Numeracja porządkowa uwzględniająca

:: Trik 1. Numeracja porządkowa uwzględniająca niewypełnione wiersze
:: Trik 2. Otwieranie i zamykanie wielu skoroszytów za jednym razem
:: Trik 3. Hurtowe poprawianie błędnie rozpoznanych dat
:: Trik 4. Szybkie zliczanie kwot naleŜących do poszczególnych przedziałów
:: Trik 5. Czytelna prezentacja porównawcza na wykresie giełdowym
Trik 1
Numeracja porządkowa uwzględniająca niewypełnione wiersze
Pobierz plik z przykładem
http://www.excelwpraktyce.pl/eletter_przyklady/eletter124/1_Elastyczna_numeracja.zip
W arkuszu znajduje się zestawienie transakcji. Niestety pojawia się problem. Musisz
ponumerować poszczególne pozycje, a na liście jest mnóstwo pustych wierszy. W
jaki sposób to zrobić bez konieczności ręcznego usuwania niewypełnionych
zakresów? Rozwiązaniem jest sprytna formuła.
Przykładowa tabela z pustymi wierszami jest przedstawiona na rysunku 1.
Rys. 1. Tabela z pustymi wierszami
=> Aby nadać jej poprawną numerację:
1. W pierwszej kolejności wstaw pustą kolumną po lewej. W tym celu kliknij
nagłówek kolumny A, aby ją całą zaznaczyć i wciśnij kombinację klawiszy Ctrl + Shift
+ = (znak równości).
2. Do komórki A2 wprowadź następującą formułę:
=JEśELI(B2<>"";ILE.NIEPUSTYCH($B$2:B2);"")
3. Skopiuj ją do komórek poniŜej.
1
Rys. 2. Lista poprawnie ponumerowana
Wyjaśnienie działania formuły:
W pierwszym argumencie funkcji JEśELI sprawdzane jest, czy komórka B2 nie jest
pusta. Jeśli nie jest pusta, wówczas wykonywana jest funkcja zawarta w drugim
argumencie. W przeciwnym razie zwracany jest pusty ciąg znaków. W drugim
argumencie funkcji JEśELI zastosowano funkcję ILE.NIEPUSTYCH, która zwraca
liczbę wypełnionych komórek w określonym zakresie. ZauwaŜ, Ŝe dzięki
odpowiedniemu adresowaniu ($B$2:B2), w miarę kopiowania w dół rozszerza się
zakres działania funkcji. Np. w komórce A6 funkcja ILE.NIEPUSTYCH będzie
operować juŜ na zakresie B2:B6. Cała numeracja wprowadzana za pomocą formuły
opiera się zatem na zliczaniu wypełnionych komórek ze stale rozszerzającego się
zakresu.
2
Trik 2
Otwieranie i zamykanie wielu skoroszytów za jednym razem
Pobierz plik z przykładem
http://www.excelwpraktyce.pl/eletter_przyklady/eletter124/2_Zamykanie_wszystkich.zip
Dość często się zdarza, Ŝe dane, które są Ci potrzebne do wykonania analizy znajdują
się w oddzielnych plikach (skoroszytach). Przed rozpoczęciem obliczeń klikasz więc
kolejno pliki znajdujące się w określonym folderze. Okazuje się, Ŝe moŜna to zrobić
szybciej i otworzyć wiele plików za jednym razem.
=> W tym celu:
1. Uruchom Excela i z menu Dane wybierz polecenie Otwórz (w Excelu 2007:
polecenie Otwórz znajduje się na pasku Szybki dostęp). MoŜesz takŜe skorzystać ze
skrótu klawiaturowego Ctrl + O.
2. W wyświetlonym oknie dialogowym odszukaj folder zawierający skoroszyty, z
których chcesz skorzystać.
3. Kliknij pierwszy z nich, przytrzymaj klawisz Shift, a następnie kliknij ostatni.
4. Wybierz przycisk Otwórz, a wszystkie zaznaczone w ten sposób pliki zostaną
otwarte.
Rys. 1. Jednoczesne otwieranie wielu plików
Wskazówka
Jeśli chcesz podświetlić wybrane skoroszyty, zamiast klawisza Shift uŜyj Ctrl.
=> Aby jednocześnie zamknąć wszystkie otwarte skoroszyty (sposób działa w
wersjach Excela wcześniejszych niŜ 2007):
1. Trzymając wciśnięty klawisz Shift, kliknij menu Plik.
2. Pojawi się w nim nowe polecenie Zamknij wszystkie.
3
Rys. 2. Nowe polecenie w menu Plik
Wskazówka
W Excelu 2007 teŜ masz moŜliwość szybkiego zamykania wszystkich skoroszytów. W
tym celu naleŜy do paska narzędzi Szybki dostęp dodać polecenie Zamknij wszystkie.
4
Trik 3
Hurtowe poprawianie błędnie rozpoznanych dat
Pobierz plik z przykładem
http://www.excelwpraktyce.pl/eletter_przyklady/eletter124/3_Daty_poprawnie.zip
Przyjmijmy, Ŝe poprosiłeś swojego pracownika o wprowadzenie do arkusza Excela
szczegółowych informacji o zamówieniach. Niestety w jednej z kolumn daty zostały
niepoprawnie wpisane. Np. data 23 listopada 2008 r. jest wyświetlana w postaci 2311-08 i Excel traktuje ją jako 2023-11-08. Tak wprowadzone daty są bezuŜyteczne,
gdyŜ nie będzie moŜliwości przygotowania chociaŜby raportu okresowego z
wykorzystaniem tabel przestawnych. Czy czeka Cię zatem ręczne poprawianie
kilkudziesięciu dat? Niekoniecznie!
Rys. 1. Niepoprawnie wprowadzone daty
=> Aby uzyskać poprawny zapis:
1. Wstaw nową kolumnę pomiędzy B i C. W tym celu kliknij nagłówek kolumny C,
aby ją zaznaczyć i wciśnij kombinację klawiszy Ctrl + Shift + = (znak równości).
2. Nadaj jej nazwę Data.
3. Do komórki C2 wprowadź następującą formułę:
=DATA(DZIEŃ(B2)+ZAOKR.DÓŁ(ROK(B2);-2);
MIESIĄC(B2);MOD(ROK(B2);100))
i skopiuj ją na wymaganą liczbę wierszy.
4. Zaznacz uzyskane daty i wciśnij kombinację klawiszy Ctrl + C.
5. Nie zmieniając zaznaczenia, z menu Edycja (w Excelu 2007: uaktywnij kartę
Narzędzia główne i w grupie poleceń Schowek rozwiń listę Wklej) wybierz polecenie
Wklej specjalnie.
6. Zaznacz opcję Wartości i kliknij OK.
7. Usuń kolumnę z błędnymi datami.
5
Rys. 2. Daty zostały poprawione
Przedstawiona formuła jest uniwersalna i moŜesz ją stosować w dowolnych
zestawieniach. Dostosuj jedynie odwołanie do komórki, w której znajduje się błędna
data.
6
Trik 4
Szybkie zliczanie kwot naleŜących do poszczególnych
przedziałów
Pobierz plik z przykładem
http://www.excelwpraktyce.pl/eletter_przyklady/eletter124/4_Zliczone_przedzialami.zip
Jeśli zachodzi potrzeba zliczenia liczb naleŜących do określonego przedziału,
najczęściej uŜywa się funkcji LICZ.JEśELI. Jeśli jednak potrzebujesz uwzględnić róŜne
przedziały, wówczas korzystniej jest zastosować funkcję CZĘSTOŚĆ. Przyjmijmy, Ŝe
potrzebujesz szybko sprawdzić, ile jest transakcji mniejszych lub równych 1000;
większych niŜ 1000 i mniejszych lub równych 5000 oraz większych od 5000.
Przykładową listę transakcji, a takŜe pomocniczą tabelkę wynikową zawierającą
kryteria, przedstawia rysunek 1.
Rys. 1. Przykładowa lista transakcji
=> Aby błyskawicznie uzyskać wyniki:
1. Zaznacz zakres komórek E2:E4.
2. Wpisz następującą formułę:
=CZĘSTOŚĆ(B2:B13;{1000;5000})
3. Koniecznie zatwierdź ją kombinacją klawiszy Ctrl + Shift + Enter.
Prawidłowo wprowadzona formuła powinna zostać ujęta w nawiasy klamrowe
(widoczne na pasku formuły).
7
Rys. 2. Formuła błyskawicznie zwróciła poprawne wyniki
8
Trik 5
Czytelna prezentacja porównawcza na wykresie giełdowym
Pobierz plik z przykładem
http://www.excelwpraktyce.pl/eletter_przyklady/eletter124/5_Prezentacja_gieldowa.zip
Prezentacja porównawcza, która ma uwzględnić róŜne kategorie wartości, nie zawsze
jest łatwa do przygotowania. Wprawdzie Excel posiada dość bogatą ofertę wykresów,
ale nie zawsze da się szybko podjąć decyzję, który typ prezentacji będzie najlepszy
do przejrzystego zobrazowania informacji. JeŜeli przyjdzie Ci konfrontować ze sobą
wartości maksymalne, minimalne i średnie, proponujemy zastosować wykres
giełdowy.
Aby tabele z danymi źródłowymi mogły być przedstawione na wykresach typu
giełdowego, powinny spełniać pewne wymagania. Na rysunku 1 znajdują się
wielkości utargów, osiągniętych w czasie trwania 10-tygodniowej kampanii
reklamowej, która nie była przeprowadzana równolegle we wszystkich oddziałach.
Rys. 1. Dane źródłowe
Przygotowanie arkusza
Twoim zadaniem jest zaprezentowanie wartości średnich, minimalnych
maksymalnych, powinieneś zatem w pierwszej kolejności je wyznaczyć.
i
=> W tym celu:
1. W komórce B12 wpisz formułę:
=MAX(B2:B11)
2. W B13 wpisz:
=MIN(B2:B11)
3. Natomiast w B14:
=ŚREDNIA(B2:B11)
9
4. Skopiuj wszystkie formuły do komórek po prawej.
Rys. 2. Niezbędne obliczenia
Budowa wykresu
Tabela źródłowa z potrzebnymi danymi jest gotowa. Teraz przejdź do przygotowania
samego wykresu.
=> W tym celu:
1. Zaznacz obszar nagłówków B1:D1 i przytrzymując klawisz Ctrl, dodatkowo
podświetl komórki B12:D14.
2. Uruchom Kreator wykresów (w Excelu 2007: uaktywnij kartę Wstawianie i kliknij
Inne wykresy) i na liście typów wykresów zaznacz Giełdowy.
3. WskaŜ podtyp Maks-min-zamknięcie.
4. Teraz kliknij dwa razy Dalej, aby przejść do 3 kroku Kreatora wykresów (w Excelu
2007: pomiń ten krok).
5. Tam przejdź do zakładki Legenda i odznacz opcję Pokazuj legendę (w Excelu
2007: na wstawionym wykresie zaznacz legendę i wciśnij klawisz Delete).
6. Kliknij przycisk Zakończ (w Excelu 2007: pomiń ten krok).
Rys. 3. Gotowy wykres
10
Z pionowych linii rozpiętości odczytasz, w jakim przedziale wartości, zlokalizowane są
utargi kaŜdego oddziału. Górne końce linii przedstawiają kaŜdorazowo wartości
maksimum dla kaŜdego oddziału, dolne końce – to minimum. Oddział 1 ma
największą rozpiętość, a drugi - najmniejszą. Trzecią informacją, jaką przedstawia
wykres w opisywanej postaci, jest średnia. Jest zaznaczona poziomą kreską.
11