Najem okazjonalny – jakie dokumenty do notariusza? [Lista + instrukcja 2025]
Najem okazjonalny to najbezpieczniejsza forma wynajmu mieszkania dla właściciela — ale tylko wtedy, gdy dokumenty są przygotowane prawidłowo. Wymaga jednej ważnej wizyty u notariusza i kilku załączników, które najemca i właściciel muszą dostarczyć wcześniej.
Poniżej znajdziesz najprostszy i jednocześnie kompletny przewodnik, który pokazuje, jakie dokumenty trzeba przygotować i jak przebiega procedura krok po kroku.
Dokumenty do najmu okazjonalnego — szybka lista
Do sporządzenia najmu okazjonalnego niezbędne są:
- umowa najmu okazjonalnego (projekt przygotowuje właściciel),
- oświadczenie najemcy o dobrowolnym poddaniu się egzekucji – w formie aktu notarialnego,
- oświadczenie właściciela lokalu zastępczego o przyjęciu najemcy,
- dokument potwierdzający prawo do lokalu zastępczego,
- dane stron umowy (właściciela i najemcy),
- zgłoszenie najmu okazjonalnego do US – obowiązek właściciela po podpisaniu umowy.
Najem okazjonalny jest ważny dopiero wtedy, gdy zostanie zgłoszony do Urzędu Skarbowego.
Jakie dokumenty trzeba dostarczyć do notariusza?
Do kancelarii notarialnej najemca powinien przygotować:
- dowód osobisty,
- dane właściciela i najemcy,
- projekt umowy najmu okazjonalnego,
- dane osoby udostępniającej lokal zastępczy,
- adres lokalu zastępczego,
- dokument potwierdzający tytuł prawny do lokalu zastępczego (np. akt własności, umowa najmu).
Na tej podstawie notariusz sporządza akt notarialny o poddaniu się egzekucji (art. 777 k.p.c.) — kluczowy element najmu okazjonalnego.
Czym jest oświadczenie najemcy w formie aktu notarialnego?
To dokument, który zabezpiecza właściciela. Najemca potwierdza w nim:
- że dobrowolnie podda się egzekucji,
- że w razie wypowiedzenia umowy opuści i opróżni lokal,
- że zna adres lokalu zastępczego i zobowiązuje się do wyprowadzki.
Akt notarialny pozwala ominąć długotrwałe procesy o eksmisję — właściciel może przejść do komornika bez wyroku sądu.
Jakie dokumenty musi przygotować właściciel mieszkania?
Właściciel odpowiada za:
- przygotowanie projektu umowy najmu okazjonalnego,
- przedstawienie dokumentu potwierdzającego prawo własności (np. wypis z KW),
- zebranie danych najemcy,
- zebranie oświadczenia o lokalu zastępczym,
- późniejsze zgłoszenie najmu okazjonalnego do Urzędu Skarbowego.
Właściciel nie musi być obecny u notariusza, o ile dokument ma podpisać jedynie najemca.
Jakie dokumenty musi przygotować najemca?
Najemca dostarcza:
- dowód osobisty,
- dane do umowy,
- adres lokalu zastępczego,
- dane i oświadczenie właściciela lokalu zastępczego,
- kopię dokumentu potwierdzającego prawo do lokalu zastępczego.
To najemca podpisuje akt notarialny, więc to on najczęściej zabiera komplet dokumentów do kancelarii.
Oświadczenie właściciela lokalu zastępczego — wymagania
Każdy najem okazjonalny wymaga wskazania lokalu zastępczego, gdzie najemca może się wyprowadzić w razie eksmisji.
Oświadczenie osoby udostępniającej lokal powinno zawierać:
- pełne dane właściciela lokalu i najemcy,
- adres lokalu zastępczego,
- wyraźną zgodę na zamieszkanie najemcy,
- podpis osoby udostępniającej,
- załącznik: dokument potwierdzający prawo do lokalu (np. akt własności).
Oświadczenie nie wymaga wizyty u notariusza, ale musi być sporządzone poprawnie, aby nie zostało zakwestionowane.
Jak wygląda wizyta u notariusza?
W praktyce wizyta trwa około 10–20 minut.
Proces przebiega następująco:
- Notariusz weryfikuje tożsamość najemcy.
- Odczytuje treść oświadczenia o poddaniu się egzekucji.
- Wyjaśnia skutki prawne dokumentu.
- Najemca składa podpis.
- Notariusz wydaje oryginał aktu dla właściciela i najemcy.
Ten dokument dołącza się później do umowy najmu okazjonalnego.
Ile kosztuje akt notarialny do najmu okazjonalnego?
Średnie ceny w 2025 roku:
- koszt aktu notarialnego: 150–350 zł,
- różnice wynikają z lokalizacji i polityki kancelarii,
- zazwyczaj płaci najemca (choć prawo nie zabrania, aby strony ustaliły inaczej).
Właściciel płaci nic — poza obowiązkiem zgłoszenia najmu do US.
Kiedy dokumenty trzeba złożyć w Urzędzie Skarbowym?
Właściciel musi zgłosić umowę najmu okazjonalnego w ciągu 14 dni od:
- podpisania umowy najmu,
- lub od rozpoczęcia najmu (jeśli różne daty).
Do zgłoszenia potrzebne są:
- umowa najmu okazjonalnego,
- akt notarialny najemcy,
- oświadczenie o lokalu zastępczym.
Brak zgłoszenia = umowa traci status najmu okazjonalnego, a właściciel traci uproszczoną procedurę eksmisji.
Najczęstsze błędy przy najmie okazjonalnym
- brak aktu notarialnego najemcy,
- oświadczenie o lokalu zastępczym podpisane przez osobę bez tytułu prawnego,
- brak dokumentu potwierdzającego prawo do lokalu zastępczego,
- niezgłoszenie najmu do Urzędu Skarbowego,
- niekompletny projekt umowy najmu,
- mylenie najmu okazjonalnego z najmem instytucjonalnym.
W każdym przypadku brak poprawnych dokumentów powoduje, że najem okazjonalny nie działa.
Podsumowanie
Aby poprawnie zawrzeć najem okazjonalny, konieczne są:
- umowa najmu,
- akt notarialny najemcy (poddanie się egzekucji),
- oświadczenie właściciela lokalu zastępczego,
- dokument prawa do lokalu zastępczego,
- zgłoszenie do US.
Dopiero komplet tych dokumentów zapewnia ochronę właściciela i pełną ważność najmu okazjonalnego.
FAQ — najczęściej zadawane pytania
Czy właściciel musi być obecny u notariusza?
Nie — akt podpisuje najemca.
Kto płaci za akt notarialny?
Najczęściej najemca, chyba że strony ustalą inaczej.
Czy lokal zastępczy może być wynajmowany?
Tak — jeśli osoba udostępniająca posiada tytuł prawny (umowa najmu, zgoda właściciela).
Czy można zmienić lokal zastępczy w trakcie najmu?
Tak, ale trzeba sporządzić nowe oświadczenie.
Czy cudzoziemiec może zawrzeć najem okazjonalny?
Tak — pod warunkiem posiadania numeru paszportu i danych do aktu.
