Zastosowanie zasad komunikacji społecznej w zarządzaniu szkołą

Mariola Siorek:
Prezentacje: teoria i praktyka; przygotowanie i wygłaszanie.
Każdy z nas na każdym kroku jest bombardowany informacjami. Skupiamy uwagę na
niektórych, większość pomijamy. Czasem właśnie atrakcyjna forma sprawia, że
zatrzymujemy się nad czymś, co samo w sobie nie jest dla nas konieczne, ani nawet
przydatne. Co sprawiło, że tak się stało? Umiejętności prezentacyjne twórcy
komunikatu!
Poczynając od egzaminu maturalnego – od wielu dorosłych wymaga się wysokich
umiejętności prezentacyjnych.
I jednocześnie – jest tak wiele beznadziejnych prezentacji dookoła... Przypomnij
sobie tylko niedawną rozmowę telefoniczną z telemarketerem lub niedawne zebranie
zespołu.
Właśnie dlatego będę pisać o prezentacjach.
W artykułach używam formy „na Ty” – tak jak w czasie swoich warsztatów. To
bardziej bezpośrednia forma – łatwiejsza w pisaniu, mówieniu, czytaniu – powoduje,
że komunikacja staje się bardziej bezpośrednia.
Pozwól mi jej używać.
W kolejnych odcinkach przybliżę Ci różne aspekty zarówno przygotowania jak też
wygłaszania prezentacji. Opowiem historie z życia i skomentuję je – używając
przydatnej wiedzy „książkowej”. Zadam Ci wiele pytań – abyś mógł korzystać ze
swojego doświadczenia czytając – i zasugeruję możliwe i najbardziej
prawdopodobne odpowiedzi, abyś mógł dopasować rozwiązania do swojej sytuacji.
W każdym odcinku znajdziesz jeden element, jeden aspekt ogromnego zagadnienia
– jakim jest wiedza o prezentacjach i ich przygotowaniu i wygłaszaniu.
Odcinek I : Określ swoje cele!
Od tego, jak określisz cel będzie zależeć to, co powiesz i jak to zrobisz.
Moja przyjaciółka – działaczka pewnego stowarzyszenia – została zaproszona do
wygłoszenia mowy w czasie konferencji. Przybiegła do mnie zaaferowana: „Mariola,
czy pomożesz mi się przygotować?”
- Oczywiście. Pozwól, że zapytam jakie stawiasz sobie cele do osiągnięcia
poprzez to przemówienie?
- Cele? Dla nas to możliwość, żeby wreszcie ktoś nas zauważył, żeby wypłynąć
na szerokie wody!
- Chcę dobrze zrozumieć, więc będę pytać dalej – wyjaśniłam – Rozumiem, że
„nas” znaczy „stowarzyszenie”. Powiedz mi kto ma was zauważyć?
- Przedstawiciele samorządu! – moja przyjaciółka nie miała żadnych
wątpliwości – chcę im zalać sadła za skórę! Osiągnęliśmy tyle bez ich
pomocy, niech się wstydzą! I niech się wreszcie zaczną inaczej zachowywać!
– i nagle zawiesiła głos... – wiesz... jak tak siebie słucham to mam wątpliwości.
A co będzie jeśli się obrażą?
- Mam wrażenie, że zadajesz sobie jakieś pytanie...
- Tak – odpowiedziała moja przyjaciółka – zastanawiam się co chcę uzyskać
dzięki wygłoszeniu mowy i co w ogóle jest możliwe do uzyskania w ten
sposób...
1
Kluczowe pytania
Zanim wygłosisz prezentację – przygotuj się. Kiedy będziesz przed publicznością nie
będzie czasu na myślenie o tym co chcesz powiedzieć i po co, tak jak na
sprawdzanie czy rzutnik współpracuje z Twoim laptopem. Wiem coś o tym.
Kiedyś przeżyłam konsekwencje posiadania złudzenia, że jest to możliwe. Od tego
czasu starannie przygotowuję każde wystąpienie.
Im krótsze – tym dłużej je szlifuję. Tekst, sposób wygłoszenia, rekwizyty.
Zacznijmy od celów i głównej tezy.
Moja przyjaciółka zadała sobie kluczowe pytania:
- Co chcę osiągnąć poprzez wygłoszenie mowy?
- Co jest możliwe do osiągnięcia w ten sposób?
- Jaka część moich celów będzie wymagała innych działań niż wygłoszenie
mowy?
Dzięki tym pytaniom rozpoczęła definiowanie celu.
Podręczniki zarządzania zwracają uwagę, że „poprawnie” zdefiniowany cel pozwala
się zorientować w skuteczności własnych działań. Aby zorientować się czy cel jest
poprawnie zdefiniowany – ja lubię używać akronimu SMART. W moim wykonaniu jest
„miksem” kilku metodyk – bo w ten sposób zbiera najlepsze cechy każdej z nich.
Rozszyfrujmy go.
S – simple. Prosty. Warto, aby Twój cel był jasno i prosto określony. Po co?
Prawdopodobnie zrobisz dokładnie to, co ujmiesz w swoim celu. Każde słowo ma
znaczenie. Zauważ – poniższe zdania opisują tak naprawdę różne cele:
Cel : Wygłosić prezentację.
Cel : Sprawić, aby obecni przedstawiciele samorządu zrozumieli główne cele i
założenia działalności stowarzyszenia.
Cel: Sprawić, aby przedstawiciele samorządu rozpoczęli współpracę ze
stowarzyszeniem.
Prawda, że widać różnicę? Zadaj sobie pytanie: „Co moi słuchacze mają pomyśleć i
zrobić, kiedy skończę mówić?”
M – measureable. Mierzalny. Tylko jeśli dysponujesz miarą – jesteś w stanie określić
czy osiągnąłeś cel. Warto mieć możliwość sprawdzenia czy Twój pomiar przyniesie
Ci wartościowe informacje. Porównaj:
Miernik: Uczestnikom prezentacji wzrośnie szacunek do działalności stowarzyszenia.
Miernik: Uczestnicy prezentacji po zakończonym występie podejdą do mnie
i poproszą o termin spotkania w sprawie współpracy lub zaproszą na spotkanie do
siebie.
Który miernik podoba Ci się bardziej? Mi ten drugi – łatwiej mi obserwować konkretne
zachowania i w ten sposób mierzyć skuteczność moich działań. Przy ustalaniu
mierników przydają się pytania: Co konkretnie mają zrobić i ile razy? Po czym
poznasz, że np. chcą rozpocząć współpracę?
A – agreeable. Uzgodniony. Czasem przemawiasz w imieniu grupy. Warto ustalić z
przedstawicielami czy o takie właśnie cele chodzi. Czasem zakładasz jakiś cel, ale
wszystko się w Tobie kurczy i krzyczy: Bojkot! Bojkot!
2
Warto wtedy zrobić to, co moja przyjaciółka – zastanowić się chwilę i przedefiniować
cel. Na taki, którego realizacji podejmiesz się chętnie.
R – realistic. Realistyczny. Czy znasz kogoś, kto w wyniku prezentacji skłonił
obecnych przedstawicieli samorządów do współpracy? Jeśli tak – to prawdopodobnie
Ty też potrafisz tego dokonać. Czyli Twój cel jest realistyczny. Czy masz lub możesz
mieć wpływ na decyzje przedstawicieli? Czy to co zrobią zależy od tego co i jak
powiesz? Jeśli tak – postawiłeś sobie realistyczny cel.
T – timely defined. Określony w czasie. Moja przyjaciółka miała skończoną ilość dni
na przygotowania, bo konferencja miała się odbyć w konkretnie nazwanym dniu,
w określonej godzinie. Określenie w czasie jest warunkiem realizacji celu. Wszyscy
wiemy co się dzieje, kiedy takiego określenia w czasie brakuje. Wystarczy
przypomnieć sobie stary dowcip o nałogowym palaczu papierosów, który przyczepił
nad łóżkiem kartkę „od jutra nie palę” i co rano przeżywał najpierw przerażenie, a
potem ulgę.
Kiedy cel jest zdefiniowany – warto zabawić się w adwokata diabła.
Sprawdź czy faktycznie przygotowanie prezentacji i wygłoszenie jej jest najlepszym
sposobem na osiągnięcie Twojego celu? Skąd wiesz, że jest to najlepszy możliwy
sposób? Co jeszcze innego mógłbyś zrobić?
Dlaczego właśnie prezentacja – co chcesz słuchaczom zaoferować – czego na
pewno nie dostaną po prostu czytając slajdy lub materiały?
Zależnie od sposobu w jaki zdefiniujesz cel – będziesz wygłaszać różne rodzaje
prezentacji. I tu literatura stosuje różne kryteria i podziały. Ja lubię podział na:
- Prezentacje informacyjne – celem jest przekazanie informacji - raporty ze
spotkań, pokazanie jak coś działa, przedstawienie założeń strategicznych czy
projektowych.
- Prezentacje perswazyjne – celem jest skłonienie do działania lub zmiany
poglądów – tak jak w prezentacjach sprzedażowych, mowach motywacyjnych,
prezentacjach trenerów w czasie szkoleń czy w przemowach polityków.
Taki podział pozwala mi łatwo określić czy w konkretnej prezentacji nacisk jest
bardziej na przekazanie informacji, czy chcę zmobilizować moich słuchaczy do
czegoś, do czegoś przekonać.
Koniec wieńczy dzieło
Po określeniu tych elementów pozostaje tylko stworzyć kluczowe przesłanie. Jedno
zdanie zawierające najważniejszą myśl Twojego wystąpienia.
Co to daje? Kompas dla Ciebie – w swoim przemówieniu będziesz wokół przesłania
budować argumentację. Punkt orientacyjny dla słuchaczy Twojej prezentacji –
człowiek zapamiętuje niewiele z tego, co słyszy. Kluczowe przesłanie ma szansę być
zapamiętane. Dodatkowo – jeśli wygłosisz je na początku spotkania – słuchacze
dostają ramę wokół której mogą budować własne rozumienie tematu.
Moja przyjaciółka zbudowała kluczowe przesłanie następująco: „Chcę Państwa
przekonać do współpracy z naszym stowarzyszeniem i dlatego opowiem o tym jakie
mamy do tej pory sukcesy” – i od tego zaczęła swoje wystąpienie.
3
Warto też w głównym przesłaniu odnieść się do możliwych interesów słuchaczy:
„Celem mojego wystąpienia jest przedstawienie Państwu korzyści z użytkowania
systemu do zarządzania przedsiębiorstwem”.
I w taki sposób mamy za sobą pierwszy etap przygotowań.
W ramach podsumowania – odpowiedz sobie na kilka pytań:
 Czego dotyczy artykuł?
 Co warto ustalić – zanim rozpoczniesz pracę nad prezentacją?
 Które z przedstawionych w artykule sposobów stosujesz rutynowo?
 Które są dla Ciebie nowe?
 Które decydujesz zastosować – przy najbliższej okazji?
 Kiedy będzie ta „najbliższa okazja”?
 Jak to zrobisz?
Mariola Siorek:
Prezentacje: teoria i praktyka; przygotowanie i wygłaszanie.
Masz już za sobą pierwszy etap przygotowań do prezentacji. Wiesz już, że
wygłoszenie prezentacji jest najlepszym sposobem, masz jasność celu, przed Tobą
leży kartka z głównym przesłaniem.
Pora na drugi etap przygotowań – i zanim powiem o co w nim chodzi zrób ćwiczenie
– aby lepiej „poczuć w czym rzecz”.
Wyobraź sobie, że ktoś poprosił Cię o oprowadzenie wycieczki po Wrocławiu. Ktoś
chce pokazać Wrocław jako miasto nowoczesne, ale jednocześnie dumne ze swojej
przeszłości, otwarte dla różnych kultur i grup wiekowych, przyjazne. Tym samym
zapewnił główne przesłanie wycieczki.
Sęk w tym, że temu komuś zależy, abyś oprowadził kilka wycieczek, o bardzo
zróżnicowanym profilu. Twoim zadaniem jest oprowadzenie grup:
- studenci z Ukrainy, którzy będą na kilkumiesięcznym stażu w naszym mieście,
- grupa pierwszoklasistów z sudeckiej wioski, która przyjechała poznać inne
środowisko,
- przemysłowcy z Japonii, którzy będą zakładać fabrykę w okolicy Wrocławia,
- licealiści, uczestnicy kółka dziennikarskiego – będą pisać relację z tej
wycieczki w ramach pracy koła,
- indyjski przemysłowiec, który w trakcie urlopu podróżuje dookoła świata.
Wszyscy oni mają mieć jasność głównego przesłania. Jak się domyślasz w naszym
ćwiczeniu nie istnieją bariery językowe.
Weź kartkę i ołówek – napisz plany wycieczki dla tych grup.
Już pewnie wiesz o czym będzie ten odcinek. O dopasowaniu do klienta.
Dla każdej z tych grup przesłanie jest takie samo i pomimo tego samego przesłania będą to zupełnie inne wycieczki. Zaplanujesz odwiedzenie innych miejsc. Opowiesz
inne anegdoty. Użyjesz innych słów. Inaczej rozplanujesz marszrutę i inaczej
zaplanujesz przerwy na relaks lub zabawę.
4
Pojawia się pytanie jakie elementy związane z potrzebami grupy warto brać pod
uwagę?
Wyobraź sobie, że masz wygłosić dwie prezentacje na temat doskonalenia procesów
w fabryce przed liderami zespołów – tylko, że w jednej grupie siedzą liderzy z działu
produkcji, a druga grupuje liderów zespołów logistycznych... Czy główne przesłanie
tak jak masz je przedstawić narusza interesy którejkolwiek z grup, a może powoduje
między nimi konflikt?
Zajrzyj na ............ znajdziesz tam więcej pytań, które warto sobie zadać, aby lepiej
poznać rozpoznać potrzeby słuchaczy i zbudować prezentację dla nich – przyjemną i
skuteczną.
Odcinek II : Poznaj swoich słuchaczy!
Co warto wiedzieć o słuchaczach, którym przedstawiasz prezentację?
Prowadziłam kiedyś szkolenie dla grupy inżynierów sprzedających zaawansowane
rozwiązania techniczne.
Celem szkolenia był rozwój ich umiejętności sprzedaży. Temat miałam przemyślany,
przygotowałam ciekawe ćwiczenia...
W sali szkoleniowej jak zwykle byłam pierwsza... i tu nastąpił pierwszy zgrzyt. Ubrana
w biznesowy garniturek z przerażeniem obserwowałam swoich uczestników
ubranych w dżinsy i koszulki.
Drugi kłopot pojawił się w chwilę potem. W większości szkoleń koncentruję się na
zbieraniu i podsumowaniu wątków pojawiających się w trakcie luźnych dyskusji –
ponieważ większość grup handlowców w ten sposób pracuje na szkoleniach.
Tymczasem moi inżynierowie oczekiwali ode mnie silnie ustrukturyzowanych
wykładów i nieco żołnierskiego drylu w czasie omówienia ćwiczeń... Po prostu
zawsze tak wyglądały ich szkolenia i do takiej formy byli przyzwyczajeni.
Wybrnęłam, ale zrozumiałam jak ważne jest poznanie oczekiwań – nie tylko tych
merytorycznych...
Kluczowe pytania
Najlepszy zbiór pytań pozwalających poznać lepiej swoich słuchaczy znalazłam w
książce „Wystąpienia publiczne” w serii „Osobisty mentor” Harvard Business School
Press, której autorem jest Nick Morgan. Posłużę się tymi pytaniami – dodając nieco
od siebie:
 Temat – czy jest dla uczestników znany, czy nowy? I czego w takim razie
powinni się dowiedzieć od Ciebie? Czy temat jest kontrowersyjny? Jakie
obiekcje mogą zgłaszać uczestnicy?
 Kim są słuchacze (stanowisko, rola w firmie) i jaki jest ich stosunek do
tematu?
 Jakie mają oczekiwania względem Twojej prezentacji?
 Czy są przyzwyczajeni do jakiegoś typu prezentacji – a jeśli tak to do jakiego?
Czy istnieje „firmowy standard prezentacji”, którego lepiej się trzymać i co
obejmuje?
5
 Co o Tobie wiedzą, czego jeszcze się powinni dowiedzieć? Jaki mają do
Ciebie stosunek?
 Dlaczego będą obecni? Czy z czyjegoś polecenia czy z własnej inicjatywy?
 Jakie może być ich nastawienie? Wrogość? Obojętność? Uprzejmość?
Entuzjazm? Czy będą chętni je okazywać?
 Co jeszcze – związanego z ich doświadczeniami przeszłymi lub bieżącą
sytuacją warto wziąć po uwagę? Czy będziesz przemawiać pierwszy? Kto
będzie przemawiał przed Tobą i jaki może to mieć wpływ na Twoją
prezentację?
 Czy prezentacja jest formalna czy nieformalna?
Odpowiedzi na te pytania pozwolą Ci przewidzieć większość reakcji słuchaczy i
przygotować odpowiednie argumenty, materiały itp.
Usiądź na widowni
Po analizie sytuacji wiesz wiele o swoich słuchaczach. Pora na wnioski praktyczne.
Tu mam dla Ciebie ćwiczenie wyobraźni – napisz na tablicy główne przesłanie a
potem wstań od stołu prezydialnego, przejdź na drugą stronę i usiądź na widowni.
Spójrz na swoją główne przesłanie tak, jakbyś był jednym z jego odbiorców. Czego
szukałbyś w głównym przesłaniu?
Oczywiście swoich korzyści. Zastanawiałbyś się co główne przesłanie oznacza dla
Ciebie. Z każdego słowa prezentera wróżyłbyś swoją przyszłość.
Przemawiając – przyjmij punkt widzenia swoich słuchaczy.
Przedstaw główne przesłanie i wyjaśnij im co ono oznacza dla nich. Będą Ci
wdzięczni. Wybawisz ich z domysłów i dodatkowo złożysz konkretną deklarację –
będą wiedzieli czego się trzymać.
Powiedz im jakie korzyści dla nich wiążą się z głównym przesłaniem.
Pamiętaj, że kiedy mówisz o restrukturyzacji grupie pracowników – mogą niechętnie
słuchać o korzyściach w stylu „nasza firma będzie działać sprawniej”.
Ich priorytety będą inne. Najważniejsze będzie usłyszeć czy będą cięcia płac i
redukcje etatów...
Podobnie – kiedy przedstawiasz grupie handlowców plany sprzedaży na następny
kwartał – najważniejsze dla nich może być to, że wraz ze wzrost sprzedaży chcesz
uzyskać bez dodatkowych nakładów na gadżety i materiały reklamowe, natomiast
plany przeznaczenia części zysków firmy na kształcenie w tym momencie mogą być
dla nich nieistotne.
Twoi słuchacze w związku z tematem mogą mieć optymistyczne plany i
entuzjastyczne wizje lub mogą czuć niepokój i obawiać się konkretnych problemów.
Weź to pod uwagę mówiąc o korzyściach. Dla tych pierwszych – korzyścią jest
realizacja ich wizji. Dla tych drugich – korzyścią stojącą za głównym przesłaniem
jest... że unikną kłopotów, których się boją.
Przedstaw treści w taki sposób jaki najbardziej do nich przemówi – jedni wolą
wykresy, inni anegdoty z ciekawą puentą.
Stereotypy niezbyt tu pomogą w ocenie – posługując się stereotypem
zaklasyfikowałam moich inżynierów do szufladki „handlowcy” – zapominając o ich
technicznym przygotowaniu i specyficznym treningu wewnątrzfirmowym. Tymczasem
6
solidna analiza grupy według przedstawionych wyżej pytań uratowałaby mnie przed
problemami trakcie szkolenia.
W ramach podsumowania – odpowiedz sobie na kilka pytań:
 Czego dotyczy drugi odcinek cyklu?
 Co warto wiedzieć o swoich słuchaczach, aby szybciej „złapać nić
porozumienia” z nimi?
 Które z przedstawionych w tym odcinku sposobów stosujesz rutynowo?
 Które są dla Ciebie nowe?
 Które decydujesz zastosować – przy przygotowaniach do następnej
prezentacji?
 Jak to zrobisz?
Mariola Siorek:
Prezentacje: teoria i praktyka; przygotowanie i wygłaszanie.
Kiedyś zdarzyła mi się w związku z wygłaszaniem prezentacji bardzo nieprzyjemna
historia.
Miałam prezentować system komputerowy przed grupą potencjalnych klientów.
Byłam w sali długo przed terminem rozpoczęcia prezentacji, żeby przygotować
rzutnik i komputer. Okazało się, że gniazdo zasilania jest przy drzwiach, a ekran –
na przeciwległym końcu sali.
Tryumfalnie wyciągnęłam z torby przedłużacz. Byłam świetnie przygotowana, nic
nie może mi przeszkodzić! Po chwili na ekranie zalśnił slajd powitalny...
Tymczasem chochlik czuwał...
Sala powoli napełniała się ludźmi, przewidywałam, że będzie około 30 osób. Ludzie
chodzili, witali się ze znajomymi.
Nagle ktoś trącił nogą przedłużać. Rozległ się trzask i światło rzutnika zgasło.
Byłam przerażona.
Jak zrobić prezentację systemu komputerowego bez możliwości pokazania
na ekranie jego działania?
Próbowałam uruchomić rzutnik. Kilku z moich gości miało techniczne uzdolnienia,
więc włączyli się do akcji „reanimacyjnej”. Padły pierwsze diagnozy. Rzutnik
pozostawał nieczynny...
Kolejne opcje rozwiązań upadały z powodu braku możliwości realizacji.
W końcu rozpoczęłam prezentację – na tablicy flipchart mazakiem rysowałam drogę
poszczególnej informacji w systemie, od momentu wprowadzenia, poprzez używanie
jej w planowaniu – aż po realizację i zestawienia zbiorcze.
Uczestnicy byli wyrozumiali i wsparli mnie w trudnej sytuacji dobrym słowem, dużą
uwagą i wieloma pytaniami dotyczącymi tematu.
A ja od czasu tego wydarzenia wożę ze sobą zapasową żarówkę do projektora...
W tym odcinku będzie o standardowych i niestandardowych pomocach
wizualizacyjnych i różnych aspektach ich używania.
7
Zajrzyj na www.tubawroclawian.pl - znajdziesz tam więcej na temat rekwizytów i ich
roli w prezentacjach.
Odcinek III : Popatrz tylko!
Badania wskazują, że człowiek zapamiętuje jednorazowo około siedmiu elementów.
Jedni siedem plus dwa, inni siedem minus dwa. W każdym razie pojemność pamięci
zwykle mieści się w tych granicach.
Dla prezentera oznacza to jedno: mniej znaczy więcej.
Ta zasada jest kluczem do przygotowania skutecznych prezentacji i właściwych
pomocy.
Rekwizyty pomogą Ci opowiadać – to prawda. Ale tylko wtedy, jeśli Twoi słuchacze
będą wiedzieli co mają obserwować, gdzie patrzeć. A to jest możliwe tylko,
jeśli będziesz oszczędnie, w sposób przemyślany i celowy korzystać z rekwizytów.
Zadaj sobie pytanie – jakie pomoce pozwolą mi w najwyższym stopniu zobrazować
moje główne przesłanie? Jak podkreślić główną tezę? Jak przedstawić kluczowe
argumenty?
I pod tym kątem dobieraj rekwizyty i pomoce.
Pamiętaj o tym kto jest głównym aktorem prezentacji. To Twoja prezentacja, Ty ją
przedstawiasz. Doktor Power Point jest zaledwie Twoim asystentem.
Nie pozwól, aby sprzęt przesłonił Ci słuchaczy – ani dosłownie, ani w przenośni.
Przećwicz użycie sprzętu, żeby obsługiwać go płynnie i w każdej chwili koncentrować
się na uczestnikach spotkania. Patrz na ludzi i obserwuj ich reakcje.
Jak ludzie budują wewnętrzne obrazy tego, o czym mówisz?
Większość ludzi to wzrokowcy. Aby zrozumieć – potrzebują zobaczyć na własne
oczy. Łatwiej przetwarzają obrazy. Kojarzą fakty poprzez obraz, jaki im towarzyszy.
Obraz może być „podany” lub samodzielnie wytworzony w procesie wyobrażania
sobie. Oczywiście łatwiej im zapamiętać obraz podany.
Dla tych osób kluczowe będzie takie przedstawienie treści, które pozwoli im
wytworzyć plastyczne obrazy lub podsunie obrazową organizację treści.
Część ludzi to słuchowcy. Lubią słuchać wykładu i rozumieją „ze słuchu” o czym jest
mowa. Zapamiętują słowa, zdania, argumentację. Wpadają im w ucho dźwięki,
na pewno zwrócą uwagę na nietypowe dźwięki. Ton głosu i użyte słowa będą miały
dla nich kluczowe znaczenie. Będą umieli przeanalizować nagranie np. rozmowy
telemarketingowej i bez notatek zapamiętają zdania i całe frazy. Tych osób jest
niewiele.
Istnieje też grupa ludzi, która zapamiętuje wydarzenia głównie z powodu emocji, jakie
się z nimi wiążą. Pamiętają rytm, tempo, uczucia, jakich doznali w czasie prezentacji.
Lubią sami dotknąć, doświadczyć, „przeżyć to”. Ci docenią historie z życia lub
możliwość przetestowania, próbnego użycia, sprawdzenia „na własnej skórze jakie to
uczucie”. Zrobi też na nich wrażenie pokaz, który trzyma w napięciu i ma
nieoczywiste zakończenie – szczególnie jeśli w jakiś sposób sami w nim uczestniczą.
Dobierając pomoce pamiętaj o tym, aby poruszały wiele zmysłów – tak, aby każdy
znalazł coś dla siebie.
8
Pamiętaj, że termin „wizualizacja” może oznaczać tworzenie obrazów w każdej z tych
reprezentacji – lubię mówić o wizualizacji, słychualizacji i czuciualizacji – zależnie
od tego w jaki sposób mój rozmówca głównie odbiera świat.
Sprzęt i rekwizyty
Ponieważ większość ludzi to wzrokowcy – najpoważniejszymi pomocami prezentera
są te, które angażują wzrok i pomagają stworzyć ramę dla obrazu, który rysuje sobie
rozmówca.
Najprostsza z nich to tablica flipchart z blokiem kartek. Właśnie z blokiem kartek.
Dzięki temu można powrócić do już zobrazowanych treści, aby coś powtórzyć
lub pokazać jak można zastosować omówiony model w pojawiającym się właśnie
zagadnieniu.
Z flichart’em wiąże się kilka szans.
Rysując tworzysz teatr. Uczestnicy pokazu będą ciekawi co wyniknie z Twojej
aktywności i będą obserwować postępy. Używając kolorów możesz podkreślić
szczególnie istotne elementy – dlatego warto mieć kolorowe pisaki i używać ich
celowo i z góry założonym kluczem.
Warto też przemyśleć modele prezentowane na flipchart’cie, tak, aby były czytelne,
precyzyjnie pokazywały regułę – szczególnie się sprawdzają macierze i schematy
np. blokowe, ikony...
Oczywiście są też pułapki.
Mazaki przygotowane dla prezentera bardzo często są zaschnięte lub w
standartowych kolorach – dlatego warto mieć komplet własnych. Pospolitą pułapką
jest pokusa pisania wszystkiego, co mówią uczestnicy – zaciera się główny przekaz
obrazu. Możesz chcieć niektóre treści na stałe pozostawić na widoku uczestnikom
prezentacji. Warto wcześniej ustalić gdzie i w jaki sposób można je przytwierdzić
do ścian.
Z moich obserwacji wynika, że już w grupie 20 osób – szczególnie przy ustawieniu
stołów „w podkowę” niektórzy mogą mieć problem z odczytaniem zdań napisanych
na standardowej płachcie flipchart. Wtedy lepiej niż flipchart może się sprawdzić
stary, poczciwy rzutnik folii. Pozwala rysować schematy i uzupełniać je „na bieżąco”
o uwagi z sali ( np. innym kolorem), w ten sposób zyskujesz elastyczność nie tracąc
widoczności całego pokazu.
Komputer i rzutnik multimedialny są najpospolitsze. Dają wspaniałą szansę
wyświetlenia np. fragmentów filmów. Wspaniale się to sprawdza jeśli chcesz pokazać
zautomatyzowaną halę produkcyjną, gdzie pracują same roboty przemysłowe
lub kluczowy element omawianego zdarzenia (np. finał negocjacji lub precyzyjny
zapis zachowań któregoś z uczestników tego zdarzenia).
Warto opracować słowny komentarz dla zdarzeń dziejących się na ekranie
i rozważyć czy będzie podawany w trakcie filmu (np. komentarz do tego, co robią
aktualnie roboty przemysłowe) lub potem (szczególnie, jeśli są ważne słowa
wypowiadane przez bohaterów filmu). Takie połączenie obrazu i dźwięku jest
szczególnie skuteczne – zwłaszcza, że dzięki komentarzom uczestnicy wiedzą
„gdzie patrzeć” i co warto obserwować.
Najpospolitszym wykorzystaniem tego duetu – komputer i rzutnik multimedialny – jest
pokaz slajdów. Aby pokaz slajdów był faktycznie pomocą dla uczestników prezentacji
warto zadbać:
9
O przedstawianie na slajdzie jednego pojęcia i maksymalnie nie więcej niż
sześć linii tekstu – a w każdej linii – około sześć słów.
- O przedstawienie na slajdzie tylko kluczowych haseł.
- O kolory – zdecydowane i zastosowane, aby podkreślić ważne kwestie.
- O czcionki – jednolite w całym pokazie. Warto używać nie więcej niż dwóch
rodzajów czcionki.
- O jednolitość struktury gramatycznej – jeśli pierwszy wiersz wypunktowania
zaczynasz od słowa „Pokaż” to w następnym wierszu napisz „Zrób” – w tym
samym trybie gramatycznym i z dużej litery.
- O tło slajdu – zmienia czytelność prezentacji, może też na pokazie wyglądać
gorzej niż na ekranie komputera – szczególnie jeśli pokaz jest wyświetlany
na kolorowej ścianie.
- O ilustracje, grafiki, obrazy, ikony – wszędzie tam, gdzie to tylko możliwe –
ale tylko, jeśli służy to zobrazowaniu treści.
Jeśli planujesz wyświetlenie skomplikowanych obliczeń lub szczegółowego
zestawienia – rozważ to.
Być może lepiej się sprawdzi hasłowe podsumowanie zagadnienia na slajdzie –
i szczegółowe tabele zawierające rzędy cyferek jako materiał pomocniczy rozdawany
uczestnikom prezentacji.
-
Generalnie – materiały rozdawane w czasie prezentacji mają swoje plusy –
uczestnicy mogą robić notatki. Mogą przyjrzeć się szczegółom, które trudno umieścić
na slajdzie. Mają też oczywiście swoje minusy – uczestnicy czytają zamiast słuchać.
Rozdawanie materiałów w trakcie prezentacji może przeszkadzać w jej prowadzeniu.
Umieszczając zagadnienie w drukowanych materiałach zobowiązujesz się do jego
omówienia. Jeśli z przyczyn ograniczeń czasowych będziesz chciał to zagadnienie
pominąć uczestnicy mogą oczekiwać, że to skomentujesz lub przynajmniej
odpowiesz na kilka pytań.
Materiały rozdawane w czasie prezentacji dobrze się sprawdzają w mniejszych
grupach i wtedy, kiedy uczestnicy muszą coś zrobić – rozwiązać zadanie,
przeanalizować szczegóły, zanotować coś.
Uwaga na grafikę – czasem układ graficzny takich materiałów może się zmienić
w czasie składania tekstu. Czasem zmiana jest tak drastyczna jak przesunięcie cyfr
na skali lub przesunięcie wektorów w stosunku do tekstu. Warto obejrzeć materiały
po wydrukowaniu – w przeciwnym razie ryzykujesz konieczność wyjaśniania
skonfudowanej i rozzłoszczonej grupie co jest na materiale!
Uczyć, bawić, wzruszać...
Warto zadbać o rekwizyty niebanalne.
Kiedyś w czasie pokazu oprogramowania klient poprosił mnie o możliwość próbnego
użycia. Zaproponowałam mu kilka prostych operacji do wykonania pod moje
dyktando – klient był zachwycony. Samodzielnie pracował z użyciem programu!
Byłam kiedyś świadkiem pokazu, w czasie którego szef firmy świadczącej usługi
specjalistycznego sprzątania pokazał wózek sprzątaczki i wyjaśnił znaczenie
każdego kubełka, kolorów, akcesoriów – akcentując jak konstrukcja wózka pozwala
przestrzegać standardów higieny.
10
W czasie szkolenia na temat zarządzania czasem prowadzący zafundował nam
pokaz silnie angażujący wszystkie zmysły oraz emocje uczestników.
Pokazał nam słoik. Potem wysypał na stół stertę kamieni. Zapytał czy można
te wszystkie kamienie zapakować do słoika. Zdania były podzielone.
Prowadzący wziął największy kamień, włożył go do słoika. Uczestnicy obserwowali
to w napięciu. Potem wrzucił nieco mniejsze kamienie. Zmieściły się. Kiedy sypał żwir
część uczestników zrozumiała sens przekazu – dali temu wyraz śmiechami
i okrzykami.
Wtedy prowadzący wsypał do słoika szklankę piasku. A potem... wyjął butelkę wody
z torby i wlał wodę do pełnego już przecież słoika!
Rozległy się brawa.
Nic lepiej nie mogło pokazać głównej zasady zarządzania czasem: najpierw
najważniejsze.
Panuj nad drobiazgami!
Kilka rad na koniec – aby faktycznie panować nad drobiazgami:
- Zanim wyjdziesz - sprawdź (najlepiej z listą) czy masz wszystkie materiały
i pomoce.
- Sprawdź datę i miejsce spotkania, na którym masz prowadzić prezentację.
To pomoże Ci uniknąć najczęstszego błędu, jaki popełniają prezenterzy.
- Miej przy sobie zapisany kontakt do osoby odpowiedzialnej za organizację
spotkania, jej imię, nazwisko i telefon.
- Bądź minimum 40 minut wcześniej. Obejrzyj salę, rozstaw sprzęt, przygotuj
materiały. Jeśli cokolwiek się wydarzy – zawsze masz wystarczający bufor
czasowy, by się z tym uporać.
- Sprawdź salę – jej wielkość, ustawienie stołów, możliwość regulacji
temperatury.
- Potwierdź planowaną liczbę uczestników.
W ramach podsumowania – odpowiedz sobie na kilka pytań:
 Jakimi zasadami warto się kierować wybierając sprzęt i rekwizyty?
 Jak ludzie tworzą „wewnętrzne obrazy” tego, co im przedstawiasz?
 Które z przedstawionych w tym odcinku sposobów stosujesz rutynowo?
 Które są dla Ciebie nowe?
 Które decydujesz zastosować – przy przygotowaniach do następnej
prezentacji?
 Jak to zrobisz?
Mariola Siorek:
Prezentacje: teoria i praktyka; przygotowanie i wygłaszanie.
Jestem ciekawska.
Kiedy dowiaduję się, że nowe newslettery na temat nowych odkryć lub nowych
interpretacji starych odkryć można dostać, jeśli tylko się zapiszę lub wyrażę zgodę –
zawsze to robię.
Zawsze się zapisuję i czytam przynajmniej 2-3 odcinki.
11
Ponieważ jestem ciekawska czasem lubię podyskutować o prezentowanych
treściach.
Dostałam kiedyś newsletter z informacją dotyczącą wykorzystania pewnych technik
i była w nim statystyka: trzech użytkowników na sto.
Bardzo mnie to zaciekawiło. Napisałam do autora list z pytaniem jakie badania
są podstawą dla tej statystyki.
Liczyłam, że dostanę tytuł książki i będę mogła sama o tym poczytać. W badaniach
zwykle powstaje główny wniosek, a potem badacze sprawdzają „oboczności” –
dodatkowe uwarunkowania, zależności między płcią, sytuacją życiową i wieloma
innymi parametrami samego badania.
Spodziewałam się w odpowiedzi dostać dostęp do tego całego „świata” wiedzy.
Autor odpisał, że nie pamięta jakie to były badania, ale że na pewno tak jest i jest
o tym przekonany...
Poczułam się oszukana. Miałam dostać „świat”, oczekiwałam dodatkowych
informacji, których nie znałam, bezpośredniego obcowania z tokiem myślenia
badaczy! A tu co?? Poczułam złość...
Zadbaj, aby główne przesłanie swojej prezentacji podbudować odpowiednimi
argumentami.
Więcej o tym na www.tubawroclawian.pl .
Odcinek IV : Udowodnij to!
Podobno ludzie podejmują decyzję emocjonalnie, ale potrzebują faktów, aby ją
wyjaśnić sobie i otoczeniu.
Zatwardziali intelektualiści (znam takich, Ty pewnie też!) na pewno się na to obruszą
– oni przecież zanim podejmą decyzję sprawdzają „czy to się zgadza logicznie”!
Ci bardziej emocjonalni przyklasną temu twierdzeniu i może nawet dodadzą, że fakty
są nudne, więc ich wcale nie potrzebują.
Tak czy inaczej – sprawdź przy okazji najbliższej prezentacji jak działa taka struktura
argumentacji: argumenty oparte na (sprawdzonych!) faktach, dobrane tak, aby były
spójne logicznie i poruszały emocje oraz udowadniały główną myśl prezentacji
i jednocześnie niech to będą fakty niebanalne.
Oczywiście warto, aby były powiązane jakoś z doświadczeniem słuchaczy i aby
pokazywały „nowy wymiar”, dodawały nowe elementy do tego, co uczestnicy
prezentacji już wiedzą.
Jak to do Ciebie przemawia? Wygląda na trudne, prawda?
Bo jest trudne.
Wymaga wiedzy, pracowitości i dyscypliny.
Z drugiej strony – spełnienie tych warunków sprawia, że argumentacja staje się
narzędziem niwelowania różnicy zdań, a prezenter wyrasta na autorytet, znawcę
tematu.
Być może istnieją jeszcze inne sposoby osiągnięcia tego samego efektu –
ten uznałam za najprostszy i najskuteczniejszy – mimo swojej pracochłonności.
Sam zdecyduj czy Ci się opłaca...
12
Jak budować argumentację?
Przywołaj główne przesłanie swojej prezentacji.
W jaki sposób możesz je udowodnić? Wypisz wszystkie argumenty jakie Ci
przychodzą do głowy, możesz stworzyć listę, albo lepiej – mapę myśli.
Daj sobie na to parę godzin. Mi samej najlepsze argumenty przychodzą do głowy
wtedy, kiedy uznaję, że zapisałam wszystkie i postanawiam iść sobie zrobić
herbatę...
Kiedy uznasz, że na ten moment Twoja lista (mapa myśli) zawiera wystarczająco
dużo pomysłów – zorganizuj swoje argumenty.
Napisz główne przesłanie i ze swojej listy/mapy myśli wybierz trzy główne argumenty.
Dlaczego akurat trzy?
Bo zechcesz pewnie o każdym powiedzieć dwa lub trzy fakty – i w ten sposób
zamkniesz się w magicznym 5+/_ 2 elementy. Jest szansa, że uczestnicy
zapamiętają.
Szczególnie jeśli zastosują konstrukcję trzech głównych argumentów, aby „podpiąć
pod nie” fakty, o których mówisz.
Jak Ci się podoba szkielet prezentacji? Czy jest kompletny, a może widzisz
niespójności lub luki wymagające uzupełnienia?
W mojej ocenie...
Wciel się w uczestnika Twojej prezentacji. Popatrz na przygotowany materiał jego
oczami. Posłuchaj jak to brzmi. Jak się czujesz z taką prezentacją?
Żeby zebrać wrażenia zmysłowe w wytyczne do działania przepuść przygotowany
szkielet prezentacji przez sito szczegółowych pytań. Sprawdź czy:
 Wybrane trzy główne argumenty faktycznie są najważniejsze
dla udowodnienia głównego przesłania Twojej prezentacji?
 Czy potrafisz wskazać źródła, z których pochodzą?
 Czy całość jest logicznie spójna?
 Czy argumenty będą zrozumiałe dla uczestników i powiązane
z ich doświadczeniem i sposobem myślenia?
 Czy wystarczą, aby przekonać uczestników?
 Jakie mogą się pojawić kontrargumenty?
 Czy fakty, o których mówisz są nowe i ciekawe dla uczestników Twojej
prezentacji?
Używasz trzech kryteriów: czy argumenty i powiązane z nimi fakty są sprawdzone,
czy są dobrane tak, że udowadniają główne przesłanie i jednocześnie są powiązane
z doświadczeniem słuchaczy i czy wnoszą coś nowego do tego, co sami już wiedzą.
Może się zdarzyć, że potrzebujesz jakiegoś argumentu i związanych z nim faktów
w swojej argumentacji, bo szczególnie wspiera główną tezę. I jednocześnie
ten właśnie argument to coś, co wiedzą niemal wszyscy...
Znacie? To posłuchajcie!
Zdarzyło Ci się oglądać znaną historię tylko dlatego, że główną rolę grał aktor,
którego podziwiasz, albo który szczególnie Cię inspiruje?
13
Oglądasz wtedy film lub spektakl głównie dlatego, że spodziewasz się zobaczyć
ciekawą formę, niebanalną interpretację, niesztampowe ujęcie tematu.
Podobną rolę mogą pełnić w czasie prezentacji konstrukcje stylistyczne,
które pozwalają dostarczyć uczestnikom prezentacji tak potrzebnej stymulacji
i jednocześnie powtórzyć znane im fakty.
Jedna z tych konstrukcji to analogia – z jej pomocą możesz „odświeżyć” znane fakty,
podobnie jak obsadzenie wybitnego aktora w „ogranej” roli odświeża całą historię.
Rozważ co można zrobić, aby twórczo zastosować statystyki. Widziałam kiedyś
bardzo ciekawą prezentację perswazyjną opartą na statystyce dotyczącej tego
jak klienci radzą sobie z używaniem programu, który zakupili.
Statystyka była skonstruowana następująco: z 50 pytanych osób, które zakupiły
program – zainstalowało go poprawnie 20 osób, z nich 10 przebrnęło przez pierwsze
logowanie i nadawanie uprawnień, z tych dziesięciu aż sześciu użytkowników
zniechęciło się po wprowadzeniu pierwszych danych i tak dalej... aż do zestawień
zbiorczych, które można było otrzymać z programu.
„Musimy poprawić mechanizm instalacji i pierwszego logowania w tym programie” –
powiedział prezes po wysłuchaniu tej statystyki.
Przy okazji – co sądzisz o wzbogaceniu argumentacji poprzez zastosowanie
cytatów?
Demonstracje – pamiętasz historię prezentera, który zamiast wbijać uczestnikom
szkolenia w głowę, że „najpierw najważniejsze” na ich oczach napełnił słoik
kamieniami i żwirem i użył do tego przemyślanego systemu? Jest takie przysłowie
„jeden obraz jest wart tysiąca słów”.
Historie z życia – pozwalają utożsamić się z bohaterem, odnaleźć podobne
doświadczenia, poczuć podobne emocje – w tym opakowaniu nawet znane fakty
nabierają zupełnie innego znaczenia. Znaczenia osobistego. Dlatego historie z życia
są tak silnym argumentem.
W ramach podsumowania – odpowiedz sobie na kilka pytań:
 Co warto brać pod uwagę budując argumentację dla swojego głównego
przesłania?
 Jak sprawdzić, czy argumenty mają szansę przekonać słuchaczy?
 Jakiego rodzaju urozmaicenia w przedstawianiu argumentacji mogą pomóc Ci
wywołać w głowach i sercach słuchaczy zaplanowane reakcje?
 Które z przedstawionych w tym odcinku sposobów stosujesz rutynowo?
 Które są dla Ciebie nowe?
 Które decydujesz zastosować – przy przygotowaniach do następnej
prezentacji?
 Jak to zrobisz?
14
Mariola Siorek:
Prezentacje: teoria i praktyka; przygotowanie i wygłaszanie.
Aby lepiej wyjaśnić cel tego odcinka proponuję Ci eksperyment myślowy.
Weź album z malarstwem impresjonistów i znajdź obraz Claude Monet „Lilie wodne”.
Tak, chodzi mi o ten z mostkiem, trzcinami, liliami wodnymi i drzewami nad
jeziorkiem.
Przyjrzyj mu się z pewnej odległości – zobaczysz nadwodny, nastrojowy krajobraz.
A teraz popatrz z bardzo bliska – zobaczysz kolorowe plamki.
Ponownie oddal obraz – znów krajobraz.
Kolorowe plamki – same w sobie bardzo ładne, ale bez znaczenia – zostały
umieszczone na obrazie według wzoru, który powstał w głowie artysty.
Każda plamka oglądana z bliska jest doskonała, a jeśli spojrzeć na zbiór plamek z
pewnej perspektywy - jest umieszczona w znakomitym miejscu. W efekcie – możesz
podziwiać dzieło sztuki.
Podobną pracę masz teraz do wykonania nad swoją prezentacją.
Poszczególne elementy, które już zebrałeś potrzebujesz ułożyć w pewien wzór.
Wzór, który wywrze wrażenia na uczestnikach Twojej prezentacji i będzie dla nich
łatwy do zapamiętania.
Ważne też, aby był na tyle elegancki i interesujący, że będą chcieli podziwiać jego
szczegóły – aż do końca Twojej prezentacji.
Odcinek V – jak to powiedzieć?
Rozważ na ile przyda Ci się stara zasada szkolna dotycząca organizacji tekstu, czyli
„wstęp - rozwinięcie - zakończenie”.
Dla mnie jest użyteczna, ponieważ pozwala zebrać w bloki tematyczne to, co
zamierzam powiedzieć.
Wstęp, czyli „wejście smoka”
Wstęp ma być jak „wejście smoka” – ma przykuć uwagę słuchaczy.
Będą chętniej śledzić tok Twojej wypowiedzi, jeśli już na wstępie:
- dowiedzą się jaki jest cel wystąpienia i jaki to ma związek z ich żywotnymi
interesami oraz dlaczego poruszasz ten temat,
- usłyszą ciekawą i niebanalną historię związaną z całością zagadnienia,
- usłyszą dowody, że prezenter rozumie ich sytuację,
- zostaną wciągnięci w interakcję – jeśli jest to stosowne i korzystne dla Ciebie
(więcej o interakcji z audytorium będę pisać w następnym odcinku).
Wstęp wykorzystaj też, aby powiedzieć o czym będzie Twoja prezentacja, po co o
tym mówisz i jak mają się zachować uczestnicy – np. czy mogą Ci zadawać pytania
na bieżąco czy też będziesz potrzebować, aby słuchali do końca prezentacji.
Powiedz też kiedy zamierzasz skończyć. Nie ma nic gorszego niż uczestnictwo w
spotkaniu, które trwa, trwa i nie wiadomo kiedy się skończy!
Rozwinięcie – pora na właściwą argumentację.
15
Zbierz argumenty wraz z towarzyszącymi im danymi i przykładami. Przemyśl
kolejność, w jakiej ich użyjesz.
Pamiętaj o celu prezentacji – dzięki temu łatwiej zorganizujesz wypowiedź. Zaczynaj
od najważniejszego argumentu.
Po jego przedstawieniu wraz z dowodami – zrób podsumowanie.
Generalnie – rób rekapitulacje po każdej partii materiału (np. argument plus dowody).
Jeśli zapowiesz co robisz – na przykład powiesz „podsumujmy” słuchacze łatwiej
zapamiętają czego dotyczyła Twoja przemowa.
Pamiętaj, aby podać uczestnikom korzyści, jakie odniosą z akceptacji Twojego
rozwiązania i aby zrobić to z punktu widzenia ich interesów.
Zakończenie – pozostań w pamięci!
Zakończ z impetem. Panuj nad sytuacją do końca. Zakończ tak, aby wszyscy
uczestnicy słyszeli Twoje zakończenie.
Zadbaj o to, aby w tym punkcie pojawiły się:
- wiążące ustalenia – np. zwróć się do decydenta i poproś o działanie i
zobowiązanie, że je wykona, np. „Panie Prezesie – czy przeznaczy Pan
budżet na ten projekt?”
- aby wszyscy uczestnicy prezentacji wiedzieli co teraz mają zrobić, jak i kiedy.
Ludzie często nie podejmują działania – bo nie wiedzą jaki ma być następny
ruch i kto konkretnie ma go wykonać. Jasno wezwij do działania!
Ostatnie poprawki
Kiedy Twoja prezentacja jest gotowa, przejrzyj ją jeszcze raz. Skreśl wszystko co nie
służy głównemu celowi, co wygląda na niejasne lub jest trudne do wyjaśnienia.
Pamiętaj – grasz o to, aby uczestnicy zapamiętali Twoje główne przesłanie.
Jeśli na jakieś zagadnienie nie starczy czasu – zastąp je czymś innym. Lepiej omów
mniej, ale dokładnie.
Znajdź też takie partie materiału w swojej prezentacji, które „w razie czego” możesz
pominąć bez szkody dla zrozumienia tematu. Może się wydarzyć, że zabraknie
czasu, aby przedstawić wszystko po kolei – bądź na to wcześniej przygotowany.
Skoro już o czasie mowa – zaplanuj po prezentacji chwilę na zadawanie pytań. Zrób
to niezależnie od tego czy prowadziłeś spotkanie w interakcji z uczestnikami czy nie.
I skończ o czasie.
Mariola Siorek:
Prezentacje: teoria i praktyka; przygotowanie i wygłaszanie.
Na pewno brałeś kiedyś udział w prezentacji, w czasie której wygłaszający stał
nieruchomo z wzrokiem wbitym w notatki i czytał.
Najczęstszą reakcją sali jest wtedy totalna bierność i lekka senność. Zwykle w czasie
takich prezentacji domniemany cel: „przedstawić zagadnienie” zostaje osiągnięty.
Jednocześnie uczestnicy czują się w najlepszym razie zmęczeni, w najgorszym –
zlekceważeni....
Na przeciwległym biegunie są takie prezentacje, gdzie grad pytań i komentarzy
zasypuje prezentera – uczestnicy są niezmiernie aktywni, prezenter dwoi się i troi,
aby odpowiedzieć na wszystkie.
16
Na pewno uczestnicy poczują się po takiej prezentacji bardzo ważni, będą
zaktywizowani i będą pamiętać wydarzenie jeszcze długo potem.
Przy odrobinie szczęścia i dużych umiejętnościach prowadzącego prezentację
można nawet osiągnąć założone cele takiej prezentacji. Z tym, że ten tym prezentacji
balansuje na skraju ryzyka, że sytuacja się wymknie spod kontroli.
Jak widać – w kwestii angażowania i aktywizowania uczestników prezentacji trudno o
jedno „dobre” rozwiązanie.
Właśnie dlatego proponuję dzisiejsze rozważania.
Odcinek VI – Zaktywizuj publiczność... Ale po co?
Osobiście jestem typem, który „karmi się” energią płynącą ze spotkania innych ludzi.
Ożywiam się, kiedy spotykam kogoś znajomego. Poprawia mi się humor jak mam
stanąć przed ludźmi na sali szkoleniowej. Nawet w pociągu nie wytrzymuję długo bez
wciągnięcia innych pasażerów w pogawędkę.
Gdybym miała wybierać – wolę prezentacje takie, kiedy swobodna interakcja z
uczestnikami prowadzi nas poprzez różne aspekty zagadnienia, uczestnicy zadają
pytania o to co ich interesuje, ja też czasem pytam ich o dodatkowe informacje...
A mimo to uważam, że są sytuacje, kiedy nie warto w czasie prezentacji aktywizować
uczestników – lepiej zostawić na koniec czas na sesję pytań i odpowiedzi.
Aktywizacja uczestników jest dla mnie środkiem do osiągnięcia konkretnych celów.
Czasem pomijam swoje osobiste preferencje, aby sprawniej osiągnąć cel.
„Nie ma róży bez kolców – czyli co warto brać pod uwagę planując interakcję z
uczestnikami”
Zanim zdecydujesz czy i w jaki sposób zechcesz aktywizować uczestników
prezentacji – przejrzyj jej cele i temat.
Jaki cel wesprze ewentualna aktywność uczestników? W jaki sposób pomoże Ci
zrealizować cele spotkania? Co z czasem? Jeśli uczestnicy będą aktywni – czy
zdążysz przedstawić zagadnienie?
Aktywizowanie uczestników ma swoje plusy: uczestnicy lepiej pamiętają treści jeśli je
współtworzą, kiedy czują się współtwórcami prezentacji - chętniej będą podejmować
działanie, jeśli do niego wezwiesz. Łatwiej też na bieżąco sprawdzać jak zrozumieli
przekazywane treści i jaki jest ich stosunek do nich.
Główne minusy to ryzyko, że dyskusja się przeciągnie lub zejdzie z tematu na wątki
poboczne.
Z moich doświadczeń oraz z lektury fachowych książek wynika, że warto ostrożnie
aktywizować uczestników prezentacji jeśli:
- Prezentacja jest bardzo formalna – na sali są szefowie i ich podwładni i
wszyscy oczekują przedstawienia faktów. Obecność szefów będzie wpływać
hamująco na swobodne wypowiadanie poglądów i dodatkowo oczekiwania
wszystkich uczestników nie sprzyjają klimatowi swobodnej rozmowy.
- Jest bardzo mało czasu na wygłoszenie prezentacji – np. kilka minut.
17
-
Temat jest nowy i trudny, a uczestnicy mają niewiele doświadczeń w tym
zakresie. Ryzyko, że dyskusja zejdzie z głównego wątku – rośnie.
Wtedy warto zacząć w sposób pozwalający uczestnikom poczuć się ważnymi
osobami, np.:
Kto z Państwa uważa, że przysłowia są mądrością narodu?
Dodać w jaki sposób mają dać temu wyraz – ważne, żeby wiedzieli co mają zrobić,
np. :
Proszę podnieść rękę.
Skomentować:
Dziękuję – jak widać mamy na sali zwolenników i przeciwników tego poglądu.
Znakomicie. Przedstawię argumenty zarówno „za” jak i „przeciw”...
I powiedzieć jak będzie przebiegać prezentacja:
... a kiedy skończę będzie czas na zadawanie pytań i dyskusje.
Wyjaśnij też dlaczego obierasz takie rozwiązanie:
Mam na prezentację tylko 10 minut, zależy mi, aby zmieścić się w tym
przeznaczonym czasie, dlatego proszę, aby Państwo notowali pytania – jeśli się
nasuną – zajmiemy się nimi jak skończę prezentować przygotowany materiał.
Podkreśl rolę uczestników:
W ten sposób pomogą mi Państwo utrzymać się w harmonogramie.
Oczywiście to pierwsze pytanie do uczestników zaplanuj tak, aby wiązało się z
głównym tematem prezentacji.
Prezentacja interaktywna
Masz nawet około godziny na wygłoszenie prezentacji, uczestnicy mają jakieś
doświadczenia własne związane z tematem i do tego chcesz, aby pamiętali główną
myśl prezentacji?
Zrób prezentację interaktywną.
Załóżmy, że prowadzisz prezentację na temat adaptacji nowych pracowników. W
ramach pytania aktywizującego na początek możesz zapytać o to kto w ostatnim
kwartale przyjmował nową osobę do zespołu.
Uzyskasz w ten sposób aktywizację uczestników (odpowiedzą na pytanie i podniosą
ręce), na pewno uzyskasz informacje.
Pytanie: „Kto przyjmował pracownika” należy do pytań, które pobudzają rozmowę w
niewielkim stopniu. Można na nie odpowiedzieć np. podnosząc rękę.
Podobnie działają pytania:
- „Jak sądzicie – ile metrów sześciennych ma sala, w której się znajdujemy?”
(pytanie zamknięte, bo jest tylko jedna prawidłowa odpowiedź),
- „Kto z Państwa przyjmuje nowe osoby częściej niż raz na kwartał?” (można na
nie odpowiedzieć podnosząc rękę),
- „Czy warto ulepszać system adaptacji nowych pracowników w firmie?”
(pytanie zamknięte – można na nie odpowiedzieć „tak” lub „nie”)
18
Aby zdobyć więcej informacji – formułuj pytania tak, aby pozwalały uczestnikom
powiedzieć więcej:
- Jakie są Państwa doświadczenia w przyjmowaniu pracowników do zespołu?
- Co szczególnie warto wziąć pod uwagę w czasie pierwszych dni nowej osoby
w pracy?
- W jaki sposób obecnie przyjmujecie ludzi do zespołu?
Na te pytania możliwych „dobrych odpowiedzi” jest mnóstwo.
Jeśli na sali są szefowie – każdy z nich kiedyś przyjmował nowego człowieka i prawie
każdy przemyślał co warto powiedzieć nowej osobie w pierwszych dniach. Tak
sformułowane pytania zachęcają do podzielenia się postawami, doświadczeniami,
przemyśleniami... Każda wypowiedź jest wartościowa.
Przygotuj kilka pytań tego typu na początek prezentacji. Kilka – do zadania w
węzłowych punktach. Mogą się szczególnie dobrze sprawdzić jako wstęp do nowego
modułu Twojej prezentacji. Odpowiadanie na nie sprawi, że uczestnicy podsumują
swoje dotychczasowe doświadczenia w tym zakresie i szczególnie uważnie będą
słuchać co powiesz.
I co dalej...?
Każdemu uczestnikowi, który zdecyduje się otwarcie podzielić swoimi
przemyśleniami i odpowiedzią na postawione przez Ciebie pytanie – podziękuj.
Zaproś następną osobę do zabrania głosu. Kiedy pula zebranych doświadczeń jest
wystarczająca – podsumuj:
„Tak więc jako najistotniejsze przy wprowadzaniu nowych osób do zespołu uznaliście
x, y, z. Zobaczmy co na to autorzy książki „ABC”, którzy badali to zagadnienie w
swoich eksperymentach.”
I przejdź do prezentacji.
Kiedy zadajesz pytanie publiczności weź pod uwagę, że większość ludzi może
potrzebować chwili, aby sformułować odpowiedź. Daj im tą chwilę. Zachęć do
wypowiedzi. Bądź konsekwentny – właśnie poprosiłeś ich o podzielenie się
doświadczeniem – miałeś w tym jakiś cel. Trzymaj się go.
Nie rezygnuj łatwo i nie zapełniaj ciszy własną historyjką.
Sesja pytań i odpowiedzi na zakończenie.
Zostaw trochę czasu na zakończenie na pytania i dyskusje. Wyraźnie nazwij ten
moduł i przekaż głos uczestnikom.
Nick Morgan – autor książki „Wystąpienia publiczne” w serii „Osobisty mentor”
Harvard Business School Press radzi:
Odpowiadając na pytanie jednej osoby – zwracaj się do całej sali. W ten sposób
zyskasz kontrolę nad tą częścią prezentacji.
Mariola Siorek:
Prezentacje: teoria i praktyka; przygotowanie i wygłaszanie.
Zastanawiałeś się pewnie jak to się dzieje – prezentacja jest doskonale
przygotowana, pomoce są świetnie dobrane, temat dotyka ważnych dla słuchaczy
19
kwestii... Uczestnicy prezentacji przybywają w dobrych nastrojach i oczekują
ciekawego wydarzenia – a mimo to sama prezentacja wypada blado.
Po spotkaniu – nikt o niej nie pamięta.
Już w trakcie widać spadek energii na sali. Niektórzy wychodzą. Inni sprawdzają
pocztę. Co sprawia, że tracą uwagę? Jak zatrzymać uwagę słuchaczy?
W tym odcinku prezentuję „drobiazgi” – wszystko to, co ma wpływ na przebieg
prezentacji, choć nie ma bezpośredniego związku z jej tematem.
Innymi słowy – diabeł tkwi w szczegółach...
Odcinek VII – Diabeł tkwi w szczegółach...
Zanim wygłosisz prezentację – zrób próbę.
Jeśli to ważna prezentacja – zrób próbę i nagraj ją. Przestudiuj nagranie i skoryguj to,
co nie służy wywołaniu zamierzonego efektu.
Obejrzyj salę, w której będziesz wygłaszać prezentację.
Ostatnio przeprowadzałam szkolenie w sali, której nie widziałam wcześniej. Ważnym
elementem szkolenia było przemieszczanie się grupy uczestników z jednego miejsca
w drugie.
Tymczasem na miejscu okazało się, że sala ledwie mieści zaplanowaną ilość osób –
nie ma mowy o wędrówce grupy po sali. Położone w sąsiedztwie pokoje też nie
dawały takiej możliwości. Byłam o włos od totalnej klęski.
Wybrnęłam, ale następnym razem zapytam przynajmniej o wymiary sali, żeby
przygotować warianty zastępcze. Otoczenie fizyczne ma wpływ na sposób
wygłaszania prezentacji i warto sprawdzać przed wydarzeniem czy zapewni Ci
realizację Twojego planu.
Inne „drobiazgi” które mogą mieć wpływ na odbiór prezentacji to:
- Kontakt wzrokowy
- Gestykulacja i mimika
- Głos
I oczywiście pytania jakie zadasz w trakcie i sposób w jaki ją zakończysz – o tym
pisałam w poprzednich odcinkach.
„Oczy są zwierciadłem duszy”
Kiedy mówisz – patrz na uczestników prezentacji.
Najpowszechniejszym błędem jest czytanie treści prezentacji z notatek lub ze
slajdów. To sprawia, że uczestnicy fantazjują, że jesteś nieprzygotowany, masz
tremę lub nie znasz tematu.
Oczywiście możesz się inspirować prezentacją lub notatkami – po to masz je ze
sobą.
Jeśli boisz się, że zgubisz wątek naucz się na pamięć przynajmniej początku
prezentacji i przećwicz go, abyś mógł mówić go płynnie, ale nie sztucznie.
Patrz na uczestników – nawiązuj kontakt.
Jeśli grupa jest duża – znajdź jedną lub dwie osoby, które wyglądają na przychylne i
zacznij mówić do nich. Jeśli grupa jest mała – nawiązuj kontakt wzrokowy z każdą
osobą po kolei.
Unikaj regularności – zaczną Cię podejrzewać o próbę hipnozy...
20
Mów do jednej osoby przekazując ważną myśl. Skończ tą myśl. Odczekaj chwilę –
wtedy dopiero przejdź do następnej osoby – z następną myślą. Dzięki temu i Ty i
uczestnicy zyskacie poczucie kontaktu, dialogu.
Poświęcaj każdemu mniej więcej tyle samo czasu. Będą osoby na sali, które
wyglądają na znudzone lub niechętnie – nie omijaj ich wzrokiem. Zmuś się i powiedz
przynajmniej jedną myśl właśnie do nich. Na pewno ich to zaktywizuje, zmniejszy też
ryzyko, że poczują się wyłączone z grona słuchaczy.
Podobnie – dbaj o to, aby w równym stopniu obdarzać kontaktem wzrokowym prawą
i lewą stronę audytorium. Większość z nas chętniej spogląda w jedną stronę –
uczestnicy, którzy mieli pecha siąść na tej przeciwnej – mogą czuć się pomijani.
Jeśli na sali jest decydent – przeznacz dla niego kluczowe myśli i wypowiedz je
patrząc właśnie na niego.
Patrząc na uczestników zyskujesz kontakt z nim i jednocześnie zbierasz informacje o
tym, co dzieje się na sali.
Jeśli patrzysz – widzisz spadek lub wzrost energii i możesz adekwatnie zareagować.
„Wyciągnij przyjazną dłoń”
Właśnie – dłoń. Unikaj wskazywania palcem, choć nawykowo wielu z nas to robi.
Opracuj sobie dwa zestawy gestów.
Jeden mieszczący się pomiędzy linią paska od spodni a górną częścią klatki
piersiowej – do podkreślania normalnego toku wypowiedzi.
Drugi – wykraczający poza te ramy. Ten pomoże Ci podkreślić wyjątkowe momenty
w prezentacji.
Dr Deming w czasie prezentacji na temat jakości wyrzucił do kosza na śmieci słabo
piszący amerykański pisak komentując jego pochodzenie (amerykańskie). Jak
sądzisz – jaki to wywarło wpływ na słuchaczy? Prosty gest, który na pewno wrył się
słuchaczom w pamięć, poprzez swoją nieprzewidywalność, zastosowany w
odpowiednim kontekście – znakomita technika.
Przemyśl jakie gesty pasują do toku prezentacji i który moment wymaga nieco
teatralnego podkreślenia. Podobną rolę może pełnić mimika – szczególnie jeśli grupa
jest mała i każdy ma możliwość widzieć dokładnie Twoją – jako prezentera – twarz.
Podnosząc brwi, uśmiechając się albo przesadnie krzywiąc w czasie opowiadania
historyjki podkreślasz to, co czym mówisz, nadajesz temu bardziej konkretny wymiar.
Jednocześnie – wydajesz się słuchaczom bardziej „ludzki”, naturalny i tym samym
bardziej wiarygodny.
Zmieniając odległość od słuchaczy też możesz zyskać zmianę sposobu odbioru
prezentacji. Możesz podejść bliżej do słuchaczy, „przejść na ich stronę” i oglądać
prezentację „wraz z nimi” z ich perspektywy, możesz stanąć z boku.
Unikaj regularnego spacerowania tam i z powrotem – to czasem pomaga mówcy
opanować tremę i nerwowość, jednak najczęściej nuży uczestników.
Na koniec o automatycznych gestach, które każdy z nas ma ochotę zastosować,
kiedy znajduje się „na świeczniku”.
Moim „ulubionym” gestem było zdejmowanie i zakładanie nakrętki pisaka. Niektóre
pisaki wydają przy tym strzelający odgłos. Ktoś zwrócił mi uwagę, że może to
dekoncentrować uczestników.
21
Tego rodzaju ruchy automatyczne pomagają utrzymać napięcie w ryzach, a
ponieważ są automatyczne – ciężko je opanować. Warto je zamienić na takie ruchy,
które spełnią swoją funkcję kanalizowania nerwowości, nie tworzą żadnych odgłosów
i są trudne do zauważenia przez uczestników prezentacji.
Żeby wyłapać swoje „ulubione” automatyczne ruchy – poproś życzliwego
obserwatora o informację zwrotną lub nagraj swoje wystąpienie – w ten sposób
łatwiej je zidentyfikujesz. Jeśli już je rozpoznasz – względnie łatwo jest zastąpić je
czymś „neutralnym”.
„Istotny głos w spotkaniu”
Bądź słyszalny. Mów tak, aby wszyscy na sali słyszeli dokładnie każde słowo.
Zmieniając tempo mówienia skupiasz uwagę słuchaczy. Mówiąc o nudzie – wydłuż
głoski. Mówiąc o energii – przyśpiesz tempo mówienia. Moduluj głos i unikaj
monotonii.
Ważną rolę może spełnić chwilowe zawieszenie głosu. Przetestuj. Zanim wygłosisz
kluczową kwestię – zawieś głos na króciutką chwilę. Uwaga słuchaczy natychmiast
skoncentruje się na Tobie.
W podobny sposób możesz poradzić sobie ze „szmerem głosów” na sali. Jeśli nie
chcesz przekrzykiwać swoich chwilowo rozgadanych słuchaczy – zamilknij.
Szybko się zorientują, że prezenter nic nie mówi, zechcą się dowiedzieć co się stało i
w tym celu popatrzą na Ciebie. W tym momencie wróć płynnie do tematu – nie
komentując tego wydarzenia.
Komunikaty niewerbalne – bo o nich tu była mowa – są jednym z trudniejszych
elementów prezentacji. Ich opanowanie i nadawanie tak, aby wspomagały cele –
wymaga ćwiczeń. Wymaga też świadomości ryzyka – perfekcyjnie dopracowana
mimika i gestykulacja może się słuchaczom wydawać sztuczna, przesadzona i
niewiarygodna. Ćwicz z taką świadomością, aby uniknąć tego efektu.
Ćwicz jeden element aż uzyskasz przewidywalne efekty – dopiero potem „bierz na
warsztat” drugi element.
W ten sposób zachowasz kontrolę, będziesz miał jasny obraz jak uczestnicy reagują
na Twoje komunikaty i będziesz mógł zaplanować dalsze ćwiczenia.
22