Obsługa rejestrów za pomocą pól wyboru

:: Trik 1. Obsługa rejestrów za pomocą pól wyboru
:: Trik 2. Rozbudowa obliczeń w tabeli przestawnej
:: Trik 3. Lista dat późniejszych o określoną liczbę miesięcy
:: Trik 4. Przypisywanie cen do towarów z danej kategorii
:: Trik 5. Powiększanie zestawienia tylko na wydruku
Trik 1
Obsługa rejestrów za pomocą pól wyboru
Pobierz plik z przykładem
http://www.excelwpraktyce.pl/eletter_przyklady/eletter147/1_Wygodne_formanty.zip
Arkusz Excela jest bardzo często wykorzystywany do budowy rejestrów. Zwykle słuŜą
one jedynie do zaznaczania, który projekt został zakończony, jakie produkty zostały
wysłane do danego odbiorcy itd. Jeśli tworzysz podobne zestawienia, to proponujemy
Ci umieszczanie w nich formantów o nazwie pole wyboru. Dzięki temu posługiwanie
się rejestrem będzie duŜo prostsze i wygodniejsze. Przykładowy arkusz przedstawia
rysunek 1.
Rys. 1. Prosty rejestr
Zaznaczasz w nim, które towary zostały wysłane do danego odbiorcy. MoŜesz to
wygodnie robić z wykorzystaniem formantu.
=> W tym celu:
1. Kliknij prawym przyciskiem myszy dowolny pasek narzędziowy i wybierz z listy
pozycję Formularze (w Excelu 2007: uaktywnij kartę Deweloper, w grupie poleceń
Formanty kliknij przycisk Wstaw).
Uwaga
Jeśli w Twoim Excelu karta Deweloper jest niewidoczna, uaktywnij ją w oknie opcji
programu.
2. Zaznacz pole wyboru (w Excelu 2007: uŜyj formantu z grupy Formanty
formularza) i narysuj formant w obrębie komórki B2.
1
Rys. 2. Wstawianie pola wyboru
3. Kliknij go prawym przyciskiem myszy i wybierz polecenie Edytuj tekst.
4. Usuń opis formantu, wciskając i przytrzymując klawisz Delete.
5. Zaznacz komórkę B2 (nie formant) i skopiuj ją do pozostałych komórek rejestru,
chwytając prawy dolny róg komórki (uchwyt wypełnienia).
Gotowe! Formanty zostały skopiowane, a Ty w kilka chwil stworzyłeś wygodny w
korzystaniu rejestr.
Rys. 3. Wygodny rejestr jest gotowy
2
Trik 2
Rozbudowa obliczeń w tabeli przestawnej
Pobierz plik z przykładem
http://www.excelwpraktyce.pl/eletter_przyklady/eletter147/2_Dodatkowe_obliczenia.zip
Przyjmijmy, Ŝe utworzyłeś prostą tabelę przestawną. Okazało się jednak, Ŝe zawarte
w niej kwoty powinny uwzględniać 22% podatek. Czy to oznacza, Ŝe Twoja
dotychczasowa praca poszła na marne i musisz modyfikować dane źródłowe, a
następnie od nowa budować raport przestawny? Niezupełnie! Niewielu uŜytkowników
Excela wie, Ŝe w tabelach przestawnych moŜna dodawać własne pola obliczeniowe.
Rys. 1. Tabela przestawna z kwotami, które trzeba poprawić
=> Aby to zrobić:
1. Kliknij dowolną komórkę tabeli przestawnej. Wyświetlone zostanie okno dialogowe
z listą pól tabeli oraz pasek narzędziowy Tabela przestawna, jeŜeli korzystasz z wersji
Excela wcześniejszej niŜ 2007.
Wskazówka
Jeśli po kliknięciu tabeli przestawnej nie został wyświetlony pasek narzędziowy,
musisz go uaktywnić ręcznie. Kliknij prawym przyciskiem myszy w obszarze tabeli i
wybierz z menu podręcznego polecenie PokaŜ pasek narzędzi Tabela przestawna.
narzędziowym wybierz polecenie Tabela
przestawna/Formuły/Pole obliczeniowe (w Excelu 2007: uaktywnij kartę Opcje i w
grupie poleceń Narzędzia wskaŜ Formuły/Pole obliczeniowe).
3. Po wywołaniu tego polecenia wyświetlone zostanie okno dialogowe Wstawianie
pola obliczeniowego. W polu Nazwa wpisz nazwę opisującą dane, które będziesz
obliczał, np. Brutto.
4. Przejdź teraz do pola Formuła i usuń domyślnie wpisaną tam cyfrę 0.
5. Wartość brutto uzyskasz, mnoŜąc kwoty przez 1,22 – więc taką formułę musisz
zbudować w bieŜącym polu. Aby to zrobić, kliknij dwukrotnie pozycję Kwota w dolnej
części okna, w wyniku czego automatycznie nazwa zakresu zostanie wstawiona do
2.
Na
uaktywnionym
pasku
3
formuły. Teraz dopisz jeszcze *1,22 i gotowe. Rysunek 2 prezentuje opisywane etap
modyfikacji tabeli przestawnej.
Rys. 2. Tworzenie dodatkowego pola obliczeniowego
Po wybraniu przycisku OK Excel zmodyfikuje istniejącą tabelę przestawną,
uwzględniając utworzone właśnie pole obliczeniowe. Tabela przestawna będzie teraz
rozbudowana o dodatkową pozycję - patrz kolejny rysunek.
Rys. 3. Obliczenia zostały uwzględnione w tabeli
4
Trik 3
Lista dat późniejszych o określoną liczbę miesięcy
Pobierz plik z przykładem
http://www.excelwpraktyce.pl/eletter_przyklady/eletter147/3_Kolejne_miesiace.zip
Twoja firma prowadzi ratalną sprzedaŜ produktów. Klient poprosił Cię o
przygotowanie listy dni, w jakie powinny wpłynąć kolejne płatności z załoŜeniem, Ŝe
kaŜda rata jest opóźniona o 2 miesiące. Przykładowe zestawienie przedstawia
rysunek 1.
Rys. 1. Tabela wpłat
=> Aby w uzyskać listę terminów, wykonaj następujące czynności:
1. Wprowadź datę pierwszej wpłaty do komórki B4, np. 2009-01-31.
2. Do komórki poniŜej wprowadź następującą formułę:
=EDATE(B4;2)
Uwaga
Aby móc korzystać z funkcji EDATE, naleŜy uaktywnić dodatek Excela o nazwie
Analysis ToolPak. Dotyczy to Excela w wersji wcześniejszej niŜ 2007. W tym celu z
menu Narzędzia wybierz polecenie Dodatki. Zaznacz dodatek na liście i kliknij OK.
3. Następnie skopiuj ją poniŜej.
4. Uzyskanym liczbom nadaj format daty. Zaznacz je i wciśnij kombinację klawiszy
Ctrl + 1.
5. Przejdź do zakładki Liczby, zaznacz kategorie Daty i czasu, a następnie zatwierdź,
klikając OK.
Rys. 2. Wyznaczone terminy
5
Trik 4
Przypisywanie cen do towarów z danej kategorii
Pobierz plik z przykładem
http://www.excelwpraktyce.pl/eletter_przyklady/eletter147/4_Kategorie_cenowe.zip
W arkuszu znajduje się spis wszystkich towarów oferowanych przez Twoją firmę.
KaŜdy z nich ma swój identyfikator, w którym pierwszy znak (litera) oznacza
kategorię cenową. Twoim zadaniem jest zbudowanie na podstawie takiej tabeli
cennika towarów.
Rys. 1. Przykładowy spis towarów
Pierwszym krokiem w celu zbudowania cennika będzie określenie w tabeli
pomocniczej cen dotyczących poszczególnych kategorii. MoŜe ona wyglądać jak na
rysunku 2.
Rys. 2. Tabela z kategorii cenowych w kolumnach E i F
Aby przyporządkować poszczególne ceny do towarów, potrzebujesz posłuŜyć się w
kolumnie C odpowiednią formułą wyszukującą. Powinna najpierw porównać pierwszy
znak identyfikatora towaru z kategorią cenową i w przypadku zgodności zwrócić
odpowiednią kwotę. Do tego celu świetnie nadadzą się odpowiednio połączone
funkcje LEWY oraz WYSZUKAJ.PIONOWO.
6
=> Aby wyznaczyć ceny towarów:
1. W komórce C2 wprowadź następującą formułę:
=WYSZUKAJ.PIONOWO(LEWY(A2;1);$E$2:$F$5;2;FAŁSZ)
2. Skopiuj ją do komórek poniŜej i otrzymanym wartościom nadaj format walutowy.
Rys. 3. Ceny zostały przyporządkowane poszczególnym produktom
Wyjaśnienie działania formuły:
W pierwszym argumencie funkcji WYSZUKAJ.PIONOWO wskazujesz szukaną wartość.
Ze względu na to, Ŝe nie znajduje się ona w osobnej komórce, a stanowi fragment
innej wartości, zastosowaliśmy funkcję LEWY. Zwróci ona pierwszy znak wpisu z
komórki A2, a zatem potrzebne oznaczenie kategorii. W drugim argumencie funkcji
podajesz tablice, która ma zostać przeszukana pod kątem występowania znaku z
pierwszego argumentu (literowe oznaczenie kategorii) oraz zawiera wartości, które
mają być zwrócone przez formułę (ceny). W trzecim argumencie funkcji
WYSZUKAJ.PIONOWO podajesz numer kolumny w obrębie tablicy z drugiego
argumentu, w której znajdują się ceny. Ostatni argument funkcji (FAŁSZ) oznacza, Ŝe
w trakcie wyszukiwania danych ma być zastosowane dokładne dopasowanie.
7
Trik 5
Powiększanie zestawienia tylko na wydruku
Pobierz plik z przykładem
http://www.excelwpraktyce.pl/eletter_przyklady/eletter147/5_Powiekszony_wydruk.zip
Próbujesz wydrukować zestawienie obejmujące kilka lub kilkanaście komórek. Po
przeniesieniu na papier formatu A4 będzie ono mało widoczne i zajmie niewielki
fragment strony. Aby uczynić dane bardziej czytelnymi, uŜytkownicy Excela często
powiększają czcionkę w arkuszu (co niestety zwykle powoduje zmianę układu danych
w komórkach), a po wydrukowaniu wracają do pierwotnego rozmiaru. Proponujemy
Ci szybsze rozwiązanie.
=> W tym celu:
1. Zaznacz zakres, który obejmuje zestawienie, z menu Plik wybierz polecenie
Ustawienia strony i przejdź do zakładki Strona (w Excelu 2007: uaktywnij kartę Układ
strony i kliknij mały przycisk Więcej opcji znajdujący się w prawym dolnym rogu
grupy poleceń Ustawienia strony).
2. W sekcji Skalowanie, w polu Dopasuj do ustaw większa wartość niŜ 100% - np.
150%.
Rys. 1. Skalowanie
3. Zanim zatwierdzisz OK kliknij przycisk Podgląd wydruku, aby sprawdzić, jak
powiększone zestawienie będzie wyglądać na drukowanej stronie.
8