Druhny i Druhowie! Przypominam, że komendanci HAL mają 21 dni

Druhny i Druhowie!
Przypominam, że komendanci HAL mają 21 dni na złożenie dokumentów obozowych.
Dokumenty obozowe proszę składać do Komendy Chorągwi do druha pwd. Daniela
Szatkowskiego ([email protected]), pracownika biura i księgowości:
Dla porządku przypominamy co należy przygotować:
1.
2.
3.
4.
5.
Wykaz uczestników
Wykaz kadry
Listę odpłatności
Uzupełnione karty kwalifikacyjne uczestników.
Książkę finansową obozu („papierowa” i wersja elektroniczna)
Książka elektroniczna musi dotrzeć do przyjmującego dokumenty najpóźniej w dniu
składania dokumentacji finansowej.
6. Dokumenty źródłowe (faktury muszą być prawidłowo opisane, zaakceptowane przez
komendanta lub/i kwatermistrza, sprawdzone pod względem merytorycznym,
formalnym, rachunkowym; ponumerowane i ułożone zgodnie z książką finansową).
7. Kwitariusz KP.
8. Rozliczenie transportu (umowa użyczenia pojazdu, ewidencja przebiegu pojazdu,
rachunek, delegacja).
9. Rozliczenie wypożyczonego sprzętu - jeśli dotyczy.
10. Zestawienie zakupionych niskocennych składników rzeczowych (pow.50 zł) lub
środków trwałych - jeśli dotyczy.
11. Dowód wpłaty podatków oraz składek ZUS od umów zleceń, umów o dzieło do kasy
lub na konto chorągwi – numery kont dostępne tu:
http://www.stoleczna.zhp.pl/kontakt/numery-kont-bankowych
12. Umowy zlecenia i umowy o dzieło – kwestionariusz oraz podpisana przez
zleceniobiorcę umowa do zarejestrowania w systemie kadrowo-płacowym. Po
zakończeniu umowy rachunek wraz z potwierdzeniem wypłaty wynagrodzenia (numer
dokumentu potwierdzającego wypłatę) – umowy należy zarejestrować w księgowości
chorągwi – za rejestrację umów odpowiada p. Hanna Mitura [email protected].
13. Zestawienie ewentualnych płatności z hufca (dotyczy płatności obozowych
dokonywanych z rachunków bankowych hufca, które powinny być ujęte w kosztach
obozu).
14. Informacja o ewentualnych rozliczeniach z dotacji (wszystkie dotacje poza dotacją z
Biura Edukacji).
15. Dowód wpłaty salda (KP lub potwierdzenie przelewu).
16. Oświadczenie o uregulowaniu zobowiązań.
Wszystkie dokumenty muszą być wypełnione zgodnie z wzorami obowiązującymi w
Chorągwi Stołecznej ZHP (dostępne: http://www.stoleczna.zhp.pl/pliki/category/50-haliz).
Pomocą w rozliczeniu służą pracownicy księgowości:
-
w sprawach kadrowo-płacowych – p.Hanna Mitura [email protected]
w sprawach przygotowania dokumentacji do złożenia w KCh – druh Daniel
Szatkowski [email protected]
w sprawie uwag i poprawek dot. rozliczenia obozu, po przekazaniu dokumentacji do
KCh – wskazana 1 osoba, która będzie się zajmowała rozliczeniem danego obozu.
Druhny i Druhowie,
Bardzo prosimy o rzetelne i terminowe przygotowanie dokumentów. Jest to w naszym
wspólnym interesie. Pracujmy wspólnie na nową jakość chorągwi.
W załączniku dla przypomnienia procedura organizacji HALiZ, skonsultowana z
komendantami hufców, w pierwszej połowie bieżącego roku, zatwierdzona przez
komendantkę i skarbniczkę.
Z harcerskim pozdrowieniem
Czuwaj!
Komendantka Chorągwi Stołecznej ZHP
hm. Paulina Gajownik
Skarbniczka Chorągwi Stołecznej ZHP
phm. Sylwia Chwedorczuk