Jak podpisać plik XML? [Podpis kwalifikowany, Profil Zaufany, XAdES – instrukcja 2025]
Pliki XML są standardowym formatem dokumentów wysyłanych do urzędów — m.in. JPK, e-sprawozdań finansowych, wniosków urzędowych, raportów systemowych czy plików technicznych.
Żeby je wysłać, trzeba je podpisać elektronicznie, najczęściej podpisem kwalifikowanym w formacie XAdES.
Poniżej znajdziesz kompletny poradnik krok po kroku: jak podpisać plik XML, jakie narzędzia wybrać i jak uniknąć błędów.
Jak podpisać plik XML? — szybka odpowiedź
- Plik XML podpisuje się podpisem kwalifikowanym (najpewniejsza i najczęściej wymagana metoda).
- Podpis musi być w formacie XAdES (zwłaszcza XAdES-enveloped).
- Profil Zaufany podpisuje XML tylko w wybranych systemach (np. e-sprawozdania, gov.pl).
- Do podpisania potrzebujesz aplikacji dostawcy certyfikatu (np. Szafir, Certum, SimplySign, mSzafir).
To najkrótsza i najbardziej praktyczna forma odpowiedzi.
Czym można podpisać plik XML?
Do podpisania XML możesz użyć trzech typów podpisu:
1. Podpis kwalifikowany (najczęściej wymagany)
- 100% ważności prawnej,
- działa offline i online,
- jedyny podpis akceptowany przez KAS (JPK), eKRS, ZUS, e-sprawozdania finansowe.
2. Profil Zaufany
- działa tylko w systemach, które go obsługują,
- nie podpiszesz nim dowolnego pliku XML — jedynie pliki przewidziane w usługach gov.
3. Podpis osobisty (e-dowód)
- działa w wielu przypadkach urzędowych,
- obsługuje format XAdES,
- wymaga czytnika NFC lub czytnika kart.
Jak podpisać plik XML podpisem kwalifikowanym – krok po kroku
To najpewniejszy, uniwersalny sposób.
Instrukcja w 6 krokach:
- Uruchom aplikację do podpisu (np. Szafir, Certum ProCertum, SimplySign Desktop).
- Wybierz opcję „Podpisz dokument”.
- Wskaż plik XML, który chcesz podpisać.
- Ustaw format podpisu XAdES (najczęściej wymagany jest XAdES enveloped).
- Wybierz swój certyfikat i potwierdź PIN-kodem lub aplikacją.
- Zapisz podpisany dokument (najczęściej .xml lub .xml.xades, czasem .zip).
W 95% przypadków urzędy akceptują XAdES enveloped, czyli podpis „w środku” XML.
Jak podpisać plik XML Profilem Zaufanym?
Profil Zaufany nie pozwala na podpisywanie dowolnych plików XML, ale możesz go użyć w systemach, które mają moduł PZ:
- gov.pl (usługa „Podpisz dokument”) – czasem obsługuje XML, czasem nie,
- aplikacja e-Sprawozdania Finansowe,
- niektóre portale samorządowe.
Procedura:
- Wejdź na gov.pl → „Podpisz lub sprawdź dokument”.
- Dodaj plik XML (jeśli system go obsługuje).
- Zaloguj się Profilem Zaufanym.
- Potwierdź podpis kodem SMS lub bankowością.
- Pobierz podpisany plik XML lub plik .xml.xades.
Uwaga:
Większość systemów księgowych, podatkowych i finansowych NIE akceptuje podpisu PZ — wymagają wyłącznie podpisu kwalifikowanego.
Jak podpisać XML w aplikacji e-Sprawozdania Finansowe?
Ten system obsługuje podpisy:
- kwalifikowane,
- Profilem Zaufanym,
- podpisem osobistym (e-dowód).
Instrukcja:
- Wejdź na stronę aplikacji i uruchom narzędzie (online/offline).
- Wgraj plik XML ze sprawozdaniem.
- Kliknij „Dodaj podpis”.
- Wybierz rodzaj podpisu.
- Podpisz jako kierownik jednostki i/lub jako osoba sporządzająca.
- Zapisz dokument i dołącz podpisy.
Dla spółek — zwykle podpis musi złożyć więcej niż jedna osoba.
Podpisywanie plików XML JPK – wymagania KAS
Krajowa Administracja Skarbowa wymaga:
- podpisu kwalifikowanego,
lub - danych autoryzujących (Tylko JPK na CEIDG — PIT, VAT osób fizycznych).
Dla spółek, firm i jednostek:
obowiązkowy jest podpis kwalifikowany w formacie XAdES enveloped.
Pliku XML nie wolno:
- kompresować do ZIP po podpisaniu,
- zmieniać ręcznie,
- edytować po podpisaniu.
Format podpisu: XAdES, EPES, enveloped, detached – co to oznacza?
Krótko i praktycznie:
- XAdES – standard podpisu elektronicznego dla plików XML.
- XAdES-EPES – podpis z informacją o polityce podpisu (często wymagane w urzędach).
- Enveloped – podpis znajduje się wewnątrz pliku XML → najczęściej akceptowany.
- Enveloping – plik XML jest „w środku podpisu”.
- Detached – podpis jest osobnym plikiem (.xades).
Jeśli nie wiesz, który wybrać → XAdES Enveloped będzie właściwy w 90% przypadków.
Jak zweryfikować podpisany plik XML?
Możesz to zrobić:
- na gov.pl → „Sprawdź podpis”,
- w aplikacji dostawcy certyfikatu,
- za pomocą walidatorów XAdES,
- w systemie, do którego wysyłasz plik (np. e-Sprawozdania, JPK).
Weryfikacja powinna wskazać:
- poprawność podpisu,
- dane osoby podpisującej,
- datę i czas podpisu,
- ważność certyfikatu.
Najczęstsze błędy przy podpisywaniu plików XML
- użycie podpisu PDF zamiast XAdES,
- wybór formatu „detached”, gdy system wymaga „enveloped”,
- podpisanie pliku ZIP zamiast XML,
- edytowanie pliku po podpisaniu (unieważnia podpis),
- brak ważnego certyfikatu kwalifikowanego,
- brak wszystkich wymaganych podpisów (np. kierownik + księgowy).
Podsumowanie
Aby podpisać plik XML prawidłowo:
- użyj podpisu kwalifikowanego w formacie XAdES (najlepiej enveloped),
- podpisuj XML w aplikacji dostawcy certyfikatu lub w systemie urzędowym,
- Profil Zaufany działa tylko w wybranych sytuacjach,
- większość urzędów wymaga XAdES — nie formatu PDF.
Podpisany w ten sposób XML jest w pełni zgodny z wymaganiami systemów podatkowych i finansowych.
FAQ — najczęściej zadawane pytania
Czy można podpisać XML na telefonie?
Tak — za pomocą aplikacji mobilnych podpisu kwalifikowanego (np. SimplySign, mSzafir).
Czy można podpisać XML Profilem Zaufanym?
Tak, ale tylko w systemach, które obsługują XML + PZ (np. e-Sprawozdania).
Dlaczego urząd odrzuca plik XML?
Najczęściej powód to: zły format podpisu, niewłaściwa struktura XML, podpis detached.
Czy podpis kwalifikowany zawsze działa?
Tak — to jedyna forma akceptowana we wszystkich urzędach.
Czy mogę najpierw podpisać ZIP?
Nie — podpisujesz zawsze plik XML, nie archiwum.
