Prezentacja

1 marca 2010 r.
Podróże służbowe
Sebastian Twardoch, prawnik, doradca podatkowy
PODRÓŻ SŁUŻBOWA
• Przepisy prawa podatkowego w sposób autonomiczny nie
definiują pojęcia podróży służbowej.
• Przepis art. 77(5) § 1 Kp, stanowi, że pracownikowi wykonującemu
na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością,
w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym
miejscem pracy, przysługują należności na pokrycie kosztów
związanych z podróżą służbową.
• Zatem podróżą służbową jest wyjazd poza miejscowośd stałego
wykonywania pracy (siedziby pracodawcy) na służbowe polecenie
pracodawcy, który to wyjazd związany jest z wykonywaniem
zadania służbowego. W obecnie obowiązujących przepisach
wykonawczych dotyczących podróży służbowych nie ma natomiast
definicji podróży służbowej, jaka wcześniej się tam znajdowała.
NALEŻNOŚCI ZA
PODRÓŻ SŁUŻBOWĄ
• Z przywołanego przepisu wynika, iż dotyczy ono w pierwszej kolejności
pracodawców publicznych – jednostek budżetowych paostwowych lub
samorządowych. Tych pracodawców obowiązują wyłącznie przepisy
wymienionego rozporządzenia.
• Pozostali pracodawcy mają w tym względzie większą swobodę i – w myśl art.
77 § 3 K.p. – warunki wypłaty i wysokośd należności z tytułu podróży
służbowej określają w przepisach zakładowych tj. w:
 układzie zbiorowym pracy,
 regulaminie wynagradzania.
• Jeżeli natomiast pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub
nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania – warunki
wypłaty i wysokośd należności z tytułu delegacji służbowych pracownika
określa się w umowie o pracę.
NALEŻNOŚCI ZA
PODRÓŻ SŁUŻBOWĄ
• Wymagania odnośnie wspomnianych przepisów zakładowych i umów o
pracę zawiera art. 77 (5) § 4 K.p. Stanowi on, że „postanowienia układu
zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub umowy o pracę nie
mogą ustalad diety za dobę podróży służbowej na obszarze kraju oraz
poza granicami kraju w wysokości niższej niż dieta z tytułu podróży
służbowej na obszarze kraju określona dla pracownika zatrudnionego w
paostwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej”.
• Jeżeli natomiast pracodawca nie wydał żadnych przepisów zakładowych
odnoszących się do podróży służbowych, ani też nie zawarł
odpowiednich zapisów w umowie o pracę, wówczas, na mocy art. 77 (5)
§ 5 K.p., pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów
podróży służbowej odpowiednio według przepisów zawartych w
rozporządzeniu. Wówczas bezpośrednie zastosowanie ma w całości
powołane wyżej rozporządzenie.
PODRÓŻ SŁUŻBOWA
•
•
•
•
•
Pracownik Jan K., zatrudniony w centrali banku w Warszawie otrzymał od przełożonego
polecenie wyjazdu z siedziby centrali, znajdującej się w Śródmieściu do oddziału banku
położonego w dzielnicy Ursus, blisko granicy miasta, celem dokonania kontroli.
Pomimo, że podróż do tego oddziału zajęła pracownikowi ponad godzinę, oraz znajdowała
się w miejscu położonym w dużej odległości od miejsca pracy Jana K., nie można tego
wyjazdu traktowad jako podróży służbowej, gdyż Jan K. nie opuścił miejscowości
wykonywania pracy.
Inny pracownik centrali tego samego banku – Andrzej S. – został zobowiązany do
przeprowadzenia kontroli w oddziale mającym siedzibę w Piasecznie k. Warszawy.
Ponieważ w toku podróży Andrzej S. opuścił Warszawę, gdzie znajdowało się jego stałe
miejsce pracy, jego wyjazd do Piaseczna jest w tym wypadku podróżą służbową.
Codzienny przejazd z miejsca zamieszkania pracownika do miejscowości wykonywania
pracy nie jest nigdy podróżą służbową. Nie spełnia on bowiem podstawowej przesłanki
istnienia podróży służbowej wskazanej w art. 77 (5) § 1 kp tj. wykonywania zadania
służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza
stałym miejscem pracy.
Jednakże „powrót” pracownika do miejsca zamieszkania w celu wykonywania zadao
służbowych może byd uznany za podróż służbową.
PODRÓŻ SŁUŻBOWA
• Teresa M., zamieszkała na stałe w Legionowie k. Warszawy,
wykonuje pracę w firmie handlowej X. mającej siedzibę w
warszawie. Firma ta, dysponuje siecią sklepów w Warszawie i
okolicznych miejscowościach. W piątek, 15 lipca, po przybyciu
rano do firmy otrzymała polecenie wyjazdu służbowego do
Legionowa, gdzie znajdował się jeden ze sklepów należących do
firmy X. Celem podróży była kontrola jakości i terminowości
dostawy towaru przez nowego kontrahenta. Pracodawca
wyraził zgodę na powrót Teresa M. bezpośrednio do domu, po
wykonaniu zadao służbowych, żądając złożenia szczegółowego
raportu w poniedziałek.
• W tym przypadku mamy do czynienia z typową podróżą
służbową, gdyż delegowana Teresa M. opuściła miejscowośd, w
której stale wykonuje pracę i udała się do innej miejscowości,
wskazanej przez pracodawcę.
PODRÓŻ SŁUŻBOWA
• Podróżą służbową jest taki wyjazd, który następuje poza miejscowośd, w
której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałe miejsce pracy. Ten
element definicji podróży służbowej w praktyce sprawia najwięcej trudności.
W tym miejscu należy zauważyd, że w przypadku gdy pracownik ma
wyznaczone miejsce pracy jako obszar większy niż tylko miejscowośd, w
jakiej znajduje się zakład pracy, wówczas podróżą służbową będzie taki
wyjazd, który odbywa się poza miejsce wykonywania tej pracy.
• Dotyczyd to będzie różnego rodzaju pracowników, którzy mają pracę „w
terenie”. Przykładowo umowa o pracę (akt powołania, nominacji) może
określad, że miejscem pracy danego pracownika jest teren całej gminy.
Wówczas jazdy na obszarze tej gminy nie będą podróżami służbowymi.
• Podróżą służbową nie jest natomiast wyjazd pracownika do ustalonego w
umowie miejsca wykonywania pracy (tak też NSA w wyroku z dnia 24
listopada 1999 r., SA/Sz 1780/98).
Podróż służbowa
• Miejscem rozpoczęcia oraz zakooczenia podróży służbowej może byd
miejsce pobytu stałego albo czasowego. Powyższe jest niezależne od
dochowania obowiązku meldunkowego przez pracownika –
„Miejscowośd, w której pracodawca udostępnił pracownikowi
nieodpłatnie lokal mieszkalny i w której pracownik faktycznie
przebywał, chodby bez zamiaru stałego tam pobytu, bez względu na
dopełnienie obowiązku meldunkowego, jest miejscowością czasowego
pobytu pracownika w rozumieniu §4 ust. 3 pkt 1 rozporządzenia
Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r., w sprawie
wysokości oraz warunków ustalenia należności przysługujących
pracownikowi zatrudnionemu w paostwowej lub samorządowej
jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze
kraju”
• Wyrok SN – Izba Pracy, Ubezpieczeo Społecznych i Spraw Publicznych z
dnia 11.10.2005 r., I PK 67/05, OSNCP 2006, Nr 17-18, poz. 268; OSP
2007, Nr 3, poz. 36
PODRÓŻ SŁUŻBOWA
Siedzibą Spółki jest Warszawa. Pracownik mieszka w Krakowie
oraz przebywa na urlopie w Gdaosku. Miejscem docelowym
podróży służbowej ma byd Białystok. Pracodawca może
wyznaczyd jako miejsce rozpoczęcia podróży służbowej
Gdaosk tj. miejsce pobytu czasowego pracownika (założenie
że pracownik jedzie w podróż służbową zaraz po zakooczeniu
urlopu). Natomiast jako miejsce zakooczenia podróży
służbowej Kraków, jako miejsce pobytu stałego.
NALEŻNOŚCI ZA
PODRÓŻ SŁUŻBOWĄ
Z tytułu podróży, odbywanej w terminie i w paostwie określonym przez
pracodawcę, pracownikowi przysługują:
1) diety,
2) zwrot kosztów przejazdów i dojazdów,
3) zwrot kosztów noclegów,
4) zwrot innych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do
uzasadnionych potrzeb.
• Szczegółowe warunki przyznawania powyższych należności, sposób ich
ustalania oraz wysokośd określone są w powoływanych wyżej
rozporządzeniach. Tutaj warto wskazad na jedną istotną kwestię. Otóż
zasadniczo środek transportu właściwy do odbycia podróży określa
pracodawca. Na wniosek pracownika pracodawca może wyrazid zgodę na
przejazd w podróży samochodem osobowym, motocyklem lub
motorowerem niebędącym własnością pracodawcy.
DIETA
•
•
•
Zgodnie z rozporządzeniem dieta jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych
kosztów wyżywienia w czasie podróży. Zatem nie wszystkim delegowanym
pracownikom przysługuje dieta.
Jeżeli w czasie podróży służbowej pracownikowi zapewniono bezpłatne
wyżywienie przez cały dzieo delegacji, to pracownikowi dieta nie będzie
przysługiwad (§4 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia).
Podobnie dieta nie przysługuje pracownikom:
 za czas delegowania do miejscowości pobytu stałego lub czasowego
pracownika;
 przebywającym w podróży trwającej co najmniej 10 dni – za dni wolne od
pracy, które spędził w miejscowości swojego pobytu stałego lub czasowego,
a za które otrzymał zwrot kosztów przejazdu z miejscowości delegacji do
miejsca pobytu stałego lub czasowego.
DIETA
•
•
•
•
W opisywanym powyżej przypadku Teresy M. zatrudnionej w firmie handlowej X. z
siedzibą w Warszawie, która została wysłana w podróż służbową z Warszawy
(miejsce pracy) do Pabianic (miejsce stałego zamieszkania), diety nie będą
przysługiwad, pomimo, że pracodawca nie zapewnił tej pracownicy całodziennego
wyżywienia.
Kwota diety jest ustalona normatywnie i wynosi obecnie 23 zł za dobę podróży
służbowej. Zgodnie z § 4 ust. 2 rozporządzenia, należności z tytułu diet oblicza się za
czas od rozpoczęcia podróży (wyjazdu) do powrotu (przyjazdu) po wykonaniu
zadania służbowego określonego w poleceniu wyjazdu.
Jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:
 od 8 do 12 godzin – przysługuje połowa diety,
 ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.
Jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej
wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę dieta wynosi:
 do 8 godzin – przysługuje połowa diety,
 ponad 8 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.
DIETA W ZAGRANICZNEJ
PODRÓŻY SŁUŻBOWEJ
Dieta z tytułu delegacji zagranicznej, w przeciwieostwie do
diety za podróż krajową nie jest przeznaczona jedynie na
pokrycie kosztów wyżywienia, ale i na pokrycie innych
drobnych wydatków w podróży (§ 4 ust. 1 in fine r.p.s.z.).
• To oznacza, że diety zagraniczne przysługują praktycznie
każdemu delegowanemu, bez względu na to, czy pracodawca
zapewnił wyżywienie czy też nie. Dieta przysługuje za każdą
rozpoczętą dobę podróży, w przypadku, gdy doba była
niepełna, przysługuje dieta w obniżonej wysokości, tj.
 za 8 godzin - 1/3 kwoty diety,
 ponad 8 do 12 godzin - 1/2 kwoty diety,
 ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.
DIETA
• Pojęcie „doby” definiuje się zgodnie z przepisami prawa pracy
dotyczącymi czasu pracy tj. doba to 24 kolejno po sobie
następujące godziny. Na przykład gdy pracownik rozpoczął
podróż służbową o godzinie 7 rano w poniedziałek, to doba
upłynie o godzinie 7 rano we wtorek.
• Pojęcie doby było również definiowane w orzecznictwie
sądowym, w którym wyrażono pogląd, zgodnie z którym :
„czas podróży służbowej liczy się w sposób ciągły od chwili
przekroczenia granicy w drodze za granicę do chwili
przekroczenia granicy w drodze powrotnej do kraju, bez
uwzględnienia pory dziennej lub nocnej, godziny zmiany daty,
itp. a dobę stanowi czas każdych 24 godzin niezależnie od
godziny, w której okres czasu się zaczyna”
• Wyrok WSA – Ośrodek Zamiejscowy w Lublinie z dnia
22.3.2000 r., I SA/Lu 174/98, GP 2004, Nr 157, s. 6
DIETA – kraj docelowy
• W przypadku podróży służbowych zagranicznych nie ma diet
tranzytowych tylko wypłaca się diety właściwe dla paostwa
docelowego, tj. nie wypłaca się diet właściwych dla paostw
przez które następuje przejazd ale wypłaca się diety właściwe dla
paostwa, w którym ma nastąpid kulminacja podróży.
• Mieszane podróże służbowe polegają na tym, iż cześd podróży
służbowej pracownik odbywa na terytorium kraju, a częśd
podróży służbowej pracownik odbywa za granicą. Kwestią
budzącą wątpliwości, jest problem wysokości diety
przysługującej za częśd podróży służbowej na obszarze kraju.
• W celu obliczenia diety za częśd podróży służbowej na obszarze
kraju, należy uwzględnid okres pobytu za granicą w celu
stwierdzenia, czy podróż służbowa trwała krócej, czy dłużej niż
dobę.
DIETA W ZAGRANICZNEJ
PODRÓŻY SŁUŻBOWEJ
•
W przypadku, gdy zatrudnionemu za granicą zapewnione jest częściowe
wyżywienie, wówczas dieta przysługuje w części odpowiednio na:
 śniadanie - 15% diety;
 obiad - 30% diety;
 kolację - 30% diety;
 inne wydatki - 25% diety.
•
Jeżeli natomiast pracownik otrzymuje całodzienne bezpłatne wyżywienie za
granicą i gdy wyżywienie opłacone jest w cenie karty okrętowej (promowej), to
za każdą dobę delegacji przysługuje 25% diety. Taka kwota diety przysługuje
również zatrudnionemu, który opłaca wyżywienie bezpośrednio ze środków
finansowych pracodawcy np. za pomocą służbowej karty kredytowej.
Zgodnie z § 5 ust. 3 r.p.s.z. dieta nie przysługuje tylko pracownikowi, który
otrzymuje za granicą ekwiwalent pieniężny na wyżywienie. Jednak jeżeli
ekwiwalent jest niższy od diety, pracownikowi przysługuje wyrównanie do
wysokości należnej diety.
•
KOSZTY KOMUNIKACJI
MIEJSKIEJ
•
•
•
•
•
Każdemu zatrudnionemu przysługuje zwrot kosztów poniesionych na przejazd do
miejsca wykonywania zadao służbowych. Koszty te, powinny byd udokumentowane
biletem lub fakturą, w zależności od tego jakim środkiem lokomocji poruszał się
zatrudniony. Zwrot kosztów przejazdu obejmuje cenę biletu określonego środka
transportu, z uwzględnieniem przysługującej pracownikowi ulgi na dany środek
transportu, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga ta przysługuje (§5 ust. 2
rozporządzenia)
Należy pamiętad, że to pracodawca decyduje o tym, jakim środkiem komunikacji
będzie się poruszad delegowany. Rodzaj środka (np. pociąg, autobus PKS) powinien
zostad wskazany w poleceniu wyjazdu służbowego. Zmiana rodzaju środka
transportu jest dopuszczalna, ale tylko za zgodą pracodawcy.
Poza zwrotem kosztów przejazdów z miejscowości wykonywania pracy do miejsca
delegowania, zatrudnionemu przysługuje, zgodnie z §6 rozporządzenia, ryczałt na
pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w wysokości 20%
diety.
Ryczałt ten wynosi obecnie 4,60 zł za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży.
Pracodawca może wyrazid zgodę na pokrycie udokumentowanych kosztów
dojazdów środkami komunikacji miejscowej.
KOSZTY PRZEJAZDU SAMOCHODEM
ZATRUDNIONEGO
•
•
•
Czy zwrot kosztów opłat za przejazd autostradą, opłat parkingowych
pracownikom poniesionych podczas podróży służbowej będzie
zaliczane do ich przychodu?
„Powyższy przepis nie wymienia o jakie inne udokumentowane
wydatki chodzi, nie ogranicza również ich wysokości pozostawiając to
w gestii pracodawcy. To pracodawca decyduje o zwrocie faktycznie
poniesionych przez pracownika wydatków, które nie są limitowane i
które muszą mied związek z wykonaną podróżą, a ponadto byd
prawidłowo udokumentowane. Mając powyższe na uwadze stwierdzid
należy, że kwoty zwróconych pracownikowi wydatków związanych z
podróżą służbową (właściwie udokumentowanych), czyli opłat za
przejazdy autostradami bądź koszty opłat parkingowych podlegad
będą zwolnieniu na mocy art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku
dochodowym od osób fizycznych.”
Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach z dnia 19.12.2008 r.,
IBPB2/415-1602/08/BD
ZWROT
KOSZTÓW NOCLEGU
•
•
•
Jeżeli podróż służbowa trwa dłużej niż dzieo i zaistnieje koniecznośd
zatrzymania się na nocleg, wówczas pracodawca jest zobowiązany do
 zapewnienia noclegu delegowanemu albo
 pokrycia wydatków poniesionych na zakwaterowanie.
Zgodnie z §7 ust. 1 rozporządzenia, za nocleg w hotelu lub innym obiekcie
świadczącym usługi hotelarskie pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w
wysokości stwierdzonej rachunkiem. Oznacza to, że podstawą do wypłaty
należności za nocleg jest wyłącznie rachunek (faktura). Dla kwestii zwrotu
zatrudnionemu należności za nocleg nie ma znaczenia, czy rachunek jest
wystawiony na pracownika, czy też na pracodawcę wysyłającego
Jeżeli pracownik nie przedłożył rachunku, to wówczas przysługuje mu ryczałt
za każdy nocleg w wysokości 150% diety.
ZWROT
KOSZTÓW NOCLEGU
• Warunkiem przyznania ryczałtu jest, aby:
 nocleg trwał co najmniej 6 godzin pomiędzy godzinami 21 i
7,
 pracownik nie miał możliwości codziennego powrotu do
miejscowości stałego lub czasowego pobytu (por. §7 ust. 4 in
fine rozporządzenia).
• Zwrot kosztów noclegu lub ryczałt za nocleg nie przysługuje
za czas przejazdu – jeżeli wspomniany przejazd miał miejsce
w nocy.
• Dotyczy to sytuacji gdy np. pracownik powracał z delegacji w
godzinach nocnych pociągiem w wagonie sypialnym lub
kuszetką. W takim przypadku zwrot kosztów obejmuje
jedynie cenę biletu wraz ze stosownymi dopłatami.
KOSZTY W ZWIĄZKU
Z PODRÓŻĄ ZAGRANICZNĄ
• Poza zwrotem kosztów przejazdu w delegacji, pracodawca,
na podstawie § 10 r.p.s.z. wypłaca także:
 kwotę w wysokości jednej diety – ryczałt na pokrycie kosztów
dojazdu z dworca i do dworca kolejowego, autobusowego, portu
lotniczego lub morskiego w miejscowości docelowej za granicą oraz
w każdej innej miejscowości, w której pracownik korzystał z
noclegu,
 10% diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży – ryczałt na
pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej.
• Ryczałty powyższe nie przysługują, jeżeli:
 pracownik odbywa podróż pojazdem samochodowym (służbowym
lub prywatnym),
 strona zagraniczna zapewnia bezpłatne dojazdy,
 pracownik nie ponosi kosztów, na których pokrycie przeznaczone są
wymienione ryczałty
KOSZTY W ZWIĄZKU
Z PODRÓŻĄ ZAGRANICZNĄ
• Zwrot kosztów przewozu bagażu:
 Pracodawca może wyrazid zgodę na zwrot kosztów
przewozu samolotem bagażu osobistego o wadze do 30
kg, liczonej łącznie z wagą bagażu opłaconego w cenie
biletu, jeżeli podróż trwa ponad 30 dni lub gdy
paostwem docelowym jest paostwo pozaeuropejskie (§
11 r.p.s.z.).
 Opłaty te powinny byd udokumentowane adnotacją na
bilecie lotniczym, lub wykazane w odrębnym rachunku.
Zwrot tych kosztów będzie jednak możliwy po złożeniu
przez pracownika odpowiednio umotywowanego
wniosku. Pracodawca ma natomiast prawo taki wniosek
przyjąd lub odrzucid.
KOSZTY W ZWIĄZKU
Z PODRÓŻĄ ZAGRANICZNĄ
• Nie podlegają zwrotowi koszty (§ 12 ust. 2 r.p.s.z.):





leków, których nabycie za granicą nie było konieczne,
zabiegów chirurgii plastycznej,
zabiegów kosmetycznych,
protez ortopedycznych, dentystycznych,
zakupu okularów
• Jeżeli pracownik podlega hospitalizacji lub zaistnieje
koniecznośd zatrzymania się w zakładzie leczniczym, to
przysługuje mu wówczas dieta w obniżonej wysokości.
Zgodnie bowiem z § 7 r.p.s.z., za każdą dobę pobytu w szpitalu
lub innym zakładzie leczniczym za granicą pracownikowi
przysługuje 25% diety.
ZALICZKA
NA PODRÓŻ SŁUŻBOWĄ
•
•
Nowelizacja wprowadzona rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki
Społecznej z dnia 30 listopada 2006 r. (Dz. U. Nr 227, poz. 1661) oprócz
podwyższenia kwoty minimalnej diety do 23 zł za dobę podróży służbowej,
dopuściła również możliwośd wypłacania przez pracodawcę zaliczek na
pokrycie niezbędnych kosztów delegacji krajowej. Dotychczasowe przepisy
przewidywały wprawdzie możliwośd przyznawania takich zaliczek, ale tylko
w wypadku podróży służbowej za granicę.
Na podstawie nowego §8a ust. 1 rozporządzenia pracodawca przyznaje
zatrudnionemu zaliczkę na pokrycie niezbędnych kosztów podróży, na jego
wniosek. Wniosek ów nie musi byd umotywowany – uzasadnienia nie
wymagają bowiem przepisy. Może on byd złożony na piśmie, ale również w
innej formie – elektronicznej (e-mail), ustnej itp. Przepisy nie precyzują
bowiem formy składania wniosku. Co więcej, z brzmienia wskazanego
przepisu wynika, że pracodawca nie może odmówid pracownikowi wypłaty
takiej zaliczki.
ZALICZKA
NA PODRÓŻ SŁUŻBOWĄ
•
•
Zaliczkę – jak już wcześniej wskazano – przyznaje się na pokrycie kosztów
niezbędnych. Oznacza to, że za pomocą wypłaconych niejako „z góry”
pieniędzy na delegację, pracownik może jedynie:
 zakupid bilety kolejowe, autobusowe lub lotnicze, uprawniające do
przejazdu do miejscowości w której będzie wykonywał zadania służbowe
i z powrotem,
 pokryd koszta ewentualnego noclegu i/lub posiłków,
 zakupid niezbędne materiały, potrzebne do wykonywania pracy w
miejscu delegowania, względnie pokryd wskazane lub zaakceptowane
przez pracodawcę wydatki (pokrycie kosztów kolacji z kontrahentami,
wynajmu sali na prezentacje, bądź szkolenia itp.).
Po powrocie z podróży pracownik jest obowiązany rozliczyd otrzymaną
zaliczkę. Ma na to 14 dni licząc od daty zakooczenia podróży (§8a ust. 1
rozporządzenia)
KOSZTY DELEGACJI
PRACOWNICZEJ A PIT
•
•
•
•
Przepis ten, stanowi że wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas
podróży służbowej pracownika, do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w
przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz
warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w paostwowej
lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju
oraz poza granicami kraju.
Brzmienie cytowanego wyżej unormowania jest jednoznaczne – zwolnieniem objęte są
wszelkiego rodzaju przychody z tytułu zwrotu kosztów poniesionych przez pracownika
wysyłanego przez pracodawcę w delegację. Zwolnienie dotyczy wszystkich zatrudnionych na
podstawie stosunku pracy lub służbowego – bez względu na zajmowane stanowisko.
W odniesieniu do członków zarządów, menedżerów i innych osób zatrudnionych na
kierowniczych stanowiskach, których podstawą zatrudnienia jest:
 umowa o pracę,
 kontrakt menedżerski mający charakter umowy o pracę,
 powołanie (na podstawie art. 68 i nast. K.p. lub innych przepisów),
 mianowanie
znajdują zastosowanie w całości powyższe unormowania. Te osoby są bowiem w rozumieniu
przepisów K.p. i przepisów podatkowych pracownikami.
KOSZTY DELEGACJI
PRACOWNICZEJ A PIT
•
•
•
•
•
Jednostka ma siedzibę w X i tam odbywają się posiedzenia Rady Nadzorczej. W dniu 30
marca 2007 r. dokonano zmiany w składzie Rady Nadzorczej powołując osoby mające
miejsce zamieszkania i pracy w Y. Prezes Zarządu podjął decyzję o tym, że ewentualne
wydatki członków Rady Nadzorczej poniesione na dojazdy na posiedzenia Rady Nadzorczej
będą im zwracane. Chodzi tu konkretnie o bilety PKP.
Czy od zwrotu wydatków (bilety PKP) poniesionych przez członków Rady Nadzorczej na
dojazdy na posiedzenia Rady Nadzorczej, należy pobierad podatek dochodowy od osób
fizycznych?
„Wnioskodawca uważa więc, iż świadczenia wypłacane członkom Rady Nadzorczej
dojeżdżającym na jej posiedzenia, np. koszty noclegu, przejazdu (również własnym
samochodem), są zwolnione od podatku dochodowego. Przy czym zastosowanie tu będą
miały limity określone w rozporządzeniach ministra pracy i polityki społecznej.
Wnioskodawca podał, iż potwierdzają to interpretacje organów podatkowych, np. Urzędu
Skarbowego w Żywcu z 14 czerwca 2005 r. (PDII/415/ I/9/2005).
W przedstawionym we wniosku stanie faktycznym, gdzie wskazano, że podróże członków
Rady Nadzorczej wiążą się z posiedzeniami Rady, kwestia związku otrzymywanych przez
członków Rady Nadzorczej Spółki świadczeo z przychodami nie budzi wątpliwości. Tym
samym, przy założeniu spełnienia pozostałych warunków określonych powyżej, Spółka jako
płatnik nie powinna naliczad i pobierad podatku od zwracanych członkom Rady Nadzorczej
kosztów związanych z ich dojazdami na posiedzenia Rady Nadzorczej Spółki.”
Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w piśmie z dnia 12.02.2009 r., ILPB1/415-958/084/AG; Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w piśmie z dnia 15.09.08 r., ITPB1/415417/08/AT
KOSZTY DELEGACJI
PRACOWNICZEJ A PIT
• Kwoty zwracane pracownikowi podlegają zwolnieniu z opodatkowania
jedynie do wysokości określonej w rozporządzeniu. Jeżeli więc u danego
pracodawcy obowiązują przepisy płacowe ustalające korzystniejsze wartości
diet czy ryczałtów, wówczas zwolnieniu z opodatkowania nie podlega różnica
pomiędzy kwotą określoną w przepisach rozporządzenia a kwotą wypłaconą.
Potwierdził to NSA, który w wyroku z 3 kwietnia 1996 r., SA/Gd 79/95
wskazał, że diety i inne należności za czas podróży służbowej pracowników w
wysokości przekraczającej pułap określony w odrębnych przepisach
stanowią przychód ze stosunku pracy podlegający podatkowi dochodowemu
od osób fizycznych.
• Ponieważ przychody z tytułu zwrotu kosztów podróży służbowej są wolne od
opodatkowania, nie powinny byd doliczane do ich wynagrodzeo.
ZWROT KOSZTÓW
JAKO KOSZT
•
•
•
Zarówno art. 15 ust. 1 ustawy o CIT stanowią, że kosztami uzyskania
przychodów z poszczególnego źródła są wszelkie koszty poniesione w celu
osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w obydwu
ustawach, które nie zostały normatywnie zaliczone do kosztów uzyskania
przychodów.
Koszty poniesione z tytułu delegacji pracowników oraz innych osób
zatrudnionych nie będących pracownikami nie są wymienione wśród
kosztów nie będących kosztami uzyskania przychodu. Co do zasady są to
koszty uzyskania przychodu i pracodawca lub zleceniodawca może je zaliczyd
do kosztów podatkowych.
Wyjątek stanowią wydatki ponoszone na rzecz pracowników z tytułu
używania przez nich samochodów na potrzeby pracodawcy lub
zleceniobiorcy w celu odbycia podróży służbowej, w wysokości
przekraczającej kwotę ustaloną przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr
przebiegu pojazdu, określoną w przepisach rozporządzenia (por. art. 16 ust.
1 pkt 30 ustawy o CIT/ art. 23 ust. 1 pkt 36 ustawy o PIT)
Dziękuję za uwagę
Pytania i wątpliwości:
Sebastian Twardoch
[email protected]