Jak korespondować po angielsku

Jak korespondować po angielsku
L
ist jest naszą wizytówką. Gdy będzie
konkretny i klarowny, odbiorca wywnioskuje, że autor listu jest osobą konkretną, rozsądną, dobrze zorganizowaną. Jeśli napiszemy list niedbale – na kolanie i w
pośpiechu – nie możemy się dziwić odbiorcy, że uzna nas za ludzi niestarannych. Każda pisemna wypowiedź – zarówno list na
papierze, jak i list elektroniczny – powinna
charakteryzować się pewnymi konkretnymi
cechami, zgodnymi z powszechnymi konwencjami. Do najważniejszych należy struktura.
Struktura
Wszystkie listy i e-maile powinny cechować
się wyrazistą strukturą – czytający spodziewa
się umieszczenia informacji w ściśle określonych miejscach. W prawym górnym rogu
podajemy nasze imię i nazwisko wraz z adresem do korespondencji (dawne angielskie
wzory listów zalecają umieszczenie tam samego tylko adresu). Pod spodem należy wpisać datę napisania listu, którą można poprzedzić nazwą miejscowości. Niżej, wyrównane
do lewego marginesu – imię i nazwisko odbiorcy wraz z nazwą firmy, po której możemy również dopisać adres. Gdy zaś piszemy
e-mail, dane adresowe i data są zbędne – w
programie pocztowym czy bezpośrednio na
stronie internetowej naszego klienta poczty elektronicznej wpisujemy treść listu i oba
zwroty grzecznościowe (na początku i na
końcu, przed naszym podpisem).
Gdy piszemy na gotowym papierze firmowym,
w tekście umieszczamy imię i nazwisko odbiorcy oraz nazwę jego firmy. Warto również
zasygnalizować, czego list dotyczy – możemy
to zrobić w nagłówku, np. Order 299/09;
Re: conference materials delivery.
Pomiędzy poszczególnymi blokami tekstu
umieszczamy puste linie. Nie stosujemy tabulatorów. Dzięki takiemu rozwiązaniu list czyta
się łatwiej i szybciej.
Odręczny podpis umieszczamy zawsze pomiędzy końcowym zwrotem grzecznościowym a naszym imieniem i nazwiskiem. Unikajmy wykropkowań i linii – w umowach są
dopuszczalne, ale w listach nie wyglądają
dobrze. W przypadku e-maila siłą rzeczy odręczny podpis będzie niemożliwy.
Cel
Listy i e-maile piszemy w konkretnym celu.
Odbiorca nie powinien zastanawiać się, co w
danym zdaniu mieliśmy na myśli. Jeśli chcemy przekazać nawet mało przyjemną informację, napiszmy ją jasno i klarownie. Dla
złagodzenia przekazu, możemy użyć zwrotu wprowadzającego, np. I am afraid that…
(Obawiam się, że…)
I am sorry to inform you that… (Przykro mi
poinformować Państwa, że…)
Gdy chcemy na przykład poprosić dostawcę
o dodatkowy rabat, najlepiej wyrazić naszą
prośbę wprost, uzasadniając ją oczywiście w
dalszej treści listu. Możemy wówczas użyć takich zwrotów, jak: I would be very grateful if…
(Byłbym bardzo wdzięczny, gdyby…)
It would help our cooperation a lot if you
could… (Bardzo by pomogło naszej współpracy, gdyby mógł Pan…)
Piszmy z klasą
Skoro bywamy oceniani na podstawie naszych listów lub e-maili, zadbajmy o to, by
opinia ta była jak najlepsza. Piszmy z klasą –
starajmy się nie tylko nie popełniać błędów,
ale również dochować wymogów uprzejmości. Tym samym pokażemy adresatowi naszego listu, że traktujemy go z szacunkiem.
Pamiętajmy o prostocie wypowiedzi pisemnej, o jej elegancji – stosujmy zwroty grzecznościowe, dzielmy list na akapity, dopilnujmy,
by podpis znalazł się w odpowiednim miejscu. Zadbajmy o staranne zaadresowanie koperty. W e-mailu wpiszmy temat wiadomości,
5
Przykłady korespondencji w języku angielskim
który podpowie odbiorcy, czego e-mail dotyczy. Stare przysłowie mówi: jak cię widzą,
tak cię piszą. Czas pomyśleć o nowym: jak
cię czytają, tak cię widzą.
Pośpiech jest złym doradcą
Im szybciej staramy się napisać list czy e-mail,
tym większe prawdopodobieństwo, że popełnimy błędy. Starajmy się znaleźć czas na ponowną lekturę listu – a jeśli to naprawdę ważna wiadomość, warto poprosić kolegę czy
koleżankę o jej przeczytanie. To, co dla nas
jako autorów listu jest w pełni zrozumiałe, nie
musi być jasne dla odbiorcy – osoba postronna łatwiej takie niespójności wychwyci.
Jeśli zaś e-mail napisaliśmy w złości, powstrzymajmy się przed jego natychmiastową wysyłką – poczekajmy; a gdy emocje opadną, przeczytajmy e-mail ponownie, i dopiero wtedy, na
chłodno, oceńmy nasz dobór słów.
Krótkie zdania, krótkie akapity
Nasze listy będą jasne i klarowne, jeśli użyjemy krótkich zdań, podzielonych na logiczne akapity. Zapomnijmy o skomplikowanych
zdaniach wielokrotnie złożonych. Nawet jeśli
potrafimy w języku angielskim sformułować
zdanie podrzędnie złożone, np. okolicznikowe przyzwolenia, nie popisujmy się i po-
wstrzymajmy od umieszczenia go w liście.
Unikajmy zbędnej ornamentyki – zarówno w
treści, jak i w formie. Zrezygnujmy z nadmiaru przymiotników, zbędnych wzmocnień typu
very (bardzo) lub extremely (wyjątkowo). Nie
stosujmy wyszukanych czcionek, podkreśleń,
ramek i innych ozdobników, które tylko utrudnią czytanie tekstu.
Opakowanie
List to nie tylko napisana lub wydrukowana
kartka papieru z naszym podpisem – ale również koperta. Zaadresujmy ją starannie. Nawet jeśli nie jest to list polecony, pamiętajmy
o umieszczeniu na kopercie imienia i nazwiska, nazwy firmy i adresu nadawcy. Dane
nadawcy umieszczamy z przodu koperty, w
lewym górnym rogu.
Kopertę zawsze dobieramy do zawartości
przesyłki – pojedyncza, niezłożona kartka A4
włożona do koperty C4 (229 x 324 mm) pognie się i będzie wyglądać niechlujnie.
Listy składamy w zależności od rodzaju koperty – w przypadku koperty C6 (114 x 162 mm),
najpierw wpół w pionie, potem wpół w poziomie. Listy formatu A4 wkładane do koperty
DL (110 x 220 mm), składamy w poziomie „na
trzy” – perfekcjonista zadba o to, by linia złożenia nie przecięła odręcznego podpisu.
Zwroty grzecznościowe
Zapewne nieraz zadawaliśmy sobie pytanie, jak zakończyć list – czy zwrotem Yours faithfully,
czy raczej Yours sincerely? Reguła jest na szczęście prosta:
Zwrot grzecznościowy rozpoczynający list
Końcowy zwrot grzecznościowy
Dear Sir
Dear Madam
Dear Sirs
Yours faithfully
Dear Mr Kempton
Dear Ms Snickers
Dear Lucy
Yours sincerely
Zarówno Yours faithfully, jak i Yours sincerely oznacza Z poważaniem. Zapamiętajmy: jeśli nie znamy
nazwiska osoby, do której kierujemy list, zawsze nad podpisem umieszczajmy zwrot Yours faithfully.
W przypadku e-maili, które z uwagi na swoją formę są mniej formalne, zamiast Yours sincerely możemy
sobie pozwolić na Best regards lub Best wishes (Serdecznie pozdrawiam), With regards lub Regards (Pozdrawiam), a w przypadkach większej zażyłości z odbiorcą listu – All the best lub nawet po prostu Best.
6