Prezentacja ze szkolenia nt. polityki informacyjnej i kształtowania

Polityka informacyjna
powiatu i kształtowanie
pozytywnego wizerunku
powiatu w mediach
mgr Patrycja Szostok
mgr Agnieszka Turska-Kawa
PUBLIC RELATIONS
JAKO NARZĘDZIE
KREOWANIA WIZERUNKU
Praktyczne działania w ramach PR
obejmują:
Doradztwo oparte na zrozumieniu ludzkich zachowań
Analizowanie przyszłych kierunków zmian oraz przewidywanie
ich konsekwencji
Badania opinii publicznej, społecznych postaw i oczekiwań
Tworzenie i podtrzymywanie dwukierunkowej komunikacji
opartej na prawdziwej i pełnej informacji
Zapobieganie konfliktom i nieporozumieniom
Promowanie wzajemnego szacunku i społecznej
odpowiedzialności
Uzgadnianie interesów prywatnych i publicznych
Promowanie dobrej opinii o instytucji wśród pracowników i
klientów
Poprawianie stosunków wewnątrz przedsiębiorstwa
Przyciąganie dobrego personelu oraz redukowanie rotacji
pracowników
Promocję produktów oraz usług
Określanie toŜsamości instytucji
Najbardziej widoczne elementy działań PR
Techniki PR
Planowanie programu
Doradztwo w zakresie zarządzania
W większości ukryte elementy działań PR
Ocena wyników
Badania i analiza
Siedem grzechów głównych Public
Relations:
1. Funkcjonalna krótkowzroczność – niedocenianie w pełnym
zakresie istotnego wpływu PR na dobre zarządzanie
2. Filozofia kurka – uruchomimy działania, czyli „odkręcimy kurek”
wtedy, kiedy zajdzie taka potrzeba
3. Niedocenianie konieczności prowadzenia badań – komu
potrzebne są analizy?
4. Znieczulenie miejscowe – zajmijmy się tym na poziomie
lokalnym
5. Pułapka dobrych wiadomości – wierzymy w informacje
przekazywane ogółowi, pod warunkiem, Ŝe są one pozytywne i
przedstawiają nas w dobrym świetle
6. Komunikacja jednego strzału – dlaczego twierdzicie, Ŝe nikogo
o tym nie informowaliśmy? PrzecieŜ wspomnieliśmy o tym w
raporcie rocznym…
7. Złudzenie cienia – filozofia ukrywania się, pozostawania w
cieniu opiera się na przekonaniu, Ŝe instytucja moŜe się uczynić
niewidzialną, jeśli będzie tego chciała
Istotę public relations moŜna określić za
pomocą kilku kluczowych słów: reputacja,
odzew społeczny, wiarygodność, zaufanie,
harmonia, poszukiwanie wzajemnego
zrozumienia
WIZERUNEK TO NASZ OBRAZ
W OCZACH INNYCH
Na ile mamy wpływ na to jak jesteśmy
postrzegani?
Co moŜna zrobić, aby inni postrzegali nas
takimi, jakimi chcielibyśmy być?
WdraŜanie.
Informowanie.
Zaplanowanie.
Emocje.
Reputacja.
Jak osiągnąć dobry wizerunek?
Co wpływa na wizerunek?
Uznanie.
Negocjacje.
Edukacja.
Komunikacja
Jak prowadzić działania?
Elementy dobrej reputacji
Relacje z otoczeniem, jawność działań i informacji,
prowadzenie otwartej polityki informacyjnej
Etyczność działań na wszystkich płaszczyznach
Poznanie swoich dobrych i złych stron oraz dostosowana
strategia działań, poznanie oczekiwań otoczenia
Uznanie waŜności wszystkich, którzy „kontaktują” się z
instytucją, uznawanie za waŜne ich opinii
Tolerancja w relacjach międzyludzkich
Akceptacja inności, norm kulturowych, wartości
Częstotliwość pojawiania się informacji w mediach
Jakość produktu i usług
Aktualność udostępnianych informacji
PAMIĘTAJMY:
Nieprzemyślane działania, jeden nierozwaŜny krok
mogą zniszczyć lub nadwyręŜyć reputację, na którą
pracowało się od lat
Reputacja jest czymś, o co naleŜy nieustannie dbać,
pracować na nią swoimi uczynkami
Dobra opinia o instytucji nie gwarantuje
automatycznie dobrej opinii o kaŜdym „wytwarzanym”
przez nią produkcie
Nie ignorujmy opinii innych o nas, pamiętajmy, Ŝe
moŜe ona być źródłem zarówno naszych powodzeń,
jak i klęsk. Abraham Lincoln: Gdy opinia publiczna
jest po Twojej stronie, wszystko musi się udać.
ToŜsamość instytucji
To złoŜona osobowość, na którą składają się:
historia, kultura, strategia, styl zarządzania, reputacja
oraz zachowania pracowników i innych
reprezentantów urzędu
KaŜda organizacja jest rozpoznawana przez
zewnętrzne i widoczne manifestacje wielu atrybutów,
i to właśnie ich wizualne aspekty są najczęściej
poddawane ocenie ze strony ogółu.
Reputacja jakiejkolwiek organizacji będzie zawsze
zaleŜała od jakości działalności oraz dostarczanych
produktów i usług.
Wewnętrzne Public Relations
Po co wewnętrzne PR?
Zadowoleni pracują lepiej
Pomaga w szkoleniu kadry
Ułatwia obieg informacji
Przyciąga dobrych pracowników
PR zaczyna się w domu
Metody realizowania wewnętrznych PR
Informacja – formy pisane
Informacja – kontakty bezpośrednie
Podmiotowe
traktowanie pracowników
kontakty indywidualne
Partycypacja w działaniach
Sprawiedliwość społeczna
Sprawny system motywowania
Szkolenia i wyjazdy integracyjne
–
Proces komunikowania
Ogólny model komunikowania:
Kompetencja komunikacyjna
nadawcy
zamiar
efekt
akcja
Kompetencja
komunikacyjna odbiorcy
bodziec
reakcja
PRZEKAZ
dekodowanie
ODBIORCA
kodowanie
NADAWCA
Kanał, kod, język (medium)
Szumy, kontekst
Informacja prasowa
Nie
powinna przekraczać 2 stron znormalizowanego
maszynopisu
W lewym górnym rogu podajemy kontakt (najlepiej z numerem
telefonu osoby, która go odbierze równieŜ po godzinach pracy)
W prawym górny rogu umieszczamy datę
Kilka linijek wolnych na uwagi redaktora
Lid – co, kto, kiedy, jak, dlaczego?
Zasada odwróconej piramidy
Rzeczowość tekstu
Tekst zwięzły, zdania krótkie
Unikać określeń emocjonalnych
Unikać zawodowego Ŝargonu (niech przeczyta laik)
Unikać niedomówień
POLITYKA INFORMACYJNA –
efektywna komunikacja społ
społeczna
Polityka informacyjna:
SłuŜebna wobec polityki uprawianej przez
daną organizację. To zestaw świadomie i
planowo podejmowanych działań mających
słuŜyć – poprzez upowszechnianie
poŜądanych informacji oraz kreowanie
wizerunku organizacji – większej
skuteczności realizowanej przez nią polityki.
Cele polityki informacyjnej:
Realizacja prawa obywateli do informacji
Inspirowanie sprawnego systemu
społecznego komunikowania się
Tworzenie porozumienia między
społecznością a jej władzami
Promocja zewnętrzna
Instrumenty polityki informacyjnej:
Indywidualny kontakt bezpośredni
Wydarzenia publiczne
Darmowe media, czyli public relations
Własna działalność publikacyjna
Reklama i sponsoring
Kampanie informacyjne i promocyjne
Techniki PR
A.
I.
1.
a)
Komunikowanie za pomocą instrumentów autonomicznie
kształtowanych przez instytucję
Oddziaływanie według wykorzystywanego środka
komunikowania
SŁOWO jako środek komunikowania
Słowo drukowane:
- własne publikacje: poradniki, broszury, informatory dla
pracowników, prospekty, ulotki, albumy firmowe, foldery,
- gazetki pracownicze
- sprawozdania roczne, kwartalne, okresowe, analityczne,
ekonomiczne, społeczne, socjalne
- wydawnictwa jubileuszowe, ksiąŜki opisujące historię
instytucji i miast
- ogłoszenia i druki na specjalne okazje
- informacje przeznaczone dla nowo zatrudnionych
pracowników
- ogłoszenia prasowe
- plakaty PR, przede wszystkim do uŜytku wewnętrznego
b) Słowo pisane
- listy informacyjne dla pracowników, klientów, lokalnej
społeczności, jej przedstawicieli
- okólniki
- przeglądy prasy dla zarządu organizacji, okresowe (np.
tygodniowe) sprawozdania i sugestie słuŜ PR pod adresem
kierownictwa
- tablice ogłoszeń
c) Słowo mówione
- wykłady, przemówienia, zagajenia, słuŜba wykładowa w
organizacji powołana do prowadzenia – na zamówienie –
wykładów w instytucjach szkoleniowych, oświatowych itp.
- indywidualne i grupowe rozmowy, forum dyskusyjne
powszechnie dostępne lub dla wybranych części otoczenia
- dyskusje, godziny przyjęć dla wyjaśnienia spraw nurtujących
otoczenie, dla poprawy atmosfery w otoczeniu
- seminaria, szkolenia
- godziny przyjęć dla pracowników
- telefoniczna gorąca linia dla pracowników i/lub obywateli
- punkty konsultacyjne i doradztwa
2. OBRAZ jako środek komunikowania
- wystawy – zdjęcia, formy rysunkowe
- filmy na temat działalności instytucji, jej otoczenia, pokazy filmowe
- elementy witryn informacyjnych w sposób graficzny informujące o
organizacji
- stały serwis fotograficzny udostępniany na Ŝyczenie mediom,
placówkom oświatowym
II. Oddziaływanie przez imprezy informacyjne
1.
Zwiedzanie instytucji, oprowadzanie gości, rodzin pracowników,
dziennikarzy
2.
Wieczory dyskusyjne (w tym fachowe), wykłady, spotkania – „okazje”
do wysłuchiwania opinii, poglądów i oczekiwań otoczenia, a
jednocześnie reagowania na nie
3.
Prezentacje oferty, wyników badań dla celów zawodowych,
objaśniających, nadających organizacji wiarygodność
4.
Imprezy jubileuszowe
5.
Narady pracownicze
6.
Spotkania z lokalną społecznością – „sąsiadami organizacji”
7.
Imprezy informacyjne podczas targów
8.
Członkostwo członków zarządu, pracowników w organizacjach o
uznanym autorytecie społecznym
9.
Opieka nad reportaŜami przygotowywanymi przez media
B. Komunikowanie się z otoczeniem przy ograniczonym wpływie instytucji na ostateczną
ekspozycję wypowiedzi
I.
SŁOWO w tekstach pisanych, głównie dla prasy:
1.
Informacje przekazywane mediom masowym do upowszechniania:
- komunikaty, artykuły, opracowania specjalistyczne, fotografie prasowe, oficjalne
stanowiska organizacji w róŜnych sprawach, takŜe ogólniejszej natury, ogłoszenia
itp.
- słuŜba prasowa i informacyjna organizacji
- słuŜba dostarczająca formy graficznej prezentacji róŜnych faktów i zdarzeń z Ŝycia
i działalności instytucji
- dodatki tematyczne do gazet powiatowych
- materiały szkoleniowe dla szkół
II.
IMPREZY PRASOWE, spotkania prasowe o charakterze informacyjnym:
1.
Konferencje i spotkania prasowe
2.
„drzwi otwarte” dla dziennikarzy, organizowanie zwiedzania instytucji dla mediów
3.
Udział w imprezach targowych
4.
Rozmowy studyjne z inicjatywy instytucji
III.
Zapraszanie prasy na imprezy własne lub współorganizowane:
1.
Proponowanie mediom wywiadów w związku z róŜnymi imprezami i wydarzeniami
w organizacji
2.
Zapraszanie przedstawicieli prasy na walne zgromadzenia
3.
Zapraszanie przedstawicieli mediów na imprezy organizowane z okazji: jubileuszu,
odznaczania jubilatów, pracowników, reprezentantów róŜnych części otoczenia
instytucji
4.
Zapraszanie przedstawicieli mediów w związku z otwieraniem nowych oddziałów,
pomieszczeń biurowych, zmian technicznych w instytucji
IV.
Inne formy:
1.
Wykłady pracowników organizacji na skutek zamówienia z zewnątrz
2.
Seminaria dotyczące aktualnych problemów instytucji
3.
Badania i gromadzenie opinii i wypowiedzi prasowych pracowników,
współpracowników, zwolenników i opozycji
C. Pielęgnowanie dobrych stosunków
I.
Formy nieosobiste:
1.
Listy i karty gratulacyjne, kondolencyjne do reprezentantów
otoczenia bliskiego i dalszego
II. Imprezy kontaktowe, tworzenie dobrych układów i powiązań z
otoczeniem z odwołaniem się do sfery emocjonalnej, a nie
tylko racjonalnej:
1.
Odwiedzenie redakcji przez przedstawicieli instytucji i
odwrotnie (z naszej inicjatywy), wysłuchiwanie prasy
2.
Zapraszanie reprezentantów otoczenia, grup celowych,
środowisk opiniotwórczych
3.
Szczególne zasady przyjmowania gości, specjalna grupa
4.
PodróŜe do miejsc w jakiś sposób związanych z instytucją i
jej najbliŜszym otoczeniem
5.
Doroczne imprezy dla pracowników połączone z częścią
artystyczną (wykorzystywanie tematyki otoczenia,
zapraszanie lokalnych twórców)
6.
Akcje w czasie wolnym z udziałem przedstawicieli lub grup
społeczności lokalnej – o charakterze sportowym,
turystycznym (konkursy, mecze, gry z nagrodami)
7.
Organizowanie imprez towarzyszących jubileuszowi, z
których część wyprzdza, nawet znacznie, datę uroczystości
(konkursy, pokazy filmowe, wystawy), nadawanie odznaczeń
honorowych itp..
Narzędzia wspomagające podstawowe
metody osiągania celów PR:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
Sponsorowanie sportu, kultury, działań proekologicznych, nauki i badań, którymi
zainteresowana jest opinia publiczna, wypraw naukowych
Darowizny, mecenaty, patronaty, dotacje, wspomaganie rozmaitych celów społecznych bez
oczekiwań konkretnych świadczeń ze strony obdarowanych, udział w akcjach
charytatywnych, akcje społeczne dla słabych ekonomicznie i społecznie grup ludności
lokalnej z okazji nowego roku
Udostępnianie własnych urządzeń firmowych wspólnotom mieszkańców, sąsiadom
instytucji, szkołom na zasadach nieodpłatności lub niskiej odpłatności (biblioteka, basen,
boisko, sala konferencyjna, rzutnik multimedialny)
Świadczenia „w naturze” dla dziennikarzy – nieodpłatne uŜyczenie samochodu słuŜbowego
na czas trwania imprez sportowych
Finansowanie wartościowych imprez (opera, koncert), wydawnictw ksiąŜkowych budzących
szczególne uczucia środowiska (patriotyzm lokalny)
Fundowanie stypendiów naukowych w dziedzinie kultury, sportu, muzyki
Pozytywne reagowanie na publicznie wyraŜane apele o udział w rozwiązywaniu bieŜącego
problemu społecznego, dobra powszechnego o niebanalnej wartości społecznej,
kulturotwórczej, ekologicznej lub własna inicjatywa w tych sprawach
Inicjowanie lub wspieranie finansowe lub rzeczowe wydawania drukiem opracowań
poświęconych kulturze regionu, wszelkie działania mające symboliczne znaczenie dla
wspólnot lokalnych (emisja znaczków pocztowych na jubileusz miejscowości, stempli
pocztowych)
Zakup ksiąŜek dla miejscowych szkół, prenumeraty fachowego czasopisma dla studentów
określonego kierunku
Obdarowywanie pamiątkami gości instytucji
Motywowanie pracowników do prac społecznych na rzecz wspólnot lokalnych oraz
organizacji lokalnych lub do datków pienięŜnych na cele społeczne
BARIERY I ZAKŁ
ZAKŁÓCENIA
W PRZEPŁ
PRZEPŁYWIE INFORMACJI
PLOTKA to mechanizm społeczny i
psychologiczny, który – bazując raczej na
emocjach niŜ intelekcie – kształtuje tendencje
społeczne, tworzy uogólnienia, nastawienia i
postawy.
Co sprzyja powstawaniu plotki?
Niepewność i zmienność warunków Ŝycia
Konfliktowe źródła informacji
Brak oczekiwanych informacji
Monopol informacyjny
Informacja niepełna
Informacja niejednoznaczna
Informacja zbyt długa, przeładowana szczegółowymi
i obcobrzmiącymi określeniami
Informacja źle skonstruowana (wiadomości istotne są
wymieszane z nieistotnymi detalami, zasadnicze
przesłanie jest niejasne)
Chęć zaszkodzenia komuś
Co robić?
Pomyśl o odbiorcy i wczuj się w niego
Weź pod uwagę grupę, do której adresujesz przekaz
Przekazuj informacje w sposób prosty i jednoznaczny
Unikaj zarówno przemilczeń, jak i drobiazgowych
wywodów
Pamiętaj, Ŝe długa informacja - to zła informacja
Zatroszcz się o przejrzystą hierarchię Twoich
informacji
Nie licz na to, Ŝe ewentualne niejasności w Twoim
komunikacie adresat odbierze zgodnie z Twoją
intencją
Nie ufaj pośrednikom
Nie zwalczaj innych źródeł informacji
Nie lekcewaŜ odbiorcy
STEREOTYP
Przejaskrawione przekonania związane z systemem
kategoryzacji
1. Klasyfikują ludzi pod względem łatwo zauwaŜalnych
cech (niekoniecznie waŜnych)
2. Przypisujemy podobne cechy (zespoły cech)
członkom danej grupy
KIEDY MAMY GOTOWY STEREOTYP BEZ
PROBLEMÓW ZNAJDUJEMY ZACHOWANIA,
KTÓRE POTWEIRDZAJĄ NASZE
NIEPRAWDZIWE PRZEKONANIA…
ELEMENTY PRAWA PRASOWEGO
Prawo do informacji
art. 54 Konstytucji RP „KaŜdemu zapewnia
się wolność wyraŜania własnych poglądów
oraz pozyskiwania i rozpowszechniania
informacji”
art. 61 zapewnia kaŜdemu obywatelowi
prawo do uzyskiwania informacji o
działalności organów władzy publicznej oraz
osób pełniących funkcje publiczne
Do udostępniania informacji
zobowiązane są:
władze publiczne oraz inne podmioty
wykonujące zadania publiczne
reprezentatywne organizacje związków
zawodowych
reprezentatywne organizacje pracodawców
partie polityczne
W szczególności obowiązek ten dotyczy
kierowników jednostek organizacyjnych
ich zastępców
rzeczników prasowych
innych upowaŜnionych osób
nie wszyscy mają obowiązek udzielania informacji
mediom
„Nikt nie moŜe być naraŜony na uszczerbek lub
zarzut z powodu informacji udzielonych prasie, jeŜeli
działał w granicach prawem dozwolonych”
istnieje obowiązek zapewnienia dziennikarzowi
moŜliwości uzyskania waŜnej dla niego informacji bez
zbędnej zwłoki
Dostęp do informacji polega na:
moŜliwości zapoznania się z informacjami jak i
dokumentami urzędowymi w Biuletynie Informacji
Publicznej
udostępnianiu informacji na wniosek lub nawet bez
pisemnego
wniosku
(dotyczy
to
informacji
nieudostępnionej w BIP, jeśli istnieje moŜliwość jej
niezwłocznego udostępnienia)
moŜliwości zapoznawania się z informacjami
wykładanymi lub wywieszanymi w miejscach ogólnie
dostępnych
moŜliwości zapoznawania się z informacjami przez
urządzenia zainstalowane w miejscach ogólnie
dostępnych
umoŜliwieniu skopiowania czy przeniesienia ich na
nośnik
Wymienione organy są zobowiązane
informować:
O polityce wewnętrznej i zagranicznej, w
tym o:
zamierzeniach działań władzy ustawodawczej
i wykonawczej
projektowaniu aktów normatywnych
programach w zakresie realizacji zadań
publicznych,
sposobie
ich
realizacji,
wykonywaniu i skutkach realizacji tych zadań
Wymienione organy są zobowiązane
informować – c.d.:
O
podmiotach,
zobowiązanych
do
udzielania informacji, w tym o:
statusie prawnym lub formie prawnej
organizacji
przedmiocie działań i kompetencjach
organach i osobach sprawujących w nich
funkcje i ich kompetencjach
strukturze własnościowej tych podmiotów
majątku, jakim dysponują
Wymienione organy są zobowiązane
informować – c.d.:
O zasadach funkcjonowania tych podmiotów
trybie działania władz publicznych i ich jednostek organizacyjnych
trybie działania państwowych osób prawnych i osób prawnych
samorządu terytorialnego w zakresie wykonywania zadań publicznych i
ich działalności w ramach gospodarki budŜetowej i pozabudŜetowej
sposobach stanowienia aktów publicznych
sposobach przyjmowania i załatwiania spraw
stanie przyjmowanych spraw, kolejności ich załatwiania lub
rozstrzygania
prowadzonych rejestrach, ewidencjach i archiwach oraz sposobach i
zasadach udostępniania danych w nich zawartych
naborze kandydatów do zatrudnienia na wolne stanowiska, w zakresie
określonym w przepisach odrębnych
konkursie na wyŜsze stanowisko w słuŜbie cywilnej, w zakresie
określonym w przepisach odrębnych
Wymienione organy są zobowiązane
informować – c.d.:
O danych publicznych w tym o:
treści i postaci dokumentów urzędowych, w szczególności:
treści aktów administracyjnych i innych rozstrzygnięć
dokumentacji przebiegu i efektów kontroli oraz wystąpieniach,
stanowiskach,
wnioskach
i
opiniach
podmiotów
je
przeprowadzających
stanowiskach w sprawach publicznych zajętych przez organy
władzy publicznej i przez funkcjonariuszy publicznych w
rozumieniu przepisów kodeksu karnego
treści innych wystąpień i ocen dokonywanych przez organy
władzy publicznej
informacji o stanie państwa, samorządów i ich jednostek
organizacyjnych
Wymienione organy są zobowiązane
informować – c.d.:
O majątku publicznym, w tym o:
majątku Skarbu Państwa i państwowych osób prawnych
innych prawach majątkowych przysługujących państwu i jego długach
majątku jednostek samorządu terytorialnego oraz samorządów
zawodowych i gospodarczych oraz majątku osób prawnych samorządu
terytorialnego, a takŜe kas chorych
majątku podmiotów mających obowiązek udzielania informacji z
zagospodarowania powyŜszych
dochodach i stratach spółek handlowych, w których podmioty mają
pozycję dominującą w rozumieniu przepisów kodeksu spółek
handlowych oraz dysponowaniu tymi dochodami i sposobie pokrywania
strat
długu publicznym
pomocy publicznej
cięŜarach publicznych
Odmowa udzielenia informacji powinna
zostać dostarczona w terminie 3 dni od pisemnego
Ŝądania informacji przez redaktora naczelnego
być w formie pisemnej
zawierać dane osoby, organu bądź jednostki
administracyjnej, od której pochodzi
zawierać datę
zawierać adresata
zawierać oznaczenie informacji, której dotyczy
zawierać przyczynę odmowy
Ograniczenia publikowania
udostępnionych informacji
bezwzględny zakaz
względny zakaz
zgoda informatora
embargo
autoryzacja
zgoda osoby zainteresowanej
Sprostowanie
powinno zostać opublikowane w przypadku dzienników – w
ciągu 7 dni od jego otrzymania; w przypadku periodyków – w
najbliŜszym lub jednym z 2 najbliŜszych numerów
w tekście nie moŜna dokonywać bez zgody autora Ŝadnych
zmian, zmieniających lub osłabiających intencję autora
tekst sprostowania nie moŜe być komentowany w tym samym
numerze
nie moŜe on przekraczać dwukrotnej objętości publikacji, która
je wywołała, ale redakcja nie moŜe Ŝądać, aby było one krótsze
od połowy strony znormalizowanego maszynopisu
powinna je nadesłać osoba bezpośrednio zainteresowana w
terminie do 30 dni od ukazania się publikacji
za uchybienia w publikowaniu sprostowań odpowiada redaktor
naczelny – grzywna lub ograniczenie wolności
Sprostowanie - porady
Zastanówmy się, czy nie warto z niego zrezygnować – w 9
przypadkach na 10 i tak dziennikarz będzie dla odbiorców
bardziej wiarygodny od nas
Jeśli podane fałszywe informacje mogą kogoś skłonić do
niewłaściwych decyzji – napiszmy sprostowanie
Czasem warto dać szansę redakcji, aby sama naprawiła błąd –
zadzwońmy do dziennikarza
Nie piszmy sprostowania, jeśli w tekście nie było fałszywych
faktów, a jedynie nieprzychylne opinie
Sprostowanie nie powinno wywoływać polemiki, dlatego piszmy
tylko o faktach, nie krytykujmy, nie oskarŜajmy mediów, nie
pouczajmy, nie bądźmy złośliwi
Wygrywa ten, kto powie ostatnie słowo
Pamiętajmy o tym, Ŝe sprostowanie jest dla tych, którzy czytali
publikację, więc nie przypominajmy czytelnikom, co złego o nas
napisano
MEDIA RELATIONS
Do dziennikarza naleŜy podchodzić jak do
teściowej, więc kiedy przyjdzie:
Cieszymy się, Ŝe przyszedł
Chcemy, aby odwiedzał nas jak najczęściej
Uznajemy, Ŝe jest wybitnym specjalistą w
kaŜdej dziedzinie, w której się tak ocenia
Ma na względzie nasze dobro
Jest obiektywny, a nawet jeśli mu się kiedyś
zdarzyło nie być, to przez przypadek i juŜ o
tym nie pamiętamy
Dlaczego mamy tak podchodzić do
dziennikarzy?
mamy negatywne stereotypy dziennikarzy a
dziennikarze podobne na nasz temat – trzeba
to zmienić;
akcja = reakcja – Ŝyczliwe podejście
wywołuje podobną reakcję
nie dajmy się omamić – Ŝyczliwa atmosfera
moŜe uśpić naszą czujność i utrudnić
odmowę udzielania odpowiedzi
Dobra atmosfera jest waŜna
dla relacjonowania bieŜącej sprawy – aŜ 5
czy tylko 10 km dróg
dla przyszłych kontaktów – chcemy, Ŝeby to u
nas szukano informacji
dla relacjonowania sytuacji kryzysowych –
dobrze mieć media po swojej stronie
Zrozumieć dziennikarza
zła wiadomość to dobra wiadomość
dobra wiadomość to nie wiadomość
nic tak nie oŜywia informacji jak świeŜy trup na
pierwszym planie
dziennikarze są leniwi – jak chcemy, Ŝeby opisali coś
dobrego, sami im to napiszmy
nie ma nic nudniejszego niŜ budŜet – przygotujmy
materiały zawierające to, co najciekawsze
nie wolno faworyzować jednego medium – nienawiść
do władzy solidaryzuje
KONTAKTY Z TELEWIZJĄ
Wypowiedź do kamery
i tak wykorzystają jedno zdanie – naleŜy się
więc skupić na jednym, jeśli coś jest dla nas
najwaŜniejsze
pamiętajmy, Ŝe nasze zdanie moŜe zostać
wyrwane z kontekstu
Rozmowa w studiu
tu teŜ nasz czas nie jest nieograniczony
pamiętajmy, Ŝe przykłady lepiej przemawiają
od długich wywodów
przygotujmy się, Ŝe prowadzący nam wejdzie
w słowo
nie silmy się na opowiedzenie zbyt wielu
rzeczy na raz – nie dla wszystkich wszystko
jest waŜne
unikajmy zbyt grubych marynarek, kamizelek,
białych koszul i prąŜków
Debaty
kiedy inni wpadają w słowotok zamiast się
denerwować przygotujmy własną wypowiedź
potem wpatrujemy się znacząco w
prowadzącego
nie silmy się na dorównanie innym w czasie
wypowiedzi
bądźmy inni niŜ reszta – nie tak samo
wyjątkowi albo nudni
czasem warto się z kimś zgodzić, potaknąć –
to podwyŜsza wiarygodność naszych uwag
ZARZĄ
ZARZĄDZANIE KRYZYSEM
Reakcja na katastrofę
Weryfikacja. Nie ryzykuj swojej wiarygodności przekazując
mediom i społeczności lokalnej niesprawdzone lub fałszywe
informacje.
Trzymaj rękę na informacyjnym pulsie. Wszelkie informacje
powinny wychodzić z jednego źródła. Wyznaczony rzecznik
powinien brać udział (być obecny) przy podejmowaniu wszelkich
decyzji i otrzymywać wszelkie odnośne informacje, aby mógł
skutecznie działać.
Wczuj się w innych ludzi. W sytuacjach nagłych, często
zagroŜone bywa zdrowie lub byt pewnych grup ludzi. Przekazuj
im, jak rozumiesz ich problem i co robi urząd, by go rozwiązać.
WykaŜ, Ŝe najbardziej zaleŜy Wam na obywatelach,
społeczności itp., a nie na ochronie urzędu i stanowiska.
Zdołaj zapanować nad wszelkimi plotkami. W czasie kryzysu
szybko rozprzestrzeniają się róŜne pogłoski. Jeśli odkryjesz
plotkę, uśmierz jej działanie jak najszybciej przekazując
prawdziwe informacje
c.d.
Przekazuj na bieŜąco aktualne wiadomości mediom.
W czasie kryzysu często zmieniają się róŜne
okoliczności. Dlatego okresowo przekazuj mediom
najświeŜsze informacje.
Informuj pracowników. WaŜne jest odpowiednie
informowanie pracowników zatrudnionych w Twoim
urzędzie. Ich znajomi, sąsiedzi będą ich
prawdopodobnie wypytywać o zaistniały kryzys. Nie
poinformowanie pracowników moŜe być powodem do
plotek i utraty zaufania do szefostwa.
Współpracuj z innymi. Jak najszybciej skontaktuj się z
przywódcami społecznymi i liderami miejscowej
społeczności, aby wyczerpująco poinformować ich o
zaistniałej sytuacji. Sporządź listę kontaktów do tych
osób, aby móc się z nimi skontaktować w razie
potrzeby.
Uniwersalne reguły:
Reaguj szybko uruchamiając plan zarządzania kryzysowego instytucji
Spraw, aby prezes, prezydent, dyrektor instytucji przybył na miejsce zdarzenia
jak najszybciej
Powiedz mediom tak wiele, jak to moŜliwe, ale trzymaj się ściśle znanych
faktów; nie snuj domysłów na temat przyczyn kryzysu
Przygotuj podstawowe informacje o instytucji, pracownikach itp., by mieć co
przekazać mediom, zanim pojawią się pewne wiadomości na temat bieŜących
wydarzeń
Traktuj ze współczuciem krewnych i przyjaciół ofiar. Opublikuj numery
specjalnych telefonów, pod które mogą dzwonić osoby poszukujące informacji
na ich temat
Zwołaj konferencję prasową, jak tylko pojawią się jakieś konkretne wiadomości.
Poczyń starania, by dyrektor był na konferencji
Staraj się unikać zbyt wielu informacji technicznych, a przede wszystkim nie
sprawiaj wraŜenia, Ŝe próbujesz zagadać sytuację za pomocą Ŝargonu
technicznego czy naukowego. Staraj się, by dla wszystkich było jasne, Ŝe
bardzo Ci przykro z powodu tego, co się stało i podejmujesz wszelkie moŜliwe
działania, Ŝeby naprawić sytuację.
Pamiętaj, Ŝe zainteresowanie mediów moŜe się utrzymywać przez długi czas.
Krytyczne komentarze ze strony prasy mogą pojawiać się wiele dni po
zdarzeniu i zawsze trzeba na nie odpowiadać.
ORGANIZOWANIE KONFERENCJI
PRASOWEJ
Przed konferencją prasową:
Zaplanowanie terminu – późny ranek lub wczesne
popołudnie, sprawdź terminy innych moŜliwych
wydarzeń
Powiadom środki masowego przekazu – nie tylko
duŜe agencje prasowe, przynajmniej 24h wcześniej,
uzasadnij dlaczego to spotkanie będzie waŜne dla
danego medium
Przygotowanie – dopilnuj, aby osoby, które mają
wystąpić w imieniu instytucji były dobrze
przygotowane, spróbuj oszacować, jakie pytania
mogą paść z sali
Pakiet materiałów na konferencję prasową
Nagłośnienie – przygotuj się na wizytę reporterów
radiowych i telewizyjnych
Ograniczaj liczbę mówców
Podczas konferencji prasowej:
Dopilnuj, aby była krótka
Materiały audiowizualne – wykorzystuj je w
miarę moŜliwości (wykresy, diagramy), ale
nie podczas głównej prezentacji
Mów do „kogoś”
Po konferencji prasowej:
Wywiady indywidualne – bądź do dyspozycji
dziennikarzy
Roześlij komunikat prasowy – dla reporterów,
którzy nie mogli być na konferencji, ale
równieŜ dla innych grup zainteresowanych
informacją
Oglądaj, słuchaj, czytaj wiadomości
Jak przygotować pakiet materiałów dla
prasy?
Materiały zasadnicze:
- krótki opis instytucji, jej wydziału, wyjaśniający
dlaczego jest przedmiotem zainteresowania i parę
przykładów jej sukcesów i osiągnięć
- krótki artykuł prasowy, zawierający najwaŜniejszą
tezę (przesłanie), którą chcesz przekazać podczas
spotkania
- informacje biograficzne o mówcy lub
przedstawicielach instytucji
Materiały dodatkowe:
- informacje uzupełniające o temacie spotkania
- zdjęcia związane z tematem spotkania
- kopie ostatnio opublikowanych przychylnych
artykułów na temat Twojego powiatu lub instytucji