pobierz

BDG.V.2511.24.2016.AD
Załącznik nr 1 do SIWZ
(po zawarciu umowy - Załącznik nr 3 do umowy)
Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia
Przedmiotem zamówienia jest organizacja międzynarodowej konferencji „Bezpieczeństwo w ruchu
drogowym/Road Safety” w dniach 28-29 września 2016 r. w Centrum Konferencyjnym znajdującym się
na Stadionie Narodowym przy Al. Księcia J. Poniatowskiego 1 w Warszawie, organizowanej w ramach
Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy.
Zakres zamówienia obejmuje następujące części:
I. zaproszenie oraz rekrutacja uczestników konferencji, stworzenie strony internetowej
II. wynajęcie sali na konferencję, sali na konferencję prasową, przestrzeni na organizację eventu
w Centrum Konferencyjnym Stadionu Narodowego wraz z zapewnieniem aranżacji, obsługi
technicznej oraz znanego prezentera/prezenterki do prowadzenia konferencji i prowadzenia
eventu
III. zapewnienie usługi cateringowej i restauracyjnej
IV. zapewnienie usługi noclegowej wraz ze śniadaniem
V. zapewnienie usługi tłumaczenia
VI. zapewnienie materiałów konferencyjnych oraz pozostałych materiałów (w tym m.in.
zaprojektowanie i przygotowanie wizualnej strony konferencji, materiałów konferencyjnych
oraz pozostałych materiałów)
VII. pozostałe zadania
Program konferencji:
Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany ostatecznej wersji programu konferencji (w tym
zmiany tematów, określenia godzin rozpoczęcia i zakończenia poszczególnych elementów konferencji
oraz rozkładu przerw kawowych, obiadów oraz kolacji) i przekazania tej informacji Wykonawcy
najpóźniej na 10 dni przed rozpoczęciem konferencji.
Wstępny Program konferencji:
Dzień 1 – 28 września 2016 r.
10.00 – 10.30
10.00 – 10.30
10.30 – 10.50
10.50 – 11.10
11.10 – 11.30
11.30 –11.50
11.50 – 12.10
12.10 – 13.10
13.10 – 13.30
13.30 – 14.30
14.30 – 15.30
15.30 – 16.30
16.30 – 17.00
Konferencja prasowa
Rejestracja gości, przerwa kawowa
Oficjalne rozpoczęcie
Spektakl teatralny
Ekspert zagraniczny
Ekspert polski
Przerwa kawowa
PANEL I
Przerwa kawowa
PANEL II
Obiad
PANEL III
Podsumowanie, wnioski
19.00 - 22.00
KOLACJA
Dzień 2 – 29 września 2016r.
9.30 – 10.00
10.00 – 11.00
11.00 – 11.20
11.20- 12.00
Rejestracja gości, przerwa kawowa
Podsumowanie
Przerwa kawowa
Podsumowanie
1
BDG.V.2511.24.2016.AD
Załącznik nr 1 do SIWZ
(po zawarciu umowy - Załącznik nr 3 do umowy)
12.00 – 12.15
12.15 - 13.00
12:55 - 13.15
13.00 – 14.00
14.00 – 15.30
Przerwa kawowa
Podsumowanie
Przerwa kawowa
EVENT - Pokaz wystawa sprzętu zakupionego w ramach projektu
Obiad
I. Zapraszanie oraz rekrutacja uczestników konferencji, stworzenie strony internetowej
1. Dane podstawowe:
1.1. Uczestnicy konferencji: m.in. przedstawiciele samorządów, nauki (eksperci w dziedzinie
bezpieczeństwa w ruchu drogowym), administracji państwowej, organizacji
pozarządowych oraz eksperci w dziedzinie bezpieczeństwa ruchu drogowego.
1.2. Liczba uczestników konferencji: do 200, z czego:
a) do 160 osób – Wykonawca przeprowadzi rekrutację osób zaproszonych na
konferencję zgodnie z ppkt 2.4 za pomocą formularza rekrutacyjnego umieszczonego
na stronie internetowej.
b) do 40 osób wskazanych przez Zamawiającego.
1.3. Liczba osób w ppkt 1.2.a i 1.2.b może ulec zwiększeniu/zmniejszeniu, przy zachowaniu
łącznej liczby uczestników konferencji do 200 osób.
1.4. Rozpoczęcie i zakończenie rekrutacji uczestników w terminach uzgodnionych
w harmonogramie przygotowań, o którym mowa w pkt VIII ppkt 1, zwanego dalej
harmonogramem przygotowań.
2. Szczegółowe wymagania:
2.1. Wykonawca zaprojektuje i wykona stronę internetową dedykowaną konferencji (wersja
polska oraz angielska) w terminie określonym w harmonogramie przygotowań oraz będzie
dokonywał jej aktualizacji. Nazwa strony internetowej oraz projekt strony podlega
akceptacji Zamawiającego. Strona ma na celu prezentowanie informacji na temat
konferencji, wspomaganie procesu rekrutacji poprzez m.in. zamieszczenie formularza
rekrutacyjnego oraz promocję konferencji. Na stronie internetowej należy umieścić
logotyp/y. Zamawiający przekaże wzory logotypów w terminie określonym
w harmonogramie przygotowań.
2.2. Wymagania do strony internetowej: mi.in. estetyczna, przejrzysta, zharmonizowana
wizualnie z umieszczonymi na niej logotypami, nawigacja po stronie łatwa i intuicyjna.
1
Przygotowana strona będzie w pełni dostępna dla osób z niepełnosprawnościami .
(zgodność ze standardem WCAG 2.0), a w szczególności będzie spełniała następujące
zasady:
a) wszystkie podstrony (w tym strona główna) powinny mieć zachowaną prawidłową
strukturę i hierarchię nagłówków,
b) powinny zostać wprowadzone odpowiednie proporcje kontrastów,
1
Strona musi być zgodna z Rozporządzeniem Rady Ministrów w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności,
minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych
wymagań dla systemów teleinformatycznych (Dz.U. z 2012 poz. 526).
2
BDG.V.2511.24.2016.AD
Załącznik nr 1 do SIWZ
(po zawarciu umowy - Załącznik nr 3 do umowy)
c) wszystkie elementy graficzne oraz elementy, które można „kliknąć”, muszą mieć
zrozumiały tekst alternatywny; dodatkowo elementy klikalne po najechaniu muszą być
sygnalizowane zmianą wyglądu kursora na „rękę”,
d) wymaga się, by podstrony dawały możliwość zwiększenia/zmniejszenia rozmiaru
tekstów stron za pomocą dostępnych skrótów klawiaturowych przeglądarki,
e) Nawigacja powinna być dostępna za pomocą klawiatury.
2.3. Elementy formularza rejestracyjnego tj. m.in.: imię i nazwisko uczestnika, stanowisko
służbowe, nazwa instytucji, adres e-mail uczestnika, udział w konferencji 28 września,
udział w konferencji 29 września, zakwaterowanie w dniu 27-28 września 2016 oraz
zakwaterowanie w dniu 28-29 września 2016, rodzaj wyżywienia (w tym dieta, dania
bezmięsne, dania spełniające wymogi diety bezglutenowej, wegańskiej, wegetariańskiej
itp.), udział w kolacji, potrzebę skorzystania z transportu lotniczego zapewnianego przez
Zamawiającego (data i miejsce przylotu, wylotu, trasa). Formularz w wersji polskiej oraz
angielskiej.
2.4. Wykonawca na podstawie listy osób do zaproszenia na konferencję, przekazanej przez
Zamawiającego w terminie określonym w harmonogramie przygotowań, w formie e-mail
wyśle zaproszenia do poszczególnych osób/instytucji. Wysyłka zaproszeń zostanie
przeprowadzona w terminie określonym w harmonogramie przygotowań. Wykonawca
prześle do każdego z uczestników konferencji e-mail potwierdzający zgłoszenie na
konferencję oraz zgodnie z harmonogramem przygotowań, roześle do uczestników e-mail
przypominający o konferencji wraz z informacjami dotyczącymi m.in. miejsca konferencji,
miejsca kolacji, zakwaterowania oraz wskazówkami nt. dojazdu w poszczególne miejsca.
2.5. W przypadku liczby zgłoszeń większej niż maksymalna liczba miejsc o rejestracji na
konferencję decyduje kolejność zgłoszeń. Informacja o tym powinna znaleźć się na stronie
internetowej konferencji.
2.6. Wykonawca będzie na bieżąco, minimum raz na dwa dni robocze przesyłał
Zamawiającemu zaktualizowane listy/raport osób zarejestrowanych i potwierdzonych oraz
informował o podjętych krokach w celu skutecznej rekrutacji, a także informował
odpowiednio wcześniej o trudnościach wynikający z rekrutacji uczestników. Raport będzie
umożliwiał automatyczne sumowanie oraz filtr rekordów.
2.7. Na 7 dni przed konferencją Wykonawca przekaże Zamawiającemu ostateczną liczbę
uczestników, która będzie podstawa do rozliczenia usług, o których mowa w pkt III ppkt 1.
2.8. Wykonawca zobowiązany jest do przestrzegania przepisów ustawy z dnia 29 sierpnia
1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2015 r. poz. 2135 z późn. zm.).
Zamawiający powierzy wykonawcy na podstawie art. 31 ustawy o ochronie danych
osobowych przetwarzanie danych osobowych w imieniu i na rzecz Ministra na warunkach
opisanych w umowie stanowiącej załącznik nr 2 do SIWZ. Zakres powierzonych do
przetwarzania danych osobowych: imię i nazwisko uczestnika, nazwa i adres instytucji,
stanowisko, nazwa komórki organizacyjnej, adres e-mail uczestnika.
II. Zapewnienie sali na konferencję, sali na konferencję prasową, przestrzeni na organizację
eventu w Centrum Konferencyjnym Stadionu Narodowego w Warszawie wraz z zapewnieniem
aranżacji, obsługi konferencji oraz znanego prezentera/prezenterki do prowadzenia konferencji
i prowadzenia eventu
Na potrzeby konferencji Zamawiający dokonał rezerwacji pomieszczeń Centrum Konferencyjnego
na 28 i 29 września 2016 r. Zadaniem Wykonawcy będzie wynajęcie i zawarcie umowy z
3
BDG.V.2511.24.2016.AD
Załącznik nr 1 do SIWZ
(po zawarciu umowy - Załącznik nr 3 do umowy)
właścicielem w ramach rezerwacji dokonanej przez Zamawiającego. W ramach realizacji zadania
Wykonawca będzie musiał spełnić następujące wymogi Zamawiającego:
1. Wynajęcie Centrum Konferencyjnego (sala Biznes Klub A, Foyer Biznes Klubu, Loża Biała,
Poziom BC – szatnia + recepcja VIP) na 2 dni konferencji oraz czas niezbędny Wykonawcy
na dokonanie montażu i demontażu.
2. Do zadań Wykonawcy będzie należało zapewnienie na czas trwania konferencji
dodatkowego sprzętu technicznego oraz scenografii. Wykonawca będzie zobowiązany do
zweryfikowania jakim standardowym wyposażeniem technicznym i scenograficznym
dysponuje Centrum Konferencyjne i do uzupełnienia go oraz zapewnienia zgodnie
z poniższymi wymogami.
3. Wykonawca będzie zobowiązany do skorzystania z usług i sprzętu firmy TRIA S Venue &
Event Support, która jest wyłączonym Partnerem Technicznym Stadionu Narodowego w
zakresie realizacji usług technicznych w oparciu o produkty AVL (audio, video, light) na
terenie Stadionu Narodowego.
4. Wymagania niezbędne Sal:
4.1. Wymagania Sali Biznes Klub A na dwa dni konferencji:
a) zapewnienie krzeseł niezbędnych dla przeprowadzenia konferencji dla 200 osób
b) zapewnienie laptopa/ów wraz z niezbędnym okablowaniem i oprzyrządowaniem,
rzutnik o odpowiedniej mocy sygnału
c) zapewnienie podestu/sceny o wymiarach min. 10 m na 3 m wraz z zaciemnieniem za
sceną oraz z mównicą i przymocowanym i podłączonym mikrofonem,
kanapami/fotelami dla max. 8 osób oraz 4 małe stoliki (na stolikach szklanki, woda).
d) za sceną/podium ekran bezszwowy o wymiarach dostosowanych do sali
umożliwiający wyświetlanie prezentacji, filmów
e) nagłośnienie sali w tym 2 mikrofony statyczne, 4 mikrofony bezprzewodowe, 8-10
mikrofonów nagłownych, obsługa do podawania mikrofonów
f) sprzęt niezbędny do wykonywania tłumaczenia symultanicznego (zgodnie
z wymaganiami zawartymi w pkt V ppkt 2
g) zapewnienie odpowiedniego do potrzeb konferencji oświetlenia oferowanego przez
Centrum Konferencyjne i ewentualne uzupełnienie go oświetleniem dekoracyjnym
w technologii LED pasującym do wystroju Centrum i do scenografii
h) dostęp do internetu bezprzewodowego
i) 2 ekrany (min. 80”) na stojakach umożliwiające wyświetlanie prezentacji, filmów
zsynchronizowane z plazmą bezszwową, o której mowa powyżej w zależności od Sali
j) na scenie monitor 40” wyświetlający czas do końca wystąpienia i słyszalny sygnał po
upływie czasu- usytuowany w pozycji widocznej jedynie dla prowadzącego
k) na scenie ekran 40” z widoczną prezentacją główną z dobrą widocznością dla osób
uczestniczących w panelu na podium
l) w holu min. 2 ekrany z możliwością odtworzenia prezentacji nt. projektu i SPPW, bez
audio
m) zapewnienie miejsca na bagaże dla uczestników (wraz z zapewnieniem dozoru
bagaży), bezpłatnej szatni dla uczestników wraz z obsługą (czynnej na godzinę przed
konferencją, w trakcie konferencji, oraz godzinę po zakończeniu konferencji, 10
miejsc parkingowych, zaplecze sanitarne
n) stworzenie stanowiska rejestracyjnego i zapewnienie obsługi (min. 3 osób, w tym 1
musi posługiwać się językiem angielskim w stopniu umożliwiającym swobodną
komunikację z uczestnikami konferencji) rejestracji uczestników na min. 1 godzinę
4
BDG.V.2511.24.2016.AD
Załącznik nr 1 do SIWZ
(po zawarciu umowy - Załącznik nr 3 do umowy)
przed rozpoczęciem konferencji oraz w trakcie trwania konferencji (w tym wręczania
materiałów konferencyjnych, identyfikatorów, zestawów do tłumaczenia, ankiety
oceny konferencji, podpisania listy obecności przez uczestników), udzielania
informacji technicznych uczestnikom, zapewnienie osób do wskazywania miejsc
gościom
o) przygotowanie oznakowania drogi do szatni, stanowiska recepcyjnego i sali
konferencyjnej, sali na konferencje prasową, eventu
p) jeżeli potrzebne będą dodatkowe dla realizacji konferencji elementy wyposażenia (np.
laptop, wskaźnik), to zostaną one zapewnione przez Wykonawcę.
4.2. Wymagania podczas Spektaklu teatralnego w dniu 28 września 2016 r. - Sala Biznes Klub
A) tj. m.in.:
a) nagłośnienie konferencyjne umożliwiające sprawne i prawidłowe zorganizowanie
spotkania tj. mikser dźwięku lub inny stół cyfrowy, odtwarzacz CD, 4 mikrofony
bezprzewodowe, w tym jeden na statywie przy mównicy, 6 mikroportów
bezprzewodowych (nagłownych), moc nagłośnienia sali min. 1 kW na każdą stronę
(prawa, lewa);
b) dodatkowe oświetlenie reflektorowe sceny/podestu (min. 8 reflektorów scenicznych na
statywach z możliwością regulacji natężenia światła na konsolecie)
c) 2 przesuwane parawany w kolorze czarnym o wymiarach wysokość 2 m/szerokość
3-5 m
d) kabel audio
e) 2 przedłużacze co najmniej 5 metrowe
f) jeżeli potrzebne będą dodatkowe niezbędne elementy dla realizacji Spektaklu , to
zostaną one zapewnione przez Wykonawcę.
4.3. Wymagania sali na konferencję prasową – Loża Biała tj. m.in.:
a) sala dla 30 osób, ustawienie krzeseł teatralne, stoły przykryte obrusami
b) stół prezydialny wraz z krzesłami dla max. 8 osób
c) tabliczki informacyjne wraz z imieniem i nazwiskiem, nazwa instytucji
d) mikrofony dla przemawiających max. 8, nagłośnienie
e) jeżeli potrzebne będą dodatkowe niezbędne elementy dla realizacji konferencji
prasowej, to zostaną one zapewnione przez Wykonawcę.
Zamawiający zastrzega sobie prawo do rezygnacji z wynajmu Sali na konferencję prasową,
o czym zobowiązuje się poinformować Wykonawcę w terminie uzgodnionym w harmonogramie
przygotowań. Zamawiający zapłaci Wykonawcy za wynajem rzeczywistej liczby wykorzystanych sal.
4.4. Na potrzeby organizacji eventu w dniu 28 i 29 września 2016 roku zostanie zaadoptowana
powierzchnia Foyer Biznes Klubu. Adaptacja powierzchni zgodnie ze wskazówkami
Zamawiającego. Sprzęt dostarczony przez Zamawiającego.
4.5. Wykonawca zapewni znanego prowadzącego/prowadzącą (dziennikarza/dziennikarkę,
aktora/aktorki, prezentera/prezenterki), który powinien posiadać co najmniej 3 letnie
doświadczenie w prowadzeniu uroczystości itp. (doświadczenie w prowadzeniu nie mniej
niż 3 wydarzeń o podobnym charakterze i dla widowni nie mniejszej niż 150 osób każde);
moderatora (dziennikarz lub ekspert posiadający doświadczenie w moderowaniu
konferencji) na dwa dni konferencji do prowadzenia konferencji głównej i paneli oraz
w drugim dniu konferencji do prowadzenia konferencji oraz prezentowania eventu.
5
BDG.V.2511.24.2016.AD
Załącznik nr 1 do SIWZ
(po zawarciu umowy - Załącznik nr 3 do umowy)
4.6. Wykonawca, w terminie określonym w harmonogramie przygotowań, przedstawi
Zamawiającemu do wyboru minimum 2 nazwiska moderatorów. W przypadku braku
akceptacji przez Zamawiającego dotyczącej nazwisk proponowanych moderatorów,
Wykonawca będzie zobowiązany do przedstawienia kolejnych propozycji.
4.7. W przypadku, gdy moderator zrezygnuje z uczestnictwa w konferencji, Wykonawca
niezwłocznie powiadomi o tym fakcie Zamawiającego. Następnie w porozumieniu
z Zamawiającym zapewni innego moderatora.
4.8. Pozostałe wymagania Wykonawcy:
a) Wykonawca będzie odpowiedzialny za sprawną organizację konferencji prasowej
m.in. za akredytację dziennikarzy, przygotowanie projektu listy mediów (media
ogólnopolskie oraz branżowe z zakresu bezpieczeństwa w ruchu drogowym) wraz
z adresami i nazwiskami dziennikarzy, projektu informacji prasowej oraz
przygotowanie i przekazanie dziennikarzom zestawów prasowych podczas
konferencji prasowej. Zamawiający zastrzega sobie możliwość włączenia biura
prasowego Zamawiającego do działań związanych z organizacją konferencji
prasowej.
b) zapewnienie obsługi technicznej podczas całej Konferencji, w tym m.in. realizatora
dźwięku, wizji i oświetlenia
c) sprzątnięcie całej przestrzeni, która była wykorzystywana podczas Konferencji oraz
po Konferencji (jeśli nie zapewni tego Centrum Konferencyjne)
III. Zapewnienie usług cateringowych i restauracyjnych
Świadczenie usług żywienia powinno odbywać się wg ustawy z dnia 25.08.2006 r. o bezpieczeństwie
żywności i żywienia (tj. Dz. U. z 2015 r. poz. 594 z późn. zm.).
Do zadań wykonawcy będzie należało zapewnienie i organizacja posiłków dla maksymalnie 200
osób podczas Konferencji.
1. usługi cateringowe w trakcie trwania konferencji – serwis kawowy i obiad.
Wykonawca będzie zobowiązany do zapewnienia odpowiednich mebli i wyposażenia,
rozplanowanie rozstawienia stołów cateringowych i stolików bankietowych zgodnie z ogólną
koncepcją scenograficzną i z wymogami Centrum Konferencyjnego. Wykonawca będzie
zobowiązany do zamówienia cateringu w firmie Sodexo Prestige, która jest wyłącznym
dostawcą cateringu dla przedsięwzięć realizowanych na Stadionie Narodowym.
1.1. Wykonawca zapewni przerwy kawowe, pierwszego i drugiego dnia konferencji w trybie
ciągłym 8-mio godzinnym w Sali Biznes klub A. W ramach przerwy kawowej Wykonawca
zapewni:
a) napoje bez ograniczeń: wodę mineralną gazowaną i niegazowaną butelkowaną
pojemność do 500 ml, kawę, herbatę (m.in. czarna, owocowa, zielona, earl grey,
rumianek, mięta) wraz z dodatkami (cukier, mleko do kawy, cytryna), soki owocowe (3
rodzaje soków, 100% soku owocowego)
b) ciasteczka różne rodzaje (min. 100 g/os)
c) ciasta – różne rodzaje (min. 100g/os);
d) pokrojone owoce na paterach: np. mandarynki / winogrona / kiwi / jabłka / gruszki
(min. 150 g/os, co najmniej 3 rodzaje owoców).
1.2. Wykonawca zapewni obiad w wersji bufetowej, pierwszego i drugiego dnia konferencji
zgodnie z programem konferencji. Potrawy serwowane pierwszego oraz drugiego dnia
nie mogą się powtarzać. Wykonawca zaproponuje i uzgodni z zamawiającym, w terminie
określonym w harmonogramie przygotowań, menu obiadu, biorąc pod uwagę
6
BDG.V.2511.24.2016.AD
Załącznik nr 1 do SIWZ
(po zawarciu umowy - Załącznik nr 3 do umowy)
doświadczenie Wykonawcy, specyfikę uczestników oraz budżet. Menu będzie dobrane,
uwzględniając standardowe ceny dań a la carte pomniejszone o zaoferowany przez
Wykonawcę w ofercie opust, tak aby cena brutto za jedną osobę była możliwie najbliższa
maksymalnej cenie jednostkowej brutto określonej w § 3 ust. 1 pkt 3 lit. b.
1.3. Niezbędne elementy usługi cateringowej:
a) zapewnienie i przygotowanie stołów bufetowych oraz barowych
b) tace do serwowania potraw
c) zapewnienie stolików koktajlowych w liczbie dopasowanej do liczby uczestników
d) zapewnienie zastawy porcelanowej, sztućców stalowych, szkła (szklanki) – naczynia i
sztućce użytku jednorazowego nie są możliwe
e) zapewnienie akcentu florystycznego na bufety i stoliki koktajlowe
f) zapewnienie tabliczek dwujęzycznych (polski, angielski) z nazwami dań (dot. ppkt
1.2.)
g) zapewnienie serwetek dla gości
h) zapewnienie profesjonalnej obsługi serwisowej kelnerskiej odpowiedniej do liczby
uczestników konferencji (co najmniej 1 kelner na 20 osób)
i) zapewnienie parawanów oddzielających salę część konferencyjną od części
cateringowej
j) uprzątnięcie i wywiezienie wszystkich śmieci pozostałych po posiłkach
1.4. Wykonawca przedstawi 2 propozycje menu (2 wersje) – dot. ppkt 1.2. w terminie
określonym w harmonogramie przygotowań.
2.Usługa restauracyjna podczas trwania konferencji – uroczysta kolacja w wersji bufetowej
w dniu 28 września 2016 roku.
2.1. Usługa zrealizowana w hotelu, w którym nocować będą uczestnicy konferencji lub
w innym hotelu o standardzie 4 gwiazdkowym w dzielnicy Śródmieście. Usługa zostanie
zapewniona w jednej sali (Zamawiający nie dopuszcza, aby uczestnicy byli zgromadzeni
w różnych salach lub na różnych piętrach). W przypadku, gdy odległość pomiędzy
poszczególnymi hotelami a miejscem organizacji kolacji będzie wynosiła więcej niż 1 km
(trasa piesza wyznaczona zgodnie z Mapy Google), wówczas Wykonawca zapewni
transport, o którym mowa w pkt VII.
2.2. Wykonawca zapewni miejsce na wygłoszenie przemówień z udziałem tłumacza
konsekutywnego zgodnie z pkt V, odpowiednie nagłośnienie, 1 mikrofon ze statywem oraz
4 mikrofony bezprzewodowe.
2.3. Hotel musi posiadać odpowiednie zaplecze (kuchnię), umożliwiające realizację przedmiotu
zamówienia w zakresie wyżywienia jednocześnie 200 osób.
2.4. Posiłki muszą być przygotowywane w miejscu ich podawania – Zamawiający nie
dopuszcza dowozu gotowych dań na miejsce serwowania posiłku.
2.5. Wykonawca zaproponuje i uzgodni z zamawiającym, w terminie określonym
w harmonogramie przygotowań, menu kolacji, biorąc pod uwagę doświadczenie
Wykonawcy, specyfikę uczestników oraz budżet. Menu będzie dobrane, uwzględniając
standardowe ceny dań a la carte pomniejszone o zaoferowany przez Wykonawcę
w ofercie opust, tak aby cena brutto za jedną osobę była możliwie najbliższa maksymalnej
cenie jednostkowej brutto określonej w § 3 ust. 1 pkt 3 lit. c.
2.6. Niezbędne elementy usługi restauracyjnej:
a) zapewnienie i przygotowanie stołów bufetowych oraz barowych
b) tace do serwowania potraw
c) zapewnienie stolików koktajlowych w liczbie dopasowanej do liczby uczestników oraz
minimum 50 miejsc do siedzenia wraz ze stołami/stolikami
7
BDG.V.2511.24.2016.AD
Załącznik nr 1 do SIWZ
(po zawarciu umowy - Załącznik nr 3 do umowy)
zapewnienie zastawy porcelanowej, sztućców stalowych, szkła (szklanki) – naczynia
i sztućce użytku jednorazowego nie są możliwe
e) zapewnienie akcentu florystycznego na bufety i stoliki koktajlowe
f) zapewnienie tabliczek dwujęzycznych (polski, angielski) z nazwami dań
g) zapewnienie serwetek dla gości
h) zapewnienie profesjonalnej obsługi serwisowej kelnerskiej odpowiedniej do liczby
uczestników konferencji (co najmniej 1 kelner na 20 osób)
d)
IV. Zapewnienie usługi noclegowej ze śniadaniami
1. Wykonawca zapewnieni do 2 noclegów ze śniadaniem dla max. 170 osób w hotelu
o standardzie co najmniej 4 gwiazdkowym w dniach 27-28 września 2016 oraz 28 – 29
września 2016 roku. Zakwaterowanie w pokojach 1-osobowych lub 2-osobowych do
pojedynczego wykorzystania. Rezerwacja pokoi na podstawie przeprowadzonej rekrutacji
zgodnie z pkt I ppkt 2.
2. W przypadku braku możliwości zakwaterowania wszystkich uczestników konferencji w jednym
hotelu, Zamawiający dopuszcza możliwość zakwaterowania uczestników w kilku hotelach.
3. Lokalizacja hoteli w centrum Warszawy, w promieniu do 2 km od Dworca Centralnego.
Zamawiający nie ma obowiązku wykorzystać wszystkich wskazanych w SIWZ noclegów.
Ostateczna liczba noclegów zostanie potwierdzona po zakończeniu rekrutacji uczestników.
Zamawiający zobowiązuje się zapłacić Wykonawcy tylko za faktycznie wykorzystane noclegi.
Wykonawcy nie przysługuje wynagrodzenie za niewykorzystane noclegi, w tym także
w sytuacji jeżeli uczestnik nie skorzystał z noclegu bez wcześniejszego powiadomienia
Wykonawcy.
4. Zamawiający zapłaci Wykonawcy tylko za koszty noclegu/noclegów i śniadania/śniadań.
Pozostałych ewentualnych kosztów nie pokrywa Zamawiający.
V. Zapewnienie usługi tłumaczenia
1. Wykonawca zapewni:
a) tłumaczenie symultaniczne podczas konferencji w dniu 28 i 29 września 2016 roku
z języka polskiego na angielski i z języka angielskiego na polski dla wszystkich
uczestników Konferencji
b) tłumaczenie konsekutywne (z języka polskiego na angielski i z języka angielskiego na
polski) podczas kolacji, o której mowa w pkt III ppkt 2 oraz podczas eventu, o którym
mowa w pkt II ppkt 4.4.
2. Wykonawca zapewni tłumaczy oraz sprzęt niezbędny do sprawnego wykonania takiej usługi
(w tym m.in. kabiny do tłumaczeń, urządzenia umożliwiającej odbiór tłumaczonego materiału
w ilości odpowiadającej liczbie uczestników konferencji, aparatura symultaniczna) oraz będzie
odpowiedzialny za wydawanie i odbiór urządzenia umożliwiającej odbiór tłumaczonego
materiału od uczestników konferencji. Wykonawca nie będzie wymagał od pobierających
zestawy słuchawkowe żadnych dokumentów.
3. Tłumaczenie i organizacja pracy tłumaczy musi spełniać zasady określone przez
Stowarzyszenie tłumaczy polskich – dostępne pod poniższym adresem:
http://www.stp.org.pl/dla-tlumaczy/tlumacze-konferencyjni/warunki-pracy-zasady-wynagradzaniatlumaczy-konferencyjnych
8
BDG.V.2511.24.2016.AD
Załącznik nr 1 do SIWZ
(po zawarciu umowy - Załącznik nr 3 do umowy)
VI. Zapewnienie materiałów konferencyjnych oraz pozostałych materiałów (w tym m.in.
zaprojektowanie i przygotowanie wizualnej strony konferencji, materiałów konferencyjnych
oraz pozostałych materiałów)
1. Wykonawca zaprojektuje, przygotuje jednolitą identyfikację wizualną dla całej konferencji oraz
dla materiałów konferencyjnych wraz z ich dostawą zgodnie z tabelami poniżej.
Tabela nr 1. Przygotowanie, produkcja/zakup/druk oraz dostawa materiałów konferencyjnych
Nazwa materiału:
program konferencji
ulotka ogólna o SPPW
smycz + identyfikator
zestaw piśmienniczy
notatnik z gumką
pendrive
breloczek ratowniczy
torba
Wymagania techniczne:
elementy projektu tj. m.in.:
tytuł konferencji, datę miejsce, program
minimalna grubość papieru 160 g/m2,
druk kolorowy, program dwustronny w języku polskim i
angielskim (druk po stronie Wykonawcy)
minimalna grubość papieru 160 g/m2, jeżeli to możliwe papier
ekologiczny (jeżeli nie wówczas np. kreda min.160 g/m2,
półmat), druk po stronie Wykonawcy, kolorowy
Informacje merytoryczne oraz zdjęcia przekaże Zamawiający,
projekt graficzny ulotki, tekst ostateczny na ulotce oraz skład
wykona Wykonawca
Ilość
egzemplarzy :
250
250
materiał: przezroczyste, bezbarwne, sztywne tworzywo.
rozmiar ok. 60x ok. 90mm., umocowanie przystosowane do
przypięcia do
smyczy, smycz zakończona karabinkiem,
dodatkowo posiada zaczep ze sznurkiem do telefonu.
Wymiary: długość: ok. 80-100 cm, szerokość: ok.15mm – 20
mm, szerokość paska: 10mm – 15 mm. Wkładka (tekst)
identyfikatora zawiera m.in: imię i nazwisko uczestnika, nazwę
instytucji, nazwa konferencji.
zestaw piszący, składający się z długopisu i pióra kulkowego.
Pióro kulkowe oraz długopis wykonane w całości z metalu,
korpus w kolorze czarnym; klip, końcówka długopisu i pióra
chromowana, błyszcząca w kolorze srebrnym lub złotym;
skuwka w przypadku pióra zdejmowana; średnica w przypadku
pióra i długopisu w najgrubszym miejscu: do 1,4 cm.
W komplecie: wkład niebieski pasujący do dostarczanego pióra
oraz wkład niebieski pasujący do dostarczanego długopisu
Etui: eleganckie pudełko, zamykane odgórnie wieczkiem,
pudełko wyłożone wewnątrz materiałem (np. gąbka, tkanina). Na
pudełku logotyp/y.
Do zestawu dodatkowy niebieski wkład do pióra.
format A-5, ilość kartek min. 50, klejone po stronie dłuższego
boku, nadruk na poszczególnych kartkach jednostronnie, środek
papier w kratkę, papier min. 80 g/m2 + twarda okładka
250
wymiary: długość ok. 6 cm , szerokość ok. 2,5, grubość ok. 1
cm. Wykonany z materiału gumowego, marka pojazdu: brak.
Pojazd stylizowany z oznaczeniem Policja. Kolor: nadwozie
szare, opony czarne, pojemność min. 32 GB
Wyposażenie: maseczka / ustnik do sztucznego oddychania,
rękawiczki lateksowe lub gumowe, wymiary breloczka ok. 7 cm x
6 cm
torba z elementem odblaskowym dookólnym przybliżone
wymiary: szerokość ok. 35 cm, wysokość ok. 40 cm, dno ok.
250
9
250
250
250
250
BDG.V.2511.24.2016.AD
Załącznik nr 1 do SIWZ
(po zawarciu umowy - Załącznik nr 3 do umowy)
książeczka z bajkami
10.5 cm, dwie rączki o szerokości ok. 4 cm i długości 40 cm.
(licząc od końca wszycia w torbie), w środkowej części, po obu
stronach torby naszyta taśma odblaskowa o szerokości ok. 4 cm
spełniająca obowiązujące normy EN 13356, gramatura min. 160
g/m2
format 240 mm na 200 mm,
stron 100, 4 kolory papier kreda, gramatura 150-200 g/m2,
oprawa klejona, okładka karton nie mniej niż 300 g do okładki
CMYK 4+0, foliowanie folią błyszczącą,
skład i łamanie po stronie Wykonawcy, projekt graficzny okładki i
środka po stronie Wykonawcy, pakowanie po 50 szt. w kartonie,
druk po stronie Wykonawcy.
Zamawiający dostarcza numer ISBN oraz wstępny projekt.
10
500
BDG.V.2511.24.2016.AD
Załącznik nr 1 do SIWZ
(po zawarciu umowy - Załącznik nr 3 do umowy)
Tabela nr 2 Produkcja oraz zakup pozostałych materiałów
Produkcja
2
filmów
promocyjnych
Zakup sprzętu
profilaktycznego
HD 1920*1080 format np. mp4, długość około 5-8 minut każdy, film z podkładem
dźwiękowym (kwestia autorskich praw majątkowych oraz licencji zawarta w paragrafie
6 Umowy, stanowiącej załącznik do SIWZ).
Film nr 1 tematyka: współpraca z w ramach projektu z powiatami, inwestycje
poprawiające bezpieczeństwo w ruchu drogowym w powiatach, odczucia
mieszkańców, władz powiatów itp.
Film nr 2 tematyka: działania Policji w ramach projektu, wykorzystanie sprzętu –
radiowozy, sprzęt profilaktyczny, działania promocyjne.
Scenariusz uzgodniony z Zamawiającym przez produkcją wraz z propozycją podkładu
muzycznego, lektora i efektów dźwiękowych.
Zakup materiałów wymienionych poniżej w pozycji od 1 do 7 w ilość:
20 szt. w przypadku pozycji nr 1.Gra edukacyjna,
17 szt. w przypadku pozycji 2-7 oraz
stworzenie 17 zestawów, z których każdy musi zawierać ten sam zestaw materiałów
wymienionych od 1 do 7.
1.
Gra edukacyjna
Autochodzik Miasteczko Umiejętności Drogowych, przystosowany do prowadzenia
zajęć z zakresu bezpieczeństwa ruchu i drogowego oraz wychowania
komunikacyjnego dla dzieci w wieku 4-8 lat, lub równoważną grę edukacyjną pod
względem przeznaczenia, adresatów, funkcjonalności, bezpieczeństwa oraz
odwzorowania realiów ruchu drogowego.
Autochodzik Miasteczko Umiejętności Drogowych jest objęty patronatem Krajowej rady
Ruchu Drogowego, Ministra Edukacji Narodowej oraz Rzecznika Praw dziecka w
ramach Programu Edukacji Komunikacyjnej.
Opis szczegółowy:
1 sztuka – mata-droga o wym. 310x120cm /fotograficzna wykładzina z zaznaczonym
chodnikiem, jezdnią, krawężnikiem i przejściem dla pieszych, materiał PCV/
6 komplety - słupki /wym. 90cm wysokość 8cm średnica, materiał spieniona gąbka/ z
podstawą /7cm wysokość, średnica 20cm, mat. PCV, elastyczne uchwyty na znaki,
10 znaków drogowych /wym. 28-30 cm/ - /przejście, parking, rondo, nakaz jazdy w
prawo, zakaz jazdy w lewo, ustąp pierwszeństwa, droga dla rowerów, STOP, zakaz
wjazdu/ mat. - drukowana tkanina z wypełnieniem
2 sztuki – 1 sygnalizator dla kierowców i 1 dla pieszych, z klapowym system
ustawiania świateł, /wym. 38x15 cm/, mat. - drukowana tkanina z wypełnieniem
2 sztuki - samochody dla dzieci w wieku 4-8 lat / osobowy, policja , stelaż i wypełnienia
ze spienionej gąbki, karoseria - tkanina drukowana /stelaż po rozłożeniu 155 cm
Wszystkie elementy zestawu pakowane w pokrowce
W przypadku 17 zestawów kolorystyka dowolna, 3 dodatkowe zestawy - kolorystyka
uzgodniona z Zamawiającym
Zestaw musi posiadać deklarację zgodność CE.
Dla podanych wymiarów obowiązuje tolerancja +-5 cm.
2.
Alkogogle
Gogle służące do demonstracji upośledzenia zmysłów występującego po spożyciu
alkoholu oraz zażyciu środków odurzających działających podobnie do alkoholu.
Skład zestawu:
•
Gogle symulujące widzenie w dzień po spożyciu alkoholu w zakresie 0,4-0,6
promila – 1 szt.
11
BDG.V.2511.24.2016.AD
Załącznik nr 1 do SIWZ
(po zawarciu umowy - Załącznik nr 3 do umowy)
•
Gogle symulujące widzenie w dzień po spożyciu alkoholu w zakresie 0,8-1,5
promila – 1 szt.
•
Gogle symulujące widzenie w nocy po spożyciu alkoholu w zakresie 0,6-0,8
promila – 1 szt.
•
Gogle symulujące widzenie w nocy po spożyciu alkoholu w zakresie 1,0-1,7
promila – 1 szt.
•
Gogle symulujące widzenie po zażyciu substancji odurzających działających
podobnie do alkoholu – 1 szt.
Gogle musza umożliwiać demonstrację upośledzenia zmysłów występującego po
spożyciu alkoholu oraz środków odurzających działających podobnie do alkoholu m.in.
obniżenie koncentracji, spowolnienie czasu reakcji, zniekształcenie widzianego
obrazu,
zmian w ocenie odległości, zmniejszenie możliwości oceny sytuacji, podwójnego,
widzenia, braku koordynacji mięśniowej.
Budowa gogli:
Gogle muszą posiadać możliwość regulacji obwodu głowy, okulary muszą być
wyłożone od wewnątrz uszczelką umożliwiającą szczelne przyleganie do twarzy
Wymagania formalne:
Deklaracja zgodności CE, instrukcja obsługi w formie papierowej w języku polskim
3.
Fantom szkoleniowy RKO
naturalna blokada dróg oddechowych (odpowiednie odchylenie głowy konieczne do
udrożnienia) - realistyczne rysy twarzy oraz ruchoma żuchwa - klatka piersiowa
unosząca się podczas sztucznego oddychania - wentylacja bezprzyrządowa metoda
usta-usta lub usta-nos - realistyczne wskaźniki (żebra, mostek) umożliwiające
zlokalizowanie miejsca prawidłowego przyłożenia dłoni do ucisku - dźwiękowe
potwierdzenie prawidłowości wykonywanych ucisków ("klik-klak") - specjalnie dobrana
sprężyna symuluje realistyczny opór klatki piersiowej przy ucisku - szybkie i wygodne
w wymianie drogi oddechowe i części twarzowe - zawartość zestawu, torbo-mata, min.
2 wymienne części twarzowe, min. 2 wymienne drogi oddechowe, min. 6 chusteczek
do dezynfekcji, bluza z zamkiem błyskawicznym, instrukcja obsługi
4.
Namiot
Namioty rozciągane o konstrukcji nożycowej, składający się z:
a) stelaż,
b) dach,
c) ściany boczne — 3 sztuki,
d) pokrowiec nn stelaż i poszycie,
e) komplet linek do zakotwienia,
WYMAGANIA TECHNICZNE:
Rozmiary pawilonu: 300/+-do 50 cm x 400/+- do 50 cm, wysokość ściany bocznej min.
200 cm — max 230 cm, wysokość w szczycie min. 300 - max 350 cm.
Stelaż pawilonu: z profili aluminiowych bez łączników z tworzyw sztucznych. Profil nogi
zewnętrznej: kwadratowy o wymiarach min. 35 mm x 35 mm x 2 mm, noga wkład
kwadratowa 30 min x 30 mm x 2 mm, profil w dachu ( szabla ) 25mm x 15 mm x 1,5
mm.
Stelaż pawilonu: nożycowy, rozciągany na zasadzie „harmonii”.
Ściany boczne: 3 ścianki pełne (jedna szersza, dwie węższe).
Dach i ściany łączone za pomocą rzepów. Pawilon wykonany z impregnowanego
materiału poliestrowego o gramaturze min. 200 gr/m2.
12
BDG.V.2511.24.2016.AD
Załącznik nr 1 do SIWZ
(po zawarciu umowy - Załącznik nr 3 do umowy)
Kolorystyka: zewnątrz i wewnątrz pawilonu: kolor granatowy RAL 5003 lub
równoważny.
Napis zgodnie z grafiką zaprojektowaną przez Zamawiającego wykonany techniką
sublimacji tekst - POLICJA
WYMAGANIA FORMALNE: deklaracja zgodności CE, instrukcja obsługi w formie
papierowej w języku polskim, karta gwarancyjna , okres gwarancji 12 miesięcy licząc
od daty dostawy, nadruk zgodnie z kartą na falbanach dachu i ścianach
5.
Alkomat
Bezustnikowe urządzenie do badania stanu trzeźwości, sensor elektrochemiczny,
Funkcja pomiaru pasywnego , zasilanie 4 bateria AA, możliwość wykonania do min. 4
500 testów na jednym komplecie baterii. Urządzenie wyposażone w zestaw baterii,
wyświetlacz – diody led, temperatura pracy -5°C ~ 40°C, waga z bateriami do 300 g.
Kalibracja urządzenia powinna być potwierdzona stosownym dokumentem.
6.
Rowerowy tor przeszkód
Rowerowy tor przeszkód musi odpowiadać zasadom określonym w regulaminie
ogólnopolskiego turnieju w ruchu drogowym dla szkół podstawowych/gimnazjalnych
dostępnym
pod
adresem:
http://www.pzm.pl/bezpieczenstwo-ruchudrogowego/turnieje
Opis szczegółowy:
Rowerowy tor przeszkód wykonany z drewna suszonego, klejonego warstwowo i
zabezpieczony impregnatem, w skład którego wchodzą następujące przeszkody
(dopuszcza się tolerancję dla podanych wymiarów przeszkód: ok. -1cm/ +2 cm):
- „korytarz z desek” – 6 desek o wymiarach: długość 1 m, szerokość deski 5 cm,
grubość deski – 2,5 cm.
13
BDG.V.2511.24.2016.AD
Załącznik nr 1 do SIWZ
(po zawarciu umowy - Załącznik nr 3 do umowy)
- „łezka”- składa się z 21 pachołków, w kształcie prostopadłościanu, które można
ułożyć wg. poniższego schematu, wymiary jednego klocka/pachołka: 15x8x8 cm.
- „przewożenie przedmiotu na uwięzi”- składa się z elementów, które można ułożyć
wg. zamieszczonego schematu tj.: 5 słupków okrągłych z podstawą w kształcie koła
zapewniającą stabilne ustawienie, w tym słupki 1 i 2 o wysokości do 70 cm, linka o
długości 1,5 m zakończona zaczepem i elementem stalowym, słupek 1 z zaczepem
stalowym przytrzymującym linkę, słupek 2 z magnezem dającym możliwość
„przytrzymania” linki, słupki 3,4 i 5 o wysokości 50 cm.
14
BDG.V.2511.24.2016.AD
Załącznik nr 1 do SIWZ
(po zawarciu umowy - Załącznik nr 3 do umowy)
-
„zatrzymanie roweru w miejscu” - składa się z elementów, które można ułożyć wg.
zamieszczonego schematu tj. 3 okrągłych słupków w kształcie prostopadłościanu o
wymiarach: 40x8x8 cm i 2 desek - długość 1,5 m, szerokość 5 cm i wysokość 2,5 cm.
- „równoważnia”
- składa się z dwóch elementów - wg. załączonego schematu
tj. walca o średnicy 15-20 cm i wysokości 20 cm oraz deski o długości 4 metrów,
grubości 4-5 cm i szerokości 20 cm, posiadającej grubość na wjeździe/zjeździe 1 cm
osiągającą stopniowo grubość 4-5 cm na odcinku 30 cm od krawędzi deski –
wjazdu/zjazdu.
15
BDG.V.2511.24.2016.AD
Załącznik nr 1 do SIWZ
(po zawarciu umowy - Załącznik nr 3 do umowy)
- „ósemka” – składająca się ze 100 pachołów w kształcie prostopadłościanu o
wymiarach 6x6x20 cm, które można ułożyć wg. następującego schematu:
- „pochylnia” – deska o długości 3,5 – 4 m i szerokości 20 cm, deska jest pochyła –
posiada wysokość wzdłuż jednej krawędzi 6, 5 cm a wzdłuż drugiej krawędzi 1-1,5 cm
(spadek musi mieć gładką powierzchnię)
- „slalomu z ograniczeniem” - składająca się z 7 okrągłych pachołów, które można
ułożyć wg. następującego schematu, wymiary pachołków: wysokość 100 cm,
podstawa o średnicy 15 cm i wysokości 8 cm
16
BDG.V.2511.24.2016.AD
Załącznik nr 1 do SIWZ
(po zawarciu umowy - Załącznik nr 3 do umowy)
- „przedmiot do przewożenia” – składający się z trzech elementów, które można ułożyć
wg. następującego schematu, tj. dwóch słupków – „stolików”, zapewniających stabilne
ustawienie, na górze tzw. „blat” o wymiarach 10x10 cm i klocka do przewożenia o
wymiarach 10x5x5 cm
7.
Mini znaki drogowe
Znaki służą do oznakowania miasteczka ruchu drogowego w pomieszczeniach
zamkniętych, jak i otwartych. Ilość znaków 16 elementów wskazanych przez
Zamawiającego.
Parametry znaku:
wysokość znaku 160 cm, średnica tarczy 28 cm, rozpiętość stojaka 35 cm, kolor
słupka i podstawy biały, wykonany z materiału PCV
2. Na materiałach wymienionych w pkt 1 będą umieszczone logotypy. Zamawiający przekaże
wzory logotypów w terminie określonym w harmonogramie przygotowań.
3. Materiały przed ich skierowaniem do produkcji bądź zakupem wymienione w pkt VI wymagają
akceptacji Zamawiającego.
17
BDG.V.2511.24.2016.AD
Załącznik nr 1 do SIWZ
(po zawarciu umowy - Załącznik nr 3 do umowy)
4. Wykonawca dokona konfekcjonowania materiałów konferencyjnych oraz rozdystrybuuje
zgodnie z pkt II ppkt 4.1.n . Materiały przygotowane przez Zamawiającego zostaną odebrane
przez Wykonawcę w terminie określonym w harmonogramie przygotowań .
5. Część materiałów konferencyjnych lub materiały niewykorzystane zostaną dostarczone
w miejsce wskazane przez Zamawiającego na terenie Warszawy w terminie określonym
w harmonogramie przygotowań. Koszt dostarczenia materiałów pokrywa Wykonawca.
6. Produkcja i kompleksowa realizacja materiałów konferencyjnych oraz pozostałych, w tym
zakup i przekazanie Komendzie Głównej Policji części materiałów oraz dopełnienie wszelkich
formalności i zobowiązań – w tym finansowych - związanych z ich przekazaniem, po stronie
Wykonawcy.
VII. Pozostałe zadania
1. Wykonawca przygotuje w porozumieniu z Zamawiającym w terminie określonym
w harmonogramie przygotowań ankietę oceny konferencji dla uczestników konferencji.
2. Wykonawca przygotuje raport z wykonania Umowy (w tym z przeprowadzonej ankiety oceny
konferencji). Zakres raportu zostanie przygotowany w porozumieniu z Zamawiającym
w terminie określonym w harmonogramie przygotowań.
3. W terminie określonym w harmonogramie przygotowań, Wykonawca wyśle na adresy e-mail
uczestników konferencji podziękowania za udział, ewentualne prezentacje z konferencji oraz
inne ewentualne materiały przekazane przez Zamawiającego. Treść e-maila w uzgodnieniu
z Zamawiającym.
4. Wykonawca jest zobowiązany do zapewnienia transportu busami/autobusami z hotelu na
kolację oraz po zakończonej kolacji do hotelu, w sytuacji opisanej w pkt III ppkt 2.1, tj.
w przypadku gdy odległość pomiędzy poszczególnymi hotelami a miejscem organizacji kolacji
będzie wynosiła więcej niż 1 km (trasa piesza wyznaczona zgodnie z Mapy Google – jako
miejsce rozpoczęcia i zakończenia trasy podaje się adresy hoteli).
VIII. Podstawowe warunki współpracy
1. Przed przystąpieniem do realizacji zadania Wykonawca zaproponuje i uzgodni ramowy
harmonogram przygotowań, w którym przedstawiony i zatwierdzony zostanie czas na
realizację kolejnych elementów zamówienia, z uwzględnieniem czasu na akceptację
i wprowadzenie ewentualnych zmian przez Zamawiającego. Harmonogram wymaga
akceptacji Zamawiającego.
2. Wszystkie projekty, o których mowa w punktach I-VIII wymagają akceptacji Zamawiającego.
3. W trakcie realizacji zadania Wykonawca będzie na bieżąco współpracował z Zamawiającym
lub innymi osobami wskazanymi przez Zamawiającego, nie będącymi pracownikami
Zamawiającego.
4. Wykonawca wyznaczy jedną osobę do ogólnej koordynacji realizacji zadania, która będzie
współpracowała z osobami wskazanymi przez Zamawiającego.
5. Zamawiający przewiduje możliwość wykonania dokumentacji fotograficznej, w tym w trakcie
trwania konferencji (na swój koszt) Wykonawca w formularzu rejestracyjnym musi uwzględnić
informację na ten temat, a uczestnik konferencji musi wyrazić zgodę na utrwalenie swojego
wizerunku w trakcie trwania konferencji.
18