Wymagania ofertowe

WYMAGANIA OFERTOWE
Przetarg nr FZ-Z/P061/16
dotyczący: obsługi PR
Warszawa, dn. 03.03.2016
Wersja 1.0 z dn. 01.01.2016
Przetarg nr FZ-Z/P061/16
1. Dane Ogólne
1.1. RWE Polska Spółka Akcyjna z siedzibą w Warszawie przy ulicy Wybrzeże
Kościuszkowskie 41 zwana dalej w treści „Zamawiającym" zaprasza do wzięcia
udziału w Przetargu na obsługę PR:
1.2. Termin realizacji przedmiotu Przetargu: roczna współpraca od
z możliwością przedłużenia.
1 lipca 2016r.
1.3. O udzielenie zamówienia ubiegać się mogą Oferenci spełniający następujące
warunki:
a) posiadają niezbędne uprawnienia do występowania w obrocie prawym;
b) w ostatnich trzech latach zrealizowali co najmniej trzy zadania
o charakterze i złożoności porównywalnej z zakresem Przetargu;
c) nie zalegają z płatnościami wobec Urzędu Skarbowego i ZUS oraz znajdują się
w sytuacji finansowej pozwalającej na wykonanie przedmiotu Przetargu;
2. Procedura Przetargowa
Przetarg składa się z dwóch etapów: Etap I – Zgłoszenie chęci udziału, Etap II – Złożenie
ofert w za pośrednictwem Portalu Dostawcy RWE: https://supplier.rwe.com/irj/portal/
2.1. Etap I. Zgłoszenie chęci wzięcia udziału w Przetargu odbywa się na podstawie
zeskanowanego wypełnionego i podpisanego Formularza Zgłoszenia (Załącznik 1),
który należy wysłać mailem w terminie do 10.03.2016r. do godziny 1200 na
e-mail: [email protected]
2.1.1. Zamawiający udostępni Oferentom materiały szkoleniowe dot. obsługi Portalu
Dostawcy RWE. Po weryfikacji danych Oferenta materiały szkoleniowe
zostaną wysłane drogą elektroniczną na adres e-mail podany na Formularzu
Zgłoszenia.
2.2. Etap II – Złożenie ofert za pośrednictwem Portalu Dostawcy RWE:
https://supplier.rwe.com/irj/portal/. Oferta powinna zawierać:
2.2.1. następujące dokumenty i oświadczenia:
a) plik z danymi z KRS lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności
Gospodarczej Rzeczpospolitej Polskiej;
b) wykaz ważniejszych referencji z przynajmniej trzech zrealizowanych
zadań
w
okresie
ostatnich
trzech
lat
o
charakterze
i złożoności porównywalnej z zakresem Przetargu. (Kontakt do osoby, która
może je potwierdzić);
2.2.2. wynagrodzenie:
a) wysokość wynagrodzenia za realizację przedmiotu Przetargu. Wycena
przedmiotu Przetargu polega na podaniu kwot bez VAT, obejmujących całość
przedmiotu Przetargu, proszę o wskazanie ceny za miesięczną obsługę.
Wynagrodzenie musi pokrywać wartość kompletnej realizacji przedmiotu
Przetargu. Dodatkowo proszę o wycenę stawek godzinowych z Załącznika 3.
2.2.3. Ofertę merytoryczną. Propozycję realizacji przedmiotu Przetargu zgodnie ze
Specyfikacją (Załącznik nr 2).
2.3. Składanie oferty
2
Wersja 1.0 z dn. 01.01.2016
Przetarg nr FZ-Z/P061/16
2.3.1. Dokumenty wymienione w punkcie 2.2. (Etap II) Procedury Przetargowej
należy złożyć w terminie od 11.03.2016 r. od godziny 1200 do 25.03.2016r.
do godziny 1200 za pośrednictwem Portalu Dostawcy RWE:
https://supplier.rwe.com/irj/portal/.
2.3.2. Oferta będzie wprowadzona do Portalu
uprawnionego przedstawiciela Oferenta.
w
języku
polskim
przez
2.3.3. Wszystkie oferty otrzymane przez Zamawiającego w formie innej niż za
pośrednictwem Portalu Dostawcy RWE lub po terminie podanym powyżej nie
będą rozpatrywane.
2.4. Pozostałe wymagania
2.4.1. Oferta zostanie przesłana bezpłatnie oraz w sposób niewiążący dla
Zamawiającego.
2.4.2. Zaleca się, aby Oferent zdobył wszelkie informacje, które mogą być
konieczne do przygotowania oferty oraz zaakceptowania umowy.
2.4.3. Każdy Oferent przedłoży tylko jedną ofertę sam lub jako reprezentant spółki.
Oferent, który przedłoży więcej niż jedną ofertę (nie dotyczy modyfikacji oferty
przed upływem terminu składania ofert) zostanie wyłączony z postępowania.
2.4.4. Przy wyborze oferty Zamawiający będzie kierował się następującymi
kryteriami:
• cena stawka miesięczna…………………………………………………...20%
• cena (sytuacje kryzysowe - roboczogodzina)……………………………..5%
• rozwiązanie zadania dla agencji…………………………………………..30%
• doświadczenie………………………………………………………………45%
UWAGA – Oferent może zaproponować Zamawiającemu termin płatności inny niż 30 dni, tj.
45 lub 60 dni od daty otrzymania faktury. W takim przypadku w ramach kryterium cena łączna,
przy wyborze oferty Zamawiający uwzględni przedstawiony przez Oferenta termin płatności
Zaoferowanie terminu płatności 45 dni lub 60 dni zwiększy atrakcyjność oferty poprzez
uwzględnienie stopy zwrotu z kosztu kapitału.
Zamawiający zastrzega możliwość przeprowadzenia Etapu III. Do Etapu III
zostanie zakwalifikowanych maksymalnie trzech Oferentów na podstawie
kryteriów oceny z Etapu II. W ramach Etapu III odbędą się spotkania na
których Oferenci będą mieli możliwość zaprezentować doświadczenie oraz
pomysł na realizację zadania. Etap III zostanie oceniony pod względem
poniższych kryteriów.
• cena stawka miesięczna…………………………………………………...30%
• ocena osoby Key Accounta………………………………………………..30%
• ocena przedstawionych projektów agencji……………………………….40%
2.4.5. W szczególnie uzasadnionych przypadkach, przed upływem terminu
składania ofert Zamawiający może zmodyfikować treść dokumentów
Przetargowych. O każdej wprowadzonej zmianie Zamawiający poinformuje
Oferenta e-mailem. Zamawiający może przedłużyć wówczas określony w pkt.
2.2.1. termin składania ofert w celu umożliwienia Oferentom uwzględnienia
w przygotowywanych ofertach otrzymanych zmian. W tym przypadku wszelkie
3
Wersja 1.0 z dn. 01.01.2016
Przetarg nr FZ-Z/P061/16
prawa i zobowiązania Zamawiającego i Oferenta odnośnie wcześniej
ustalonego terminu będą podlegały ewentualnemu nowemu terminowi.
2.4.6. Termin związania ofertą handlową wynosi 90 dni od daty jej złożenia.
2.4.7. Oferent może wprowadzać zmiany lub wycofać złożoną przez siebie ofertę
do końca wyznaczonego w pkt. 2.3.1 terminu składania ofert Oferent nie
może wycofać oferty i wprowadzać zmian w ofercie po upływie terminu
składania ofert.
2.4.8. Wszystkie oferty będą oceniane przez Komisję Przetargową.
2.4.9. Komisja Przetargowa odrzuca oferty:
a) nie odpowiadające w sposób oczywisty warunkom Przetargu;
b) złożone bez wymaganych lub kompletnych dokumentów;
c) nieczytelne lub budzące wątpliwości co do ich treści;
d) złożone po terminie lub z pominięciem Portalu Dostawcy RWE.
2.4.10. Po zatwierdzeniu wyniku oceny ofert przetargowych Zamawiający
niezwłocznie poinformuje Oferenta, którego oferta została wybrana, o wyniku
Przetargu. Oferent zostanie powiadomiony o zasadach zawarcia umowy.
Przetarg uznaje się za rozstrzygnięty w dniu zawarcia umowy z Oferentem,
którego oferta została wybrana.
3. Postanowienia Końcowe
3.1. Zamawiający nie przewiduje stosowania preferencji. Wszyscy Oferenci ubiegający
się o realizację przedmiotu Przetargu będą traktowani na równych prawach
z zachowaniem zasad uczciwej konkurencji.
3.2. Zamawiający zastrzega, że przysługuje mu prawo swobodnego wyboru oferty,
odstąpienia od postępowania bez podania przyczyn, unieważnienia postępowania
bez podania przyczyn, prowadzenia dodatkowych negocjacji, w tym negocjacji za
pośrednictwem aukcji elektronicznych (zasady udziału w aukcji dostępne na stronie
www.rwe.pl).
3.3. Zastrzegamy sobie prawo do przesłania Zamówienia i prowadzenia procesu
potwierdzenia zamówienia poprzez kanały elektroniczne oraz za pośrednictwem
aplikacji na portalu Zamawiającego.
3.4. Wyjaśnień i odpowiedzi na pytania udzielają upoważnieni pracownicy
Zamawiającego:
w zakresie procedury Przetargowej:
(Natalia Gąsiorowska), tel. 22 8213109, e-mail: [email protected]
w zakresie przedmiotu Przetargu:
(Aleksandra
Smolarska-Flis), tel. 22 8213350, e-mail: [email protected]
4. Lista załączników:
4.1. Formularz Zgłoszenia;
4.2. Specyfikacja
4.3. „Ogólne Warunki Zakupów i Płatności (OWZiP)” (dostępne na stronie internetowej
http://www.rwe.pl)
4
Wersja 1.0 z dn. 01.01.2016
Przetarg nr FZ-Z/P061/16
4.4. „Kodeks Etyczny Grupy RWE oraz Katalog Działań Niedozwolonych” (dostępny na
stronie internetowej http://www.rwe.pl);
4.5. Projekt umowy;
4.6. Stawki za godzinę współpracy;
5
Wersja 1.0 z dn. 01.01.2016
Przetarg nr FZ-Z/P061/16
Załącznik nr 1
Formularz Zgłoszenia
1. Nazwa firmy:
Oświadczam, że znajduję się w sytuacji finansowej pozwalającej na realizację przedmiotu
Przetargu.
Oświadczam, że nie zalegam z płatnościami wobec Urzędu Skarbowego i ZUS
Oświadczam, że zapoznałem/am się z dokumentem „Ogólne warunki zakupów i płatności
(OWZiP)” 03/2009 dostępnym na stronie internetowej www.rwe.pl akceptuję jego treść.
Oświadczam, że zapoznałem/am ze załączonym wzorem umowy.
Oświadczam, że zobowiązuję się przestrzegać Kodeksu Etycznego Grupy RWE oraz Katalogu
Działań Niedozwolonych, który jest dostępny na stronie internetowej www.rwe.pl
Dane kontaktowe:
imię i nazwisko…………………………………….
email…………………………………….
nr telefonu…………………………………….
nr faxu…………………………………….
Podpis i pieczątka Oferenta
6
Wersja 1.0 z dn. 01.01.2016
Przetarg nr FZ-Z/P061/16
Załącznik nr 2 Specyfikacja
RWE należy do piątki największych firm energetycznych w Europie. Specjalizuje się w
wytwarzaniu, przesyle, dystrybucji oraz sprzedaży energii elektrycznej i gazu. RWE zatrudnia
60 tysięcy osób, zaopatruje około 17 milionów Klientów w energię elektryczną i 7 milionów
Klientów w gaz. Największymi firmami należącymi do RWE w Polsce są RWE Polska
sprzedająca energię około 1 milionowi Klientów oraz firma RWE Stoen Operator,
zarządzająca warszawską siecią elektroenergetyczną. Do RWE w Polsce należą również
farmy wiatrowe o łącznej mocy 240 megawatów.
RWE szuka nowatorskich rozwiązań pozwalających trwale odróżnić się od konkurencji oraz
budować rozpoznawalność poza tradycyjnym obszarem działalności (związanej z obszarami
Operatorów Sieci Dystrybucyjnych). Do tego celu wykorzystywane są działania CSR
(Fundacja RWE w Polsce), partnerstwa merytoryczne i komunikacja w social media.
RWE zrealizuje szereg inicjatyw społecznych m.in. w roku 2013 rozpoczęta została
współpraca z Muzeum Neonów, która z początkiem 2014 roku zaowocowała instalacją
neonu „MIŁO CIĘ WIDZIEĆ” na moście gdańskim. W 2012 roku firma RWE została
Partnerem Wspierającym Centrum Nauki Kopernik. Efektem współpracy sponsorskiej a także
wymiany wiedzy jest program edukacyjny POWER BOX realizowany we współpracy ze
specjalistami CNK.
Od 10 lat RWE jest Partnerem Forum Ekonomicznego w Krynicy. Eksperci RWE biorą udział
w branżowych wydarzeniach i konferencjach w roli prelegentów oraz wypowiadają się
reaktywnie i proaktywnie w mediach.
FANPAGE: RWE LAB i www.rwelab.forbes.pl
W ramach strategii obecności marki na portalu Facebook. RWE uruchomiło fanpage RWE
LAB, który w sposób ciekawy i przystępny informuje o działalności RWE oraz jest wypełniony
ciekawymi informacjami o trendach i nowinkach technologicznych, które zmieniają świat.
Strona: www.rwelab.forbes.pl jest agregatorem treści ze świata na temat technologii
przyszłości, trendów i nauki, które później stanowią bazę kontentową dla fanpage’a RWE
LAB. Zakładka jest przygotowana zgodnie z wytycznymi brandingowymi koncernu i w pełni
funkcjonalna. Pozwala czytającym komentować artykuły, proponować własne treści , odsyła
również na portale zewnętrzne, z których są zaczerpnięte niektóre materiały. Zakładka na
stronie forbes.pl jest przeniesieniem oryginalnie zaprojektowanego przez RWE serwisu
trender.pl traktującym o innowacjach.
Kanał YOUTUBE: http://www.youtube.com/user/RWEPolska2012 wykorzystywany jest do
pozycjonowania materiałów multimedialnych.
Opis i założenia do zadania konkursowego:
Agencja przygotuje koncepcję kreatywną kampanii komunikacyjnej, która przy
wykorzystaniu tradycyjnych narzędzi PR, oraz korzystając z nowych mediów, ciekawych akcji
ambientowych, będzie promować produkt fotowoltaiczny (instalacje fotowoltaiczne wraz z
montażem) RWE dla klienta indywidulanego, przy wykorzystaniu poniższych założeń:
Wyróżniki oferty RWE
• Kompleksowe usługi w cenie:
- wysokiej jakości moduły
7
Wersja 1.0 z dn. 01.01.2016
Przetarg nr FZ-Z/P061/16
•
•
•
- konstrukcja wsporcza
- doradztwo
- wizja lokalna
- projekt, montaż, podłączenie
- zgłoszenie do OSD
- gwarancja producencka
- rękojmia RWE PL
Zakup instalacji fotowoltaicznej rozłożony na raty
Ubezpieczenie instalacji fotowoltaicznej od zdarzeń losowych (jako opcjonalna
dodatkowo płatna usługa).
Leasing modułów fotowoltaicznych RWE Polska wraz ze sprzedażą energii
elektrycznej.
Benefity Fotowoltaiki
• Bezobsługowość instalacji fotowoltaicznej. Produkcja energii elektrycznej odbywa się
bez ingerencji człowieka, również w pochmurne dni
• Konkurencyjna cena za kompleksową instalacje PV oraz bezkonkurencyjna jakość
modułów fotowoltaicznych dostępnych w ofercie RWE PL
• Krótki czas zwrotu z inwestycji – ok. 10 lat
• Ochrona środowiska, brak emisji CO2. Moduły w 100% ulegają recyclingowi
• Bezpieczna inwestycja, gwarantowana wydajność przez min. 25 lat
Cele wdrożenia produktu do oferty:
• Zbudowanie pozycji lidera branży fotowoltaiki w Polsce
• Wzmocnienie innowacyjnego i ekologicznego wizerunku firmy
• Wpływanie na proces decyzyjny konsumenta
• Współtworzenie rynku rozproszonych źródeł energii
• Edukowanie konsumentów o produkowaniu własnej energii i korzyści z tego
płynących
• Przyciągnięcie uwagi konsumenta do PV & Zainteresowanie produktem PV
• Konsekwentne budowanie świadomości o OZE wśród konsumentów
Potencjalni klienci fotowoltaiki RWE Polska:
• Osoby nowoczesne i pragmatyczne, chcące odkrywać nowe rzeczy i szukające
rozwiązań, które ułatwią ich życie.
• Osoby zorientowanie w nowościach technologicznych – innowacyjna technologia jest
odpowiedzią na ich spersonalizowane potrzeby.
• Osoby praktyczne – stosunek jakość produktu do odpowiedniej ceny jako jeden z
czynników procesu decyzyjnego; kupuję to co przyniesie mi udogodnienie w
codziennym życiu.
8
Wersja 1.0 z dn. 01.01.2016
Przetarg nr FZ-Z/P061/16
•
•
Osoby nabywające produkty z segmentu premium za wyższą cenę w zamian
oczekując zaawansowanych produktów – warto zapłacić więcej za wartościowy
produkt.
Osoby podążające za nowatorskim i ekologicznym stylem życia, ceniące
niezależność i indywidualizm.
Założenia kampanii:
Zasięg:
Ogólnopolski realizowany przede wszystkim przez działania komunikacyjne
marketingowe, ze szczególnym uwzględnieniem Warszawy.
Budżet:
Działania PR nie przekroczą kwoty 300 000 PLN
Grupy docelowe:
• Dziennikarze mediów MEDIA OGÓLNOPOLSKICH i branżowych
• Decydenci (Min.Gosp, URE, M.ST. Warszawa),
• General Public, ze szczególnym uwzględnieniem mieszkańców Warszawy.
nie
Cele:
• Wzmacnianie wizerunku RWE jako firmy, nowoczesnej, skoncentrowanej na
dostarczaniu innowacyjnych rozwiązań i produktów.
• Wzmacnianie rozpoznawalności marki RWE i odróżnienie jej od konkurencji.
Opis:
Propozycja agencji powinna być kompleksową propozycją zawierającą takie elementy jak:
planowanie, założenia kosztorysowe, organizacyjne, pomysły egzekucyjne, mierzenie
efektów wizerunkowych.
Opis kampanii PR powinien zawierać:
• Propozycję kluczowych przekazów;
• Propozycję działań lokalnych w postaci ambient marketingu, eventów,
przyciągających uwagę i zainteresowanie mediów projektem;
• Propozycję wykorzystania fanpage RWE LAB, kanału Youtube, Twittera i ewentualnie
alternatywnych kanałów komunikacji w social media,
• Sposób wykorzystania narzędzi PR zapewniających publicity;
• Propozycje ramowego harmonogramu
• Propozycję mierzenia efektywności programu.
9
Wersja 1.0 z dn. 01.01.2016