Kontrola pierwszego stopnia w ramach Programu Operacyjnego

RAPORTOWANIE I EWIDENCJA
kwiecień 2011
RAPORT PARTNERA
Raport Partnera zawiera w szczególności dane na temat
postępu realizacji części projektu, za którą odpowiedzialny jest
Partner, który go składa.
Dokument jest podpisany przez osobę upoważnioną
do reprezentowania Partnera oraz głównego księgowego/
skarbnika/osobę odpowiedzialną za finanse partnera.
Podpisany formularz jest składany przez Partnera w Urzędzie
Wojewódzkim wraz z wersją elektroniczną.
Cały Raport Partnera jest wypełniany w złotówkach,
przeliczenia na euro dokonuje Partner wiodący składając
wniosek o płatność.
Instrukcja wypełniania Raportu partnera
http://www.ewt.wzp.pl/ewt/rozliczanie_projektow_programu_mvbb-pl/rozliczanie_projektow_programu_mv-bb-pl.htm
http://www.interreg4a.info/index.php?id=34&L=1
Dokumenty potwierdzające poniesienie wydatków
• Umowa/zlecenie/zamówienie
• Potwierdzenie realizacji zamówienia/protokół odbioru
• Faktura/rachunek/inny dokument o równoważnej wartości
dowodowej, posiadający wszystkie niezbędne elementy
dowodu księgowego
• Potwierdzenie zapłaty (np. wyciąg z rachunku bankowego
Partnera, potwierdzenie dokonania przelewu, KW)
Wymagany opis na oryginale dokumentu
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Adnotacja (na pierwszej stronie dokumentu) „Decyzja/ umowa
o dofinansowanie projektu z dnia …”.
Numer i nazwa projektu.
Opis związku wydatku z projektem – należy zaznaczyć w opisie faktury,
do której kategorii wydatku przedstawionej we wniosku o dofinansowanie
realizacji projektu odnosi się wydatek opisany fakturą (np. koszty osobowe,
koszty rzeczowe, koszty usług zewnętrznych, koszty inwestycyjne).
Informację o poprawności rachunkowej, formalnej i merytorycznej (data
i podpis).
Podstawę prawną zgodnie z Ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo
Zamówień Publicznych (Dz. U. z 2007r. Nr 223 poz. 1655, z późniejszymi
zmianami); należy podać zapis na podstawie którego do projektu (wydatku)
nie stosuje się trybów ww. ustawy (nie wymagane w przypadku delegacji).
Adnotacja: „Projekt jest współfinansowany ze środków Europejskiego
Funduszu Rozwoju Regionalnego (oraz ze środków budżetu państwa....%* - *
jeśli dotyczy) w ramach Programu (pełna nazwa programu)”.
Nr księgowy bądź ewidencyjny, pod którym dana faktura/dokument
o równoważnej wartości księgowej został zaksięgowany.
W przypadku braku protokołu odbioru adnotacja „Towar/ usługę odebrano/
wykonano zgodnie z zamówieniem/ zleceniem numer…, z dnia…”.
Wyciągi / potwierdzenia dokonania przelewu
1. Potwierdzone za zgodność z oryginałem kopie wyciągów
z rachunku bankowego Beneficjenta (wskazanego w umowie/
decyzji
o
przyznaniu
dofinansowania
dla
projektu)
przedstawiające dokonane operacje bankowe lub kopie
przelewów
bankowych
potwierdzających
poniesienie
poszczególnych wydatków.
2. W przypadku zbiorczych wyciągów bankowych (zapłata za kilka
faktur, bez wyodrębnienia w treści nr dokumentu i kwoty),
należy opisać dokument poprzez wskazanie numeru faktury
dotyczącej projektu wraz z jej kwotą.
3. Błąd w treści przelewu (błędny/ niepełny nr faktury, rachunku,
błąd w nazwie kontrahenta) – należy dołączyć do wyciągu/
przelewu wyjaśnienie ze wskazaniem prawidłowych danych.
Cel prowadzenia wyodrębnionej księgowości
- zapewnienie utrzymania przez beneficjentów i inne podmioty
uczestniczące w realizacji projektu odrębnego systemu
księgowego lub kodu księgowego dla wszystkich transakcji
związanych z projektem;
- zagwarantowanie rzetelnego i terminowego rozliczenia
wydatków kwalifikowalnych;
- ułatwienie kontroli prawidłowości wykorzystania środków
unijnych (dla Kontrolera I stopnia).
Podstawy prawne
-
-
Rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 z 11 lipca 2006 r.;
ustawa o rachunkowości z 29 września 1994 r.;
Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 15.11.2001 r.
w sprawie szczególnych zasad rachunkowości dla niektórych
jednostek
niebędących
spółkami
handlowymi,
nieprowadzącymi działalności gospodarczej;
ustawy
systemowe
regulujące
zasady
tworzenia
poszczególnych jednostek (np. kultura, oświata itp.);
umowy o dofinansowanie/ decyzje o otrzymaniu wsparcia;
regulacje wewnętrzne jednostki (polityka rachunkowości).
Dostosowanie polityki (zasad) rachunkowości
Polityka rachunkowości powinna być wprowadzona odpowiednim
aktem
prawnym
(np.
uchwałą,
zarządzeniem)
funkcjonującym
u beneficjenta.
Jednym z integralnych elementów polityki rachunkowości jest
Zakładowy Plan Kont, który obejmuje: wykaz kont księgi głównej (konta
syntetyczne), opis przyjętych zasad klasyfikacji zdarzeń oraz zasady
prowadzenia kont pomocniczych (konta analityczne) i ich powiązania z
kontami księgi głównej.
Spełnienie warunku wyodrębnienia rachunkowości dla projektów
unijnych odbywa się przede wszystkim w momencie definiowania wykazu
kont księgi głównej (kont syntetycznych) oraz kont pomocniczych
(kont analitycznych).
Wyodrębniona ewidencja to:
-
wprowadzenie dodatkowych kont syntetycznych;
wprowadzenie dodatkowych poziomów analityki;
metoda mieszana;
zastosowanie kodu księgowego (litery, cyfry, ikony itp.).
Kod księgowy służy do wyodrębnienia operacji mających
miejsce przed podpisaniem umowy. Beneficjent może zastosować
kod księgowy, czyli odpowiednio oznaczyć dokumenty oraz
sporządzić ich zestawienie. Fakturę należy oznaczyć wówczas
dodatkowo kodem oraz numerem z zestawienia.
Wyodrębniona ewidencja w trakcie i po zakończeniu
realizacji projektu
-
-
W trakcie realizacji: może powstać potrzeba wyksięgowania (gdy
wydatek zostanie uznany przez kontrolera za niekwalifikowalny) lub
potrzeba doksięgowania (stwierdzenie braku wydatku w systemie);
Na zakończenie projektu: należy przeanalizować możliwość
dokonania zmian:
a) lata już zatwierdzone: zastosowanie kodu księgowego;
b) rok bieżący lub niezatwierdzony (sprawozdanie
finansowe): stosowne przeksięgowanie.
Konto bankowe projektu
Kwota dofinasowania z EFRR przekazywana jest Partnerowi
Wiodącemu w euro, dlatego PW w celu przyjmowania
dofinansowania z EFRR i przekazywania odpowiednich części
dofinansowania na rzecz Partnerów projektu, zobowiązany jest do
posiadania konta w walucie EUR.
Ryzyko kursu walutowego ponoszą polscy partnerzy.
Najczęściej popełniane błędy podczas tworzenia
wyodrębnionej ewidencji księgowej i kodu księgowego
-
-
-
stosowanie wyodrębnionych kont księgowych bez odpowiednich zapisów
w zakładowym planie kont;
brak aktualnego planu kont (polityki rachunkowości);
stosowanie wyodrębnionej ewidencji tylko dla kont kosztów;
pomyłki w księgowaniach;
brak wyodrębnienia środków trwałych w ewidencji środków trwałych;
brak jakiegokolwiek wyodrębnienia operacji w przypadku kosztów
poniesionych przed podpisaniem umowy o dofinansowanie/ decyzji
o otrzymaniu wsparcia (w tym wydatków niekwalifikowalnych);
brak wyodrębnienia kosztów niekwalifikowalnych.
Dziękujemy za uwagę