Wymagania ofertowe

WYMAGANIA OFERTOWE
(zmiana z dnia 07.04.2016r.)
Przetarg nr PZ-254/16
dotyczący: wyboru agencji interaktywnych do podpisania umów
ramowych z RWE Polska.
Warszawa, dn. 06.04.2016r.
Wersja 1.0 z dn. 01.01.2016
Przetarg nr PZ-254/16
1. Dane Ogólne
1.1. RWE Polska Spółka Akcyjna z siedzibą w Warszawie przy ulicy Wybrzeże
Kościuszkowskie 41 zwana dalej w treści „Zamawiającym" zaprasza do wzięcia
udziału w Przetargu na wybór ok. 6 agencji interaktywnych do współpracy
ramowej z RWE Polska na okres 3 lat.
Przetarg dzieli się na 3 różne kategorie:
1. Kreacje graficzne,
2. Copywriting,
3. Aplikacje,
w których Oferenci mogą brać udział, wysyłać oddzielne oferty.
Każdy Oferent biorący udział w przetargu ma prawo do złożenia 1 oferty w każdej
kategorii przetargu (do daty określonej w punkcie 2.3.1).
Poszczególne części stanowiące przedmiot Przetargu będą oceniane oddzielnie.
Przetarg będzie realizowany 3-etapowo:
I Etap przetargu będzie polegał na zgłoszeniu się firm do przetargu. W II Etapie
zostaną zebrane oferty i wyłonieni zostaną Oferenci do III Etapu, na podstawie
kryteriów określonych punkcie 2.4.4. a:
 w kategorii 1. „Kreacje graficzne”,
 w kategorii 2. „Copywriting”,
 w kategorii 3. „Aplikacje”,
III Etap przetargu wiąże się z zaproszeniem wybranych Oferentów wyłonionych z II
Etapu na spotkanie z komisją przetargową i wybraniu z nich łącznie ok. 6
Oferentów (według kryteriów określonych punkcie 2.4.4. b.);
 w kategorii 1. „Kreacje graficzne” ok. 2 Oferentów,
 w kategorii 2. „Copywriting” ok. 2 Oferentów,
 w kategorii 3. „Aplikacje” ok. 2 Oferentów,
z którymi zostaną podpisane umowy ramowe z RWE Polska na okres 3 lat.
1.1. Termin realizacji przedmiotu Przetargu (tj. planowany termin podpisania umów
z wybranymi Oferentami): do 15.05.2016
1.2. O udzielenie zamówienia ubiegać się mogą Oferenci spełniający następujące
warunki:
a) posiadają niezbędne uprawnienia do występowania w obrocie prawym;
b) posiadają niezbędne doświadczenie oraz uprawnienia do wykonywania prac
będących przedmiotem Przetargu;
c) w ostatnich 12 miesiącach zrealizowali co najmniej 3 projekty:
i. co najmniej 2 projekty z sektorów, m.in: energetycznego, bankowego,
telekomunikacyjnego lub ubezpieczeniowego.
ii. co najmniej 1 projektu zrealizowali z innego obszaru niż wyżej
wymienione.
2
Przetarg nr PZ-254/16
d) nie zalegają z płatnościami wobec Urzędu Skarbowego i ZUS oraz znajdują się
w sytuacji finansowej pozwalającej na wykonanie przedmiotu Przetargu;
e) posiadają doświadczenie w zakresie wybranej kategorii, w ramach której dany
Oferent złożył ofertę.
i. W kategorii 1. „Kreacje graficzne”:
Tworzenie i projektowanie grafik (np. logotypów, bannerów,
animacji, infografik, prezentacji flashowych, wykresów graficznych itp.)
wykorzystywanych na stronach www.
ii. W kategorii 2. „Copywriting”
Content Marketing – tworzenie i przygotowywanie treści (np.
newslettery/mailingi, treści infografik, artykuły sponsorowane, artykuły
eksperckie, prezentacje itp.)
iii. W kategorii 3. „Aplikacje”
Tworzenie i projektowanie różnych aplikacji w środowisku
internetowym oraz mobilnym (np. aplikacje mobilne, kalkulatory
internetowe, gry edukacyjne itp.)
2. Procedura przetargowa
Procedura przetargowa składa się trzech etapów:
2.1. Etap I. Zgłoszenie chęci wzięcia udziału w Przetargu odbywa się na podstawie
zeskanowanego wypełnionego i podpisanego Formularza Zgłoszenia (Załącznik 1),
który należy wysłać mailem w terminie do 15.04.2016r. do godziny 1400 na
e-mail: [email protected]
Zgłoszenie powinno zawierać informację, w której kategorii Oferent składa ofertę (1.
„kreacje graficzne” lub 2. „Copywriting” lub 3. „Aplikacje”)
2.1.1. Zamawiający udostępni Oferentom materiały szkoleniowe dot. obsługi Portalu
Dostawcy RWE. Po weryfikacji danych Oferenta materiały szkoleniowe
zostaną wysłane drogą elektroniczną na adres e-mail podany na Formularzu
Zgłoszenia.
2.1.2. Złożenie
ofert
za
pośrednictwem
https://supplier.rwe.com/irj/portal/.
Portalu
Dostawcy
RWE:
Oferta powinna zawierać następujące dokumenty i oświadczenia (oferta
powinna zostać złożona najpóźniej w terminie określonym w punkcie
2.3.1):
a) plik z danymi z KRS lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności
Gospodarczej Rzeczpospolitej Polskiej;
b) dokładny opis ze wskazaniem
zrealizowanych projektów, w tym:
3
charakterystyki
co
najmniej
3
Przetarg nr PZ-254/16
i. co najmniej 2 projektów zrealizowanych w ramach segmentów: mi.in
energetycznego,
bankowego,
telekomunikacyjnego
lub
ubezpieczeniowego,
ii. co najmniej 1 projektu niepowiązanego z wyżej wymienionymi
segmentami.
Dotyczy to projektów, które zostały zrealizowane w ciągu ostatnich 12
miesięcy. Preferowane przedstawienie projektów zrealizowanych dla różnych
podmiotów. Oprócz tego każda załączona charakterystyka projektu powinna
zawierać uzyskane wskaźniki sukcesu (np. wzrost sprzedaży, wzrost
wskaźników CTR. itp.)
2.2. Etap II przetargu będzie polegał na zebraniu ofert w Portalu Dostawców i wyłonieniu
Oferentów do III Etapu na podstawie kryteriów zawartych w punkcie 2.4.4 a.
 w kategorii 1. „Kreacje graficzne”,
 w kategorii 2. „Copywriting”,
 w kategorii 3. „Aplikacje”,
2.2.1. wynagrodzenie:
Ze względów technicznych proszę o wpisanie w Portalu Dostawcy RWE
w pozycji dotyczącej ceny kwoty 1 zł.
a) oferta złożona w II Etapie w Portalu Dostawców powinna zawierać
model rozliczeniowy oraz cennik konkretnych zadań oraz stawek
godzinowych pracowników delegowanych do współpracy z RWE Polska.
(zgodnie z załącznikiem 2 – wzór kosztorysów, dla wybranej kategorii
przetargu).
Wycena przedmiotu Przetargu polega na podaniu kwot bez VAT,
obejmujących ceny jednostkowe i prowizję. Wynagrodzenie musi pokrywać
wartość kompletnej realizacji przedmiotu Przetargu, w tym koszty uzyskania
wszelkich niezbędnych do rozpoczęcia realizacji przedmiotu Przetargu opinii,
uzgodnień, materiałów, pozwoleń, decyzji, itp.;
2.2.2. oferta merytoryczna:
Oferta merytoryczna złożona w II Etapie w Portalu Dostawców powinna
zawierać:
a) próbki zrealizowanych projektów (zależne od wybranej kategorii zadania
przetargowego):
 Kreacje graficzne (kategoria 1) – np. logotypy, bannery, animacje,
aplikacje prezentacje flashowe, wykresy graficzne itp.,
4
Przetarg nr PZ-254/16
 Copywriting (kategoria 2) – (Content Marketing) - np. infografiki,
przygotowane mailingi/newslettery, konkursy, artykuły sponsorowane,
artykuły eksperckie itp.,
 Aplikacje (kategoria 3) – np.
internetowe, gry edukacyjne itp.
b)
aplikacje mobilne,
kalkulatory
charakterystyka osób delegowanych do współpracy z RWE Polska:
 skład zespołu ze wskazaniem konkretnych osób, nazw stanowisk,
delegowanych do współpracy z RWE Polska.
 szczegółowa charakterystyka doświadczeń członków zespołu (staż
pracy w Agencji, doświadczenie zawodowe, lista zrealizowanych
projektów)
Do III Etapu przetargu zostaną zakwalifikowani tylko wybrani Oferenci zgodnie z
rankingiem ofert.
Etap III Oferenci zakwalifikowani do III Etapu zostaną zaproszeni na spotkania
z Komisją Przetargową.
W każdym spotkaniu organizowanym dla pojedynczego Oferenta w ramach III
Etapu przetargu muszą uczestniczyć osoby/osoba delegowane/delegowana do
współpracy z RWE Polska.
Na spotkaniu Oferent ma obowiązek zaprezentować łącznie 3 wybrane
zrealizowane projekty (2 z sektorów: m.in energetycznego, bankowego,
telekomunikacyjnego, ubezpieczeniowego oraz 1 niepowiązany z tymi sektorami,
pkt. 2.1.2 b)
W Etapie III zostanie wyłonionych ok. 6 Oferentów (zgodnie z kryteriami
przedstawionymi w punkcie 2.4.4 b.):
 w kategorii 1. „Kreacje graficzne”
 w kategorii 2. „Copywriting”
 w kategorii 3. „Aplikacje”
z którymi RWE Polska podpisze umowy ramowe na okres 3 lat.
2.3. Składanie oferty
2.3.1. Dokumenty wymienione w punkcie 2.1.2. (Etap I) Procedury Przetargowej
należy złożyć w terminie od 25.04.2015r. od godziny 9:30 do 26.04.2016r.
do godziny 14:30 za pośrednictwem Portalu Dostawcy RWE:
https://supplier.rwe.com/irj/portal/.
2.3.2. Oferta będzie wprowadzona do Portalu
uprawnionego przedstawiciela Oferenta.
5
w
języku
polskim
przez
Przetarg nr PZ-254/16
2.3.3. Wszystkie oferty otrzymane przez Zamawiającego w formie innej niż za
pośrednictwem Portalu Dostawcy RWE lub po terminie podanym powyżej nie
będą rozpatrywane.
2.4. Pozostałe wymagania
2.4.1. Oferta zostanie przesłana bezpłatnie oraz w sposób niewiążący dla
Zamawiającego.
2.4.2. Zaleca się, aby Oferent zdobył wszelkie informacje, które mogą być
konieczne do przygotowania oferty oraz zaakceptowania umowy.
2.4.3. Każdy Oferent przedłoży tylko jedną ofertę w ramach wybranej kategorii
przetargowej, sam lub jako reprezentant spółki. Oferent, który przedłoży
więcej niż jedną ofertę (nie dotyczy innej kategorii przetargu lub modyfikacji
oferty przed upływem terminu składania ofert) zostanie wyłączony z
postępowania.
2.4.4. Przy wyborze oferty Zamawiający będzie kierował się następującymi
kryteriami:
a)
ETAP II
 Ocena możliwości i umiejętności Oferenta na podstawie przesłanych
próbek prac z ostatnich projektów…………………...............…..…...45%
 Ocena modelu rozliczeniowego, stawek godzinowych pracowników
oraz realizacji konkretnych projektów/zadań …..(pkt. 2.2.1)..….......35%
 Ocena doświadczenia zespołu projektowego delegowanego do obsługi
RWE Polska, pod kątem wskazanych informacji (pkt. 2.2.2 b.)… …20%
b) ETAP III
 Ocenę referencji i doświadczenia Oferenta na podstawie
prezentacji 3 zrealizowanych projektów (pkt. 2.1.2 b.)……………50%
 Wynik z II Etapu obliczony dla Oferentów zakwalifikowanych
do III Etapu……………………………………………………..……….35%
 Ocena Key Accounta/zespołu
projektowego delegowanego
do obsługi RWE Polska ……………………………..…………….….15%
UWAGA – Oferent może zaproponować Zamawiającemu termin płatności
inny niż 30 dni, tj. 45 lub 60 dni od daty otrzymania faktury. W takim
przypadku w ramach kryterium cena łączna, przy wyborze oferty
Zamawiający uwzględni przedstawiony przez Oferenta termin płatności
Zaoferowanie terminu płatności 45 dni lub 60 dni zwiększy atrakcyjność
oferty poprzez uwzględnienie stopy zwrotu z kosztu kapitału.
2.4.5. W szczególnie uzasadnionych przypadkach, przed upływem terminu
składania ofert Zamawiający może zmodyfikować treść dokumentów
Przetargowych. O każdej wprowadzonej zmianie Zamawiający poinformuje
Oferenta e-mailem. Zamawiający może przedłużyć wówczas określony w pkt.
6
Przetarg nr PZ-254/16
2.3.1. termin składania ofert w celu umożliwienia Oferentom uwzględnienia
w przygotowywanych ofertach otrzymanych zmian. W tym przypadku wszelkie
prawa i zobowiązania Zamawiającego i Oferenta odnośnie wcześniej
ustalonego terminu będą podlegały ewentualnemu nowemu terminowi.
2.4.6. Termin związania ofertą handlową wynosi 90 dni od daty jej złożenia.
2.4.7. Oferent może wprowadzać zmiany lub wycofać złożoną przez siebie ofertę
do końca wyznaczonego w pkt. 2.3.1 terminu składania ofert Oferent nie
może wycofać oferty i wprowadzać zmian w ofercie po upływie terminu
składania ofert.
2.4.8. Wszystkie oferty będą oceniane przez Komisję Przetargową.
2.4.9. Komisja Przetargowa odrzuca oferty:
a) nie odpowiadające w sposób oczywisty warunkom Przetargu;
b) złożone bez wymaganych lub kompletnych dokumentów;
c) nieczytelne lub budzące wątpliwości co do ich treści;
d) złożone po terminie lub z pominięciem Portalu Dostawcy RWE.
2.4.10. Po zatwierdzeniu wyniku oceny ofert przetargowych Zamawiający
niezwłocznie poinformuje Oferenta, którego oferta została wybrana, o wyniku
Przetargu. Oferent zostanie powiadomiony o zasadach zawarcia umowy.
Przetarg uznaje się za rozstrzygnięty w dniu zawarcia umowy z Oferentem,
którego oferta została wybrana.
3. Postanowienia Końcowe
3.1. Zamawiający nie przewiduje stosowania preferencji. Wszyscy Oferenci ubiegający
się o realizację przedmiotu Przetargu będą traktowani na równych prawach
z zachowaniem zasad uczciwej konkurencji.
3.2. Zamawiający zastrzega, że przysługuje mu prawo swobodnego wyboru oferty,
odstąpienia od postępowania bez podania przyczyn, unieważnienia postępowania
bez podania przyczyn, prowadzenia dodatkowych negocjacji, w tym negocjacji za
pośrednictwem aukcji elektronicznych (zasady udziału w aukcji dostępne na stronie
www.rwe.pl).
3.3. Zastrzegamy sobie prawo do przesłania Zamówienia i prowadzenia procesu
potwierdzenia zamówienia poprzez kanały elektroniczne oraz za pośrednictwem
aplikacji na portalu Zamawiającego.
3.4. Wyjaśnień i odpowiedzi
Zamawiającego:
na
pytania
udzielają
upoważnieni
pracownicy
w zakresie procedury przetargowej: Małgorzata Jagiełka, tel. 22/ 821 42 24, e-mail:
[email protected]
w zakresie przedmiotu Przetargu:
(Imię i Nazwisko), tel. Jakub Wardakowski, e-mail: [email protected]
7
Przetarg nr PZ-254/16
4. Lista załączników:
4.1. Formularz Zgłoszenia - załącznik nr 1
4.2. Symulacja ceny przykładowych zadań - załącznik nr 2
4.3. Wzór Umowy standardowej FZ-Z/USŁ-RAM/2009/11/04 - załącznik nr 3
4.4. „Ogólne Warunki Zakupów i Płatności (OWZiP)” (dostępne na stronie internetowej
http://www.rwe.pl)
4.5. „Kodeks Etyczny Grupy RWE oraz Katalog Działań Niedozwolonych” (dostępny na
stronie internetowej http://www.rwe.pl);
8
Przetarg nr PZ-254/16
Załącznik nr 1
Formularz Zgłoszenia
1. Nazwa firmy:
2. Kategoria przetargu:


Oświadczam, że znajduję się w sytuacji finansowej pozwalającej na realizację przedmiotu
Przetargu.
Oświadczam, że nie zalegam z płatnościami wobec Urzędu Skarbowego i ZUS

Oświadczam, że zapoznałem/am się z dokumentem „Ogólne warunki zakupów i płatności
(OWZiP)” 03/2009 dostępnym na stronie internetowej www.rwe.pl akceptuję jego treść.

Oświadczam, że zapoznałem/am się ze wzorem umowy standardowej FZ-Z/USŁRAM/2009/11/04 (załącznik nr 3 do Wymagań Ofertowych do niniejszego Przetargu) i akceptuję
jej treść.

Oświadczam, że zobowiązuję się przestrzegać Kodeksu Etycznego Grupy RWE oraz Katalogu
Działań Niedozwolonych, który jest dostępny na stronie internetowej www.rwe.pl
Dane kontaktowe osoby, która będzie składała ofertę w Portalu Dostawców:
imię i nazwisko…………………………………….
email………………………………………………..
nr telefonu………………………………………….
nr faxu………………………………………………
Podpis i pieczątka Oferenta:
(tj. osoby uprawnionej/ osób uprawnionych
do reprezentacji firmy)
…………………………………………………………
9