zapytanie ofertowe - (BIP) Gminy Siechnice

Siechnice, 04.06.2014 r.
Sygnatura sprawy: 66/2014/PU
ZAPYTANIE OFEROWE
Postępowanie nie podlega ustawie z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych – wartość
zamówienia nie przekracza wyrażonej w złotych kwoty 14 000 euro (art. 4 pkt 8 ustawy)
Nazwa zadania: Audyt zewnętrzny projektu pn. „Budowa sieci kanalizacji sanitarnej w miejscowości Żerniki
Wrocławskie – etap I i II” współfinansowanego ze środków Funduszu Spójności w ramach Programu
Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko 2007-2013.
GMINA SIECHNICE
ul. Jana Pawła II 12
55-011 Siechnice
jako Beneficjent współfinansowanego przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności w ramach
Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko 2007-2013 projektu pn. „Budowa sieci kanalizacji
sanitarnej w miejscowości Żerniki Wrocławskie – etap I i II” zwraca się do Wykonawców z zapytaniem
dotyczącym wyceny usługi polegającej na przeprowadzeniu audytu zewnętrznego projektu zgodnie z poniższym
opisem.
1. Zakres rzeczowy zamówienia: przeprowadzenie audytu projektu pn. „Budowa sieci kanalizacji sanitarnej
w miejscowości Żerniki Wrocławskie – etap I i II” mającego na celu uzyskanie dowodów pozwalających na
jednoznaczną ocenę prawidłowości realizacji projektu oraz zgodności jego realizacji z umową
o dofinansowanie, wnioskiem o dofinansowanie, przepisami prawa krajowego i wspólnotowego, w tym
w szczególności potwierdzenie, że wydatki poniesione w ramach projektu są kwalifikowalne, a dokumenty
merytoryczne i finansowe poprawne.
Audyt zewnętrzny powinien obejmować przede wszystkim analizę dokumentacji oraz stosowanych
procedur kontroli realizacji projektu (zgodnie z Wytycznymi w zakresie kontroli realizacji POIiŚ na lata 20072013) w odniesieniu do przekazywania i rozliczania otrzymanych środków, procedur akceptacji wydatków
kwalifikowalnych w zakresie ich zasadności i odpowiedniego udokumentowania, sprawozdawczości
z projektu ze szczególnym uwzględnieniem osiągnięcia założonych celów i realizacji postanowień umowy
o dofinansowanie.
Podczas audytu powinny zostać zweryfikowane wszystkie poniesione wydatki pozwalające Wykonawcy
audytu zewnętrznego wydać wiążącą opinię oraz sporządzić raport (Wykonawca jest zobowiązany do
przedstawienia Zamawiającemu raportu końcowego zawierającego wnioski z audytu).
Audyt zewnętrzny powinien obejmować następujące obszary:
a. audyt zgodności projektu w zakresie finansowym,
b. audyt zgodności realizacji projektu,
c. wizyta w miejscu realizacji projektu,
d. audyt zgodności prowadzenia i archiwizowania dokumentacji,
e. audyt zgodności projektu z politykami wspólnotowymi,
f. audyt w zakresie zasad informacji i promocji.
Okres objęty audytem: od dnia rozpoczęcia realizacji projektu, tj. 21.05.2008 r. do dnia
31.05.2014 r.
Miejsce przeprowadzenia audytu: Urząd Miejski w Siechnicach, ul. Jana Pawła II 12, 55-011 Siechnice.
Projekt realizowany jest na terenie miejscowości Żerniki Wrocławskie w Gminie Siechnice.
1
2. Charakterystyka projektu objętego audytem:
a. Projekt współfinansowany ze środków Funduszu Spójności w ramach Programu Operacyjnego
Infrastruktura i Środowisko, Priorytet I Gospodarka wodno-ściekowa, działanie 1.1 Gospodarka
wodno-ściekowa w aglomeracjach powyżej 15 tys. RLM.
b. Umowa o dofinansowanie nr POIS.01.01.00-00-237/10 z dnia 21.03.2012 r. Aktualne wartości:
całkowita wartość projektu – 7 346 716,51 PLN,
kwota wydatków kwalifikowalnych projektu – 5 113 883,29 PLN,
kwota dofinansowania – 4 346 800,80 PLN.
c. Okres kwalifikowalności wydatków: 21.05.2008 – 31.12.2013 r.
d. Podatek VAT stanowi wydatek niekwalifikowalny w projekcie. W ramach projektu poniesiono
wszystkie zaplanowane wydatki za wyjątkiem wydatku na przeprowadzenie audytu. Złożono
10 wniosków o płatność, w tym 4 wnioski o płatność pośrednią i 1 wniosek końcowy (w trakcie
weryfikacji).
e. Wskaźniki założone w projekcie. Wskaźnik produktu „Długość wybudowanej sieci kanalizacji
sanitarnej” – wartość docelowa 13,32 km, wskaźnik rezultatu „Liczba osób korzystających
z podłączenia do wybudowanej sieci kanalizacji sanitarnej” – wartość docelowa 1 606 osób.
f. Zadania zrealizowane w ramach projektu: Zad. 1: Opracowanie dokumentacji technicznej wraz
z uzyskaniem stosownych pozwoleń, Zad. 2: Opracowanie dokumentacji przetargowej, Zad. 3:
Opracowanie Studium Wykonalności wraz z mapą dla określenia zakresu projektu i doradztwem w
zakresie opracowania wniosku o dofinansowanie, Zad. 4: Zakup działki pod przepompownię, Zad. 5:
Budowa sieci kanalizacji sanitarnej – etap I, Zad. 6: Budowa sieci kanalizacji sanitarnej – etap II, Zad. 8:
Koszty zarządzania projektem - wydatki osobowe: Jednostka Zarządzająca Projektem (wydatki
niekwalifikowalne w projekcie), Zad. 9: Usługi inspektora nadzoru dla kontraktu I etap budowy sieci
kanalizacji sanitarnej, Zad. 10: Usługi inspektora nadzoru dla kontraktu II etap budowy sieci kanalizacji
sanitarnej, Zad. 11: Koszty działań promocyjno-informacyjnych.
g. Do dnia 31.12.2013 r. IW POIiŚ przeprowadziła kontrole ex-post procedur zawarcia umów w ramach
zadań nr 1-6 oraz jednej umowy w ramach zadania nr 9, w wyniku których część wydatków uznano za
niekwalifikowalne, a na jeden kontrakt nałożono korektę finansową w wysokości 5%. Dotychczas
w ramach projektu nie przeprowadzono audytu zewnętrznego.
3. Termin wykonania zamówienia: od dnia podpisania umowy do dnia 25.06.2014 r.
4. Warunki udziału Wykonawców:
1) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy:
a. posiadają niezbędne doświadczenie
b. dysponują osobami zdolnymi do wykonania zamówienia.
2) Warunki w zakresie doświadczenia:
O udzielenie zamówienia ubiegać się mogą Wykonawcy posiadający udokumentowane kwalifikacje
i doświadczenie:
a. w zakresie audytowania zadań lub projektów finansowanych ze środków publicznych,
b. związane z badaniem prawidłowości wykorzystania środków publicznych,
c. w przeprowadzaniu audytu zewnętrznego projektu współfinansowanego ze środków Funduszu
Spójności lub Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego o wartości całkowitej minimum
7 000 000 PLN.
UWAGA: Zamawiający uzna, że Wykonawca spełnia warunek w zakresie doświadczenia, jeśli wykaże on
doświadczenie w przeprowadzeniu łącznie minimum 3 zadań w zakresie opisanym w ppkt. a) i b) oraz
minimum 1 zadania w zakresie ppkt. c). Usługi, które potwierdzają spełnianie ww. warunku Wykonawca
wpisuje w załączniku nr 4.
2
3) Warunki w zakresie dysponowania osobami zdolnymi do wykonania zamówienia:
3.1) O udzielenie zamówienia ubiegać się mogą Wykonawcy dysponujący min. 2-osobowym zespołem
audytowym, którego każdy z członków posiada następujące kwalifikacje:
a. uprawniony jest do badania sprawozdań finansowych na mocy ustawy z dnia 7 maja 2009r. o biegłych
rewidentach i ich samorządzie, podmiotach uprawnionych do badania sprawozdań finansowych oraz
o nadzorze publicznym (Dz. U. 2009, Nr 77, poz. 649), lub
b. posiada kwalifikacje zawodowe do przeprowadzania audytu wewnętrznego zgodnie z ustawą z 27
sierpnia 2009r. o finansach publicznych (Dz. U. 2009, Nr 157, poz. 1240), lub
c. w latach 2003-2006 zdał przed komisją powołaną w Ministerstwie Finansów egzamin pozwalający na
wykonywanie zawodu audytora wewnętrznego.
Informacje o kwalifikacjach osób wykonujących zamówienie Wykonawca składa na załączniku nr 3.
3.2) O udzielenie zamówienia ubiegać się mogą Wykonawcy dysponujący min. 2-osobowym zespołem,
którego każdy z członków posiada stosowne doświadczenie, tj. w okresie 5 lat przed terminem składania
ofert:
a. przeprowadził audyt zadań lub projektów finansowanych ze środków publicznych,
b. przeprowadził usługę w zakresie badania prawidłowości wykorzystania środków publicznych,
c. przeprowadził audyt zewnętrzny projektu współfinansowanego ze środków Funduszu Spójności lub
Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego o wartości całkowitej minimum 7 000 000 PLN
UWAGA: Zamawiający uzna, że osoby spełniają warunek w zakresie doświadczenia, jeśli każdy członek
zespołu audytowego wykonał minimum po 2 zadania w zakresie opisanym w ppkt. a) i b) oraz minimum
1 zadanie w zakresie opisanym w ppkt. c). Informacje o doświadczeniu osób wykonujących przedmiot
zamówienia Wykonawca składa na załączniku nr 3. Ponadto Wykonawca składa dokumenty potwierdzające
kwalifikacje zawodowe opisane w pkt. 3.1 uprawniające do przeprowadzenia zadania audytowego.
4) Warunki w pozostałym zakresie:
O udzielenie zamówienia ubiegać się mogą podmioty, które:
a. posiadają pełną zdolność do czynności prawnych i korzystają z pełni praw publicznych oraz
b. nie były karane za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe.
Zamawiający oceni spełnianie warunków, o których mowa w pkt. 4 na podstawie oświadczenia złożonego
na załączniku nr 5.
5) Na potwierdzenie posiadanych kwalifikacji i doświadczenia Wykonawca zobowiązany jest złożyć:
a. wykaz wykonanych audytów zadań lub projektów finansowanych ze środków publicznych, usług w
zakresie badania prawidłowości wykorzystania środków publicznych i audytu zewnętrznego projektu
współfinansowanego ze środków Funduszu Spójności lub Europejskiego Funduszu Rozwoju
Regionalnego o wartości całkowitej minimum 7 000 000 PLN wraz z terminem ich wykonania (załącznik
nr 4),
b. wykaz osób, które będą uczestniczyć w wykonaniu audytu wraz z informacjami na temat ich
kwalifikacji zawodowych i doświadczenia na potwierdzenie spełniania warunku określonego w pkt. 3
(załącznik nr 3),
c. potwierdzone za zgodność z oryginałem dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe
uprawniające do przeprowadzenia zadania audytowego, na potwierdzenie warunku określonego
w pkt. 3.1.
d. oświadczenie o zdolności do czynności prawnych oraz niekaralności w zakresie określonym w pkt. 4
(załącznik nr 5)
6) Powyższe dokumenty dotyczą zarówno kwalifikacji i doświadczenia osób, które będą bezpośrednio
zaangażowane w realizację zlecenia, jak również podmiotu ubiegającego się o uzyskanie zlecenia.
3
7) Mając na uwadze poprawność i kompleksowość audytu Zamawiający wymaga, aby jednym z członków
zespołu audytowego była osoba posiadająca uprawnienia biegłego rewidenta, co powinno być
udokumentowane poprzez złożenie wraz z ofertą potwierdzonych za zgodność z oryginałem dokumentów
potwierdzających spełnienie tego warunku.
8) Wykonawca audytu zewnętrznego oraz osoby uczestniczące w przeprowadzaniu audytu muszą
spełniać wymóg bezstronności i niezależności od Beneficjenta (Zamawiającego). Spełnienie powyższego
wymogu potwierdzane jest poprzez złożenie pisemnego oświadczenia przez Wykonawcę audytu (tj.
podmiot, z którym zostanie podpisana umowa) oraz osoby przeprowadzające audyt.
Oświadczenie, które należy złożyć wraz z ofertą, stanowi jednocześnie załącznik do umowy podpisanej
z Wykonawcą (wzór stanowi załącznik nr 2).
Bezstronność i niezależność nie jest zachowana, jeżeli Wykonawca audytu zewnętrznego (oraz osoby
uczestniczące w przeprowadzaniu audytu):
a. posiada udziały, akcje lub inne tytuły własności w jednostce Zamawiającego lub w jednostce z nią
stowarzyszonej, dominującej, zależnej lub współzależnej, w której ma wykonać usługę dotyczącą
audytu zewnętrznego projektu,
b. jest lub był w ciągu ostatnich 3 lat przedstawicielem prawnym (pełnomocnikiem), członkiem organów
nadzorczych bądź zarządzających lub pracownikiem w jednostce Zamawiającego albo jednostki z nią
stowarzyszonej, dominującej, zależnej lub współzależnej,
c. w ciągu ostatnich 3 lat uczestniczył w sporządzaniu dokumentów stanowiących przedmiot audytu
zewnętrznego przeprowadzonego w jednostce Zamawiającego albo jednostce z nią stowarzyszonej,
dominującej, zależnej lub współzależnej,
d. osiągnął, chociażby w jednym roku w ciągu ostatnich 5 lat, co najmniej 50% przychodu rocznego
z tytułu świadczenia usług na rzecz jednostki Zamawiającego, jednostki wobec niej dominującej lub
jednostek z nią stowarzyszonych, jednostek od niej zależnych lub współzależnych – nie dotyczy to
pierwszego roku działalności podmiotu przeprowadzającego audyt,
e. jest małżonkiem, krewnym lub powinowatym w linii prostej do drugiego stopnia lub jest związany
z tytułu opieki, przysposobienia lub kurateli z osobą zarządzającą lub będącą w organach nadzorczych
jednostki Zamawiającego albo zatrudnia przy prowadzeniu audytu takie osoby,
f. jest lub był zaangażowany w planowanie, realizację, weryfikację i zarządzanie przedmiotowym
projektem,
g. pozostaje lub w ciągu ostatnich 3 lat pozostawał w stosunku pracy lub zlecenia z przynajmniej jedną
z wymienionych instytucji zaangażowanych we wdrażanie Programu Operacyjnego Infrastruktura
i Środowisko 2007-2013, tj.: IW, IZ, IP, IP II.
h. jest ekspertem umieszczonym w Bazie ekspertów Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko
2007-2013,
i. z innych powodów nie spełnia warunków bezstronności i niezależności,
Osoby uczestniczące w przeprowadzaniu audytu zewnętrznego powinny spełniać wymóg bezstronności
i niezależności w stosunku do wszystkich wymienionych instytucji, tj.: IW, IZ, IP, IP II. Poprzez spełnienie
warunku bezstronności i niezależności rozumie się przede wszystkim niepozostawanie w stosunku pracy lub
zlecenia z przynajmniej jedną z wymienionych instytucji, tj.: IW, IZ, IP, IP II osób wykonujących audyt
zewnętrzny.
5. Miejsce, sposób i termin składania ofert:
Ofertę należy złożyć w zamkniętej kopercie (w sposób gwarantujący zachowanie jej nienaruszalności)
w kancelarii Urzędu Miejskiego w Siechnicach, ul. Jana Pawła II 12, 55-011 Siechnice w terminie do dnia
11.06.2014 r. do godz. 12:00.
Kopertę z ofertą należy opisać: „Oferta na zadanie: Audyt zewnętrzny projektu pn. ‘Budowa sieci kanalizacji
sanitarnej w miejscowości Żerniki Wrocławskie – etap I i II’, nie otwierać przed 11.06.2014 r. godz. 12:00”
Oferty, które wpłyną po wyznaczonym terminie składania ofert pozostaną bez rozpatrzenia.
4
Oferta musi zawierać wypełniony formularz ofertowy (załącznik nr 1) wraz z wymaganymi załącznikami nr 2,
3, 4 i 5 do zapytania ofertowego.
Zamawiający dopuszcza możliwość negocjacji.
6. Kryterium wyboru oferty: cena - 100%. Liczba punktów w powyższym kryterium będzie liczona
w następujący sposób (CO – cena oferty):
Najniższa cena brutto
CO = ------------------------------------------------ x 100 pkt.
Cena oferty badanej brutto
Otwarcie ofert nastąpi w siedzibie Zamawiającego w dniu 11.06.2014 r. godz. 12.30. O wynikach
postępowania oraz terminie podpisania umowy Oferenci zostaną powiadomieni niezwłocznie po
zakończeniu oceny ofert przez Zamawiającego.
7. Płatność za wykonanie całości przedmiotu umowy zostanie dokonana przez Zamawiającego w terminie 14
dni od otrzymania faktury VAT wystawionej przez Wykonawcę.
8. Osoba uprawniona do porozumiewania się z Wykonawcami: Katarzyna Fudali, Biuro ds. Funduszy
Zewnętrznych, tel./fax. 71 786 09 52, e-mail: [email protected]
9. Dane Zamawiającego:
Gmina Siechnice
ul. Jana Pawła II 12
55-011 Siechnice
NIP: 912-10-05-691
10. Załączniki:
Załącznik nr 1 - formularz ofertowy
Załącznik nr 2 - oświadczenie o bezstronności
Załącznik nr 3 - wykaz osób
Załącznik nr 4 - wykaz usług
Załącznik nr 5 - oświadczenie o niekaralności
Załącznik nr 6 - wzór umowy
Zamówienie nie przekracza kwoty 14 000 euro.
5