępowanie, o którym jest mowa w art. 27 ustawy o regionalnych
izbach obrachunkowych.
Z ustaleń zawartych w protokole wynika, że w okresie objętym kontrolą wystąpiły następujące uchybienia i nieprawidłowości:
I.
W zakresie spraw organizacyjnych
1.
Obowiązujący Statut Gminy, przyjęty przez organ stanowiący jednostki samorządu terytorialnego uchwałą Nr IV/28/2003 z dnia 18 lutego 2003 r.,
po zmianie wprowadzonej uchwałą Nr XXX/169/2009 z dnia 30 czerwca
2009 r., uprawniał organy nieposiadających osobowości prawnej jednostek
pomocniczych (sołectw) – w ramach wydatków dokonywanych samodzielnie z budżetu Gminy – do otwierania kont bankowych oraz dokonywania
operacji na tych kontach do wysokości ulokowanych środków finansowych
(rozdz. VII § 66 ust. 4), co było niezgodne z art. 51 ust. 3 ustawy z dnia
8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2013 r. poz. 594
z późn. zm.). Za wskazane nieprawidłowości odpowiedzialność ponosi Wójt,
która nie przygotowała projektu uchwały organu stanowiącego jednostki
samorządu terytorialnego, którą ww. zapisy Statutu zostałyby dostosowane
do przepisów obowiązujących w podanym zakresie – str. 3 protokołu kontroli.
2.
Z powodu wątpliwości interpretacyjnych w zakresie przepisów prawa obowiązujących w badanym okresie, Gminna Biblioteka Publiczna w Warnicach z filią w Obrytej, utworzona przez Radę Gminy uchwałą
Nr XXIII/85/96 z dnia 1 października 1996 r., prowadziła działalność w ramach budżetu jednostki samorządu terytorialnego, bez jej organizacyjnego
wyodrębnienia, chociaż jej Statutem ustalonym uchwałą Nr XXIII86/96
z dnia 1 października 1996 r. organ stanowiący jednostki samorządu terytorialnego postanowił o prowadzeniu przez Bibliotekę gospodarki finansowej
na zasadach określonych dla jednostek organizacyjnych (§ 13 ust. 1). Zaniechanie zorganizowania działalności Gminnej Biblioteki Publicznej w formie
przysługującej osobie posiadającej osobowość prawną, wpisanej do prowadzonego przez organizatora rejestru instytucji kultury, albo jednostki wchodzącej w skład innej instytucji kultury oraz finansowania jej działalności
za pomocą dotacji pochodzącej z budżetu jednostki samorządu terytorialnego pozbawiło ww. Bibliotekę możliwości prowadzenia samodzielnej gospodarki finansowej i stanowiło naruszenie art. 9 ustawy z dnia 25 października
3
1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (Dz. U.
z 2001 r. Nr 3, poz. 123 z późn. zm.) w zw. z art. 2, art. 10 i art. 11 ust. 1
ustawy z dnia 27 czerwca 1997 r. o bibliotekach (Dz. U. Nr 85, poz. 539
z późn. zm.). Za wskazaną nieprawidłowość odpowiedzialność ponosi Wójt
– str. 11-13 protokołu kontroli.
3.
II.
Obowiązującym w badanym okresie Regulaminem wynagradzania pracowników zatrudnionych w Urzędzie Gminy, wprowadzonym do stosowania
przez Wójta zarządzeniem Nr 32/2009 z dnia 10 czerwca 2009 r., minimalne
wynagrodzenie zasadnicze dla Sekretarza ustalono na poziomie XVI, zamiast XVII kategorii zaszeregowania, co było sprzeczne z § 3 ust. 2 pkt 5
rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 18 marca 2009 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (Dz. U. z 2009 r. Nr 50, poz. 398
z późn. zm.; Dz. U. z 2013 r., poz. 1050 z późn. zm.; Dz. U. z 2014 r. poz.
1786), za co odpowiedzialność ponosi Wójt – str. 235 protokołu kontroli.
W zakresie rachunkowości
1.
W badanym okresie księgi rachunkowe samorządowych jednostek organizacyjnych: Szkoły Podstawowej i Gimnazjum w Warnicach, funkcjonującej
do dnia 30 sierpnia 2012 r. Szkoły Podstawowej w Przylepie oraz Ośrodka
Pomocy Społecznej w Warnicach prowadzone były przez pracowników
Urzędu Gminy w ramach jednego rejestru księgowego (ksiąg rachunkowych) funkcjonującego dla Gminy i powołanego do jej obsługi Urzędu
Gminy (przy zastosowaniu dzienników oznaczonych kodami literowymi),
zamiast przy użyciu odrębnych ksiąg rachunkowych założonych dla tych
jednostek, czym naruszono art. 4 ust. 3 w zw. z art. 3 ust. 1 pkt 1 i art. 2
ust. 1 pkt 5 oraz art. 13 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 z późn. zm.). Powyższe spowodowało również, że dziennik prowadzony w księgach rachunkowych
nie zawierał chronologicznego ujęcia zdarzeń, które wystąpiły w okresach
sprawozdawczych, co było niezgodne z art. 14 ust. 1 ww. ustawy. Za wskazane nieprawidłowości odpowiedzialność ponosi Skarbnik – str. 33 i 34, 75
i 76 protokołu kontroli.
2.
Zasady (polityka) rachunkowości obowiązujące w jednostce w badanym
okresie, wprowadzone do stosowania przez Wójta zarządzeniem Nr 74/2010
z dnia 1 stycznia 2011 r., po zmianie zarządzeniem Nr 56/2012 z dnia
14 sierpnia 2012 r. nie zawierały unormowań w zakresie:
4
a) zasad prowadzenia ksiąg kont pomocniczych oraz ich powiązania w kontami księgi głównej,
b) wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na informatycznych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych,
c) opisu systemu informatycznego w tym:
− procedur lub funkcji używanych programów komputerowych w zależności od struktury oprogramowania wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania,
− określenia wersji stosowanych programów informatycznych (16),
w tym 10 programów księgowych i 6 programów wspomagających
oraz dat rozpoczęcia ich eksploatacji,
czym naruszono art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. a, b, i c ustawy z dnia 29 września
1994 r. o rachunkowości, za co odpowiedzialność ponosi Wójt – str. 29, 30
i 32 protokołu kontroli.
3.
Z powodu trudności organizacyjnych i zmian kadrowych w Referacie Finansowym w księgach rachunkowych prowadzonych w Urzędzie Gminy
w 2013 r. założono urządzenia księgowe:
§ dla Gminy (organu) – 14;
§ dla Urzędu Gminy powołanego do obsługi organu – 19,
które nie zostały przewidziane Zakładowym planem kont, wprowadzonym
do stosowania z dniem 1 stycznia 2012 r. zarządzeniem Wójta Nr 56/2012 r.
z dnia 14 sierpnia 2012 r. w sprawie wprowadzenia zmian do dokumentacji
przyjętych zasad (polityki) rachunkowości dla Gminy Warnice. Ponadto
w księgach rachunkowych Urzędu Gminy urządzono konto 101-Kasa pomimo, że w badanym okresie obsługa kasowa jednostki samorządu terytorialnego prowadzona była przez bank. Za wskazane nieprawidłowości odpowiedzialność ponoszą pracownicy Referatu Finansowego, a z nadzoru
Skarbnik –str. 37-44 protokołu kontroli.
4.
Przez niedopatrzenie w latach 2013 i 2014 w księgach rachunkowych Urzędu Gminy ewidencją nie objęto zobowiązań z tytułu składek należnych
do odprowadzenia na rzecz Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych (odpowiednio: 28 187,00 zł i 34 813,00 zł), a wydatki
na ich zapłatę zaksięgowano w dniach ich poniesienia na kontach
5
130-Rachunek bieżący i 409-Pozostałe koszty rodzajowe, czym naruszono
obowiązujący w jednostce sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych, określony Zakładowym planem kont, wprowadzonym do stosowania zarządzeniem Nr 56/2012 Wójta z dnia 14 sierpnia 2012 r. w sprawie wprowadzenia
zmian do dokumentacji przyjętych zasad rachunkowości dla Gminy Warnice
(załącznik Nr 1.3 a). Za wskazane nieprawidłowości odpowiedzialność ponosi Podinspektor w Referacie Finansowym, a z nadzoru Skarbnik – str. 83
protokołu kontroli.
5.
Na podstawie umowy z dnia 6 czerwca 2013 r. z budżetu jednostki samorządu terytorialnego Stowarzyszeniu udzielono pożyczki w wysokości
14 000,00 zł z oznaczonym terminem jej spłaty do dnia 31 grudnia 2013 r.
Pomimo wystąpienia ww. operacji Zakładowym planem kont obowiązującym w jednostce nie wprowadzono do stosowania konta 250-Należności finansowe, służącego do ewidencji należności zaliczanych do należności finansowych, a w szczególności z tytułu udzielonych pożyczek, co było
sprzeczne z § 15 ust. 1 pkt rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca
2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla
budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek
budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2010 r. Nr 128,
poz. 861 z późn. zm.). Za wskazaną nieprawidłowość odpowiedzialność ponosi Skarbnik, który nie wystąpił do Wójta z wnioskiem o dokonanie zmian
w obowiązującym w jednostce Zakładowym planie kont. Ponadto ww. operację zaksięgowano na koncie 260-Zobowiązania finansowe po stronie Ma,
przeznaczonej do ewidencji zaciągniętych zobowiązań finansowych, a spłatę
pożyczki na ww. koncie po stronie Wn, przewidzianej do ewidencji wartości
spłaconych zobowiązań finansowych, co było niezgodne zasadami ewidencjonowania tego rodzaju operacji, określonymi Planem kont dla jednostek
budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych, stanowiącym załącznik Nr 3 do ww. rozporządzenia. Za ww. nieprawidłowość odpowiedzialność ponosi Podinspektor w Referacie Finansowym, a z nadzoru Skarbnik – str. 43 i 44, 230-233 protokołu kontroli.
6.
W badanym okresie nie przestrzegano ustalonego dla Gminy sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, określonego Zakładowym planem kont,
wprowadzonym do stosowania zarządzeniem Nr 56/2012 Wójta z dnia
6
14 sierpnia 2012 r. w sprawie wprowadzenia zmian do dokumentacji przyjętych zasad rachunkowości dla Gminy Warnice (załącznik Nr 1.3 a):
§ w latach 2013 i 2014 zaciągnięte przez jednostkę kredyty i pożyczki ewidencjonowano na kontach 134 i 260 „przychodowych” (Ma), na których
stosownych zapisów dokonywano po stronie Ma, a spłaty zaciągniętych
kredytów i pożyczek na kontach 134 i 260 „rozchodowych” (Wn), co było
niezgodne z zasadami ewidencji tego rodzaju operacji, które winny
być zaksięgowane na kontach analitycznych, prowadzonych do kont syntetycznych 134 i 260, na których zapisów dokonuje się zarówno po stronie Wn jak i Ma;
§ rozrachunki Gminy zobowiązanej do wniesienia na rzecz Powiatu Pyrzyckiego opłat rocznych w wysokościach: 1 856,54 zł oraz 1 602,98 zł
za wyłączenie z produkcji rolnej nieruchomości niezabudowanych (2)
w 2012 r. objęto ewidencją na koncie 201-Rozrachunki z dostawcami
i odbiorcami, zamiast na koncie 240-Pozostałe rozrachunki. Ponadto zobowiązania finansowe Gminy w łącznej kwocie 16 708,86 zł, wynikające
z decyzji Starosty Pyrzyckiego, wydanej w roku 2012 r. i ustalającej
na lata 2013-2021 opłatę roczną w wysokości 1 856,54 zł z tytułu wyłączenia z działalności rolnej jednej z ww. nieruchomości objęto ewidencją
w księgach rachunkowych jednostki na koncie 201-Rozrachunki z dostawcami i odbiorcami, zamiast w księgach rachunkowych Gminy (organu) na koncie 909-Rozliczenia międzyokresowe;
§ lokaty terminowe środków pieniężnych w kwotach: 100 000,00 zł
w 2011 r., 1 100 000,00 zł w roku 2012 i 2 000 000,00 zł w 2013 r. objęto
ewidencją księgową na kontach 133-Rachunek budżetu (Ma)
i 224-Rozrachunki budżetu (Wn), zamiast ww. wewnętrzną operację budżetu ujawnić w księgach rachunkowych organu na koncie 133-Rachunek
budżetu z uwzględnieniem szczegółowej ewidencji założonych lokat według umów i wielkości każdej lokaty.
Za wskazane nieprawidłowości odpowiedzialność ponosi Podinspektor w
Referacie Finansowym, a z nadzoru Skarbnik – str. 65-68, 99-101 i 143
protokołu kontroli.
7.
Do ksiąg rachunkowych wprowadzono zapisy:
§ w 2012 r. na podstawie dowodów źródłowych, stanowiących podstawę
wypłat dla pracowników tego Urzędu wynagrodzeń w łącznej kwocie
237 881,78 zł (12 list płac) oraz nagród w wysokości ogółem 71 100,00 zł
(16 list płac),
7
§ w 2013 r. na podstawie dowodów źródłowych stanowiących podstawę
wypłat:
ú wynagrodzeń dla pracowników Szkoły Podstawowej, Gimnazjum
oraz Ośrodka Pomocy Społecznej w Warnicach w łącznej kwocie
245 218,87 zł (48 list płac),
ú dodatkowego wynagrodzenia rocznego dla pracowników Urzędu Gminy w wysokości ogółem 40 982,44 zł (3 listy płac).
Dowody źródłowe, stanowiące podstawy ww. zapisów nie zostały sprawdzone pod względem merytorycznym (rzeczowym) oraz nie zawierały
wskazania ich ujęcia w księgach rachunkowych (dekretacji), czym naruszono art. 21 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości.
Za wskazane nieprawidłowości odpowiedzialność ponosi Inspektor w Referacie Finansowym, a z nadzoru Skarbnik – str. 114-123, 236-238 i 241-242
protokołu kontroli.
8.
Wskutek braku staranności w wykonaniu obowiązków służbowych stany
aktywów i pasywów jednostki na początek lat obrotowych 2012, 2013
i 2014 nie wynikały z ksiąg rachunkowych jednostki zamkniętych na koniec
lat 2011, 212 i 2013, i tak:
S T A N NA D Z I E Ń
Konto ks ięgowe
31. 12.2011
(BZ)
01.01.2012
(BO)
47 679,33
1 444 390,72
-
865,29
1 492 935,40
-
różnica
KO NTA
240
Pozostałe rozrchunki
960
Skumulowana nadwyżka
lub niedobór
Wn
Ma
Wn
Ma
31. 12.2012
(BZ)
01.01.2013
(BO)
różnica
31. 12.2013
(B Z)
01.01.2014
(BO)
6 759 137,57
6 759 352,49
230,90
-
233,34
-
-
233,34
różnica
K SI Ę G O WE B U D ŻE T U
47 679,33
865,29
- 48 544,68
-
KONTA K SI ĘGOWE JEDN OSTKI
Wn
013
Pozostałe środki trwałe
014
Zbiory biblioteczne
071
Umorzenie środków trwałych
072
Umorzenie pozostałych
środków trwałych
130
Rachunek bieżacy
137
ŚUE Szkoła równych szans
Rachunek środków funduszy
specjalnego przeznaczenia
Wn
137
Rozliczenie wydatków
budżetowych
Wn
223
231
Rozrachunki z tytułu
wynagrodzeń
234
Pozostałe rozrachunki
z pracownikami
800
Fundusz jednostki
810
Dotacje budżetowe
860
Straty i zyski nadzwyczajne
oraz wynik finansowy
668,88
668,88
7 556,81
7 559,24
Ma
Wn
Ma
73 493,00
-
72 824,12
-
Wn
Ma
Wn
Ma
Wn
Ma
Wn
Ma
769 050,81
7 712,77
7 559,24
768 381,93
155,96
-
Wn
Ma
Wn
Ma
Wn
Ma
Wn
Ma
Wn
Ma
868 624,43
7 559,24
7 559,24
-
Ma
Ma
700 268,66
-
7 712,77
174 468,22
1 017,45
14 126 209,12
34 870,22
623 775,86
7 715,20
235 948,47
174 468,22
0,12
14 126 211,55
353 972,07
2,43
- 235 948,47
1 017,33
2,43
34 870,22
269 803,79
700 767,66
-
878 399,43
1 445,97
-
-
499,00
- 9 775,00
- 1 445,97
7 559,24
-
-
-
15 803 657,29
15 805 103,26
76 323,29
-
85 599,29
-
- 1 445,97
- 9 276,00
-
17 999 658,37
15 112 948,00
754 073,96
-
2 132 190,59
214,92
2,44
233,34
2 886 710,37
754 073,96
- 2 132 190,59
-
8
co świadczy o nieprzestrzeganiu przez jednostkę podstawowych zasad, wynikających z art. 4 ust. 1 w zw. z art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 29 września
1994 r. o rachunkowości, zgodnie z którymi jednostki obowiązane są stosować przyjęte zasady (politykę) rachunkowości, rzetelnie i jasno przedstawiając sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy, a wykazane
w księgach rachunkowych na dzień ich zamknięcia stany aktywów i pasywów należy ująć w tej samej wysokości, w otwartych na następny rok obrotowy księgach rachunkowych. Za wskazane nieprawidłowości odpowiedzialność ponosi Skarbnik – str. 69 i 70 protokołu kontroli.
9.
Z powodu dużych zaległości na objętym stanowisku pracy nakłady poniesione przez jednostkę na realizację zadań inwestycyjnych (10) zakończonych
w 2010 r. o wartości 9 372,94 zł (1) oraz 2012 r. o wartości ogółem
508 680,83 zł (9) rozliczono w księgach rachunkowych roku 2013 pod datami 12 czerwca (413 467,44 zł) i 30 grudnia (95 215,39 zł). Ponadto zwiększenia o 749 369,58 zł wartości środków trwałych w wyniku zakończonych
inwestycji, przyjętych w okresie od 14 stycznia do 12 września 2013 r. dokonano pod datą 30 grudnia 2013 r. Powyższe świadczy o braku rzetelności
ksiąg rachunkowych jednostki w latach 2010, 2012 i 2013, które w podanym
zakresie nie odzwierciedlały stanu rzeczywistego i było niezgodne z art. 24
ust. 2 w zw. z ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości.
Odpowiedzialność za wskazaną nieprawidłowość ponosi Inspektor ds. inwestycji, budownictwa i zamówień publicznych, która w 2013 r. sporządziła
i do Referatu Finansowego przekazała dowody OT potwierdzające przyjęcie
do używania ww. środków trwałych odebranych przez inwestora w latach
2010, 2012 i 2013, a z nadzoru Wójt – str. 290-298 protokołu kontroli.
10. Na ostatni dzień roku 2011 r. zaniechano przeprowadzenia inwentaryzacji
środków pieniężnych w kwocie 100 000,00 zł, przechowywanych przez jednostkę w postaci lokaty terminowej na rachunku bankowym, założonej
w dniu 9 czerwca 2011 r., czym naruszono zasady inwentaryzowania tego
rodzaju aktywów, określone obowiązującą w jednostce Instrukcją w sprawie
gospodarki majątkiem trwałym, inwentaryzacji majątku i zasad odpowiedzialności za powierzone mienie w Gminie Warnice (cz. IV, §12 ust. 1
pkt 2), wprowadzoną do stosowania przez Wójta zarządzeniem Nr 51/2010
z dnia 27 sierpnia 2010 r., za co odpowiedzialność ponosi Skarbnik
– str. 139-142 protokołu kontroli.
III.
W zakresie podatków, opłat i gospodarki finansowej
1.
Z powodu braku staranności w wykonywaniu obowiązków służbowych
do ewidencji podatkowej – w oparciu o złożoną deklarację DT-1 – w 2013 r.
nie wprowadzono przypisu zobowiązania z tytułu podatku od środków
transportowych w wysokości 1 320,00 zł od autobusu, stanowiącego własność Gminy, co było sprzeczne z § 4 ust. 1 pkt 1 w zw. z § 3 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 października 2010 r. w sprawie zasad
rachunkowości oraz planów kont dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 208, poz. 1375). Za wskazaną nieprawidłowość odpowiedzialność ponosi Inspektor w Referacie Finansowym, a z nadzoru Skarbnik – str. 181 protokołu kontroli.
2.
Wskutek zaniechania wprowadzenia zmian w stanie posiadania podatników
(identyfikator: R000017), polegających na zbyciu w 2006 r. nieruchomości
rolnej, niebędącym podatnikami podatku rolnego osobom fizycznym – decyzjami w sprawie wymiaru łącznego zobowiązania podatkowego – określono na lata 2011-2014 ww. zobowiązanie podatkowe w łącznej kwocie
257,00 zł, co było niezgodne z art. 7 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) w zw. z art. 3
ust. 1 ustawy z dnia 15 listopada 1984 r. o podatku rolnym (Dz. U. z 2006 r.
Nr 136, poz. 969 z późn. zm.). Za wskazane nieprawidłowości odpowiedzialność ponoszą Referent i Podinspektor w Referacie Finansowym,
a z nadzoru Wójt – str. 175-176 protokołu kontroli.
3.
Decyzjami wydanymi w roku 2013 w sprawie zwrotu producentom rolnym
podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju napędowego wykorzystywanego do produkcji rolnej (16 objętych kontrolą) nie wskazano wartości limitu pozostałego do wykorzystania, czym naruszono art. 5 ust. 3 ustawy z dnia
10 marca 2006 r. o zwrocie podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju
napędowego wykorzystywanego do produkcji rolnej (Dz. U. Nr 52, poz. 379
z późn. zm.). Projekty ww. decyzji przygotowała Młodszy Referent w Referacie Finansowym, a odpowiedzialność za wskazane nieprawidłowości ponosi Zastępca Wójta – str. 260 i 261 protokołu kontroli.
4.
Dołączone do wniosków dowody źródłowe, stanowiące dowody zakupu
13 650,10 l oleju napędowego o wartości ogółem 75 162,56 zł, będące podstawą wyliczenia należnego producentom rolnym zwrotu wydatków poniesionych na jego zakup nie zawierały adnotacji „przyjęto w dniu … do zwrotu części podatku akcyzowego", co było sprzeczne z art. 6 ust. 4 ustawy
10
z dnia 10 marca 2006 r. o zwrocie podatku akcyzowego zawartego w cenie
oleju napędowego wykorzystywanego do produkcji rolnej, za co odpowiedzialność ponosi Młodszy Referent w Referacie Finansowym, a z nadzoru
Skarbnik – str. 262 protokołu kontroli.
5.
Z powodu niedochowania należytej staranności przy wykonywaniu obowiązków służbowych deklaracje miesięczne za lipiec, sierpień, wrzesień
i październik 2013 r. zostały złożone, a wpłaty (odpowiednio 2 748,00 zł,
2 898,00 zł, 2 505,00 zł i 2 432,00 zł) odprowadzone przez Gminę na rachunek bankowy Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych po upływie od 1 do 10 dni od terminu wyznaczonego na 20 dzień następnego miesiąca po miesiącu, w którym zaistniały okoliczności powodujące powstanie tego obowiązku, co było niezgodne z art. 44 ust. 2 ustawy z
dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240
z późn. zm.) w zw. z art. 49 ust. 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych
(Dz. U. z 2011 r. Nr 127, poz. 721 z późn. zm.). Za wskazane nieprawidłowości odpowiedzialność ponosi Inspektor w Referacie Finansowym,
a z nadzoru Skarbnik – str. 81-83 protokołu kontroli.
W wyniku ustaleń kontroli – w dniu 2 lutego 2015 r. – Inspektor w Referacie Finansowym na rachunek bankowy Urzędu Gminy dokonała zwrotu
odsetek w kwocie 8,00 zł z tytułu nieterminowego odprowadzenia na rachunek bankowy Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych składek za sierpień 2013 r.
6.
Wskutek nieznajomości obowiązujących przepisów prawa wynagrodzenia
w łącznej kwocie 245 218,87 zł należne pracownikom Szkoły Podstawowej,
Gimnazjum oraz Ośrodka Pomocy Społecznej w Warnicach w 2013 r. zostały wypłacone ww. w oparciu o listy płac (48), zatwierdzone do wypłaty
przez – działających z upoważnienia Wójta – Kierownika Urzędu Stanu
Cywilnego (19) oraz Zastępcę Wójta (28). Ponadto dyspozycje dokonania
wydatków w łącznej kwocie 30 398,35 zł, związanych z działalnością bieżącą ww. samorządowych jednostek organizacyjnych zostały wydane
przez Wójta i jego Zastępcę, co było niezgodne z zasadami reprezentowania
tych jednostek przez ich kierowników oraz dysponowania przez nich środkami określonymi w planach finansowych tych jednostek, wynikającymi
odpowiednio z art. 39 ust. 1 pkt 1 i pkt 5 ustawy z dnia 7 września 1991 r.
o systemie oświaty (Dz. U. z 2004 r. Nr 256, poz. 2572 z późn. zm.)
11
oraz § 11 ust. 1 i § 15 Statutu Ośrodka Pomocy Społecznej w Warnicach,
przyjętym przez Radę Gminy uchwałą Nr XV/112/2008 z dnia 31 marca
2008 r. (po zm.). Za wskazane nieprawidłowości odpowiedzialność ponosi
Wójt – str. 122-126 protokołu kontroli.
7.
W 2014 r. Gmina zakończyła realizację inwestycji Budowa kanalizacji sanitarnej w miejscowości Wierzbno o wartości 3 228 674,11 zł, w wyniku czego właścicielom lub użytkownikom wieczystym nieruchomości (88), zobowiązanym do uczestniczenia w kosztach budowy urządzeń infrastruktury
technicznej przez wnoszenie na rzecz gminy opłat adiacenckich, stworzono
warunki do podłączenia nieruchomości do ww. kanalizacji sanitarnej.
Do dnia zakończenia realizacji ww. inwestycji Wójt nie przedłożył Radzie
Gminy projektu uchwały w sprawie ustalenia stawki procentowej opłaty
adiacenckiej z tytułu wzrostu wartości nieruchomości, spowodowanego
stworzeniem warunków do podłączenia tych nieruchomości do ww. urządzeń infrastruktury technicznej, co świadczy o braku ustalenia źródła dochodu Gminy i skutkuje naruszeniem obowiązku dbałości o mienie jednostki
samorządu terytorialnego, o którym jest mowa w art. 50 ustawy z dnia 8
marca 1990 r. o samorządzie gminnym w zw. z art. 144 ustawy z dnia 21
sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2010 r. Nr 102,
poz. 651 z późn. zm.). Za wskazaną nieprawidłowość odpowiedzialność ponosi Wójt – str. 201 i 202 protokołu kontroli.
8.
Przez nieuwagę pracowników merytorycznych, bez kontrasygnaty Skarbnika
albo osoby przez niego upoważnionej, w latach 2011-2013 Gmina zaciągnęła zobowiązania pieniężne na:
§ wykonywanie w okresie nieoznaczonym, począwszy od dnia 1 lutego
2011 r. zadań służby bezpieczeństwa i higieny pracy za wynagrodzeniem
miesięcznym w wysokości 700,00 zł;
§ prowadzenie w okresie od 2 stycznia 2012 r. do 31 grudnia 2013 r. spraw
z zakresu informatyki i komputeryzacji urzędu i szkoły za wynagrodzeniem miesięcznym 1 000,00 zł;
§ wynajem w okresie od 1 sierpnia 2013 r. do 30 czerwca 2014 r. kontenerów socjalnych (3), sanitarnych (2) i wyposażenia za wynagrodzeniem
miesięcznym w wysokości 2 874,51 zł wraz z kosztami transportu
w kwocie 2 337,00 zł;
co było sprzeczne z art. 46 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym, za co odpowiedzialność ponoszą ww. pracownicy Urzędu
Gminy, a z nadzoru Wójt – str. 46-48 i 134 protokołu kontroli.
12
9.
IV.
Po bezskutecznym upływie terminów określonych w upomnieniach (5) doręczonych podatnikom w latach 2011 i 2012 nie wystawiono tytułów wykonawczych na zaległości podatkowe w łącznej kwocie 64 795,00 zł, co było
niezgodne § 5 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada
2001 r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu
egzekucyjnym w administracji (Dz. U. Nr 137, poz. 1542 z późn. zm.).
Za wskazane nieprawidłowości odpowiedzialność ponosi Inspektor w Referacie Finansowym, a z nadzoru Skarbnik – str. 94 protokołu kontroli.
W zakresie sprawozdawczości
1.
Wskutek braku staranności w wykonaniu obowiązków służbowych depozyt
na żądanie, stanowiący kaucję zwrotną, przekazaną przez jednostkę samorządu terytorialnego na rzecz jej kontrahenta, w sprawozdaniu Rb-N o stanie
należności oraz aktywów finansowych jednostki według stanu na koniec
IV kwartału 2013 r., sporządzonym w dniu 24 lutego 2014 r., wykazano
w wysokości 0 zł, zamiast w kwocie 1 500,00 zł, co było niezgodne z § 10
ust. 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie
sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U. z 2014 r., poz. 1773) w zw. z § 14 pkt 9 Instrukcji sporządzania sprawozdań, stanowiącej załącznik Nr 9 do ww. rozporządzenia.
Projekt ww. sprawozdania sporządziła Podinspektor w Referacie Finansowym, a odpowiedzialność za wskazaną nieprawidłowość ponosi Wójt
– str. 133 i 134 protokołu kontroli.
2.
W wyniku pomyłki spłaty kredytów i pożyczek dokonane w roku 2014
w Rb-NDS sprawozdaniu o nadwyżce/deficycie za okres od początku roku
do dnia 31 grudnia 2014 r. (poz. D.21), sporządzonym dnia 23 lutego
2015 r., wykazano w kwocie 325 000,00 zł, zamiast w wynikającej z ewidencji księgowej (konto 260) wartości 322 500,00 zł (różnica 2 500,00 zł),
co było sprzeczne z § 9 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia
z dnia 16 stycznia 2014 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U.
poz. 119). Dane do ww. sprawozdania przygotowała Podinspektor w Referacie Finansów, a odpowiedzialność za wskazaną nieprawidłowość ponosi
Wójt – str. 279 i 280 protokołu kontroli.
3.
Przez nieuwagę w Rb-ST sporządzonym za rok 2011 stan środków na rachunku budżetu jednostki samorządu terytorialnego wykazano w kwocie
1 178 928,65 zł, zamiast w wynikającej z dowodów bankowych, zgodnej
z ewidencją banku wartości 1 278 928,65 zł (różnica 100 000,00 zł) , co było
13
sprzeczne z § 15 Instrukcji sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego, stanowiącej załącznik
Nr 39 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 20, poz. 103). Dane podlegające prezentacji w ww. sprawozdaniu przygotowała Podinspektor w Referacie Finansowym, a odpowiedzialność za wskazaną nieprawidłowość ponosi
Wójt – str. 137-139 protokołu kontroli.
4.
Kierownik Samodzielnego Gminnego Zakładu Opieki Zdrowotnej w Warnicach nie wykonał obowiązku przekazania Wójtowi Rb-Z sprawozdania
o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych oraz poręczeń i gwarancji
według stanu na koniec IV kwartału 2013 r. oraz Rb-UZ rocznego sprawozdania uzupełniającego o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych za rok
2013, co było niezgodne § 6 ust. 1 pkt 7 rozporządzenia Ministra Finansów
z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów
publicznych w zakresie operacji finansowych, za co odpowiedzialność ponosi Kierownik ww. Zakładu – str. 126-128 protokołu.
Wymienione wyżej nieprawidłowości nie wyczerpują wszystkich negatywnych ustaleń zawartych w protokole kontroli. Część z nich nie została ujęta w niniejszym wystąpieniu pokontrolnym z uwagi na ich mniejszy ciężar gatunkowy.
W celu wyeliminowania stwierdzonych nieprawidłowości koniecznym jest
bezwzględne przestrzeganie obowiązujących norm prawnych oraz podjęcie następujących działań:
I.
W zakresie spraw organizacyjnych
1.
Przygotowania i przedłożenia Radzie Gminy projektu uchwały w sprawie
zmiany Statutu jednostki samorządu terytorialnego i dostosowania zapisów
ww. aktu do obowiązujących przepisów prawa w zakresie uprawnienia jednostek pomocniczych do prowadzenia przez nie gospodarki finansowej wyłącznie w ramach budżetu gminy jednostki samorządu terytorialnego.
2.
Zapewnienia Gminnej Bibliotece Publicznej samodzielności organizacyjnej
poprzez dokonanie stosownego wpisu do prowadzonego przez organizatora
rejestru instytucji kultury i finansowanie jej działalności za pomocą dotacji
przekazywanej z budżetu jednostki samorządu terytorialnego.
14
3.
II.
Dostosowania do obowiązujących norm zapisów w Regulaminie wynagradzania pracowników zatrudnionych w Urzędzie Gminy dotyczących minimalnego wynagrodzenia zasadniczego dla Sekretarza.
W zakresie rachunkowości
1.
Założenia i prowadzenia odrębnych ksiąg rachunkowych dla Gminy i jednostki powołanej do jej obsługi – Urzędu Gminy oraz samorządowych jednostek organizacyjnych.
2.
Przestrzegania obowiązku zachowania chronologicznego ujęcia zdarzeń
w dzienniku, stanowiącym zbiór zapisów w księgach rachunkowych.
3.
Dostosowania obowiązujących w jednostce zasad (polityki) rachunkowości
do norm określonych przepisami obowiązującymi w podanym zakresie.
4.
Wprowadzania do ksiąg rachunkowych wyłącznie urządzeń księgowych
przewidzianych obowiązującymi w jednostce zasadami (polityką) rachunkowości.
5.
Dokonywania zapisów operacji i zdarzeń gospodarczych zgodnie z procedurami wewnętrznymi obowiązującymi w podanym zakresie.
6.
Systematycznego uzupełnienia obowiązujących zasad (polityki) rachunkowości o urządzenia księgowe niezbędne dla prawidłowej ewidencji operacji
występujących w jednostce.
7.
Wprowadzania zapisów do ksiąg rachunkowych na podstawie dowodów
księgowych sprawdzonych pod względem merytorycznym (rzeczowym)
oraz zawierających wskazanie ich ujęcia w tych księgach.
8.
Przestrzegania obowiązku wykazywania w księgach rachunkowych na dzień
ich otwarcia stanów aktywów i pasywów w wysokościach wynikających
z tych ksiąg na dzień ich zamknięcia.
9.
Wprowadzania zapisów dotyczących zmian w stanie środków trwałych
z zachowaniem obowiązku rzetelności tych zapisów w księgach rachunkowych jednostki.
10. Przeprowadzania inwentaryzacji stanu środków pieniężnych przechowywanych przez jednostkę w postaci lokat terminowych na rachunkach bankowych.
III.
W zakresie podatków, opłat i gospodarki finansowej
1.
Przestrzegania obowiązku wprowadzania do ewidencji podatkowej przypisów zobowiązań wynikających z deklaracji złożonych przez podatników.
2.
Systematycznego wprowadzenia zmian w stanie posiadania podatników, mających wpływ na wysokość ich zobowiązań podatkowych.
3.
Dokonania zwrotu podatku rolnego w kwocie 257,00 zł nienależnie pobranego za lata 2011-2014.
4.
Zamieszczania w decyzjach w sprawie zwrotu producentom rolnym podatku
akcyzowego zawartego w cenie leju napędowego wartości limitu pozostałego do wykorzystania.
5.
Zamieszczania na załączonych do złożonych wniosków dowodach źródłowych, będących podstawą wyliczenia wartości należnego producentom rolnym zwrotu wydatków poniesionych na zakup oleju napędowego adnotacji
„przyjęto w dniu … do zwrotu części podatku akcyzowego".
6.
Składania deklaracji oraz odprowadzania przez Gminę należnych składek
na rachunek bankowy Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych w obowiązujących terminach.
7.
Zaniechania dysponowania przez Wójta środkami finansowymi określonymi
planami finansowymi samorządowych jednostek budżetowych.
8.
W przypadku podjęcia decyzji o budowie urządzeń infrastruktury technicznej finansowanych ze środków publicznych – przedłożenia Radzie Gminy
projektu uchwały w sprawie ustalenia stawki procentowej opłaty adiacenckiej z tytułu wzrostu wartości nieruchomości, spowodowanego stworzeniem
warunków do podłączenia tych nieruchomości do wybudowanych urządzeń
infrastruktury technicznej.
9.
Przedkładania Skarbnikowi umów mogących spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych w celu złożenia przez ww. kontrasygnaty na tych dokumentach.
10. Wystawiania tytułów egzekucyjnych na zaległości po bezskutecznym upływie terminów określonych w upomnieniach doręczonych podatnikom.
IV.
1.
W zakresie sprawozdawczości
Rzetelnego wykazywania depozytów na żądanie w sprawozdaniach Rb-N
o stanie należności oraz aktywów finansowych jednostki.
16
2.
W Rb-NDS sprawozdaniu o nadwyżce/deficycie wykazywania spłat kredytów i pożyczek w wartościach wynikających z danych ewidencji księgowej.
3.
Prezentowania w Rb-ST sprawozdaniu o stanie środków na rachunku budżetu jednostki samorządu terytorialnego danych zgodnych z wartością wynikającą z dowodów bankowych.
4.
Podjęcia skutecznych działań w celu wykonania przez Kierownika Samodzielnego Gminnego Zakładu Opieki Zdrowotnej w Warnicach obowiązku
przekazania Wójtowi wymaganych sprawozdań.
Wyrażam przekonanie, że przeprowadzone czynności kontrolne
oraz powyższe wnioski przyczynią się do poprawy w zakresie gospodarowania
środkami publicznymi.
Zgodnie z treścią art. 9 ust. 3 i ust. 4 ustawy o regionalnych izbach
obrachunkowych przysługuje Pani prawo zgłoszenia na piśmie do Kolegium
Izby, za moim pośrednictwem, zastrzeżeń do wniosków pokontrolnych,
dotyczących zarzutów naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię
lub niewłaściwe zastosowanie w niniejszym wystąpieniu w terminie 14 dni
od daty otrzymania tego wystąpienia.
Stosownie do przepisów art. 9 ust. 3 ustawy o regionalnych izbach
obrachunkowych proszę o powiadomienie Regionalnej Izby Obrachunkowej
w Szczecinie, w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego pisma,
o sposobie wykonania wniosków pokontrolnych lub przyczynach
ich niewykonania.
Prezes
Regionalnej Izby Obrachunkowej
w Szczecinie
(–) Bogusław Staszewski
Do wiadomości:
Pan Marek Brodowski
Przewodniczący Rady Gminy Warnice