Zestawienie najczęściej popełnianych błędów we wnioskach o

BŁĘDY NAJCZĘŚCIEJ POPEŁNIANE PRZEZ AUTORÓW PROJEKTÓW
- WNIOSKI Z PRAC KOMISJI OCENY PROJEKTÓW
Uwagi odnoszą się do poszczególnych elementów projektu, podlegających ocenie
merytorycznej zgodnie z kartą oceny merytorycznej projektu.
Uchybienia merytoryczne
Ogólne:
•
•
•
Sposób opisu – stosowanie nadmiernej liczby skrótów powoduje utrudnienie podczas
oceny, w skrajnych przypadkach uniemoŜliwia zrozumienie zapisów zawartych we
wniosku o dofinansowanie projektu;
Tendencja do opisywania zagadnień nie powiązanych ściśle z obszarem projektu –
zbędnych z punktu widzenia powodzenia jego realizacji, albo opisywanie rzeczy
oczywistych, np. Ŝe bezrobocie wiąŜe się z niskimi dochodami w rodzinie;
We wnioskach składanych w ramach Działania 9.5, brak wyartykułowanych potrzeb
mieszkańców, brak wskazania formy pozyskania danych przez Wnioskodawcę
(wywiad, ankieta, spotkanie grupowe, itp.) o potrzebach/problemach mieszkańców,
a co za tym nieprawidłowe wskazanie inicjatywy oddolnej.
Zasada zachowania równości szans kobiet i męŜczyzn:
•
•
•
•
Brak podziału uczestników projektu na K/M;
W analizie odnoszącej się do sytuacji kobiet i męŜczyzn posługiwanie się utartymi
schematami i powielanie stereotypów, tzn. wskazywanie, iŜ kobiety są w gorszym
połoŜeniu, poniewaŜ „siedzą w domu z dzieckiem, nie są wykształcone, nie mają
doświadczenia zawodowego”, bez odniesienia do konkretnych danych;
Brak podania danych jakościowych/lub ilościowych dotyczących kobiet i męŜczyzn
lub stworzenie niepełnego obrazu ich sytuacji w obszarze interwencji;
Nieprawidłowe, „mechaniczne” podejście do polityki równości szans w procesie
rekrutacyjnym na zasadzie „pół na pół”, wskazywanie, iŜ w projekcie weźmie udział
np. 50% K i 50% M.
Uzasadnienie potrzeby realizacji projektu:
•
•
•
•
•
•
W części 3.1 analiza kwestii problemowych zawiera jedynie dane liczbowe, brak
analizy jakościowej (wniosków), co nie odzwierciedla w pełni wszystkich przyczyn
i skutków danego problemu;
Opisywanie problemu bez uŜycia danych statystycznych oraz wskazania źródeł;
Przedstawione problemy w opisie sytuacji nie mają odzwierciedlenia w zadaniach;
Rozbudowany opis problemu oparty na stereotypach, nie zawsze adekwatny do
obszaru realizacji projektu;
Przedstawione dane liczbowe dotyczą zbyt duŜego zasięgu geograficznego (np. dane
liczbowe ogólnopolskie zamiast powiatowe czy gminne);
Dane liczbowe nie odnoszą się do przedstawianego problemu bądź obszaru (np. dane
dotyczą bezrobocia, a projekt zawiera ofertę edukacyjnej np. Działania 9.1.2);
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Niewyraźnie wskazany problem (ogólnie niskie wyniki edukacyjne w szkole,
natomiast w projekcie zaplanowano zajęcia dla niewielkiej (nie uzasadnionej) grupy
uczniów zajęcia z matematyki i wyjazdy krajoznawcze;
Powoływanie się na bliŜej nieokreślone wywiady lub ankiety - nieznana liczba
badanych osób, miejsce i data badania, jako wyniki ankiety tylko ogólne ujęcie
wybranych kwestii;
Powoływanie się na dokumenty (opracowania, raporty, analizy), które odnoszą sie do
skali kraju, a nie obszaru objętego wsparciem;
Krąg zadań jest szerszy niŜ wskazane kwestie problemowe, bądź w ogóle nie ma
z nimi związku;
Formułowane cele mają charakter działań, nie są skonstruowane zgodnie z zasadą
SMART;
Cel główny nie wynika z przedstawionego problemu;
Cel główny jest nadmiernie rozbudowany poprzez umieszczenie w jego treści
zmiennych wszystkich celów szczegółowych;
Cele szczegółowe nie są spójne/nie wynikają z celu głównego;
Nieprawidłowy dobór celów szczegółowych bądź np. jedno zadanie realizuje
wszystkie cele szczegółowe;
Cele nie sformułowane zgodnie z regułą SMART – często określają zadania;
Brak informacji dot. opisu potrzeb, barier i oczekiwań uczestników;
Sformułowania wskaźników – często stanowią treść zadań - trudność z ich pomiarem
na etapie rozliczenia projektu, brak częstotliwości pomiarów (np. wskaźnik- lista
uczestników);
Nieodpowiednie źródła weryfikacji wskaźników;
Brak wskazania sposobu pomiaru rezultatów, przez co nie sposób ocenić, w jakim
stopniu odzwierciedlają jakość i efektywność realizowanych zadań;
Niepoprawne sformułowania wskaźników z uwagi na ich niezwykle istotne znaczenie
na etapie realizacji projektu, stanowią podstawę do oceny efektów
końcowych/zrealizowanie zakładanych celów projektu lub nie/świadczą o wartości
dodanej realizowanego projektu;
W większości przypadków brak prowadzenia bieŜącego monitorowania jakości
prowadzonych szkoleń – w większości są to jednorazowo przeprowadzone ankiety po
zakończeniu projektu, zatem nie ma moŜliwości bieŜącego eliminowania
występujących nieprawidłowości.
Grupy docelowe projektu:
•
•
•
•
•
•
Brak opisu potrzeb i oczekiwań uczestników, brak wskazania danych i źródeł ich
pochodzenia;
Pomijanie opisu wpływu projektu na inne grupy niŜ grupa docelowa;
W uzasadnieniu grupy docelowej odsyłanie do punktu 3.1, czyli do diagnozy;
Kryteria rekrutacji: brak wartości wagowych, wskazanie jedynie kryteriów dostępu,
np. miejsce zamieszkanie, płeć;
Brak odzwierciedlenia opisu grupy w Tabeli 3.2.1;
W opisie grupy wskazanie, Ŝe projekt jest skierowany do osób długotrwale
bezrobotnych, podczas gdy w Tabeli 3.2.1 w większości wskazanie na osoby uczące
się lub nieaktywne zawodowo;
•
•
•
Brak wskazania konkretnych kryteriów rekrutacji – (co uprawnia w pierwszej
kolejności do uczestniczenia w projekcie?)- świadczy o pobieŜnym odniesieniu do
kwestii diagnozy grupy docelowej;
Problem w określeniu grupy docelowej: status uczestników i liczba nie zawsze
wynika z nakreślonego problemu;
Słabe charakterystyki grup docelowych/charakterystyka tylko części grupy
docelowej, kryteria nie są adekwatne do grupy docelowej.
Zadania projektu:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Brak kanałów bądź niedobrane kanały dotarcia do potencjalnych uczestników
projektu;
Brak czasu, miejsca osób odpowiedzialnych, natęŜenia działań;
Brak odniesienia w zadaniach do budŜetu, zbyt ogólny opis zadań powodujący brak
moŜliwości powiązania określonych pozycji budŜetowych z poszczególnymi
zadaniami;
Wskazanie liczbowe produktów bez podania wskaźników słuŜących ich pomiarowi,
technik mierzenia, częstotliwości;
Produkty – nie wyszczególnione, ukryte w treści zadań nie monitorowane na etapie
wniosków o płatność;
Opis zadań skrótowy lub niejasny - lub brak opisu zakresu merytorycznego;
Organizowanie konferencji często nie uwzględnia tematu jakości prowadzonych
działań;
Często zadania nie są odpowiedzią na przedstawione problemy;
Brak wskazania wszystkich produktów oraz określenia odpowiednich wskaźników,
które będą mierzyły stopień ich osiągnięcia.
Oddziaływanie projektu:
•
•
Wybór nieodpowiednich oczekiwanych efektów realizacji z listy lub w przypadku
gdy naleŜy zastosować cel szczegółowe stosowanie nazwy Priorytetu;
Opis wpływu realizacji jest wierną kopią zapisów SzOP PO KL;
Potencjał projektodawcy:
•
•
W przypadku projektów partnerskich ograniczanie się do jednozdaniowej
informacji w opisie sposobu zarządzania projektem, podczas gdy nie ma informacji
o roli Partnera w zadaniach, wartości dodanej, ponadto brak uzasadnienia wyboru
partnera, oraz doprecyzowania jego roli;
Brak wskazania kwalifikacji personelu.
BudŜet projektu:
•
•
•
Błędne oznaczenie jako zadań zleconych w budŜecie projektu tych zadań, które
zgodnie z Zasadami finansowania nimi nie są;
NaleŜy pamiętać w budŜecie ogólnym przy zadaniu Zarządzanie projektem
o wyliczeniu i uzupełnieniu kosztów personelu;
Koszty Zarządzanie projektem - naleŜy mieć na uwadze limity wartości kosztów
zarządzania projektem w zaleŜności od wartości projektu – str. 30 Wytycznych;
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
WaŜna kwestia - zamknięty katalog kosztów pośrednich – szczegółowe rozumienie
definicji – (koszty pośrednie stanowią koszty administracyjne związane
z funkcjonowaniem biura Beneficjenta) – str. 31 Wytycznych;
Częstym błędem jest ujmowanie kosztów księgowej w ramach kosztów
bezpośrednich czy rachunku bankowego w ramach kosztów pośrednich;
Brak jest uzasadnienia dla poszczególnych kosztów – brak moŜliwości oceny
racjonalności i efektywności wydatków;
Brak uzasadnienia dla stawek, które są zdecydowanie wyŜsze od rynkowych,
jednocześnie niezbędne do realizacji projektu;
Dostosowywanie
wynagrodzeń
do
regulaminów/stawek
obowiązujących
u Beneficjenta, a nie do zakresu czynności wskazanego w projekcie;
Brak wskazania pozycji stanowiących wkład własny;
Umieszczenie np. w k. pośrednich specjalisty ds. finansowych, który w opisie WND
zajmuje się obsługą czysto finansową np. sporządzaniem WNP- powinien być w k.
bezpośrednich;
W związku z Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatków i Zasadami
finansowania obowiązującymi od 2011 i 2012 - jeŜeli zakres czynności zawarty
w opisie WND np. specjalisty ds. rozliczeń zawiera czynności z katalogu kosztów
pośrednich i bezpośrednich, to naleŜy rozdzielić to stanowisko na 2 stanowiska w
kosztach pośr. i bezp.;
Pod uzasadnieniem kosztów, które jest obowiązkowe jedynie dla cross-financingu
i kosztów rozliczanych ryczałtem nie naleŜy tworzyć drugiego wniosku, gdyŜ nie
podlega on ocenie;
Wykazywanie w budŜecie kalkulacji kosztów personelu w sposób utrudniający ich
weryfikację;
Niespójność działań z harmonogramem, brak podania czasookresu działań – brak
moŜliwości weryfikacji z harmonogramem;
Nieprawidłowe zakwalifikowanie dot. zadań zleconych, czasem teŜ cross-financingu;
Brak wskazania pozycji stanowiących wkład własny;
Kwestia warta przypomnienia - limity kosztów pośrednich rozliczanych ryczałtem.
Podsumowując:
Przedsięwzięcia, działania projektowe, projekty przyczyniające się do realizacji
programu rozwojowego szkoły powinny:
• wynikać z diagnozy identyfikującej PROBLEMY i POTRZEBY uczniów,
• zawierać jednoznacznie zdefiniowane konkretne i wykonalne CELE, adekwatne
do diagnozy,
• mieć przypisany, przejrzysty BUDśET, wynikający z zaplanowanych zadań,
• być zaplanowane w czasie, w oparciu o HARMONOGRAM realizacji „od – do”,
• być ukierunkowane na efekt – przewidywać konkretne REZULTATY.