Czy pracodawca musi podpisać wypowiedzenie? [Wyjaśnienie + przykłady 2025]
Wypowiedzenie umowy o pracę to jednostronna czynność prawna — i właśnie dlatego pojawia się wiele pytań: czy pracodawca musi podpisać wypowiedzenie? Czy brak podpisu coś unieważnia? Czy wypowiedzenie pracownika działa bez akceptacji? Poniżej znajdziesz jasną, prawną i praktyczną odpowiedź.
Czy pracodawca musi podpisać wypowiedzenie? — szybka odpowiedź
- Tak — jeśli to pracodawca składa wypowiedzenie pracownikowi, musi je podpisać.
- Nie — jeśli to pracownik składa wypowiedzenie, pracodawca nie musi go podpisywać.
Odmowa podpisu przez pracodawcę nie unieważnia wypowiedzenia złożonego przez pracownika. Kluczowa jest skuteczność doręczenia, a nie akceptacja treści.
Kto podpisuje wypowiedzenie umowy o pracę?
Zasada jest prosta:
- gdy wypowiedzenie wręcza pracodawca — podpisuje je osoba uprawniona do reprezentacji (np. prezes, dyrektor HR, pełnomocnik),
- gdy wypowiedzenie składa pracownik — podpisuje je pracownik, a pracodawca jedynie odbiera dokument.
Podpis pracodawcy nie jest potwierdzeniem „zgody”, a jedynie elementem formalnym jego własnego oświadczenia woli.
Czy wypowiedzenie pracodawcy jest ważne bez podpisu?
Nie. Wypowiedzenie wręczane pracownikowi przez pracodawcę musi posiadać podpis osoby reprezentującej firmę.
Wynika to z art. 30 § 3 Kodeksu pracy: wypowiedzenie musi być dokonane na piśmie. Dokument bez podpisu nie spełnia tego wymogu.
Skutek: pracownik może skutecznie zakwestionować takie wypowiedzenie.
Czy pracodawca musi podpisać wypowiedzenie złożone przez pracownika?
Nie. Pracodawca nie „akceptuje” wypowiedzenia — on je jedynie odbiera.
Odmowa podpisu pracodawcy nie powoduje, że wypowiedzenie staje się nieważne.
Jeśli pracownik złoży dokument osobiście lub wyśle pocztą poleconą, wypowiedzenie obowiązuje niezależnie od tego, czy pracodawca go podpisze, parafuje lub potwierdzi.
Najważniejsze jest udowodnienie, że dokument został doręczony.
Jak pracownik powinien złożyć wypowiedzenie, żeby było ważne?
Najbezpieczniejsze sposoby:
- wręczyć wypowiedzenie osobiście i poprosić o pieczątkę lub datę wpływu na kopii,
- złożyć przez kadry lub sekretariat — z potwierdzeniem odbioru,
- wysłać pocztą poleconą z potwierdzeniem nadania (data nadania = data złożenia),
- wysłać e-mailem, ale tylko z podpisem kwalifikowanym (zwykły e-mail jest nieważny).
Pracodawca może odmówić podpisu na kopii, ale nie może odmówić przyjęcia dokumentu.
Przykłady sytuacji problemowych i jak je rozwiązać
Pracodawca odmawia podpisu na kopii wypowiedzenia
Wystarczy zostawić wypowiedzenie i odejść — odmowa przyjęcia nie unieważnia dokumentu. Warto mieć świadka.
Pracodawcy nie ma w firmie
Dokument może odebrać każda osoba, która pracuje w firmie: sekretariat, HR, kierownik zmiany.
Wypowiedzenie wysłane mailem
Skuteczne tylko wtedy, gdy dokument jest podpisany podpisem kwalifikowanym.
Mail bez podpisu kwalifikowanego nie spełnia wymogu formy pisemnej.
Wypowiedzenie włożone do skrzynki pocztowej pracodawcy
Ryzykowne — brak dowodu doręczenia. Lepszy list polecony.
Czy wypowiedzenie elektroniczne jest ważne?
Tak — ale tylko wtedy, gdy spełnia wymóg formy pisemnej.
- podpis kwalifikowany = ważne wypowiedzenie,
- podpis zaufany (Profil Zaufany) = nieważne przy wypowiedzeniu (nie spełnia formy pisemnej!),
- zwykły e-mail = nieważny,
- skan wypowiedzenia = nieważny,
- PDF z podpisem kwalifikowanym = w pełni ważny.
Podpis kwalifikowany jest jedyną akceptowaną formą podpisu elektronicznego przy wypowiedzeniach.
Podsumowanie
- Pracodawca musi podpisać tylko własne wypowiedzenie.
- Pracodawca nie musi i nie powinien podpisywać wypowiedzenia pracownika.
- Odmowa podpisu przez pracodawcę nie wpływa na ważność wypowiedzenia złożonego przez pracownika.
- Najważniejsze jest udowodnienie doręczenia pisma.
- Wypowiedzenie elektroniczne jest ważne tylko z podpisem kwalifikowanym.
FAQ — najczęściej zadawane pytania
Czy pracodawca może odmówić przyjęcia wypowiedzenia?
Może odmówić podpisu, ale nie może unieważnić dokumentu. Wypowiedzenie i tak działa.
Czy podpis złożony przez asystentkę jest ważny?
Tak — jeśli ma pełnomocnictwo lub działa w imieniu pracodawcy (np. podpis „z upoważnienia”).
Czy wypowiedzenie SMS-em jest skuteczne?
Nie. SMS nie spełnia wymogu formy pisemnej.
Czy pracownik musi podpisać wypowiedzenie pracodawcy?
Nie — podpis pracownika nie jest wymagany. Pracownik jedynie potwierdza odbiór.
Czy można cofnąć wypowiedzenie?
Tak, ale tylko za zgodą dwóch stron — najlepiej na piśmie.
