Człowiek – najlepsza inwestycja Media relations. Współpraca z
Transkrypt
Człowiek – najlepsza inwestycja Media relations. Współpraca z
Człowiek – najlepsza inwestycja Media relations. Współpraca z dziennikarzami i redakcjami. Najczęściej wykorzystywanym narzędziem public relations jest media relations, czyli nawiązywanie i utrzymywanie dobrych kontaktów z mediami, współpraca z dziennikarzami i redakcjami. W public relations media mają szczególne znaczenie ze względu na masowy odbiór przekazywanych informacji i ich dużą wiarygodność społeczną. Za pomocą mediów można dotrzeć do masowego odbiorcy po stosunkowo niewielkich kosztach. Środki masowego przekazu maja także bardzo duży wpływ na kształtowanie opinii publicznej. W praktyce public relations oznacza: dostarczanie środkom masowego przekazu informacji, prowadzenie stałego dialogu z mediami, nawiązywanie i utrzymywanie dobrych kontaktów z redaktorami i dziennikarzami. Podstawowe metody współpracy z dziennikarzami i redaktorami to: bezpośredni kontakt (wywiady, konferencje prasowe, wizyty dziennikarzy w organizacjach i instytucjach); dostarczanie dziennikarzom i redaktorom informacji w formie pisemnej poprzez notatki prasowe. Wybrane zasady, których należy przestrzegać w kontaktach z dziennikarzami: 1. Dziennikarz chętnie korzysta z gotowców, jeżeli możesz daj mu na piśmie to, co masz do powiedzenia. Jeśli to możliwe, poproś dziennikarza o autoryzację wypowiedzi. Pamiętaj, że dziennikarz ma obowiązek autoryzowania tylko wtedy, gdy używa Twojej dosłownej wypowiedzi. 2. Dziennikarze polują na dobre informacje, a nie na dobry obiad z rozmówcą. 3. Dziennikarzy bardzo często obowiązują nieprzekraczalne terminy oddania materiałów do druku lub emisji. Z tego powodu są bardzo zajęci i lubią robić takie wrażenie nawet wtedy, gdy nie są. Szanuj redakcyjne terminy, ale nie spotykaj się z dziennikarzem pod presją czasu. 4. Dziennikarz często musi tłumaczyć „z polskiego na nasze”. Mów poprawną polszczyzną. Nie używaj nowomowy, zwrotów w rodzaju: na bazie, funkcjonuje, w temacie, w ramach itp. Mów konkretnie, miej coś do powiedzenia. 5. Pamiętaj, że „dobre informacje dla dziennikarza”, mogą oznaczać .złe wiadomości dla Ciebie. 6. Ułatwiaj dziennikarzom pracę: podawaj numery telefonów, obszerne fakty, cytaty, źródła itp. 7. Bądź rozluźniony, stanowczy, uśmiechaj się, rób na dziennikarzu dobre wrażenie. 8. Zawczasu musisz znać odpowiedź. na pytania dla Ciebie najbardziej niekorzystne z możliwych. 9. Nie spieraj się i nie walcz z prasą. I tak nie wygrasz. Skoncentruj się na informacjach jakie chcesz przekazać, a nie na rozmówcy lub środku przekazu. 10. Nie kłam. Nie zgaduj, nie spekuluj. Jeśli nie wiesz, przyznaj się do tego. źródło: http:www.lobby.biz.pl/media/index.htm Projekt „Centrum Ekonomii Społecznej” współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego Człowiek – najlepsza inwestycja Informacyjne notatki prasowe powinny być przede wszystkim profesjonalnie przygotowane, aby nie zostały odrzucone przez media z powodu elementarnych błędów. Profesjonalnie przygotowane to znaczy „rzeczowe i dobrze napisane”. Celem notatek informacyjnych jest zainteresowanie dziennikarzy danym tematem. Informacja, którą otrzyma dziennikarz powinna skłonić go do uzyskania dodatkowych informacji lub otrzymania komentarzy z innych źródeł. Notatki dla prasy powinny być przygotowane w takiej formie, aby nadawały się do publikacji, bez większych zmian, co maksymalnie zaoszczędzi pracy dziennikarzowi. Notatki wysyła się zazwyczaj według rozdzielnika do wszystkich gazet, a nie tylko do tych zaprzyjaźnionych. Czasem, gdy jest to uzasadnione można wysłać notatkę do jednego z mediów na zasadzie wyłączności. Ważne jest, aby media otrzymały informację możliwie szybko. Można to zrobić osobiście lub przez kuriera, pocztą, faksem lub za pośrednictwem poczty elektronicznej (e-mail). Ważne jest, aby notatki były wysłane do konkretnych dziennikarzy, którzy zajmują się daną tematyką a nie do szefów redakcji. Zasady przygotowania notatek informacyjnych: 1. Celem notatek informacyjnych jest zainteresowanie dziennikarzy danym tematem, dlatego też pierwszy akapit powinien zawierać wszystkie ważne informacje, na podstawie których dziennikarz będzie mógł zadecydować czy przeczyta tę notatkę. W praktyce oznacza to zamieszczenie na początku informacji o tym . kto, co, gdzie, kiedy i dlaczego? 2. Tekst notatki powinien być napisany na maszynie lub komputerze z podwójnym odstępem między wierszami i posiadać szerszy margines z prawej strony na notatki dziennikarza. W miarę możliwości notatka powinna się zmieścić na jednej stronie formatu A4. W przypadku bardziej skomplikowanego tematu do notatki można dołączyć dodatkowe materiały. 3. W notatce należy wyraźnie podać, w lewym górny rogu, dane osoby wysyłającej informację oraz dane (telefony kontaktowe) osób, z którymi można się kontaktować w danej sprawie. 4. Notatka powinna zawierać krótki i opisowy tytuł umieszczony na górze kartki. 5. Notatka powinna być pisana jasnym, prostym, zrozumiałym, zwięzłym, konkretnym i jednoznacznym językiem (maksimum faktów). 6. Dobrym rozwiązaniem jest przygotowanie 2 wersji notatek informacyjnych, charakteryzujących się różnym stopniem szczegółowości w zależności od specyfiki danego tytułu prasowego. Informacyjne notatki prasowe można uatrakcyjnić i wzbogacić poprzez wykorzystanie fotografii. Fotografie można wysyłać razem z materiałami informującymi lub też poinformować redaktorów, że takie fotografie są „dostępne na wyraźne życzenie”. Fotografie wysyłane z informacyjnymi notatkami prasowymi powinny być podpisane (zaleca się, aby były one podpisane na kawałku papieru przyczepionym z przodu zdjęcia; podpis z tyłu fotografii może utrudnić jej wykorzystanie). Do innych materiałów dostarczanych dziennikarzom w formie pisemnej należą: oświadczenia dla prasy - oficjalne stanowisko zarządu lub szefa organizacji w jakiejś sprawie. Może to być także tekst przemówienia, wtedy należy podać jego datę. Oświadczenia dostarczane są nie tylko dla prasy, ale także zainteresowanym osobom, instytucjom i organizacjom. Projekt „Centrum Ekonomii Społecznej” współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego Człowiek – najlepsza inwestycja komunikaty informacyjne . których zadaniem jest przypomnienie o organizacji, jej działalności, zmianach. np. numerów telefonów czy siedziby. Można też przypomnieć o swoim istnieniu, np. poprzez uczestnictwo w interesujących imprezach, czy jakimś programie pilotażowym. Komunikaty informacyjne są mało interesujące dla redakcji. bieżące informacje prasowe, które są przesyłane mediom regularnie w pewnych odstępach czasu. Jedną z metod współpracy z mediami za pomocą bezpośredniego kontaktu są konferencje prasowe, w czasie których dziennikarze zadają pytania przedstawicielowi lub przedstawicielom danej organizacji. Organizując konferencję prasową należy: określić cel konferencji i zwoływać ją tylko wtedy, gdy istnieje taka potrzeba, tzn. gdy nie można danych informacji przekazać za pośrednictwem notatki informacyjnej wysyłanej mediom, np. gdy tematyka jest bardzo ważna, może zrodzić wiele pytań. lub gdy chcemy coś pokazać; ustalić listę uczestników konferencji; wysłać z należytym wyprzedzeniem (około tygodnia) zaproszenia na konferencję. Dzień przed konferencją można zadzwonić i potwierdzić uczestnictwo przedstawiciela danej redakcji na konferencji prasowej; w zaproszeniu należy zawrzeć szczegóły zachęcające do wzięcia udziału w konferencji lub wysłania przedstawiciela redakcji; organizować konferencję w siedzibie organizacji lub w innym dogodnym dla mediów miejscu, do którego łatwo dotrzeć oraz w odpowiednim czasie (odpowiadającym mediom); przygotować teczki ze starannie dobranymi materiałami. Dziennikarzom, którzy nie uczestniczyli w konferencji prasowej teczki te można wysłać po jej zakończeniu; przygotować program konferencji. Z góry należy ustalić kto z przedstawicieli organizacji będzie przewodniczyć konferencji, wygłaszać oświadczenie i odpowiadać na pytania dziennikarzy; dobrze zapamiętać, że przedstawiciel organizacji nigdy nie powinien kłamać. Gdy nie chce odpowiedzieć na dane pytanie, lepszym rozwiązaniem jest stwierdzenie, że w tej sprawie nie ma się nic więcej do dodania. Inną formą współpracy z dziennikarzami opartą na bezpośrednim kontakcie są wywiady. Mogą być one zainicjowane przez dziennikarza lub redaktora albo przez osobę udzielającą wywiadu, wówczas wywiad jest okazją do przekazania treści, na jakich udzielającemu go szczególnie zależy. Dobrą metodą na przekazanie dziennikarzom informacji są wizyty w organizacjach, instytucjach i zakładach produkcyjnych. Można je organizować dla pojedynczych dziennikarzy lub ich grupy. Wizyty w zakładach organizuje się dlatego, że zazwyczaj to co się zobaczy robi większe wrażenie niż to co się mówi. Można wykorzystywać tę formę współpracy z mediami np. z okazji otwarcia nowego domu opieki społecznej, aby w ten sposób poinformować o jego otwarciu. Niezależnie od celu organizowania wizyty, zawsze powinna być ona dobrze zorganizowana i mieć dokładnie zaplanowany program. źródło: „Komunikacja i partycypacja społeczna. Poradnik” pod red. Jerzego Hausnera, wyd. Kraków 1999 rok. Projekt „Centrum Ekonomii Społecznej” współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego