Skanowanie akt osobowych – jak robić to zgodnie z prawem?

Skanowanie akt osobowych to proces, który zyskuje na znaczeniu w dobie cyfryzacji administracji i zarządzania dokumentacją pracowniczą. Wymogi prawne oraz ochrona danych osobowych nakładają jednak na pracodawców i działy kadr szereg obowiązków podczas digitalizacji dokumentów. Prawidłowe przeprowadzenie tego procesu jest kluczowe zarówno dla zgodności z przepisami, jak i dla bezpieczeństwa informacji.

Regulacje prawne dotyczące skanowania akt osobowych

Cyfrowe przetwarzanie dokumentacji kadrowej wymaga ścisłego przestrzegania przepisów prawa. Kluczowe regulacje określają, jakie warunki należy spełnić, aby skanowanie akt osobowych było zgodne z obowiązującymi normami.

Prawo pracy i ustawa o dokumentacji pracowniczej

Podstawą prawną dla digitalizacji akt osobowych są przepisy Kodeksu pracy oraz ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Pracodawca ma obowiązek prowadzenia akt osobowych w formie papierowej lub elektronicznej, przy zachowaniu odpowiednich zabezpieczeń. W przypadku przejścia z papierowej na cyfrową formę dokumentacji konieczne jest sporządzenie odwzorowania cyfrowego, które odpowiada oryginałowi pod względem treści i układu.

Wymogi RODO i ochrona danych osobowych

Rozporządzenie o ochronie danych osobowych (RODO) nakłada na administratorów danych istotne wymogi w zakresie przetwarzania danych pracowników. Zachowanie poufności i integralności informacji to jeden z podstawowych obowiązków podczas skanowania akt osobowych. Pracodawca musi wdrożyć odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby ograniczyć ryzyko nieuprawnionego dostępu czy utraty danych.

Praktyczne aspekty skanowania i archiwizacji akt

Proces cyfrowej archiwizacji akt wiąże się z szeregiem czynności technicznych i organizacyjnych. Ich prawidłowa realizacja gwarantuje legalność oraz skuteczność digitalizacji dokumentacji.

Etapy przygotowania dokumentów do skanowania

Właściwe przygotowanie papierowych akt osobowych jest niezbędne do uzyskania wysokiej jakości odwzorowań cyfrowych. Dokumenty powinny być kompletne, uporządkowane i oczyszczone z elementów uniemożliwiających skanowanie, takich jak zszywki czy spinacze. Warto również przeanalizować, które dokumenty muszą zostać zeskanowane, a które można pozostawić w formie papierowej zgodnie z przepisami.

Standardy techniczne i jakość odwzorowań

Skanowanie akt osobowych wymaga zastosowania odpowiednich urządzeń i parametrów technicznych. Zaleca się wykorzystywanie rozdzielczości co najmniej 300 dpi oraz zapisywanie plików w formatach zapewniających trwałość i czytelność, takich jak PDF/A. Dokumenty cyfrowe powinny być opisane w sposób umożliwiający łatwe wyszukiwanie i identyfikację.

Bezpieczeństwo danych i zarządzanie dostępem

Ochrona przed nieuprawnionym dostępem oraz zapewnienie integralności informacji to kluczowe wyzwania przy cyfrowej archiwizacji akt. Działania te muszą być zgodne z przepisami o ochronie danych osobowych.

Zabezpieczenia techniczne i organizacyjne

Pracodawca zobowiązany jest do wdrożenia odpowiednich zabezpieczeń, takich jak systemy kontroli dostępu, szyfrowanie czy regularne tworzenie kopii zapasowych. Bezpieczeństwo danych osobowych skanowanie wymaga nie tylko rozwiązań technologicznych, ale również jasnych procedur postępowania z dokumentacją. Pracownicy powinni być przeszkoleni w zakresie bezpiecznego przetwarzania danych i korzystania z systemów informatycznych.

Zarządzanie uprawnieniami i audyt dostępu

Efektywne zarządzanie dostępem do zeskanowanych akt minimalizuje ryzyko naruszenia poufności. Tylko osoby upoważnione powinny mieć możliwość przeglądania, edytowania lub archiwizowania dokumentów. Systemy informatyczne powinny umożliwiać rejestrowanie działań użytkowników oraz regularny audyt dostępu do danych.

Przechowywanie i udostępnianie zeskanowanych akt

Prawidłowa archiwizacja cyfrowa akt osobowych obejmuje nie tylko sam proces digitalizacji, ale również sposób przechowywania i udostępniania dokumentów.

Wymogi dotyczące trwałości i czytelności

Dokumenty cyfrowe muszą być przechowywane w warunkach gwarantujących ich niezmienność i dostępność przez cały wymagany okres. Cyfrowa archiwizacja akt oznacza konieczność stosowania nośników odpornych na uszkodzenia oraz regularnej kontroli stanu zapisów. Zaleca się także stosowanie rozwiązań, które umożliwiają łatwe przenoszenie danych na nowe nośniki w razie potrzeby.

Udostępnianie dokumentów pracownikom i instytucjom

Zeskanowane akta osobowe mogą być udostępniane zarówno pracownikom, jak i uprawnionym organom, pod warunkiem zachowania stosownych procedur bezpieczeństwa. Przekazywanie danych powinno odbywać się zgodnie z przepisami, z zastosowaniem odpowiednich zabezpieczeń informatycznych. Każde udostępnienie dokumentów musi być rejestrowane i kontrolowane.

Proces skanowania akt osobowych wymaga uwzględnienia zarówno aspektów prawnych, jak i praktycznych. Odpowiednie przygotowanie, zachowanie standardów technicznych oraz skuteczne zarządzanie bezpieczeństwem danych osobowych są niezbędne dla legalnej i efektywnej cyfryzacji dokumentacji kadrowej. Cyfrowa archiwizacja akt oraz wdrożenie polityk bezpieczeństwa danych osobowych stanowią fundament nowoczesnego zarządzania dokumentacją pracowniczą.