Komputerowe wspomaganie zarz¹dzania dokumentacj¹ dotycz¹c¹

Komputerowe wspomaganie zarz¹dzania dokumentacj¹ dotycz¹c¹

prof. dr hab. inż. Eugeniusz Krzemień
mgr inż. Radosław Wolniak
Komputerowe wspomaganie zarządzania dokumentacją jakości – analiza
wad i zalet zastosowania systemu
Wprowadzenie
W ciągu ostatnich kilkudziesięciu lat obserwujemy na całym świecie znaczący wzrost
ilości informacji, które muszą być zdobyte, przetworzone, a następnie zarchiwizowane. W
dobie społeczeństwa poindustrialnego informacja i właściwe jej wykorzystanie staje się
kluczowym zasobem przedsiębiorstwa niejednokrotnie ważniejszym niż posiadany sprzęt i
kapitał. Rosnąca rola informacji musiała doprowadzić do wzrostu liczby dokumentów, które
muszą być przetwarzane zarówno przez pracowników niższego szczebla jak i kierownictwo
przedsiębiorstwa. W takiej sytuacji bardzo ważne staje się posiadanie odpowiedniego systemu
umożliwiających zarządzanie dokumentacją w przedsiębiorstwie.
Odpowiedzią na pojawiające się problemy jest wprowadzenie systemów
komputerowych w znaczący sposób upraszczających procesy zarządzania informacją.
Niezależnie od skuteczności stosowania komputerowych systemów w przypadku
pojedynczych metod z dziedziny jakości1 wydaje się być korzystniejsze objęcie
komputeryzacją całego obszaru zarządzania jakością. Podstawą takiego systemu powinno stać
się oprogramowanie umożliwiające komputerowe zarządzanie dokumentacją dotyczącą
jakości. Dopiero na tej bazie możemy wprowadzać dalsze programy komputerowe, służące do
wspomagania innych obszarów zarządzania jakością.
W niniejszym artykule przedstawiono zalety zastosowania komputerowych systemów
do wspomagania zarządzania dokumentacją dotyczącą jakości. Rozważono także, jakie
problemy niesie komputeryzacja i jakie elementy należy uwzględnić aby wprowadzenie
systemu komputerowego do zarządzania dokumentacją nie przyniosło rozczarowania. W
ostatniej części niniejszej pracy przedstawiono program polskiej produkcji DDM9000 będący
jednym z ciekawszych programów na rynku, które można wykorzystać w wymienionej
dziedzinie.
1. Uwarunkowania wdrażania komputeryzacji w obszarze dokumentacji
dotyczącej jakości.
Przed wprowadzeniem komputerowych systemów wspomagających
zarządzanie dokumentacja musimy przeprowadzić dokładną analizę naszych zasobów:
ludzkich, materialnych i kapitałowych, aby określić jaki system będzie możliwie najlepszy
dla przedsiębiorstwa. Podczas tej analizy należy rozważyć poniższe problemy:2
Analiza wewnętrzna przedsiębiorstwa.
• Jaki system zarządzania dokumentacją obowiązuje w naszej firmie?
• Dlaczego pragniemy zmiany aktualnego systemu?
• Jakich korzyści spodziewamy się po nowym systemie?
1
Na przykład w zakresie poszczególnych metod zarządzania jakością takich jak QFD i FMEA, co omówiliśmy
na łamach „Problemów Jakości” w artykułach: Krzemień E., Wolniak R.: Komputerowe wspomaganie
zastosowania metody FMEA, "Problemy Jakości", nr 8 2001, s. 16-25; Krzemień E., Wolniak R.: Zastosowanie
komputerowego wspomagania w metodzie QFD. "Problemy jakości", nr 7 2001, s. 31-34.
2
D. L. Fine, W. L. Read: A Blueprint for Document Control, „Quality Progress” nr 3, 2000, s. 65.
1
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Analiza zasobów technicznych
Jaka platforma sieciowa występuje w naszej firmie?
Ile posiadamy serwerów i stacji roboczych?
Ilu ludzi korzysta z systemu?
Jaka jest dostępność pracowników do stacji roboczych?
Jakiego używamy systemu operacyjnego?
Czy oprogramowanie jakie zamierzamy nabyć współpracuje z obecnym systemem
operacyjnym?
Analiza dostępnego oprogramowania
Do jakich typów baz danych oprogramowanie oferuje dostęp?
Czy oprogramowanie można łatwo dostosować do naszej organizacji?
Czy firma oferująca oprogramowanie jest wystarczająco wiarygodna?
Jaki jest koszt utrzymania systemu?
Czy oprogramowanie umożliwi spełnienie wszystkich wymagań obowiązujących w
systemie zarządzania dokumentacją naszego przedsiębiorstwa?
Jakim dysponujemy budżetem?
Jak są zabezpieczone dane przed nieuprawnionymi użytkownikami?
2. Dokumentacja „papierowa” i elektroniczna – analiza porównawcza.
W poniższej tablicy porównano funkcjonowanie obiegu dokumentacji za pomocą
tradycyjnych „papierowych” systemów i za pomocą oprogramowania komputerowego. W
opracowaniu zwrócono szczególną uwagę na określenie sytuacji, w których lepsze są
systemy nowoczesne, przy jednoczesnym wskazaniu niebezpieczeństw i tych obszarów, w
których papierowa dokumentacja sprawdza się lepiej.
Tablica 1. Porównanie systemów dokumentacji „papierowej” i elektronicznej.
Tradycyjny system „papierowej”
dokumentacji.
System komputerowego wspomagania
zarządzania dokumentacją.
Obszary przewagi dokumentacji elektronicznej
Dokumenty
miejsca.
zajmują
stosunkowo
dużo Dokumenty
miejsca.
Opracowana dokumentacja wymaga składowania i
archiwizacji. W przypadku dokumentów o dużych
rozmiarach powoduje to konieczność wydzielenia
znacznej przestrzeni biurowej. Wiąże się to z
ponoszeniem kosztów na: wynajem, utrzymanie,
ogrzewanie, itp. wymienionych pomieszczeń. Duża
wielkość dokumentów powoduje także konieczność
wydzielenia większej przestrzeni biurowej dla
pracownika, który musi je analizować i opracowywać.
zajmują
wielokrotnie
mniej
Cała dokumentacja nie zajmuje praktycznie
dodatkowego miejsca mieszcząc się na dysku twardym
i serwerach. W przypadku bardzo dużych ilości danych
informacje są archiwizowane i składowane, jednakże
przy dzisiejszych pojemnościach nośników informacji
(dyski CD-ROM, DVD), składowane informacje
zajmują tysiące lub nawet dziesiątki tysięcy mniej
miejsca niż informacje w postaci papierowej.
Długi
czas
wyszukiwania
potrzebnej Duża szybkość dostępu do informacji.
informacji, szczególnie w sytuacji dużej
liczby dokumentów.
W przypadku tradycyjnych informacji stosunkowo
wiele czasu i wysiłku kosztuje nas dotarcie do
odpowiedniej informacji. W przypadku dużych baz
danych istnieje konieczność sporządzania katalogów
porządkujących informacje, gdy ilość danych dalej
rośnie same katalogi mogą przyjąć taką wielkość że
jest je trudno obsługiwać. W praktyce dochodzimy do
sytuacji w której wyszukanie informacji trwa bardzo
W przypadku zastosowania komputerowych systemów
do zarządzania informacją występuje ogromne
przyspieszenie wszystkich procesów związanych z
dostępem do informacji i możliwościami jej
wykorzystania. Trudno podać konkretne dane ile razy
szybciej informacje są przetwarzane komputerowo.
Jednak ogólnie można powiedzieć, że zysk w postaci
czasu jest tym większy z im większą organizacją mamy
2
długo, wiele kosztuje a w ekstremalnych sytuacjach
może się okazać, że informacja została znaleziona zbyt
późno. W dzisiejszej gospodarce opartej na szybkim
dostępie do informacje i umiejętności błyskawicznego
ich wykorzystania, szybciej niż zrobią to konkurenci,
mało która organizacja może sobie pozwolić na wolne
przetwarzanie danych.
do czynienia i im więcej danych musi ona przetworzyć.
Wykorzystanie komputerowych systemów umożliwia
często korzystanie z informacji on-line, czyli
praktycznie bez żadnych opóźnień.
Dostęp do informacji tylko w miejscu, gdzie Dostęp do informacji z dowolnego stanowiska
jest ona archiwizowana.
komputerowego podłączonego do konkretnej
bazy danych.
W przypadku tradycyjnego sposobu archiwizowania
informacji mamy do niej dostęp tylko w tym miejscu w
którym się ona znajduje. Gdy potrzebujemy skorzystać
z danej informacji musimy udać się w miejsce jej
składowania, lub skontaktować się z osobą znajdującą
się w danym miejscu. W ten sposób dana operacja twa
dłużej i trzeba ponieść większe koszty. Jeszcze większe
problemy występują, gdy potrzebne informacje
znajdują się w kilku miejscach, lub nie jesteśmy w
stanie dokładnie ustalić miejsca w którym się one
znajdują.
Stosunkowo duże koszty
przesyłania dokumentacji
tworzenia
Komputerowe systemu zarządzania informacją
umożliwiają nam dostęp do bazy danych z dowolnego
miejsca, pod warunkiem, że jest ono podłączone do
systemu komputerowego. Znajdując się na stanowisku
pracy możemy korzystać z baz danych znajdujących
się w innych działach, filiach, a nawet w innych
krajach. Jeśli posiadamy odpowiednie programy
wyszukujące informacje nie stanowi dla nas większego
problemu korzystanie z informacji znajdujących się w
kilku miejscach a nawet zlokalizowania takiej
informacji o której położeniu nie mamy dokładnych
danych.
i Wielokrotnie
informacji.
mniejszy
koszt
przesyłania
Tradycyjna dokumentacja wymaga ponoszenia dużych
kosztów
związanych
z
samym
nośnikiem
dokumentacji, jak np. koszty papieru. Nie bez
znaczenia są w tym przypadku sprawy związane z
ekologią, ponieważ papier jest produkowany z drzew i
wykorzystywanie tradycyjnej dokumentacji przyczynia
się do niszczenia lasów i w efekcie dalszego
pogarszania równowagi ekologicznej naszej planety.
Drugą grupą kosztów, które musimy ponieść są koszty
związane z powielaniem tradycyjnej informacji.3
Wreszcie trzecią grupą kosztów są koszty związane z
przesyłaniem informacji, do których możemy zaliczyć
koszty:
• znaczków pocztowych,
• faksu,
• telefonu, itp.
Nośniki dokumentacji komputerowej są wielokrotnie
tańsze niż w przypadku tradycyjnej dokumentacji i w
dodatku ciągle tanieją. Przy dzisiejszych cenach
nośników dokumentacji gdy ceny twardych dysków to
kilkaset złotych , CD-ROM, na którym mieści się
objętość kilkudziesięciu książek kosztuje 2-3 zł, koszty
nośników informacji są ważnym obszarem przewagi
komputerowych technik przetwarzania informacji.
W związku z powielaniem informacji nie ponosimy
praktycznie żadnych dodatkowych kosztów, poza
kosztem nośnika, oraz kosztem energii elektrycznej
potrzebnej do pracy komputera, które są bardzo małe.
Przesyłanie informacji drogą e-maile jest także
znacznie tańsze niż za pomocą tradycyjnych metod,
pomimo utrzymywania się w Polsce jednych z
najwyższych na świecie cen dostępu do internetu.4
Trudność wprowadzania zmian i poprawek w
dokumentacji, system jest mało elastyczny,
trudno go szybko dostosować do nowych
potrzeb.
Bardzo łatwo wprowadzać w dokumentacji
wszelkie zmiany. System jest elastyczny,
łatwo można go dostosować do aktualnych
potrzeb.
Posiadając
tradycyjny
system
zarządzania
dokumentacją w zasadzie musimy korzystać z niego w
określony w początkowej fazie funkcjonowania
systemu sposób. W przypadku dużych, rozbudowanych
systemów bardzo trudno wprowadzać nowe informacje
i dokonywać zmian w systemie. Oczywiście
teoretycznie takie zmiany można dokonać, jednakże
wiąże się to z ogromnym kosztem i nakładem pracy.
W przypadku systemu komputerowego system można
błyskawicznie modyfikować, wprowadzać poprawki i
zmiany. Bazy danych można rozwijać o nowe pozycje,
można wprowadzać nowe, wcześniej nie używane
sposoby ich analizy, można przenosić bazy danych do
innych systemów. Jest to bardzo ważne w dzisiejszych
czasach, ponieważ szybko zmieniające się otoczenie
wymusza częste zmiany i projektując jakiś system nie
jesteśmy w stanie powiedzieć jakie informacje
będziemy przy jego pomocy zbierać za kilka lat, stąd
3
Porównaj dane uzyskane w badaniach Coopers & Lybrand, PDM9000 System zarządzania danymi o produkcie,
www.logotec.com.pl/.
4
W relacji do zarobków i PKB.
3
duża zaleta tych systemów, które można modyfikować
i dostosowywać do zmieniających się potrzeb.
Brak możliwości
dokumentów.
automatyzacji
obiegu Automatyzacja
organizacji.
obiegu
dokumentów
w
Cały obieg dokumentów w organizacji jest
dokonywany przez pracowników. To oni muszą
dostarczyć potrzebne dokumenty w określone miejsce,
zadbać o właściwą ilość ich kopii, sprawdzić czy
zostały spełnione wszystkie warunki potrzebne do
przekazania dokumentu do dalszego etapu. W praktyce
jest to trudne i bywa często przyczyną wielu
niezgodności mających miejsce w przedsiębiorstwach.5
Cały obieg dokumentacji podlega pełnej automatyzacji.
Komputer sporządza (zgodnie z wymaganą procedurą)
odpowiednią ilość kopii dokumentu, wysyła je
upoważnionym pracownikom, sprawdza czy zostały
spełnione wszystkie warunki, aby przekazać dokument
dalej, oraz informuje odpowiednie osoby w przypadku
wystąpienia niezgodności. Wymienione funkcje
powodują, że systemy komputerowego zarządzania
informacją są szczególnie przydatne w firmach, które
wprowadziły, lub właśnie wprowadzają system
zarządzania jakością oparty na normach ISO serii 9000,
gdzie istnieje konieczność dokładnego i szczegółowego
zarządzania dokumentacją, a jednocześnie obieg
dokumentów jest przedstawiany za pomocą
odpowiednich procedur, które stosunkowo łatwo
wprowadzić do programu komputerowego.
Proces ochrony danych jest skomplikowany.
Łatwość ochrony danych. Można określić,
które osoby mają uprawnienia do wglądu lub
modyfikowania konkretnych dokumentów.
W przypadku tradycyjnych systemów mamy do
czynienia z dużą trudnością ochrony istniejących
danych. Są wprowadzane określone upoważnienia i
pełnomocnictwa do korzystania z danej grupy
informacji, ale dostęp do niej zależy od konkretnego
człowieka, który tą informację nadzoruje i przy jego
niedopatrzeniu lub złej woli osoby nieupoważnione
mogą mieć dostęp do strategicznych i ważnych dla
przedsiębiorstwa informacji.
Komputerowy system pozwala nadać danym określony
poziom tajności, dla każdego korzystającego z systemu
pozwala także określić rodzaj informacji do jakich
będzie miał dostęp. Wszystkie reguły tego dostępu są
nadzorowane przez komputer, zabezpieczone i
stosunkowo trudne do obejścia. Przy czym w tym
przypadku przewaga systemów komputerowych nie
jest aż tak wyraźna, ponieważ zabezpieczenia
komputerowe także można obejść i w tej dziedzinie
pozostaje wiele do zrobienia aby dane były naprawdę
bezpieczne.
Łatwość popełnienia błędów i pomyłek Duża niezawodność przetwarzania
podczas wszelkiego rodzaju przetwarzania
(np. przepisywania) dokumentów.
Występuje duża możliwość popełnienia błędów
podczas przetwarzania danych. Błędy mogą wystąpić
nawet w przypadku prostych operacji np.
przepisywania danych z formularzy lub prostych
obliczeń algebraicznych.
Komputerowy system charakteryzuje się dużą
niezawodnością i dokładnością obliczeń. Sporządzane
kopie są praktycznie zawsze takie same jak oryginał
ponieważ możliwości wystąpienia błędów podczas
kopiowania są bliskie zeru.
Obszary przewagi dokumentacji papierowej
Nie potrzeba ponosić większych inwestycji.
Konieczne znaczące wydatki inwestycyjne.
Systemy posiadane przez przedsiębiorstwa są
przystosowane do obsługi tradycyjnej informacji i
dlatego nie trzeba ponosić żadnych kosztów
związanych z działalnością inwestycyjną.
Aby wprowadzić system komputerowego zarządzania
dokumentacją należy uprzednio ponieść duże koszty
inwestycyjne związane z:
• ceną sprzętu komputerowego,
• kosztem oprogramowania,
• kosztami poniesionymi na szkolenia pracowników,
korzystanie z usług organizacji konsultingowych,
itp.
5
Porównaj wyniki badań ZETOM Warszawa, DDM9000, a system zarządzania jakością według ISO.
www.logotec.com.pl/
4
Pracownicy są przyzwyczajeni do tradycyjnej Występuje bariera psychologiczna związana z
dokumentacji i mają do niej zaufanie.
małym
zaufaniem
pracowników
do
elektronicznej dokumentacji.
Pracownicy żywią duże zaufanie do tradycyjnej
dokumentacji.
Dokumentacja
papierowa
jest
postrzegana jako konkretny przedmiot, który można
podpisać, włożyć do segregatora, przekazać do innej
komórki organizacyjnej. Jest często błędnie uważana
za bezpieczniejszą i trudniejszą do podrobienia.
Problem ten z roku na rok się zmniejsza i raczej nie
dotyczy ludzi młodych, kończących szkoły na
przestrzeni ostatnich kilku – kilkunastu lat, ale jest
ciągle istotny. Stosunkowo łatwiej przeforsować
systemy w których dane są obrabiane komputerowo,
natomiast podpisy i weryfikacja są na papierowych
dokumentach, niż skłonić ludzi do całkowitego
korzystania z elektronicznej dokumentacji. Wiele osób
jest ciągle przywiązanych do tradycyjnego podpisu co
więcej do niedawna nie było odpowiednich rozwiązań
prawnych pozwalających na składanie elektronicznych
podpisów na dokumentach.6
Podstawowym problemem, aby informacja w
niematerialnej postaci zapisów komputerowych
przestała być postrzegana jako mniej bezpieczna i
mniej wartościowa w porównaniu z dokumentacją
tradycyjną jest odpowiednia polityka szkoleniowa.
Osoby odpowiedzialne za wdrażanie systemów
informatycznych powinny prowadzić szkolenia, kursy,
spotkania przekonywujące resztę pracowników do
nowej postaci informacji.
Pracę mogą wykonać nawet
wykwalifikowani pracownicy.
średnio Konieczność zatrudnienia pracowników o
wyższym poziomie kwalifikacji zawodowych,
W tradycyjnym systemie obiegu informacji prace znających obsługę komputerów.
biurowe mogli wykonywać pracownicy o średnich
kwalifikacjach. W niektórych przedsiębiorstwach, w
których następowała mała rotacja kadr i nie było
odpowiednich szkoleń wielu pracowników nie posiada
umiejętności obsługi komputera co stwarza istotną
barierę we wprowadzaniu komputerowego systemu
zarządzania dokumentacją. W takiej sytuacji, w
krótkiej perspektywie czasowej, system tradycyjny
może być korzystniejszy.
Chcąc wprowadzić pełną komputeryzację musimy
przyjąć pracowników o wyższych kwalifikacjach lub
szkolić
dotychczasową
kadrę.
Znalezienie
odpowiedniej liczby pracowników o wysokich
kwalifikacjach wśród osób z większym stażem pracy
może być trudne. Możemy tej sytuacji zaradzić
przyjmując osoby młode, które są bardziej otwarte na
nowe rozwiązania technologiczne i wśród których
odsetek osób z wyższym wykształceniem jest znacznie
większy. Także rosnące bezrobocie ułatwia zdobycie
odpowiednio wykwalifikowanej kadry.
Praktycznie nie trzeba ponosić kosztów Pracownicy
wymagają
szkoleń,
aby
związanych ze szkoleniem pracowników.
prawidłowo posługiwać się nowoczesnymi
narzędziami.
Pracownicy wykonują tylko rutynowe, standardowe
czynności na które pozwalają ich dotychczasowe
kwalifikacje, w związku z czym nie trzeba ponosić
dodatkowych kosztów ich szkolenia.
Chcąc zatrzymać starą kadrę nie wymieniając
pracowników na młodych (co w wielu sytuacjach ma
swoje zalety) należy ich odpowiednio przeszkolić, aby
ich stan wiedzy odpowiadał dzisiejszemu poziomowi
techniki informatycznej. Wiąże się to z poniesieniem
znacznych kosztów szkoleń a koszt usług
edukacyjnych rósł w ostatnich latach szybciej niż
inflacja.
Źródło: Opracowanie własne.
6
Ustawa dotycząca elektronicznego podpisu została dopiero niedawno (11 października 2001) podpisana przez
Prezydenta RP. Wcześniej nie było w Polsce aktów prawnych, które umożliwiały elektroniczne podpisywanie
dokumentów. Stanowiło to niewątpliwą barierę rozwojową dla systemów elektronicznego zarządzania
dokumentacją i dla rozwoju e-business.
5
3. System DDM9000 jako przykład oprogramowania wspomagającego
zarządzanie dokumentacją dotyczącą jakości
W Polsce jednym z systemów umożliwiających pełne zarządzanie elektroniczną
dokumentacją w firmie jest system DDM9000 (Document Data Management) produkowany
przez Mysłowicką firmę Logotec Engineering. Jest to system informatyczny stawiający sobie
za cel zarządzanie dokumentami oraz zarządzanie i sterowanie przepływem informacji i
zadań. Firma oferuje bardzo nowoczesne narzędzia umożliwiające zarządzanie dokumentacją
i znajduje wielu klientów, niestety większość klientów firmy jest spoza obszaru polski.
System ten jest sprzedawany od kilku lat w krajach Europy Zachodniej (obecnie korzysta z
systemu około 150 europejskich firm).7
Zastosowanie systemu DDM9000 umożliwia pełny elektroniczny obieg informacji
w okresie wdrażania systemu jakości jak i na etapie nadzoru funkcjonującego systemu.8
Przeprowadzone w firmach badania wykazały, że pracownicy poświęcają dużą część swego
czasu pracy na wyszukiwanie informacji, administrowanie i komunikowanie się z innymi, a
jedynie 35% na tworzenie nowych dokumentów.9 Co więcej, im wyższy szczebel
organizacyjny, na jakim jest zatrudniony dany pracownik, tym bardziej rośnie odsetek czasu
poświęcany przez niego komunikacji i wyszukiwaniu odpowiednich informacji. Na rysunkach
1 i 2 zaprezentowano udział poszczególnych działań w łącznym czasie pracy pracowników
biurowych i kadry kierowniczej.
Komunikacja
13%
Tworzenie
dokumentów
35%
Administrowanie
17%
Analiza
2%
Wyszukiwanie
informacji
33%
Rysunek 1. Podział czasu pracy pracowników biurowych.
Źródło. DDM9000 System zarządzania dokumentami i przepływem informacji, www.logotec.com.pl
DDM9000, a system zarządzania jakością według ISO. www.logotec.com.pl
DDM9000 System zarządzania dokumentami i przepływem informacji, www.logotec.com.pl
9
ibidem,
7
8
6
Tworzenie
dokumentów
8%
Wyszukiwanie
informacji
25%
Komunikacja
52%
Analiza
7%
Administrowanie
8%
Rysunek 2. Podział czasu pracy pracowników na szczeblach kierowniczych.
Źródło. DDM9000 System zarządzania dokumentami i przepływem informacji, www.logotec.com.pl
System DDM9000 składa się z czterech modułów, z których każdy realizuje inne
funkcje systemu zarządzania dokumentacją:
• Logotec DDM9000® Archiwum,
• Logotec DDM9000® Kontakty,
• Logotec DDM9000® Sprawy,
• Logotec DDM9000® Workflow.
Moduł DDM9000® Archiwum pozwala na stworzenie pełnej i całościowej bazy
umożliwiającej zarządzanie dokumentacją znajdującą się w firmie. Poniżej wymieniono
podstawowe cechy systemu:10
• moduł jest zintegrowany z oprogramowaniem pozwalającym oglądać dokumenty napisane
w innych programach lub innych wersjach zainstalowanego na komputerze
oprogramowania, w tym najnowszych (około 250 wersji),
• za pomocą niniejszego modułu można skanować dokumenty w postaci papierowej i
wprowadzać je do elektronicznego obiegu informacji,
• system pozwala także na zarządzanie różnymi wersjami opracowywanego dokumentu,
pozwalając w każdej chwili na obejrzenie i ewentualne skorzystanie z którejś z
poprzednich wersji,
• system umożliwia określenie poziomu tajności dokumentów i zdefiniowania grupy
użytkowników upoważnionych do jego przeglądania,
• system sygnalizuje próby użycia wcześniejszych wersji dokumentu użytkownikowi, co
eliminuje możliwości pomyłki związanej z użytkowaniem starej wersji dokumentu,
pomimo wydania nowej, która to sytuacja jak pokazały badania ZETOM Warszawa
występuje stosunkowo często.
Kolejny moduł DDM9000® Kontakty pozwala na zarządzanie komunikacją i obiegiem
informacji w firmie. Moduł pozwala na rejestrację i integrację korespondencji otrzymywanej
z różnych źródeł: listy, faksy, e-maile, rysunki wykonane w CAD, itp.
Moduł Logotec DDM9000® Sprawy pozwala na zarządzanie różnorodnymi zadaniami
np.: reklamacjami, zapytaniami, ofertami itp. Program pozwala na pełny monitoring danej
sprawy i wszelkiej dokumentacji związanej z danym zagadnieniem. Daje on możliwość
przypisania do danej sprawy osoby, która będzie ponosić odpowiedzialność za jej realizację.
10
DDM9000 System zarządzania dokumentami i przepływem informacji, www.logotec.com.pl
7
Ostatni moduł systemu Logotec DDM9000® Workflow pozwala na określenie zasad
obiegu dokumentacji, według których dany dokument jest przekazywany zarówno wewnątrz
firmy, jak i pomiędzy firmą i jej zewnętrznymi partnerami. Ten moduł może być stosowany
na przykład w celu zarządzania obiegiem dokumentacji dotyczącej normy ISO 9000. Norma
powoduje konieczność opisania obiegu dokumentów w postaci konkretnych, stałych
procedur. Procedury te można przenieść do programu i za jego pomocą zautomatyzować cały
obieg informacji powstającej w związku z wprowadzaniem i utrzymaniem systemu
zarządzania jakością opartego na normach ISO 9000.
Procedury występujące w normach można rozpisać w programie na konkretne etapy
pracy z dokumentem. Program pozwala także na zdefiniowanie warunków, które muszą
zostać spełnione, aby dokument mógł zostać przeniesiony do kolejnego etapu. Można
zdefiniować listę osób do których dana korespondencja musi być wysłana i działań jakie
wymienione osoby powinny wykonać.
Program pozwala na definiowanie różnorodnych, nawet złożonych warunków
występujących w procedurach, dzięki czemu może być on stosowany we wszystkich
przedsiębiorstwach stosujących normy ISO 9000, nawet w przypadku występowania bardzo
złożonych i skomplikowanych procedur. Do warunków definiowalnych za pomocą
omawianego oprogramowania możemy zaliczyć:
• warunki zakończenia określonych etapów procedury,
• warunki cofnięcia określonego kroku procedury,
• zasady według których następuje przekazanie korespondencji do następnego kroku,
• warunki uwzględnienia danego etapu w procedurze (np. w zależności od wartości umowy
lub typu kredytu),
• terminy etapów,
• warunki zakończenia poszczególnych zadań,
• warunki uwzględnienia konkretnej osoby w zadaniu.11
Omawiane oprogramowanie może być pomocne szczególnie w zakresie następujących
punktów normy ISO:
• 4.3 - przegląd umowy,
• 4.4 - sterowanie projektem,
• 4.5 - nadzór nad danymi i dokumentacją,
• 4.6 - zakupy,
• 4.11 - nadzór nad wyposażeniem do kontroli, pomiarów i badań,
• 4.16 - nadzór nad zapisami dotyczącymi jakości.12
Dodatkowo oprogramowanie jest pomocne w działaniach objętych innymi punktami
normy ISO, wszędzie tam, gdzie mamy do czynienia z powstaniem i zarządzaniem różnymi
formami dokumentacji oraz sporządzaniem procedur obiegu tych dokumentów.
Wyżej wymienione moduły mogą być powiązane z innym oprogramowaniem,
ułatwiającym zarządzanie informacjami na linii klient – przedsiębiorstwo oraz do zarządzania
dokumentacją techniczną.
Moduł CRM9000 umożliwia zarządzanie stosunkami i relacjami z klientami. System
zapewnia dostęp do wiedzy o relacjach z danym klientem, od nawiązania z nim kontaktu, aż
do zarządzania obsługą gwarancyjną i posprzedażową. Zapewnia dostęp do informacji o
klientach, ich preferencjach, zwyczajach, dodatkowych kontraktach, itp. Wszystkie
wymienione rodzaje informacji mogą być opracowywane i prezentowane w postaci
różnorodnych wykresów i analiz.13
11
ibidem,
DDM9000, a system zarządzania jakością według ISO. www.logotec.com.pl/
13
CRM9000 Zarządzanie relacjami z klientem, www.logotec.com.pl
12
8
Kolejny moduł PDM9000 znajduje swoje zastosowanie w obszarze zarządzania
dokumentacja techniczną. Moduł pozwala włączyć do obiegu dokumentacji rysunki
techniczne przygotowane w oparciu o oprogramowanie CAD lub zeskanowane rysunki
wykonane ręcznie.
Podsumowanie
Przedstawiona analiza wykazała, że wprowadzenie komputerowego systemu zarządzania
dokumentacją w obszarze jakości jest uzasadnione. Dane zamieszczone w tablicy 1 wskazują
na dużą przewagę pozytywnych aspektów komputeryzacji zarządzania dokumentacją w
przedsiębiorstwie. Dokumentacja elektroniczna ma wiele niezaprzeczalnych zalet w
porównaniu z dokumentacją tradycyjną, do których możemy zaliczyć:
• większą szybkość działania systemu,
• dużą dokładność przetwarzania danych,
• łatwość archiwizacji danych (zajmują one znacznie mniej miejsca).
Praktycznie jedyną wadą wprowadzania komputeryzacji do zarządzania dokumentacją
dotyczącą jakości, która ma duże znaczenie praktyczne jest koszt wdrożenia systemu. Waga
tego problemu wzrosła w ostatnim roku z uwagi na trudną sytuację finansową większości
polskich przedsiębiorstw. Może to spowodować opóźnienie we wdrażaniu komputeryzacji,
natomiast jest mało prawdopodobne, aby aktualne kłopoty polskiej gospodarki mogły w
dłuższym okresie czasu zahamować proces przechodzenia z informacji „papierowej” na
elektroniczną.
Prezentowany w niniejszym artykule program DDM9000 jest efektywnym i bardzo
nowoczesnym narzędziem służącym do zarządzania dokumentacją. Nowoczesność i
niezawodność programu powoduje, że jest on sprzedawany głównie za granicą. Polskie
przedsiębiorstwa wykazują ciągle w dziedzinie komputeryzacji opóźnienie w stosunku do
Europy Zachodniej.
Literatura:
Książki i czasopisma:
1. Chlebus E., Burduk A., Susz S.: Systemy Workflow - Modelowanie i symulacja przepływu pracy. w. Komputerowo
zintegrowane zarządzanie tom 1. Pod red. R. Knosali. WNT, Warszawa 2001, S. 127-135.
2. Fine D. L., Read W. L.: A Blueprint for Document Control, „Quality Progress” nr 3, 2000, s. 65-69.
3. Drelichowski L.: Elementy teorii i praktyki zarządzania z technikami informacyjnymi w przedsiębiorstwie. ATR,
Bydgoszcz 2000.
4. Jelonek D.: Uwarunkowania komputerowego zarządzania przepływem dokumentów w organizacji. w: Inteligentne
systemy wspomagania decyzji w zarządzaniu pod red. H. Sroki i S. Stanka, AE, Katowice 1997, s.97-103.
5. Kisielnicki J., Sroka H.: Systemy informowania biznesu. Informatyka dla zarządzania, Placet, Warszawa 1999.
6. Kolbusz E., Nowakowski A.: Informatyka w zarządzaniu. Metody i systemy. Zachodniopomorska Szkoła Biznesu,
Szczecin 1999.
7. Schurr K.: Cel i przeznaczenie dokumentacji systemu zarządzania jakością. w: Praktyczne zarządzanie jakością, AlfaWeka, Warszawa 1997.
8. McAtee M. V.: The Paperless Solution. „Quality Digest”, nr 11 2001, s. 53-54.
Dokumenty internetowe
1. CRM9000 Zarządzanie relacjami z klientem, www.logotec.com.pl
2. DDM9000 Charakterystyka systemu, www.milmex.com.pl/Logotec/Logotec.htm
3. DDM9000 Elastyczność systemu, www.milmex.com.pl/Logotec/Elastycznosc.htm
4. DDM9000 Moduły funkcjonalne, www.milmex.com.pl/Logotec/Moduly.htm
5. DDM9000 System zarządzania dokumentami i przepływem informacji, www.logotec.com.pl
6. DDM9000, a system zarządzania jakością według ISO, www.logotec.com.pl
7. PDM9000 System zarządzania danymi o produkcie, www.logotec.com.pl
8. PDM9000 System zarządzania dokumentacja techniczną, www.logotec.com.pl
Akty prawne:
1. Ustawa o podpisie elektronicznym. Dz. U. z dnia 15 listopada nr 130 poz. 1450
9