Przewodnik użytkownika

Przewodnik użytkownika
03-06-2013
strona 1/20
Wstęp
Jeśli chcesz dowiedzieć się w jaki sposób BeeOffice wspiera twoją codzienną pracę,
zapraszamy do zapoznania się z niniejszym Przewodnikiem użytkownika.
Jeśli jesteś administratorem systemu i przygotowujesz BeeOffice do pierwszego
uruchomienia w Twojej organizacji lub chcesz zmienić jego konfigurację, dodatkowe
wskazówki znajdziesz w dokumencie Przewodnik administratora.
strona 2/20
Spis treści
Wstęp ...................................................................................................................................2
Spis treści..............................................................................................................................3
Logowanie do BeeOffice ......................................................................................................4
Powiadomienia mailowe z BeeOffice i opcje użytkownika ..................................................4
Struktura organizacyjna .......................................................................................................5
Pracownicy - lista ..................................................................................................................5
Pracownicy - wyświetlanie/edycja danych ...........................................................................6
Dane firmy ............................................................................................................................6
Terminarz .............................................................................................................................6
Terminarz - Kopiowanie aktywności ....................................................................................8
Terminarz - Aktywności kompletne/niekompletne ..............................................................8
Akceptacja terminarza..........................................................................................................9
Akceptacja administracyjna terminarza ...............................................................................9
Grupy zadań - definiowanie ...............................................................................................10
Zadania - definiowanie .......................................................................................................11
Terminarz - Lista aktywności (raportowanie czasu pracy) .................................................12
Rezerwacje .........................................................................................................................12
Zapotrzebowania ................................................................................................................13
Urlopy .................................................................................................................................14
Delegacje ............................................................................................................................15
Rozliczenie samochodu prywatnego ..................................................................................17
Rozliczenie samochodu prywatnego - ryczałt ....................................................................18
Rozliczenie samochodu służbowego ..................................................................................19
Infobox ...............................................................................................................................20
strona 3/20
Logowanie do BeeOffice
Możesz zalogować się do BeeOffice ze strony www.BeeOffice.com (klikając na link
"Zaloguj się") lub bezpośrednio wchodząc na adres strony logowania:
https://app.BeeOffice.com
Na ekranie logowania użytkownik BeeOffice wypełnia 3 pola:
- identyfikator użytkownika
- hasło
- organizacja
Powyższe informacje niezbędne do logowania otrzymasz od administratora BeeOffice
w twojej firmie. Po pierwszym zalogowaniu możesz zmienić hasło klikając na link "Moje
konto" w górnym prawym rogu ekranu.
Jeśli wprowadzisz błędne dane logowania 5 razy z rzędu, konto użytkownika zostanie
zablokowane na 10 minut. W takiej sytuacji możesz poczekać, bądź skorzystać z opcji
"Zapomniałem hasła" na ekranie logowania. Na twój adres email zdefiniowany w
BeeOffice zostanie wysłany specjalny link do strony www pozwalającej na zmianę hasła.
Hasło użytkownika BeeOffice musi składać się co najmniej z 8 znaków, w tym co najmniej
jednej wielkiej litery i co najmniej jednej cyfry (np. hasło "Pszczoła1" spełnia te warunki,
hasło "pszczoła" - nie spełnia).
Powiadomienia mailowe z BeeOffice i opcje
użytkownika
Opcje
Domyślnie otrzymywanie powiadomień mailowych z BeeOffice jest wyłączony –
informacje o czekających na twoją akceptację dokumentach (np. wnioski o urlop,
zapotrzebowania czy rozliczenie delegacji) możesz zobaczyć w menu Infobox bądź
odpowiednim dla danej funkcji podmenu BeeOffice. Jeśli chcesz otrzymywać
powiadomienia mailowe, kliknij w pozycję Opcje w prawym górnym narożniku ekranu i
wybierz odpowiednie ustawienie na ekranie odpowiednio dla rezerwacji zasobów,
urlopów, zapotrzebowań i delegacji. Dla każdego z tych obszarów możesz zaznaczyć
osobną wartość, np. powiadamianie o czekających na akceptację zapotrzebowaniach
natychmiast po ich aktywacji, ale dla wniosków urlopowych tylko raz w tygodniu.
Jeśli korzystasz z BeeOffice w wersji Pro, możesz dodatkowo w tym miejscu wybierając
zakładkę Filtry zdefiniować swoje własne filtry wyświetlania danych, np. zespół
pracowników który nie jest oparty na strukturze organizacyjnej firmy, a dla którego
chciałbyś zobaczyć np. terminarz czy listę delegacji.
strona 4/20
Struktura organizacyjna
Menu: Firma->Struktura
Tutaj możesz przeglądać strukturę twojej organizacji w formie hierarchicznego "drzewa",
jeśli chcesz np. szybko ustalić kto zajmuje dane stanowisko w firmie.
Ekran jest podzielony na dwa panele: po lewej stronie widzisz poszczególne elementy
struktury organizacyjnej twojej firmy, a po prawej stronie listę pracowników.
Ikony [+] i [-] przy poszczególnych elementach struktury pozwalają rozwinąć lub ukryć
elementy podrzędne.
W strukturze organizacyjnej mogą występować dwa rodzaje obiektów:
- jednostki organizacyjne (działy lub zespoły)
- stanowiska (np. dyrektor, kierownik, specjalista)
Ikona [< >] pomiędzy dwoma panelami synchronizuje widok, tzn. po zaznaczeniu
wybranej jednostki organizacyjnej możemy wyświetlić listę osób, które do niej należą.
Ikona [< >] przy każdej osobie (w panelu po prawej stronie) powoduje podświetlenie
stanowiska danej osoby w strukturze organizacyjnej firmy.
Pracownicy - lista
Menu: Firma->Pracownicy
Lista pracowników firmy. Możesz z niej szybko przejść do danych wybranego pracownika.
Filtr po lewej stronie ekranu umożliwia wyświetlenie osoby/grupy pracowników wg ich
miejsca w strukturze organizacyjnej. Pole wyszukiwania (w górnym prawym rogu,
oznaczone ikoną lupy) pozwala szybko odnaleźć osobę/grupę osób wg nazwiska,
stanowiska lub innych atrybutów widocznych na liście – wystarczy wpisać poszukiwny
tekst i nacisnąć enter bądź kliknąć na ikonę lupy.
Istnieje możliwość wyświetlenia listy pracowników w różnych widokach dostępnych w
pozycji „widok” nad listą, np. tylk opracowników nieaktywnych lub z uwzględnieniem
przypisanych etykiet. Etykiety stanowią dodatkowe oznaczenia (określane niekiedy jako
"tagi"), które można przypisywać do pracowników w BeeOffice, aby odnotować
dodatkowe informacje.
Etykiety mogą być wykorzystane w dowolny sposób - zależnie od twoich potrzeb
informacyjnych - do przechowywania informacji, dla których nie przewidziano gotowych
pól danych w BeeOffice. Z użyciem filtra w lewej części ekranu pozwalają też na proste
przeglądanie list pracowników, którzy mają przypisane konkretne etykiety, np.pokazanie
na liście pracowników posiadających czerwoną etykietę o nazwie X oraz równocześnie
błękitną o nazwie Y. Wyszukując pracowników możesz wskazać dowolną liczbę etykiet do
których przypisanych pracwników chcesz wyświetlić oraz dodatkowo nadać warunek
strona 5/20
„lub” lub „i”, co pozwala na dużą dowolność w budowaniu wynikowej listy pracowników
(np. pracownicy do których przypisaliśmy równocześnie etykietę X oraz Y).
Po kliknięciu na ikonę edycji po prawej stronie przejdziesz do edycji szczegółowych
informacji o danym pracowniku zgromadzonych w BeeOffice.
Pracownicy - wyświetlanie/edycja danych
Menu: Firma->Pracownicy
Ekran prezentuje szczegółowe informacje o pracowniku firmy.
Możesz np. szybko odnaleźć informację o numerze telefonu, adresie email lub
stanowisku wybranej osoby.
Ze względu na dużą liczbę atrybutów którymi można opisać osobę, w BeeOffice dane są
pogrupowane w kilku zakładkach (Administracja, Kompetencje, Role, ...). Dostęp do
niektórych danych wymaga rozszerzonych uprawnień (np. dane HR, role które decydują o
uprawnieniach danego użytkownika). W dolnej części pierwszej zakładki edycji
pracownika możesz przypisać danemu pracownikowi dowolną liczbę wcześniej
zdefiniowanych etykiet.
Dane firmy
Menu: Firma->Dane firmy
Na tym ekranie możesz szybko sprawdzić podstawowe dane Twojej firmy, np. kiedy
potrzebujesz adresu lub NIP firmy dla dostawcy do wystawienia prawidłowej faktury.
Terminarz
Menu: Aktywności->Terminarz
W Terminarzu BeeOffice możesz w przejrzysty sposób wprowadzić lub przeglądać
informacje o zadaniach zaplanowanych na dzień bieżący bądź dowolny okres w
przyszłości i przeszłości. Zależnie od nadanych uprawnień, masz dostęp do danych tylko o
aktywności własnej, twojego zespołu lub całej organizacji.
Dzięki Terminarzowi możesz łatwo ustalić czym zajmują się twoi współpracownicy w
najbliższych dniach albo ile godzin pracy poświęcił cały zespół na realizację konkretnego
projektu. Możesz również sprawdzić kto jest w danym okresie dostępny, a kto ma
zaplanowany urlop.
Panel po lewej stronie ekranu pozwala ustalić zakres prezentowanych informacji:
strona 6/20
- czyj terminarz chciałbyś zobaczyć (tylko ja, mój zespół, cała firma, wybrana inna osoba,
...), a dla wersji BeeOffice Pro dodatkowo własny filtr danych zdefiniowany w „Opcje”
- jaki okres czasu wyświetlić (wybrany miesiąc lub konkretna data)
Główny panel w centralnej części ekranu przedstawia terminarz w postaci "kratek" gdzie
poszczególne wiersze odpowiadają osobom, a kolumny to kolejne dni. Aktualna data jest
wyróżniona oraz podana w opisie powyżej terminarza.
Wprowadzanie i przeglądanie aktywności w terminarzu odbywa się na dwóch poziomach.
1. Na ekranie przeglądowym terminarza możesz wprowadzać/przeglądać skróty
oznaczające poszczególne aktywności ([Grupy zadań]). Jeśli chcesz wypełnić swój
terminarz, po jednokrotnym kliknięciu w odpowiedniej "kratce" pojawi się kursor
oznaczający możliwość wpisania tekstu. Wprowadź tu wcześniej zdefiniowany skrót dla
właściwej Grupy zadań. Możesz w ten sposób bardzo szybko wypełnić terminarz na kilka
dni, na ogólnym poziomie (tylko Grupy zadań, bez uzupełniania dalszych szczegółów).
2. Po dwukrotnym kliknięciu w wybrane pole terminarza przejdziesz do ekranu
szczegółów aktywności na dany dzień.
W tym miejscu możesz uzupełnić dalsze szczegóły terminarza Twojego lub podwładnych:
- zadanie, w ramach wybranej Grupy zadań (jeśli Grupa zadań zawiera zdefiniowane
Zadania),
- czas trwania danej aktywności (w godzinach)
- godzina rozpoczęcia/zakończenia danej aktywności (pola opcjonalne)
- czas rozliczeniowy (pole opcjonalne, może być wykorzystane np. jeśli pracujesz nad
projektem dla którego chcesz rejestrować równolegle całkowity czas poświęcony na
zadanie oraz czas który będzie osobno rozliczany)
- dodatkowy komentarz do Zadania (w tym miejscu możesz dodać dowolny tekst, np.
miejsce w którym będziesz pracował w ramach danego zadania, żeby twoi
współpracownicy mogli się łatwiej z tobą skontaktować)
- dodatkowe atrybuty, zależnie od systemu rejestracji czasu pracy w twojej organizacji,
zdefiniowane przez administratora systemu lub twojego przełożonego (pola: Kategoria
1..3)
Z ekranu danych szczegółowych możesz wprowadzić wiele aktywności w jednym dniu
(np. jeśli czas pracy dzielisz między różne projekty).Używając przycisku [Dodaj] masz
możliwość utworzenia większej liczby aktywności w danym dniu. W każdej z nich
niezależnie możesz wybrać Grupę zadań lub Zadanie i uzupełnić pozostałe informacje.
Tylko jedna aktywność w danym dniu może mieć status "aktywność główna" tzn. jej skrót
będzie widoczny na ekranie Terminarza. Po wprowadzeniu wielu aktywności w jednym
dniu, na ekranie Terminarza kratka dla danego dnia będzie oznaczona dodatkowym
symbolem wielokropka co oznacza, że dalsze informacje są dostępne po wejściu do
strona 7/20
widoku szczegółowego bądź po zaznaczeniu danego dnia, w linii poniżej ekranu
Terminarza. Jeśli natomiast w danym dniu masz zdefiniowaną delegację, dodatkowo
będzie tam widoczna ikona samochodu. W ten sposób osoby które widzą twój terminarz
od razu widzą, że w danym dniu jesteś w delegacji bądź masz więcej niż jedną aktywność.
Jeśli kod grupy zadań w danym dniu ma kolor czerwony, to oznacza że nie wybrałeś dla
danej Grupy zadań odpowiedniego Zadania lub czasu trwania, bądź – w przypadku
urlopów – że w tym dniu zdefiniowany masz urlop, który jeszcze nie został
zaakceptowany przez twojego przełożonego.
Terminarz - Kopiowanie aktywności
Jeśli planujesz kilka dni pracy, które będą miały takie same właściwości (Grupa zadań,
Zadanie, czas pracy, itp.) wystarczy że uzupełnisz dane dla jednego dnia, a następnie
skopiujesz je do innych wybranych dni.
Wejdź w szczegóły dnia, z którego chcesz wykonać kopię, następnie wciśnij przycisk
[Kopiuj] i na wyświetlonym kalendarzu wskaż, do których dni chcesz skopiować dane. W
ten sposób możesz skopiować jeden dzień na wiele innych za pomocą jednego ruchu!
Terminarz - Aktywności kompletne/niekompletne
Każda organizacja ustala własne szczegółowe wymagania co do sposobu rejestracji czasu
pracy.
Od osoby odpowiedzialnej w Twojej firmie za administrację danymi BeeOffice uzyskasz
informację jakie pola w danej aktywności w Terminarzu powinny być wypełnione.
Pola opisujące godzinę rozpoczęcia, zakończenia i czas trwania aktywności nie są
powiązane (np. wypełnienie godzin rozpoczęcia/zakończenia aktywności nie wylicza
czasu tej aktywności).
Dodatkowo BeeOffice sprawdza:
- czy dla każdego dnia roboczego wprowadzono Grupę zadań (jeśli wybrana Grupa zadań
ma zdefiniowane zadania podrzędne, to należy wybrać również Zadanie)
- czy dla każdego dnia roboczego wprowadzono czas pracy większy niż 0 godzin
Aktywności, które nie spełniają ww. założeń są wyróżnione kolorem czerwonym i blokują
możliwość zaakceptowania Terminarza dla miesiąca, w którym takie niekompletne
aktywności występują.
Podsumowanie aktywności zaplanowanych w terminarzu dla Ciebie, zespołu lub innej
grupy osób możesz wyświetlić na Liście aktywności.
strona 8/20
Akceptacja terminarza
Menu: Terminarz->Akceptacje
BeeOffice zawiera mechanizm akceptacji terminarza, który pozwala każdemu
pracownikowi zatwierdzić czas pracy w danym miesiącu.
Szczegółowe wymagania co do sposobu raportowania czasu pracy są ustalane
indywidualnie przez każdą organizację. Od Twojego przełożonego uzyskasz informację czy
akceptacja terminarza jest wymagana i - jeśli tak - do którego dnia następnego miesiąca
należy zatwierdzić miesiąc poprzedni.
Na ekranie akceptacji prezentowane są następujące informacje:
- jakie miesiące można zaakceptować
- które dni w tych miesiącach mają niekompletną definicję aktywności i należy je
uzupełnić [Aktywności kompletne/niekompletne] - jeśli takie występują
Po zaakceptowaniu Terminarza nie możesz już zmieniać informacji o wprowadzonym
czasie pracy ani przypisanych aktywnościach. Pozwala to na wykonanie raportów o czasie
pracy, w oparciu o "zamrożony" stan terminarza, który nie będzie zmieniany wstecznie.
W szczególnych przypadkach (np. potrzeba skorygowania błędu) administrator BeeOffice
w twojej firmie może wycofać akceptację terminarza.
Akceptacja administracyjna terminarza
Menu: Administracja->Akc. Admin
W pewnych sytuacjach pracownik nie może zatwierdzić swojego terminarza za dany
miesiąc (np. długotrwała choroba lub inna nieobecność). Może wystąpić również
sytuacja, kiedy zatwierdzony miesiąc należy odblokować aby wprowadzić zmiany w
raporcie czasu pracy (uzgodnione z administratorem i/lub działem HR).
Dla takich szczególnych sytuacji BeeOffice przewiduje możliwość akceptowania lub
cofnięcia akceptacji miesiąca dla dowolnego pracownika przez administratora.
Na ekranie akceptacji administracyjnej można wyświetlać status poszczególnych miesięcy
w terminarzu, dla pracowników firmy. Po kliknięciu na ikonę edycji danych, można
zmienić status danego miesiąca na Zaakceptowany lub Niezaakceptowany.
W przypadku odblokowania miesiąca (zmiana statusu na Niezaakceptowany), po
wprowadzeniu potrzebnych korekt danych, pracownik lub administrator powinien
ponownie zmienić jego status na Zaakceptowany.
strona 9/20
Grupy zadań - definiowanie
Menu: Aktywności->Grupy Zadań
Grupy zadań w BeeOffice to podstawowy element planowania i raportowania czasu
pracy nad zadaniami – określają czym zajmuje się firma / zespół / konkretna osoba.
Definicja Grup zadań jest oczywiście specyficzna dla każdej firmy i jest ustalona przez
administratora BeeOffice w twojej firmie. W dobrze zdefiniowanym Terminarzu każdy
pracownik bez problemu znajdzie aktywności, którymi się w rzeczywistości zajmuje i
wybierze na dany dzień odpowiednią Grupę zadań.
Zazwyczaj jest to kombinacja:
- różnych rodzajów bieżącej działalności operacyjnej (np. księgowanie dokumentów,
wizyty handlowe, konserwacja sprzętu, ...)
- projektów wewnętrznych (np. wdrożenie nowego systemu informatycznego, budowa
magazynu),
- projektów zewnętrznych (jeśli Twoja organizacja wykonuje usługi dla klientów
zewnętrznych, to sugerujemy założenie każdego klienta jako oddzielnej 'Grupy zadań' a w
ramach tej grupy poszczególne zlecenia/projekty jako pojedyncze 'Zadania')
- czasu nieobecności (zwolnienie lekarskie, czas podróży, inna nieobecność)
Każda grupa zadań opisana jest przez:
- nazwę
- skrót (od 1 do 3 znaków); dany skrót może być użyty tylko w jednej grupie zadań
- osobę odpowiedzialną za daną grupę zadań
- obiekt dekretacji kosztów (opcjonalne)
- nazwę klienta zewnętrznego (opcjonalne)
- rodzaj grupy zadań
- datę rozpoczęcia/zakończenia (pola opcjonalne, ale jeśli są wypełnione, to w terminarzu
nie będzie możliwe wprowadzanie zadań dla tej grupy poza wyznaczonymi datami pozwala to np. ograniczyć raportowanie czasu pracy na projekt, tylko do dat kiedy projekt
faktycznie miał miejsce)
- pole uwag do dowolnego wykorzystania oraz załączniki (opcjonalne)
Jeśli wybrałeś rodzaj grupy zadań ‘Projekt’, konieczne jest uzupełnienie pól z datami
rozpoczęcia i zakończenia aktywności. Dla innych grup zadań są to pola opcjonalne.
Grupa z podanym czasem trwania jest widoczna w terminarzu tylko w ramach
zdefiniowanego okresu (pracownicy mogą planować tylko aktywności dostępne dla tego
dnia).
strona 10/20
Grupy zadań możesz dodatkowo opatrzyć wcześniej zdefiniowanymi etykietami. Możesz
również określić ich stopień realizacji w przedziale od 0 do 100%, czego skutkiem będzie
dodatkowo wyświetlenie wartości procentowych na tle o odpowiednim, zdefiniowanym
dla poszczególnych wartości kolorze. Zarówno definicja etykiet jak i kolorów
odpowiadających wartościom procentowym, jest elementem konfiguracji wykonywanym
przez osobę o odpowiednich uprawnieniach w BeeOffice.
Zadania - definiowanie
Menu: Aktywności->Zadania
Zadania stanowią następny po grupach zadań poziom szczegółów raportowania czasu
pracy..
Każde zadanie jest zdefiniowane w ramach jednej (utworzonej wcześniej) grupy zadań.
Podział na zadania wynika ze specyfiki i potrzeb każdej organizacji, może to być podział
np. wg rodzaju aktywności, miejsca pracy, czasu pracy.
Kilka przykładów grup zadań i zadań zilustruje te możliwości:
-grupa zadań "Konserwacja urządzeń"
-- zadanie "Konserwacja linii A",
-- zadanie "Konserwacja linii B",
-- zadanie "Naprawa uszkodzeń"
-grupa zadań "Nadzorowanie produkcji"
-- zadanie "praca na zmianie 8:00-16:00",
-- zadanie "praca na zmianie 16:00-24:00"
-grupa zadań "Opracowanie kampanii marketingowych"
-- zadanie "kampanie prasowe"
-- zadanie "kampanie mailowe"
-- zadanie "kampanie telewizyjne".
Możliwe jest też wykorzystanie samych grup zadań BEZ PRZYPISANYCH ZADAŃ. (np. jeśli
grupa zadań "Prace biurowe" nie wymaga dalszego doprecyzowania). W takim przypadku
wprowadzamy w terminarzu dla danego dnia tylko grupę zadań i aktywność będzie
traktowana jako kompletna, pomimo braku zadania (uwaga: jeśli dla grupy zadań
zdefiniowano co najmniej jedno zadanie, to aktywność w terminarzu musi mieć
przypisane zadanie, w przeciwnym razie będzie traktowana jako niekompletna).
Tak jak w przypadku Grup zadań, Zadania możesz dodatkowo opatrzyć wcześniej
strona 11/20
zdefiniowanymi etykietami. Możesz również określić ich stopień realizacji w przedziale
od 0 do 100%, czego skutkiem będzie dodatkowo wyświetlenie wartości procentowych
na tle o odpowiednim, zdefiniowanym dla poszczególnych wartości kolorze. Zarówno
definicja etykiet jak i kolorów odpowiadających wartościom procentowym, jest
elementem konfiguracji wykonywanym przez osobę o odpowiednich uprawnieniach w
BeeOffice.
Terminarz - Lista aktywności (raportowanie czasu
pracy)
Menu: Aktywności-> Terminarz-Lista
Z pomocą listy aktywności możesz sporządzać zestawienia aktywności dla dowolnego
okresu i dowolnej grupy osób (zależnie od uprawnień użytkownika w BeeOffice).
Kryteria wyboru danych ustawiamy w panelu po lewej stronie ekranu.
Wykorzystując listę wyboru „widok” znajdującą się powyżej listy aktywności, ,masz
możliwość wyboru różnych widoków, zawierajacych różne zakresy danych.
Dla dalszego przetwarzania, sporządzania raportów, itp. należy wyeksportować listę do
pliku tekstowego - wybierz ikonę z symbolem "Excel" powyżej listy, a następnie
potwierdź ewentualne ostrzeżenia o zapisie pliku wyświetlone przez przeglądarkę
internetową.
Rezerwacje
Menu: Zasoby->Rezerwacje
W każdej firmie istnieją wspólne zasoby, z których korzysta wiele osób - np. sale
konferencyjne, rzutniki, narzędzia, samochody czy mieszkania służbowe. BeeOffice
pozwala w prosty i wygodny sposób sprawdzić, które zasoby są dostępne oraz
zarezerwować zasoby na wybrany okres czasu. Definicja zasobów i ich podział na
umowne grupy również jest decyzją firmy.
Na ekranie rezerwacji zobaczysz tabelę, w której wiersze to poszczególne zasoby twojej
firmy, a kolumny oznaczają kolejne daty (podobnie jak w Terminarzu).
Po dwukrotnym kliknięciu w wybrane pole tabeli możesz wyświetlić szczegóły istniejącej
rezerwacji lub wprowadzić nową – dla siebie bądź innej osoby.
Jeśli administrator umożliwił rezerwację zasobów z dokładnością do godziny (a nie tylko
daty), możesz wprowadzić wiele rezerwacji danego zasobu w jednym dniu, pod
warunkiem że ich czas trwania nie pokrywa się. Kolejne rezerwacje tworzymy przyciskiem
strona 12/20
[Dodaj].
Wprowadzający rezerwację możesz utworzyć ją dla siebie lub dla innej wybranej osoby
wybierając odpowiednie nazwisko w polu 'Dla kogo'.
Z ekranu danych szczegółowych rezerwacji możesz również usunąć swoją rezerwację
przyciskiem [Usuń].
Zapotrzebowania
Menu: Zasoby->Zapotrzebowania
Zapotrzebowania są wnioskami o zakup produktów lub usług które wymagają akceptacji.
Zależnie od potrzeb twojej firmy, możesz je wykorzystać do różnych rodzajów zakupów,
np. sprzętu, oprogramowania, artykułów biurowych czy szkoleń...
Twój przełożony lub administrator BeeOffice w twojej organizacji powinien przekazać
instrukcję jakie rodzaje zakupów należy zgłaszać za pomocą zapotrzebowań w BeeOffice i
ewentualne inne ograniczenia (np. maksymalna wysokość kosztów na pojedynczym
wniosku).
Zapotrzebowanie pozwala łatwo śledzić proces akceptacji wydatków. Będąc
użytkownikiem BeeOffice wprowadzasz i aktywujesz Zapotrzebowanie, twój przełożony
potwierdza, że koszt jest uzasadniony (akceptacja merytoryczna), inna upoważniona
osoba (np. dyrektor finansowy) akceptuje koszty (akceptacja finansowa).
W każdej chwili możesz wyświetlić swoje Zapotrzebowania i zobaczyć ich aktualny status.
Z poziomu listy zapotrzebowań możesz utworzyć nowy wniosek przyciskiem "(+)" po
lewej stronie ekranu.
BeeOffice wyróżnia dwa rodzaje zapotrzebowań:
- licencje (na oprogramowanie)
- zapotrzebowania ogólne.
W przypadku licencji, nazwę programu należy wybrać z rozwijanej listy (lista jest
definiowana przez twojego administratora BeeOffice) a wartość zapotrzebowania na
podstawie ceny danej licencji zostanie automatycznie uzupełniona.
W przypadku zapotrzebowań ogólnych, wszystkie informacje takie jak opis wydatków i
cena powinny być uzupełnione przez ciebie.
Tabela "Przydział Kosztów" na zapotrzebowaniu pozwala przypisać wydatki do
poszczególnych użytkowników BeeOffice. Ta informacja może zostać później
wykorzystana przez dział zakupów lub księgowość do analizy alokacji kosztów. Domyślnie
100% kosztów w zapotrzebowania jest przypisane do użytkownika, który tworzy
zapotrzebowanie. Można zmienić osoby oraz podział kosztów, na przykład jeśli jesteś
strona 13/20
przełożonym i zgłaszasz zakup dla swojego pracownika albo wprowadzasz jedno
zapotrzebowanie na szkolenie, w którym weźmie udział wiele osób. Przed zapisaniem
zapotrzebowania należy jednak upewnić się, że łącznie podział kosztów sumuje się do
100% - BeeOffice nie pozwoli zapisać zapotrzebowania, które nie spełnia tego warunku.
Po wprowadzeniu zapotrzebowania możesz zapisać je w statusie 'Nowy' (jako dokument
roboczy, nie przekazany jeszcze do akceptacji) lub aktywować. Tylko aktywowane
zapotrzebowania będą możliwe do zatwierdzenia przez twojego przełożonego.
Jeśli jesteś przełożonym, możesz zatwierdzać lub odrzucać aktywowane przez twoich
pracowników zapotrzebowania. Zależnie od firmy, na tym etapie proces obsługi
zapotrzebowania może się zakończyć lub być prowadzony dalej - aż do akceptacji
finansowej oraz księgowania kosztów przez odpowiedzialne za to osoby w zewnętrznym
systemie księgowym, potwierdzone przez zmianę statusu zapotrzebowania w BeeOffice
na ‘’Zrealizowany’’.
Urlopy
Menu: Sprawy osobowe ->Urlopy
Menu: Sprawy osobowe ->Urlopy-limity
W tej części BeeOffice możesz w prosty sposób planować urlop, przeglądać wnioski
urlopowe własne lub twoich pracowników, śledzić status ich akceptacji oraz sprawdzić
pozostający do wykorzystania limit dni urlopu.
Aby sprawdzić liczbę dni urlopu które pozostały do wykorzystania, przejdź do zakładki
Urlopy-limity.
Z poziomu listy urlopów możesz utworzyć nowy wniosek przyciskiem "(+)" w lewej części
okna BeeOffice lub wybrać istniejący wniosek i przejść do ekranu danych szczegółowych.
Na ekranie wniosku urlopowego w centralnym miejscu znajdziesz kalendarz, w którym
zaznaczając poszczególne dni określasz daty urlopu.
Wniosek urlopowy nie może dotyczyć dni z różnych miesięcy. Jeśli planujesz urlop na
przełomie miesięcy, to utwórz dla niego dwa oddzielne wnioski / odpowiednio dla
końcówki pierwszego miesiąca i początku drugiego miesiąca. To ograniczenie ułatwia
księgowanie i rozliczanie urlopów w ramach każdego miesiąca.
Przed aktywacją wniosku urlopowego, w dolnej części ekranu powinieneś wybrać typ
urlopu (np. wypoczynkowy, na żądanie, okolicznościowy, ...) oraz rok z limitu którego
chcesz skorzystać (w sytuacji gdy np. posiadasz niewykorzystany urlop z poprzednich lat).
Możesz też wprowadzić opcjonalny komentarz dla przełożonego, który będzie
akceptował urlop (np. wskazanie kto będzie Ciebie zastępować podczas nieobecności).
Użycie przycisku ‘’Sprawdź’’ spowoduje odświeżenie informacji o pozostalych
i wykorzystanych po wprowadzaniu wniosku liczbach dni urlopów różnych typów.
strona 14/20
Po wprowadzeniu wniosku możesz zapisać go i pozostawić w statusie "Nowy" (jako
dokument roboczy, nie przekazany jeszcze do akceptacji) lub aktywować. Tylko
aktywowane urlopy mogą być zaakceptowane przez twojego przełożonego.
Jeśli składasz wniosek urlopowy a dla danego typu urlopu posiadasz jeszcze
niewykorzystany urlop z wcześniejszych lat, BeeOffice poinformuje o takiej sytuacji i
poprosi o dodatkowe potwierdzenie. Ten mechanizm pomaga zadbać, aby w pierwszej
kolejności składać wnioski które będą korzystały z zaległych, niewykorzystanych limitów
urlopowych.
Przełożony może zatwierdzić lub odrzucić aktywowane wnioski urlopowe swoich
pracowników.
Pozostawienie wniosków urlopowych w statusie "Nowy" może być też sposobem
wprowadzenia długoterminowych planów urlopowych. Na przykład przełożony może
poprosić zespół o wypełnienie wstępnych planów urlopowych z góry na cały rok, a
poszczególne wnioski będą aktywowane dopiero przed rozpoczęciem urlopów. Po
zapisaniu wniosków przez pracowników, przełożony w widoku Terminarza widzi plany
urlopowe wszystkich swoich pracowników (‘U’ jako kod aktywności w danym dniu) i w
ten sposób jest w stanie bardzo szybko ocenić czy np. w danym okresie urlopy
zastępujacych się osób nie pokrywają się.
Delegacje
Menu: Rozliczenia ->Delegacje
Delegacje pozwalają rejestrować i rozliczać koszty związane z podróżami służbowymi
pracowników.
Z poziomu listy delegacji możesz utworzyć nowy wniosek przyciskiem "(+)". Aby
właściwie wypełnić wniosek, powinieneś uzupełnić wszystkie pola dostępne do edycji na
ekranie wniosku, takie jak:
- środek transportu
- cel wyjazdu
- data i godzina rozpoczęcia podróży, data i godzina zakończenia podróży
- miejsce rozpoczęcia / docelowe / zakończenia podróży
itp.
Jeśli wybierzesz kraj podróży inny niż Polska, zostaniesz poproszony dodatkowo o
uzupełnienie pól z datą/godziną przekroczenia granicy, które wynikają z regulacji
polskiego prawa. Wprowadzone informacje pozwolą prawidłowo obliczyć wysokość diet
krajowych i zagranicznych związanych z podróżą służbową, zgodnie z obowiązującymi
przepisami. Ze względu na możliwe różne scenariusze wyliczania diet za odcinki krajowe
strona 15/20
w podróżach zagranicznych, administrator BeeOffice twojej firmy ma możliwość
zadecydowania w jaki sposób BeeOffice ma obliczać wartość diet dla takich podróży.
W środkowej części ekranu masz możliwość wpisania planowanych lub poniesionych
wydatków. Pozycje diety krajowej i zagranicznej są przez BeeOffice uzupełniane i
obliczane automatycznie. Pozostałe rodzaje wydatków muszą być wprowadzone przez
osobę wypełniającą delegację, na podstawie planowanych lub rzeczywiście poniesionych
kosztów związanych z podróżą. W przypadku poniesionych wydatków określonych jako
hotel, inne, kolej, samolot bądź taxi masz dodatkowo możliwość wskazania czy dany
wydatek został opłacony przec Ciebie, firmową kartą kredytową bądź przelewem. W
przypadku wyboru karty firmowej i przelewu, poniesione wydatki nie będą uwzględnione
przy wyliczaniu kwoty zwrotu, ponieważ nie ten koszt poniosła firma a nie pracownik, ale
będą wykazane na rozliczeniu danej delegacji.
Dodatkowym typem pozycji wydatków jest „Zaliczka”. W przypadku tego typu wydatku,
kwota rozliczana jest w ramach danej delegacji z innymi poniesionymi wydatkami
(umniejsza kwotę do zwrotu).
W podsumowaniu rozliczenia delegacji w dolnej części okna, znajdziesz szczegółowe
podsumowanie kwot rozliczenia: całkowitego kosztu delegacji, kosztów które poniosłeś z
własnych pieniędzy, pobranych zaliczek oraz kosztów opłaconych przez firmę. Znajduje
się tam również ostateczna kwota rozliczenia: do zwrotu pracownikowi, bądź do zwrotu
przez pracownika (jeśli pobrane zaliczki były wyższe niż poniesione koszty), w zależności
od kwoty rozliczenia.
Jeśli żaden z możliwych do wyboru rodzajów kosztu nie odpowiada poniesionym
wydatkom, należy wybrać typ "Inne" i uzupełnić pole "Opis".
Sekcja "Przypisanie kosztów do zadań" umożliwia przypisanie kosztów delegacji do zadań
lub projektów realizowanych przez twoją firmę. W tej sekcji możesz wprowadzić ręcznie
poszczególne Grupy zadań/Zadania bądź pobrać je automatycznie z terminarza (zostaną
przejęte zadania z terminarza z okresu trwania delegacji).
Łączne koszty delegacji mogą być przypisane do pojedynczego zadania lub rozbite na
kilka zadań (np. pracownik serwisu odwiedza kilku klientów w ramach pojedynczej
podróży), natomiast suma udziału poszczególnych zadań musi wynosić 100%.
Uwaga - BeeOffice oferuje dwa podstawowe scenariusze rozliczania delegacji:
1. Wniosek jest wprowadzany przez pracownika PRZED rozpoczęciem podróży
(planowane koszty), wstępnie autoryzowany przez przełożonego, następnie uzupełniany
(rzeczywiste koszty) i akceptowany po zakończeniu podróży.
2. Wniosek jest tworzony przez pracownika po zakończeniu podróży (wypełniany
rzeczywistymi kosztami), następnie akceptowany przez przełożonego – w stosunku do
scenariusza 1 nie ma tutaj etapu akceptacji zgody na wyjazd.
Twój przełożony lub administrator BeeOffice w organizacji powinien przekazać
informację, który z powyższych scenariuszy należy zastosować. Możliwe jest też ich
strona 16/20
wykorzystanie równoległe, w różnych sytuacjach (np. podróże krajowe wg scenariusza 2.
a podróże zagraniczne wymagają wcześniejszej autoryzacji - scenariusz 1).
Jeśli wykorzystany jest scenariusz 1. , po utworzeniu nowej delegacji wybierz opcję "Do
autoryzacji" w górnej części ekranu (przyciski workflow). Twój przełożony następnie
autoryzuje planowaną delegację - co oznacza zgodę na wyjazd służbowy. Po powrocie z
podróży służbowej uzupełnij rzeczywiste wartości: rachunki/koszty zgodnie z faktycznie
poniesionymi wydatkami i aktywuj delegację do ostatecznego zatwierdzenia.
W przypadku scenariusza 2, powinieneś wprowadzić delegację dopiero po zakończeniu
podróży służbowej i po wypełnieniu wniosku wybrać od razu opcję "Aktywuj" (możesz też
wprowadzić ją wcześniej ale pozostawić do aktywacji do czasu, w którym będziesz w
stanie podać rzeczywiste poniesione koszty delegacji).
Po etapie aktywacji scenariusze 1. i 2. przebiegają tak samo: przełożony ostatecznie
zatwierdza (lub odrzuca) delegację, która następnie trafia do osób odpowiedzialnych za
jej rozliczenie w celu dalszego przetwarzania. Kolejne statusy rozliczania delegacji zależne
są od ustaleń przyjętych w danej firmie i ustawiane są przez osoby zajmujące się
rozliczaniem delegacji.
Dla każdej delegacji możliwy jest wydruk odpowiednego dokumentu – za pomocą ikony
drukarki w danej delegacji. Wydruki dokonane dla delegacji w statusach ‘’Do autoryzacji’’
oraz ‘’Autoryzowana’’ mają nagłówek ‘’Polecenie wyjazdu służbowego’’. Wydruki
delegacji w kolejnych statusach mają nagłówek ‘’Rozliczenie wyjazdu slużbowego’’.
Możesz również wydrukować dokumenty dla wielu delegacji w jednym kroku: w tym celu
na liście delegacji zaznacz interesujące Cię pozycje i naciśnij przycisk drukarki.
Rozliczenie samochodu prywatnego
Menu: Rozliczenia ->Rozliczenia sam. pryw.
Wnioski rozliczeń samochodów prywatnych podsumowują wykorzystanie samochodu
pracownika do celów służbowych, w wybranym okresie czasu. Domyślny zakres dat dla
nowego dokumentu rozliczenia to ubiegły miesiąc.
W polu tekstowym Adres należy wpisać adres osoby rozliczającej podróże samochodem.
Jeśli istnieją wcześniejsze wnioski dla tej samej osoby, to wartość domyślna adresu jest
kopiowana z ostatniego wniosku.
Przycisk [Pobierz dane o delegacjach] tworzy automatycznie pozycje rozliczenia, które
odpowiadają pozycjom podróży samochodem prywatnym wprowadzonym w delegacjach
danego pracownika, w okresie rozliczeniowym (miejsce rozpoczęcia/zakończenia podróży
i liczba kilometrów).
Stawka rozliczenia 1 km podróży jest ustalana przez BeeOffice automatycznie.
Podczas akceptacji wniosku BeeOffice kontroluje, czy istnieją delegacje w zakresie dat
strona 17/20
od.. do.. które mają status "nowy". Jeśli istnieją, to wniosek można zapisać lecz nie
można go zaakceptować. Zapobiega to sytuacji, kiedy dane z delegacji zostałyby
przeniesione do rozliczenia samochodu, a później zmodyfikowane w ramach delegacji.
Pracownik księgowości w firmie może następnie zmienić status zaakceptowanego
wniosku na "zaksięgowany", aby odzwierciedlić rozliczenie dokumentu w systemie
finansowym.
Rozliczenie samochodu prywatnego - ryczałt
Menu: Rozliczenia ->Rozliczenia sam. pryw. -ryczałt
BeeOffice umożliwia rozliczanie wykorzystania samochodów prywatnych do celów
służbowych wg ryczałtu, zgodnie z przepisami określonymi w Dzienniku Ustaw z 26 marca
2002 poz. 271.
Pracodawca ustala dla pracownika ekwiwalent pieniężny za wykorzystanie samochodu
prywatnego. Ekwiwalent jest obliczony jako liczba kilometrów przebiegu x stawka za 1
km. Liczba kilometrów zależy od wielkości miasta i jest zdefiniowana w przepisach. W
szczególnych przypadkach takich jak np. praca na część etatu, pracodawca może
uzgodnić z pracownikiem inną liczbę km (ułamek pełnej wartości).
Rozliczenie następuje w okresach miesięcznych. Po utworzeniu nowego wniosku
rozliczenia ryczałtu należy wprowadzić:
- markę samochodu
- numer rejestracyjny
- miejscowość
- typ ryczałtu (do 900 i powyżej 900 ccm pojemności)
- liczbę kilometrów
Powyższe dane będą automatycznie kopiowane dla danego pracownika, podczas
wystawiania wniosków w kolejnych miesiącach.
Dodatkowo w każdym miesiącu rozliczeniowym mogą wystąpić potrącenia wynikające z
dni, kiedy pracownik nie korzystał z samochodu. Dlatego wniosek zawiera dodatkowe
pola reprezentujące różne kategorie:
- dni choroby
- dni urlopu
- inne nieobecności (w tym delegacje powyżej 8h trwania)
- dni kiedy samochód był niedostępny (np. w serwisie).
Dla pierwszych 3 z powyższych kategorii, możliwe jest pobranie danych z terminarza, jeśli
strona 18/20
zostały tam wprowadzone zwolnienia lekarskie (L4), urlopy i/lub delegacje. Można
również uzupełnić lub zmienić pobrane dane ręcznie.
Wartość ryczałtu i potrąceń jest następnie obliczana automatycznie przez BeeOffice.
Kiedy wniosek jest wypełniony i sprawdzony przez pracownika należy zmienić jego status
przyciskiem "akceptuj", co spowoduje przesłanie rozliczenia do księgowości. Pracownik
księgowości w firmie może następnie zmienić status zaakceptowanego wniosku na
"zaksięgowany", aby odzwierciedlić rozliczenie dokumentu w systemie finansowym.
Możliwe jest również wydrukowanie papierowej wersji rozliczenia.
Rozliczenie samochodu służbowego
Menu: Rozliczenia ->Rozliczenia sam. służb.
Wnioski rozliczeń samochodów służbowych podsumowują wykorzystanie samochodu
służbowego pracownika, w wybranym okresie. Domyślny zakres dat dla nowego
dokumentu rozliczenia to ubiegły miesiąc.
Przycisk [Pobierz dane o delegacjach] tworzy automatycznie dwa rodzaje pozycji
rozliczenia:
1. podróże - odpowiadają pozycjom podróży danym samochodem służbowym
wprowadzonym w delegacjach danego pracownika, w okresie rozliczeniowym (miejsce
rozpoczęcia/zakończenia podróży i liczba kilometrów).
2. tankowania – przeniesione podczas importu danych z kart paliwowych lub
wprowadzone ręcznie.
Wniosek rozliczeniowy jest początkowo tworzony w statusie "nowy", a następnie
akceptowany przez pracownika. W danym czasie tylko jeden wniosek może istnieć w
statusie "nowy" dla danej osoby.
Podczas akceptacji wniosku BeeOffice kontroluje, czy istnieją delegacje w zakresie dat
od.. do.. które mają status "nowy". Jeśli istnieją, to wniosek można zapisać lecz nie
można go zaakceptować. Zapobiega to sytuacji, kiedy dane z delegacji zostałyby
przeniesione do rozliczenia samochodu, a później zmodyfikowane w ramach delegacji.
Akceptacja jest możliwa tylko wtedy, gdy wszystkie delegacje zawierające informacje o
korzystaniu z danego auta w tym okresie zostały zaakceptowane.
Pracownik księgowości w firmie może następnie zmienić status zaakceptowanego
wniosku na "zaksięgowany", aby odzwierciedlić rozliczenie dokumentu w systemie
finansowym.
Bilans paliwa jest zapisywany dla każdego rozliczenia, w ramach tego rozliczenia (tzn.
tankowania pomniejszone o kilometry przejechane x zużycie). Bilans początkowy paliwa
oraz informacja o średnim spalaniu jest pobierana z danych podstawowych samochodu
strona 19/20
(menu: Zasoby->Samochody).
Infobox
Menu: Infobox -> Infobox
W Infobox BeeOffice znajdziesz informację o zdarzeniach/dokumentach wymagających
twojego działania, zebraną w wygodnej postaci, w jednym miejscu. Dzięki Infobox nie
musisz przeglądać wielu list w BeeOffice i ustawiać na nich różnych kryteriów filtrowania,
aby odszukać najważniejsze dokumenty – wszystkie elementy zebrane są w jednym
miejscu.
Infobox przedstawia informacje o następujących rodzajach dokumentów BeeOffice:
- delegacje
- wnioski urlopowe
- zgłoszenia zapotrzebowania.
Kiedy jeden z tych dokumentów zostanie utworzony w statusie ‘Nowy’, to pojawi się w
Infobox autora dokumentu, jako przypomnienie że dany wniosek wymaga aktywowania
do jego dalszego przetwarzania. Natomiast po aktywowaniu, odpowiedni dokument
pojawi się w Infobox osoby odpowiedzialnej za jego akceptację (zazwyczaj jest to
przełożony pracownika, który inicjował wniosek).
Wybierając ikonę edycji po prawej stronie listy przejdziesz do odpowiedniego ekranu
edycji dokumentu, gdzie możesz zapoznać się z jego zawartością i/lub zmienić status.
Domyślnie w Infobox widzisz tylko elementy czekające na twoje działanie – inaczej niż w
miejscach odpowiedzialnych za poszczególne funkcje (np.delegacje, urlopy,
zapotrzebowania) gdzie domyślnym widokiem są obiekty do akceptacji nie tylko twoje,
ale również twoich podwładnych. W każdej chwili możesz jednak zmienić zakres
widocznych danych tak, aby pokazywane były również te wnioski, które czakają na twoich
podwładnych – użyj do tego celu filtra.
strona 20/20