Outsourcing floty biznesowej – znacząca oszczędność

FLOTA
23–29 maja 2014 r.
27
Outsourcing floty biznesowej – znacząca
oszczędność administracyjna
Katarzyna Gawior
Dynamiczny rozwój sektora flotowego spowodował, że rozwiązań na rynku
jest wiele. Każde z nich proponuje inny sposób radzenia sobie z kosztami. Jedne
zalecają zakup floty w ramach leasingu, inne – usługi wynajmu długoterminowego. Jednak najbardziej optymalnym
rozwiązaniem, niewymagającym radykalnych
zmian w dotychczasowej polityce flotowej
klienta, jest firma zewnętrzna, która kompleksowo zajmie się obsługą serwisową. Będzie ona
również doskonałym narzędziem wspierającym
bieżące obowiązki opiekuna floty.
Koordynacja serwisu
Istotą współpracy jest zlecenie firmie zewnętrznej
koordynacji procesów serwisowych i wszystkich
czynności z nimi związanych. Klient, przystępując do współpracy, otrzymuje preferencyjne
warunki, które obowiązują w całej sieci serwisów niezależnych oraz w wybranych stacjach
autoryzowanych. Znika tym samym problem
rozbieżności cen oraz prowadzenia żmudnych
negocjacji z poszczególnymi serwisami. Standardem współpracy jest też każdorazowe, szczegółowe kosztorysowanie napraw oraz używanych
materiałów. Dzięki temu firma może decydować o zasadności ich wykonania zanim serwis
podejmie pracę. Koszty tym samym stają się bardziej przewidywalne, a konieczność autoryzacji
chroni firmę przed wykonaniem przez serwis
niepożądanych czynności. Jest to niewątpliwie
duży atut, gdyż samodzielne zarządzanie pojazdami nie zawsze daje takie możliwości. Często
już po pierwszym miesiącu współpracy da się zaobserwować wyraźny spadek wydatków.
rowca może liczyć na pomoc doświadczonych
konsultantów, którzy udzielą mu niezbędnych
informacji i pokierują do właściwego towarzystwa ubezpieczeniowego. Usprawnia to dalsze
procesy, które bywają trudne i mozolne, jeśli
kierowca nie zastosuje odpowiednich procedur.
Wybór firmy zewnętrznej
Należy zastanowić się jednak nad wyborem
odpowiedniego partnera do współpracy, który
spełni indywidualne wymagania klienta, a poprzez profesjonalną obsługę będzie wsparciem
dla opiekuna floty. Na rynku pojawia się coraz
więcej firm, które oferują usługi serwisowe dla
flot i wybór tej właściwej staje się coraz trudniejszy. Czym zatem się kierować? Z pewnością
cena nie powinna być tu jedynym kryterium
wyboru. Specyfika tego produktu wymaga
przede wszystkim elastycznego podejścia i zorientowania na klienta. Istotne jest również
doświadczenie i różnorodność obsługiwanych
Dobre rozwiązanie dla firm
z rozproszoną flotą
Większość firm zajmujących się usługami serwisowymi udostępnia klientowi system, który
gromadzi wszystkie dane o pojazdach w jednym
miejscu. Najczęściej są to bezpłatne programy
lub platformy internetowe, które zawierają
pełną historię wykonanych napraw oraz szczegółowe kosztorysy. Umożliwiają one generowanie złożonych raportów i zestawień, które
pomocne są przy analizach kosztów. Jeśli system jest mobilny, to opiekun floty ma stały dostęp do danych, niezależnie od miejsca i czasu.
W sytuacjach nagłych jest to bardzo przydatne.
Współpraca z firmą zewnętrzną pomaga też lepiej zapanować nad właściwym i terminowym
wykonywaniem napraw. Kierowcy otrzymują
dokładne wytyczne o terminie i miejscu wizyty
w serwisie, więc znika ryzyko przeoczenia przeglądu okresowego lub napraw w nieodpowiednim miejscu. Jest to wyjątkowo odczuwalne
w firmach, które posiadają auta rozproszone
w wielu regionach, gdzie kierowcy lub kierownicy regionalni sami odpowiedzialni są za stan
techniczny swoich pojazdów.
Pomoc w momencie wystąpienia szkody
Kompleksowe usługi z zakresu zarządzania
flotą zawierają również likwidację szkód komunikacyjnych, które niejednokrotnie są utrapieniem dla opiekunów floty. Wsparcie firmy
zewnętrznej obejmuje wszelkie formalności
z towarzystwem ubezpieczeniowym oraz naprawy powypadkowe w wyspecjalizowanych
serwisach. W chwili wystąpienia szkody kie-
do tej pory pojazdów. Warto poprosić o referencje, pomoże to ocenić jakość świadczonych
usług. Należy też zwrócić uwagę na dostępność
części używanych do napraw. Im bliżej źródła
zakupu, tym koszty dla klienta będą atrakcyjniejsze. Jako pracownik Moto Floty, mogę
z pełnym przekonaniem uznać te elementy
za kluczowe, bazując na naszych dotychczasowych klientach oraz własnym doświadczeniu
we współpracy z nimi.
Zawsze warto
Z pewnością warto rozważyć zlecenie opieki serwisowej firmie zewnętrznej, jeśli zależy nam na
optymalizacji kosztów i zyskaniu lepszej kontroli nad swoją flotą. Jest to rozwiązanie najmniej inwazyjne, a przynoszące szereg korzyści,
które ułatwią zarządzanie pojazdami, niezależnie od ich liczby oraz lokalizacji.
Autorka jest doradcą klienta w firmie Moto Flota Sp. z.o.o.
fot: fotolia
Zdecydowana większość firm, które
posiadają flotę samochodową,
boryka się z problemem wysokich
kosztów jej utrzymania. Wynika
to z konieczności wykonywania
regularnych przeglądów okresowych
oraz napraw, które mogą się
pojawić w toku użytkowania. Wraz
ze wzrostem parku pojazdów
wydatki te stają się bardziej dotkliwe
i pojawia się pytanie, co zrobić, aby je
zredukować?
Lider nie może osiąść na laurach
Rozmowa ze Sławomirem Wontruckim, prezesem firmy LeasePlan Polska
laurach, bo łatwo może znaleźć się wśród
przegranych… Osiągnęliśmy przyrost rok
do roku na poziomie 10 proc., podczas gdy
nasi konkurenci zanotowali wzrost najwyżej o 5 proc. Podstawą, na której budujemy
nasze relacje z klientami, jest poziom satysfakcji. Przywiązujemy ogromną wagę do badań w tej dziedzinie. Dla nas najważniejszy
jest klient, który już zdecydował się podjąć
z nami współpracę. Zależy nam na tym, żeby
mógł to odczuć – staramy się reagować na
wszelkie sugestie poprawy jakości obsługi.
Z niektórymi firmami pracujemy tak długo,
że czujemy się jak stare dobre małżeństwo,
w związku z tym możemy przygotowywać
dla nich kolejne oferty szyte na miarę. Przynosi to dobre efekty: nie tylko nikt nigdy nie
zerwał z nami współpracy, lecz też możemy
się poszczycić bardzo wysokim 90-proc. poziomem lojalności klientów.
Pańska firma utrzymuje pozycję
lidera branży flotowej na polskim
rynku również po I kwartale 2014
roku. Jak udało się to osiągnąć?
To cieszy, ale też zobowiązuje do jeszcze lepszej pracy. Lider nie może osiąść na
Czy możliwe jest osiągnięcie w tej
dziedzinie wskaźnika 100 procent?
Możliwe jest tylko zbliżanie się do tego poziomu. Także i do nas trafiają price shoppers,
dla których cena to jedyne istotne kryterium… Nieważne, jak będziemy się starali
– jeśli inna firma bardziej obniży cenę niż
my – odejdą. Inspirujące doświadczenie stanowi dla nas praca ramię w ramię z konkurentami dla dużych przedsiębiorstw, które
postanowiły podzielić swe floty między kilka
firm leasingowych. Optymalnym rozwiązaniem jest współpraca z klientami w oparciu
o nasz sztandarowy produkt „Otwartą Kalkulację”, która umożliwia – poprzez ścisłą
partnerską współpracę i koordynację stawianych sobie celów – wypracowanie znaczących i trwałych usprawnień w zarządzaniu
flotą, ale przede wszystkim na wygenerowanie oszczędności, które w postaci premii trafiają do klientów.
Zarządza Pan firmą od wielu
lat, proszę powiedzieć – co
stanowi klucz do sukcesu?
Rzecz jasna – zespół. Moim zdaniem, twarde
kompetencje są w gruncie rzeczy drugorzędne. Ważne jest to, co nazywamy kompetencjami miękkimi, czyli umiejętność gry
razem ze współpracownikami oraz empatyczne podejście do rozwoju biznesu. To,
o czym mówię, znakomicie ilustruje słowo
attitude, oznaczające w uproszczeniu pozytywne nastawienie do pracy. Bez niego nie
da się osiągnąć wyników w firmie takiej jak
nasza, w której kontakt z klientami i ich obsługa są najważniejsze.
Jakich zmian spodziewa się
Pan w branży w ciągu
najbliższych 5–10 lat?
Jestem przekonany, że niewiele się zmieni. Jedyna wyraźna tendencja to rozwój rozwiązań
telematycznych. Coraz więcej klientów decyduje się na zamontowanie urządzeń tego typu.
Choć nie są tanie, to nie trzeba jednorazowo
ponosić na nie wielkich wydatków. Można
koszt takiego urządzenia wliczyć w comiesięczną ratę wynajmu, a co istotne – zapewnia ono funkcjonalności, które ten wydatek
bilansują. Dzięki zastosowaniu rozwiązań telematycznych, firma ma m.in. możliwość
optymalizacji tras i w rezultacie ograniczenia
przebiegów, a co za tym idzie spada zużycie
i redukowane są koszty paliwa. Dodatkowo
klienci mogą wpływać na zachowania kierowców w zakresie bezpieczeństwa użytkowania
aut przykładowo monitorując przekraczanie prędkości. Niektóre urządzenia posiadają
również funkcję wykorzystywaną w razie wypadku – urządzenie wysyła w takiej sytuacji
sygnał do centrum alarmowego i kierowca
otrzymuje niezbędną pomoc.